1 / 26 GODKJENT AV: Navn Rolle Stilling Dato Mal Malversjon godkjent 10.01.11 1.1
2 / 26 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 4 2 PROSJEKTETS NAVN OG PROSJEKTEIER... 4 3 BAKGRUNN FOR OG MÅL MED PROSJEKTET... 4 3.1 BAKGRUNN... 4 3.2 MÅL... 5 4 VURDERING AV MÅLOPPNÅELSE... 5 5 GJENNOMFØRING OG LEVERANSER... 6 5.1 GJENNOMFØRING I FORHOLD TIL PROSJEKTPLAN... 6 5.1.1 Tid... 6 5.1.2 Kost... 8 5.1.3 Kvalitet... 9 5.1.4 Risiko... 9 5.1.5 Endringshåndtering... 9 6 PROSJEKTORGANISERING OG RESSURSDISPONERING... 10 6.1 ORGANISERING AV PROSJEKTET... 10 6.1.1 Styringsgruppe... 10 6.1.2 Program for regional klinisk dokumentasjon (RKD)... 11 6.1.3 Prosjektledelse... 11 6.1.4 Delprosjekt Løsning... 11 6.1.5 Delprosjekt EDS... 13 6.1.6 Delprosjekt Operasjonsplan... 14 6.1.7 Delprosjekt Digital samhandling... 15 6.1.8 Delprosjekt Integrasjoner/teknisk... 18 6.1.9 Delprosjekt Test... 19 6.1.10 Forankring, samarbeid og kommunikasjon... 21 7 GEVINSTREALISERING... 21 8 OVERFØRING TIL LINJE... 22 9 VIKTIGE ERFARINGER... 24 9.1 POTENSIALE FOR FORBEDRING:... 25 9.2 ANBEFALES VIDEREFØRT:... 26
3 / 26 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent av 1.0 05.06.14 Alle 0.4 20.06.14 Alle Yrjan Schaug 0.5 21.06.14 Utkast sendt til Halfrid Waage og Benedicte Børge-Ask 0.7 22.06.14 Rettinger og innspill på hele dokumentet Halfrid Waage og Benedicte Børge-Ask 0.7-0.8 23.06.14 Kvalitetssikring og innspill Øyvind Tobiassen Halfrid Waage Yrjan Schaug Benedicte Børge-Ask 0.89 24.06.14 Sendt til SG for godkjenning (utenom 5.1.2 kost, som godkjennes i Q3 2014). 0.92 25.06.14 Godkjent, utenom 5.1.2 - kost 0.95 5.1.2 kost 8 overføring til linje VEDLEGG: Ny Endring i tabell 10 Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Dato 1 Delprosjekt Løsning 1.0 2 Delprosjekt Integrasjon/teknisk 3 Delprosjekt Test 1.0 4 Delprosjekt EDS 1.0 5 Delprosjekt Operasjonsplan 1.0 6 delprosjekt Digital samhandling 1.0
4 / 26 1 SAMMENDRAG Prosjektperioden for DIPS Fase 2 har vart fra august 2013 - juni 2014. Prosjektet har lagt til rette for optimalisering av DIPS PAS/EPJ løsningen, og sikret innføring av ny funksjonalitet. Flere nye fagsystemer er integrert med DIPS og det er gjort utbedringer på teknisk løsning for å sikre målet om bedre pasient-/informasjonsflyt. Gjennom arbeidet med digital samhandling har STHF og Betanien tatt et langt steg i retning av elektronisk utveksling med primærhelsetjenesten. Organisatorisk har prosjektet bestått av 6 delprosjekter. Delprosjektene har vært sammensatt tverrfaglig med ressurser fra STHF, Betanien, Sykehuspartner og DIPS/Deloitte. Prosjektet har vært nødt til å redusere omfang underveis innen digital samhandling og integrasjoner, i hovedsak grunnet avhengighet til regionale prosjekter og 3 partsleverandører. Det har vært behov for noen forskyvinger av sentrale milepæler. Prosjektet har likevel levert justert omfang innenfor total tidsramme. Reduksjon av omfang har vært mye av årsaken til underforbruk i budsjetterte kostnader. Formålet med denne sluttrapporten er å gi en oppsummering av prosjektgjennomføringen, samt beskrive erfaringer det er viktig å ta med seg videre i lignende prosjekter. For utfyllende informasjon vises det også til delprosjektenes sluttrapporter. 2 PROSJEKTETS NAVN OG PROSJEKTEIER Prosjektets navn har vært, og prosjekteier har vært Administrerende direktør STHF, Bess Margrethe Frøyshov. 3 BAKGRUNN FOR OG MÅL MED PROSJEKTET 3.1 Bakgrunn 13.mai 2013 gjennomførte STHF og Betanien systembytte fra journalsystemene IMX Lege/Infomedix/BUP data til DIPS PAS/EPJ. Systembyttet ble gjennomført som et organisasjonsutviklingsprosjekt, noe som innebar store endringer i arbeidsprosesser for sluttbrukerne ved de to sykehusene. Til sammen ble det etablert i overkant av 200 nye/endrede arbeidsprosesser, samt gjennomført opplæring av ca. 3000 ansatte. Fase 1 var i all hovedsak et systembytte med tilhørende arbeidsprosesser. For å ta et ytterligere steg mot å realisere gevinster har det vært viktig å fortsette arbeidet med å stabilisere den allerede etablerte løsningen, samt å videreutvikle og forbedre arbeidsprosesser med mål om bedre pasient/informasjonsflyt. I tillegg hadde sykehusene behov for ytterligere integrasjoner mot andre spesialistsystemer, og ikke minst behov for å ta i bruk ytterligere funksjonalitet etter oppstart. Disse aktivitetene ble vedtatt gjennomført som et prosjekt, basert på samme modell og ide som DIPS Fase 1.
5 / 26 3.2 Mål Direktivet for DIPS fase 1 beskrev seks overordnede effektmål. Innføringen av et nytt PAS/EPJ i seg selv var ett steg på veien mot å realisere disse. For DIPS fase 2 ble derfor disse seks overordnede effektmål videreført: Bedre pasientbehandling; kvalitet, sikkerhet og effektivitet God informasjonssikkerhet Effektive og standardiserte arbeidsprosesser God og tilgjengelig styringsinformasjon Bedre samhandling God og forutsigbar teknisk drift og forvaltning På bakgrunn av disse overordnede målene ble det utarbeidet følgende resultatmål for DIPS fase 2: Nummer Resultatmål 1 EDS skal være rullet ut ved alle døgnenheter ved STHF og Betanien 2 DIPS operasjonsplan skal være tatt i bruk ved alle relevante enheter ved STHF og Betanien 3 Begge sykehus skal ha innført tjenestebasert adressering, som åpner for full bredding av elektroniske epikriser og henvisninger 4 Alle svarmeldinger skal være migrert til regional meldingsplattform, og Amtrix skal være avviklet 5 PLO meldinger skal være innført til alle kommuner som har lagt til rette for dette 6 Arena sengepostliste skal være tatt i bruk ved akuttmottak i Skien og på Notodden 7 Optimaliseringstiltak skal være gjennomført i henhold til plan for DP løsning (ref. kapittel 3.2.1 i direktiv) 4 VURDERING AV MÅLOPPNÅELSE Av tabell 1 fremgår en beskrivelse/vurdering av prosjektets måloppnåelse. Tabell 1 Vurdering av prosjektets måloppnåelse Resultatmål for fase 2 Nummer Resultatmål Vurdering av måloppnåelse 1 EDS skal være rullet ut ved alle døgnenheter ved EDS innført på alle døgnenheter og Dialyse. Rjukan ikke STHF og Betanien innført etter klinikkens eget ønske. 2 DIPS operasjonsplan skal være tatt i bruk ved alle relevante enheter ved STHF og Betanien 3 Begge sykehus skal ha innført tjenestebasert adressering, som åpner for full bredding av elektroniske epikriser og henvisninger 4 Alle svarmeldinger skal være migrert til regional meldingsplattform, og Amtrix skal være avviklet Resultatmål vurderes som oppnådd. DIPS Operasjonsplan er innført på sykehusene i Skien, Porsgrunn, Notodden, Rjukan, Kragerø og Betanien Resultatmål vurderes som oppnådd. STHF og Betanien har klargjort sine adresser som er distribuert i NHN adresseregister. Resultatmålene for prosjektet er oppnådd. Det er pilotert Flexlab og Sympathy svarmeldinger mot to legekontor. Pga. tekniske utfordringer er det ikke klargjort for pilotering av AGFA i prosjektperioden. Bredding (videre utrulling) med flere legekontor har derfor
6 / 26 5 PLO meldinger skal være innført til alle kommuner som har lagt til rette for dette 6 Arena sengepostliste skal være tatt i bruk ved akuttmottak i Skien og på Notodden 7 Optimaliseringstiltak skal være gjennomført i henhold til plan for DP løsning (ref liste i kap. 3.2.1) ikke vært mulig. Amtrix var planlagt avviklet, men på grunn av tekniske utfordringer har ikke dette vært mulig å gjennomføre, og dette ble derfor tatt ut av prosjektet. Resultatmål er kun delvis oppnådd Prosjektet har innført for alle kommuner som er klargjort for elektronisk meldingsutveksling. 15 av 18 kommuner har dermed utveksling av elektroniske pleie- og omsorgsmeldinger med STHF. For Betanien har tekniske hindringer vært i veien Disse ble avklart sent i prosjektet, men man rakk å teste 15 av 18 kommuner, og innføring av elektroniske pleie- og omsorgsmeldinger for Betanien gjøres til høsten 2014(overleveres). Resultatmålene for prosjektet er oppnådd. Arena sengepostliste er innført på Akuttmottaket på Skien. Notodden ønsket ikke å ta i bruk DIPS Arena sengepostliste. Resultatmål er oppnådd Alle resultatmål er gjennomført med unntak av rapportveileder som er tatt ut av omfanget 26.02.14 grunnet en vurdering av ressursutfordringer i forhold til de oppgaver som skulle gjennomføres Med bakgrunn i reduksjon av omfang er resultatmål oppnådd. 5 GJENNOMFØRING OG LEVERANSER 5.1 Gjennomføring i forhold til prosjektplan I det følgende gid det en beskrivelse av tid, kost, kvalitet, risiko og endringshåndtering. 5.1.1 Tid I tabell 2 fremgår en oversikt over planlagt fremdrift vs. faktisk fremdrift i prosjektperioden. Tabell 2 Planlagt versus faktisk fremdrift DIPS Fase 2 Milepæl Dato planlagt Faktisk dato Overordnet Planleggingsfasen 12.09.13 12.09.14 Når B4 beslutning foreligger for Fase 2 16.09.13 16.09.13 Når Fase 2 er avsluttet 25.06.14 26.06.14 DP Løsning Når tiltak er implementert i organisasjonen 30.04.13 30.04.14 Når DIPS Arena sengepostliste er implementert ved STHF 31.01.14 12.03.14 Når skanningsliste er godkjent i journalutvalget 31.03.14 26.02.14 Når EPJ dato er oppnådd (Betanien) 31.03.14 03.04.14 1 DP EDS Når EDS er ferdig konfigurert og klar til test 28.10.13 28.10.13 Når EDS pulje 1 er produksjons satt 02.12.14 02.12.14 Når utrulling på alle enheter er gjennomført 06.06.14 06.06.14 DP Operasjonsplan Når konfigurasjon er ferdig og klar for test 06.12.13 10.12.13 1 Løsning overlevert Betanien 03.04.14. Se sluttrapport DP løsning, kap. 5.2.1 for detaljer.
7 / 26 Når Operasjonsplan er produksjons satt ved Rjukan/Notodden/Kragerø 17.02.14 17.02.14 2 Når Operasjonsplan er produksjons satt ved Betanien 03.03.14 03.03.14 Når Operasjonsplan er produksjons satt ved Skien/Porsgrunn 17.03.14 17.03.14 Digital samhandling PLO Når pilot med første kommune er gjennomført 30.11.13 04.03.14 PLO Når overlevering til forvaltning er gjennomført 20.06.14 17.06.14 Epikrise Når oppfølgingsaktiviteter av delprosjekt mot aktuelle legekontor er 15.06.14 31.12.13 gjennomført Når STHF og Betanien har klargjort tjenester som skal publiseres gjennom NHN 30.09.13 28.10.14 (STHF) 19.05.14 (Betanien) Når elektroniske svar er produksjonssatt på ny integrasjonsplattform 25.03.13 25.11.13 (pilot) DP Teknisk/Integrasjoner Når pulje 1 integrasjoner er overlevert til drift 5 03.12.13 15.06.14 Når pulje 2 integrasjoner er overlevert til drift 6 10.01.14 15.06.14 Når pulje 3 integrasjoner er overlevert til drift 6 01.02.14 15.06.14 Når pulje 4 integrasjoner er overlevert til drift 20.03.14 15.06.14 Når lokal klienttrafikk for DIPS er kryptert 15.12.13 N/A 3 Når lesetilgang ved bortfall av Digiplex er sikret 25.03.14 N/A 4 Test Når overordnet testplan er godkjent 09.09.13 03.10.13 Når siste testrapport er godkjent 14.03.14 20.06.14 Løsning: Har opprettholdt fremdrift så å si etter plan med unntak av Arena sengepostliste. I forhold til opprinnelig planlagt implementering 31.01.14, ble dette utsatt til 12.03.14. Hovedgrunnen til dette var at det ble gjennomført en omfattende prosess i forhold til vurdering av funksjonalitet, og delprosjektet anbefalte i samråd med akuttmottak å utsette oppstart. EDS og Operasjonsplan: Fremdrift i henhold til plan. Digital samhandling: Det har vært krevende å følge planlagt fremdrift i delprosjektet digital samhandling og det har vært store forsinkelser hele veien. Delprosjektet har vært helt avhengig av Regionalt prosjekt Digital samhandling og leverandører av EPJ i kommuner. Prosjektet har hatt en tett dialog underveis, men fremdriften har i realiteten vært styrt de eksterne partene. Integrasjoner: Det har vært krevende å følge planlagt fremdrift i delprosjekt Teknisk/integrasjoner og det har vært store forsinkelser hele veien. I tillegg har det vist seg at målsetningen for flere av integrasjonene ikke var realistiske eller hensiktsmessig å gjennomføre. Det er flere grunner til dette: Kost-nytte forhold var ikke tilstrekkelig for implementering av funksjonalitet 2 Kragerø ønsket å utsette oppstart 1 uke, startet 24.02.14 3 Se sluttrapport delprosjekt Teknisk/Integrasjoner for detaljert beskrivelse 4 Se sluttrapport delprosjekt Teknisk/Integrasjoner for detaljert bekskrivelse 5 Pulje 1 Integrasjoner: Nissy, Portør Com 6 Pulje 2 og 3 Integrasjoner: GoTreatIt folkeregisteroppslag, Agfa RIS DIPS statusmelding, DIPS- Agfa RIS Pop Up, DIPS Flexlab rekvisisjon LID, DIPS Fastlegeregister, Redundant applikasjonsserver
8 / 26 Funksjonalitet var/er tatt hånd om og implementert av andre prosjekter Funksjonalitet er overført til andre prosjekter Alle endringene er behandlet som endringshåndtering og behandlet i prosjektets styringsgruppe. 5.1.2 Kost Prosjektets regnskap er avsluttet. I den forbindelse ble det gjort en grundig regnskapsmessig vurdering av budsjettet for å se om en større del av arbeid og leveranser skaper varige verdier og dermed kan aktiveres. Det er samtidig vurdert hvorvidt finansieringen for de ulike arbeidene og leveransene skal være regional eller lokal. På bakgrunn av denne gjennomgangen ble det konkludert med at 1,3 MNOK av den lokale finansieringen reklassifiseres fra direkte kostnadsføring til investering. Dette er knyttet til delprosjekt Løsning, hvor Arena sengepostliste medfører bygging av en ny løsning og dermed inngår i investeringene lokalt. Vurderingene er tuftet på Helse Sør-Øst RHF sine økonomirutiner for IKT-prosjekter skillet mellom driftskostnader og investeringer. Tabellen nedenfor inneholder resultat sett opp mot justert budsjett. DIPS Fase 2, inklusive forprosjekt, leverer totalt sett 18 MNOK under budsjett. Kostnader fordeles mellom Betanien Hospital og Sykehuset Telemark HF etter samme nøkkel som i fase 1, dvs henholdsvis 6,7 % og 93,3 %, med unntak av enkelte anskaffelser og aktiviteter som bare har begunstiget det ene helseforetaket. Fase Delprosjekt Finansieringskilde Finansieringsform Regnskap Budsjett Avvik Forprosjekt Innføring DIPS STHF fase 2 Regional Investering 1 093 685 2 224 694-1 131 009 Gjennomføring Prosjektledelse og fellesfunksjoner Lokal Drift 5 414 487 5 724 995-310 508 Gjennomføring Prosjektledelse og fellesfunksjoner Regional Investering 3 329 201 4 876 847-1 547 646 Gjennomføring Løsning Lokal Investering 1 183 478 1 655 408-471 930 Gjennomføring Løsning Lokal Drift 5 939 144 5 662 000 277 144 Gjennomføring EDS Lokal Drift 4 648 744 7 313 279-2 664 535 Gjennomføring Operasjonsplan Lokal Drift 531 615 1 387 884-856 269 Gjennomføring Operasjonsplan Regional Investering 4 852 622 5 136 546-283 924 Gjennomføring Digital samhandling Lokal Drift 1 759 602 3 810 982-2 051 380 Gjennomføring Integrasjon/teknisk Regional Investering 3 794 026 11 482 211-7 688 185 Gjennomføring Test Lokal Drift 1 089 778 1 600 785-511 007 Gjennomføring Test Regional Investering 670 071 1 363 632-693 561 Totalsum 34 306 452 52 239 263-17 932 811 Det er til dels store avvik for delprosjektene. Dette dreier seg i hovedsak om: I EDS ble opplæringen i nesten utelukkende gjennomført av interne ressurser, slik at konsulentbruken ble mindre enn forutsatt. Etter klinikkens eget ønske ble EDS ikke innført på Rjukan i prosjektperioden. I delprosjekt digital samhandling gjorde tekniske årsaker det umulig å bredde svarmeldinger fra fagsystemene Sympathy og Flexlab til legekontor. Det var heller ikke mulig å få pilotert svarmeldinger fra Agfa. Overgang fra Amtrix til regional meldingsplattform ble ikke realisert. Videre var det noe restanse på PLO-meldinger, dels på grunn av tekniske utfordringer, dels på grunn av at kommunene ikke var klare.
9 / 26 Innenfor delprosjekt integrasjoner ble omfanget betydelig redusert i løpet av prosjektperioden, i.e. fra 15 til 8 integrasjoner. Av de resterende 8 integrasjoner som prosjektet skulle levere ble 6 ferdigstilt og overlevert. Produksjonssetting av 8-sifret LID, samt Agfa statusmeldinger ble overleveres til forvaltning. Ulike årsaker gjorde at integrasjoner ikke var mulig å realisere. Redusert omfang i delprosjekt test er en konsekvens av redusert omfang i andre delprosjekter. I tillegg til det som fremkommer av prosjektregnskapet, har sykehusene hatt et ikke ubetydelig inntektstap knyttet til opplæring av ansatte, redusert drift og bortfall av aktivitet/inntjening. 5.1.3 Kvalitet Prosjektet har videreført kvalitetsrutiner fra fase 1. Det er i prosjektet utarbeidet en detaljert plan over de ulike leveranser. Denne planen viser en oversikt over og beskrivelse av kvalitetssikringsprosessen knyttet til hver enkelt leveranse i prosjektet, samt hvem som godkjenner disse. 5.1.4 Risiko Prosjektet har videreført rutiner for identifisering, oppfølging og rapportering av risiko fra fase 1. Totalt gjennom prosjektperioden er det identifisert 84 prosjektrisiki. Risiki er rapportert fra delprosjektledere til prosjektledelsen i ukentlig statusrapporteringer. Ved prosjektets slutt er alle prosjektrisiki eliminert. I oktober 2013 ble det gjennomført møter mellom prosjektet, Teknologi og ehelse, samt Sykehuspartner for å iverksette ROS-analyse. Det ble vurdert hvilke områder som var gjenstand for risiko og sårbarhetsanalyse, og håndtering av dette videre. Leveransen på enkelte områder har uteblitt til tross for purringer fra prosjektleder. RKD har vært involvert i problemstillingen og har adressert dette til aktuell instans i forhold til forbedring av prosessen generelt. Prosjektledelsen har samlet de vurderinger som foreligger, og vil i dialog med Teknologi og ehelse ved STHF diskutere hvordan organisasjonen skal håndtere dette videre. 5.1.5 Endringshåndtering Prosjektet har hatt rutiner for endringshåndtering. Endringer i omfang og ressursbruk for delprosjektene, som ikke har påvirket direktivet, er endringshåndtert og godkjent av prosjektleder. Endringshåndteringer som omfatter større endring av tid, kostnad eller kvalitet er meldt som sak og behandlet av Styringsgruppen.
10 / 26 6 PROSJEKTORGANISERING OG RESSURSDISPONERING 6.1 Organisering av prosjektet Av figur 1 fremgår planlagt struktur for og prosjektorganisering av DIPS Fase 2. Prosjekteier Styringsgruppe Program Journalutvalg Lokal forvaltning SP - forvaltning Prosjektleder Benedicte Børge Ask/Halfrid Waage Ass. Prosjektleder SP Øyvind Tobiassen Ass. Prosjektleder DIPS Yrjan Schaug DP Løsning Elisabeth Sagafos DP EDS Liv Torunn Myrene DP Operasjonsplan Bjarne Lia DP Digital samhandling Ulf K. Rønneberg Dp Integrasjoner/ teknisk Esben Kristoffersen/Øyvind Tobiassen DP Test Gyda Riis/Olaug Haslemoen Figur 1 DIPS Fase 2, prosjektorganisering Prosjektet har vært organisert i 6 ulike delprosjekt. Delprosjektledere har hatt ansvar for å styre delprosjektet innenfor fastsatte rammer (tid, kost og kvalitet). Delprosjektledere har i ukentlig møter rapportert status til prosjektleder på blant annet tid, kost, kvalitet, ressurser og risiko. 6.1.1 Styringsgruppe Ved prosjektstart besto Styringsgruppen av følgende deltakere: Navn Halfrid Waage Agnete Dalevoll Anlaug Botnen Berit Kvarø Unhammer Kirsten Ekeland Harald Strøm Inger Ann Aasen Tine Benedicte Sand Wirsching Terje Danielsen Tor Arne Viksjø Kjell Arne Grøtting Bengt D. Nilssen Bengt Nilssen Stilling/rolle Styringsgruppeleder, Fagdirektør STHF Styringsgruppemedlem, Kirurgisk klinikk Styringsgruppemedlem, Medisinsk klinikk Styringsgruppemedlem, Klinikk Notodden/Rjukan Styringsgruppemedlem, Psykiatrisk klinikk Styringsgruppemedlem, IKT sjef STF Styringsgruppemedlem, NSF Styringsgruppemedlem, Sykehuspartner Administrerende Direktør Betanien Hospital Administrerende Direktør DIPS Observatør, Program for Digital Samhandling Observatør, Program for Regional Klinisk Dokumentasjon Observatør, HSØ Fra 01.04.14 ble det gjort en del endringer i prosjektledelse og Styringsgruppe. Endringene har vært: Prosjektleder Benedicte Børge Ask gikk over i ny stilling, Halfrid Waage gikk ut av SG Terje Danielsen gikk inn som styringsgruppeleder Bengt Nilsen gikk ut av SG som observatør og Benedicte Børge Ask, nå som prosjektleder for Regional Klinisk Dokumentasjon i HSØ, gikk inn som observatør i SG
11 / 26 Kjell Arne Grøtting ble erstattet av John Vestengen. Gjeldende fra 12.03.14 For mer detaljer vises det til Styringsgruppesak 07-03 som ble godkjent av SG i mars 5. Styringsgruppemøter har vært gjennomført månedlig fra prosjektstart til og med juni 2014. Samarbeidet med styringsgruppen har vært konstruktivt og positivt. 6.1.2 Program for regional klinisk dokumentasjon (RKD) Prosjektet har vært regionalt finansiert, og dermed en del av prosjektporteføljen til Program for Regional Klinisk Dokumentasjon i HSØ. Prosjektledelsen har hatt dialogmøter med programledelsen hver 14 dag gjennom hele prosjektperioden. Skriftlig statusrapportering har blitt gjennomført en gang i måneden. Programleder frem til 01.04 var Bengt Nilssen, deretter har Benedicte Børge-Ask vært programleder. 6.1.3 Prosjektledelse Benedicte Børge-Ask frem til 01.04.14 deretter Halfrid Waage, Prosjektleder (STHF) Øyvind Tobiassen, Ass. Prosjektleder (Sykehuspartner) Yrjan Schaug, Ass. Prosjektleder,(DIPS/Deloitte) Elisabeth Sagafos, DPL Løsning (Betanien) Bjarne Lia, DPL Operasjonsplan (STHF) Gyda Riis ut mars, deretter Olaug Haslemoen, DPL Test (Sykehuspartner) Esben Kristoffersen til mars, deretter Øyvind Tobiassen, DPL Integrasjoner/teknisk (Sykehuspartner) Ulf Kristian Rønneberg, DPL Digital samhandling (STHF) Liv Torunn Myrene, DPL EDS (STHF) Prosjektet har også samarbeidet med og jevnlig informert Direktørens ledergruppe ved STHF om prosjektet, fremdrift og relevante problemstillinger. I tillegg har prosjektleder orientert styret ved STHF. 6.1.4 Delprosjekt Løsning Arbeidet i Delprosjekt Løsning har blitt ledet av Elisabeth Sagafos. I tabell 3 fremkommer det en beskrivelse av resultatmål for delprosjektet og vurdering av måloppnåelse. Tabell 3 Vurdering av måloppnåelse DP Løsning Vurdering av måloppnåelse resultatmål Resultatmål Vurdering av måloppnåelse 1. Stabilisering/Optimalisering: a. Stabilisere og optimalisere innført DIPS PAS/EPJ løsning mht utvalgte fokusområder DP Løsning har i henhold til besluttede områder, slik dette fremgår av delprosjektets direktiv, stabilisert og optimalisert DIPS PAS/EPJ løsningen. Endringer i omfanget av optimaliseringsområder er tatt høyde for gjennom endringsanmodning til prosjektledelsen. Se sluttrapport Løsning for detaljert beskrivelse av leveransene. 5 Sak 07-03 Endringer i roller og oppgaver for prosjektledelse fase 2 versjon 1.0
12 / 26 2. Skanning: a. Etablering av en Full elektronisk pasientjournal ved Betanien Hospital b. Kvalitetssikring av dokumenttyper som skannes til DIPS ved STHF 3. Arena sengepostliste: a. Erstatte dagens støttesystem for registrering/triagering ved Akuttmottak (STHF) med Arena sengepostliste I løpet av prosjektperioden har DP Løsning faglig og juridisk kvalitetssikret skanningslisten ved STHF, herunder skanningsliste for pasientrelatert innkommende post og produksjon skanningslisten. En detaljert beskrivelse av kvalitetssikringsprosessen fremgår av arbeidsgruppens sluttrapport («Kvalitetssikring av skanningsliste ved STHF v 1.0). DP Løsning har i tillegg faglig og juridisk kvalitetssikret skanningslisten ved Betanien og overlevert anbefalinger til arbeidsprosesser for Full EPJ ved sykehuset. En detaljert beskrivelse sistnevnte fremgår av sluttrapporten «Arbeidsprosesser Full EPJ Betanien v 1.0». Se sluttrapport Løsning for en oppsummering av leveransene fra arbeidsgruppen Skanning. DIPS Arena sengepostliste er blitt implementert og har erstattet IMATIS Visi/elektronisk whiteboard ved Akuttmottaket på STHF. Arena sengepostliste anvendes i forhold til øyeblikkelig hjelp innleggelser og elektive innleggelser i akuttmottaket. Løsning har gjennomført målinger av definerte gevinstindikatorer både før (0-linjemålinger), under (mellommålinger) og kort tid etter implementering av optimaliseringstiltak(1- linjemålinger). Oversikt over resultater fra 0- og 1-linjemålinger, samt anbefalinger til oppfølging på sykehusnivå og klinikknivå er gjort kjent for Direktørens ledergruppe og for klinikk og seksjonsledere ved STHF og Betanien. Presentasjonene ansees som gode verktøy for videre oppfølging av optimaliseringstiltak knyttet til aktuelle områder. Løsning har gjennomført en rekke opplæringstiltak ute i klinikkene, men har opplevd at oppmøte har vært varierende. Dette reflekteres i kartleggingsresultatene, der man ser fremgang på enkelte områder, mens andre områder er lik eller forverret fra før man startet optimaliseringsarbeidet. Dette må også sees i lys av at organisasjonen har vært gjennom en krevende situasjon både økonomisk og organisatorisk, noe som kan ha vært et forstyrrende element for stabilisering- og optimaliseringsarbeidet. Likevel har mange STHF og Betanien ansatte gjennom prosjektperioden opparbeidet seg betydelig kunnskap om arbeidsprosesser/arbeidsflyt og dokumentasjon i DIPS. Det er i tillegg lagt et godt grunnlag for videre oppfølging av dette arbeidet i samarbeid mellom Funksjonell forvaltning, superbrukere, ledere og sluttbrukere. Skanning: Prosjektet har gjennom faglig og juridisk kvalitetssikring av skanningsliste ved Betanien anbefalt arbeidsprosesser for full-elektronisk pasientjournal (Full EPJ) ved Betanien. Videre ble det utarbeidet forslag til fremdriftsplan for oppnåelse av EPJ dato ved sykehuset. Dette ble overlevert til Betanien 03.04.14 i henhold til plan. I august 2013 besluttet STHF å ikke etablere Full EPJ. STHF sitt ambisjonsnivå var å gå i retning av Full EPJ gjennom en kvalitetssikret skanningsliste. Løsning har faglig og juridisk kvalitetssikret skanningsliste for innkommende post og produksjonskanning, samt revidert skanningsliste for historisk skanning. Kvalitetssikringsprosessen ble gjennomført i tett samarbeid med jurist ved Kvalitetsseksjonen på STHF, samt Fagdirektør og journalutvalget ved STHF og Betanien. Arena Sengepostliste:
13 / 26 Arena sengepostliste skulle erstatte dagens støttesystem for registering av pasientdata og registrering av triagering ved akuttmottak i Skien og Notodden. Gjennom første halvdel av prosjektet så Notodden at de ikke hadde det samme behov som Skien i forhold til triagering. De besluttet derfor å ikke være med videre i innføringsløpet. På akuttmottaket har overgangen til Arena sengepostliste gått bra. Rapportuttak er ett av områdene som har gitt størst gevinst, mens det fortsatt er ønske om mer funksjonalitet knyttet til DIPS Arena sengepostliste. STHF har en tett dialog med DIPS ASA på dette området og det er forventet mer funksjonalitet basert på endringsønsker ved neste oppgradering av DIPS. Etter innføringen oppsto det problemer med Context sync som førte til feilmeldinger i DIPS på alle lokalisasjoner (foruten akuttmottaket). Dette opplevde sluttbrukere som svært problematisk. Det ble jobbet intenst med å løse feilen. Feilen knyttet til Context sync ble løst etter hvert i tett samarbeid med DIPS ASA, Sykehuspartner forvaltning og en egen Task Force gruppe som ble etablert i Sykehuspartner. Det er fortsatt utfordringer rundt brukeropplevelser knyttet til ustabilitet, fryssituasjoner, ulike feilmeldinger i Dips, treghet etc. Årsaksforhold er fremdeles uavklart. Det er viktig med høyt fokus for å identifisere årsak, etablere en konkret beskrivelse av problemområder, samt iverksette nødvendige tiltak vedr ovennevnte utfordringer. Arbeidet knyttet til dette har blitt overført i linjen og ivaretas videre av Teknologi og ehelse, jf SG-sak 08/03. Samtidig ble Task Force gruppen nedlagt. Sykehuspartner ønsker at STHF og Betanien presiserer krav til ytelse i DIPS og at de kommer med en spesifikk bestilling på oppgaver og tiltak vedrørende utfordringene over. For detaljert beskrivelse av Arena sengepostliste, se sluttrapport for Arena Sengepostliste 6. 6.1.5 Delprosjekt EDS Arbeidet i EDS har blitt ledet av Liv Torunn Myrene. Hovedmålet har vært å innføre EDS på alle døgnenheter inkl. Dialysen i STHF og Betanien. I tabell 4 fremkommer delprosjektets resultatmål samt en vurdering av måloppnåelse. Tabell 4 Vurdering av måloppnåelse DP EDS Vurdering av måloppnåelse resultatmål Resultatmål Vurdering av måloppnåelse Etablert DP EDS Dette er gjennomført. Levert prosjektdirektiv for EDS Dette er gjennomført. Etablert arbeidsgrupper i DP EDS Dette er gjennomført. Forankret på alle nivå, arbeide med interessentanalyse og informasjonsplan Utarbeidet interesseanalyse for delprosjektet. Lagt informasjon ut på Pulsen, sendt ut nyhetsbrev og arrangert informasjonsmøter for EDS til andre faggrupper og ledere. Kartlagt nå- situasjon i forhold til sykepleiedokumentasjonen ut 0- linje målinger utført fra utvalgte indikatorer Identifisert gevinster Dette er gjennomført. Utarbeidet brukerveiledere/ prosedyrer for bruk av EDS Delprosjektet har utarbeidet 18 brukerveiledninger og 17 prosedyrer. Disse er publisert på TQM. Avklart med kvalitetsseksjonen/lokal forvaltning om EDS Dette ble avklart 31.10.13. forvaltning som gjelder i prosjektperioden Avklart EDS forvaltning etter utrulling med lokal forvaltning Forvaltingsplan for EDS ble presentert i direktørens 6 Arena sengepostliste versjon 1.0
14 / 26 Gjennomført opplæring av eliteinstruktører, superbrukere og brukere Avklart videreføring av EDS arbeidsgruppe Implementert regionale standarder for oppsett, prosedyrer, opplæring og forvaltning av EDS i regi av HSØ prosjekt for regional standardisering DIPS Etablert EDS referansegruppe Utarbeidet informasjonsplan Avklart samarbeid med HiT ledermøte 19.mars 2014. Dette er gjort etter plan. Dette ble avklart i september 2013, og gruppen har hatt jevnlige møter. Dette er gjennomført. Dette er gjennomført. Dette er gjennomført. Dette er gjennomført. Delprosjekt EDS implementerte elektronisk dokumentasjon for sykepleiere i henhold til utrullingsplan. Unntaket er Rjukan, som etter eget ønske besluttet å ikke innføre EDS i prosjektperioden. Det har vært totalt 8 utrullingspuljer. Puljene har omfattet til sammen ca 1 100 sluttbrukere som har gjennomført kurs. Kursene har hatt en oppmøteprosent tilsvarende 96 %. Innføring av EDS har vært et stort faglig løft, og det har vært stort engasjement hos faggruppen. Gjennom prosjektperioden har man sett behov for å følge opp enheter utover oppstartstøtte, for å sikre bistand til bruk og oppfølging av elektronisk sykepleiedokumentasjon. For at grunnlaget med arbeidsrutiner og dokumentasjon videreføres etter hensikt, er det avgjørende at ansvarlige i klinikkene sammen med forvaltning følger opp det dette videre. Se for øvrig EDS 7. 6.1.6 Delprosjekt Operasjonsplan Bjarne Lia har ledet arbeidet med innføring av operasjonsplan. Målet har vært å innføre DIPS Operasjonsplan på sykehusene i Skien, Porsgrunn, Notodden, Rjukan, Kragerø og Betanien. I tabell 5 fremkommer delprosjektets resultatmål samt en vurdering av måloppnåelse. Tabell 5 Vurdering av måloppnåelse DP Operasjonsplan Vurdering av måloppnåelse resultatmål Resultatmål Vurdering av måloppnåelse Mål oppnådd, og ny operasjonsplan er tatt i bruk ved alle lokasjoner DIPS operasjonsplan er i bruk og erstatter eksisterende systemer for operasjonsplanlegging ved sykehusene i Skien, Porsgrunn, Notodden, Rjukan, Kragerø og Betanien Opplæring gjennomført for alle brukere ved alle lokasjoner Utarbeidet brukerveiledninger Forslag til regional standard til Regional standardisering klinisk dokumentasjon (RSKD) Alle brukere har fått tilbud om opplæring Oppmøteprosent nær 100% ved sykehusene på Rjukan, Notodden, Kragerø og Betanien Oppmøteprosent i Skien/ Porsgrunn fra 88-100% i de ulike yrkesgruppene Mål vurderes som oppnådd Brukerveiledning er utarbeidet og ligger på TQM. Mål er oppnådd Forslag er overlevert til RSKD ved delprosjektets slutt. Mål er oppnådd Delprosjektet har arbeidet systematisk og tross utfordringer underveis, klart å holde fremdriften og levert i henhold til plan. Det har vært utfordrende å få tilstrekkelig med fagpersoner inn i delprosjektet, noe som gjorde at man underveis var bekymret for forankring og utarbeidelse av løsningen. Dette har delprosjektet løst ved å spille inn saker til ledergruppen for Medisinsk faglig 7 EDS versjon 1.0
15 / 26 seksjon (MFS), samt sikret et veldig godt samarbeid med klinikkledelsen i Kirurgisk klinikk. Det oppsto også en feil etter oppstart der pasienter på operasjonsprogrammet ble borte ved to anledninger. Prosjektet har gjort tiltak der noe av funksjonaliteten som utløste feilen ble fjernet, slik at ikke dette oppstår igjen. Dette omfattet funksjonalitet som ikke inngår i brukerveiledere og har således liten konsekvens for bruken av operasjonsplan. Delprosjektet har ved flere anledninger deltatt i regionale samlinger knyttet til utarbeidelse av regional løsning før operasjonsplan, og ved prosjektets slutt overlevert forslag/innspill til den regionale løsningen. Delprosjektet overleverte DIPS operasjonsplan til forvaltning 24.04.14. Ved delprosjektets slutt gjensto det noen restanser. Beskrivelse av restanser fremkommer i kapittel 8. For en mer detaljert beskrivelse av arbeidet knyttet til DIPS operasjonsplan vises det til sluttrapport Operasjonsplan 8. 6.1.7 Delprosjekt Digital samhandling Arbeidet knyttet til digital samhandling er ledet av Ulf Kristian Rønneberg. Delprosjektet har vært inndelt i tre arbeidsgrupper; Epikrise/henvisning/adressering, Migrering (KITH svarmeldinger), og Pleie- og omsorgsmeldinger. I tabellen 6 fremkommer delprosjektets resultatmål og en vurdering av måloppnåelse. Tabell 6 Vurdering av måloppnåelse DP Digital samhandling Vurdering av måloppnåelse resultatmål Resultatmål Vurdering av måloppnåelse STHF og Betanien skal motta elektronisk applikasjonskvittering på Epikrise fra alle legekontor og kommunale enheter som mottar elektroniske epikriser (fra STHF og Betanien). Vi har pr i dag ikke sumrapport som viser hvor mange legekontor vi mottar applikasjonskvittering fra. Papirsvar er fortsatt hovedforsendelse av epikrise, og det er ikke igangsatt systematisk overvåking av applikasjonskvittering på epikriseforsendelse. Utkast til lokal organisering av overvåking og rutine for slik overvåking foreligger i STHF. Ingen kommuner mottar epikriser kun elektronisk ved prosjektslutt. Papir forventes å kunne avvikles i løpet av året for legekontor og kommuner som har integrasjon med NHNadresseregister. Prosjektet anbefaler fortløpende vurderinger i linjen i forhold til avvikling av papir. STHF og Betaniens helsetjenste er publisert og i bruk i NHN adressregister Hovedtyngden av innsatsen for å få dette på plass lå hos SP (via det regionale prosjektet) og leverandører av legekontorenes EPJ, og var nært knyttet til utrulling av integrasjon for legekontor med NHN-adresseregister. Delprosjektets oppgave var i denne sammenheng å være pådriver for fremdrift, en oppgave som ble ivaretatt i forbindelse med arbeidsgruppemøtene, og ved direkte kontakt med nøkkelpersonell hos de ulike aktører. Publisert og i bruk i STHF fra nov. 2013. Torsdag 22. Mai 2014 endret Betanien Hospital i Skien til egen EDI-adresse i NHN-adresseregister. Egne tjenesteadresser for Betanien er lagt ut på NHN adresseregister, men ikke publisert. De vil bli publisert når det åpnes for innsending av henvisninger til Betanien, antatt 8 Operasjonsplan versjon 1.0
16 / 26 Primærhelsetjeneste og kommuner sender elektroniske henvisninger basert på tjenesteoppslag i NHN adresseregisteret, og mottak av henvisninger rutes riktig i arbeidsflyt KITH xml svarmelding v1.3 er innført for fagsystemene innen medisinsk biokjemi (Flexlab), patologi (Sympathy), og radiologi (Agfa), og rutes via ny integrasjonsplattform, og med mottak av applikasjonskvittering. Videre skal Amtrix integrasjonsløsningen være avviklet. Det må tas forbehold om måloppnåelse da manglende kvalitet på visning/mottak i fagsystem på legekontor og kommune kan bremse overgang til KITH xml v1.3 Elektroniske PLO meldinger er innført og breddet internt på STHF og Betanien, og mot de kommunene som er klare og forberedt for mottak/sending av PLO meldinger innen prosjektavslutning Overvåkingsløsning av applikasjonskvittering basert på tilgjengelig overvåking i fagsystemer, supplert med overvåking i Message Tracking Monitor (MTM) skal klargjøres. Dette danner grunnlag for avvikling av papirmeldinger. august 2014. Sending av elektroniske henvisninger basert på tjenesteoppslag i NHN følger omlegging til integrasjon med NHN-adresseregister i regi av OSEAN-prosjektet. Til nå har ca 60% av legekontorene i Telemark etablert integrasjon med adresseregisteret. Mottatte henvisninger i STHF rutes i riktig arbeidsflyt. Papirkopier benyttes fortsatt, men forventes å kunne avvikles i løpet av året for legekontor og kommuner som har integrasjon med NHN-adresseregister. Prosjektet anbefaler at Teknologi og ehelse driver denne prosessen videre, og vurderer avvikling fortløpende. Betanien har ikke igangsatt elektronisk mottak av henvisninger ved prosjektslutt. (Fortsatt kun henvisninger på papir) Planlagt oppstart er august 2014. Som under resultatmål 1, var delprosjektets oppgave også her å være pådriver for fremdrift. Fremdriften var avhengig av eksterne ressurser som delprosjektet ikke hadde kontroll med. Pådriverrollen ble ivaretatt i arbeidsgruppemøter, og ved direkte kontakt med nøkkelpersonell hos de ulike aktører. Pilot gjennomført for medisinsk biokjemi og patologi med to legekontor med fagsystemene SystemX og InfoDoc (Plenario) Radiologi arbeider fortsatt med feilretting inn mot disse to fagprogrammene. Både medisinsk biokjemi, patologi og radiologi har testet med Winmed 3. Pilot ikke startet for dette fagsystemet. For andre fagsystemer i legekontor, som Winmed 2 og Vision, er test stanset, pga mange feil, og at disse systemene skal fases ut. Bredding ble ikke påbegynt i prosjektperioden. For detaljer, se kap 5.3, i delprosjektdirektiv digital samhandling. For restanser se kapittel 8 i dette dokument. Resultatmålet anses som delvis oppnådd. Avvikling av Amtrix ble tatt ut av prosjektet, da avvikling av denne serveren ikke kan gjøres før alle legekontor, som i dag har elektronisk kommunikasjon med STHF, har etablert integrasjon med NHN-adresseregister. Prosjektets oppgave var å innføre elektronisk kommunikasjon av PLO-meldinger for de kommuner som var klare for dette. Alle heldøgnsposter ved STHF, både psykiatri og somatikk, har tatt i bruk PLO-meldinger. 15 av 18 kommuner sender og mottar PLO-meldinger med STHF. Dette dekker ca 80% av befolkningen. Kragerø kommune er ferdig testet, men starter meldingsutvekslingen i august 2014. Porsgrunn og Hjartdal er ikke klare ved prosjektslutt. Betanien har testet ferdig med 15 kommuner, men har måttet utsette oppstart av elektronisk sending til over ferien. Resultatmålet anses som oppnådd. Det er tatt i bruk overvåkingsfunksjoner i fagprogrammene DIPS, Agfa og FlexLab. Det er ikke overvåking i Sympathy. MTM er tatt i bruk som supplerende overvåking i forbindelse med pilot for svarmeldinger innen patologi og med.biokjemi. Nøkkelpersonell for disse to fagområdene, samt for radiologi, har fått opplæring. Prosjektet har utarbeidet forslag til rutiner for overvåking i MTM, men disse er ikke godkjent grunnet en feil i MTM. Feilen er
17 / 26 Utrede og anbefale plan for innføring av Interaktiv Henvisning og Rekvisisjon (IHR) ved STHF Rutiner for avvikshåndtering er etablert og fungerer som forutsatt meldt og rutiner vil godkjennes av systemeier for fagsystem når feilen er rettet. Videre benyttes MTM for overordnet oppfølging av PLO-meldinger. MTM er ikke tatt i bruk lokalt ved STHF for overvåking av epikriser eller henvisninger. Resultatmålet anses som oppnådd. Avvikling av papir inngikk ikke i prosjektet, men det er laget forslag til prosedyre for avviklingsarbeidet. IHR ble i prosjektperioden etablert som eget prosjekt utenfor delprosjekt Digital samhandling, ledet av seksjon Teknologi og ehelse. Dette resultatmålet utgår. Det er utarbeidet og etablert rutiner for meldingsovervåking og håndtering av nedetid for PLO-meldinger. Det er også utarbeidet rutiner for meldingsovervåking av svarmeldinger som benyttes under pilot. Utkast til meldingsovervåking av epikriser foreligger. Utkast til rutiner for overvåkning av svarmeldinger er utarbeidet. Avvikshåndtering følges opp via TQM, og som beskrevet i aktuelle delavtaler hvor bruk av elektronisk meldingsutveksling inngår. PLO-avviksmelding benyttes ikke av STHF/Betanien. Kommunene benytter PLO-avviksmelding. Epikrise/henvisning/adressering: Fremdrift og omfang har i stor grad vært styrt av det regionale adresseringsprosjektet. Prosjektet har hatt en pådriverrolle. I tillegg er det startet et arbeid med prosess rundt oppfølging av elektronisk forsendelse og hvordan dette skal overvåkes. Prosjektet har utarbeidet forslag til rutiner for dette. Denne prosessen må drives videre etter prosjektets slutt og oppgaver er adressert i overleveringsmøtet til aktuelle mottakere. Pleie og omsorgsmeldinger: STHF har tatt et stort steg i å ta i bruk elektroniske pleie- og omsorgsmeldinger. For Betanien har prosjektet bidratt med testing slik at mye av forberedelsene til oppstart av elektroniske meldinger kan starte til høsten i regi av Betanien. KITH meldinger: Prosjektet har klart å pilotere svarmelding fra Flexlab og Sympathy mot to EPJ systemer mot legekontor. Det har vært mange tekniske utfordringer her som har ligget utenfor prosjektets styring og kontroll. Tett oppfølging og dialog med det regionale prosjektet, samt aktuelle legekontor har vært viktig. Dette arbeidet har ikke hatt ønsket fremdrift og har derfor ikke klart å levere som planlagt. Oppsummert har prosjektet hatt ressurser og levert fra STHF siden, men pga. avhengighet til andre har man ikke oppnådd resultatmål som satt innledningsvis i prosjektet. Restanser og oppfølgingsoppgaver er adressert i overleveringsmøter til Seksjon for teknologi og ehelse, samt systemeier for fagsystemene (Flexlab, AGFA og Sympathy). Se for øvrig Integrasjon/teknisk 9 for mer detaljert beskrivelse. 9 Digital Samhandling versjon 1.0
18 / 26 6.1.8 Delprosjekt Integrasjoner/teknisk Delprosjektet har vært ledet av Esben Kristoffersen frem til mars. Fra mars til juni er det Øyvind Tobiassen som har vært delprosjektleder. I tabell 7 fremkommer delprosjektets resultatmål og en vurdering av måloppnåelse. Tabell 7 Vurdering av måloppnåelse DP Integrasjoner/teknisk Resultatmål Implementering av 15 integrasjoner (8 medisinsk serviceapplikasjoner, 2 kliniske spesialistapplikasjoner, 1, administrativ applikasjon og 4 kliniske fellesapplikasjoner) Vurdering av måloppnåelse resultatmål Vurdering av måloppnåelse Omfanget av integrasjoner er redusert fra 15 til 8 integrasjoner. Ulike årsaker har gjort at integrasjoner ikke er mulig å realisere. SG ble fortløpende orientert og 20.05 ble saken oppsummert og behandlet i SG. For detaljer henvises det til styringsgruppesak 10 Av de resterende 8 integrasjoner som prosjektet skal levere er 6 ferdigstilt og overlevert. De siste 2 integrasjonene er en restanse som overleveres til forvaltning. Resultatmål er delvis oppnådd Sikre høy tilgjengelighet for DIPS applikasjon. Det ble innført redundant applikasjonsserver 04.06.14. Katastrofesikre DIPS applikasjon. Dette kravet ble løftet til RKD programnivået, og løftet inn i Infrastruktur Moderniserings programmet (IMP) for videre oppfølging Kvalitetssikre lokal nødrapportmaskin. Prosjektet vurderte at det var uhensiktsmessig å ha ansvaret for det videre arbeidet i sitt mandat. Dels fordi nødvendige avklaringer og beslutninger ligger i linjen for videre fremdrift, og dels fordi lokal DIPS forvaltning ved STHF og Betanien allerede har overtatt ansvaret i praksis. Dette er avklart med sikkerhetsansvarlig ved STHF og ble tatt ut av prosjektets omfang Sikring av klienttrafikk. Etter vurdering og i enighet med seksjon for Teknologi og ehelse ved STHF, ble det besluttet å løfte dette kravet ut av prosjektet. Se endringsanmodning med begrunnelse Delprosjekt Teknisk/Integrasjon har hatt en krevende oppgave ved å følge opp og implementere alle krav knyttet til integrasjoner mellom DIPS og andre fagsystem, samt infrastrukturendringer knyttet til tilgjengelighet og sikkerhet. I tillegg har delprosjektet hatt ansvar for å følge opp alle tekniske oppgaver fra de øvrige delprosjekt, med bestilling og utplassering av PCer, SW pakking og distribusjon av DIPS klienter, samt tilrettlegging av infrastruktur for PPS. Dette har medført at oppgavene er av veldig forskjellig karakter, både i størrelse, omfang og hvor påvirkningen er, samt hvilken kompetanse som må bistå. Dette har medført at det vært omfattende og komplisert å holde fremdrift og kontroll på de ulike leveransene. I tillegg har det vært en kompliserende faktor at man har vært avhengig av leveranser fra 3. part, samt leveranser fra Integrasjonsfabrikken. Delprosjektet burde hatt høyere bemanning knyttet til styring og kontroll av det store mangfold av leveranser. Prosjektet har også hatt en for stor utskifting på kritiske nøkkelpersoner i prosjektet. Integrasjonsarkitekten ble skiftet ut etter halvført løp, noe som var uheldig i en kritisk fase i 10 Beslutningssak 09_03_Integrasjoner_endring av omfang
19 / 26 prosjektet. I tillegg gjorde man et bytte av delprosjektleder, hvor assisterende delprosjektleder overtok denne rollen med svært begrenset tid for dette arbeidet. Bestilling fra Integrasjonsfabrikken har vært krevende. Det var en forventning om at Integrasjonsfabrikken skulle ivareta nødvendig løsningsbeskrivelse, ende til ende inkludert fagsystemene. Dette ble ikke gjort. I stede ble det satt forutsetninger som prosjektet måtte klargjøre i fagsystemene, noe delprosjektet ikke var bemannet for. Under prosjektets gjennomføringsfase ble omfanget i delprosjektet vesentlig redusert. Årsaken var at det tok lang tid å klargjøre krav i forhold til hva som er mulig å realisere i de ulike systemene, og i flere tilfeller måtte man etablere et testsystem for å finne ut hva som var mulig å realisere. Man bør vurdere om man i tilsvarende prosjekt bør legge inn en tidlig kravavklaringsfase i prosjektet, hvor nødvendig kompetanse er samlet og jobber tett for å avklare krav og løsning. Se for øvrig sluttrapport Integrasjoner/teknisk 11 6.1.9 Delprosjekt Test Fra prosjektets oppstart og frem til mars var delprosjektet ledet av Gyda Riis. Fra mars og ut prosjektperioden har det vært Olaug Haslemoen som har vært delprosjektleder. Hovedmålet for test har vært å måle kvaliteten på leveranser, samt avdekke så mange feil, så tidlig i prosessen som mulig for å kunne gi en trygghet for at leveransen er klar for produksjonssetting. I tabell 8 fremkommer delprosjektets resultatmål, samt en vurdering av måloppnåelse. Tabell 8 Vurdering av måloppnåelse DP Test Vurdering av måloppnåelse resultatmål Resultatmål Vurdering av måloppnåelse 1. DP EDS Akseptansetest/brukertest og produksjonstest gjennomført. Planlagte testobjekter ble testet ihht plan og godkjente testrapporter foreligger. Det gjenstår ingen åpne defecter. 2. DP Operasjonsplanlegging Akseptansetest/brukertest og produksjonstest gjennomført. Planlagte testobjekter ble testet ihht plan og godkjente testrapporter foreligger. Det gjenstår ingen åpne defecter. 3. DP Løsning/Optimalisering Akseptansetest/brukertest og produksjonstest gjennomført. a. Arena sengepostliste Planlagte testobjekter ble testet ihht. plan, men kritiske feil medførte ny leveranse, både av Arena klient og av DIPS dw2 klient, og re-test måtte utføres to ganger. Godkjente 4. DP Digital Samhandling a. PLO meldinger b. KITH XML svarmeldinger v 1.3 c. Elektronisk henvisning, tjenestebasert adressering testrapporter foreligger. Det gjenstår ingen åpne defecter. a) PLO meldinger: For STHF ble det gjennomført SIT/brukertest/PT for 16 av 18 kommuner i Telemark. Leveransen ble forsinket klargjort til funksjonell test. Godkjente testrapporter foreligger. Det gjenstår ingen åpne defecter. For Betanien ble det ikke teknisk klargjort før mai måned, og i løpet av to uker ble det gjennomført SIT/brukertest/PT for 15 av 18 kommuner i Telemark. Godkjente testrapporter foreligger. Det gjenstår ingen åpne defecter, men en kommune må testes på nytt etter sommeren, sammen med de to utestående kommunene. b)kith XML svarmeldinger: Det ble gjennomført SIT/PT 11 Integrasjoner/teknisk versjon 1.0
20 / 26 mot 5 legekontor i prosjektperioden. Leveransene til DP Test ble svært forsinket, noe som resulterte i forsinket oppstart av pilot. Planlagt pilot var mot fem legekontor med ulike EPJ, men flere kritiske feil førte til at to av fem legekontor utgikk fra pilot og et legekontor ble ikke påbegynt testing før pilot. Godkjente testrapporter foreligger. Pilot ble gjennomført mot to legekontor av svarmeldinger fra FlexLab og Sympathy mot EPJ systemene System-X og Infodoc. Agfa svarmelding kom aldri i pilot grunnet kritiske feil. Ved pilotoppstart var det 11 åpne defecter, se kapittel 4.2.5 for en detaljert beskrivelse av testresultat. 5 defecter ble lukket ila pilotperioden, og det gjenstår derfor 4 åpne defecter mot de legekontor som var pilot. Etter pilot er det testet på et nytt EPJ (WinMed 3), og resultatet er 6 åpne defecter. Denne testen er ikke komplett ved prosjektets slutt. 5. DP Integrasjoner a. Pulje 1 b. Pulje 2 og 3 c)elektronisk henvisning, tjenestebasert adressering: Det ble gjennomført SIT/brukertest fra STHF mot alle legekontor som har vært klargjort for OSEAN/teknisk klargjorte, i alt 14 av 60 legekontor. Betanien har ikke har vært teknisk klare for å ta imot elektroniske henvisninger, og er dermed ikke testet i prosjektperioden. Planlagte testobjekter ble testet ihht klargjorte legekontor. Godkjent testrapport foreligger. Det gjenstår ingen åpne defecter. a)pulje 1: Det ble gjennomført SIT og PT. Planlagte testobjekter ble testet ihht plan og godkjente testrapporter foreligger. Det gjenstår ingen åpne defecter. b)pulje 2 og 3: Det ble gjennomført SIT og PT for de fleste integrasjoner. Leveransene til DP Test ble svært forsinket, og resulterte i at flere integrasjoner utgikk fra scoope og heller ikke alle tester ble ferdige ila prosjektperioden. Det er åpne defecter på en integrasjon,. Godkjente testrapporter foreligger. Delprosjektet har dokumentert alle testcase og testresultat i testverktøyet HP ALM. Test har adressert utestående feil til de respektive delprosjekt, og gjennom deres overlevering til forvaltning/linje, vil disse feilene jobbes med og ivaretas videre av aktuelle mottakere. Se for øvrig sluttrapport Test 12 for mer detaljert beskrivelse. Av tabell 9 fremgår utestående feil ved delprosjektets slutt. Tabell 9 Totalt antall defects fordelt på alvorlighetsgrad_alle testløp EDS Operasjonsplanlegging Arena sengepostliste PLO meldinger Elektroniske henvisninger A-Kritisk feil B-Alvorlig feil C-Mindre alvorlig feil D-Ikke alvorlig <Total> KITH XML Svarmeldinger 16 6 4 26 Integrasjoner Pulje 1 12