Årsrapport 2015/16 YATA Tromsø

Årsrapport 2015/16 YATA Tromsø Det du nå leser er YATA Tromsøs første årsrappport. Lokallaget ble etablert i desember 2014, og vi avholdt vårt første årsmøte 25. mars 2015. Det avtroppende styret ser tilbake på et hektisk år med høy aktivitet og mye hardt arbeid. Vår prioritet har vært å bygge opp lokallaget og etablere varige strukturer for videre vekst. I dag kan vi vise til stor medlemsvekst og et solid fundament for det kommende styret å bygge videre på. Tusen takk til alle som har engasjert seg, bidratt og støttet oss i året som gikk! Innhold 1. Om YATA Tromsø 2. Styret - styremedlemmer 2.1. Styremøter 2.2. Organisasjon 2.3 Samarbeid 2.4. Fokusområder 2.5. Vedtekter og styringsdokument 2.6. Medlemmer 3. Kommunikasjon 4. Aktiviteter 5. Økonomi 6. Samlet vurdering

1. Om YATA Tromsø Organisasjonens initialer og daglige navn er YATA Tromsø. Organisasjonen har status som lokallag under YATA Norge og er underlagt YATA Norges vedtekter. YATA Tromsø skal være et forum for tverrfaglig og tverrpolitisk diskusjon og dialog vedrørende utenriks,- forsvars- og sikkerhetspolitiske problemstillinger av betydning for Norge og norske interesser utvikling og utdanning av medlemmer og andre som ønsker å øke kunnskapsnivået, nytenkning og refleksjon rundt utenriks- og sikkerhetspolitiske spørsmål nettverksbygging blant unge voksne med ambisjoner innenfor utenriks- forsvars- og sikkerhetspolitikk og andre ressurspersoner YATA Tromsø skal dekke et bredt spekter av verdens dagsaktuelle utenriks, sikkerhets og forsvarspolitiske spørsmål. Det skal imidlertid være et spesielt fokus rettet mot nordområdene. YATA Tromsø skal bidra til den offentlige debatten gjennom godt planlagte og gjennomtenkte arrangementer og eventuell egen deltakelse i offentlig meningsutveksling. 2. Styret - styremedlemmer Styret for 2015/16 ble valgt inn ved årsmøtet 25. mars 2015, og har i perioden bestått av: Hege Kallbekken - leder Astrid Høgestøl - nestleder Kevin Aaland - kommunikasjonsansvarlig (frem til desember 2015) Naska Xas - økonomiansvarlig (frem til juli 2015) Jens Nielsen - arrangementsansvarlig Rein Blaalid - økonomiansvarlig (fra oktober 2015) Fredrik Berger Gulbrandsen - kommunikasjonsansvarlig (fra desember 2015) 1

2.1. Styremøter Det har i perioden blitt avholdt 8 styremøter. Disse har blitt avholdt på følgende dager: #1/15-16: 15.06 #2/15-16: 26.07 #3/15-16: 15.08 #4/15-16: 21.09 #5/15-16: 28.10 (med president i YATA Norge Lea Bjørgul tilstede) #6/15-16: 24.11 #7/15-16: 11.01.2016 #8/15-16: 15.02. 2016 I tillegg har vi hatt flere uformelle møter, f.eks planleggingsmøter for spesifikke arrangementer. 2.2. Organisasjon YATA Tromsø ble opprettet i desember 2014, og ble ledet av et interimstyre frem til det første årsmøtet ble avholdt 25. mars 2015. Vi er det yngste og minste lokallaget i YATA Norge, med et styre bestående av 5 personer og over 90 medlemmer. Som det nordligste lokallaget skal vi ha et spesielt fokus på Nordområdene. Vi har i det siste året hatt en stor medlemsvekst og mange gode arrangementer. Vi har samarbeidet godt med Internasjonalt seminar, et samarbeid som gjør det mulig for oss å heve kvaliteten på arrangementene og nå ut til et bredere publikum. Dette ønsker vi å videreføre. YATA Tromsø er et nettverk for unge mellom 18-35, og skal derfor henvende seg både til studenter og unge voksne utenfor studentmiljøet. Vi etterstreber å imøtekomme dette ved å ha arrangementer i ulike format og på ulike arenaer. I året som har gått har vi hatt arrangementer både på Tromsø bibliotek, universitetet og studenthuset Driv. 2.3 Samarbeid 2

Vi har samarbeidet godt med Internasjonalt seminar, og i samarbeid med dem arrangert tre seminarer. Dette er et fast samarbeid vi ønsker å videreføre. Model Arctic Council, vårt mest omfattende arrangement i året som gikk, ble arrangert i samarbeid med stipendiat Piotr Graczyk ved ISS, UiT. Vi har også samarbeidet med Natur og Ungdom og FN-studentene om et internasjonalt seminar, Climate change and conflict - security in a changing world. Vi hadde også et samarbeid med den israelske ambassaden om et foredrag med deres førstesekretær Dan Poraz i januar. Dette ble arrangert som Utenrikspolitisk pils, med tema What s happening in the Middle East? Dessverre brøt ambassaden avtalen og tema for foredraget ble ikke det vi på forhånd hadde blitt enige om. YATA Tromsø bør derfor være svært kritisk til samarbeid med dem i fremtiden. 2.4. Fokusområder 1. Øke og variere medlemsmassen 2. Øke synlighet hos relevante aktører 3. Øke kunnskap, nytenkning og refleksjon rundt sikkerhets- og utenrikspolitikk 4. Skape og sikre kontinuitet i organisasjonen 1. Øke og variere medlemsmassen Vi har doblet medlemsmassen på et år, noe vi ser på som en suksess. 2. Øke synlighet hos relevante aktører Gjennom eget initiativ til konkret samarbeid har vi fått kontakt med flere ungdomsorganisasjoner som Natur og Ungdom og FN-studentene, og opplever at flere i studentmiljøet vet hvem vi er. Vi deltok på et arrangement i regi av Tromsø Militære Samfunn i november, og opplever at flere i det forsvars- og sikkerhetspolitisk interesserte miljøet i Tromsø vet hvem vi er. Vi har fått henvendelser fra SAIH og den israelske ambassaden Medlem av arrangementskomiteen i YATA Tromsø, Erna Yesenia Iversen, hadde Månedens innsikt i november. Leder i YATA Tromsø deltok på Morgenshowet i studentradioen Hurradio i oktober 3. Øke kunnskap, nytenkning og refleksjon rundt sikkerhets- og utenrikspolitikk Vi har hatt ulike og varierte tema på våre arrangementer i året som gikk, hvor vi tilsammen har nådd ut til ca 350 deltakere. 3

4. Skape og sikre kontinuitet i organisasjonen Overføringsnotater: Alle styremedlemmer har fått beskjed om å skrive fyldige overføringsnotater som skal samles i vårt elektroniske arkiv og overleveres til neste styre. Supplering av styret: Vi greide å supplere alle frafalne styremedlemmer. Promotering: Vi deltok på organisasjonstorget StudExpo i augsut og har stått på stand ved flere anledninger gjennom året. Vi opplever som regel stor interesse for YATA og det vi driver med, og ser dette som et viktig ledd i rekrutteringen. Vi bruker også sosiale medier aktivt. Sosiale tilstelninger: Vi har hatt fokus på å skape et godt samarbeidsklima gjennom å skape et godt sosialt miljø i YATA Tromsø. Vi har deltatt med quiz-lag på Driv, spist middager, drukket øl og hatt juleavslutning sammen. 2.5. Vedtekter og styringsdokument YATA Tromsø følger styringsdokument og stillingsinnstruks utarbeidet av YATA Trondheim. I tillegg er vi forpliktet å følge YATA Norges strategidokument. En arbeidsgruppe bestående av tre styremedlemmer fra YATA Tromsø har utarbeidet forslaget til nye vedtekter som skal legges frem på årsmøtet. 2.6. Medlemmer For å bli medlem i YATA Tromsø må man aktivt melde seg inn, enten via hjemmesiden yata.no eller YATA Tromsøs facebook-side. Ved forrige årsmøtet var medlemstallet rundt 45. Per i dag (05.03.2016) har vi 94 medlemmer, en økning vi er fornøyde med. 3. Kommunikasjon YATA Tromsø bruker YATAs offisielle maler på logo og annet visuelt promoteringsmateriale. Kommunikasjon og promotering foregår først og fremst gjennom lokallagets egne kanaler på Facebook og Twitter. Siden etableringen av YATA Tromsø har medlemstallet og aktiviteten i sosiale medier steget jevnt. Det har også blitt utviklet nytt grafisk materiell, herunder flyer og plakater. Disse blir, og vil også i fremtiden, bli brukt til promotering av YATA Tromsø. 4

YATA Tromsø bruker Mailchimp for en mer effektiv kommunikasjon med medlemsmassen. Ved å sende epost har både egne og samarbeidspartneres arrangement blitt promotert, samt blitt brukt til å sende ut informasjon. YATA Tromsø har også nytt godt av promotering gjennom Internasjonalt Seminar, der vi har arrangert arranementer sammen. Antall følgere på Facebook og Twitter (per 09.03.2016): henholdsvis 444 og 87. Disse tallene stiger jevnt, særlig når det brukes penger på promotering via Facebook. Etter hvert kan det også være aktuelt å benytte seg av Instagram for å legge ut bilder og informasjon om kommende arrangementer. 4. Aktiviteter YATA Tromsø hadde sitt konstituerende årsmøte 25. mai 2015, da nåværende styre ble valgt. Inntil da hadde interimstyret allerede holdt 3 arrangementer. Siden den gang har YATA Tromsø avholdt 6 arrangementer, som har hatt godt oppmøte og satt en høy faglig standard. Tittel Tid og sted Oppmøte Kommentar Russia and the West - Conflict or cooperation? Model Arctic Council Filmvisning: Dr. Strangelove Climate change and conflict - security in a changing world Tromsø bibliotek og byarkiv, 16.4-15 UiT, mellom 19.9 og 9.10-15 TEO-H6 6.221 (kinosalen), 29.10-15 Tromsø bibliotek og byarkiv, 5.11-15 126 Internasjonalt seminar. Med Stian Bones, Piotr Graczyk og Andreas Østhagen. Rasmus Bertselsen var ordstyrer. 16 Samarbeid med Piotr Graczyk. Forelesningsrekke etterfulgt av simulering. 10 Medlemsarrangement, med innledning fra Peter Stuart Robinson 107 Internasjonalt seminar. Samarbeid med Tromsø NU og FN-Studentene. Med Nils Petter Gleditsch, 5

Utenrikspolitisk pils: What s happening in the Middle East? Det europeiske prosjektet - status og fremtidsutsikter Studentsamfunnet Driv, 26.1-16 Tromsø bibliotek og byarkiv, 11.2-16 Marc Lanteigne og Gunhild Hoogensen Gjørv 80 Med den israelske ambassadens førstesekretær, Dan Poraz 63 Internasjonalt seminar. Med Marcus Buck, Marthe Svensson og Jan Erik Mustad. Videre har promoteringen av disse vært viktige samarbeidsaktiviteter for organisasjonen. I denne perioden har vi blant annet formelt opprettet arrangementskomiteen, som nå teller 5 medlemmer. 5. Økonomi YATA Tromsø ble startet opp senhøsten 2014. Året 2015/16 blir dermed foreningens første regnskapsår. Foreningen har mottatt penger fra to instanser til ulike formål gjennom året, og er per dags dato (08.03.16) i drift med grei økonomisk margin. I løpet av 2015 har YATA Tromsø fått økonomisk støtte fra: - Studentsamskipnaden i Tromsø (Sito): 10.000 (Oppstartsstøtte) - YATA Norge: 2000 Vår 2015 Vi startet året med å få oppstartsstøtte fra Sito (10.000kr) og YATA- Norge (2000kr). De fleste arrangementene i året som har gått har vært tilknyttet Internasjonalt Seminar, som vi arrangerer i samarbeid med FN- sambandet, hvor de har stått for størsteparten av utgiftene til lokaler og foredragsholdere. Dermed har vi til tross for høy aktivitet ikke hatt så stort forbruk våren 2015. De største utgiftspostene har vært «merchandise» hvor vi bestilte trykksaker og annen rekvisita for bruk i PR og informasjonsarbeid. Dette var nødvendig siden vi er et nystartet lokallag, som ikke hadde slikt materiell fra før, og fordi vi trengte ekstra promosjon av fjorårets største satsning; Model Arctic Council, som ble arrangert på høsten. Høst 2015 Sommeren passerte uten særlig aktivitet i foreningen, og dermed lite aktivitet også økonomisk. Høstsemesteret hadde flere aktiviteter. Også denne gang i samarbeid med FN-sambandet. Vi avviklet også Model Arctic Council i samarbeid med stipendiat Piotr 6

Graczyk, i tillegg til seminarer og filmkveld. Utgiftene dette semesteret var også moderate, og forbruket strakk seg til forfriskninger ved filmvisningen og gaver til foredragsholdere. Den økonomiske statusen per dags dato er god. Vi har mellom 3-4000kr igjen til bruk for kommende arrangementer og forventer å få tildelt nye driftsmidler fra Sito ila april. Det nye styret har dermed et godt økonomisk grunnlag for å arrangere seminarer, utenrikspolitisk pils og andre arrangementer. Vi søker også om eksterne midler til en studietur til Russland, som vil komme i tillegg til regulære aktiviteter og krever at vi får særegen prosjektstøtte. Her vil en søknad bli sendt til Barentssekretariatet i løpet av mars. Regnskap for: YATA Tromsø Periode: 01.02.15 31.01.2016 Inntekter Regnskap 3100 Driftsstøtte DNAK 2 000,00 3200 Annen arrangementsstøtte 10 000,00 3500 Renter 5,60 3900 Annen inntekt 0,00 Sum 12 005,60 Utgifter 5100 Facebook og nettside/ reklame 0,00 5200 Merchandise (kopper, bannere, plakater o.l.) 1 067,00 5200 Merchandise (kopper, bannere, plakater o.l.) 610,00 5200 Merchandise (kopper, bannere, plakater o.l.) 1 838,00 8300 Honorar/gave 520,00 9100 Bankomkostninger 10,00 9200 Medlemsavgift 0,00 9900 Uforutsette utgifter 0,00 Sum 4 045,00 Resultat 7 960,60 Ved periodens Ved periodens Balanse start slutt Differanse 1900 Penger på bankkonto 1 12 000,00 7 543,60 4 456,40 7

6. Samlet vurdering I løpet av dette året har vi hatt mange gode arrangementer, doblet medlemsmassen, økt folks oppmerksomhet og kjennskap til YATA i Tromsø, etablert gode rutiner og opparbeidet mye erfaring og kunnskap i lokallaget som overføres til det enste styret. Vi overlater dermed et godt fundament å bygge videre på. Vi er spesielt fornøyd med det høye aktivitetsnivået tatt i betraktning utfordringen det er å finne foredragsholdere lokalt, og organisasjonens begrensede økonomiske ressurser. Fordi vi har vært tilbakeholdne med pengebruken, overlater vi et lite overskudd til det neste styret, samtidig som vi anbefaler å søke om penger til arrangementer. Samlet ser vi tilbake på et godt år for YATA Tromsø, og vil med dette takke for dette året, og ønske neste års styre lykke til! 8