Referat fra styremøte i Nmf Oslo 17.feb 2016 Tilstede: Tord Øverås (TØ), Line Stensland(LS), Øyvind Rustan (ØR), Synne Lofstad (SL), Emma Lengle (EL), Katja Eliassen (KE), Kenan Santic (KS), Fatemeh Zangeneh (FZ) Fraværende: Pia Nordheim, Vivian S. Amundsen, Keely Mullally, Marit Rønning Skårn, Shahera Elise Ali, Hakan Foss SAK 12/2016: Godkjenning av møteinnkallelse og referat Styret godkjenner møteinnkallelse. Styret referat fra forrige styremøte 12. januar, med innsendte endringer. Endring av saksrekkefølge: Tar sak 17 etter sak 14 slik at TØ kan dra etter diskusjonen av sak 17. SAK 13/2016: Valg av referent og ordstyrer Forslag til referent: Vivian Amundsen. Ikke til stede. Nytt valg: Line Stensland Forslag til ordstyrer: Synne Lofstad Forslagene godkjennes av styret. SAK 14/2016: ABCD A. Actions done B. Benefits C. Concerns D. Do next Leder A: - deltatt på delegatmøte - deltatt på ledersamlingen
- planlagt og utlyst for et ekstraordinært årsmøte - deltatt på Danske Bank workshop - hatt et møte med Synne angående mentor-ansvaret i lokallaget - satt meg inn i budsjettet og forslått endringer til de planlagte utgiftene som vi ble enige om på forrige styremøte - hatt åpent kontor - deltatt på studieteknikk-kurset, aktivitet som medisin debatten og jobbsøkerkurset - vært i kontakt med mange som ville få bevis på at de har vært aktiv i Nmf (mtp utvekslingspoeng) og brukt tid på å finne ut av hvem de skal kontakte B: - etter det ekstraordinært årsmøtet har vi forhåpentligvis en fulltallig delegasjon - alle tre arrangementene har vært vellykket! - hva som bør skje videre med fag- og mentor-ansvaret i lokallaget er klarere - delegasjonen har kommet igang med landsmøte-arbeidet C: - det tok lang tid å prøve å ordne utvekslingspoengbevis til alle som ville ha -> vi MÅ bli flinkere til å dele ut bevis rett etter folk er ferdig med oppgaven sin (kursgruppe, eventgruppe, utvekslingsfaddere, etc etc) - UAEM har ikke fått egne utvekslingspoeng. De faller ikke lett inn i noen av de kategoriene som er satt opp under Nmf og det er derfor vanskelig å vite hvor mange poeng de bør få. Jeg har oppfordret dem til å ta kontakt med MFU før utvekslingsfristen neste år. D: - delta på Oslo legeforening styremøte den 18.02 - delta på møte med Norsk Farmasøytisk Selskap angående 'seminar om legemiddelsamstemming og legemiddelgjennomgang for studenter om Rasmus ikke kan delta - sende inn Nmf Oslo sine endringsforslagene til vedtektene før fristen (26.02) - delta på GA - delta på delegatmøte #2 (9.3) - bistå styret med arbeidsoppgavene sine Nestleder A -Vært i kontakt med studieseksjonen angående Foreningsdag på PK -Deltatt på styremøte i OLF -Lagd poll for åpent kontor -Stått på stand i verveuka -Hatt åpent kontor -Deltatt på Ledersamling i Nmf -Handlet møtemat & sendt ut innkallelse til styremøte B - Lærte mye på ledersamlingen C - Mye å gjøre, så har måttet trekke meg som delegat til Landsmøte D
- Delta på Helse Sør-øst regionsstyremøte - Oppfølging prosjektmesse - Lage felles kalender for å henge opp sammen med de andre studentforeningene - Kontakte MF angående felles sommeravslutning Økonomiansvarlig A: - refundert - oppdatert regnskap - deltatt i skype-møte ang. revidering av honorarer B: - honorarer vil bli mer rettferdig C: - uenighet i lokallaget om bruk av midler. D: - fortsette arbeidet med å revidere honorarer sammen med de andre økonomiansvarlige PR A B C Bytta koden til postkassa utenfor kontoret Skrev ut og hang opp liste fra Line til åpent kontor Lagde poser til Nmf-stand for nye medlemmer Lagde plakat til jobbsøkerkurs, la ut påmeldingsskjema og post på nettsidene. sendte plakat til trykk, henta og fikk stempla Lagde plakat til studieteknikkursplakat, la ut påmeldingsskjema og post på nettsidene, sendte plakat til trykk, henta og fikk stempla Lagde plakat til turnusmøtet og midlertidig lisensmøtet, sendt til trykk, fått levert og stempla plakater, lagd event til turnusmøtet Prøvde å lage en bedriftsavtale med Staples gjennom Nmf nasjonalt. Det ble for komplisert - skriver derfor nå ut plakatene mine på UiO som både er billigere og enklere. Oveførte pengene fra gensersalget til Nmf Oslo Var på møte med Aktivitetsalliansen og Gjensidiestiftelsen om Aktivitet som medisin Sendte e-post om og la ut post fra Emma om ekstraordinært årsmøte La ut åpent kontor-poster La ut påminnelser om arrangement Promotering for arrangement gir større oppmøte og et godt inntrykk av oss som forening Stand ved semesterstart gjør oss synlige og gir oss mange nye medlemmer. Møter, som for eksempel det med Aktivitetsalliansen, gir et godt samarbeid og gode idéer til promotering. Erfaringer fra kurs angående påmelding, mat, frister og hvem som kan komme.
D Eksamen sniker seg innpå, og det vil dermed være mindre tid til foreningsarbeid. Jeg er dog trygg på at jeg sammen med de jeg samarbeider med vil klare å få til promotering av arrangement på en god måte. Legge ut poster i etterkant av arrangement Legge ut en egen post om mentorordninga Gi de som ikke har henta kalendergavene sine en liten påminnelse og en frist for henting Fortsette å lage facebookarrangement Fortsette å promotere framtidige arrangement Få resten av styret til å bruke sine praktiske e-poster og nye signaturer :) Utveksling A: Fått tak i den siste forskeren, sendt Project Form til IFMSA for godkjenning Søkt MSU om økonomisk støtte Mailet med Sarah fra OUS angående SCOPE studentene. Hun har begynt å finne plass til dem. Ordnet diverse sider og dokumenter på IFMSA databasen Oppdatert Explorer-siden på IFMSA databasen Skrevet budsjett og sendt det inn nasjonalt Katja: Deltatt på Skype møtet om GA Startet med å lese meg opp på alle dokumentene til GA Startet forberedelsene til SCORE sessions under GA Deltatt på delegatmøte i forbindelse med landsstyremøtet B: Alle forskerene er funnet. Nå trenger vi ikke å bruke mer tid og energi på å finne forskere Får forhåpentligvis nok økonomisk støtte til å kunne arrangere et bra Social Program Ting begynner å falle litt mer på plass C: Marit og Keely skal snart ha eksamen og de er redde for at Katja skal få for mye å gjøre siden de er stresset. Project Formen til den siste forskeren gikk ikke gjennom. Redd for at det skal bli tull og at vi må bruke mye tid på dette. Mye tull med IFMSA nettsiden At vi ikke få innvilget så mye penger som vi har søkt om D: Oppdatere budsjettet Housing til SCORE studentene Fortsette å oppdatere IFMSA siden Søke om mer økonomisk støtte Lage en plan for hva som skal gjøres de neste månedene og hvem som skal ha ansvaret for hva. Blir spesielt viktig siden Keely og Marit skal ha eksamen Dra på prega og GA (Katja) Stille som delegat til landsstyremøtet på det ekstraordinære styremøtet (Katja) Prosjekt
A: Hatt møte med eventgruppe Arrangert Aktivitet som Medisin sammen med Aktivitetsalliansen B: Vi fikk delt ut Aktivitetshåndbøker til alle 12. semester-studenter. Vi fikk satt trening som medisin på dagsordenen. C: Kommer de planlagte arrangementene til å bli arrangert? D: Arrangere flere arrangementer. Min Spesialitet: Onkologi er spikret. Min Spesialitet om andre spesialiteter kommer til å bli arrangert. Grunnutdanning Arbeidsliv A: Gjennomført Jobbsøkerkurs. Det kom mellom 300 til 350 personer. Vi har mottatt mange fine tilbakemeldinger. Det virker som at de fleste var fornøyde. Noen få kommenterte det at pizzaen ble avlyst. Vi er ubeskrivelig takknemmelig for all hjelp vi mottok fra kursmedhjelperne. Vi kunne ikke ha klart det uten dem. Planlagt turnusallmøte og midl lisens henholdsvis 22.2 og 14.3. De som vi ønsker skal holde foredrag er kontaktet, men noen detaljer gjenstår. Noen 12-semseter studenter har advart oss at oppmøte kan være redusert grunnet mange deltok på Jobbsøkerkurset og andre lignende arrangementer. Tusen takk til Hakan som har hjulpet oss med promotering av event og lage samt henge plakater. Hatt ett nytt skype møte med arbeidslivskomiteen. Vi har jobbet hovedsakelig med forberedelser til forhandlinger og forberedelser til landsmøtet. Pia har jobbet en del med klinisk farma kurset sammen med Ine, flere stiller seg positive til å bidra. Vivian har jobbet en del med Nmfs krav til forhandlingene. B: Bruke arbeidslivsundersøkelsen til forhandlingene. Informasjonmøte til de eldste kullene. Under Jobbsøkerkruset snakket OUS om sine ansettelsesvilkår. Mange synes det var interessant å høre fra de. C: Det ble ikke pizza på Jobbsøkerkruset grunnet begrenset økonomi og stort oppmøte. Det er mye å fortsatt sette seg inn i og lære i forhold til forhandlinger. Og generelt en del å gjøre i forhold til arbeidslivskomiteen. D: Få de siste detaljene på plass i forhold turnusallmøte og midl lisens. Jobbe videre med forberedelser til Landsmøte og forhandlingene. Kurs Nasjonal styrerepresentant A: - Kontaktet prodekanen for forskning angående sommerstipender for forskning sammen med Julie i MFU. Dette er nå på agendaen til fakultetet og dekanen har tatt det videre. - Sendt inn høringssvar til LNUs forslag til arbeidsprogram - Arbeidet med å få sammen en arbeidsgruppe for å lage et debatt-forum for Æsculap
- Kontaktet IMCC Denmark og IFMSA Sweden om arrangering av TNT (Training New Trainers) i Norge - dette for å styrke kapasitetsbyggingen i foreningen ved et trainingprogram som er annerkjent av IFMSA. - Arbeidet med Landsmøtet. - Deltatt på delegatmøte. - Deltatt på Nasjonalt styremøte over Skype - her var hovedfokuset kun behandling av prosjektsøknader. - Arbeidet med høringssvar på policynotat om mental global helse B: - Mange baller i luften, mye spennende arbeid som jeg tror medlemmene etterhvert vil få nytte av. - Arbeidet med Landsmøtet går bra, brikkene begynner å falle på plass! C: - Avstanden mellom lokallag og Nasjonalt styre - er jeg flink nok til å holde dere oppdatert? Er det lav nok terskel for å fremme saker i Nasjonalt styre? (kom gjerne med tilbakemeldinger på dette asap, siden det ikke ble tatt opp under møtet) - Mange på kullet mitt som trekker seg fra Landsmøtet - gjør meg litt betenkt på om jeg feilvurderer/ undervurderer arbeidsmengden D: - Opprette et Politisk råd i Nmf - Få på plass de siste brikkene til Landsmøtet (ordstyrer/bisitter, sosialt program etc.) - Delta på møte om med Norsk Farmasøytisk Selskap angående 'seminar om legemiddelsamstemming og legemiddelgjennomgang for studenter sammen med Emma. - Delta på delegatmøte(r) SAK 17/2016: Landsmøte: EL presenterer endringsforslagene som delegatene fra Nmf Oslo har lyst til å sende inn: Kapittel 4 Landsstyret Punkt 4.18 Ekstraordinært landsstyremøte skal avholdes dersom et av følgende oppfylles: a. Nasjonalt styre finner det nødvendig b. 4 av 5 lokallag krever det c. minst 1/3 av foreningens medlemmer krever det Ekstraordinært landsstyremøte skal avholdes dersom et av følgende oppfylles: a. Nasjonalt styre finner det nødvendig b. 2 av 5 lokallag krever det c. minst 1/3 av foreningens medlemmer krever Begrunnelse: Vi mener slik det står i dag at det er vanskeligere for lokallagene å arrangere et ekstraordinært landsstyremøte sammenlignet med NS ettersom det krever fire av fem lokallag. Svar fra RB: For at NS skal anse det nødvendig, må det være et flertall i NS. Det betyr f.eks minst fire lokallag (mot det siste og leder/ia) eller to lokallag + Leder/IA. Er det demokratisk at et mindretall av lokallagene skal kunne kreve at det avholdes et ekstraordinært Landsstyremøte?
Jeg mener ikke det, og er av den oppfatning at det ikke er tilstrekkelig at 2 av 5 lokallag krever ekstraordinært Landsstyremøte. Styret vil etter diskusjon foreslå at vi heller foreslår 3 av 5 lokallag krever det. Styret vedtar å foreslå dette med 6 stemmer for og 1 stemme i mot. Kapittel 8 Komiteer Nytt punkt Norsk medisinstudentforening har følgende komiteer: - Norsk medisinstudentforenings komité for Arbeidsliv - Norsk medisinstudentforenings komité for Grunnutdanning - Norsk medisinstudentforenings komité for Global Norsk medisinstudentforening har følgende komiteer: - Norsk medisinstudentforenings komité for Arbeidsliv - Norsk medisinstudentforenings komité for Utdanning - Norsk medisinstudentforenings komité for helse - Norsk medisinstudentforenings komité for Utveksling Global helse - Norsk medisinstudentforenings komité for Begrunnelse: Mener at komitéen og lederen burde samme navn - enten grunnutdanning eller utdanning. ha Diskusjon rundt punktet og om navngivning av vervet og komiteen. Styret stemmer over følgende forslag: Forslag 1: at komiteen bør hete komite for grunnutdanning: 4 for, 3 i mot Forslag 2: at hvis navnet utdanningsansvarlig beholdes så skal det hete komite for utdanning : 2 for, 1 avholdende Kapittel 9 Lokallagets årsmøte Nytt Punkt 9.x Vervene gitt i 9.6 kan ikke kombineres. Slettes Begrunnelse: Vi mener at det skal være opp til lokallagene selv å velge om de vil kombinere verv eller ikke. Behovet for de ulike vervene går ut fra lokallagenes interesser. Styret diskuterer. Ønsker presisering fra Rasmus Bakken om hva han mener angående kombinasjon av verv. Mulig smutthull: mulig å ha 2 verv, i stedet for å kombinere dem? Forslag om at punktet, slik det nå er formulert, ikke bør gå inn i vedtektene: Enstemmig vedtatt.
Nytt Punkt Styret må bestå av minst fem 9.x Lokallagsstyret skal ha minst fem medlemmer, medlemmer, inkludert leder, nestleder inkludert leder og nestleder og økonomiansvarlig. Resterende verv velges av hvert enkelt lokallag. Begrunnelse: (Nmf Tromsø) Vi mener alle lokallag skal ha leder, nestleder og økonomiansvarlig, men at hvilkne andre verv man ønsker å ha i lokallaget må vurderes etter behov i hvert lokallag. Ønsker styret å støtte forslaget til Nmf Tromsø om å utvide punkt 9.x? 6 i mot, 1 avholdende Kapittel 10 Lokallagsstyret Punkt 10.2 Lokallagsstyret tiltrer umiddelbart etter lokallagets årsmøte funksjonstid fram til neste valg av lokallagsstyre. Lokallagsstyret tiltrer umiddelbart etter lokallagets årsmøte. Funksjonstiden er til og med TVK2 etter neste årsmøte i og har Begrunnelse: mener at det nye styret skal være funksjonelt operabelt etter TVK2 og handover skal ha blitt gitt innen TVK2. Svar fra RB: Med dette forslaget har lokallaget to lokallagsstyrer i perioden mellom Årsmøtet og Tvk2. Diskusjon om hvordan vi best kan få frem at vi ønsker en tydelig handover-periode mellom styrene. EL jobber med å utrede et konkret forslag. Punkt 10.5 Lokallagsstyret kan pålegges oppgaver av landsmøtet eller nasjonalt styre. Lokallagsstyret kan pålegges oppgaver av landsmøtet. Begrunnelse: Stryke NS fra dette punktet. Lokallagene burde ha rett til å stille spørsmålstegn ved oppgaver nasjonalt styre har lyst til at de skal utføre. Ved å ha et arbeidsprogram, setter vi allerede krav til hva foreningen - lokallagene inkludert - skal jobbe med. Nasjonalt styret kan gjerne be lokallagene om å utføre oppgaver, men å ha i vedtektene at NS kan pålegge oppgaver tar bort lokallagenes rettigheter. Diskusjon. Styremedlemmene er enige i delegatenes forslag om å stryke dette punktet. (7 stemmer for dette forslaget) Diskusjon rundt forslagene fra Nmf Oslos delegater.
Før neste møte kommer delegatene til å diskutere politisk måldokument. SAK 15/2016: Økonomi Vi har 40 000, noen refusjonsskjema til behandling. FZ har et spørsmål til oss. FZ driver og skal revidere Nmfs honorarer. Æsculap får også honorar. Økonomiansvarlige i alle lokallag er i gang med å revidere honorarpraksisen i Nmf. FZ ønsker innspill på dette. Alle i NS blir honorert. Så langt har de økonomiansvarlige diskutert at arbeidsmengde og ansvar bør reflekteres i størrelsen på honoraret. Honorarene bør ikke være en motivasjon til å søke vervet. EL ønsker færre og større honorar. KE poengterer at mengde ansvar er viktig når man fastsetter honorarets størrelse. Høster enighet for dette blant resten av styremedlemmene. FZ tar i mot ytterligere forslag på mail SAK 16/2016: Evaluering av arrangement - Studieteknikkurs - SAE er ikke til stede. EL var til stede og synes det var en suksess. - Aktivitetsalliansen - KS informerer. 12.sem har fått utdelt aktivitetshåndbøker. - Bra arrangement. - Fikk inntrykk av at det var litt lite medisinstudenter der. Mange studenter fra NIH, andre profesjonelle. - Til neste gang bør vi kanskje prøve å markedsføre mer mot medisinstudentene. - Utrolig bra reach på Facebook. Vi har blitt mer synlig. Tine har delt våre poster osv. - Jobbsøkerkurs - EL og KS var til stede. - PN & VA har jobbet hardt med arrangementet og det ble en suksess. - Gode foredragsholdere og veldig mye nyttig informasjon. - Supert at alle semestre kunne delta. - VA informerte om Nmf og arbeidslivsansvarliges ansvarsområder. Veldig bra PR!
- Diskusjon rundt pizza - kanskje SAK 18/2016: Fag-og mentoransvar - Fagansvarlig: - EL har diskutert med SAE og de er enige om at det er en for stor arbeidsbelastning å ha både fagansvar og kursansvar. Diskusjon rundt fagansvarligvervet. Vervbeskrivelsen virker diffus. ØR: Det er planlagt en faghelg i Tromsø 18.-20. mars for å diskutere fagansvarlig-vervet. Nmf Oslo har fått to plasser til dette møtet. KS: Det kan være bedre å vente til årsmøte med valg av fagansvarlig. Da har vi kanskje en bedre definisjon av hva en fagansvarlig skal gjøre. Kanskje bør vi utlyse disse to plassene? - Avstemming: - Forslag 1: Vi gjør ingenting fram til årsmøtet. - Forslag 2: Vi søker etter noen som er interesserte i å påvirke prosessen med utarbeidelse av vervet fagansvarlig i Nmf ved å delta på faghelgen i Tromsø. SAE blir kontaktperson. - Forslag 2 vedtas enstemmig. - Gitt at ingen melder seg så følger vi forslag 1, men sender forhåpentligvis ett styremedlem til faghelgen. - Mentoransvarlig: - SL: synes ikke at grunnutdanning og mentor passer bra sammen. Grunnutdanning er et verv som det kan gjøres mye med, litt avhengig av resten av komiteen.vanskelig å kombinere dette vervet med mentoransvaret, som også er et tidkrevende verv - Synes vi bør vente med å definere mentorvervet, men bør diskuteres på et senere SAK 19/2016: Informasjon fra nasjonalt styre ØR informerer. Har hatt skype-møte siden siste styremøte. (Hakan Foss gjør sitt inntog) Prosjektreform på gang i Nmf. Man ønsker å forandre strukturen på hvordan man følger opp Nmfs prosjekter. Stabilisere prosjektenes økonomi, utarbeide bedre retningslinjer for prosjektene. Diskusjon rundt retningslinjene om at man bør være minst 3 for å starte et prosjekt i hver by. Mange prosjekter har søkt om støtte, men gjennomgående at mange hadde glemt å legge ved budsjett, logo osv.
Innspill på arbeidsprogrammet til LNU, sendt høringssvar. Arrangering av PR-helger, faghelger osv Personlig har ØR jobbet mye med landsmøtet. ØR: Forskjellige meninger om hva Æsculap bør være. Diskusjon rundt hva Æsculap bør være. HF: Informerer om at logoen og aktuelle skjemaer er lagt ut på www.styret.nmf.oslo SAK 20/2016: Danske bank workshop - EL oppsummerer. Representanter fra Nmf Trondheim & Nmf Bergen. - Hva kan tiltrekke studenter? PC-forsikring, kanskje utvide til mobil-forsikring? - Finne ut om MobilePay kan implementeres i SiOs kantiner - SAE kan utbrodere på neste styremøte SAK 21/2016: Behandling av søknad om støtte til Idrettsmedisinkurs - Diskusjon rundt saken. FZ: tilleggsopplysning om at vi har en pott fra Legeforeningen på 10 000,- som vi kan bruke til å støtte ting som ikke direkte er Nmf-arrangement. - Forslag 1: Vedta å støtte Idrettsmedisinkurset med 2000,- med forbehold om at arrangementskomiteen driver aktiv PR for å få med flere medisinstudenter og tydeligere Nmf-branding - Forslag 2: Ikke støtte - Stemming: Forslag 1 enstemmig vedtatt SAK 22/2016: Behandling av søknad om støtte til kurs i klinisk farmakologi - Forslag 1: Vedta å støtte kurs i klinisk farmakologi med 3000,- - Forslag 2: Ikke støtte - Stemming: Forslag 1 vedtas med 7 stemmer for, 1 avholdende. Sak 23/2016: 17.mai på Legenes hus - Legeforeningen har forespurt oss om å hjelpe til på deres 17.mai arrangement. - EL har sagt ja. KS er med hvis det er gratiz booze. FZ er interessert. - EL får flere detaljer på neste OLF-møte.
SAK 24/2016: Eventuelt og møtekritikk - Forslag om å skaffe kjøleskap. LS sjekker ut dette. - EL: Det fungerer litt dårlig å flytte styremøtene, så vi forsøker å holde oss til vanlig dag og tid. - HF informerer om at vi har skiftet trykkleverandør fra Staples til UiO - ØR: savnet litt tidsbegrensning på sakene. - EL: Kritiserer seg selv for å ta over ordstyrerrollen.