1. INNLEDNING en fastslår hvilke konkrete krav oppdragsgiver stiller til leveransen. Dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler eller andre forhold i kravspesifikasjonen som er av betydning for valg av leverandør, skal oppdragsgiver gjøres oppmerksom på dette. Likeså gjelder dette dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler eller andre forhold som kan få konsekvenser for den praktiske gjennomføringen av avtalen. 2. OPPDRAGSGIVERS BEHOV OG MINIMUMSKRAV Rammeavtale på kjøtt deles inn i 3 ulike varegrupper og vil omfatte alle produkter som naturlig hører inn under de ulike varegruppene i tillegg til de spesifiserte produktene i prisskjema. Varegrupper i kategorien kjøtt: 1. Fersk kjøtt av storfe, svin, lam osv. 2. Bearbeidet kjøttprodukter 3. Fjærfe Kontrakt tildeles per varegruppe. Maksimalt antall leverandører kan bli 3, én per varegruppe. 2.1 Generelt I særlige tilfeller, hvor det ansees som den situasjonsmessige beste løsningen, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å gjøre mindre kjøp hos f.eks. småskalaleverandører. Slike tilfeller kan eksempelvis være spesialbestillinger i forbindelse med møter, kurs/ konferanser ol.. I de tilfeller hvor flere leverandører kan dekke samme sortiment vil leverandørene som blir tildelt kontrakt være hovedleverandører innenfor sine respektive varegrupper. Oppdragsgiver skal m.a.o. vise avtalelojalitet ved å gjøre avrop hos den som har vunnet kontrakten på den konkrete varegruppen. Oppdragsgiver forbeholder seg også retten til å bruke andre leverandører når det pedagogiske behovet tilsier dette. Leverandør må kunne fremskaffe produktdatablad på relevante produkt ved forespørsel. Pakningsstørrelser og produktstørrelser som det henvises til nedenfor er å betrakte som veiledende og ikke absolutte størrelser. 2.2 Minimumskrav til sortiment I dette vedlegget listes det opp en del produkter under de ulike varegruppene, med krav som stilles til disse. Mange av disse produktene inngår også som en del av vedlegg 2 a, Prisskjema. I tillegg til produktene som er spesifisert og etterspurte i vedlegg 2 a, må leverandør kunne tilby et tilstrekkelig sortiment av produkter som naturlig hører inn under samme varegruppe og som må forventes etterspurt av den enkelte deltaker i konkurransen, selv om disse ikke er konkret etterspurt i konkurransen. Elektronisk varekatalog over produktene i varegruppen skal vedlegges tilbudet. Katalogen skal inneholde varenummer, varenavn, veiledende pris, evt. rabatt og nettopris. Det understrekes at varekatalogen kun skal inneholde produkter i varegruppen og ikke i leverandørs øvrig sortiment. Arkivsak 14/3026 Side 1 av 7
2.3 Minimumskrav til produktkvalitet For alle varegruppene gjelder kravet om at de tilbudte varene skal være av 1. klasses handelskvalitet og av 1. sortering. Leverandør skal levere dokumentasjon som viser at de tilbudte varene er iht. forskriftene: Animaliehygieneforskriften (Forskrift om særlige hygieneregler for næringsmidler av animalsk opprinnelse) Næringsmiddelhygieneforskriften (Forskrift om næringsmiddelhygiene) Merkeforskriften (Forskrift om merking mv av næringsmidler) Alle benfrie steker av lam, storfe, svin o.l. skal være trimmet og nettet. Behovet kan være både rå og stekt, hel og ferdig skåret. Småstek, salt kjøtt, strimlet kjøtt etc. skal være kuttet i passe biter. Leverandør skal opplyse om eventuelle prisforskjeller dersom det ønskes andre størrelser enn det som er oppgitt i prisskjema. Det må forventes at det i leveringsperioden kan komme forespørsel om produkter som er produsert økologisk. 2.3.1. Ferskt kjøtt Salt kjøtt av lam og storfe, Benfritt kjøtt av lår/bog skåret i biter. Det skal ikke være mer enn maks.11 % salt i laken. Hele og halve slakt Leverandør må kunne levere hele slakt. I hovedsak lam, storfe, svin og kalv, men også hele slakt av vilt vil være aktuelt. Type klassifisering må avtales mellom leverandør og den enkelte virksomhet. Slaktene skal være klassifisert etter gjeldende standarder og pris på hele slakt skal være iht. denne klassifiseringen. Reinskav Rein av klasse 1 og 2. Kjøtt fra bog, bryst, mørbrad, og tykkeste del av slagside. Uten fettansamlinger og fritt for store sener. Oksebogstek Bogsteken skal være av bogplommen. Steken skal være fri for stempelmerker, løst kjøtt, store sener og minimalt med fett. Okseforpart Oppdelt forpart av okse. Store ben og fettansamlinger skal være fjernet. Svinekam u/ben: Svinekam uten nakke, uten løse kjøttstykker, snittsår og spekk. Maksimum fettrand på 0,5 cm. Lammestek utbeinet: Steken skal være uten senefester, løse kjøttstykker, fettsamlinger og kjertler skal være skåret bort. Svinekoteletter Av svinekam uten nakke. Maksimum fettrand 0,5 cm. Nakkekoteletter av svin, uten løse kjøttstykker, snittsår og spekk. Maks fettrand på ca. 0,5. Småstek Kokeklart og mørt kjøtt uten bein fra svin, storfe, lam mm. Skåret i stykker/terninger. Arkivsak 14/3026 Side 2 av 7
Svinestek Utbeinet stek fra lår. Fettansamlinger, kjertler og store sener skal være fjernet. Grytekjøtt av okse/svin Svor, flesk, grove sener og blodig kjøtt skal være fjernet. Grytekjøttet skal være av låret og skåret i treninger. Leveres i 2,5-5 kg krt. Strimlet kjøtt av okse og svin Kjøttet skal være strimlet. Leveres i 2,5-5 kg/kart. Fårikålkjøtt/frikasse kjøtt av får eller lam Må kunne levers med eller uten ben, 2,5 5 kg/ krt. Tynnribbe Av sideflesk uten kam, ca. 2 5 kg Pinnekjøtt av lam Hele sider og ferdig skåret. Røkt/urøkt. Bacon u/svor skivet Består av 93 % rent kjøtt. Leveres i ulike pakninger mellom 500 2000 g, både fersk og frossen. Bacon terninger 2 kg pakninger 2.3.2. Bearbeidede produkter/ farseprodukter Farseprodukter Leverandør må kunne tilby farseprodukter uten svin, gluten, soya og melketilsettning. Farseprodukter skal ha maks 14 % fett og maks 1 % salt. Kjøttdeig av svin og storfe skal inneholde 94 % kjøtt. Foretrukken pakningsstørrelse 2,5-5 kg løsvekt. Kjøttdeig Stekt kjøttdeig Karbonadedeig Kjøttpudding Kjøttkaker Karbonader Kjøttboller Leverpostei grov Uten salt og vann - kun storfekjøtt 2,5-5 kg pakning Uten salt, maks 6 % fett Formstekt, 1-2 kg / pk. 60-70 g med grov struktur 75-90 gram med grov struktur 20-25g 500 gram - 1 kg I tillegg må et assortert utvalg av hamburgere, snitzler, kebabkjøtt og andre tilsvarende produkter kunne tilbys. Pølser Dersom ikke annet er sagt skal alle pølseprodukter ha maks 18 % fett. Røkt kjøttpølse med skinn 75-85 g pr stk. Røkt kjøttpølse, skinnfri 75-85 g pr stk. Pølser med smak Bacon, ost, chili, hvitløk m.m., Foretrukken pakningsstørrelse er 1kg - 2,5 kg. Allergipølser Uten svin, egg, gluten, melk og paprika, må kunne leveres i små pakninger og anbrekk. 75-90 g pr stk. Arkivsak 14/3026 Side 3 av 7
Kjøttpåleggsvarer Alt av kjøttpålegg skal være klar til bruk og vakuumpakket iht. gjeldende forskrifter. Pålegget skal være uten fett og blodansamlinger. Foretrukne pakningsstørrelser på skåret pålegg er 100 gram, 500 gram og evt. 1000 gram i noen tilfeller. Se prisskjema i vedlegg 2 a for mer informasjon. Det vil i tillegg være behov for helt pålegg. Annet Pizzaskinke eller salatskinke av svin Størrelse bør være ca. 0,3 x 0,3 x 3 cm 2.3.3. Kylling og kalkun Denne varegruppen inneholder fersk og frossen kalkun, Det kreves kvalitet iht. gjeldende norsk regelverk på kjøttvarer og kjøttprodukter. Kalkunfilet: skal være ferdig trimmet uten skinn, 750 gram - 1,5 kg pr filet. Singel pakket. Kalkun-/kylling grytekjøtt skal være skåret i terninger. Skinn, sener og blodig kjøtt skal være fjernet. Foretrukken pakningsstørrelse er ca. 2,5 kg/pk. Kyllingfilet skal være ferdig trimmet uten skinn, 100-200 gram, singelpakket/-frossen Kyllingbryst skal være med skinn, 250-500 gram, singelpakket/-frossen. Kyllinglår skal være med skinn og bein, krydret og/eller rå, ca. 250-500 gram, singelfrosset, eller ferskvare. Frikassekjøtt av høns /kylling/kalkun Foretrukken pakningsstørrelse er ca. 2,5 kg/pk. Kylling salatkjøtt rå skal være fersk strimlet kjøtt, naturell. Foretrukken pakningsstørrelse er ca. 2,5 kg per enhet. Kylling salatkjøtt ferdig stekt. Foretrukken pakningsstørrelse er pakninger på 1 kg og/eller 2,5 kg. ½ ferdig grillet kylling Fra hel kylling i størrelsesorden 800 1000 gram. Singelfryst. Pølser fra kylling/kalkun skal ikke inneholde gluten, melk og soya Kjøttboller fra kylling/kalkun skal ikke inneholde gluten, melk og soya. Kylling nuggets, frossen Foretrukken pakningsstørrelse er 5 kg kartong 2.4 Minimumskrav til leveranse og transport Oppdragsgiver stiller krav til at både leveringssikkerhet, servicegrad og leveringspålitelighet skal være minimum 97 %. Dvs. at feil i leveransen eller ødelagte varer, skal i utgangspunktet ikke forekomme og vil kun bli akseptert i ubetydelig grad. Varene skal leveres inne på kjøkkenet, eller på anvist sted, og kvitteres mottatt av kjøkkenpersonale. Leveringssted skal avtales med den enkelte virksomhet. Under ingen Arkivsak 14/3026 Side 4 av 7
omstendighet skal leveransen settes igjen uten at transportøren gir beskjed om at varene er ankommet. Hvordan slik beskjed skal gis, uten at virksomhetens hygienereglement brytes, skal avtales med den enkelte virksomhet. Leveransen er ikke avsluttet før varemottaket er kvittert på fraktbrev. Om en vare ikke kan leveres må bestiller få tilbakemelding om dette snarest. Leverandør skal kunne tilby et tilsvarende eller bedre produkt til samme pris, men levering skal ikke skje før erstatningsproduktet er akseptert av bestiller. Hastebestillinger vil utgjøre mindre enn 10 % av årlig omsetning, og skal leveres snarest eller etter nærmere avtale med den berørte enhet. I de tilfeller der oppdragsgiver selv kan hente varene skal ordren være klargjort for henting til avtalt tidspunkt. For virksomheter som har en beliggenhet til avtaleleverandør som medfører en uforholdsmessig lang kjørevei til leverandørs utsalgssted, skal disse unntaksvis kunne stå fritt til å velge leverandør med hensyn på eventuelle hastekjøp. Det er ønskelig med faste bestillings- og leveringsdager. Det antas at behovet for levering vil være 1 2 ganger per uke, men med mulighet for en ekstra levering. Leverandør skal utarbeide faste bestillings- og leveringsdager for den enkelte enhet. Oversikten utarbeides med tanke på lave fraktkostnader og miljø. Oversikten skal vedlegges tilbudet og vil være en del av evalueringskriteriet levering, service og oppfølging. Øvrige krav til transport og leveranse: Alle produkter må være påført varedeklarasjon på norsk og være godt merket med produksjonsdato, best før/ siste forbruksdag og annen informasjon av betydning. Alle produkter skal være hygienisk innpakket. Varene skal være fritt levert bestillerens mottakssted (vedlegg 4 Virksomhetsoversikt). Leveranser skal skje innen kl. 12.00 på hverdager eller avtalt leveringsdag*. Varene skal leveres avkjølt og i henhold til gjeldende regelverk, uten brudd i kjølekjede. Varer/varepartier må i hovedsak leveres fordelt i håndterbare størrelser, og hver enkeltpakning må ikke overstige 12 kg i vekt eller 120 cm i høyde/bredde/lengde. Unntaksvis kan det avtales større enkeltpakninger ved særskilte behov. Oppdragsgiver krever god hygiene og renhold i forbindelse med transport og lagring. Tilbyder skal redegjøre for hele transportkjeden og spesielt i forhold til hvilke krav tilbyder stiller for transport av matvarer med åpen emballasje. Leverandøren er ansvarlig for vareleveringen, også om denne settes bort til transportør eller underleverandør. Dette ansvaret omfatter også å gi den oppfølging som er nødvendig for at alle kravene til punktlighet, hygiene og forsvarlig behandling av forsendelse dekkes. * Med leveringsdag menes den dagen varene blir fysisk levert hos bestiller. 2.5 Minimumskrav til service og oppfølging Tilbyder må ha minimum en kontaktperson som skal stå for kvalitetssikring og oppfølging av avtalen. Kontaktpersonen skal være innforstått med avtalens innhold og skal kunne utarbeide rutiner i samarbeid med oppdragsgiver. Klager fra oppdragsgiver skal straks medføre aktiv innsats og problemløsning fra kontaktpersonen. Arkivsak 14/3026 Side 5 av 7
Leverandørene forplikter seg uoppfordret til å levere kvartalsvis statistikker på alle produkter med fakturert pris og antall leverte enheter. Statistikkene sendes den sentrale innkjøpstjenesten i Troms fylke på e-post; innkjop@tromsfylke.no. Det skal være oppfølgingsmøter mellom oppdragsgiver, brukere av avtalen og leverandør 1 2 ganger pr. år. Ved behov kan ett årlig møte avtales hos leverandør. Dette koordineres av oppdragsgiver. Oppdragsgiver vil utarbeide et avviksskjema som skal brukes for å dokumentere avvik i forhold til blant annet avrop, levering og produktkvalitet. 2.6 Minimumskrav til miljø Det skal brukes forskriftsmessig resirkulert forpakningsemballasje, bruk av plastkasser med retur/ og refill-løsninger der hvor dette er aktuelt. Ingen overflødig emballasje skal benyttes. Leverandøren skal ta med seg deres egen returemballasje som kasser, isoporesker, paller og lignende ved hver varelevering kostnadsfritt for virksomhetene ved påfølgende levering. Dersom tilbyder leverer økologiske produkter skal det foreligge en prisliste over disse produktene i tilbudet. Oppdragsgiver stiller krav til at leverandørene er medlemmer i en returordning for emballasje, f.eks. Grønt Punkt. Kopi av eventuelle miljøsertifiseringer skal legges ved tilbudet. 2.7 Bestillings- og faktureringsbetingelser a) E - handelssystem Oppdragsgiver ønsker å ta i bruk elektronisk handel på samtlige rammeavtaler. Vi ønsker at leverandør skal beskrive hvordan de er forberedt til å ta i mot bestillinger fra Ehandelsplattformen (EHP). Dersom leverandør ikke er aktivert på EHP ved inngåelse av kontrakt forventes det at tilbyder er aktiv i samarbeidet med oppdragsgiver vedrørende innføring av elektronisk handel. Målsetting er at leverandør blir aktivert på EHP løpet av kontraktsperioden. Leverandører som kan tilby e-handel via EHP må undertegne en samhandlingsavtale når kontrakt signeres. Leverandør forplikter å oppgi de opplysningene oppdragsgiver krever i forbindelse med opprettelse av varekatalog på EHP. Varekatalogene skal bl.a. inneholde: Varenummer (identisk med varenummer oppgitt i prisskjema) Varenavn (identisk med navn oppgitt i prisskjema) Produktbilde UNSPSC Pris Leveringstid Arkivsak 14/3026 Side 6 av 7
Produsentnavn Mm. For utdypning og mer informasjon kan en lese om EHP på departementets hjemmeside som har følgende adresse: http://anskaffelser.no/e-handel/. b) Elektronisk faktura Troms fylkeskommune og Tromsø kommune skal kun motta faktura og kreditnota elektronisk. Leverandør forplikter å følge oppdragsgivers krav til merking, innhold og format ol. Mer informasjon vedr. e-faktura hos oppdragsgiver: Tromsø kommunes krav finnes på kommunens hjemmeside. Troms fylkeskommunes krav finnes på fylkeskommunens hjemmeside. 3. KRAV TIL DOKUMENTASJON Tilbyder skal benytte vedlagte sjekkliste for å bekrefte at minimumskrav er oppfylt. Sjekklisten skal vise om leverandør oppfyller kravene samt hvor i tilbudet dokumentasjon på dette finnes. Det er ikke ønskelig med utfyllende informasjon/dokumentasjon direkte i sjekklisten. For de øvrige kravene som er stilt, vil et innlevert tilbud være en bekreftelse på at tilbyder aksepterer disse. Hvis leverandøren ikke garanterer - eller dokumentasjonen ikke sannsynliggjør at alle kravene er oppfylte, medfører det avvisning av tilbud. All dokumentasjon og beskrivelse skal settes inn under tilbudets skilleark 3 (jf. grunndokumentets pkt. 4.6), med tydelig henvisning til hvilke punkt i kravspesifikasjonen dette gjelder. Generell informasjonsmateriell vedrørende produktene, som ikke relaterer seg direkte til oppfyllelse av minimumskravene, skal settes inn under skilleark 5 (jf. grunndokumentets pkt. 4.6). Arkivsak 14/3026 Side 7 av 7