Personalmelding / arbeidsavtale på WEB

Personalmelding / arbeidsavtale på WEB Brukerveiledning for Tingvoll kommune Side 1 av 24

Innhold 1. Formål... 3 2. Definisjon av begreper... 3 3. Personalmeldinger... 4 4. Type personalmelding... 6 5. Utfylling av personalmelding... 8 ENDRING I EKSISTERENDE STILLING (IKKE PERMISJON VED FØDSEL)... 8 REGISTRER NY STILLING PÅ EKSISTERENDE ANSATT... 12 OPPHØR AV STILLING... 14 OPPHØR AV ANSATTFORHOLD... 15 NY ANSATT (GJELDER IKKE DE SOM ALLEREDE ER REGISTRERT PÅ DIN VIRKSOMHET)... 16 6. SAKSBEHANDLE PERSONALMELDINGER... 21 Side 2 av 24

1. Formål Personalmelding på Web (epm) skal benyttes til nærmest all registrering av persondata i Tingvoll kommune. epm i saksgang sikrer at informasjonen/meldingene blir anvist før den kommer til lønningsseksjonen. Merk: Arkivering av annen viktig dokumentasjon som eks arbeidsavtaler skal fortsatt legges inn i ephorte. Alle ansatte og oppdragstakere må være registrert i Visma før det kan utbetales lønn, godtgjøring eller variable transaksjoner. Tidsbegrensede arbeidsavtaler Alle underskrevne arbeidsavtaler SKAL arkiveres i ephorte. Stillinger som lyses ut via rekruttering Fro disse stillingene skal det ikke lages personalmeldinger. Lønningskontoret får informasjon via Visma HRM rekruttering. 2. Definisjon av begreper Enhet En fellesbetegnelse på en organisatoriske «boks», som f.eks. avdeling, seksjon, stab m.fl. En virksomhet / avdeling kan inneholde flere enheter. Hver definerte enhet består av minimum to ansatte, hvorav en leder med definert personalansvar. Alle personer registrert i Visma HRM må tilhøre en enhet. Ansettelsesprosent og stillingsprosent Ansettelsesprosent beskriver personens juridiske tilsettingsforhold i FAST stilling. Stillingsprosent beskriver grad av faktisk beskjeftigelse i en stilling og er grunnlaget for lønnsutbetaling. Eksempler: Fast heltidsansatt med full arbeidsuke, vil ha Ans% lik 100 og St.% lik 100 Fast heltidsansatt som i en periode arbeider redusert, kun 3 dager/uke, vil ha Ans% lik 100 og St.% lik 60 En vikar i full stilling, vil ha Ans% lik 0 og St.% lik 100. En tilkallingsvikar (timelønnet), vil ha Ans% lik 0 og St.% lik 0. Stillings-id Nummer på stillingen og tildeles automatisk når ansatt opprettes i ny stilling. Kategori Beskriver personens tilsettingsforhold i TINGVOLL KOMMUNE; Fast, Vikarer, Midlertidig, Oppdragstaker, Politiker/folkevalgt, Timelønnede eller Sluttet. En person kan kun ha én kategori uavhengig av antall stillinger. F.eks. vil en fast deltidsansatt som i tillegg har et vikariat, få kategori som Fast. Stillingstype Denne relaterer seg «oppdragets art» til den aktuelle stillingen, f.eks. fast turnus, vikar, engasjert, permisjon uten lønn etc. Side 3 av 24

Dokument/personalarkiv Eget område i Enterprise HRM Web for den enkelte ansatte (Min side) hvor personalmeldingene vil bli arkivert. Nærmeste leder vil også ha tilgang til disse. 3. Personalmeldinger Personalmelding registreres av samme person som har attestasjonsmyndighet. Det innebærer at når registreringen er utført og «sendt», så går den i saksgang via attestasjon, anvisning og endelig til godkjenning hos lønn. Finn ansatte - 1 Medarbeidere Saksbehandling Personalmeldinger - Registrere personal. Du kan bare søke på ansatte i egen virksomhet. Dette gjelder også de som har sluttet. Dersom du skal bruke en ansatt som jobber i en annen virksomhet, tar du kontakt med lønningskontoret. Lønningskontoret ordner det slik at du får den ansatte opp i lista Mine ansatte Velg enhet Velger du «Alle», så vil du kunne søke opp alle tilgjengelige personer i de enheter du har tilgang til. Alternativt kan du velge en konkret enhet i nedtrekksmenyen og søke etter personen der. Trykker søk og alle aktive medarbeidere blir listet opp. De ansatte sorteres etter etternavn, men du kan klikke på hver kolonneoverskrift for å endre sortering. Tips! Ved å skrive inn deler av Fornavn eller Etternavn begrenser du antall treff. Side 4 av 24

Søk etter ansatte med sluttdato. Du kan søke etter en ansatt med sluttdato. Dette gjør det for eksempel svært enkelt å forlenge et vikariat, eller foreta andre justeringer uten å måtte opprette en ny stilling. For å søke etter ansatte med sluttdato går du frem som beskrevet under: 1. Huk av for Inkluder ansatte med stillinger med sluttdato i perioden 2. Velg Fra og Til dato 3. Trykk søk Personer med avsluttet stilling vil da vises i blå kursiv tekst. Personer som fortsatt er aktive hos deg men som har en stilling med sluttdato, blir da blå. Det betyr ikke at de er avsluttet hos deg. Finn ansatte - 2 Dette gjøres i Visma HRM Medarbeidere Mine ansatte Du kan søke opp den ansatte på Fornavn, Etternavn eller begge deler Hvis du ikke finner den ansatte, sjekk også om han/hun kan være registrert med sluttdato: Side 5 av 24

4. Type personalmelding Endringstyper Kun for personalavdelingen Funksjon Forklaring 1. Ny ansatt Benyttes for å registrere ny person inn i Tingvoll kommune og benyttes kun av personalavdelingen. 2. Rediger Endring i stilling Endre opplysningene på en aktiv stilling i egen enhet. Denne endringstypen benyttes også ved forlengelse av engasjement/vikariat i samme stilling, eller andre tilfeller hvor gjenbruk av stillings-id er ønskelig. Når stillingsid skal beholdes, men personen skal inn i en annen enhet, følg prosedyre beskrevet senere i denne veiledningen. 3. Ny stilling Benyttes kun når ansatt skal ha en ny stilling samtidig i samme enhet. (f.eks både fagarbeider, og lærer u/utdanning). Knapp/lenke «Ny stilling» åpner bilde for å registrere en helt ny stilling i den samme enheten (gir ny stillingsid). Ellers skal IKKE denne endringstypen benyttes. 4. Opphør av stilling Benyttes når en stilling skal avsluttes. Har den ansatte flere aktive stillinger, vil ikke disse bli påvirket. Legg inn sluttdato, og bruk notatfeltet for utfyllende informasjon; for eksempel sluttårsak, nytt kjent arbeidssted, restferie e.l Merk: Dersom den ansatte allerede er registrert med korrekt sluttdato (ansatt til), i Windows-modulen skal man IKKE benytte endringstypen, men «Endring i stilling». 5. Opphør av ansettelsesforhold Denne endringstypen skal ikke benyttes. Økonomiavdelingen vil forestå en avslutning av ansettelsesforhold der personen ikke har flere stillinger i Tingvoll kommune. Benytt endringstypen «Opphør av stilling». Obs! I Visma kan en ansatt ha flere stillingsidenter (ID) Det skal opprettes en ID for hvert ansvar, dvs det må lages personalmelding for hvert ansvar. Side 6 av 24

Valg av korrekt endringstype: Valg av de tre øverste endringstypene har betydning for om ny stillings-id blir opprettet eller ikke. Dersom en person har to eller flere stillings-id er, innvirker dette på håndtering av refusjoner. Derfor bør vi holde antall stillings-id er nede på et så lavt antall som mulig. Når en ansatt har flere stillinger etter hverandre i tid, så er hovedregelen at vi forsøker å beholde/gjenbruke samme stillings-id. Da benyttes Endring /Rediger. Ved to eller flere samtidige/parallelle stillinger, så må den ansatte ha flere stillingsidentiteter. Endringstypene «Ny ansatt» og «Ny stilling» genererer ny stillings-id, og skal derfor kun benyttes når det er helt nødvendig. «Ny ansatt» - brukes kun av personalavdelingen / økonomiavdelingen. Skal benyttes når det er første gangs ansettelse i Tingvoll kommune. Her må alle personalia registreres (fullt navn, adresse, fødselsnummer, bankkonto osv). «Ny stilling» - Når er det aktuelt å opprette ny stillings-id? Ved bytte av stilling til annen virksomhet (eks mellom to skoler) Ved to samtidige, men ulike stillinger i samme enhet. - f.eks fagarbeider og lærer u/godkjenning, les: ulike stillingskoder og/eller lønnsnivå. Ved ulike stillinger i ulike virksomheter. I de tilfeller hvor det er tvil om bruk av ny, eller gjenbruk av stillings-id, så ta kontakt med personalavdelingen for en avklaring på forhånd, slik at den mest hensiktsmessige fremgangsmåten kan velges. «Endring i stilling» - Når bør stillings-id gjenbrukes/videreføres? (endringstype). Når en person skal bytte enhet, men innholdet i stillingen ikke er vesentlig endret. Ved forlengelse av midlertidig tilsetting i samme stilling. Ved nytt vikariat i samme type stilling i samme virksomhet etter et opphold. Andre endringer tilhørende stillingen. Ved langvarige permisjoner hvor det ligger søknad til grunn (f.eks. utdanningspermisjon, midlertidig annen stilling i/utenfor Tingvoll kommune), eller ved kortvarige permisjoner hvor det skal foretas trekk i lønn. Dette er med andre ord ikke opphør av stillingen, men en tidsavgrenset «hendelse». Side 7 av 24

Eksempler for bruk av stillings-id (ikke uttømmende): Arb.avtale Enhet St.kode ID St% Ans% St. Merknader type Fast 80% 1 80% 80% F Vikar 20% 2 20% 0% V To ulike stillinger i samme enhet Fast 80% 1 80% 80% F Vikar 20% 2 20% 0% V Vikar i annen enhet enn fast stilling eller: Fast 20% 2 20% 20% F Ny fast stilling i annen enh. i tillegg til id1 5. Utfylling av personalmelding ENDRING I EKSISTERENDE STILLING (IKKE PERMISJON VED FØDSEL) (Endringer pga fødselspermisjon sendes til lønningskontoret for effektuering i lønnssystemet.) For å gjøre endringer i eksisterende stilling går du frem som beskrevet under: 1. Logg på HRM web 2. Klikk Medarbeidere 3. Klikk Saksbehandling 4. Klikk Personalmeldinger - Registrere personal 5. Søk opp den ansatte (huk av for «inkluder ansatte med stilling med sluttdato i perioden)legg inn periode vedkommende sluttet og trykk søk. 6. Klikk Rediger på stillingen du ønsker å gjøre endringer på, det holder å kun endre enkeltfelter som er nytt ift gml. Stilling. Husk å legge inn rett dato for når endringen skal gjelde fra. Side 8 av 24

7. Angi hvilken dato endringen skal gjelde fra og velg Skjema - trykk fortsett 8. Gjør korrigeringer. Det skal ikke legges inn konto her. Husk å huke av for Arbeidsavtale. Velg type arbeidsavtaler Skriv begrunnelse for endringen i Notat for arbeidsavtale Side 9 av 24

Permisjon fra eksisterende stilling Det skal ikke legges inn konto her. Fyll ut: 1. Stillings% 2. Lønn til 3. Permisjon fra 4. Permisjon til 5. Permisjons% 6. Type permisjon 7. Huk av for arbeidsavtale 8. Notat for arbeidsavtale Side 10 av 24

Fastlønnslinjer Du kan redigere eller legge til nye fastlønnslinjer ved å klikke på Vis fastlønn. Du har også muligheten til å legge inn en fast tekst på lønnsarten. For vikarer med stilings% skal konto legges inn her. Skal du legge inn kveld/nattillegg og lørdag/søndagstillegg på faste ansatte trenger du ikke legge inn konto. Endringsmelding Når veiviseren er fullført får du frem en endringsmelding basert på det skjema du valgte i steg 1. Dette er en bekreftelse på det som er gjort. Ikke nødvendig å skrive denne ut da den blir lagret i personalarkivet i Visma. Denne er tilgjengelig for både leder og ansatt. Har du huket av for arbeidsavtale og valgt rett skjema, kan den skrives ut og brukes som arbeidsavtale. Klikk send for å sende endringen i saksgang. Når endringer er godkjent av personalavdelingen, sendes arbeidsavtalen til virksomhetsleder for signering. Side 11 av 24

REGISTRER NY STILLING PÅ EKSISTERENDE ANSATT Ved forlengelse av avtale skal man bare redigere tidligere stilling. Du kan enkelt opprette en ny stilling for en eksisterende ansatt. For å registre en ny stilling på en eksisterende ansatt (gjelder også de som har sluttet, se under søke på ansatte) går du frem som beskrevet under: 1. Logg på HRM web 2. Klikk Medarbeidere 3. Klikk Saksbehandling 4. Klikk Registrer personal 5. Søk opp den ansatte 6. Klikk Ny stilling på personen du ønsker å gjøre endringer på 1. Angi hvilken dato stillingen gjelder fra 2. Velg Stilling dersom du ønsker å basere den nye stillingen på en eksisterende stilling (anbefales ikke, da det er lett å glemme alle endringene som skal gjøres) 3. Klikk Fortsett 4. Velg Tabellnummer fra nedtrekkslisten 5. Velg Stilling fra nedtrekkslisten 6. Velg Stillingstype fra nedtrekkslisten 7. Legg inn Stillingsprosent 8. Legg inn Grunnlønn 9. Klikk Send Side 12 av 24

Husk å huke av for arbeidsavtale. Velg avtale. Notat for logg: Her kan dere legge inn et notat som vil være synlig under saksgangen. Side 13 av 24

OPPHØR AV STILLING Hvis arbeidstaker sier opp en av flere stillinger, skal denne rutinen benyttes. Oppsigelse må da registreres og besvares i ephorte av virksomhetsleder i forkant av denne rutinen. Ved utløp av tidsbegrensede avtaler, må rutinen for opphør av stilling gjennomføres av virksomhetsleder for å få sluttmeldt stillingen. For å slutt melde en stilling går du frem som beskrevet under: 1. Logg på HRM web 2. Klikk Medarbeidere 3. Klikk Saksbehandling 4. Klikk Registrer personal 5. Søk opp den ansatte 6. Klikk Opphør på stillingen du ønsker å avslutte 7. Angi Ansatt til og med 8. Legg inn evt. notat og trykk Send Side 14 av 24

OPPHØR AV ANSATTFORHOLD Oppsigelse må registreres og besvares i ESA av virksomhetsleder i forkant av denne rutinen. Har den ansatte flere stillinger (gjelder også støttekontakter) og kun sier opp den ene, skal rutine om opphør av stilling benyttes. Under Mine ansatte melder du opphør av ansattforhold fra fanen Personalia. Under Saksbehandling gjør du det fra Registrere personal. Sluttårsak Skal benyttes. Sluttoppgjør I forbindelse med at ansatte slutter, markerer saksbehandler på web hvorvidt lønningskontoret skal foreta sluttoppgjør. Side 15 av 24

NY ANSATT (GJELDER IKKE DE SOM ALLEREDE ER REGISTRERT PÅ DIN VIRKSOMHET) Stillinger som blir lyst ut via rekruttering skal ikke legges inn her. Denne prosedyren skal kun benyttes for ansettelser som ikke foregår i Visma rekruttering. Dette er: Avlastning Støttekontakter Tidsbegrensede arbeidsavtaler inntil 6 mnd. varighet. Omsorgslønn. Dette må være på plass før du gjør rutinen i Visma: All nødvendig dokumentasjon for stillingen må være mottatt og registrert i ephorte: Dokumentasjon for fastsettinga av lønn - Meldeskjema om lønnsansiennitet - Skjema «Generelle opplysninger i forbindelse med ansettelse» Politiattest (der det er påkrevd) MRSA-skjema Tuberkulose skjema Slik går du frem for å registrere en ny ansatt 1. Klikk Medarbeidere 2. Velg menyvalget Saksbehandling 3. Klikk Registrere personal 4. Velg Selskap 5. Velg Enhet (hvis du har tilgang til flere enheter) 6. Trykk Søk 7. Klikk Ny ansatt Side 16 av 24

Følg veiviseren for å registrere en ny ansatt. Merk at det er kun stillingsopplysninger som går via saksgang, øvrig informasjon blir lagret fortløpende når du klikker Neste. Når du registrerer en ny ansatt, blir du ledet gjennom fanene Personalia, Bankkonto, Pårørende, Kompetanse og Stillingsopplysninger. Kun Stillingsopplysninger går via saksbehandling, øvrig informasjon blir lagret fortløpende. Dersom du oppgir et fødselsnummer og dette finnes fra før, vil denne personen automatisk hentes opp. Dersom fødselsnummer ikke finnes, sjekker vi kombinasjonen første fornavn og fødselsdato. Hvis dette finnes fra før, får du spørsmål om å velge en eksisterende eller opprette ny ansatt. Henter du frem en eksisterende ansatt, vil fødselsnummeret bli skjult. Dette er fordi vi vil sikre at ingen endrer fødselsnummer på eksisterende ansatte. Vi vil også sikre at ingen får søke frem fødselsnummer ved å oppgi fornavn og fødselsdato. E-post SKAL oppgis. Steg 1 Skjema For å velge skjema går du frem som beskrevet under: 1. Velg korrekt avdeling 2. Velg ønsket skjema 2- Ny ansatt 3. Klikk neste Side 17 av 24

Steg 2 Personalia I dette steget registrerer du personalia på den nyansatte. Merk at feltene Fornavn, Etternavn, Fødselsdato, Kjønn, Postnummer og Poststed er påkrevde felter, samt at det er modulus kontroll på feltet Fødselsnummer. Alle felt med * må fylles ut. Huske å legge inn E- post. Tips! Benytt tabulator for å gå til neste felt. Steg 3 - Bankkonto Bankkonto opplysninger MÅ registreres. Kontoen tilhører: Kontoalias: Kontonummer: Kontoholder: Norge Oppgi ditt eget navn på kontoen, f. eks Lønnskonto, Utlegg etc. 11 sifferet norsk kontonummer Navn på eier. Side 18 av 24

Steg 4 - Pårørende Dersom du ønsker det kan du registrere informasjon om pårørende til den nyansatte. Dersom du ikke ønsker å fylle inn pårørende kan du klikke Hopp over for å gå videre til neste steg i veiviseren. Den ansatte selv, eller enhetsleder, kan på et senere tidspunkt legge til eller redigere Pårørende ved å logge seg på HRM web. Steg 5 - Kompetanse Dersom du ønsker det kan du registrere informasjon om kompetanse til den nyansatte. Dersom du ikke ønsker å fylle inn dette kan du klikke Neste for å gå videre til neste steg i veiviseren. Side 19 av 24

Steg 6 Ansattopplysninger I dette steget legger du inn opplysninger knyttet til den ansattes arbeidsforhold. Ansattkategori må fylles ut. Plukk fra liste. Pensjonsordning må fylles ut: 0 - Ingen pensjon (støttekontakter, avlastning, omsorgslønn, pensjonistlønn) 18 KLP fellesordning 13 KLP sykepleiere 1 Statens pensjonskasse (lærere) Fagforeningstilhørighet meldes fra fagforeningene til lønnsavdelingen, og fylles ikke ut her. PAI-kode skal fylles ut. Velg utdanningskode fra liste. (915 er kode for 9-årig grunnskole, 905 er eksamen fra allmennfaglig studieretning 3 år.) Steg 7 - Stillingsopplysninger I dette steget legger du inn informasjon om stillingen. Der teksten er blå, er det nedtrekksliste klikk på teksten. Merk at feltene med * er påkrevde felt. Slik går du frem for å registrere informasjon om den nye stillingen: 1. Angi hvilken dato ansettelsen skal gjelde for i feltet Endring fra 2. Velg Tabellnummer fra nedtrekkslisten (kap 4 er standard) 3. Velg Stilling fra nedtrekkslisten (klikk på blå tekst for å få fram lista). 4. Velg Stillingstype fra nedtrekkslisten (timelønn etc) (klikk på blå tekst for å få fram lista). 5. Legg inn Stillingsprosent inn på stillingen (ved timelønn legges 0 her) 6. Legg inn ansettelses % (som regel 0,00 i og med ikke fast ansettelse) 7. Legg inn stillingskategori dvs timeantall i uka (37,5 eller 35,5) 8. Legg inn tjenestested 9. Legg inn Ansatt til 10. Legg inn ansiennitet (etter opplysninger fra personalkontoret) 11. Legg inn Grunnlønn 12. Legg inn yrkeskode 13. Fyll inn valgfrie felter 14. Klikk Legg til ny dersom du skal legge til Fastlønnslinjer (gjelder kun vikariater med stillingsprosent.) 15. Klikk Fullfør Side 20 av 24

Endringsmelding for nyansatt Når veiviseren er fullført får du frem en endringsmelding. Dette er en bekreftelse på det som er gjort og ikke en formell arbeidsavtale. Ikke nødvendig å skrive denne ut da den blir lagret i personalarkivet i Visma. Denne er tilgjengelig for både leder og ansatt. Klikk send for å sende endringen i saksgang. 6. SAKSBEHANDLE PERSONALMELDINGER Når en personalmelding er send på flyt vil disse bli sendt til attestering og anvisning. For å finne dine oppgaver går du frem som beskrevet under: 1. Logg på HRM web 2. Klikk Medarbeidere 3. Klikk Saksbehandling 4. Klikk Oppgaver Her finner du: Personalmeldinger som skal attesteres eller anvises Påbegynte registeringer som ikke er sendt i saksgang Avviste personalmeldinger Side 21 av 24

Du kan også klikke på linken Personalmeldinger til behandling på startsiden. Redigere innhold Ved behov kan du velge å redigere personalmeldingen før du sender den videre i saksgang ved å klikke Rediger. Side 22 av 24

Slette personalmelding Når du er i redigeringsmodus kan du slette Personalmeldingen ved å klikke Slett. Du vil da få opp følgende advarsel: Side 23 av 24

Saksgang Du sender personalmeldinger videre i saksgang ved å klikke Send Registrere Registrerer Attesterer Leder Anvise Personalavdelingen Status Filteret saksgang Filteret Saksgang viser personalmeldinger du har registrert eller saksbehandlet. Feltene er låst for redigering, men du kan fortsatt ta utskrift. Personalmeldingen kan ha følgende statuser: Attestering, Anvisning, Til overføring, Overført eller Avvist. Det er først når personalmeldingen har status Til overføring at den er tilgjengelig for lønnsavdelingen. Kontaktpersoner vedr. personalmelding i Tingvoll kommune: Åse Bjerke Jens Jarl Turøy Side 24 av 24