ANDEBU KOMMUNE I hjerte av Vestfold Konkurransedokument KONKURRANSE for kjøp under NOK 1 600.000 eks. mva., jf. forskriftens del I og II Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling. Inventar til Kodal Barnehage Engangskjøp OPPDRAGSGIVER ANDEBU KOMMUNE Tilbudsfrist: 08.04. 2013, kl 15:00
Fakta om kommunen Andebu kommune er Vestfolds fjerde største kommune i areal med sine 185 km2, og har drøyt 5200 innbyggere. Vi er plassert sentralt i fylket med 5 andre vestfoldkommuner rundt oss. Andebu er en natur- og skogbrukskommune i hjertet av Vestfold. Kommunevåpenet symboliserer de tre sognene i kommunen: Andebu, Høyjord og Kodal. Hvert sogn har sitt eget sentrumsområde. Andebu kommune har som mål å ha en egendekning av arbeidsplasser på 70%. Av de som ikke har sitt virke i hjemmekommunen, reiser de fleste på jobb i Tønsberg, Sandefjord og Stokke. Mange fra nærområdet reiser også til Andebu på jobb, flest fra de tre nevnte kommunene. Andebu har tre sogn med Kodal i sør, Høyjord i nord og Andebu sentralt plassert i kommunen med samme navn. I hvert sogn har vi en barneskole, en kirke et idrettslag og et ungdomslag. I tillegg har vi svært mange lag og foreninger. Mange av disse har stor aktivitet, og revylivet har satt kommunen på kartet i mange år. Andebu består av sognene; Andebu, Høyjord og Kodal. Ca. 15. min. kjøring med bil til byene Tønsberg og Sandefjord Ca. 15. min. med bil til Torp flyplass i Sandefjord og ekspressbuss ved E-18 Natur og landbrukskommune Har Vestfolds eneste stavkirke Ca. 5200 innbyggere fordelt på ca. 185 km² Vannliljen er kommunens blomst Andebu er kommunesenter Oppdragsgiver: Andebu kommune, v/virksomhet Teknisk Konkurransegrunnlaget består av dette konkurransegrunnlaget med følgende vedlegg: 1. Tilbudsmappe 2. Prisskjema 3. Alm. kontraktsvilkår Innhold 2
Fakta om kommunen... 2 1 Oppdragsgiver oppdraget, generell beskrivelse... 4 1.1 Oppdragsgiver... 4 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 4 1.3 Reklamasjonsrett... 4 1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.7 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget.... 4 2 REGLER FOR KONKURRANSEN... 5 2.1 Gjennomføring av konkurransen... 5 2.2 Tilbudets utforming og levering... 5 2.3 Innleveringsfrist... 5 2.4 Vedståelsesfrist... 5 2.5 Behandling av tilbud... 5 2.6 Tentativ framdriftsplan... 5 3
1 Oppdragsgiver oppdraget, generell beskrivelse 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: Tore Jan Leinaas Andebu sentrum 1, 3158 Andebu Besøksadresse: Andebu sentrum 1. e-post: Telefon: 90840713 tore.jan.leinaas@andebu.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen pr. e-post. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette snarest mulig formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger eller feil merkes: Tilbud Inventar Kodal Barnehage. Barnehagen er under bygging, og totalentreprenøren Kodal Bygg AS skal overlevere et ferdig bygg 1.6.13. Det forventes at Inventarleveransen skal være fra 1.6.13 og i løpet av sommeren. Alt skal være klart til bruk nå barnehagen åpner etter sommerferien ca. 15.august 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Prosjektet skal sørge for at Kodal barnehage får inventar og utstyr tilpasset barna og ansatte. Barnehagen består av 5 avdelinger, tilpasset barn fra 0 år til skolepliktig alder. Det er også arealer hvor alle barna kan være samlet til felles bespisning og andre aktiviteter. I 2. etg er det tilrettelagt for de ansatte med kontor, møterom, arbeidsrom og garderober. Alt utstyret i denne forespørselen er tenkt til innendørs bruk, men det vil bli lagt sterk vekt på at tilbudt utstyr er solid og tåler hardt bruk. Sikkerhet for barna vil bli vektlagt og veltesikkerhet og klemfare vil bli fokuserte områder. Vi ønsker i størst mulig utstrekning å unngå plast i enhver form. Vedlagt følger en inventarliste som må prises. Enhetsprisene skal kunne benyttes hvis leveranseomfanget endres. I enhetsprisene skal utpakking og fjerning av emballasje være medtatt. Tilbyder skal sørge for all montering og plassering etter oppdragsgivers henvisning. 1.3 Reklamasjonsrett Tilbyder må legge inn en reklamasjonsperiode på 2 år. Tilbyder garanterer at hvert produkt i leveransen tåler den belastningen barnehagebarn kan påføre utstyret i denne perioden. Utstyr som ikke tåler vanlig bruk skiftes ut av leverandøren med minst tilsvarende kvalitet. 1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med tilhørende vedlegg, se side 2. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort på DOFFIN-databasen. Se www.doffin.no. Konkurransedokumentene vedlegges kunngjøringen elektronisk. Økonomiske forhold. Omkostninger som leverandøren pådrar seg ved utarbeidelse av tilbudet, eller i forbindelse med tilbudsprosessen ellers, vil ikke bli refundert av kommunene. 1.6 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget. Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget. Endringene skal ikke være av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli elektronisk tilgjengelig på DOFFIN som også automatisk gir melding om dette pr. e-post til alle som har registrert interesse. Dersom slike rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til det, skal tilbudsfristen forlenges forholdsmessig. 4
2 REGLER FOR KONKURRANSEN 2.1 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 406 del I og II. Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling. Oppdragsgiveren kan avvise tilbydere som ikke leverer i tråd med konkurransegrunnlaget. 2.2 Tilbudets utforming og levering 1. Forsendelsen skal være merket: Tilbud: Inventar Kodal Barnehage. 2. Dette konkurransegrunnlaget skal benyttes for å avgi tilbud/svar. 3. Vedlegg skal nummereres. 4. Tilbudet skal inneholde komplett utfylt priser/prisskjema. 5. Tilbudet skal leveres skriftlig i 2 eksemplarer i lukket embalasje/konvolutt og på en minnepenne eller lignende standardisert elektronisk medium. 6. Underskrift. Dette konkurransegrunnlaget er utformet slik at tilbyderen kan fylle inn teksten direkte i konkurransegrunnlaget slik at det samlet sett fremstår som tilbyderens tilbud. 2.3 Innleveringsfrist Innleveringsfrist er satt til 08.04. 2013, kl. 15:00. Tilbudet skal sendes/leveres til: Navn: Andebu kommune, Adresse: Andebu sentrum 1, 3158 Andebu Ved personlig oppmøte, leveres dette hos: Andebu herredshus, Servicekontoret, Andebu sentrum 1. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 2.4 Vedståelsesfrist Tilbyderen må vedstå seg sitt tilbud 90 kalenderdager regnet fra innleveringsfristen. 2.5 Behandling av tilbud Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli åpnet av to av kommunens ansatte og mottaket/åpningen vil bli protokollført. Oppdragsgiver vil basere evalueringen på de tildelingskriterier og poeng som framkommer i tilbudsmappen. Det vil bli forhandlet med inntil 5 tilbydere, basert på best poengscore på innlevert tilbud. Tilbyder som oppnår høyest totalpoeng etter forhandlingene tildeles kontrakten. Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderne få informasjon om hvem det vil bli inngått kontrakt med og når kontrakten vil bli inngått. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort, herunder det valgte tilbudets relative fordeler, samt frist for tilbyder til å komme med forespørsel om avklaring/innsigelser over beslutningen. 2.6 Tentativ framdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Frist for å stille spørsmål til oppdragsgiver 20.03.2013, kl 1200 Frist for å levere tilbud 08.04.2013, kl 1500 Forhandlinger, Innstilling om vinner og meddelelse til alle Uke 16/17 tilbydere 5