Konferanseutstyr Kravspesifikasjon v1.0 2009-02-27
Innledning... 3 Bakgrunn... 3 Formål... 3 Dagens status... 3 Utstyr per i dag... 3 Begreper... 4 Funksjonelle krav... 5 Omfang... 7
Innledning Bakgrunn Norges forskningsråd vurderer økt bruk av videokonferanser som en økonomisk og miljømessig investering. Vi er i dag ca 400 ansatte inkl. 14 regionale representanter som er fordelt rundt om i landet, samt et kontor i Brüssel. Flere ansatte i Forskningsrådet har gjentagende møtevirksomhet der en god del av møtene kan gjennomføres uten reising om vi anskaffer bedre og mer fleksible videoløsninger i organisasjonen. Formål Forskningsrådet ønsker å fokusere og ekspandere på bruk av videokonferanser og den effektiviseringen dette gir blant annet ved enklere mulighet til adhoc-møter og økt tilgjengelighet. Ved å arrangere konferanser med bruk av video som når ut til flere på direkten, og ved å ta opp gode presentasjoner og debatter og gjøre dem tilgjengelig for senere avspilning, kan Forskningsrådet yte bedre service og bidra til økt kunnskapsspredning. I tillegg til de positive miljøeffekter dette bidrar til på sikt, forutsetter vi at investeringene i nytt utstyr kan dekkes inn ved reduserte reisekostnader i løpet av et par år. Dagens status Norges forskningsråd skal i løpet av vinter/vår 09 innføre Unified Communications (OCS) for alle ansatte. Grunninvesteringen i bærbare PC er med kameraer til alle ansatte er allerede gjort. En OCS-løsning gir oss mulighet til å holde enkle adhoc-møter hvor man deler dokumenter, program og gjennomfører videomøter på direkten. I tillegg oppnår vi en god oversikt over ansattes tilgjengelighet. Selv om vi nå innfører OCS i organisasjonen, ser vi også behov for å utstyre flere møterom inkl. kursrom og Brüssel-kontor med faste videoløsninger. Utstyr per i dag Forskningsrådet benytter i dag Windows 2003 på serverparken, nettverket er utstyrt med Cisco-rutere, databaseplattformen er MS SQL, katalogsystemet er Active Directory. Vi benytter Windows XP og Office 2002 på klientene. Vi kjører Exchange 2003. I forbindelse med OCS implementasjon i 2009 oppgraderer vi til Outlook 2007. Vi har i dag 2 videokonferanse rom som er utstyrt med en enkel løsning fra Tandberg: Møteron Hamsun: Codec Tandberg Classic 6000, 2 stk EVI-D31 (kamera), Grundig M95-411 (TV), NT EasyTouchPanel v.1.11, ST-CP Controllprosessor. Møterom 753 (7.etg): Codec Tandberg 880 MXP, 1 kamera (TTC7-08 ) I tillegg disponerer Forskningsrådet 2 stk Microsoft Round-table kameraer som nå testes opp mot OCS.
Begreper AES jatta AAC-LD Standard for kodeing av lyd. AD Active Directory H.264 Standard for videokompresjon H.323 Standard for stemme og videokonferanseutstyr H.460 LMC Live Meeting Console. Klient programvare som samhandler med OCS. MCU MOC Microsoft Office Communicator. Klient programvare som samhandler med OCS. OCS Office Communications Server. Programvare levert av Microsoft som sammen med LMC og MOC gir funksjonalitet som Lynmeldinger, Audio/Video-møter, elektroniske møter og tilgjengelighetsinformasjon. SIP Session Initiation Protocol. Signal protokoll for multimedia kommunikasjon, stemme og video, over internett.
Funksjonelle krav # Krav Kommentar/Svar 1 Løsningen må inkludere en solid integrasjon mellom Microsoft OCS og høykvalitets videokonferanse. Således må løsningen støtte vanlig H.323 (vanlige videosystemer) og SIP (f.eks. OCS). 2 Løsningen skal inkludere høykvalitets videokonferanse som er riktig dimensjonert for størrelse på rom og antall deltakere. 3 Løsningen skal gjøre det mulig å benytte Smartboard i kombinasjon med videokonferanse, både live for videobrukere på video-utstyr og OCS, samt gjøre opptak til sentral enhet for senere å kunne streames til enkeltbruker. Utlegging av streaminglenker på våre programsider er svært aktuelt. 4 Løsningen skal være enkel i bruk og administrasjon. Administrasjonssystemet må minimum kunne utføre: diagnostikk, backup av konfigurasjon, monitorering, schedulering (inkl bruk av Outlook/Exchange - uten at noe må installeres på bruker PC). 5 Det må være mulig å laste ned flere videolister (Corporate Directory møterom, personlig system, MOC klienter fra AD) til alle systemene i selskapet via et sentralt administrasjonssystem. Det skal også være mulig å laste ned lister over andre eksterne systemer utenfor selskapet. Denne videolisten må minimum støtte 2 nivåer (eks: Foretak A: system 1. System 2) 6 Løsningen skal dekke behov for live video fra større konferanserom (auditorie) samt mulighet for opptak for senere streaming 7 Løsningen skal dekke behov for live video fra små/mellomstore møterom (2-12 deltakere), med mulighet for også å flytte videosystemene fra rom til rom. 8 Løsningen skal ivareta normale krav til sikkerhet. Det må være støtte for standard 128bit kryptering (AES), samt standardbasert autentisering. 9 Løsningen skal være skalerbar. Enkel skalering fra punkt-til-punkt til flerpart på MCU for å sikre høy kvalitet på flerpartskonferanser. 10 Løsningen (System og Infrastruktur) må kunne støtte dagens høykvalitets standard på audio (AAC-LD) og video (H.264). 11 Løsningen må støtte brannmurtraversering basert på H.460 standard for sikker kommunikasjon med eksterne på video. 12 Løsningen skal automatisk gjøre administrator oppmerksom på når nye softwareversjoner er
tilgjengelig for videosystemene. 13 Utstyret/programvaren skal i den grad det er mulig / forsvarlig samhandle med våre partneres utstyr (Universiteter/Institutter i Norge, Statoil etc). 14 Utstyret/programvaren skal i den grad det er mulig / forsvarlig samhandle med Forskningsrådets eksisterende utstyr
Omfang Følgende møterom skal oppgraderes: 1. Møterom Abel i underetasjen Møterom Abel med plass til ca 100 stk. skal utrustes med flerkameraløsning, stor fast skjerm plassert høyt til venstre for scenen. Streaming av møter skal være mulig. Lyd hentes fra talestol eller frontpanelbord i tilfelle diskusjonsmøter. Det blir ofte behov for å tape presentasjoner og debatter fra dette rommet. 2. Møterom Bjørnson i 1. etasje Møterom Bjørnson med plass til ca 30 stk skal utrustes med kameraløsning samt en stor fast skjerm plassert høyt til venstre framme (ekstra skjerm på siden bak bør vurderes). Streaming fra møter skal være mulig. Lyd må kunne hentes fra langbordet. 3. Møterom Hamsun i 1. etasje Møterom Hamsun med plass til ca 14. stk. oppgraderes hvis nødvendig. Skjerm og to kamera som i dag. 4. Møterom Adm.dir i 2. etasje Møterom hos Adm.dir skal utrustes med mobil skjerm og kamera. Eksisterende smartboard skal kunne samspille med løsningen. 5. Møterom Sola i 6. etasje Møterom Sola med plass til ca 10 stk. skal utrustes med mobil skjerm og kamera. 6. Møterom 753 i 7. etasje Møterom 753 med plass til 8 skal oppgraderes hvis nødvendig. 7. Møterom W114 i internasjonalt kontor, nær Pilestredet 1. etasje Internasjonalt kontor med plass til ca 12 stk. skal utrustes med mobil skjerm og kamera. 8. Møterom Brüssel-kontoret: Brüssel-kontor skal utrustes med en mobil skjerm og kamera, Det skal kunne kjøres møter med større grupper. Det skal kunne holdes forelesninger fra Oslo til Brusselgruppe og omvendt. Streamingmulighet ønskes priset. 9. Kursrommet i kjelleren nær Pilestredet Kursrommet har plass til ca 20 stk og skal utrustes med mobil skjerm eller smartboard. Det bør vurderes to kamera ett mot instruktør og ett mot deltagerne. Smartboard er ennå ikke anskaffet. Det må legges til rette for streaming av presentasjoner og kurs.