Referat fra felles DF-møte: fusjonsprosessen NVH-UMB Sted: Cirkus UMB Tid: Onsdag den 27.11.2013, kl. 09.30-12.00. Til stede: Fra tjenestemannsorganisasjonene og hovedverneombud: Kurt Johansen, Parat UMB Lise Thoen, HVO UMB Anne Gravdahl NTO UMB Marit Nesje, Forskerforbundet NVH Greta ndahl, Parat NVH Signe Kroken, NTL UMB Mette Wik Forskerforbundet UMB Birger Svihus, Forskerforbundet UMB Gry T. Jæger, HVO NVH Borghild Hillestad, Akademikerne UMB Fra arbeidsgiversiden: Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa, UMB(møteleder) Administrerende direktør Birger Kruse, NVH Personal og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot, UMB Personalsjef Torborg Storaas, NVH Avdelingsleder Hans Gran, NVH Økonomisjef Jan Aldal NVH (FS-152/2013) Fra Sekretariatet: Sekretariatsleder Jan Olav Aasbø Referent: Anne Marie Bjørkeng, UMB Saksliste: **** 126/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste 127/2013 Referat fra DF-møtet 25.10.2013 128/2013 Utkast til tilpasningsavtale for NMBU- første drøfting D 129/2013 Organisering av enheter på avdelingsnivå F 130/2013 FS150-/13 Orientering fra Sekretariatsleder 131/2013 FS-152/13 Budsjett NMBU 2014 D 132/2013 FS-153/13 nstruks for økonomiforvaltningen ved NMBU 133/2013 FS-154/13 Etablering av Sandnes Educational and Research Center, D Høyland SEARCH 134/2013 FS-155/13 Merkevarebygging og profilprogram- logo 135/2013 FS-156/13 Plan og budsjett for lansering av NMBU D 136/2013 FS-157/13 Studieprogramportefølje 2014/2018 137/2013 FS-158/13 Mandat for programråd 138/2013 FS-159/13 Senter for forskningsdriven innovasjon(sf): Orientering om initiativ til SF ved NMBU. Forslag til retningslinjer for Senter for forskningsdriven innovasjon(sf) ved NMBU 139/2013 FS-160/13 Status for implementering av administrative systemer
140/2013 FS-161/13 Status for byggeprosjektene 141/2013 FS-166/13 Orientering om val 142/2013 Eventuelt Sakspapirer ble sendt direkte fra sekretariatet den 21.11.2013, med ettersendelse av papirene til FS sak 158/13 den 25.11.13. nnkalling ble sendt fra POA UMB den 22.11.2013. Sakspapirene finnes på følgende side: http://www.lifesciences.no/forsiden/artikkel/sakslistefor-fellestyremote-fredag-29-november-2013 126/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste nnkalling og saksliste godkjennes. 127/2013 Referat fra DF-møtet 25.10.2013 Referatet er godkjent. Høringsuttalelse om endring i universitetsloven er sendt tjenestemannsorganisasjonene i dag den 27.11.2013. 128/2013 Utkast til tilpasningsavtale for NMBU- første drøfting D Universitetsdirektøren orienterte iht. utsendt forslag. Tjenestemannsorganisasjonene fikk anledning til å komme med innspill. Disse sendes skriftlig til POA v/ Bjørkeng. Det innkalles til eget forhandlingsmøte vedrørende denne saken. 129/2013 Organisering av enheter på avdelingsnivå F Saken blir likevel ikke fremlagt til forhandling nå. Universitetsdirektøren orienterte om årsaken til dette. Det vil bli fremlagt et nytt grunnlagsdokument som vil bli drøftet med tjenestemannsorganisasjonene. Personal og organisasjonsdirektøren orienterte om protokoll fra bemanningsgruppen. Det ble presisert at mht. Jan Olav Aasbø så omfattes han av en annen protokoll og skulle ikke stått i denne. Tjenestemannsorganisasjonene påpekte at man skal forhandle organisasjonen først og at innplassering i stilling skal skje iht. fremforhandlet organisasjonsstruktur. Dette er et viktig prinsipp som må ivaretas. En forhandling vil fremstå som overflødig om flere ansatte allerede er innplassert i stillinger som medfører nye seksjoner i organisasjonen. Av denne grunn kan ingen slike innplasseringer gjennomføres før vi har hatt en grundig ny gjennomgang av organisasjonsstruktur. Det ble vist til at det ikke er likebehandling ved at noen har fått en personlig avtale og andre ikke. Tjenestemanns-
organisasjonene presiserte at organisasjonskartet må forhandles og deretter skal innplassering skje. Administrasjonen bør være så liten og effektiv som mulig, slik at mest ressurser kan gå til forskning og undervisning. Viktig å ta vare på arbeidstakerne, dog bør dette ikke skape presedens for en organisering som er ineffektiv og har for mange lederstrukturer. Tjenestemannsorganisasjonene viste til en skepsis til at organiseringen av universitetsadministrasjonene gir for mange lederbokser- sett i forhold til at FS har pålagt innsparing av ressurser og at den ansattes vei til lederen blir for lang. NTL-UMB og FF-UMB er innstilt på å gå til tvisteløsning dersom man ikke blir enig i forhandlingene om organisasjonskartet. NTO støtter at hver avdeling kan forhandles for seg, når avdelingslederstillingene som er utlyst er besatt. Hovedverneombudet UMB minnet om at informasjon må gis til ansatte om omstillingsprosessen som pågår nå. 130/2013 FS-150/13 Orientering fra Sekretariatsleder Sekretariatsleder jan Olav Aasbø orienterte. Pr dato ikke avklart fra KD mht eksterne styremedlemmer og ekstern styreleder. 131/2013 FS-152/13 Budsjett NMBU 2014 Påtroppende økonomidirektør Jan Aldal og sekretariatsleder Jan Olav Aasbø orienterte. Kommentar fra Forskerforbundet om behovet for større reserver: Forskerforbundet mener det er unødvendig med store reserver da det er fullt mulig å låne av likviditetsreserven dersom uforutsette behov skulle oppstå. En slik forsiktig budsjettering som Fellesstyret legger opp til vil sannsynligvis føre til at vi står igjen med ubrukte midler på slutten av året som så må overføres til påfølgende år. Dette vil på sikt kunne føre til lavere overføringer fra KD. Hvorfor skal KD tro på våre argumenter om at vi trenger midler dersom vi ikke engang bruker det vi har? Disse midlene burde heller brukes i produksjon (forskning og undervisning) eller til vedlikehold av våre bygninger. Kommentar fra FF til forslaget om økt budsjettramme til Universitetsadministrasjonen: saksframlegget brukes
uttrykkene underbudsjettering om den budsjettpraksisen som UMB har brukt og fullbudsjettering om den praksis som har vært vanlig ved NVH. virkeligheten representerer UMB modellen en realbudsjettering, mens NVHs metode er en overbudsjettering der en sitter igjen med oppsparte midler på slutten av året. Forskerforbundet er imot at universitetsadministrasjonen på denne måten øker sin budsjettramme med 2,5 millioner og mener at disse pengene heller burde brukes aktivt i produksjon eller til vedlikehold av våre bygninger. Forskerforbundet mente også at hele ekstrabevilgningen på 6,5 millioner fra Solberg-regjeringen bør gå til instituttene. NTO viste til s. 31- og punktet som omhandler nedbemanning ved nstitutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi. Har NMBU økonomisk mulighet til å finne en annen løsning enn det som skisseres i budsjettet? NTL støtter NTOs innspill- det er viktig med gode rutiner i forhold til å finne passende arbeid i slike situasjoner. Administrerende direktør Birger Kruse redegjorde for bakgrunnen for dette. Tjenestemannsorganisasjonene pekte på at avtalte forhandlinger knytta til HTA 234 bokstav c) om ubegrunnede lønnsforskjeller ikke er en del av budsjettet og viste til at det fremgår av HTA at den aktuelle bestemmelsen krever at det er budsjettmessig dekning. Jan Olav Aasbø opplyste at FS vil komme tilbake til dette. 132/2013 FS-153/13 nstruks for økonomiforvaltningen ved NMBU Tjenestemannsorganisasjonene stiller spørsmål ved behovet for å opprette en ny enhet for å ivareta internkontroll /revisjon, når NMBU vil bli gjenstand for grundig oppfølging fra Riksrevisjonens side og også sett i forhold til NMBUs størrelse, 133/2013 FS-154/13 Etablering av Sandnes Educational and Research Center, Høyland SEARCH Sekretariatsleder Jan Olav Aasbø orienterte. FF UMB: Stiller spørsmål ved hva man faglig får ut av å bygge opp en slik virksomhet innen humanmedisin. Dette
burde vært utredet bedre, dvs. hvordan man skal lykkes med dette prosjektet og om det er strategisk klokt. NTO viste til at risikoen er liten og at NMBU bør satse på slike samarbeidsprosjekter. Viktig at NMBU i fremtiden samarbeider med omverdenen. Det kan skade NMBUs omdømme å trekke seg ut av prosjektet nå. Parat: Peker på at det kan fremstå som underlig at NMBU ønsker å inngå slike konsortium avtaler som ikke forplikter samarbeidspartnerne. 134/2013 FS-155/13 Merkevarebygging og profilprogram- logo Universitetsdirektøren orienterte om at saken presenteres på FS møte den 29.11.13. og allmøte den 4.12.13. 135/2013 FS-156/13 Plan og budsjett for lansering av NMBU D FF UMB- stilte spørsmål ved om man ikke burde velge andre aviser enn Nationen når man skal synliggjøre fusjonen og NMBU. 136/2013 FS-157/13 Studieprogramportefølje 2014/2018 137/2013 FS-158/13 Mandat for programråd Personal og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot orienterte. FF UMB: Viktig at man ser på mulighetene for synergier mellom de to fusjonerende enhetene, hvor formålet er å bli bedre. De formelle strukturene slik de er beskrevet bør avklares. 138/2013 FS-159/13 Senter for forskningsdriven innovasjon(sf): Orientering om initiativ til SF ved NMBU. Forslag til retningslinjer for Senter for forskningsdriven innovasjon(sf) ved NMBU FF UMB: Det må avklares/redegjøres for hvilke forpliktelser man kan påta seg i andres SF og hva slags støtte man kan forvente fra NMBU når man er med i andres SF.
139/2013 FS-160/13 Status for implementering av administrative systemer NTO viste til at det er viktig at man har en lempelig holdning til Agresso i en startfase. Akademikerne stilte spørsmål ved om man vil ha samme policy mht nedlasting av programmer- er det endringer til måten man ser på dette nå i forhold til tidligere? FF pekte på at det må på plass gode ordninger slik at det blir lett for ansatte å håndtere overgangen til NMBU i forhold til kontakt med eksterne samarbeidspartnere ved bruk av e-poster. Dette for lette situasjonen for bl.a. forskere og andre som har stor grad av ekstern kommunikasjon. 140/2013 FS-161/13 Status for byggeprosjektene 141/2013 FS-162/13 Orientering om val. 142/2013 Eventuelt