Saksbeh: Finn Helge Lyster Tlf : 92018558 Ref :2016-001-FHL Sted og dato: Slidre 10.05.2016 Til Møte nr 01/2016 Sak 01-06/ 2016 MØTEBOK FOR KONTROLLUTVALGET I VANG KOMMUNE Møtested : Møterom Skutshødn. Møtedato : Tirsdag 10. mai 2016 Møtetidspunkt : Kl.09.00-12.15 Følgende deltok i møtet for Vang: Bjørn Bjørnseth - leder av K-utvalget Jorunn Karlsen - nestleder Håkon Offergaard Jevne - medlem Reidar Thune Remi Nilsen Åge Sandsengen Anders Myrvang Varslet fravær: Finn Helge Lyster - rådmann i Vang - øk.sjef i Vang - revisjonssjef Kommunerevisjon IKS - revisor Kommunerevisjon IKS - Kontrollutvalgssekretariat Innkalling godkjent enstemmig. Følgende møtebøker ble tatt til etterretning: møtebok fra k-utv møte i Vang 19.05.2015 møtebok felles k-utv-møte 23.06.2015 Neste ordinære k-utv møte i Vang 16.6.2016 kl 09.00 11.00. Tema er risikosamtaler med ordfører og rådmann som del av prosessen med overordnet analyse av. Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 1
Sak 01/2016 Uttalelse til årsregnskapet 2015 Vang Kommune Dokumenter i saken Årsregnskap, årsmelding, revisjonsberetning og revisjonsbrev 48/2016. Iht. 7 i forskrift om kontrollutvalg skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret, jf. også kommunelovens 48. Kontrollutvalget har i møtet 10. mai 2016 behandlet kommunens årsregnskap for 2015 som sak 01/2016. Grunnlaget for behandlingen var det avlagte årsregnskap, revisjonsberetning datert 27.4.2016, revisjonsbrev 48/2016 og sin årsmelding for 2015. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig uttrykk for kommunens økonomiske situasjon for2015. Kontrollutvalget vil, med bakgrunn i revisjonsbrev 48/2016, understreke viktigheten av at en plan utarbeides for at midler tilbakeføres til næringsfondet i samme takt som objekter det er investert i avskrives og med tillegg av renter. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisjonsberetning datert 27.4.2015 og revisjonsbrev 48/2016, og har ut over dette ingen merknader til kommunes årsregnskap for 2015. Behandling i møtet Rådmann og øk.sjefen orienterte om årsregnskapet og årsmeldingen. Vedtak, enstemmig: Kontrollutvalget har i møtet 10. mai 2016 behandlet kommunens årsregnskap for 2015 som sak 01/2016. Grunnlaget for behandlingen var det avlagte årsregnskap, revisjonsberetning datert 27.4.2016, revisjonsbrev 48 og sin årsmelding for 2015. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig uttrykk for kommunens økonomiske situasjon for2015. Kontrollutvalget vil, med bakgrunn i revisjonsbrev 48, understreke viktigheten av at en plan utarbeides for at midler tilbakeføres til næringsfondet i takt med verdiforringelse på tiltakene. Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å styrke disposisjonsfondet til det utgjør 10-15% av sum driftsinntekter, dvs. til kr 20-.30 mill., for å styrke handlefriheten på sikt. Årets mindreforbruk på kr 5,8 mill. bør i sin helhet avsettes til disposisjonsfondet. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisjonsberetning datert 27.4.2015 og revisjonsbrev 48, og har ut over dette ingen merknader til kommunes årsregnskap for 2015. Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 2
Sak 02/2016 Uttalelse til årsregnskapet 2015 Vang Energiverk KF Dokumenter i saken Årsregnskap, årsmelding, revisjonsberetning og revisjonsbrev, ettersendes. Vang Energiverk KF er et kommunalt foretak (KF). Virksomheten er en del av kommunen som juridisk person. På grunnlag av tilsynsansvaret etter kommuneloven skal kontrollutvalget gi uttale til årsregnskapet for virksomheten. : Kontrollutvalget har i møtet 10. mai 2016 behandlet årsregnskap for Vang Energiverk KF for 2015 som sak 02/2016. Grunnlaget for behandlingen var det avlagte årsregnskapet og årsberetningen for 2015 og revisjonsberetning datert 9. mai 2016. I tillegg ble årsregnskapet til Jotun Kraft AS, som er 100 % eid av Vang Energiverk KF, gjennomgått i den hensikt å få en fullstendig oversikt over kraftforvaltningen til Vang Energiverk KF. Kontrollutvalget mener det er viktig at kommunestyret får regnskapet til Jotun Kraft AS presentert samtidig med at årsregnskapet til Vang Energiverk KF behandles, og har ut over det ingen merknader til Jotun Kraft AS sitt regnskap. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig uttrykk for energiverkets økonomiske situasjon for 2015. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisjonsberetning datert 9. mai 2016, og har ut over dette ingen merknader til Vang Energiverk KF sitt årsregnskap for 2015. Behandling i møtet Energisjefen orienterte om sentrale forhold i årsberetningen. Vedtak, enstemmig: Kontrollutvalget har i møtet 10. mai 2016 behandlet årsregnskapet til Vang Energiverk KF for 2015 som sak 02/2016. Grunnlaget for behandlingen var det avlagte årsregnskap med noter og styrets årsmelding, revisjonsberetning datert 9.mai 2016 og revisjonsbrev nr. 17. I tillegg ble årsregnskapet til Jotun Kraft AS, som er 100 % eid av Vang Energiverk KF, gjennomgått i den hensikt å få en fullstendig oversikt over kraftforvaltningen til Vang Energiverk KF. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig uttrykk for Vang Energiverk KF sin økonomiske situasjon for2015. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisjonsberetning datert 9. mai 2016 og revisjonsbrev nr. 17, og har ut over dette ingen merknader til Vang Energiverk KF sitt årsregnskap for 2015. Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 3
Sak 03/2016 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget Dokumenter i saken - Årsmelding for kontrollutvalget i. Iht. vedtak i felles kontrollutvalgsmøte 24.9.2008 utarbeides det årsmeldinger fra kontrollutvalgene som orienterer om kontroll- og tilsynsarbeidet i Valdres. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 godkjennes, og oversendes kommunestyrene til orientering. Behandling i møte Vedtak Godkjent, som forslag. Enstemmig. Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 4
Sak 04/2016 Prosess mot Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016 Dokumenter i saken: Eksempler på plan og analyse deles ut i møtet. Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, som dokumenteres i en overordnet analyse, jf. forskrift om kontrollutvalg 10: Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de om utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll) og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Valdres er tenkt gjennomført i kommende fireårsperiode. Det orienteres om prosessen og diskuteres fremdrift i møtet. Kontrollutvalget ber Kommunerevisjon IKS utarbeide overordna analyse for, og deretter plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2017-2020. Planen skal legges frem for kommunestyre for behandling før 31.12.2016. Behandling i møte Revisjonssjefen gjennomgikk prosessen med overordnet risikoanalyse og planen. Vedtak Som forslaget, enstemmig. Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 5
Sak 05/2016 Kontrollrapport 2015 ang. skatteoppkreverfunksjonen Vang kommune : Skatteoppkreverfunksjonen for gjennomføres av skatteoppkreveren for Valdres. Rapporten konkluderer med at skatteoppkreverfunksjonen er gjennomført og som viser et tilfredsstillende resultat mht. innkrevingsresultat for kommunen. Vurderinger: Rapporten konkluderer med at skatteoppkreverfunksjonen er godkjent. Kontrollutvalget tar kontrollrapporten om skatteoppkreverfunksjonen 2015 til orientering. Behandling i møtet Vedtak Som forslaget, enstemmig. Diskusjons- og orienteringssaker: Tilbakemelding på løpende revisjon, brev fra Kommunerevisjonen Brev om grunnlag for husholdningsrenovasjon Revisjonsbrev 1/2016 til Valdres Natur og Kulturpark Revisjonsbrev 1/2016 til Valdres kommunale renovasjon Revisjonssjefens erklæring om uavhengighet og habilitet Kontroll og tilsyn: Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekter i. Møtet var lukket under dette tema med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24 Vang, 10.05.2016 Finn Helge Lyster Sekretariatsansvarlig Kopi sendt: Ordfører og Rådmann og postmottak Møtebok godkjent: Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 6
Bjørn Bjørnseth Jorunn Karlsen Håkon Offergaard Jevne Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 7