Tertialrapport for FS Første tertial 2012 14.06.2012 Felles studentsystem
Tertialrapport for FS Første tertial 2012 Dette er en tertialrapport for FS for første tertial 2012. Punktene i rapporten refererer til dokument FS-12-003 Arbeidsoppgaver 2012. Det er brukt mer tid enn budsjettert på arbeidet med Søknadsweb i første tertial. Årsaken til dette er at arbeidet med Nomination har tatt mer ressurser enn antatt. Det er brukt mindre tid enn budsjettert på VPD i første tertial. I andre tertial vil EpN være hovedprioritert, og første versjon av EpN er planlagt i slutten av året. Prosessen for anskaffelse av rapport- og analyseverktøy har blitt forskjøvet, noe som vil forsinke Starprosjektet. Anskaffelsesprosessen er nå i gang med Samarbeidstiltaket FS som ansvarlig, og FSstyret som styringsgruppe med ansvar for alle overordnede beslutninger. Anskaffelsen er planlagt sluttført i løpet av høsten 2012. Det er to stillinger som er ubesatt i utviklingsgruppen. Dette gjelder en webutviklerstilling, og en database/klientstilling. Stillingene har vært utlyst, men det var ingen aktuelle kandidater. Ettersom det er mangel på personer i utviklingsgruppen er det i første tertial brukt mer ressurser enn budsjettert på innkjøp av konsulenttjenester gjennom FUN-prosjektet. Det ligger an til noe avvik på timeforbruk på de fleste aktivitetene i forhold til opprinnelig budsjett. Avviket er noe større timeforbruk på enkelte aktiviteter og mindre på andre aktiviteter, og det ligger an til at timeregnskapet blir i underkant av budsjettet. 1
Oversikt over arbeidsoppgaver, med timeforbruk Aktivitet timer i 2012 timer 1. tertial Utførte timer 1. tertial Prognose 2012 Vedlikeholdsoppgaver Systemvedlikehold 4500 1500 1814 5200 VPD-løsning 500 167 217 500 Brukerstøtte og dokumentasjon 7250 2417 2383 6950 Sum vedlikeholdsoppgaver 12250 4083 4414 12650 Nye høgskoler Brukerstøtte og prosjektledelse 750 250 157 750 Konvertering 500 167 222 500 Sum nye høgskoler 1250 417 379 1250 Videreutviklingsoppgaver WebService 3000 1000 658 2500 Videreutvikling på prioriterte områder 1500 500 709 1500 StudentWeb 3000 1000 745 2300 SøknadsWeb 600 200 755 800 Fagpersonweb 200 67 55 100 Etterutdanningsmodul med EVUweb 200 67 158 200 Emneplanlegging på Nett EpN 3500 1167 413 3000 Datavarehuset STAR 3750 1250 1197 3300 Sum videreutvikling 15750 5250 4690 13700 FS-sekretariat FS-sekretariat 3750 1250 1496 4300 Sum FS-sekretariat 3750 1250 1496 4300 Totalt Totalt FS-utvikling 29250 9750 9483 27600 Totalt FS-sekretariat 3750 1250 1496 4300 TOTALT inkl. FS-sekretariat 33000 11000 10979 31900 2
Hovedaktiviteter 1. Systemvedlikehold Ansvarlig for aktiviteten: Geir Vangen I første tertial er det levert en hovedoppgradering av database og saksbehandlerklient. Hovedinnholdet for denne oppgraderingen var klargjøring for NOM 2012. Saksbehandlerklienten er oppgradert til versjon 12 av Sybase Powerbuilder, og alle baser er oppgradert til Oracle 11.2. Ekstern rapportering: Overgang til individrapportering til DBH er fullført med rapporteringen som ble utført i mars, et arbeid som har skjedd over om lag to år. Ingen endringer for øvrig rapportering. Standardisering: FS har tatt hovedansvaret for å få i stand en europeisk spesifikasjon for utveksling av resultatinformasjon, basert på CEN-standarden ELM. Prosjektet heter ELMO, og første del av spesifikasjonen var ferdig i midten av mars. Målet er å ferdigstille denne i oktober, som en CEN Workshop Agreement. VPD: Det arbeides med siste del av VPD-oppgradering, som er den delen som omhandler kopiering av en institusjon fra en database til en annen. Dette har vist seg mer tidskrevende enn opprinnelig planlagt, da testing av overføringene tar mye tid.målet nå er å ferdigstille disse scriptene før sommeren, slik at sammenslåing av databaser kan starte over sommeren. I hovedsak foregår arbeidet i henhold til plan, men arbeidet med VPD er noe forsinket. Utførte timer Prognose Sum vedlikeholdsoppgaver 12250 4083 4414 12650 3
2. Brukerstøtte og dokumentasjon Ansvarlig for aktiviteten: Anne Kathrine Foss Haugen Det har blitt holdt kurs i SøknadsWeb og siling av utenlandske søkere, Rapportering, NOMopptakskurs og kurs i FagpersonWeb. Det har til sammen blitt holdt 10 kursdager, da noen har vært todagerskurs og andre har blitt holdt flere ganger. Prosjekt Brukerdokumentasjon er satt i gang. Dette prosjektet vil gå gjennom all kurs og brukerdokumentasjon. Målet med prosjektet er å få en mal for hvordan kurs- og brukerdokumentasjon skal være, og å få oppdatert all dokumentasjon. Det ble i perioden opprettet 723 saker, tilsvarende tall for 1. tertial 2011 var 876 saker. timer i 2012 timer 1. tertial Utførte timer 1. tertial Prognose 2012 Sum brukerstøtte og dokumenasjon 7250 2417 2383 6950 3. Nye høgskoler Ansvarlig for aktiviteten: Anne-Lise Lande/Julie Myhre Barkenæs Campus Kristiania har kjøpt Norges Helsehøyskole, og har sammen med Luftkrigsskolen (Forsvaret) betalt for timer de har brukt på overgangsprosjektene våren 2012. Begge er nå i produksjon og prosjektene avsluttes i løpet av 2. tertial. Campus Kristiania består nå av fire skoler som benytter FS med fire FS-base (Norges Helsehøgskole, markedshøgskolen, NKS nettstudier og den kreative fagskolen). SO er i produksjon. Noroff kom ikke med i Samordna Opptak i år, så overgangen til FS er utsatt til høsten 2012. Fjellhaug Internasjonale høgskole, Ansgar Teologiske høgskole og Dronning Mauds Minne høgskole er ferdig med konvertering i demobasen. Mediehøgskolen Gimlekollen og Høgskolen i Staffeldtsgate skal fusjonere med NLA Høgskolen, og konverteringen har derfor blitt forsinket. Alle institusjonene er godt i gang med kurs, noen ble holdt før sommeren og resten er planlagt i høst. De skal etter planen begynne å bruke FS fra høsten 2012. 4
timer i 2012 timer 1. tertial Utførte timer 1. tertial Prognose 2012 Konvertering 500 167 157 500 Prosjektledelse og brukerstøtte 750 250 222 750 Sum nye høgskoler 1250 417 379 1250 4. WebService Ansvarlig for aktiviteten: Anne Kathrine Foss Haugen/Anne-Lise Lande Innenfor WebService har det i første tertial blitt arbeidet det med flere tjenester: Mobility Project: Mye av dette ble ferdig i 2011. Videreutvikling av tjenesten avhenger av hvordan prosjektet videreføres i Europa Tjeneste for eksport av resultater, med tilhørende informasjon: Eksport av resultater er under testing. Eksport av informasjon til e-læringssystemer: Ny eksport mot Fronter, er nesten ferdig og er i dag under testing ved flere høgskoler. Arbeidet foregår i henhold til plan, men det er brukt mindre tid enn budsjettert. Årsaken til dette er at en av utviklerstillingene var ubemannet frem til 1. mars, og arbeidet med register for utestengte studenter (RUST). Utførte timer Prognose Sum WebService 3000 1000 658 2500 5
5. Videreutvikling på prioriterte områder Ansvarlig for aktiviteten: Geir Vangen Opptak: Nødvendige endringer i forhold til NOM-opptaket 2012 er levert i oppgraderingen i februar, FS7.1. Godkjenningsmodulen: Arbeidet med spesifikasjonene for ny godkjenningsmodul er godt i gang, og denne skal ferdigstilles tidlig på høsten 2012. Deretter vil implementasjonsarbeidet starte. Utvekslingsmodulen: Det er utført mindre endringer i modulen for å kunne støtte den nye webapplikasjonen for nominasjon av utenlandske studenter til utvekslingsplasser. Se Studentweb. Integrasjon mot lønnssystem: Avventer innspill fra UiO. Innlevering av masteroppgaver: Grensesnitt i studentweb for innlevering av (master)oppgaver er klar for testing ved UiO. Det gjenstår åutvikle koblingen mot OpenSpace Karakterutskrift: Ikke startet pr 1. tertial. Planlegges utført sommeren 2012. ECTS-Karakterutskrift: Karakterutskriften som inngår som del av Diploma Supplement er utvidet med et nytt valg for karakterutskrift med karakterfordeling. Denne vil sendes til institusjonene for testing før sommeren. Deretter vil samme funksjonalitet komme i den ordinære karakterutskriften. For vurderingsenheter vil karakterfordelinger være forhåndsberegnet, og disse vises i FS-klienten (FS7.1.02). timer i 2012 timer 1. tertial Utførte timer 1. tertial Prognose 2012 Sum videreutvikling på prioriterte områder 1500 500 709 1500 6
6. StudentWeb Ansvarlig for aktiviteten: Anne Kathrine Foss Haugen StudentWebgruppen arbeider med å lage kravspesifikasjon for ny StudentWeb. Høsten 2012 starter omskrivingen fra WebObjects til Jboss/Seam. I den anledning benytter vi muligheten til å foreta en full gjennomgang av hele StudentWeb. Gruppen har i løpet av første tertial at to todagers seminarer: 23.-24. januar og 24.-25. april. I tillegg har det vært dagsmøter 22. februar og 22. mars. For å få fremvisning av utdanningsplaner mer brukervennlige, så samarbeides det med Netlife Research AS. Utførte timer Prognose Sum StudentWeb 3000 1000 745 2000 7. SøknadsWeb Ansvarlig for aktiviteten: Anne Kathrine Foss Haugen Den nye versjonen av SøknadsWeb ble tatt i bruk av de fleste institusjoner i løpet av januar. Nå er det kun NTNU, UiT, UiB, NHH som fremdeles benytter den gamle WebObjects versjonen. Versjon 1.2 som de fleste fikk i januar inneholdt mye ny funksjonalititet: Siling og innlogging av utenlandske, og dokumentopplasting for alle søkere. I mars ble Nomination ferdig og UiO tok den i bruk som en pilot. Nomination er en webapplikasjon hvor eksterne utenlandske institusjoner kan nominere sine studenter til utvekslingsopphold ved den norske institusjonen. Studenter som blir nominert, kan etter nominasjonen logge inn på SøknadsWeb og fullføre søknaden. Support av den gamle WebObjects versjonen avsluttes i løpet av 2012. Planlagt arbeid er utført, men det er brukt mer tid (155 timer) enn budsjettert. Årsaken til dette er at arbeidet med Nomination har tatt mer ressurser enn antatt. Prognosen for 2012 ligger an til høyere enn budsjettert. Disse timene er overført fra Studentweb. Utførte timer Prognose Sum SøknadsWeb 600 200 755 1100 7
8. Fagpersonweb Ansvarlig for aktiviteten: Anne Lise Lande/Knut Løvold Det er gjort en jobb i forhold til framvisning av resultatstatistikk og kull/klasse. Ut over dette er det gjort en del feilretting og forbedringer. Utførte timer Prognose Sum Fagpersonweb 200 67 55 100 9. Etterutdanningsmodul med EVU-web Ansvarlig for aktiviteten: Knut Løvold Ny versjon omskrevet til JBoss/Seam ble satt i produksjon i februar. Det har vært en del problemer rundt oppsett av denne ved de institusjonene som drifter selv, og det har vært forholdsvis lite testing på institusjonene. Testingen er nå kommet i gang ved flere institusjoner, samt at noen institusjoner har tatt i bruk ny versjon. Ny versjon inneholder ikke så mye funksjonsendringer i forhold til den gamle. Av ny ting kan nevnes endringer i innlogging, layout endringer og noen endringer for foretaksregistrering. Ut fra erfaringene fra institusjonene har det vært nødvendig å foreta noen endringer i forhold til innlogging, samt en del feilrettinger. Oppdatert versjon blir lagt ut i juni, etter at siste databaseendringer i FS er kommet på plass. timer i 2012 timer 1. tertial Utførte timer 1. tertial Prognose 2012 Sum Etterutdanningsmodul med EVU-web 200 67 158 200 8
10. Emneplanlegging på Nett EpN Ansvarlig for aktiviteten: Martin Sagen I første tertial er det foretatt noe programmering for bruk av verdilister i applikasjonen, det er gjort rettinger i forbindelse med oppgradering av applikasjonsserver, og en presentasjon er avholdt (Kontaktforum i Helsinki). Vi har også hatt samtaler og avklaringer i teamet, som forberedelser til de oppgavene som nå er til programmering. Framdriften har vært langsommere enn forventet da utviklerne i stor grad har vært knyttet til andre oppgaver. Det er brukt mindre tid enn budsjettert i første. tertial, men i andre. tertial vil EpN være hovedprioritert. Utførte timer Prognose Sum Emneplanlegging på Nett 3500 1167 413 3000 11. Datavarehuset STAR Ansvarlig for aktiviteten: Royne Skaarer-Kreutz Star har i perioden sluttført første gruppe med rapporter. I tillegg har prosjektet begynt å se på nye områder. Dette arbeidet har medført endringer og tillegg som utviklingsgruppen har implementert. Utviklingsgruppen deltar for øvrig med personressurser i Starprosjektet og i ressursgruppen for anskaffelse av rapport- og analyseverktøy. Utviklingsgruppen vil i inneværende periode og fremover øke innsatsen på arbeidet med systemvedlikehold. I løpet av året migreres løsningen fra utviklingsverktøyet OWB til en løsning basert på Powercenter. Dette arbeidet er påbegynt i inneværende periode. Arbeidet foregår i henhold til plan, men en forsinket prosess for anskaffelse av rapport- og analyseverktøy vil forsinke Starprosjektet. Utførte timer Prognose Sum Datavarehuset STAR 3750 1250 1197 3300 9
12. FS-sekretariatet Ansvarlig for aktiviteten: Anne-Lise Lande/Julie Myhre Barkenæs I første tertial har det vært avholdt årsmøte, tre styremøter, ett to dagers- og ett dagsmøte i Planleggingsgruppen, to 2 dagers- og to dagsmøter i Studentwebgruppen og to dagsmøter i godkjenningsgruppen. StudentWebgruppen og godkjenningsgruppen har hatt hyppige møte på grunn av arbeidet med spesifikasjon for nye godkjenningsmodul og kravspesifikasjon for ny StudentWeb. Det har også vært møter i andre ekspertgrupper. Daglig leder deltar i prosessen for anskaffelse av nytt rapport- og analyseverktøy. Sekretariatet arbeidet med nye FS-websider. Sekretariatet har også arbeidet en del med planlegging av FS kontaktforum i Helsinki i april. Planlagt arbeid er utført, men det er brukt mer tid enn budsjettert. Årsaken til dette er en større arbeidsmengde i sekretariatet med nesten 60 institusjoner. Utførte timer Prognose Sum FS-sekretariatet 3750 1250 1496 4300 10