Hva mener SLF om kontroll Kommunesamling i Vestfold, 28. november 2013 Lars P. Mauseth Seksjon ekstern kontroll, SLF
Kommunal landbruksforvaltning Kommunal landbruksforvaltning innebærer kommunenes arbeid med å gjennomføre landbruks- og matpolitikken på lokalt nivå, gjennom: Saksbehandling og veiledning etter jordlov, konsesjonslov, skogbrukslov, odelslov, forpaktingslov og andre landbruksrelaterte lover. Forvaltning og kontroll av de økonomiske virkemidlene i landbruket, herunder produksjonstilskudd, miljøvirkemidler, skogfond, nærings- og miljøtiltakstilskudd i skogbruket, velferds- og erstatningsordninger mv. Arbeid knyttet til landbruk og jordvern i saker etter plan- og bygningsloven. Saksbehandling og veiledning knyttet til landbruksrelatert miljø- og klimaarbeid. Førstelinje for næringsutvikling knyttet til investeringer i tradisjonelt landbruk og bygdenæringer (for eksempel småskala matproduksjon, grønt reiseliv, bioenergi, Inn på tunet og annen landbruksbasert tjenesteproduksjon). Plan-, utviklings- og tilretteleggingsarbeid for landbruk og landbruksbasert næringsvirksomhet, herunder jord- og skogbruk og økologisk landbruk, samt bygdenæringer. Arbeidet knyttet til sikring av en tilfredsstillende tilgang på tjenester fra dyrehelsepersonell, herunder klinisk veterinærvakt. Godtgjøring veterinærvakt. Administrasjon av landbruksforvaltning (personalansvar, rapportering, post/arkiv mv.)
Hva er kontroll? Systemer og rutiner for å sikre en god og rettmessig forvaltning, måloppnåelse og økonomistyring Sikre at de som har forvaltningsmyndighet utøver sine oppgaver på en forsvarlig måte
Offentlige styringsmidler Virkemidler for å styre folk til ønsket aktivitet Økonomiske virkemidler gulrot Juridiske virkemidler pisk Pedagogiske virkemidler Kunnskap
Kontrollsystemet Reglement for økonomistyring i staten Statens landbruksforvaltning Fylkesmannen Kommunene Forvaltningskontroller foretakskontroller Risikobasert kontrollsystem
Hvorfor kontroll? Store beløp og rettigheter forvaltes Sikre tilliten til forvaltningen Bidra til allmenn aksept av offentlige tilskudd Anledning til systematisk utvikling og forbedring Gir grunnlag for å redusere risiko
Hva ønsker vi å oppnå? At regelverk og veiledninger er klare og bidrar til effektiv og korrekt forvaltning At vedtak fattes på korrekt grunnlag At vedtak fattes i henhold til gjeldende regelverk At vedtak fattes i rett tid At utbetalt tilskudd eller tildelt rettighet benyttes i henhold til formålet og vilkåret for tilskuddet/rettigheten
Utfordringer ved kontroll? Være kritisk til opplysninger Rollekonflikter Rolleforståelse Habilitet Er det kontakt og nettverk i kommunene?
Resultater foretakskontroller Produksjonstilskudd areal feilaktig oppført som innmarksbeite (avdekket under RMP-kontroll) konstatering av driftsfellesskap mellom produsenter feil antall dyr feilopplysninger brudd på annet regelverk (observert forhold som er i konflikt med vedtak fattet av MT) uttynnede små skogsarealer, antakelig for lite foropptak ift kravet ikke samsvar mellom areal oppgitt i søknad og areal registrert i LIB mangelfull dokumentasjon på omsetning små husdyrrom i forhold til dyretallet arealtypen på gårdskart stemmer ikke med terrenget noe større utmarksarealer og mindre hogstflater enn ved B og C, men fortsatt tvilsomt ift intensjonene med ordningen (Utmarksbeite)
Resultat foretakskontroller RMP skjøtsel av steingjerder, bare utført delvis brudd på vilkår i regionale miljøkrav varierende kvalitet på tiltak, tilfredsstiller ikke vilkår i regelverket søkt om for mange styvingstrær ikke sendt inn kopi av kart hus omsøkt som freda var ikke freda jfr kulturminneloven omsøkt tursti over utmark (gjelder bare over innmark) omsøkt som verdifullt innmarksbeite, fylte ikke kravene bare deler av steingard fylte kravene til tilskudd innvilget tilskudd til vinterfora sau som beiter i kystlynghei feil opplysninger om løpemeter sti
Resultat forvaltningskontroller PT Mangler ved obligatorisk 5 % kontroll - ikke gjennomført, ikke plukket ut foretak, ikke risikobasert utplukk, ikke dokumentasjon på system for risikobasert utplukk, utført uten stedlig kontroll/per telefon, kontrollskjema mangler underskrift av foretaket Søknad mangler opplysninger om miljøplan, får likevel godkjent miljøplan trinn 1 (ikke krysset av for miljøplan i søknaden) Kommune godkjent søknad undertegnet 2 dager før telledato Søknad underskrevet av feil person (uten fullmakt) godkjent Søker ikke informert om endringer kommunen gjør i søknad Søknad manglet kart over økologisk areal (skal være vedlagt) Søknad avvist, kommunen ikke fattet eget vedtak Kommunen ikke vurdert avkorting etter feilopplysninger om areal fra søker Kommunen ikke vurdert krav om tilbakebetaling av omleggingstilskudd, foretaket fyller ikke krav om 3/5 år økologisk drift etter omlegging. Kommunen mangler skriftlig dispensasjon ved utsatt søknadsfrist på en/få dager Søknad om dispensasjon er ikke videresendt til FM Søknad registrert som ikke offentlig Elektroniske søknader ikke journalført Mangelfull endringslogg i Wespa
Resultat forvaltningskontroller RMP Søknad manglet underskrift fra søker, søknad underskrevet av person uten fullmakt fra foretaket Kontrollskjema mangler underskrift av foretaket Kontrolldato ikke notert i felt på RMP-skjema Mangelfulle rutiner i kommunen for kontroll av vilkår og krav Søker ikke informert om endringer kommunen gjør i søknad Avslått søknad ikke sendt vedtak til søker Stikkprøver ikke gjennomført Søknad avvist, kommunen ikke fattet eget vedtak Ordningen (tursti) fungerer ikke optimalt.
Resultat forvaltningskontroller SMIL Utbetalt tilskudd for tiltak uten godkjent sluttregnskap Regnskap ikke vedlagt ved anmodning om sluttutbetaling Mangler ved søknad - underskrift fra søker, vedtaksbrev uten krav til gjennomføring av tiltak, kostnadsoverslag Mangler ved miljøplan trinn 2 - manglet helt, godkjenner søknader uten MP2, MP2 ikke vedlagt SMIL ordningen ikke gjort kjent Brudd på vilkår, likevel godkjent og utbetalt Mangelfulle rutiner i kommunen for kontroll av vilkår og krav Mål/hensikt med tiltaket ikke beskrevet i søknad Midler bevilget til annet tiltak enn det er søkt om
Resultat forvaltningskontroller NMSK Manglende vedlikeholdskontroll landbruksveger Mangler ved kontrollen, kontroll av tiltak etter utbetaling, manglende kontroll av felt, for mye utbetalt tilskudd, manglende kontroll av faktura mot utført arbeid Søknad NMSK/skogkultur manglet underskrift av søker Søknader skogkultur ikke journalførte Godkjent utbetaling av foreldet tiltak (planteregning) Avløsning ved sykdom Mangler ved søknad om avløsning ved sykdom - næringsinntekt ikke kontrollert, ikke krav om dokumentasjon på næringsinntekt, mangler dokumentasjon på sykemelding Feil utregning førte til for mye utbetalt tilskudd (sykdomsavløsning) Søknad om sykdomsavløsning ikke merket untatt off Søknad om sykdomsavløsning mangler underskrift av søker Feil grunnlag beregning maksimal dagsats Avløser > 70 år. Manglet dokumentasjon
Resultat forvaltningskontroller Generelle avvik knyttet til forvaltningen av ordninger/behandling av søknader Tilskudd utbetalt på feil grunnlag Mangler ved søknader og oppfølging av søknader vedtak, vedlegg, dokumentasjon, søknad om sluttutbetaling, dokumentasjon på retting av søknader, ikke vurdert iht naturmangfoldloven Søknad avvist uten skriftlig vedtak Utløpt søknadsfrist, søknad likevel behandlet/dato for innkomne søknader ikke tilfredsstillende Endringer underveis i saksbehandlingen lite/dårlig dokumentert Delegasjonsreglementet vedtak underskrives av den som har formell delegert myndighet, mangler ved delegasjonsreglementene Brudd på reglene om habilitet Manglende stikkprøvekontroll av bilag Mangelfull/dårlig dokumentasjon ved klage/feilretting Mangelfull journalføring/manglende elektronisk arkivering av vedlegg m.m. Feil i gårdskart feil markslag og eiendomsgrenser Godkjent landbrukseiendommer som ikke tilfredsstiller kravene
Noen råd. Ha gode saksbehandlingsrutiner Innhent nødvendig dokumentasjon og informasjon ta bilder! Undersøk usikre forhold før vedtak Skap et nettverk der kunnskap og råd kan innhentes!
Risikobasert kontroll
Hvorfor risikovurderinger Ikke ressurser til å kontrollere alt Må gjøre bevisste prioriteringer Differensiere søkermasse Saksbehandler må kjenne igjen en risikosak Hva er alternativet?
Hva er risiko? Fare for at en uønsket hendelse skal skje! Hvor er risiko for feil størst? Hvor vil en feil være av størst betydning? Sannsynlighet X Konsekvens = Risiko
Hvilke risikoer ser vi? Rundskskriv 13/1-2 pkt 5 Opplysninger som ikke kontrolleres maskinelt Mange forskjellige produksjoner Søkt om nye ordninger Flere foretak med samme produksjon på samme eiendom Store tilskudd = store konsekvenser Egne erfaringer Gode usikre dårlige søkere Erfaringer fra fylkesmannens kontroller
Mulige risikoer PT Grunnvilkårene Areal Dyr Kjøttferaser Dyr på beite Økologisk landbruk Miljøplan Mengder frukt og grønt
Dokumenter risikovurderinger Risikobaserte kontroller gjøres x ganger i året Risikovurderingene skal dokumenteres Lag en enkel kontrollplan med begrunnelse for hvorfor foretakene er valgt.
Oppgaver 1. Når gjør vi risikovurderinger, bevisste - ubevisste? 2. Hvordan håndteres søknadene der saksbehandler er innhabil? 3. Hvilke hjelpemidler/informasjonskilder har vi for å velge ut risikosaker til kontroll? 4. Mulige risikoer ved RMP NMSK - skogkulturtiltak Foryngelse av skog PT Avløsning ved sykdom mv
Gjennomføring av stedlig kontroll
Krav PT 5 % Krav RMP Klimaskadesaker Foryngelse Andre Når skal/bør vi ut? Hvem har høyest risiko for feil?
God planlegg er viktig! Vær oppdatert på det dere skal ut å se på, og ha eventuelt med ekstra bistand Forbered spørsmål eventuelle oppfølgingsspørsmål Hva gjøres f.eks i forhold til miljøplanen Hvordan få til telling av dyr på en god måte Er det arealer som vi er usikre på Ta med fotoapparat Hva kan møte oss og hvordan takle det? Sinte/sure søker Løshunder Utilgjengelighet Avvik i søknaden Sikring av dokumentasjon Presentasjon av konsekvensene ved kontrollen Sett av nok tid til kontrollen! Forberedelse
Varsel om kontroll Søker skal varsles om kontroll Hvor lang tid i forveien? Pr e-post, telefon, brev Eller uanmeldt oppmøte? Innholdet i varselet / bekreftelse av avtale Formålet med kontrollen Hjemmel for kontroll Hva skal kontrolleres stilles til disposisjon Hvem gjennomfører kontrollen Oppfølging av kontrollresultater
Hva gjøres ute Informasjon om kontrollen hva skjer Telle dyr - Måle areal Fastslå markslag type beite Miljøplan Andre forhold som skal undersøkes Kontrollskjema - protokoll Undertegning Notér
Oppgaver 1. Hva oppleves som mest utfordrende ved stedlig kontroll Hvordan presentere hvorfor vi kommer på kontroll Telling av dyr Andre forhold 2. Situasjoner en bør unngå
God kontroll sikrer tilliten og legitimiteten til landbruksforvaltningen