BRUKERDOKUMENTASJON WEB for Avdelingsleder En beskrivelse av hvordan avdelingsledere benytter WEB-løsningen i Bluegarden Tidregistrering August 2011
INNHOLDSFORTEGNELSE: Dokumentgodkjenning og historikk for Brukerdokumentasjon Bluegarden Tidregistrering (Web)... 3 1 Innledning... 4 2 Innlogging... 4 3 Verktøy for søk/lagring o.l.... 5 4 Hovedside... 6 4.1 Kalender... 7 4.2 Menyvalg... 7 5 Plan Planlegging... 8 6 Timereg Vedlikehold... 10 6.1 Arkfane Hovedside... 12 6.2 Arkfane Stemplinger detaljert... 15 6.3 Arkfane Tillegg... 16 6.4 Planlegge fravær... 17 6.5 Tidrapport utskrift av registreringer... 19 6.6 Godkjenne... 20 7 Rapporter... 21 7.1 Tidrapport... 21 7.2 L. artrapport... 21 8 Avslutte... 22
Dokumentgodkjenning og historikk for Brukerdokumentasjon Bluegarden Tidregistrering (Web) Produkteier Bjørn Erik Thorgersen Dokument godkjenning: <name> <title 1> signature date <name> <title 1> signature date <name> <title 1> signature date Revisjons historikk Revisjon Dato Forfatter Beskrivelse Versjon 1 Versjon 2 Aug 2011 Sept 2011 Wenche Lillemark Wenche Lillemark Generell brukerdokumentasjon Endringer i Punkt Planlegging og nytt punkt Rapporter Side: 3 av 22
1 Innledning Denne dokumentasjonen er beregnet på Avdelingsledere som benytter Bluegarden Tidregistrering (Web). Den dekker følgende områder: Hvordan benytte WEB for registreringer Hvordan vedlikeholde registreringer Hvordan registrere fravær Hvordan kontrollere registrering Hvordan godkjenne registreringer 2 Innlogging Innlogging foregår med brukernavn (initialer eller ansattnr.) og passord: kindis (med små bokstaver). Når du er innlogget, kan du endre passordet ditt ved å trykke på Endre passord øverst i høyre hjørne. Hvis du er innlogget i Web uten å gjøre registreringer i løpet av 60 minutter, blir du automatisk logget ut. Side: 4 av 22
3 Verktøy for søk/lagring o.l. I Bluegarden Tidregistrering (Web) benyttes ulike ikon. Nedenfor beskrives de ulike ikonvalgene spesielt. Hvis du holder musepeker over Ikonet et par sekunder vises en kort beskrivelse av hva valget betyr. - Innregistrering - Utregistrering - Pil venstre/høyre. Hvis flere personer i treffet, blar du med pilene frem og tilbake. Pilene endrer farge til blå hvis du har fått flere enn ett treff. - Brukes ved søk etter personer. Hvis du vil foreta nytt søk, trykker du på ikonet en gang til for å nullstille spørringen. Som avdelingsleder har du kun tilgang til dine egne og dine medarbeideres registreringer. - Lagrer endringer og nye registreringer. - Dette viser hvilken modus systemet står i. Spørring betyr at du står i søkemodus. Ved flere treff vises f.eks: - du ser nr. 41 av 45 treff i oppslaget. - Du kan gjøre oppslag i alle felt med denne haken. Side: 5 av 22
4 Hovedside Dette er åpningsbildet. Her ser du din plan for de neste ukene (i kalenderen) samt et utvalg av dine saldoer pr. gårsdagens dato. (I eksemplet vises Fleksitids-, Egenmeldings- og Feriesaldo). I skjermbildets høyre meny kan du registrere deg inn og ut for dagen. Side: 6 av 22
4.1 Kalender I Kalenderen ser du planen din for inneværende måned (hvis du holder musepeker over en gitt dato, forstørres klokkeslettene). Dagens dato vises med en gul ramme rundt datoen. Hvis det er registrert fravær i perioden vil dette også vises i kalenderen markert med rød farge. Du flytter til neste/forrige måned ved hjelp av pilene. 4.2 Menyvalg Til venstre ligger menyen. Som avdelingsleder benytter du valgene Plan, Timereg og Rapporter Alle funksjoner i valgene beskrives nedenfor. Side: 7 av 22
5 Plan Planlegging I planleggingsbildet får du oversikt over alle medarbeidere i din avdeling. Søk fram på ansattnr, navn eller kostnadssted/avd.nr. Planen vises uke for uke. Benytt pilene (høyre/venstre) for å bla til neste/forrige uke. Hvis du klikker på en dag i planen vises vaktens egenskaper. I bildet som kommer opp, kan egenskapene på vakten endres på den aktuelle dagen. Husk å trykke på lagre-nappen hvis du endrer i egenskapene. (Bildet lukkes ved å klikke på krysset i høyre hjørne). Side: 8 av 22
Du kan Åpne vaktegenskapene, Bytte vakt og Planlegge fravær for en medarbeider ved å høyreklikke på planen. Åpne: du får opp samme bildet som når du klikker på vakten i planen (se over). Bytte vakt: det forutsettes at det i systemet er definert andre vakter i bedriften. Du får alltid kontrollspørsmål når du bytter en vakt. Planlegge fravær: gir mulighet til å registrere fravær på en dag for en medarbeider hvis vedkommende ikke har mulighet til dette selv (f.eks ved sykdom). Se nærmere beskrivelse i punkt 6.4 Planlegge Fravær. Side: 9 av 22
6 Timereg Vedlikehold Velg Vedlikehold i menyen. I Vedlikehold kan du registrere deg inn/ut for dagen, samt endre i registreringer hvis du en dag for eksempel glemmer å registrere deg ut. Det samme kan du gjøre for dine medarbeidere. I tillegg har du mulighet til å planlegge fravær på deg selv og dine medarbeidere framover i tid (for eksempel ferie). I bildet søker du fram medarbeidere ved å tast inn ansattnr. eller navn. Du kan også søke på navn. Obs!: Du må skrive stor forbokstav i navnene. Vær oppmerksom på at hvis vedkommende har et mellomnavn må dette være med. Bruk * (stjerne-tegnet) bak navnet hvis du er usikker på om vedkommende er reg. med mellomnavn, deretter søker du med. Systemet foreslår automatisk inneværende uke som datointervall, men du kan endre dato frem og tilbake i tid ved å i feltene. Deretter trykker du på Ikonet. Får du ingen treff, må du sjekke om du har tastet riktig ansattnr. Registreringer for valgt periode vises i oversikten Hovedside. Side: 10 av 22
Husk at du kan bla fram og tilbake med pilene: Side: 11 av 22
6.1 Arkfane Hovedside Arkfane I arkfanen Hovedside vises alle inn/ut-registreringer. Du får oversikt over registreringene til dine medarbeidere i dette valget ved å benytte søkefunksjonen - se beskrivelse av Ikon over. Den planlagte arbeidstiden ligger fast i systemet (Plan). Hvis du klikker i Planen vises vakten og hvilke egenskaper som er lagt på denne. For denne vakten gir systemet: fleksitid til saldo hvis det arbeides utenfor tidsrommet 0800 1500 og tilsvarende i minus på fleksisaldo hvis det arbeides færre timer enn oppsatt i plan. Gå ut av bildet med krysset. Side: 12 av 22
Du kan registrere/endre klokkeslettene ved å klikke i kolonnene og taste nytt klokkeslett. Regel og Fraværskode kan også endres. Med Regel menes kode for hvordan systemet skal regne evt. ekstra arbeidet tid, for eksempel overtid. Velg evt. ny Regel i nedtrekksmenyen. (Dette er kun eksempel i din bedrift kan det være helt andre regler som vises). Det samme gjelder for Fraværskode. Hvis du skal registrere eller endre en fraværskode, klikker du på oppslagsknappen: Obs! - Lengre fravær (ferie, sykemeldinger) registreres med fra-tildato i egen arkfane se punkt 6.4) Når du har gjort endringer trykker du på lagreknappen. Er det endringer som krever ny beregning (for eksempel Regel Overtid) må du trykke på: Side: 13 av 22
Resten av kolonnene viser beregningene etter lagring: Tid: Arbeidet tid Overtid: antall timer overtid Flex: antall timer i pluss/minus på fleksitid Innarbeiding: Antall timer i pluss/minus på evt. Innarbeidingssaldo Tillegg: antall timer reg. som tillegg (ekstraordinær registrering, for eksempel overtid som ikke er blitt registrert for periode som er godkjent og overført til lønn - se punkt 5.6 ) Fravær: antall timer registrert som fravær Pause: antall timer hvis pause registrert Sign: nivå for godkjenning se punkt 6.6) Under bildet oppsummeres registrert arbeidet tid og fravær. Her vises også personens tilhørighet i organisasjonen: Side: 14 av 22
6.2 Arkfane Stemplinger detaljert Arkfane I arkfanen vises flere opplysninger om dine registreringer. Du kan foreta endringer i alle kolonnene ved hjelp av. Her kan du sette ny dato på en registrering hvis du f.eks. har glemt å registrere deg ut en dag. Regel/Fraværskode har samme funksjon som i hovedbildet se over. L.a.grp: Her kan det settes egen lønnsart på en registrering (benyttes sjelden). Kostnadssted: Hvis kostnaden for din tidregistrering skal belastes et annet kostnadssted enn det du vanligvis tilhører, endres dette her. Avd.nr.: Hvis kostnaden for din tidregistrering skal belastes en annen avdeling enn det du vanligvis tilhører, endres dette her. Prosjektnr.: Hvis kostnaden for din tidregistrering skal føres på et Prosjektnr. settes dette her. Nr.: Åpne kolonner for flere dimensjoner i forhold til din tidregistrering, f.eks. ulike oppgaver knyttet til et prosjekt. Side: 15 av 22
6.3 Arkfane Tillegg Arkfanen gir mulighet til å registrere ekstra timer manuelt, for eksempel ved godtgjørelse av opparbeidede fleksitidstimer i overtid. Tast inn dato, antall timer og velg l.a.grp (Lønnsart) for tillegget. Hvis kostnaden skal registreres på et annet kostnadssted/avdelingsnr./prosjektnr. enn det du/vedkommende tilhører, endrer du også dette her. L.a.grp = lønnsart for 50/100 % overtid. Husk at overtidsutbetalingen skal være godkjent av leder! Side: 16 av 22
6.4 Planlegge fravær Arkfanen benyttes til å registrere fravær; fortrinnsvis framover i tid, men det er også mulig å registrere fravær som har vært. Systemet foreslår datointervall som er foretatt i søkebildet: Hvis dette ikke er ønsket datointervall, skriver ny dato (dd.mm systemet henter automatisk inneværende årstall). Trykk på haken og velg fraværskode i menyen Deretter foretar du valg som anvist og trykker på knappen Planlegg fravær. Klikk OK for å bekrefte fraværet i dialogboksen. Side: 17 av 22
Din plan i kalenderen på startsiden (Se Kapittel 4) vil umiddelbart bli endret for valgt periode: Hvis du registrerer deg INN på en dag med planlagt fravær, vil fraværet avbrytes fra det klokkeslettet du registrerer inn. Side: 18 av 22
6.5 Tidrapport utskrift av registreringer Ønsker du en utskrift av registreringene (Tidrapport) trykker øverst i høyre hjørne. NB! For å få utskrift må du stå på Arkfanen Hovedside. Side: 19 av 22
6.6 Godkjenne Øverst til høyre i søkebildet finner du valget for godkjenning/angre godkjenning. Valgene benyttes for å godkjenne dine egne og dine medarbeideres registreringer (registrering/fravær) før overføring til lønn- og personalsystem. Husk at det kun er perioden du har søkt opp i søkebildet som vil bli godkjent. Når du har godkjent, vil det i arkfanen Hovedside vises et totall (2) under Sign (se under). Vær oppmerksom på at du ikke får angret din godkjenning (valget Angre godkjenning) hvis registreringene er sendt for import til lønnssystemet. I oversiktsbildet vil det i tilfelle stå 3 i feltet for Sign Side: 20 av 22
7 Rapporter 7.1 Tidrapport Tidrapport benyttes når du vil ha full oversikt over alle registreringer for dine medarbeidere i en rapport. L.artrapport gir deg oversikt over totale timer i din avdeling, overtidsbruk i en periode etc. Søk opp utvalget du vil vise rapporten for med ønsket periode og trykk på. Hvis haken for Sideskift står på, vises hver enkelt medarbeider på hver sin side når rapporten blir skrevet ut. Hvis ikke vises medarbeiderne fortløpende. 7.2 L. artrapport I feltet Rapporter vises forhåndsdefinerte l.artrapporter i din bedrift. I dette eksemplet vises 3 ulike rapporter. Side: 21 av 22
Trykk på den rapporten du vil ha. Når rapporten er vist, kommer resultatet av kjøringen i bildet Resultater. Rapporten forblir i dette vinduet til du logger ut av Tidregistrering. Den kan slettes manuelt ved å trykke på. 8 Avslutte Klikk på øverst i høyre hjørne for å avslutte. Side: 22 av 22