ANSKAFFELSESREGLEMENT FOR TROMS FYLKESKOMMUNE

ANSKAFFELSESREGLEMENT FOR TROMS FYLKESKOMMUNE Del I: Overordnede politiske føringer, miljø og samfunnsansvar Ajour pr 14.11.2012

Innhold 1. Virkeområde og formål... 3 1.1 Virkeområde... 3 1.2 Mål for fylkeskommunens anskaffelser... 3 1.3 Formål med anskaffelsesreglementet... 3 1.4 Noen sentrale begreper... 4 2. Innkjøpspolitikk... 4 2.1 Etikk... 4 2.2 Miljø... 4 2.3 Bruk av lokale leverandører ankerkunde for nystartede lokale bedrifter... 5 2.4 ILO-konvensjonene... 5 2.5 Universell utforming... 5 2.6 Lærlinger... 5 2.7 Fast ansatte (kontraktørklausul)... 6 2.8 Lagerhold, leveringstid og leveringshyppighet... 6 2.9 Hovedprinsipper for innkjøp... 6 2.10 Hovedprinsipper for valg av avtaleform... 6 3. Troms fylkeskommunes innkjøpsforvaltning... 6 3.1 Ramme for organisering av fylkeskommunens anskaffelser... 6 3.2 Sentral innkjøpstjeneste... 7 3.3 Økonomisjefens myndighet... 7 3.4 Retningslinjer for gjennomføring av anskaffelser i den enkelte enhet - særavtaler... 7 3.5 Ansvar for å gjennomføre fellesanskaffelser... 7 3.6 Økonomiske konsekvenser ved brudd på regelverket for offentlige anskaffelser... 8 3.7 Hvem inngår innkjøpsavtaler på vegne av fylkeskommunen... 8 4 Internkontroll og kompetanseheving... 9 4.1 Internkontroll... 9 4.2 Opplæring, veiledning og kompetanseheving... 9 4.3 Innkjøpsforum... 9 5 Innkjøpssamarbeid... 9 5.1 Fylkeskommunalt Innkjøpsforum (FI)... 9 5.2 Fylkeskommunene Nord (FKN-samarbeidet)... 9 5.3 Fylkeskommunalt/Kommunalt Innkjøpssamarbeid i Troms (FKIT-samarbeidet)... 10 6 Synliggjøring av fylkeskommunens innkjøpsvirksomhet... 10 6.1 Innkjøpsdatabasen - IDA... 10 6.2 Innkjøp på intranett... 11 6.3 Innkjøp på fylkeskommunens hjemmeside... 11 2

1. Virkeområde og formål 1.1 Virkeområde Anskaffelsesreglementet skal gjelde for alle anskaffelser i TFK. Retningslinjene skal gjelde samtlige typer anskaffelser og for samtlige etater og fylkeskommunale enheter. Anskaffelsesreglementet inneholder således overordnede rammer, vedtak og prinsipper for fylkeskommunens anskaffelser som er av lengre varighet og kan ikke endres vesentlig uten politisk behandling. Alle som er involvert i innkjøp til TFK plikter å sette seg inn i og følge anskaffelsesreglementet. 1.2 Mål for fylkeskommunens anskaffelser Anskaffelser av varer og tjenester representerer store verdier for fylkeskommunen. Anskaffelser vedrører hele organisasjonen, og en rekke personer vil være involvert i anskaffelsesprosessen. Det er derfor viktig at vi har en overordnet målsetting, klare og entydige retningslinjer for våre anskaffelser og at disse bekjentgjøres og implementeres på de ulike plan i organisasjonen. Målet for fylkeskommunens anskaffelser er å anskaffe- og forvalte de varer og tjenester det er behov for på en måte som bidrar til effektiv og rasjonell ressursutnytting. Enhver anskaffelse skal gjennomføres etter en forsvarlig og gjennomtenkt behovsverifisering og skal gjennomføres på en slik måte at fylkeskommunens økonomiske interesser blir ivaretatt best mulig på lang sikt. Dette gjelder både for fylkeskommunen som organisasjon og i forhold til de tjenester som skal tilbys innbyggerne i fylket. Gjennom felles sektorovergripende rammeavtaler/samkjøp skal vi dra nytte av de gunstige betingelser store kjøp/avtaler gir. Som utgangspunkt skal alle fylkeskommunens anskaffelser samkjøres. Fylkeskommunens anskaffelsesmetoder skal sikre at det er en reell konkurranse om å oppnå leveranser til fylkeskommunen og at prinsippet om konkurranse på like vilkår følges overfor alle interesserte leverandører. Alle fylkeskommunens anskaffelser skal gjennomføres på en slik måte at det skaper tillit både hos innbyggere og leverandører. 1.3 Formål med anskaffelsesreglementet Anskaffelsesreglementet skal være et verktøy for å nå de mål som er satt for fylkeskommunens anskaffelser. Anskaffelsesreglementet fastsetter fylkeskommunens innkjøpspolitikk og har til formål å sikre at alle som gjør innkjøp har en felles opptreden overfor leverandører, og at disse behandles på samme måte uavhengig av hvilken enhet det er som foretar anskaffelsen. Anskaffelsesreglementet skal sikre at: Fylkeskommunen følger lover og forskrifter vi er underlagt Innkjøp foregår i henhold til politiske og administrative vedtak som er fattet Fylkeskommunen har en enkel administrering av anskaffelser sett under ett Fylkeskommunen har en god økonomistyring Innkjøp foregår i tråd med fylkeskommunens verdigrunnlag og etiske retningslinjer Fylkeskommunen ivaretar miljø og samfunnsansvar på en god og forsvarlig måte De ansatte som arbeider med innkjøp har trygghet for hvordan de skal utføre oppgaven Feil oppdages slik at disse kan rettes i tide 3

Misligheter forebygges og avdekkes Det er klare ansvarsforhold Hendelsesforløpet i anskaffelser klart og greit kan dokumenteres Anskaffelsesreglementet er utformet i tråd med: - Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69, med endringer ved lov 11. mai 2012 nr. 25 - Forskrift fastsatt ved kgl. res. av 7. april 2006 nr. 402 - Forskrift av 7. april 2006 nr. 403 om innkjøpsregler i forsyningssektorene - Forskrift av 15. november2002 nr. 1288 om klagenemnd for offentlige anskaffelser (KOFA) - Fylkeskommunens egne politiske og administrative vedtak 1.4 Noen sentrale begreper Fellesanskaffelse: Anskaffelse som gjelder flere eller alle fylkeskommunens etater eller enheter. Særanskaffelse: Anskaffelse som foretas i den enkelte etat eller enhet og som kun gjelder for denne. Enkeltanskaffelse/engangsanskaffelse: Anskaffelser som kjennetegnes ved at det inngås en avtale som regulerer hele leveransen. Det volum som inngår i avtalen skal leveres og til de vilkår som avtalen fastslår. Rammeavtale: Anskaffelse som kjennetegnes ved at det inngås en avtale som fastsetter vilkår for de kontrakter som skal tildeles i løpet av avtaleperioden, dvs. de faktiske bestillingene/avropene. Avrop: Å gjøre avrop er selve bruken av en rammeavtale. Her foregår bestilling, varemottak, inngående faktura, betaling, reklamasjon osv. Anskaffelsesprosessen: Alle aktiviteter som har til hensikt å dekke et behov ved at vi foretar en anskaffelse. Hvor formalisert anskaffelsesprosessen skal gjennomføres i den enkelte anskaffelse bestemmes ut fra hva anskaffelsen gjelder og differensiert i forhold til terskelverdi. Terskelverdi: Forskrift om offentlige anskaffelser differensierer anskaffelsesprosedyrene etter ulike terskelverdier. 2. Innkjøpspolitikk 2.1 Etikk TFK skal ivareta sin innkjøpspolitikk i tråd med allmenngyldige etiske verdier og normer som for eksempel rettferdighet, lojalitet, ærlighet, pålitelighet, sannferdighet og at man skal behandle andre slik man selv ønsker å bli behandlet. Alle anskaffelser i TFK skal gjennomføres med stor integritet og skal følge fylkeskommunens verdigrunnlag og etiske retningslinjer. TFK skal ha spesifikke etiske retningslinjer for alle faser i anskaffelsesprosessen og for alle involverte i anskaffelsesprosessen. 2.2 Miljø Troms fylkeskommune skal ha en aktiv holdning til miljø og fokusere på miljømessige konsekvenser internt i egen organisasjon og i forhold til de anskaffelser som gjøres. 4

Det er et mål å Miljøfyrtårnsertifisere videregående skoler, tannklinikker, fylkeshuset i Tromsø og andre aktuelle bygg og/eller avdelinger i fylkeskommunen. Alle anskaffelser skal foregå innenfor rammene til fylkeskommunens krav til helse, miljø og sikkerhet og for å oppnå målet om Miljøfyrtårnsertifisering. I den grad det ikke strider mot gjeldende regelverk skal det i alle anskaffelser sørges for at miljøhensyn ivaretas både hos produsent og leverandør. Det skal tas hensyn til miljømerking og andre miljømessige konsekvenser av anskaffelsen og for de varer og tjenester anskaffelsen gjelder. Hensynet til miljø skal ivaretas selv om dette på kort sikt er dyrere for fylkeskommunen. Hvordan dette skal ivaretas beskrives i Del II av økonomihåndboka. 2.3 Bruk av lokale leverandører ankerkunde for nystartede lokale bedrifter Fylkestingets sak nr. 0054/04, pkt. 9: Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Loven gjelder for fylkeskommunens anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider. Fylkeskommunen skal ved anskaffelser som nevnt opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. Fylkeskommunen skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. For anskaffelser gjelder lov/regelverk. Fylkeskommunen skal så vidt mulig bruke lokale leverandører. Fylkeskommunen har som uttalt strategi å være ankerkunde for nystartet lokale bedrifter for å hjelpe disse i gang. Fylkeskommunen skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. Under ellers like forhold bør fylkeskommunen foretrekke bedrifter med tariffavtale, pensjonsavtaler og bedrifter som tar inn lærlinger. I anbudsdokumenter, annonser og lignende skal disse forutsetninger klargjøres. 2.4 ILO-konvensjonene TFK skal i alle sine anskaffelser etterstrebe å ivareta ILOs menneskerettighetskonvensjoner for arbeidslivet. For konkurransefasen skal TFK ha systemer som forhindrer at det inngås kontrakter hvor brudd på konvensjonene har foregått i noen ledd av produksjonsfasen. For avtaleperioden skal det innarbeides kontrollfunksjoner som avdekker brudd samt at det i kontraktsvilkårene skal innarbeides sanksjoner dersom brudd avdekkes. 2.5 Universell utforming Gjennom universell utforming skal en oppnå at produkter, omgivelser og kommunikasjon blir så brukbare som mulig for et bredest mulig spekter av brukere. TFK skal ta hensyn til universell utforming i alle sine anskaffelser. Hvordan dette skal ivaretas beskrives i del II av økonomihåndboka 2.6 Lærlinger For arbeid som skal utføres for TFK, kan det settes som betingelse for gjennomføring at norske leverandører skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning. Slik betingelse kan likevel kun settes dersom det er et klart definert behov for lærlingplasser i den aktuelle bransje. 5

Behovet for, og krav til, lærlingplasser skal vurderes aktivt i alle anskaffelser der dette kan være relevant. 2.7 Fast ansatte (kontraktørklausul) For bygg- og anleggsarbeid som skal utføres for TFK, skal det settes som betingelse for gjennomføring av kontrakten at arbeidet skal utføres av entreprenøren og dennes ansatte i tjenesteforhold, eventuelt av underentreprenører og deres ansatte, eller ved bruk av lovlig innleid arbeidskraft. Valgte leverandør er nødt til minimum å følge hovedavtalens bestemmelser. 2.8 Lagerhold, leveringstid og leveringshyppighet Fylkeskommunens enheter skal ha et aktivt og gjennomtenkt forhold til lagerhold. Det skal tilstrebes at lager av varer holdes på et minimumsnivå slik at man unngår unødig kapitalbinding i lagerhold. Lagerhold skal skje i en avveining hvor også hensynet til leveringshyppighet og miljø, f.eks. utslipp av miljøgasser, skal være en del av vurderingen. 2.9 Hovedprinsipper for innkjøp Alle anskaffelser skal så langt det er mulig være gjenstand for konkurranse. Innkjøp fra omreisende selgere, dørselgere, telefonselgere, e-post, netthandel eller lignende som fylkeskommunen ikke har avtale med er ikke tillatt. Før et innkjøp foretas skal det som utgangspunkt alltid undersøkes om fylkeskommunen har rammeavtale på det aktuelle området. Før en konkurranseprosess igangsettes skal det som utgangspunkt alltid undersøkes om flere av fylkeskommunens enheter har samme behov og vurdere om samkjøring i en felles avtale kan være aktuelt. 2.10 Hovedprinsipper for valg av avtaleform For varer og tjenester som jevnlig forbrukes skal fylkeskommunen som hovedprinsipp inngå etteller flerårige rammeavtaler. Rammeavtalene kan dekke flere enheter, både sentrale og i de enkelte geografiske regioner. Rammeavtalenes kontraktsvilkår skal ivareta avrop for alle enheter i samtlige regioner. Forholdet til vedtaket om å være ankerkunde for lokalt næringsliv og nystartede bedrifter skal innarbeides i den enkelte konkurransen. 3. Troms fylkeskommunes innkjøpsforvaltning 3.1 Ramme for organisering av fylkeskommunens anskaffelser I sak 0124/04 vedtok Fylkesrådet at stabssjefen på vegne av fylkesrådet gis fullmakt til: Ivaretakelse av Lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter, for hele den fylkeskommunale organisasjonen. Fullmakten innebærer kontroll- og instruksjonsmyndighet overfor hele den fylkeskommunale organisasjonen vedrørende anskaffelser og avtalelojalitet. Fullmakten kan delegeres. Hensikten med vedtaket er å sikre at Troms fylkeskommune har en helhetlig og enhetlig innkjøpspolitikk, at alle anskaffelser i fylkeskommunen skjer i henhold til regelverket og at vi oppnår god koordinering av fylkeskommunens innkjøp. Fullmakten er delegert til økonomisjefen, som også er leder for den sentrale innkjøpstjenesten. 6

3.2 Sentral innkjøpstjeneste Troms fylkeskommune har en sentral innkjøpstjeneste som er organisert i økonomisenteret. Innkjøpstjenesten har det utøvende ansvar for å følge opp fylkesrådets delegasjonsvedtak. Fullmakten omfatter: Utvikling av fylkeskommunens innkjøpspolitikk Utvikling og bekjentgjøring av felles retningslinjer og rutiner for fylkeskommunens anskaffelser Samordning og koordinering av fylkeskommunens anskaffelser Gjennomføring, administrering og kontraktvedlikehold av fylkeskommunens fellesanskaffelser Pålegg om bruk av fellesavtaler og kontroll av avtalelojalitet Instruksjon og kontroll mht. konkurransereglene for alle fylkeskommunens anskaffelser Bistand til gjennomføring av særanskaffelser Innkjøpssamarbeid Leverandørutvikling E-handel Opplæring, veiledning og rådgivning 3.3 Økonomisjefens myndighet Økonomisjefen har myndighet til å pålegge enhetene å bruke inngåtte felles rammeavtaler. Dersom økonomisjefen blir kjent med forhold i enhetene som representerer brudd på regelverk og retningslinjer, skal enhetene gjøres oppmerksom på dette og rette seg etter økonomisjefens anvisninger. 3.4 Retningslinjer for gjennomføring av anskaffelser i den enkelte enhet - særavtaler Den enkelte enhet har ansvaret for sine egne anskaffelser. Det er den enkelte leder som er ansvarlig for at anskaffelsene gjennomføres i henhold til lov og gitte retningslinjer. Ved behov kan innkjøpstjenesten bistå i de enkelte anskaffelsene. Dette kan innebære alt fra at anskaffelsen gjennomføres ved den enkelte etat/enhet under veiledning av innkjøpstjenesten, eller at anskaffelsen gjennomføres av innkjøpstjenesten i nært samarbeid med den enkelte etat/enhet. Beslutning om fremgangsmåte treffes i fellesskap i den enkelte sak. Innkjøpsfaglige spørsmål skal drøftes og kvalitetssikres i samarbeid med innkjøpstjenesten. Ved behov ut over dette skal fylkesadvokatene konsulteres før en eventuelt innhenter ekstern juridisk bistand. 3.5 Ansvar for å gjennomføre fellesanskaffelser Den sentrale innkjøpstjenesten har ansvar for anskaffelser som gjelder hele eller deler av fylkeskommunen. Dette vil i all hovedsak dreie seg om rammeavtaler. Ved gjennomføring av konkurranser på sektorovergripende anskaffelser skal det opprettes brukergrupper fra representative enheter som skal bistå i å utarbeide kravspesifikasjon og delta i anskaffelsesprosessen frem til avtale er signert og implementert. Avtaler som er inngått av den sentrale innkjøpstjenesten er juridisk bindende for hele fylkeskommunen. Lojalitet til avtaler har økonomisk betydning for de resultater fylkeskommunen kan oppnå i fremtidige konkurranser. Den enkelte leder er ansvarlig for at de sentrale avtalene 7

følges, at det ikke finner sted illojalitet til inngåtte avtaler og for at det ikke inngås nye lokale avtaler på områder der det finnes sentral avtale. 3.6 Økonomiske konsekvenser ved brudd på regelverket for offentlige anskaffelser Erstatningsansvar for brudd på avtalelojalitet Ved brudd på avtalelojalitet kan en avtaleleverandør kreve erstatning for sitt tap som følge av illojalitet til den inngåtte avtalen. Den enkelte enhet er selv erstatningsansvarlig for sine brudd på inngåtte avtaler. Direkteanskaffelse Dersom en avtale inngås uten å ha vært gjenstand for konkurranse direkteanskaffelse kan domstolene pålegge bot. Den enhet som har inngått slik kontrakt er selv økonomisk ansvarlig for å betale boten. Positiv og negativ kontraktsinteresse Dersom en leverandør får medhold i at fylkeskommunen har brutt regelverket for offentlige anskaffelser kan det kreves erstatning. Positiv kontraktsinteresse betegner den fortjenesten en leverandør går glipp av ved ikke å få tildelt kontrakten vedkommende rettmessig skulle hatt. Negativ kontraktsinteresse betegner det tap leverandøren har lidt ved forgjeves å ha pådratt seg kostnader ved å gi et tilbud. Ved særanskaffelser er den enkelte enhet som anskaffelsen gjelder selv økonomisk ansvarlig for erstatningen. Ved fellesanskaffelser gjennomført av innkjøpstjenesten skal Stabsjefens kontor i den enkelte sak avgjøre hvordan det økonomiske ansvar skal fordeles. Dersom fylkeskommunen deltar i anskaffelser gjennomført i Fylkeskommunene Nord (FKNsamarbeidet) skal erstatning som følge av brudd dekkes slik samarbeidsavtalen med FKN bestemmer. Stabsjefens kontor skal i den enkelte sak avgjøre hvor erstatningen skal belastes. 3.7 Hvem inngår innkjøpsavtaler på vegne av fylkeskommunen Fylkesordføreren skal skrive under på avtaler som binder økonomien til fylkeskommunen ut over ett budsjettår. Fellesavtaler Fellesavtaler, dvs. avtaler som gjelder flere eller alle fylkeskommunens etater eller enheter, skal signeres av fylkesordfører. Prolongering av fellesavtaler som er initiert av innkjøpstjenesten, signeres av innkjøpssjef. Forutsetningene er at prolongeringen ikke medfører endringer i avtalen, men kun mindre justeringer. Særavtaler Særavtaler, dvs. avtaler som berører den enkelte etat eller enhet, signeres av etaten-/enheten selv i henhold til budsjettfullmakter. Den enkelte leder i etatene/enhetene er ansvarlig for at det utarbeides anskaffelsesfullmakter og at det finnes oversikt over hvem som har fullmakt til å inngå forpliktende avtaler. 8

4 Internkontroll og kompetanseheving 4.1 Internkontroll Internkontroll er en prosess som skal gi sikkerhet for at mål blir nådd. God internkontroll er å ha et system hvor det er etablert systematiske rutiner for planlegging, styring og kontroll. Troms fylkeskommune skal utarbeide slike systemer, gjennomføre internkontroll og vedlikeholde systemer for dette i alle faser av anskaffelsesprosessen, fra og med behovsverifiseringen, i konkurransefasen frem til inngått kontrakt og i hele avtalefasen. Kontroll skal rette seg både mot enhetene og leverandørene. Mot enhetene dreier det seg blant annet om å få brukerne til å holde seg innenfor de avtaler som er inngått, samt følge de retningslinjer som er vedtatt. Overfor leverandørene vil kontrollen blant annet dreie seg om at kontraktens betingelser overholdes. 4.2 Opplæring, veiledning og kompetanseheving Innkjøpstjenesten har ansvar for jevnlig å gjennomføre opplæring i bruk av inngåtte avtaler samt å gi opplæring i det til enhver tid gjeldende anskaffelsesregelverk. Enhver som er i tvil med hensyn til reglene er forpliktet til å ta dette opp med nærmeste overordnede eller kontakte innkjøpstjenesten. 4.3 Innkjøpsforum Fylkeskommunen skal ha et innkjøpsforum bestående av innkjøpere fra fylkeskommunens etater og/ eller enheter. Innkjøpsforum er et organ for kunnskaps- og erfaringsformidling på tvers av hele fylkeskommunen. Innkjøpsforum er et arbeidsorgan for utvikling og samkjøring av fylkeskommunens anskaffelser. Innkjøpstjenesten har ansvar for å arrangere og skrive referat fra møtene. Det er et lederansvar å påse at alle enheter som gjennomfører særanskaffelser er representert i innkjøpsforum. 5 Innkjøpssamarbeid Gjennom innkjøpssamarbeid oppnås kunnskapsdeling og kompetanseutvikling, arbeidsfordeling og bedre ressursutnyttelse. Fellesanskaffelser i et innkjøpssamarbeid vil kunne medføre bedre avtaler som følge av anskaffelsens volum. Troms fylkeskommune deltar i følgende innkjøpssamarbeid: 5.1 Fylkeskommunalt Innkjøpsforum (FI) FI er et nettverk for fylkeskommunale innkjøpere i hele landet og som legger til rette for erfaringsutveksling og kompetansebygging innenfor logistikk, materialadministrasjon og innkjøp. Dette gjennomføres ved årlige møter og konferanse blant alle landets fylkeskommuner. 5.2 Fylkeskommunene Nord (FKN-samarbeidet) FKN samarbeidet består av de 6 nordligste fylkeskommunene; Finnmark, Troms, Nordland, Nord- Trøndelag, Sør-Trøndelag fylkeskommune og Møre og Romsdal fylke. Formålet med samarbeidet er å oppnå fordeler for alle parter gjennom felles innkjøpsavtaler og kompetanseheving 9

Felles innkjøpsavtaler skal først og fremst søkes innenfor de vare-/tjenesteområder hvor det er landsdekkende leverandører og hvor dette er formålstjenlig både i forhold til den enkeltes behov og økonomiske vurderinger. Kompetanseheving omfatter først og fremst utveksling av erfaringer, både reell og formell kompetanse, mellom partene. I tillegg kan partene i fellesskap iverksette forskjellige former for kompetansehevingstiltak, så som kurser og lignende. Partene har også mulighet til å delta på interne kurs /seminar hos en av de andre partene. 5.3 Fylkeskommunalt/Kommunalt Innkjøpssamarbeid i Troms (FKITsamarbeidet) Troms fylkeskommune (TFK) og kommuner i Troms har fra 01.01.99 under betegnelsen Fylkeskommunalt/Kommunalt Innkjøpssamarbeid i Troms (FKIT), innledet et samarbeid om inngåelse av felles avtaler, utstyrsanskaffelser og innkjøpssamarbeid generelt. På oppdrag av TFK og kommunene som er medlem av FKIT har man som målsetning å inngå best mulige innkjøpsavtaler. Partene skal i fellesskap vurdere hvilke vare/tjeneste grupper man ønsker å samarbeide om. TFK og kommunene i Troms som har forpliktet seg til et slikt samarbeid kan være deltagere i innkjøpssamarbeidet. Andre offentlige virksomheter/offentlig eide selskaper kan søke om deltakelse i innkjøpssamarbeidet. TFK skal gjennomføre anskaffelsesprosedyrer som sikrer at avtalene blir mest mulig fordelaktige for alle parter. TFK er ansvarlig for alle kostnader knyttet til slike prosedyrer, f.eks. annonsekostnader, leverandørmøter, behovskartlegging tilbudsevaluering etc, med unntak hvor TFK benytter kommunens eget personell. 6 Synliggjøring av fylkeskommunens innkjøpsvirksomhet 6.1 Innkjøpsdatabasen - IDA Innkjøpsdatabasen skal være fylkeskommunens felles arena for utøvelse av innkjøp. Innkjøpstjenesten har ansvar for vedlikehold og utvikling av databasen. På IDA skal det finnes: Inngåtte avtaler, vilkår og retningslinjer for bruk av avtalene. Leverandøroversikt med kontaktpersoner Medlemmer i FKIT-samarbeidet, med kontaktperson(er) og hvilke avtaler de deltar i Medlemmer i FKN-samarbeidet, med kontaktperson(er) og hvilke avtaler de deltar i Tilgang til IDA: Innkjøpstjenesten vil besørge at alle fylkeskommunalt tilsatte har tilgang til IDA enten via personlig passord eller via intranett og felles passord. Alle kontaktpersoner i FKIT-kommunene og andre samarbeidspartnere skal ha tilgang til- og bli oppdatert på de avtaleområdene hvor de deltar. 10

6.2 Innkjøp på intranett Innkjøp på fylkeskommunens intranett vil kun beskrive hvordan det oppnås kontakt med IDA. Her vil det ligge en lenke til IDA samt et felles passord for alle brukere som ikke har fått eget passord. 6.3 Innkjøp på fylkeskommunens hjemmeside Troms fylkeskommune skal bekjentgjøre sine anskaffelser og profilere sin innkjøpspolitikk tydelig på internett. Det er et mål å være forutsigbar for aktuelle leverandører og tydelige ovenfor brukere av fylkeskommunens tilbud/tjenester og samarbeidspartnere for øvrig. Aktiv bruk av internett vil bidra til leverandørutvikling og formidling av kunnskaper vedrørende offentlige anskaffelser. På hjemmesiden skal det finnes: Regler, rutinebeskrivelser, maler osv. for hele anskaffelsesprosessen, for alle typer anskaffelser både rammeavtaler, engangsanskaffelser, fellesanskaffelser og særanskaffelser. Oversikt vedrørende inngåtte avtaler Lenker til eksterne rammebetingelser og tips til innkjøpere 11