ANSKAFFELSENR.: K-00185 Post og Budtjenester til NSB Side 1 av 13 VEDLEGG A LEVERANSEBESKRIVELSE INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Bakgrunn og formål med anskaffelsen... 2 2. Beskrivelse av Leveransen... 2 3. Absolutte krav til leveransen... 4 4. Tildelingskriterier... 8 5. Forbehold og avvik... 9
ANSKAFFELSENR.: K-00185 Post og Budtjenester til NSB Side 2 av 13 1. Bakgrunn og formål med anskaffelsen Avtalens formål er å dekke Kundens behov for post- og budtjeneste for faste adresser i Osloområdet, gjennom en effektiv og sikker distribusjon av post og pakker. Avtalen skal dekke: A. Posthåndtering - som omfatter: i. Henting av brevpost og pakker hos Posten s Bedriftssenter Sentrum og innlevere brevpost til Leverandørens distributør. Pakker skal leveres i henhold til Kundens avtale med distributør. ii. Tilrettelegging og frankering av brevpost. B. Budtjeneste som omfatter fast daglig budrute for brevpost og pakker i Oslo-området. C. Konvoluttering - en tilleggstjeneste som bestilles særskilt. 2. Beskrivelse av Leveransen 2.1 Dagens gjennomføring av posthåndtering og budtjenester Arbeidet gjennomføres i dag i følgende trinn: Nr Prosesstrinn Beskrivelse Hvor Tid 1 Henting av brevpost, pakker og rekommandert post samt svarsendinger på Postens Bedriftssenter. Brevpost og pakker til NSB blir levert til et felles postnummer. Postens Bedriftssenter, Sentrum 2 Sortering, tilrettelegging og behandling av svarsendinger. Svarsendinger leveres separat. 3 Levering av all brevpost og pakker til Kunde 4 Henting av brevpost og pakker og rekommandert post og svarsendinger på Postens bedriftssenter, Sentrum for levering til Kunde 5 Utkjøring og innhenting av brevpost og pakker hos datterselskaper og andre enheter Brevposten sorteres i henhold til Vedlegg A1 postseorteringsliste for NSB. Leverandør Schweigaardsgate 23, 0191Oslo. Schweigaardsgate 23, 0191Oslo. Se vedlegg A2 NSBs budrute i Oslo. 0745-0800 1030 0830-1430
ANSKAFFELSENR.: K-00185 Post og Budtjenester til NSB Side 3 av 13 6 Henting av utgående brevpost, pakker og rekommandert post for klargjøring til utsendelse 7 Frankering av utgående brevpost og innlevering av pakker(nsb har påført pakker med gyldige EDIetiketter) 8 Levering av all brevpost for videre formidling Postdistributør Schweigaardsgate 23, 0191Oslo Leverandør 15-1530 Innenfor postdistributørens tidsfrister 2.2 Estimerte volumer Estimerte volum for leveransen. Kategori Antall enheter og frekvens Innkommen post: 6-10 kassetter pr. dag. Av dette er ca. 2 kassetter med svarsendinger Utgående brevpost totalt Herav brevpost til frankering Masseforsendelser Utgående pakker Inngående pakker Rekommanderte sendinger inn Rekommanderte sendinger ut 90.000 brev pr. år 70.000 brev pr år 6-8.000 brev; 2-4 ganger pr år 6-8 pr. dag 5-10 pr. dag 1-5 sendinger pr. dag 1-3 sendinger pr uke Med brevpost menes brev opptil 2 kg. Pakker er opptil 35 kg. 2.3 Leveransens innhold Leverandøren skal inngi tilbud på utføring av tjenestene fordelt på 2 faste leveranser omtalt i avsnitt 2.3.1 og en tilleggstjeneste «Konvoluttering» beskrevet i avsnitt 2.3.2.
ANSKAFFELSENR.: K-00185 Post og Budtjenester til NSB Side 4 av 13 2.3.1 Faste leveranser Leveranse nr A Navn Posthåndtering Beskrivelse 1. Henting og sortering av brevpost og pakker på Kundens postboksadresse hos Posten Bedriftssenter Oslo Sentrum som leveres til Kundens gateadresse Schweigaardsgate 23, 0191Oslo. Posten skal sorteres i henhold til vedlegg A1 postsorteringsliste for NSB 2. Henting av utgående brevpost og pakker hos Kundens gateadresse Schweigaardsgate 23, 0191Oslo. Brevpost frankeres før videreformidling til fremføringstransportør. B Budtjeneste Skal dekke oppgavene som utføres i dagens prosesstrinn 1-4 og 6-8, i avsnitt 2.1. Utkjøring og innhenting av brevpost og pakker i henhold til vedlegg A2 NSBs budrute i Oslo. Skal dekke oppgavene som er utføres i dagens prosesstrinn 5, avsnitt 2.1. 2.3.2 Tilleggstjeneste Konvoluttering Denne tjenesten bestilles etter behov. Antatt omfang er 6-8.000 brev 2-4 ganger i året. Leveranse nr C Navn Konvolutteringtilleggstjeneste Beskrivelse Konvolutteringstjenesten omfatter både maskinell og manuell konvoluttering. Leverandøren fyller ut innleveringsskjema før levering til distributør. 3. Absolutte krav til leveransen Nr Beskrivelse Gjelder for delleveranse Krav oppfylt ja/nei. (Leverandørens forbehold skal angis i Vedlegg E) 3.1 Generelt
ANSKAFFELSENR.: K-00185 Post og Budtjenester til NSB Side 5 av 13 Nr Beskrivelse Gjelder for delleveranse 3.1.1 Tjenestene skal opprettholdes uavhengig av sykdom og ferie 3.1.2 Tjenesten skal gjennomføres alle virkedager, inkludert julaften, nyttårsaften og onsdag før påske. Leverandør skal ha en 3.1.3 god planlegging av kjørerutene som sikrer rett leveranse. Ruteopplegget testkjøres av Leverandør i forkant av innlevering av tilbud. Beskrivelsen skal inneholde eventuelle utfordringer i forhold til oppsatt rute.,c,c Krav oppfylt ja/nei. (Leverandørens forbehold skal angis i Vedlegg E) 3.2 Krav til Personell 3.2.1 Sjåfør må kommunisere godt på norsk, både skriftlig og muntlig samt være uniformert og bære synlig id-kort. 3.3 Krav til Budtjenesten Kjøretøy skal 3.3.1 alltid være låst. Brevpost og pakker skal oppbevares på en forsvarligmåte. Ved leveranser som 3.3.2 blir forsinket mer enn 15 minutter skal Kunden bli varslet. Leverandør må forholde 3.3.3 seg til tidsfrister i henhold til vedlegg A2 NSBs budrute i Oslo, og eventuelle endringer oppdragsgiver fremlegger. B
ANSKAFFELSENR.: K-00185 Post og Budtjenester til NSB Side 6 av 13 Nr Beskrivelse Gjelder for delleveranse 3.3.4 3.3.5 Leverandør må disponere egne kjøretøy og mobiltelefoner med faste telefonnummer for egen kostnad. Leverandørens kjøretøy skal være EU-godkjent og tilfredsstille til enhver tid gjeldende sikkerhetskrav. Krav oppfylt ja/nei. (Leverandørens forbehold skal angis i Vedlegg E) 3.4 Krav til Sortering, tilrettelegging 3.4.1 Brevpost skal sorteres på selskapsnivå i henhold til vedlegg A1 Postsorteringsliste for NSB. 3.5 Krav knyttet til Levering av brevpost og pakker til Schweigaardsgate 23 3.5.1 All brevpost og pakker skal være levert Schweigaardsgate 23 innen kl. 0800. 3.5.2 Post og pakker skal plasseres i Kundens postrom bak resepsjonen i gateplan. 3.5.3 All rekommandert post skrives inn på standard skjema av leverandør. Skjemaet kvitteres av begge parter ved levering. 3.6 Krav til Henting av utgående brevpost, pakker og rekommandert brevpost for klargjøring for utsendelse og videreformidling 3.6.1 Brevpost og pakker må hentes i tidsrommet 1500-1600 på Kundens gateadresse. 3.7 Krav til Frankering og innlevering av pakker A A A A A, B
ANSKAFFELSENR.: K-00185 Post og Budtjenester til NSB Side 7 av 13 Nr Beskrivelse Gjelder for delleveranse 3.7.1 Brevpost og rekommandert brevpost fra NSB skal frankeres av Leverandør på de ulike selskapene i NSB Konsernet, med unike fakturamottakere. 3.7.2 Pakker skal leveres til distributør i henhold til Kundens avtale. 3.8 Krav og betingelser knyttet til Levering av brevpost for videre formidling 3.8.1 Leverandør skal bruke distributør for brevpost som garanterer en sendingstid på 1-2 virkedager i Norge 2-10 virkedager for resten av verden. Dette dokumenteres ved å legge ved kopi av avtalen i besvarelsen. A Krav oppfylt ja/nei. (Leverandørens forbehold skal angis i Vedlegg E)
ANSKAFFELSENR.: K-00185 Post og Budtjenester til NSB Side 8 av 13 4. Tildelingskriterier Nr Beskrivelse Gjelder for leveranse Dokumentasjonskrav Leverandørens løsning/svar Leverandøren utarbeider et eget dokument som gjenspeiler strukturen i dette kapittel 4. med henvisning til aktuelt punkt. Reklamemateriell skal ikke leveres som del av Leverandørens svar. 4.1 Generelt Leverandørens 4.1.1 prosessbeskrivelse Oppdragsgiver vil evaluere leverandørens løsningsforslag med tanke på gjennomføring av oppdraget slik at oppgaver og frister overholdes, samt hvordan det legges til rette for kostnadseffektivitet i gjennomføringen. 4.1.2 Håndtering av brevpost og pakker Oppdragsgiver vil evaluere leverandørens løsningsforslag mht hvordan henting av brevpost og pakker utføres; herunder leverandørens krav til emballering og merking av pakker, samt prosedyrer for autentisering som gjør at avsender er sikker på at det er rette vedkommende,c Leverandørens løsningsforslag. Leverandørens løsningsforslag for henting av brevpost og pakker og leverandørens beskrevne prosedyrer for autentisering.
ANSKAFFELSENR.: K-00185 Post og Budtjenester til NSB Side 9 av 13 4.1.3 som henter posten. Håndtering av datautstyr Oppdragsgiver vil evaluere hvordan Leverandør sikrer at datautstyr, selv uten emballasje blir håndtert forsvarlig og ikke blir skadet under transport. 4.2 Personell 4.2.1 Oppdragsgiver vil evaluere hvordan Leverandøren sikrer at sjåfør kjenner leveransens rutiner og adresser; begrenser bruk av vikarer samt sikrer erfaringsoverføring ved bruk av vikarer. 4.3 Erstatning 4.3.1 Oppdragsgiver vil evaluere Leverandørens forsikringsordninger ved tapt eller skadet brevpost og pakker som er i leverandørens varetekt. B Leverandørens løsningsforslag for håndtering av datautstyr. A, B Leverandørens løsningsforslag for hvordan dette vil bli ivaretatt.,c Leverandøren skal dokumentere sine erstatnings- og forsikringsordninger. 5. Forbehold og avvik Leverandøren skal angi eventuelle forbehold og avvik i Vedlegg E - tilbyders forbehold og avvik.
ANSKAFFELSENR.: K-00185 Post og Budtjenester til NSB Side 10 av 13 VEDLEGG A1 POSTSORTERINGSLISTE FOR NSB Nr Brevpost til NSB konsernet Kommentar sorteres på: 1 NSB AS Generell post 2 NSB AS Brev merket med enten Regnskap, Faktura eller Ansvarssted, sorteres for seg. 3 Cargonet AS Generell post 4 Cargonet AS Brev merket med enten Regnskap, Faktura eller Ansvarssted, sorteres for seg. 5 Cargonet AB All post 6 Mantena AS Generell post 7 Mantena AS Brev merket med enten Regnskap, Faktura eller Ansvarssted, sorteres for seg. 8 Mantena AB All post 9 RailCombi Brev merket med enten Regnskap, Faktura eller Ansvarssted, sorteres for seg. 10 ROM AS 11 Nettbuss AS 12 Trafikkservice AS 13 Gjøvikbanen AS 14 Helsefondet 15 Øvrige mindre sendinger Sortering av svarsendinger på 1033 16 Stasjonsregnskap, Team kontroll avregning, Dagsoppgjør 17 Servicesenter, Din Tur, Ris og Ros 18 Øvrige
ANSKAFFELSENR.: K-00185 Post og Budtjenester til NSB Side 11 av 13 VEDLEGG A2 NSBs BUDRUTE I OSLO
ANSKAFFELSENR.: K-00185 Post og Budtjenester til NSB Side 12 av 13 Nr Tid Navn Frekvens Adresse Mrk Endring av tider mulig 1 820 NSB AS Daglig Blx Oslo S Hente kofferter 2 830 Mantena Postboks Daglig Grønland postkontor Leveres Mantena Lodalen 3 840 NSB AS Daglig NSB hovedkontor Schweigaardsgate 23 Post: 1 etg. Datautstyr: 2 etg. Oppgjør: 7 etg. 4 850 Jernbanens bank & Forsikring Daglig Oslo Spektrum 6.etg Sonja Henies plass 4 0185 Oslo Nøkkelkort 5 900 NSB Daglig Karl Johans gt 5 Bedriftshelsetjenesten 6 915 NSB AS Daglig Da-bygget Resepsjonen Oslo S 7 925 JBV Hovedkontor Daglig Stortorvet 7 Hente mapper til steder merket med ( * ) Bytte kofferter NSB / JBV 8 935 JBV Bane produksjon Daglig Oslogate 3 - Parker utenfor * Levere og ta med Øst bygget retur mappe 9 945 Trafikkservice AS Daglig Dyvekes vei 2, Lodalen, Vognhallen 10 945 Mantena AS Daglig Dyvekes vei 2, Lodalen, Vognhallen 11 1005 Mantena AS Daglig Adm. bygget, 1 etg/ forværlset, Eilert Smiths vei, Grorud 12 1010 JBV Lager 109 Daglig Grorud - Parker utenfor bygget * Levere og ta med retur mappe 13 1010 JBV Norsk Daglig Grorud - Parker utenfor bygget * Levere og ta med Jernbaneskole retur mappe 14 1020 JBV Bane produksjon Daglig Jernkroken 16 (vis a vis * Levere og ta med Øst og IT/Tele jernbaneskolen) retur mappe Må hentes mellom 0900 og 1000 Mellom 0930 og 1330 Mellom 0930 og 1330 Mellom 0930 og 1330 Mellom 0930 og 1330
ANSKAFFELSENR.: K-00185 Post og Budtjenester til NSB Side 13 av 13 15 1025 JBV Stillverk / Txp Daglig Alf Bjerkes vei 19 Alnabru - Parker utenfor bygget 16 1035 Allkopi Daglig Hans Møller Gassmansvei 9, 0598 Oslo * Levere og ta med retur mappe Hente pakker NSB og JBV Mellom 0930 og 1330 Mellom 1030-1130 Henter varer til Oslo S og Stortorvet. 17 1045 NSB AS, Blx Daglig Rusløkkevn. 1 Mellom 0900-1100 Nationalteateret Nationaltheateret st. 18 1055 Trafikkservice Daglig Filipstad vn. 2 19 1055 Mantena AS Daglig Filipstad vn. 2 20 1110 NSB AS, Skøyen Daglig Skøyen st. Hente hittegods Mellom 0900-1100 21 1130 JBV Hovedkontor Daglig Stortorvet 7 Levere mapper fra steder merket * Må leveres innen kl 1345 22 1140 NSB AS Daglig NSB hovedkontor Schweigaardsgate Post: 1 etg. Datautstyr: 2 etg. Oppgjør: 7 etg. 23 1150 NSB AS Daglig Da-bygget postrommet Oslo S Tur 2 må leveres senest kl 1300 24 1400 Mantena AS Daglig Dyvekes vei 2, Lodalen, Forværlset Vognhallen 25 1410 Mantena AS Daglig Adm. bygget, 1 etg/ forværlset, Eilert Smiths vei, Grorud 26 1420 NSB AS Daglig Da-bygget, postrommet Oslo S Hente post og pakker til frankering 27 1430 NSB AS Daglig NSB hovedkontor Schweigaardsgate 23 Post: 1 etg. Datautstyr: 2 etg. Oppgjør: 7 etg.