MØTEINNKALLING FOR KOMMUNESTYRET

Aurskog-Høland kommune TID: 12.03.2012 kl. 18:00 STED: KOMMUNESTYRESALEN MØTEINNKALLING FOR KOMMUNESTYRET Eventuelle forfall meldes til politisk sekretariat på telefon 63 85 25 17. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Gruppemøtene starter kl. 16:30- Enkel servering i forkant av gruppemøtene Kl. 19:30.Kaffe og kake. Mulighetsnotat Bjørkelangen skole. Orientering v/plan og utviklingssjef Dag Hovdhaugen. ( notatet tidligere utsendt til formannskapets og komiteenes medlemmer) SAKSLISTE: Sak nr. Innhold: 7/12 REFERATER 8/12 REGULERINGSPLAN FOR MASSEUTTAK PÅ DEL AV 134/1, HEMNES 2. GANGS BEHANDLING 9/12 REGULERINGSPLAN FOR AURSKOG BRANNSTASJON 2.GANGS BEHANDLING 10/12 SAMARBEID KULTURSKOLE - SKOLEKORPS DISPONERING AV MIDLER 11/12 GODKJENNING RETNINGSLINJER FOR LIKEVERDIG BEHANDLING VED TILDELING AV OFFENTLIG TILSKUDD OG RUTINER FOR SYSTEMATISK SAMARBEID MELLOM BARNEHAGER I AURSKOG-HØLAND KOMMUNE.

12/12 ANSKAFFELSESSTRATEGI 2012-2015 13/12 SEKRETARIAT FOR KONTROLLUTVALGET - SELSKAPSAVTALE 14/12 VALG AV VALGKOMITE FOR AURSKOG-HØLAND KOMMUNES AKSJESELSKAPER SAMT INSTRUKS FOR VALGKOMITEEN 15/12 ERVERV AV EIENDOMMER Bjørkelangen, 1.3.2012 Jan A. Mærli ordfører

SAK NR.: 7/12 Utvalg: KOMMUNESTYRET Lnr.: 3057/12 Møtedato: 12.03.2012 Arkivsaksnr.: 12/681 Saksbeh.: Oddfrid Andresen Arkivnøkkel.: 033 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Kommunestyret 12.03.2012 7/12 REFERATER Vedlegg: 1. Årsrapport skatteregnskapet. 2. Skatteetaten Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen for Aurskog-Høland kommune Saksopplysninger: Skatteoppkrevers årsrapport og årsregnskap fremlegges til orientering. Skatteetaten kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen for Aurskog-Høland kommune fremlegges til orientering. Rådmannens innstilling:. Skatteoppkrevers årsrapport og årsregnskap tas til orientering. Skatteetaten kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen for Aurskog-Høland kommune tas til orientering.

SAK NR.: 8/12 Utvalg: KOMMUNESTYRET Lnr.: 863/12 Møtedato: 12.03.2012 Arkivsaksnr.: 08/3213 Saksbeh.: Henry Michael Ødegaard Arkivnøkkel.: PLAN 731 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Det faste utvalg for plansaker 26.01.2009 2/09 Formannskapet 23.05.2011 58/11 Formannskapet 13.02.2012 16/12 Kommunestyret 12.03.2012 8/12 REGULERINGSPLAN FOR MASSEUTTAK PÅ DEL AV 134/1, HEMNES 2. GANGS BEHANDLING Vedlegg: 1. Oversendelsesbrev datert 11.3.2011 2. Forslag til reguleringsplan for masseuttak på del av gnr 134 bnr 1, datert 8.3.2011 3. Forslag til reguleringsbestemmelser datert 8.3.2011, sist revidert 18.01.12 4. Oversiktskart 5. Planbeskrivelse datert 8.3.2011 6. Forslagsstillers gjennomgang av innkomne uttalelser, datert 05.01.12 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Direktoratet for mineralforvaltning datert 01.07.11 Fylkesmannen datert 20.07.11 Fylkeskommunen datert 16.06.11 Høland og Setskog elverk datert 27.05.11 Jarle Bergsjø datert 26.05.11 Fylkeskommunen datert 17.11.11 Statens vegvesen datert 22.06.11 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne, sak 16/11, den 31.05.11 Eldrerådet, sak 20/11, den 31.05.11 Saksopplysninger: Om planforslaget Det foreligger et forslag til reguleringsplan for masseuttak på del av gnr 134 bnr 1 på Hemnes. Planforslaget er utarbeidet av landskapsarkitekt Hanne Karin Tollan på vegne av forslagsstiller Tangenmoen Pukkverk v/terje Bjørklund og i forståelse med grunneier Jarle Bergsjø.

Formålet med detaljreguleringen er tilrettelegging for masseuttak/steinbrudd, periodevis pukkverk og uttransport av knust masse. Planområdet er 38,3 daa, hvorav 23,6 daa er avsatt til steinbrudd og 12,5 daa til skjermsone rundt uttaksområdet. Totalt uttaksvolum er estimert til ca 220 000 m3 fast fjell som igjen tilsvarer 350 000 m3 ferdig knust steinmasse. Basert på regulert uttaksvolum, erfaringstall, markedsvurderinger og lønnsom transportavstand er driftstiden for masseuttaket vurdert til 25-30 år. Foreslåtte åpningstider, driftstider og transporttider til og fra anlegget er i henhold til bestemmelse angående masseuttak i kommuneplanen 2011-2022. For nærmere om innholdet i og begrunnelsen for planforslaget vises det til plankart, planbestemmelser og planbeskrivelsen. 1.gangs behandling Planforslaget ble vedtatt utlagt på offentlig ettersyn av formannskapet den 23.mai 2011, sak 58/11. Fristen for uttalelser ble satt til 8.juli 2011. Innkomne uttalelser framgår under overskriften Andre saksdokumenter (ikke vedlagt). Uttalelsene inneholder ikke merknader av en slik karakter at vi har funnet det nødvendig å legge de ved i sin helhet. Forslagsstillers gjennomgang av innkomne uttalelser er vedlagt. Grunnen til at planforslaget ikke fremmes til 2.gangs behandling før nå, er at det ble stilt krav om fornminneregistreringer. Og brev om at intet var funnet forelå først den 17.11.11. Relevante bestemmelser: Plan- og bygningsloven Vurderinger: Foreslått planområde ligger forholdsvis usjenert til i god avstand til nabo bebyggelse. Kort avstand til riksveien anses også som en fordel. Uttaksområdet vil i stor grad bli skjermet av omkringliggende terreng og vegetasjon. Uttaksområdet skal istandsettes etter endt uttak. Rådmannen kan ikke se at et masseuttak i det aktuelle område vil komme i konflikt med verken spesielle naturvern, kulturminnevern eller friluftsinteresser. Når det gjelder innkomne uttalelser slutter vi oss til forslagsstillers vurderinger. På bakgrunn av uttalelsene er det foretatt mindre endringer i reguleringsbestemmelsene. Konklusjon: Rådmannen anbefaler at planforslaget godkjennes. Rådmannens innstilling:. 5

Kommunestyret godkjenner forslag til detaljreguleringsplan, reguleringsplankart datert 08.03.11 og reguleringsbestemmelser datert 08.03.11, sist revidert 18.01.12, for masseuttak på del av gnr.134, bnr.1, Hemnes. Vedtaket er fattet med hjemmel i plan- og bygningslovens 12-12. Innstilling fra FORMANNSKAPET: Kommunestyret godkjenner forslag til detaljreguleringsplan, reguleringsplankart datert 08.03.11 og reguleringsbestemmelser datert 08.03.11, sist revidert 18.01.12, for masseuttak på del av gnr.134, bnr.1, Hemnes. Vedtaket er fattet med hjemmel i plan- og bygningslovens 12-12. 6

SAK NR.: 9/12 Utvalg: KOMMUNESTYRET Lnr.: 790/12 Møtedato: 12.03.2012 Arkivsaksnr.: 10/1936 Saksbeh.: Henry Michael Ødegaard Arkivnøkkel.: PLAN 000 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet 16.02.2011 176/10 Formannskapet 28.11.2011 137/11 Formannskapet 13.02.2012 15/12 Kommunestyret 12.03.2012 9/12 DETALJREGULERINGSPLAN FOR AURSKOG BRANNSTASJON 2.GANGS BEHANDLING Vedlegg: 1. Oversendelsesbrev fra Øvre Romerike Prosjektering AS datert 21.10.11 2. Forslag til reguleringsplan datert 21.10.11 3. Illustrasjonsplan datert 18.10.11 4. 4 fasadetegninger datert 17.10.11 5. Planbeskrivelse 6. Forslag til reguleringsbestemmelser datert 21.10.11 7. Statens vegvesen datert 14.12.11 8. Fylkesmannen datert 09.01.12 9. Akershus fylkeskommune datert 10.01.12 10. Asplan Viak datert 12.01.12 Saksopplysninger: Bakgrunn Kommunen regulerte eiendommen på 2,6 daa til næringsformål i 2006. Eiendommen ble solgt til interessenter som ønsket å nytte eiendommen til næringsformål i tråd med reguleringsplanen. Vardebygg AS er eier nummer to etter kommunens avhendelse. I oversendelsen heter det bl.a.: Vardebygg AS kjøpte eiendommen høsten 2007, med hensikt om å pusse opp og leie ut eiendommen. Men man har ikke klart å få til den ønskede utviklingen. Lokalet ligger for langt fra Aursmoen senter til at det er aktuelt med handelsvirksomhet, og det er ikke stort nok til å romme mer moderne næring. Med en så sentral beliggenhet rett i nærheten av Aur Prestegård vil det heller ikke være heldig å rive den gamle brannstasjonen for å bygge et tradisjonelt næringsbygg.

Området ligger rett utenfor sentrumskjernen og med svært gode sol- og utsiktsforhold. Vardebygg mener derfor at eiendommen er mer egnet for boligbygging, og de ønsker derfor å sende inn et forslag til reguleringsplan med bolig som formål i stedet for næring. Prinsipiell avklaring I og med at omreguleringen var et prinsipielt spørsmål, ble planspørsmålet fremmet til prinsipiell avklaring i formannskapet, som fattet følgende vedtak i F-sak 28/10: Arbeidet med utarbeiding av en detaljert reguleringsplan kan igangsettes i henhold til framlagte konsept. Det forutsettes atkomst via samleveien fra Nordjordet. I den forbindelse må det legges spesielt vekt på å finne gode løsninger som ivaretar trafikksikkerheten for de myke trafikanter fra Nordjordet. Første 1.gangs behandling Etter dette lot Vardebygg AS utarbeide et forslag til reguleringsplan for eiendommen. På forslaget var det regulert inn et leilighetsbygg i tre etasjer med parkeringskjeller. Antall leiligheter var planlagt til 18. Planforslaget ble lagt fram til 1.gangs behandling i formannskapet som sak 176/10, den 15.11.10. Følgende ble vedtatt: Formannskapet godkjenner ikke forslaget, men området bør vurderes i forbindelse med den pågående kommuneplanprosessen, og fortrinnsvis ikke i forbindelse med detaljregulering. Vedtatt kommuneplan og ny 1.gangs behandling Kommuneplanen er nå vedtatt. På kommuneplanen er brannstasjonen avsatt til boligformål. Regulering til boligformål kan derfor gjennomføres med hjemmel i kommuneplanen. På denne bakgrunn ble planforslaget fremmet på nytt til 1.gangs behandling, ved oversendelse fra Øvre Romerike Prosjektering datert 21.10.11, på vegne av Vardebygg AS. Ved forrige behandling av planforslaget ble igangsetting av planarbeid varslet på vanlig måte. Det ble annonsert i Romerikes Blad og Indre Akershus Blad. Det ble sendt brev til berørte grunneiere, naboer, private og offentlige instanser. De mest berørte naboene ble kontaktet direkte. Tilbakemeldingene ble gjennomgått av konsulenten og kommentert. Det ble redegjort for hvordan tilbakemeldingene var håndtert i forhold til framlagte planforslag. Planforslaget ble lagt fram for ny behandling i formannskapet den 28.11.11, sak 137/11. Følgende ble vedtatt: Formannskapet godkjenner forslaget til reguleringsplan for Aurskog brannstasjon med bestemmelser, datert 21.10.11, utlagt til offentlig ettersyn. Planforslaget har vært utlagt på offentlig ettersyn med frist for uttalelser satt til fredag den 13.01.12. Uttalelsene fra fylkesmannen, fylkeskommunen og vegvesenet, inneholder ingen merknader til planforslaget. Uttalelsen fra Asplan viak på vegne av Opplysningsvesenets fond tar opp to ting. Det 8

ene er at presteboligen sikres noe hageareal rundt husets terrasse og blir skjermet med en vegetasjonsskjerm mot prosjektet. Det andre er at det kreves framlagt sol- og skyggediagrammer. Det første punktet er sikret i planforslaget. Det andre blir ikke imøtekommet. Det er ikke fremmet et slikt krav tidligere i planprosessen. Dessuten er det tidligere i planprosessen utarbeidet og vurdert snitt-tegninger som viser det nye prosjektet i forhold til bakenforliggende eksisterende bebyggelse. Om planforslaget Tomta på ca. 2,6 daa foreslås regulert til blokkbebyggelse. BYA er satt til maks 40 %. Det kan oppføres bygg med inntil 3 etasjer, pluss parkering i kjeller. Maksimum gesimshøyde for hoveddelen av bygget er satt til 193 m.o.h. Maksimum høyde for trappe-/heistårn og teknisk rom/installasjon er satt til 196 m.o.h. (Mønehøyden på dagens brannstasjonsbygning er på 190,1 m.o.h.). Fasaden er trappet ned mot øst. Bygget inneholder så langt 20 leiligheter, er tenkt bygd med inntrukken tredje etasje og flatt tak. Atkomsten skal være fra øst med avkjøring fra Nordjordetveien. For nærmere om innholdet i planforslaget vises det til plandokumentene. Relevante bestemmelser: Plan- og bygningsloven. Vurderinger: Tomta ligger inntil et eneboligområde. Den ligger i et kulturhistorisk viktig område med Aur prestegård rett over veien. Den ligger inn til en bensinstasjon med verksted og bilforretning. Ut fra dette er det nærliggende å se for seg at tomta burde vært innlemmet i, og arealbruken vurdert og avklart i, sentrumsplanen for Aursmoen. Prosjektet kan gjerne vente på sentrumsplanen på Aursmoen. Det er uansett flere boligprosjekter under utvikling i området. Det er ikke mangel på denne type boligtilbud. Tomta med brannstasjonen ligger der. Det har ikke vært mulig å få til næringsvirksomhet på tomta. Eiere plikter å holde eiendommer ryddige og ordentlige uansett, men en eiendom uten aktivitet vil nødvendigvis gi et annet inntrykk enn denne samme eiendommen utnyttet til som for eksempel i denne saken: boligformål. Tomta ligger ut mot hovedveien. Prosjektet innebærer fortetting langs hovedveien gjennom Aursmoen sentrum. Prosjektet som foreslås er et gjennomtenkt prosjekt som utnytter tomtas topografi på en god måte. Beliggenheten i et kulturhistorisk viktig område har vært en viktig premiss under utarbeidelsen av prosjektet. Økonomiske vurderinger: Det må inngås egen utbyggingsavtale. Tidspunkt for gjennomføring av prosjektet er satt til 2012 i boligbyggeprogrammet. Alternativer og konsekvenser: Planforslaget kan godkjennes. 9

Planforslaget kan avslås. Konklusjon: Rådmannen mener boligfortetting inn mot Aursmoen sentrum langs hovedveien er et riktig grep. Rådmannen anbefaler at planforslaget godkjennes. Rådmannens innstilling:. Kommunestyret godkjenner forslag til detaljreguleringsplan for Aurskog brannstasjon med bestemmelser, datert 21.10.11. Vedtaket er fattet med hjemmel i plan- og bygningslovens 12-12. Innstilling fra FORMANNSKAPET: Kommunestyret godkjenner forslag til detaljreguleringsplan for Aurskog brannstasjon med bestemmelser, datert 21.10.11. Vedtaket er fattet med hjemmel i plan- og bygningslovens 12-12. 10

SAK NR.: 10/12 Utvalg: KOMMUNESTYRET Lnr.: 1191/12 Møtedato: 12.03.2012 Arkivsaksnr.: 12/284 Saksbeh.: Sigbjørn Solheim Arkivnøkkel.: 453 A30 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Komite for teknisk drift og kultur 06.02.2012 1/12 Formannskapet 27.02.2012 25/12 Kommunestyret 12.03.2012 10/12 SAMARBEID KULTURSKOLE SKOLEKORPS, DISPONERING AV MIDLER Saksopplysninger: Bakgrunn I forbindelse med fremleggingen og behandlingen av økonomiplan 2012 15 og budsjett for 2012 ble det både tekstlig og økonomisk gitt økonomisk mulighet for å styrke samarbeidet mellom kulturskolen og skolekorpsene om opplæring av unge musikanter. Skolekorpsene i kommunen opplever en nedgang i medlemstall, samtidig som tilgangen til kvalifisert arbeidskraft blir vanskeligere innen det frivillige området. Kulturskolen i kommunen er blant de i landet med minst dekningsgrad i forhold til antall grunnskoleelever. Det nasjonale målet ble i forbindelse med lovfestingen i 1998 satt til 30 % av antall grunnskoleelever. Måltallet ble i utgangspunktet satt i forhold til musikkelever, og tallet interesserte barn og unge vil normalt ligge langt høyere enn dette når flere kunstfag tas med i tilbudet. Skoleåret 2011 12 har Aurskog Høland en dekningsgrad på ca 6 %. Saksfremlegg Skolekorps har henvendt seg til kommuneadministrasjonen i forhold til sitt behov for god opplæring av nye musikanter, og behovet er på mange måter etterkommet i endelig budsjett for 2012. Det kan være noen budsjettekniske hindringer for iverksetting, som ønskes avklart i denne sak. I Økonomiplan for 2012 15 er det under satsingsområder på side 44 skrevet: Skolekorpsene har et stort behov for samarbeid med kulturskolen for økt læring gjennom denne På side 45 under mål heter det: Utvikle kulturskolen med et bredere og flere tilbud, og med et økt antall elever Under tiltak står det: Gjennomgå tilskuddene til korps, for å foreta en dreining av tilskuddene til kulturskole I kommunestyrets behandling av budsjett og økonomiplan ble det gitt følgende tilleggsbevilgninger:

Kr. 300.000 til styrking av kulturskolen Kr. 500.000 til styrking av tilskuddet til frivillige lag / foreninger utenom Norges Idrettsforbund Midlene gir samlet en mulighet til å oppnå målsettingene og tiltakene ovenfor, men kulturskolen vil ha liten mulighet til å bistå skolekorpsene med forutsigbar undervisning over tid dersom midlene til lærerkostnader overføres til musikkorpsene. Det vil da være opp til et til en hver tid sittende styre om midlene skal brukes gjennom kulturskolen eller søkes brukt på alternative lærere, noe som vil medføre at kulturskolen ikke kan styrke lærerstaben for å komme skolekorpsenes behov i møte. Kommunen har i dag fire skolekorps. Tilgang og avgang vil over tid variere, men et gjennomsnitt på 10 nye musikanter pr. skolekorps pr. år bør være en minimum målsetting dersom det skal etableres levedyktige miljø. En tilgang på 40 nye musikanter pr. år gir et lærerbehov på 80% stilling. Relevante bestemmelser: 13.6 i Lov om Opplæring sier at kulturskolen skal gi et tilbud i tilknytning til skole og kulturlivet ellers. Vurderinger: I de kommuner der kulturskole og skolekorps har fått til et godt samarbeid og kulturskolens økonomi muliggjør dette har det vist seg at skolekorpsene blomstrer. Ny kultursjef kan vise til egne erfaringer fra Tromsø, der musikkorpsene fikk flere hundre nye musikanter etter at kulturskolen tok hånd om begynneropplæringen og samspillet for de yngste. Tilsvarende har utviklingen i Trøgstad (Båstad og Skjønhaug) vært en tredobling av antall musikanter siden høsten 2008. Ordningen krever imidlertid at kulturskolen har mulighet til å si ja til opptak av korpsenes nye musikanter fra oppstart av førstkommende skoleår etter at behovet er meldt. Dette vil som hovedregel være midt i et budsjettår og kan skape utfordringer dersom det ikke gis føringer som gjør dette mulig. Økonomiske vurderinger: Med dagens kostnadsnivå utgjør en 80% lærerstilling ca. kr. 480.000 i lønn og sosiale utgifter. Dersom musikkorpsene betaler vanlig elevavgift utgjør dette en inntekt på ca. kr. 80.000 avhengig av antall søsken med moderasjon. Det er gitt to nye politiske bevilgninger som muliggjør å få regnestykket til å gå opp for alle parter på en god måte. Dette foreslås håndtert slik: 1. Kulturskolen bruker kr. 100.000 av gitt bevilgning (styrking kr. 300.000) til samarbeid med skolekorpsene. Kr. 200.000 av gitt bevilgning brukes til en start på utvikling av tilbud innen nye kunstfag som bilde, film, dans og teater; herunder et nettverksprosjekt med skolene i kommunen 12

2. Kr. 300.000 av gitt ekstrabevilgning til lag og foreninger utenom Norges Idrettsforbund overføres til kulturskolens ramme øremerket undervisning av skolekorpsenes elever Kr. 200.000 av gitt bevilgning fordeles til lag og foreninger utenom Norges Idrettsforbund i forhold til allerede eksisterende kriterier 3. Skolekorpsene betaler vanlig elevavgift til kulturskolen for sin opplæring. Dekkes inn gjennom eksisterende tilskuddsordninger Gjennom en slik løsning vil kulturskolen kunne tilsette lærere innen slagverkinstrumenter, messinginstrumenter og treblåseinstrumenter som både gir et godt tilbud til skolekorpsene og andre interesserte barn og unge i kommunen. Dette vil styrke både tilbudet til skolekorpsene og kulturskolen for øvrig ved at det eksempelvis tilsettes slagverklærer. Kommunen har også fått midler fra Utdanningsdirektoratet til et prosjekt MUSFA, Musikk for alle - der kulturskole og SFO skal samarbeide. Disse midlene må benyttes til musikk våren 2012, og kultur tenker at dette kan brukes på en slik måte at alle interesserte barn på utvalgte skoler kan prøve ulike instrumenter i en periode på fire uker for deretter å finne ut om dette er noe de ønsker å gå videre med. Tilbudet i SFO vil da ikke koste elevene noe ekstra, og musikkorpsene vil heller ikke ha ekstra utgifter til dette. Det forutsettes imidlertid at korpsene har instrumenter å låne ut til prøvingen (elevene skal ikke ha instrumenter med hjem i denne perioden). Alternativer og konsekvenser: Et alternativ vil også være å dele ut alle midlene til skolekorpsene, for at de i neste omgang skal kjøpe tjenester fra kulturskolen. Ved å velge en slik modell, velger man samtidig bort kulturskolens mulighet til å samarbeide med skolekorpsene, all den tid kulturskolen da ikke vil ha tilgjengelig personale disponibelt. Forutsigbarheten for ansatte og brukere og tilgangen til faglig arbeidskraft vil svekkes ved å velge en slik løsning. Konklusjon: Rådmannen vurderer skolekorpsene og kulturskolen som viktige i forhold til barn og unges oppvekstkår. Det anbefales at samarbeidet løses økonomisk som det fremgår av forslag til vedtak, slik at det blir forutsigbart og gjennomførbart for alle parter. Samarbeidet vil ikke være mulig dersom kulturskolen ikke styrkes. Rådmannens innstilling:. 1. Kr. 300.000 av økt bevilgning til frivillige lag / foreninger utenom Norges Idrettsforbund for 2012 og videre fremover overføres til kulturskolens ramme øremerket undervisning av skolekorpsenes elever. 2. Skolekorpsene betaler vanlig elevavgift for plassene 3. Kulturskolen bruker om nødvendig ytterligere kr. 100.000 av økt ramme til formålet 13

4. Dersom rekrutteringen til skolekorpsene blir større enn forventet, gis kulturskolen mulighet til å opprette et nødvendig antall elevplasser for å realisere samarbeidet Innstilling fra KOMITE FOR TEKNISK DRIFT OG KULTUR: 1. Kr. 300.000 av økt bevilgning til frivillige lag / foreninger utenom Norges Idrettsforbund for 2012 og videre fremover overføres til kulturskolens ramme øremerket undervisning av skolekorpsenes elever. 2. Skolekorpsene betaler vanlig elevavgift for plassene 3. Kulturskolen bruker om nødvendig ytterligere kr. 100.000 av økt ramme til formålet 4. Dersom rekrutteringen til skolekorpsene blir større enn forventet, gis kulturskolen mulighet til å opprette et nødvendig antall elevplasser for å realisere samarbeidet Innstilling fra FORMANNSKAPET 1. Kr. 300.000 av økt bevilgning til frivillige lag / foreninger utenom Norges Idrettsforbund for 2012 og videre fremover overføres til kulturskolens ramme øremerket undervisning av skolekorpsenes elever. 2. Skolekorpsene betaler vanlig elevavgift for plassene 3. Kulturskolen bruker om nødvendig ytterligere kr. 100.000 av økt ramme til formålet 4. Dersom rekrutteringen til skolekorpsene blir større enn forventet, gis kulturskolen mulighet til å opprette et nødvendig antall elevplasser for å realisere samarbeidet 14

SAK NR.: 11/12 Utvalg: KOMMUNESTYRET Lnr.: 965/12 Møtedato: 12.03.2012 Arkivsaksnr.: 12/236 Saksbeh.: Anne Flaen Arkivnøkkel.: A11 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Komite for oppvekst og utdanning 06.02.2012 2/12 Formannskapet 27.02.2012 27/12 Kommunestyret 12.03.2012 11/12 GODKJENNING AV RETNINGSLINJER FOR LIKEVERDIG BEHANDLING VED TILDELING AV OFFENTLIG TILSKUDD OG RUTINER FOR SYSTEMATISK SAMARBEID MELLOM BARNEHAGER I AURSKOG-HØLAND KOMMUNE Vedlegg: 1. Forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlige tilskudd til ikke- kommunale barnehager. 2. Rundskriv F-05/2011 Forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlige tilskudd til ikke- kommunale barnehager. 3. Retningslinjer for likeverdig behandling ved tildeling av offentlig tilskudd og rutiner for systematisk samarbeid mellom barnehager i Aurskog-Høland kommune 2011 4. Nye retningslinjer for likeverdig behandling ved tildeling av offentlig tilskudd og rutiner for systematisk samarbeid mellom barnehager i Aurskog-Høland kommune Saksopplysninger: Forskriften om likeverdig behandling skal sørge for at godkjente ikke- kommunale barnehager behandles likeverdig med kommunale barnehager ved tildeling av offentlig tilskudd. Et ledd i forskriften omhandler kommunenes mulighet til å sette rimelige og relevante vilkår knyttet til barnehagedriften for inneværende år, dette gjøres blant annet ved utarbeidelse av disse retningslinjene. Eier av ikke- kommunale barnehager skal 15. desember hvert år rapportere i KOSTRA om antall barn, barnas alder og oppholdstid i barnehagen på skjema fastsatt av departementet. Rapporteringen danner grunnlag for utmålingen av kommunalt tilskudd året etter i tillegg til telledato 02.01.2012. Kommunen kan bestemme at slik rapportering kan gjøres ved flere tidspunkter i året, og hva som skal til for at tilskuddet skal endres i løpet av året. Dette skal fastsettes i lokale retningslinjer. Det vises til sak behandlet i Komite for Oppvekst og Kultur 22.11.2011, Formannskapet 28.11.2011 og Kommunestyret 19.12.2011 vedr. fastsettelse av tilskuddssats til private barnehager, samt til Kommunestyrevedtak 05.09.2011 der retningslinjer for likeverdig behandling ved tildeling av

offentlig tilskudd og rutiner for systematisk samarbeid mellom barnehager i Aurskog-Høland kommune 2011 ble vedtatt. I vedlagte retningslinjer 2011 pkt.6 står følgende: Ved endringer etter evaluering eller behov må retningslinjene behandles politisk. Ved endring/evaluering av retningslinjer for likeverdig behandling i Aurskog-Høland kommune skal representanter for både kommunale og ikke- kommunale barnehager delta i prosessen. I felles ledermøte i barnehagesektoren 27.10.2011 ble det valgt to representanter fra kommunale og private barnehager med mandat å evaluere eksiterende retningslinjer og komme med forslag til evnt. endringer. Arbeidsgruppa har bestått av: Per Grahn ( Kjelle gårdsbarnehage ) Kjersti Fosskaug ( Barnehagegården barnehage) Mette Fjuk (Festningsåsen barnehage) Bodil Bratberg ( Løken barnehage ) samt Barnehagefaglig rådgiver. Arbeidsgruppa har foretatt en grundig gjennomgang og evaluering av de lokale retningslinjene for 2011, og blitt enige om å gjøre følgende endringer: - telledato settes til 02.01. - barnehagene forplikter seg til å ta inn det antall barn det gis tilskudd for Vurderinger: Den vesentligste endringen i de retningslinjene som legges fram her, omhandler telledato, samt forpliktelse for hver enkelt barnehage til å ta inn det antall barn de har fått tilskudd for pr. 2. januar 2012. Telledatoene endres fra to datoer i 2011 til én telledato i 2012. I budsjett 2012 er det lagt opp til én telledato: 2. januar 2012 Det vil si at private barnehager får tilskudd for de barna som har fått tildelt barnehageplass fra 2.januar 2012, dvs. et fast driftstilskudd som er gjeldende for hele året. De kommunale barnehagene har også samme telledato og får heller ikke endret sitt budsjett i løpet av året. Hensikten med én telledato er å skape mest mulig forutsigbarhet for både kommunale og private barnehager, og med én telledato vil dette slå likt ut for både kommunale og private barnehager. Altså likeverdige forutsetninger for drift for alle barnehagene i Aurskog-Høland kommune. Barnehagene forplikter seg også til å ta inn det antall barn de har fått tilskudd for i opptaksåret, ihht. KOSTRA-rapporteringen og telledatoen 2. januar. Ved fastsettelse av antall barn vektlegges godkjent areal og forsvarlig bemanning. Utover dette har vi redigert retningslinjene slik at de samsvarer med forskriften. Økonomiske vurderinger: 16

I budsjett 2012 danner KOSTRA rapportering i desember året før grunnlag for tilskudd året etter. I tillegg kommer telling 2.1.2012 for de private barnehagene for å sikre at disse skal få tilskudd for barn som begynner i barnehagen ved årsskiftet. De kommunale barnehagene har sine budsjetter basert på samme telledato. Forslag om én telledato vil således være et viktig ledd i prinsippet om å ivareta en likeverdig behandling mellom kommunale og private barnehager. Skal Aurskog-Høland kommune legge opp til flere telledatoer vil dette medføre utfordringer for barnehagesektoren ifht. tildelt økonomisk ramme for 2012. Økt antall telledatoer medfører at tilskudd til de private barnehagene kan variere både i positiv og negativ retning. Dette vil ikke bidra til likebehandling mellom kommunale og private barnehager fordi det er uaktuelt å operere med flere telledatoer i kommunale barnehager. Sammenlignet med nabokommuner er det ulik praksis jfr. telledatoer men de fleste har én til to telledatoer. Alternativer og konsekvenser: Flere telledatoer vil kunne medføre: - utfordringer for barnehagesektoren ifht. tildelt økonomisk ramme for sektoren 2012. - uforutsigbar situasjon for barnehagesektoren Konklusjon: Arbeidsgruppa fremmer forslag til endrede retningslinjer for likeverdig behandling ved tildeling av offentlig tilskudd og rutiner for systematisk samarbeid mellom barnehager i Aurskog-Høland kommune. Rådmannens innstilling:. Retningslinjer for likeverdig behandling ved tildeling av offentlig tilskudd og rutiner for systematisk samarbeid mellom barnehager i Aurskog-Høland kommune vedtas. ( vedlegg 4 ) Behandling i KOMITE FOR OPPVEKST OG UTDANNING: Nytt vedlegg 4 ble delt ut til medlemmene i møtet. Innstilling fra KOMITE FOR OPPVEKST OG UTDANNING: Retningslinjer for likeverdig behandling ved tildeling av offentlig tilskudd og rutiner for systematisk samarbeid mellom barnehager i Aurskog-Høland kommune vedtas. (nytt vedlegg 4 ) Behandling i FORMANNSKAPET: 17

Repr. Ragnhild Holmedahl (KRF) fratrådte som inhabil i saken. Evaluering innen utgangen av 2012. Innstilling fra FORMANNSKAPET: Retningslinjer for likeverdig behandling ved tildeling av offentlig tilskudd og rutiner for systematisk samarbeid mellom barnehager i Aurskog-Høland kommune vedtas. (vedlegg 4 ) Evaluering innen utgangen av 2012. 18

SAK NR.: 12/12 Utvalg: KOMMUNESTYRET Lnr.: 2678/12 Møtedato: 12.03.2012 Arkivsaksnr.: 12/602 Saksbeh.: John-Ivar Udnesseter Arkivnøkkel.: 601 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet 27.02.2012 28/12 Kommunestyret 12.03.2012 12/12 ANSKAFFELSESSTRATEGI 2012-2015 Vedlegg: 1. Anskaffelsesstrategi 2012-2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Avtale om administrativt vertskommunesamarbeid Interkommunal Innkjøpsordning Nedre Romerike Saksopplysninger: Samarbeidsmøtet for Interkommunal Innkjøpsordning Nedre Romerike (IINR) (rådmennene i de samarbeidende kommunene) har utarbeidet en felles anskaffelsesstrategi som legges fram for alle de seks kommunestyrene. IINR v/innkjøpsrådet har bistått rådmennene i dette arbeidet. Innkjøpsrådet er IINR sitt rådgivende organ og består av de kommunalt innkjøpsansvarlige fra hver av samarbeidskommunene. Anskaffelsesstrategien skal være utgangspunkt for utforming av lokale kommunale målsetninger med tilhørende årlige tiltaksplaner. Arbeidet med å utforme, måle og rapportere disse målene vil administreres av de kommunalt innkjøpsansvarlige i samarbeid med IINR. Tiltakene i de kommunale tiltaksplanene vil være koordinert med de tiltak IINR skal arbeide med. Den årlige arbeidsplanen for IINR godkjennes av rådmennene i alle samarbeidskommuner i det årlige samarbeidsmøtet. Aurskog-Høland, Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen og Sørum er deltakende kommuner i Interkommunal Innkjøpsordning Nedre Romerike (IINR). Sørum kommune er vertskommune i ordningen, med bakgrunn i samarbeidsavtalen fra 2008. Samarbeidsavtalen har som mål å realisere innsparingspotensialet gjennom å:

? Opptre som én kunde i forhandlingssituasjonen og oppnå stordriftsfordeler? Oppnå en reduksjon av antall leverandører og dermed mindre fakturamengde? Redusere de administrative kostnadene knyttet til selve innkjøpsprosedyren? Øke innkjøpskompetansen i alle deltakende kommuner IINR har pt. tre årsverk som i sin helhet finansieres gjennom en leverandørfinansiert ordning med «sekretæriatsbidrag» på 1,5 % av omsetningen på de inngåtte avtalene. Innkjøpssamarbeidets visjon er at samarbeidskommunenes anskaffelser skal være totaløkonomisk effektive og skape tillit til kommunene som offentlige innkjøpere. Målsetningen er at alle kommunens gjennomføringer av anskaffelsesprosesser skal være basert på konkurranse, stå i henhold til behovets omfang og vesentlighet (proporsjonalitet), være basert på god forretningsskikk i form av saklig og forsvarlig saksbehandling, høy forretningsetisk standard, likebehandling av leverandører, forutberegnlighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Innkjøpssamarbeidet ved daglig leder er tildelt myndighet til å slutte avtaler på innkjøpssamarbeidets vegne. Innkjøpssamarbeidet administrerer ca. 85 rammeavtaler med en omsetning på ca 250 millioner kroner i året. Samarbeidsmøtet, bestående av rådmennene i alle samarbeidskommunene med Sørum kommune som vertskommune, er styrende organ til innkjøpssamarbeidet. Innkjøpsrådet, bestående av kommunalt innkjøpsansvarlig fra hver kommune, er rådgivende organ til innkjøpssamarbeidet. Samarbeidsmøtet og innkjøpsrådet avgjør hvilke aktiviteter innkjøpssamarbeidet skal fokusere på i løpet av året. Rådmannen anbefales å delegere kommunalt innkjøpsansvarlig tilstrekkelig myndighet til å påse at kommunens anskaffelser følger LOA/FOA og dette regelverk og myndighet til å beslutte om rammeavtaler skal innbefatte hele kommunen eller deler av kommunen. Kommunalt innkjøpsansvarlig gjennomfører stikkprøver for å sikre leverandøroppfølging av avtalene. Leverandøroppfølging blir også sikret gjennom avvikssystemet til IINR. I tillegg er den enkelte bestiller ansvarlig for å kontrollere at leveringen er i henhold til bestilling/avtale. Vedlagt til sist i dette dokumentet er hovedtrekkene som skal følges ved kommunale anskaffelser beskrevet i en felles innkjøpsveileder. IINR kan i dag vise til flere større effektiviseringer og besparelser for sine medlemskommuner:? IINR tilbyr kurspakke innen anskaffelsesfaget til alle samarbeidskommunene. Kursene er fordelt på grunnleggende kunnskap vedrørende anskaffelsesfaget, videregående kurs med fordypning i lov og forskrift om offentlige anskaffelser, kunngjøringsteknikk ved anbudskonkurranser og kurs i kontraktsrett (vil bli etablert i 2012).? IINR tilbyr fagdager hvor viktige fagpersoner og avtaleleverandører inviteres til å holde seminar en hel dag med kompetanseheving innenfor de ulike fagområder IINR har avtaler på.? IINR tilbyr juridisk og innkjøpsfaglig bistand i kommunenes anskaffelsesspørsmål. IINR utvider 2012 med en egen juridisk rådgiver for å styrke tilbudet ytterligere. 20

? IINR har innført økt avtaleoppfølging via faste evalueringsrutiner i samarbeidskommunene. Enkel leverandøroppfølging fører til minimering av avvikene mellom avtalene og praktiseringen av avtalene i den enkelte kommune. Et nylig eksempel på resultat av en slik avtaleevaluering er manglende prisøkningsvarsel fra en av avtaleleverandørene. Resultatet var en tilbakebetaling på totalt 824 904 kr til samarbeidskommunene. Vurderinger: Anskaffelsesfaget er et komplisert fagområde hvor brudd på regelverket kan lede til store økonomiske konsekvenser. Det er behov for å øke avtaledekningen og avtalelojaliteten i kommunen. I tillegg gjøres det i dag for mange enkeltinnkjøp uten tilfredsstillende prosess og/eller dokumentasjon. Det er ofte for lite innkjøpsteknisk kompetanse hos det operative innkjøpsleddet og for liten tid i planleggings- og utformingsfasen av anbudene, noe som reduserer mulighet for samarbeid på tvers av interne strukturelle avdelingsgrenser innad i kommunene samt interkommunalt. Generelt er det behov for å forbedre fundamenteringen og kunnskapen rundt anskaffelser fra ledernivå og utover i organisasjonen. Ovenstående problemstillinger gjelder i større eller mindre grad for alle de seks samarbeidende kommunene. Økonomiske vurderinger: Investeringer: Ingen Drift, vedlikehold: Innkjøpsordningen har som mål minst 5 % besparing ved etablering av nye rammeavtaler. Alternativer og konsekvenser: Kommunen kan velge ikke å vedta en felles anskaffelsesstrategi. Informasjons- og kommunikasjonstiltak: Anskaffelsesstrategien legges på vanlig måte ut på kommunens hjemmeside. Når vedtak i alle kommunestyrer er fattet, vil den felles anskaffelsesstrategien distribueres ut på www.iinr.no, samt til alle kommunens ledere og produktansvarlige via kommunalt innkjøpsansvarlige i de respektive kommuner. Rådmannens innstilling:. Anskaffelsesstrategi 2012-2015 vedtas som Aurskog-Høland kommunes anskaffelsesstrategi. Behandling i FORMANNSKAPET: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. 21

Forslag fra repr. Lars Henrik Sundby (SP) Nytt punkt 2: Aurskog-Høland kommune skal jobbe aktivt for at det lokale næringsliv skal få økt kompetanse for å kunne kvalifisere seg som leverandører til kommunen og innkjøpssamarbeidet for øvrig. Sundbys forslag oversendes administrasjonen til oppfølging. Innstilling fra FORMANNSKAPET: Anskaffelsesstrategi 2012-2015 vedtas som Aurskog-Høland kommunes anskaffelsesstrategi. Aurskog-Høland kommune skal jobbe aktivt for at det lokale næringsliv skal få økt kompetanse for å kunne kvalifisere seg som leverandør til kommunen og innkjøpsarbeidet for øvrig. Forslaget oversendes administrasjonen til oppfølging. 22

SAK NR.: 13/12 Utvalg: KOMMUNESTYRET Lnr.: 2811/12 Møtedato: 12.03.2012 Arkivsaksnr.: 12/631 Saksbeh.: John-Ivar Udnesseter Arkivnøkkel.: 033 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet 27.02.2012 31/12 Kommunestyret 12.03.2012 13/12 SEKRETARIAT FOR KONTROLLUTVALGET - SELSKAPSAVTALE Vedlegg: 1. Brev av 16.02.2012 til kommunene med innkalling til konstituerende møte i representantskapet for Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. 2. Forslag til selskapsavtale for Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. 3. Særutskrift sak 41/2011 for kontrollvalget. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): K-sak 24/11: Etablering av sekretæriatsløsning for kontrollutvalgene på Romerike. Saksopplysninger: Kontrollutvalgene i Lørenskog, Nittedal, Rælingen og Skedsmo startet høsten 2010 en prosess med tanke på å etablere et interkommunalt samarbeid om sekretariatsbistand til kontrollutvalgene. Etterhvert er prosessen utvidet til å gjelde alle de 13 kommunene på Romerike. Kommunestyret er tidligere gitt en grundig orientering om etablering av sekretæriatsløsning for kontrollutvalgene på Romerike, se K-sak 24/11. Kommunestyret fattet da følgende vedtak: «Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å fatte følgende vedtak: 1. Det opprettes et felles sekretariat for kontrollutvalgene på Romerike med virkning fra 1. juli 2012. Sekretariatet organiseres som et IKS etter lov om interkommunale selskaper av 29. januar 1999 nr. 6. 2.Selskapets foretaksnavn er Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS

3.Plassering av selskapets hovedkontor fastsettes senere. 4. Forslag til selskapsavtale tas til foreløpig orientering. 5. Sekretariatet bemannes med 3 årsverk. 6. Total kostnadsramme for virksomheten anslås til 2,4 millioner kroner. 7.Kostnadene fordeles etter følgende nøkkel: 60 % (felleskostnader) fordeles etter innbyggertallet i kommunene pr. 1.1. inneværende år og 40 % fordeles etter registrert tidsforbruk på den enkelte kommunes kontrollutvalg i regnskapsåret 8. Dagens sekretariatsordning videreføres inntil ny ordning er etablert.» Som en oppfølging av dette vedtaket fattet kontrollutvalget i sak 41/11 følgende vedtak /innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret vedtar selskapsavtalen for Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS i samsvar med vedlegget til saken. 2. Kommunestyret oppnevner AA som medlem og BB som varamedlem til representantskapet for Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. Relevante bestemmelser: Kommuneloven og Lov om interkommunale selskaper. Vurderinger: Rådmannen ser på etableringen av Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS som et naturlig ledd i å styrke kontrollorganenes rolle. Ved etableringen av dette selskapet vil kompetansen styrkes og samles ved at det blir et sterkere fagmiljø. Det nye sekretariatet skal i tillegg til de oppgavene som inngår i dagens "minimumsløsninger", gjennomføre overordnet analyse og utarbeide planer for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det er også positivt at de enkelte kommuner nå går fra midlertidige løsninger til en permanent og forutsigbar situasjon hva angår sekretæriatsbistanden til kontrollutvalgene. Rådmannen understreker ellers at behandlingen av økonomiplan, årsbudsjett og årsregnskap for Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS tilpasses årshjulene for den enkelte kommune. 24

Når det gjelder selve saksbehandlingen, er det slik at kontrollutvalget har innstillingsrett direkte til kommunestyret. Dette er imidlertid ikke til hinder for at formannskapet i enkelte saker kan fremme egen innstilling til kommunestyret i samme sak. Denne saken er av en slik art. Rådmannen vil i tillegg til kontrollutvalgets innstilling foreslå for formannskapet at: Kommunestyret binder kommunens representant i representantskapet til å velge person X som styremedlem og person Y som varamedlem til styret. Det i forbindelse med 1. tertial rapporteringen finnes dekning for kr 250.000 i deltakerinnskudd i Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. Økonomiske vurderinger: Investering: I avtalens punkt 7 om innskudd framgår det at hver av deltakerne bidrar med et etableringstilskudd på til sammen kr. 250 000. Drift: Foreløpige signaler om kostnadsrammen for Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS tilsier at utgiftene kan bli noe høyere ved den nye ordningen enn tidligere, men dette må vurderes nærmere når budsjett for det nye selskapet foreligger. Alternativer og konsekvenser: Å delta /å ha eier-/ansvarsandel i Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. Å ikke delta /å ha eier-/ansvarsandel i Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. Sistnevnte alternativ betyr at kommunen må etablere et kontrollutvalgssekretæriat for seg selv eller eventuelt i samarbeid med andre kommuner. Et slikt alternativ vurderes som lite hensiktsmessig. Konklusjon: Rådmannen vil med denne bakgrunnen anbefale at kommunen slutter seg til Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. Rådmannens innstilling:. 1. Kommunestyret vedtar selskapsavtalen for Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS i samsvar med vedlegget til saken. 2. Kommunestyret oppnevner AA som medlem og BB som varamedlem til representantskapet for Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. Som medlem oppnevnes. 25

Som varamedlem oppnevnes 3. Kommunestyret binder kommunens representant i representantskapet til å velge person X som styremedlem og person Y som varamedlem til styret. Som medlem velges. Som varamedlem velges 4. I forbindelse med 1. tertial rapporteringen må det finnes dekning for kr 250.000 i deltakerinnskudd i Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. Behandling i FORMANNSKAPET: Forslag fra repr. Aina Sletner ( AP) Punkt 2. Som medlem velges Ordfører, som varamedlem velges varaordfører. Enstemmig vedtatt Punkt 3: Forslag fra repr. Aina Sletner (AP): Som styremedlem velges: Svein Brokke. Som varamedlem til styret velges: Kristin Tønsberg Waaler. Enstemmig vedtatt. Innstilling fra FORMANNSKAPET: 1. Kommunestyret vedtar selskapsavtalen for Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS i samsvar med vedlegget til saken. 2. Kommunestyret oppnevner AA som medlem og BB som varamedlem til representantskapet for Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. Som medlem oppnevnes Ordfører. Som varamedlem oppnevnes Varaordfører 26

3. Kommunestyret binder kommunens representant i representantskapet til å velge person X som styremedlem og person Y som varamedlem til styret. Som medlem velges Svein Brokke. Som varamedlem velges Kristin Tønsberg Waaler 4. I forbindelse med 1. tertial rapporteringen må det finnes dekning for kr 250.000 i deltakerinnskudd i Romerike kontrollutvalgssekretæriat IKS. 27

SAK NR.: 14/12 Utvalg: KOMMUNESTYRET Lnr.: 1468/12 Møtedato: 12.03.2012 Arkivsaksnr.: 12/340 Saksbeh.: Dagfinn Lunner Arkivnøkkel.: 037 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet 27.02.2012 32/12 Kommunestyret 12.03.2012 14/12 VALG AV VALGKOMITE FOR AURSKOG-HØLAND KOMMUNES AKSJESELSKAPER SAMT INSTRUKS FOR VALGKOMITEEN Vedlegg: 1. Forslag til sammensetning og instruks for valgkomitè for Aurskog-Høland kommunes aksjeselskap. 2. Uttalelse fra Rømskog kommune av 08.02.12 om valgkomitè for ASVO Bjørkelangen AS. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Eierskapsmelding for Aurskog-Høland kommune, vedtatt av kommunestyret 3. mai 2010. 2. Vedtekter for selskapene: ASVO Bjørkelangen AS, Neverstua AS, A-H Utbyggingsselskap AS. Saksopplysninger: Etter kommunens Eierskapsmelding skal det innføres som prinsipp at det alltid skal velges og benyttes valgkomite ved valg av styremedlemmer til kommunale aksjeselskaper. Formannskapsmedlem Lars Henrik Sundby har fremmet forslag til hvordan dette kan organiseres. Det foreslås at formannskapet velger en felles valgkomitè på 3 medlemmer og 2 varamedlemmer i nummerrekkefølge. Valget skal foregå innen utgangen av februar måned hvert år og slik at ett medlem er på valg hvert år. Valgene gjelder for tre år med unntak av det året valgkomiteen opprettes. Varamedlemmene velges for ett år. Formannskapet velger selv leder hvert år. Det foreslås videre at valgkomitèen skal gjelde for alle kommunens selskaper, men det foreslås muligheter for unntak i de tilfeller hvor kommunen ikke er eneeier. Valgkomitèen skal også fremme forslag for generalforsamlingene om godtgjøring til de tillitsvalgte (styremedlemmene).

Vurderinger: Rådmannen vil vise til at det i Eierskapsmeldingen er forutsatt at valgkomitèen skal velges av generalforsamlingen. Det er ikke sagt noe om at det kan være en felles valgkomitè for alle selskapene, men dette kan synes å være hensiktsmessig av hensyn til en helhetlig betraktning av aktuelle styrekandidater. Det er tatt inn i vedtektene at generalforsamlingen skal velge valgkomitè når det gjelder de kommunale selskapene: ASVO Bjørkelangen AS, Neverstua AS og Aurskog-Høland Utbyggingsselskap AS. Det kreves vedtektsendring for å kunne endre til av formannskapet skal velge valgkomiteen. For de to sistnevnte selskapene er som kjent formannskap og generalforsamling personidentiske. Generalforsamling settes som eget møte og andre kan være tilstede. Dersom en legger til grunn at ordinær generalforsamling i juni 2012 skal velge nye styremedlemmer basert på innstilling fra valgkomitè mener rådmannen at det må settes ekstraordinær generalforsamling i forkant. Her kan det gjøres vedtak om vedtektsendring. Først etter vedtektsendringen kan formannskapet velge valgkomitè. Deretter kan valg av styremedlemmer skje i ordinær generalforsamling. Rådmannen legger også til grunn at det er kommunestyret som øverste eier som må instruere eierrepresentantene i generalforsamlingen til å fatte vedtak om vedtektsendringer. Det er neppe riktig at formannskapet gjør dette. Formannskapet har ingen slik fullmakt. Valgkomitè for ASVO Bjørkelangen AS Rømskog kommune påpeker i brev av 08.02.12 at valgkomitèen bør bestå av tre medlemmer, hvorav ett velges av Rømskog. Rådmannen mener prinsipielt at det bør velges en egen valgkomitè for ASVO Bjørkelangen AS med grunnlag i at Rømskog kommune er medeier. Aurskog-Høland kommune kan velge de samme representanter med unntak av ett medlem i denne valgkomiteen. Eierforholdet i ASVO Bjørkelangen AS er 80% på Aurskog-Høland kommune og 20% på Rømskog kommune. Etter en prosentmessig fordeling av aksjene må Rømskog har minst 33,3% av aksjene for å kunne få ett medlem i valgkomiteen. Rådmannen mener likevel at det er rimelig at Rømskog får velge ett medlem. Rømskog kommune foreslår at det valgkomiteens innstilling vedlegges med en CV for kandidatene. Rådmannen mener dette er et godt forslag for å få den fulle og hele oversikt over kandidatenes praksis, utdanning, tillitsverv og erfaringer for øvrig. Valgkomitè for Neverstua AS og A-H Utbyggingsselskap AS Det er ingen hindringer i veien for at disse selskapene kan ha felles valgkomitè. Øvrige aksjeselskaper I forslaget fra formannskapsmedlem Sundby er det uttalt at instruksen også skal gjøres gjeldende for Haldenvassdragets kanalselskap AS, Bjørkelangen stasjon AS og Berger Eiendom AS. Det er foreslått at formannskapet kan unnlate ett eller flere av selskapene av særskilte årsaker. 29

Rådmannen foreslår at kommunen sender en anmodning til de respektive selskapene om at det velges en valgkomitè for å forberede valg av styremedlemmer i generalforsamlingen. Kommunen kan vanskelig ensidig fatte eget vedtak om valgkomitè uten at de øvrige medeiere er involvert. Valgkomitèen forutsettes å vurdere godtgjørelse for styrevervene Det foreslås at valgkomitèen også skal fremme forslag til den enkelte generalforsamling om godtgjørelse for styrevervene. Valgkomitèen skal legge fram en egen innstilling om dette. Saksgang Rådmannen foreslår at denne saken behandles på følgende måter i ulike organer: - 27.02. formannskapet - 12.03. kommunestyret vedtak om å endre vedtektene fattes - 19.03. ekstraordinær generalforsamling vedtektsendring foretas - 16.04. formannskapet velger valgkomitè - 11.06. Generalforsamling i selskapene, valgkomiteen legger fram sitt forslag. Alternativer og konsekvenser: Gjeldende vedtekter om at generalforsamlingene skal velge valgkomitè kan opprettholdes. Fordelen med at formannskapet velger valgkomiteen er at det blir en felles valgkomitè for alle selskapene, og at en da kan se alle kandidatene under ett. Konklusjon: Rådmannen viser til sine vurderinger overfor og fremmer innstilling i samsvar med dette. Rådmannens innstilling:. 1. Aurskog-Høland kommune ber om at generalforsamlingen i ASVO Bjørkelangen AS, Neverstua AS og A-H utbyggingsselskap AS foretar følgende vedtektsendring: 7 sak nr. 7 - valg av valgkomitè strykes. 2. Det delegeres til formannskapet å velge valgkomitè til valg av styremedlemmer i selskapene Neverstua AS og A-H utbyggingsselskap AS 3. Det delegeres til formannskapet å velge 2 medlemmer til valgkomitèen i ASVO Bjørkelangen AS. Ett tredje medlem velges av Rømskog kommune. 4. Valgene skjer i henhold til nærmere fastsatt instruks om sammensetning av valgkomitè for Aurskog-Høland kommunes aksjeselskaper av 17.02.12. 5. Valgkomiteene tilstås møtegodtgjøring etter kommunens reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår, rettigheter og plikter, pkt. 5C andre folkevalgte organer. 6. Aurskog-Høland kommune sender en anmodning til de andre selskapene kommunen er medeier i om at det som fast ordning velges en valgkomitè for å forberede valg av styremedlemmer i generalforsamlingen. 30

Behandling i FORMANNSKAPET: Det ble foretatt flg. endringer i innstillingen: Punkt 2: Det delegeres til formannskapet å velge valgkomite på 3 medlemmer til valg av styremedlemmer i selskapene Neverstua AS, A-H utbyggingsselskap AS og ASVO Bjørkelangen A/S. Punkt 3. Ved valg til ASVO Bjørkelangen AS tiltres valgkomiteen med ett medlem fra Rømskog kommune. Innstilling fra FORMANNSKAPET: 1. Aurskog-Høland kommune ber om at generalforsamlingen i ASVO Bjørkelangen AS, Neverstua AS og A-H utbyggingsselskap AS foretar følgende vedtektsendring: 7 sak nr. 7 - valg av valgkomitè strykes. 2. Det delegeres til formannskapet å velge valgkomitè på 3 medlemmer til valg av styremedlemmer i selskapene Neverstua AS, A-H utbyggingsselskap AS og ASVO Bjørkelangen A/S. 3. Ved valg til ASVO Bjørkelangen AS tiltres valgkomiteen med ett medlem fra Rømskog kommune. 4. Valgene skjer i henhold til nærmere fastsatt instruks om sammensetning av valgkomitè for Aurskog-Høland kommunes aksjeselskaper av 17.02.12. 5 Valgkomiteene tilstås møtegodtgjøring etter kommunens reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår, rettigheter og plikter, pkt. 5C andre folkevalgte organer. 6. Aurskog-Høland kommune sender en anmodning til de andre selskapene kommunen er medeier i om at det som fast ordning velges en valgkomitè for å forberede valg av styremedlemmer i generalforsamlingen. 31