Strategi for EU-nettverket 2012-2015 EU-nettverket er et nettverk sammensatt av ti institusjoner i Norge. Nettverket har støtte fra Norges forskningsråd i tre år fra 2012-2015 til en koordinatorstilling og felles aktiviteter. Målet med nettverket er å øke EU-kompetansen på institusjonene og deltagelsen i EUs rammeprogram. Nettverket ble første gang etablert i 2007 av Høgskolen i Buskerud og Høgskolen i Oslo men har siden den gang gradvis fått flere medlemmer. Medlemmene per i dag er som følger: Høgskolen i Oslo og Akershus, Høgskolen i Buskerud, Høgskolen i Vestfold, Høgskolen i Østfold, Høgskolen i Telemark, Høgskolen i Hedmark, Høgskolen i Gjøvik, Høgskolen i Lillehammer, BI og Universitet i Nordland. Fra å være et nettverk - med i hovedsak EU-rådgivere som har delt erfaringer seg imellom - skal nettverket i dag jobbe mer for å bistå institusjonene på områder hvor det er behov for økt kompetanse. De skal videreformidle den tilegnede kunnskapen fra samlinger, kurs og seminarer i nettverket med andre rådgivere og forskere på den enkelte institusjon. Dette dokumentet er en analyse av tilbakemeldinger fra seks av de ti institusjonene som deltar i nettverket. Oppsummeringen og de avsluttende konklusjonene tar utgangspunkt i en felles vurdering av informasjonen gitt. Anbefalingene baserer seg på konklusjonene som igjen danner grunnlaget for det framtidige arbeidet i prosjektperioden. EU-nettverket ønsker å gå foran som et godt eksempel på at samarbeid på nasjonalt nivå gir merverdi og en styrket posisjon i internasjonal sammenheng. Erfaringsutveksling truer ikke EU-arbeidet på den enkelte institusjon. Tvert imot styrkes dette ved å kunne nytte godt av et «pool» av kunnskap om tema som ofte viser seg å være kompliserte å se helheten av på egen hånd. På lengre sikt må hver og en institusjon i EU-nettverket sikre en stabil kompetanseheving. Det er derfor en nødvendighet å sørge for at kompetansen ikke kun er personavhengig. Institusjonen i sin helhet skal sitte igjen med denne kompetansen, ergo mange vil ha nytte av å legge noen føringer internt for videreformidlingen av informasjon. Ettersom institusjonene vil få tilslag på EU-søknader øker behovet for et samarbeid på tvers betraktelig, og da er det å ha nettverket som støttespiller et viktig element. I tilfeller hvor man har liten eller nesten ingen erfaring vil bistand fra andre kunne lette denne prosessen og forhindre feilgrep. Det anbefales å opprettholde samarbeidet i nettverket også etter at prosjektperioden er avsluttet. Det kan fortsatt arrangeres felles nettverkssamlinger hvor man 1
oppdaterer hverandre om EU-aktiviteten på sin institusjon. Nettplattformen til EUnettverket vil også kunne brukes til å dele kunnskap og opprettholde samarbeidet. En styringsgruppe har fordelt arbeidsoppgavene imellom institusjonene inntil koordinator ble ansatt den 1. mai 2012. Ansvaret for nettverket bør derfor overføres tilbake til styringsgruppa etter 2015. Alternativt er en videreføring av koordineringen slik den fungerer per i dag en mulighet, men dette betyr anskaffelse av nye driftsmidler. Institusjonene som deltar i nettverket har intensjon om å søke EU-midler i prosjektperioden, og enkelte vil kanskje også få tilslag i løpet av disse tre årene. De fleste resultatene vil likevel vises etter at prosjektperioden er over. Veien til EUmidlene består av både kortsiktige og langsiktige mål, og det endelige resultatet er først nådd når en har fått stabil interesse for EU-arbeide, samt høy søknadsaktivitet og tilslagsprosent. EU-nettverket har på lengre sikt ambisjoner om å komme dit, og derfor vil fokuset i prosjektperioden være å bygge opp om og danne grunnlaget for at dette blir det endelige utfallet for samtlige institusjoner i nettverket. Koordinator for nettverket jobber med en kommunikasjonsstrategi. Det vil bli opprettet en profil for nettverket som skal benyttes i prosjektperioden. Koordinator skal kommunisere med kontaktpersonene i hovedsak via e-post. Rådgiverne må deretter ta denne informasjonen videre til sine institusjoner. Denne kommunikasjonsmetoden vil kunne hjelpe rådgiverne med å kartlegge og identifisere de ulike miljøene ved institusjonene med tanke på framtidig EU-arbeide, også etter at prosjektperioden er avsluttet. Nettverket vil være en pådriver for dette ved å tilby ulike aktiviteter etter behov. Det er viktig å etablere et godt miljø rundt dette arbeidet på hver enkelt institusjon. Rådgiverne er derfor ansvarlige for å spre kompetansen i nettverket hos seg. Koordinator vil kommunisere med eksterne aktører på vegne av nettverket samt videreformidle informasjon om arrangementer i regi av nettverket på en Google+ nettside som er etablert for dette. Det vil også være nyttig hvis rådgiverne kunne profilere nettverket og dets aktiviteter på institusjonenes plattformer. Hvis det skrives nyhetssaker om nettverket burde alle kontaktpersonene få tilgang til denne informasjonen for videre distribusjon internt i sin organisasjon. 2
Institusjonene har gitt tilbakemeldinger på følgende punkter: 1. Kartlegging på institusjonene av miljøer som vil søke internasjonalt (først og fremst EU og FP7). Hvilke «calls» i FP7 eller andre program har man planer om å søke på? Har alle arbeidsprogrammene/har noen allerede definert «calls»? 2. Har man definert miljøer man ønsker å satse på når det gjelder EUarbeide? 3. Hvordan motiveres forskerne til å søke, er det noen insentiver på institusjonen? 4. Hver institusjon må føre en liste over innsendte EU-søknader og antall bevilgninger som sendes til koordinator hvert halvår. 5. Kompetanseheving på institusjonene: Hvordan ønsker institusjonene å videreformidle kompetansen nettverket opparbeider seg? 6. Hva trenger institusjonen av kurs/informasjonsseminar osv. framover? 7. Hva har institusjonene av ressurser hos seg til EU-arbeid, både når det gjelder stillingsressurser og eventuelle stimuleringsmidler? 8. Hvordan ser ledelsen på EU-arbeidet, er det skrevet noe om dette i institusjonen sin strategi eller lignende? 9. Hva har institusjonene gjort per i dag i form av EU-relatert arbeid? Hvordan jobbes det strategisk med dette? 10. Hva er målet med EU-arbeidet, hva vil man oppnå? 11. Hvordan er interessen for EU-arbeid blant de ansatte (forskere, administrasjon, ledelse osv.)? 3
Oppsummering av innspillene fra institusjonene i EU-nettverket: Kartlegging på institusjonene av miljøer som vil søke internasjonalt (først og fremst EU og FP7). Hvilke «calls» i FP7 eller andre program har man planer om å søke på? Har alle arbeidsprogrammene/har noen allerede definert «calls»? Det er aktivitet rundt EUs rammeprogram på alle institusjonene som har gitt tilbakemelding til strategien. Aktiviteten varierer noe, både med tanke på tiden som brukes til dette arbeidet samt typen EU-relaterte initiativ det deltas på og som er av interesse for de ulike fagmiljøene og administrasjonen. Grunnen til at situasjonen er som den er ved hver enkelt institusjon skyldes så mangt. Faktorer som spiller inn er bl. a. størrelsen på institusjonen, hvilke fagmiljø man har med relativt høy forskningsaktivitet i det daglige, om man har aktive miljøer internasjonalt, satsing fra ledelsen osv. Anbefaling: Det er ikke noe gjennomgående tema det forskes på, men det burde være i alles interesse at hver institusjon går igjennom tilbakemeldingene fra de andre i nettverket og identifiserer eventuelle fellestrekk i forskningen og interesse i rammeprogrammet. Hver institusjon bør ha som målsetting å identifisere eventuelt andre institusjoner i nettverket som har lignende interesser i rammeprogrammet, som for eksempel å undersøke om noen har planer om å søke på samme tema og/eller utlysning. Har man definert miljøer man ønsker å satse på når det gjelder EU-arbeide? Det er ingen institusjoner som prioriterer noen fagmiljøer framfor andre. I strategier som omhandler internasjonalisering, utarbeidet på hver medlemsinstitusjon, er det enkelte som framholder at det er ønskelig å satse på og prioritere visse tema. Situasjonen er imidlertid den at aktiviteten i rammeprogrammet per dags dato ikke er så stor at man må avvise noen. Administrasjonen kan tilby hjelp til de som ønsker å søke om midler fra EU, eller som trenger hjelp til andre EU-relaterte tiltak. Hvordan motiveres forskerne til å søke, er det noen insentiver på institusjonen? Når det gjelder insentiver er det stor forskjell mellom de enkelte institusjonene. Ser vi på Universitetet i Nordland, kan de rapportere at det per i dag ikke finnes noen formelle insentiver til forskere som ønsker å søke rammeprogrammet. Høgskolen i Oslo og Akershus derimot, har flere insentiver som skal motivere forskere til å søke om EU-midler, og ta del i EU-aktiviteter generelt. For flertallet av deltakerne er EU- 4
satsing henholdsvis et nytt tema, og derfor er ressursene og innsatsen relativt beskjeden. Anbefaling: Det kunne være av stor nytteverdi for EU-nettverket og sammen se på verdien av insentiver, og hvilken erfaring man har med denne ordningen. Fra de som har igangsatt insentiver kunne det være nyttig for de andre å få informasjon om hva som fungerer og hva som fungerer mindre bra, og hvordan de ulike institusjonene har gått fram for å opprette disse støtteordningene internt i organisasjonen. Har antall søknader om EU-midler økt i takt med insentivene? Hver institusjon må føre en liste over innsendte EU-søknader og antall bevilgninger Alle institusjonene som har gitt tilbakemelding til strategien, unntatt Høgskolen i Lillehammer, har per dags dato vært med på søknader til rammeprogrammet. Noen har jobbet lengre med dette spesialfeltet enn andre og har allerede fått tilslag. Flere av deltakerne ser at de kan lære ved å gjennomgå gamle søknader og understreker viktigheten av dette ved utarbeidelse av framtidige søknader. Det er også enkelte som nevner at de trenger og kurses mer i partnerrollen enn koordinatorrollen, fordi det å gå inn som partner i et prosjekt er for de fleste mye mer aktuelt enn selv å være koordinator. Nettverket skal i hovedsak prioritere rammeprogrammet ettersom det stort sett er der den internasjonale satsingen i forskningsmiljøene ligger. Derimot er mulighetene større enn som så, og enkelte vil nok også kunne nytte godt av andre EUprogrammer enn kun rammeprogrammet, som for eksempel program som satser på kultur og media. Den 10. september 2012 arrangerer Høgskolen i Lillehammer en «introduksjon» til EU-program og aktiviteter som er mer orienterte mot kreativitet, kunst og kultur da disse temaene opptar mange av miljøene der. Kompetanseheving på institusjonene: Hvordan ønsker institusjonene å videreformidle kompetansen nettverket opparbeider seg? Rådgiverne er meget aktive og, i tillegg til å videreformidle informasjon, tilrettelegger de for seminarer, konferanser og kurs etter behov. Det rapporteres at videreformidling av informasjon fra administrasjonen til forskningsmiljøene stort sett fungerer bra. Det er derimot ulik praksis på hvordan hvert enkelt fagmiljø benytter seg av denne informasjonen, og ressursene man har disponibelt sentralt og ved fakultetene/avdelingene varierer. Noen har administrativt personale som jobber med EU-relaterte oppgaver både sentralt i administrasjonen og ute blant de faglige. Utfordringene for de fleste er å tilpasse aktivitetene etter de ulike behovene og få flere forskere til «å oppdage» rammeprogrammet. 5
Anbefaling: Rådgiverne burde dele erfaringer på dette området og gi hverandre tips om tiltak som har fungert godt på deres institusjon. Dette er et tema man kunne ta opp på en felles samling for rådgiverne. Hva trenger institusjonen av kurs/informasjonsseminar osv. framover? Det vil være behov for tiltak på alle nivå, det vil si kurs i søknadsskriving, kurs i økonomi relatert til rammeprogrammet, administrasjon, prosjektstyring, nettverksbygging osv. Dette fordi miljøene er forskjellige og har ulik erfaring med rammeprogrammet. Det vil også være nødvendig å forberede det nye programmet «Horizon 2020» slik at alle parter er informert om endringer som vil komme fra 2014. EU-nettverket har til nå hatt informasjonsseminar i Brussel og søknadsskrivingskurs med konsulentfirmaet PERA. Den 7. september 2012 skal nettverket ha seminar om nettverksbygging og FP7 prosjekter, det vil si at to prosjekter fra institusjoner i nettverket introduseres til de andre, samt til eksterne deltagere. Høgskolen i Hedmark står oppført som ansvarlig institusjon i nettverket for dette arrangementet. Simen Ensby, leder av EU-kontoret i Norges forskningsråd, vil delta her. Noen av institusjonene har også vært i kontakt med koordinator, som Høgskolen i Lillehammer, for mer tilpassede «møter» for mindre grupper. Anbefaling: Det oppfordres til at andre deltakere i EU-nettverket organiserer lignende seminarer som det som holdes på Hamar den 7. september 2012. Dette er en måte å gjøre sin institusjon mer synlig på, samt man vil kunne skape mer EU-entusiasme i regionen og blant forskerne generelt. Ettersom søknadsmassen i nettverket er meget spredt (enkelte ønsker for eksempel å satse på ERC mens andre har ambisjoner om en partner eller en koordinatorrolle i et samarbeidsprosjekt), vil det nok være nødvendig å fokusere mer på hver enkelt søknad. En mulighet er å tilby individuell veiledning fra eksterne konsulenter. Man vil for eksempel kunne be en organisasjon som PERA til Norge hvor forskerne etter ønske kan sette av tid med disse til gjennomgang av søknaden. Hvis en skulle sette i gang et lignende tiltak må man ikke glemme å ta hensyn til de som allerede har kontrakter med konsulentfirmaer som for eksempel Høgskolen i Oslo og Akershus. For de dette gjelder må det vurderes alternativer som for eksempel del-støtte til et seminar eller kurs denne institusjonen gjerne vil organisere hos seg. Det har også kommet tilbakemeldinger på at søknadsskrivingskurset som ble holdt i juni 2012 var mest rettet mot teknologi-miljøene. Noen mener derfor det er behov for et annet kurs med større fokus på Sosioecomic Sciences and society (samfunnsfag, sosial/helse, pedagogikk, medier osv.). 6
Når det gjelder IPR og Euraxess, vil man kunne be Norges forskningsråd om å informere/holde kurs om dette. Det er nødvendig at hver enkelt institusjon har kontakt med NCP ene i Norges forskningsråd som har ansvaret for de temaene institusjonen skal søke forskningsstøtte til i rammeprogrammet. Forskningsrådet er den rette kanalen for informasjon om prosedyrer, utlysninger osv. De har det formelle ansvaret for denne delen, og det er viktig at vi benytter oss av kunnskapen og ressursene de kan tilby. Kontakten bør opprettholdes både for å ta lærdom, men også for å vise eksterne aktører at vi er seriøse i vår EU-satsing. Norges forskningsråd har store forventninger til dette nettverket og vil gjerne bidra det de kan for å hjelpe. I tillegg til NCP ene kan man også få god hjelp av forskningsrådets Brussel-kontor. Det vil være en god strategi for institusjonene i nettverket å opparbeide relasjoner til utvalgte norske nasjonale eksperter som jobber i EU-kommisjonen. Dette vil være viktige kontakter å ha for å bli kjent med EU-kommisjonen og deres policy-områder og programmer. Hva har institusjonene av ressurser hos seg til EU-arbeid, både når det gjelder stillingsressurser og eventuelle stimuleringsmidler? Generelt sett er det lite ressurser til EU-arbeid innen nettverket. Men noe er det, og arbeidet har fått prioritering den siste tiden. Utviklingen har gått i positiv retning, men ressursene kan likevel ikke sammenlignes med hva man for eksempel har av personale og midler på de større universitetene. Dette vil helt klart være en utfordring i forhold til det å søke rammeprogrammet, og det å drive prosjekter man har fått tildelt. De få ressursene man har disponibelt skal stort sett dekke alle miljøer og tema. Med få ressurser kan man ikke forvente de samme resultatene som fra institusjoner med mere ressurser. Gitt situasjoner for institusjonene i nettverket, gjør de en god jobb med videreformidling og motivering. Det kommer klart fram at alle går inn for å satse stort eller så langt det lar seg gjøre på rammeprogrammet i de fagmiljøene som ønsker dette. Når det gjelder tiden de administrative bruker på EU-nettverket varier dette mellom ca. 5-15 %. Alle mener de har stor nytte av nettverket og engasjerer seg selv og andre ved sin institusjon i felles aktiviteter, alt etter behov og kapasitet. Anbefaling: Ettersom målsettingen i nettverket er at søknadsmengden skal øke, vil man etter hvert trenge enda flere med lignende kompetanse som den som EUrådgiverne har tilegnet seg. De har bred kunnskap om EU-feltet, men fortsatt er det områder de færreste har erfaring med. Prosjektstyring er et av disse områdene, noe som vil bli helt nødvendig å mestre når flere får tilslag og komplekse prosjekter skal driftes. Man vil også trenge en økning i ressurser til personale med kunnskap om økonomi, jus og håndtering av ansatte i henhold til «Euraxess» osv. Institusjonene 7
bør derfor vurdere å ha som langsiktig målsetting å se på ressursspørsmålet og det framtidige behovet for denne type arbeid ved den enkelte institusjon, spesielt med tanke på «Horizon 2020» og ambisjonen i dette nettverket som omfatter en økt søknadsmengde i løpet av de neste tre årene. Hvordan ser ledelsen på EU-arbeidet, er det skrevet noe om dette i institusjonen sin strategi eller lignende? Toppledelsen er stort sett positive til internasjonalisering, deltagelse i rammeprogrammet og EU-relatert arbeid. Om denne holdningen eller dette standpunktet ikke er nedfelt i en overordnet strategi, er tilsynelatende dette noe som jobbes med både sentralt og i flere av fagmiljøene. Utfordringene er derimot mer praktisk relaterte, det vil si først og fremst motivasjon av miljøene i en hverdag med stort press og allerede for lite FoU-tid. Søknader til rammeprogrammet og arbeidsoppgavene man har som deltager er meget krevende. Administrasjonen (EUrådgiverne) er støttende og forsikrer forskningsmiljøene om at de vil bistå så langt det lar seg gjøre. Dette er likevel ikke nok for enkelte forskere. I slike tilfeller hvor motstanden i fagmiljøene er markant vurderer mange derfor om det i det hele tatt er verdt å insistere på deltagelse. I første omgang satses det derfor på miljøer som er interessert, og i neste runde, så langt ressursene rekker, henvender man seg til de som har internasjonal erfaring og nettverk. Denne framgangsmåten ser per dags dato ut til å være mest effektiv og ressurssparende for alle involverte parter. Når det gjelder mellomlederne er utfordringen den at de i enkelte tilfeller har liten kjennskap til rammeprogrammet og derfor nedprioriterer dette, noe som igjen har konsekvenser for forskerne. Mellomlederne eller instituttlederne legger føringer for hva som skal prioriteres, og de faglige vil kunne støte på problemer hvis de ønsker å gå utenom dette. Man burde ikke søke om EU-midler uten samtykke og støtte av sine overordnede. Anbefaling: Mellomledelsen burde få mulighet til å tilegne seg mer kunnskap om rammeprogrammet og prosessene rundt det å søke EU-midler. Som en forberedelse til «Horizon 2020» bør det derfor legges vekt på å organisere et seminar med først og fremst mellomlederne som målgruppen. Hva har institusjonene gjort per i dag i form av EU-relatert arbeid? Hvordan jobbes det strategisk med dette? Alle jobber strategisk med EU-arbeid. Noen mer enn andre, men en kan fastslå at absolutt alle foretar seg noe på dette området. Det er ulike måter å henvende seg til fagmiljøer på, men samtlige rådgivere i nettverket videreformidler informasjon, arrangerer kurs/seminarer etter behov og bidrar i søknadsprosesser. De som har EUprosjekter ved sin institusjon er også involvert i prosjektstyring og oppfølging. 8
Anbefaling: Deltakerne i nettverket bør som tidligere nevnt gjennomgå de tilbakemeldingene som er kommet til strategien og se om det finnes kompetanse som en tror kunne overføres til sin institusjon, det vil si om det er tiltak man mener burde fungere bra i EU-arbeidet hos seg. Hva er målet med EU-arbeidet, hva vil man oppnå? Alle har som mål å delta i EU-arbeid på en eller annen måte. Det er forskjellige årsaker til dette, men i hovedsak ønsker man selvsagt å benytte seg av støtteordningene, få nettverk og internasjonal anerkjennelse samt å kunne jobbe med de beste forskerne i Europa i prosjekter som har en bredere rekkevidde enn de nasjonale. EU-arbeidet er forankret hos alle og ambisjonene om å oppnå resultater på europeisk nivå eksisterer i høyeste grad. Utfordringene er likevel mange, og som hos de fleste er det store spørsmålet; hvordan gå fram for å nå disse målene? Anbefaling: Det er viktig at deltakerne i nettverket opprettholder jevnlig kontakt med hverandre for råd og tips. Det gjelder ikke minst institusjonene som jobber med samme type søknader. Den 7. september 2012 vil alle i nettverket gi en kort oppsummering av EU-arbeidet det siste året, og planene framover. På denne måten vil man kunne identifisere andre aktører innenfor nettverket man burde opprette et samarbeid med, spesielt med tanke på de administrative oppgavene som skal utføres i forbindelse med en søknad. Hvordan er interessen for EU-arbeid blant de ansatte (forskere, administrasjon, ledelse osv.)? Hos alle er det oppmerksomhet rundt temaet «EU», spesielt i administrasjonen sentralt. Enkelte av institusjonene har allerede en relativt stor interesse på tvers av fagmiljøene og i ledelsen, mens andre har en økende interesse. At noen miljøer har større entusiasme og aktivitet enn andre, skyldes ofte at de har lengre erfaring med dette feltet. Til tross for disse ulikheten mener samtlige institusjoner at EU-innsatsen og interessen har bedret seg med årene, og at en stor andel forskere gjerne vil søke rammeprogrammet. Derimot det mange kvier seg for er arbeidsmengden som legges i en søknad i forhold til suksessraten. Den gjennomgående holdningen er at en ikke er god nok og ikke har den nødvendige kompetanse og anerkjennelse internasjonalt til å delta. Anbefaling: Her har rådgiverne mye å bidra med. Det er en jobb å gjøre i forhold til å endre dette synet. For institusjonenes administrasjon er det med tiden helt nødvendig å endre denne holdningen til å bli mer positiv. Mange er uten tvil gode nok, men det er ikke overdrevet å konstatere at søknadsprosessen sjelden er problemfri. Det er kanskje derfor viktig at rådgiverne først og fremst forsikrer forskerne om at de ikke må la seg skremme av utfordringene knyttet til en søknad. 9
Som rådgiver burde man til stadighet minne forskerne på at alle må starte i det små og bygge opp kunnskap, kompetanse og internasjonal anerkjennelse for å bli vurdert som potensielle partnere i rammeprogram-søknader. Snarveier finnes ikke, og for de aller fleste går veien til suksess gradvis framover med tiden. Aktivitet internasjonalt er en vesentlig del av prosessen for å nå opp i rammeprogrammet. En av mange årsaker til at miljøer gang på gang slår igjennom, er strategisk jobbing med nettverksbygging. Dette gjelder ikke bare det faglige, men også i forholdt til EUkommisjonen og andre viktige organisasjoner og støttespillere. Disse er involvert i den lange «kjeden» som inngår i utarbeidelsen av et program, en utlysning og videre vurdering av prosjekter. Man må derfor understreke viktigheten av å bruke de tilgjengelige ressursene internt og eksternt (Norges forskningsråd og andre lignende aktører), til nettverksbygging, aktiv deltagelse på internasjonale seminarer og konferanser, deltakelse i ekspertgrupper organisert av EU-kommisjonen, gå inn som evaluator for EU-prosjekter osv. Å bruke tid og krefter på noen som ikke selv ønsker å søke kan sies å være misbruk av resurser, ressurser en heller kanskje burde benyttet andre steder. Langsiktig strategi burde likevel være å sette av noe tid på å motivere også dem som i utgangspunktet er negative. Uten rådgivernes evne til å ta på seg pådriverrollen, ville færre fagmiljøer involvere seg i EU-arbeid og internasjonalisering. Da ville mest sannsynlig kun enkelte fagmiljøer med høy kapasitet faglig og administrativt ha evnen til å engasjere seg i rammeprogrammet. 10
Konklusjon og anbefalinger til framtidig arbeid i EU-nettverket: Det konkluderes med at behovene til institusjonene i EU-nettverket varierer noe, men man kan likevel fastslå at de tiltakene som er foreslått i denne strategien vil ha stor nytteverdi for de fleste, administrative som faglige. Det er behov for «aktiviteter» på alle nivå, både for forskere og administrativt personale, inkludert rådgiverne og ledelsen. Institusjonene i nettverket har helt klart færre ressurser til EU-arbeid enn det man har på for eksempel de store og godt etablerte universitetene. Man ser endringer de siste årene, og økt satsing på EU har gjort sitt til at ressursene til dette arbeidet har fått høyere prioritet. Per i dag fungerer det for de fleste stort sett uten problemer med personale man har disponibelt, det vil si at institusjonene har ressurser til å bidra i søknadsprosesser, men utfordringen er likevel der, både når det gjelder dette konkrete arbeidet og videre arbeid i form av prosjektstyring osv. Målet med nettverket er å øke EU-kompetansen på de ulike institusjonene og ikke minst entusiasmen for denne typen arbeid, samt å sørge for at så mange fagmiljøer som mulig setter inn støtet mot rammeprogrammet. I tillegg til dette, er det også mange som burde vurdere andre EU-programmer og gå inn for å få en høyere deltagelse i EUs ekspertgrupper. Fagmiljøer burde også bli flinkere til å ta på seg å utføre studier på sitt fagfelt i regi av EU-Kommisjonen og aktivt jobbe for å få bedre kontakt med EU-Kommisjonen og bli involvert i prosessene som EU kjører i forbindelse med utforming av program, søknader osv. For å få en fot innenfor sitt felt i EU-Kommisjonen er muligheten der for å kontakte de respektive norske nasjonale ekspertene (se avsnittet om «framtidige tiltak og aktiviteter for EU-nettverket» for ytterligere informasjon). Institusjonen bør sørge for å ha tilstrekkelig med ressurser til å kunne organisere/støtte aktiviteter på alle nivå. Tilbudene bør understøtte alle behov så langt det lar seg gjøre. For de uerfarne burde en for eksempel tilrettelegge for at muligheten er der til å ta på seg evaluator-rollen for EU-prosjekter. For å opparbeide seg kunnskap om hvordan skrive søknader og for å se hva det blir lagt vekt på i en evaluering og hvordan de ulike prosessene rundt dette fungerer, er det å jobbe som evaluator en viktig erfaring. Å arbeide i et team med utlendinger i samme rolle, erfarne og mindre erfarne, er en av de beste måtene å tilegne seg kunnskap på, samt det er en god start på internasjonal nettverksbygging. Det å oppfordre til deltagelse på internasjonale kurs, seminarer, fagdager og konferanser vil være lønnsomt med tanke på benchmarking og bygging av nettverk til framtidige søknader. For nybegynnere vil kurs og andre arrangement i regi av Norges forskningsråd være nyttige som en introduksjon til EU-systemet og rammeprogrammet. Rådgiverne i nettverket kjenner best sine fagmiljøer og kan 11
legge til rette for at alle som ønsker det får et tilbud tilpasset sitt behov. Dette basert på tidligere erfaring med EU-arbeid, kontaktnett internasjonalt, forskningsfelt, kunnskap om EU-prosessene og kapasitet. Mulighetene EU-Kommisjonen gir folket, som deltakelse i «uformelle» ekspertgrupper, er noe som absolutt burde vurderes i mye større grad enn det som gjøres i dag. («Uformelle» ekspertgrupper ledes av EU-Kommisjonen som en hjelp i policy-utviklingen. De «formelle» ekspertgruppene blir som oftest utnevnt av departementene mens de «uformelle» gjerne går på kontakter, anerkjennelse og nettverk). Dette krever ekstra innsats av de fagansatte da det er EU-Kommisjonen som sender ut forespørsler til personer de gjerne vil skal bli medlemmer i gruppen. For å motta en slik invitasjon må EU-Kommisjonen først og fremst vite om eller kjenne den enkelte personen. Ekspertene velges deretter ut basert på en vurdering av hvordan han/hun kan bidra i felleskapet. Hvis institusjonene kunne sørge for at fagmiljøene har det støtteapparatet som trengs for å kunne markere seg internasjonalt ved for eksempel å delta i fora de selv mener det er behov for å delta i, vil dette kunne heve EU-kompetansen som igjen vil kunne hjelpe til med å øke sjansene for å gjøre det bra i rammeprogrammet. Det å vise interesse og legge inn tilbud på utførelse av studier i regi av EU- Kommisjonen er også en vei inn i systemet. Som et første skritt kan en for eksempel, som nevnt tidligere, kontakte de nasjonale ekspertene fra EFTA eller EFTA direkte for informasjon om hvor man bør henvende seg for «å bli kjent» med EU- Kommisjonen sin policy på sitt fagfelt. For enhver policy-utvikling som EU-Kommisjonen utfører, utlyses det for allmennheten høringer og arrangeres offentlige konsultasjoner. Det å gi tilbakemeldinger på slike forespørsler samt lignende henvendelser fra EU- Kommisjonen, er viktig både for policy-utviklingen i EU samt for den enkelte fagperson. Informasjon man mener er relevant for andre i EU-nettverket bør deles og sendes ut direkte eller via koordinator for videre distribusjon. Arrangement i regi av EUnettverket legges ut, av koordinator, på Google+ nettsiden til nettverket. Vi ønsker å gjøre all informasjon mest mulig synlige for andre aktuelle aktører og potensielle deltakere, samt Norges forskningsråd. I enkelte tilfeller, som for eksempel når en institusjon arrangerer et seminar i regi av EU-nettverket, er også utenforstående velkommen til å delta. Dette nettverket skal dele sin kompetanse, ikke bare med interne, men også med aktører som ikke deltar i prosjektet. 12
Initiativ til vurdering av hver enkelt institusjon og som nettverk: For at EU-nettverket lett skal gjenkjennes utad anbefaler koordinator at det benyttes midler til å designe en logo for nettverket. Det er en utfordring ved ethvert seminar som arrangeres i regi av nettverket hvordan man skal identifisere seg eksternt, ergo det anbefales å skape et felles identitetssymbol for EU-nettverket. I tilfeller hvor en institusjon er meget interessert i et tema, som for eksempel Høgskolen i Oslo og Akershus som har ønske om å arrangere noe på «Euraxess», kan en vurdere om denne institusjonen i samarbeid med nettverket står for arrangementet og kostnadene, eventuelt at institusjonen dekker alle kostnadene ved arrangementet men involverer nettverket på andre måter. Denne type aktiviteter og lignende «tiltak» kan diskuteres med koordinator. Til orientering skal Høgskolen i Lillehammer holde seminar den 10. september 2012 for forskere som er interesserte i EU sitt arbeid med film og media. En burde sørge for at muligheten er der for å få hjelp av PERA eller lignende firma i søknadsprosesser. Det vil si at forskere kan få individuell hjelp til sine søknader (dette tilbudet bør være på plass allerede høsten 2012 i og med at flere allerede har søknader de jobber med). Disse konsulentene vil kunne bidra med verdifull kompetanse og erfaring, i tillegg til et bredere kontaktnett enn det noen andre innen nettverket har. Flere søknadsskrivingskurs burde arrangeres, både for nybegynnere og mer avanserte søkere. Prosjekthåndtering vil etter hvert bli viktig ettersom flere vil få tilslag i rammeprogrammet. Dette er ikke et tiltak som vil prioriteres med det første da de færreste i nettverket per i dag har nådd dette stadiet. Rådgiverne på institusjonene som har prosjekter burde derfor opprette et samarbeid for utveksling av kunnskap og erfaringer. Alle anbefales å benytte seg av tjenestene Norges forskningsråd tilbyr i form av hjelp til å identifisere og diskutere utlysninger, innspill til arbeidsprogram, gjennomgang av søknader samt kontraktlesing, håndtering av økonomi og administrering av prosjekter. Med en gang en utlysning er identifisert bør man kontakte den aktuelle NCP en på dette fagområde. En burde ikke bare oppsøke kontaktene i Norge men også forskningsrådets Brussel-kontor, alt etter behov. Det å benytte seg av Norges forskningsråd på andre områder enn kun fagområdene, som for eksempel IPR, økonomi, kontrakter og andre juridiske spørsmål osv. er en meget god ide fordi de har mye kompetanse å bidra med her. Det anbefales på det sterkeste å holde en samling i nettverket hvor Yngve Foss eller noen andre fra Forskningsrådet informerer om IPR i rammeprogrammet. 13
I tillegg til ressursene i Norges forskningsråd, er det også et behov for at miljøene gjør seg bedre kjent med EU-Kommisjonen. Et tips er å ta direkte kontakt med norske nasjonale ekspertene som jobber i EU-Kommisjonen. EFTA har utstasjonert over 50 stykker rundt omkring i avdelingen som jobber på ulike program og felt. Se EFTA sine hjemmesider for kontaktinformasjon: http://www.efta.int/eea/list-national-experts.aspx Noen vil kanskje også ha nytte av å snakke med fagrådene i EU-delagasjonen (Brussel), regionskontorene (Brussel) samt med EUs delegasjon til Norge (Oslo). Forberedelser til «Horizon 2020» må prioriteres. Har man informasjon om kurs/seminarer etc. som omhandler dette er det viktig å sende det til koordinator eller nettverket direkte. Alle institusjonene bør arrangere minst et seminar i regi av nettverket med tema som de mener vil være av stor interesse for forskerne og andre ansatte på sin institusjon (det første seminaret arrangeres på Høgskolen i Hedmark den 7. september 2012 og omhandler nettverksbygging). Hvis man har ideer til dette bør de diskuteres med koordinator for videre planlegging. Koordinator har laget en liste med enkle tips og råd. Rådgiverne kan benytte «dette verktøyet» for å motivere forskerne til internasjonal aktivitet og deltagelse i rammeprogrammet, samt det kan være en hjelp når man skal fortelle forskerne hva de kan gjøre for å komme mer på banen internasjonalt og i forhold til EU- Kommisjonen. Koordinator sender ut denne listen og gir ytterligere forklaringer etter ønske fra rådgiverne. 14