Temark Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS

Temark Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Vår ref. 11/234-2 033 /BERO Representantskapet Dato 30.03.2011 Eierkommunene Representantskapet - Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Leder av representantskapet innkaller til representantskapsmøte for Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Dato: onsdag 04.05.2011 Tid: kl 0900-1000 Sted: Bø Hotell, Bø Etter møtet arrangeres det Vårkonferanse 2011 som representantene inviteres til å delta på. Konferanseavgiften for representantene og styret dekkes av Temark. Utgiftene for den enkelte representant dekkes av eierkommunen. Dersom de ikke kan møte må det snarest melde ifra til daglig leder, på e-post: oystein.bergh@temark.no eller tlf 97646606. Vara møter bare etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 1/11-6/11 Temark, 30.03.2011 (sign) Jan Gunnar Knutsen Leder av representantskapet Vedlegg: Sakskart Øystein Bergh Daglig leder Temark Postboks 83 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508

Sakliste for Representantskapet - Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Møtedato: 04.05.2011 Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 1/11 11/230 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE 2/11 11/231 OPPTELLING AV REPRESENTANTSKAPSMEDLEMMER 3/11 11/233 VALG AV TO MEDLEMMER TIL Å UNDERSKRIVE PROTOKOLLEN 4/11 11/155 REGNSKAP 2010 - TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS 5/11 11/178 ÅRSBERETNING 2010 FRA TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS 6/11 11/141 EVALUERING AV TEMARK

Temark Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Sak nr. 1/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Arkivsaksnr.: 11/230 Arkivkode: 033 Møtedato: 04.05.2011 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 1/11 Representantskapet - Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Forslag til vedtak Representantskapet godkjenner innkallingen og sakslisten. Saksopplysninger Representantskapet skal godkjenne innkallingen og sakslisten, i ht. Selskapsavtalen 9, Representantskapets møter: Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte. Innkalling til ordinært representantskapsmøte skal skje skriftlig og minst fire uker i forkant av møtet. Tilsvarende frist gjelder for varsling av deltakerne i selskapet. Innkallingen skal inneholde en saksliste. Representantskapets møte ledes av leder eller, i dennes fravær, av nestleder. Dersom ingen av disse er til stede, velges en møteleder.. Vedlegg: Sak 1/11 Side 3 av 27

Temark Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Sak nr. 2/11 OPPTELLING AV REPRESENTANTSKAPSMEDLEMMER Arkivsaksnr.: 11/231 Arkivkode: 033 Møtedato: 04.05.2011 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 2/11 Representantskapet - Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Forslag til vedtak Representantskapet er beslutningsdyktig ved at av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer, og disse representerer minst halvdelen av medlemmene og to tredeler av stemmene. Saksopplysninger Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer, og disse representerer minst to tredeler av stemmene. Fra selskapsavtalen 8: Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Samtlige deltakerkommuner og fylkeskommunen velger hver sin representant med personlig vararepresentant. Vedkommende kommunestyre eller fylkesting oppnevner selv sine representanter. Daglig leder kan ikke velges til medlem av representantskapet. Ved voteringer vektes den enkelte deltakers stemme svarende til deltakerens eierandel i selskapet. Som representantskapets beslutning gjelder det som flertallet blant de møtende har stemt for, eller ved stemmelikhet det som møtelederen har stemt for. Og ved voteringer vektes den enkelte deltakers stemme svarende til deltakerens eierandel i selskapet i ht Selskapsavtalen 5 Innskuddsplikt og eierandel. Deltakernes eierandel: Bamble kommune eier 7,9% av selskapet Bø kommune eier 4,5% av selskapet Drangedal kommune eier 4,3% av selskapet Fyresdal kommune eier 2,8% av selskapet Kragerø kommune eier 6,7% av selskapet Kviteseid kommune eier 3,2% av selskapet Nissedal kommune eier 2,8% av selskapet Sak 2/11 Side 4 av 27

Sak 2/11 Nome kommune eier 5,0% av selskapet Notodden kommune eier 7,2% av selskapet Porsgrunn kommune eier 14,6% av selskapet Sauherad kommune eier 4,3% av selskapet Seljord kommune eier 3,3% av selskapet Siljan kommune eier 3,2% av selskapet Tinn kommune eier 4,9% av selskapet Tokke kommune eier 3,2% av selskapet Vinje kommune eier 3,6% av selskapet Telemark fylkeskommune eier 18,5% av selskapet SUM 100,0% Representantskap Eierkommunen velger selv medlem og varamedlem til representantskapet. Kommunens representant er valgt til ny er valgt. Representantskapets leder er Jan Gunnar Knutsen. Nestleder er Solveig Abrahamsen Vedlegg: Side 5 av 27

Temark Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Sak nr. 3/11 VALG AV TO MEDLEMMER TIL Å UNDERSKRIVE PROTOKOLLEN Arkivsaksnr.: 11/233 Arkivkode: 033 Møtedato: 04.05.2011 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 3/11 Representantskapet - Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Forslag til vedtak Til å underskrive protokollen sammen med møteleder velges og... Saksopplysninger I ht. Selskapsavtalen 9 Representantskapets møter, skal det velges to representanter til å underskrive protokollen sammen med møtelederen. Representantene velges ved begynnelsen av møtet. Vedlegg: Sak 3/11 Side 6 av 27

Temark Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Sak nr. 4/11 REGNSKAP 2010 - TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS Arkivsaksnr.: 11/155 Arkivkode: 210 Møtedato: 04.05.2011 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 1/11 Styret for Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS 4/11 Representantskapet - Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Styret for Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS i møte den 21.03.2011 sak nr. 1/11: Vedtak i Styret for Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Styret innstiller til representantskapet: 1. Regnskap 2010 for Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS godkjennes. 2. Regnskapsmessig merforbruk kr 55 946 dekkes ved bruk av disposisjonsfond. 3. Udekket beløp kr 1 979 i investeringsregnskapet dekkes ved bruk av disposisjonsfondet. Behandlinga i Styret for Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Daglig leder presenterte regnskapet 2010 og redegjorde for aktiviteten. Styret viser til driftsregnskapet. Driftsinntekter, posten, Overføringer med krav til motytelse, legges fram for representantskapet med detaljsummer. Driftsutgifter, Overføringer, legges fram for representantskapet med detaljsummer. Forslag til vedtak Styret innstiller til representantskapet: 1. Regnskap 2010 for Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS godkjennes. 2. Regnskapsmessig merforbruk kr 55 946 dekkes ved bruk av disposisjonsfond. 3. Udekket beløp kr 1 979 i investeringsregnskapet dekkes ved bruk av disposisjonsfondet. Saksopplysninger Sak 4/11 Side 7 av 27

Sak 4/11 Regnskapet føres etter kommunale regnskapsprinsipper. Budsjettet for 2010 ble vedtatt av representantskapet i møte 04.11.2009, sak 09/09, totalt kr 2 483 000. Regnskapet viser kr 3 200 231 og et merforbruk på kr 55 946. I 2009 var det et mindreforbruk på kr 25 547. De enkelte postene: Lønn: Det er et merforbruk kr 764.736. Vi har hatt 2 ansatt som har hatt fødselspermisjon. Vi har hatt 2 vikarer og en i redusert stilling våren 2010. Refusjon sykelønn er kr 189 514 og fødselspenger kr 411 092. Drift: Øvrige poster viser mindre avvik. Et gammelt krav i balansen på MVA fra 2005; kr 18 192, er belastet driftsregnskapet i 2010. Investeringsregnskap: Investeringsregnskapet gjelder innbetaling til KLP kr 1 979. Dette må dekkes av disposisjonsfondet. Leieavtaler for lokaler pr dato: Bø, 2 kontorer og arkiv Bø Sparebank Seljord, 1 kontor, Granvin Kulturhus BA Porsgrunn, 1 kontor, Porsgrunn kommune Avtaler om tjenester: Regnskap og lønn: Telemark fylkeskommune Revisjon: Buskerud kommunerevisjon IKS Epost og saksbehandlersystem: Telemark fylkeskommune Hjemmeside: Grenland Web AS HMS: Bedriftshelsetjenesten SAMT For mer informasjon vises det til årsmeldingen. Vedlegg: Regnskap 2010 fra Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Side 8 av 27

Sak 4/11 Temark TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS Årsregnskap 2010 DRIFTSREGNSKAP Regnskap 2010 Reg. budsjett Oppr.budsjett Regnskap i fjor Overføringer med 650.057,11 0,00 0,00 428.668,57 krav til motytelse Andre overføringer Sum driftsinntekter 2.465.750,00 3.115.807,11 2.453.000,00 2.453.000,00 2.453.000,00 2.453.000,00 2.434.080,00 2.862.748,57 Driftsutgifter Lønnsutgifter 2.240.530,40 1.672.000,00 1.672.000,00 1.957.065,57 Sosiale utgifter 461.205,85 265.000,00 265.000,00 427.547,76 Kjøp av varer og tj 415.355,63 515.000,00 515.000,00 406.217,51 som inngår i tj.produk. Kjøp av tjenester 23.696,00 31.000,00 31.000,00 36.800,00 som erstatter tj.produk. Overføringer Sum driftsutgifter 59443,93 3.200.231,81 0,00 2.483.000,00 0,00 2.483.000,00 40.997,57 2.868.628,41 Brutto driftsresultat -84.424,70-30.000,00-30.000,00-5.879,84 Finansinntekter Renteinntekter, utbytte og eieruttak Sum eksterne finansinntekter Resultat eksterne finanstransaksjoner 28.478,10 52.000,00 52.000,00 31.427,04 28.478,10 52.000,00 52.000,00 31.427,04 28.478,10 52.000,00 52.000,00 31.427,04 Netto driftsresultat -55.946,60 0,00 0,00 25.547,20 Interne finanstransaksjoner Bruk av tidl.års 25.547,20 25.547,20 0,00 81.479,45 mindreforbruk Sum bruk av 25.247,20 25.247,20 0,00 81.479,45 avsetninger Avsetning til 25.547,20 25.547,20 0,00 81.479,45 disp.fond Sum avsetninger 25.247,20 25.247,20 0,00 81.479,45 Regnskapsmessig mer/mindreforbruk -55.946,60 0,00 0,00 25.547,20 Side 9 av 27

Sak 4/11 Temark TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS Årsregnskap 2010 INVESTERINGSREGNSKAP Regnskap Reg. Oppr.budsj. Regn. i fjor budsj. Inntekter Andre overføringer 0,00 0,00 92.500,00 Sum inntekter 0,00 0,00 92.500,00 Finanstransaksjoner Kjøp av aksjer og andeler 1.979,00 0,00 0,00 1.437,00 Avsetninger til bundne fond 0,00 0,00 92.500,00 Sum finansieringstransaksjoner 1.979,00 0,00 0,00 93.937,00 Finansieringsbehov 0,00 0,00 0,00 1.437,00 Dekket slik: Bruk av disposisjonsfond 0,00 0,00 0,00 1.437,00 Sum finansiering 0,00 0,00 0,00 1.437,00 Udekket - 1.979,00 0,00 0,00 0,00 Side 10 av 27

Sak 4/11 Temark TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS Årsregnskap 2010 BALANSEREGNSKAP EIENDELER: Noter Regnskap 2010 Regnskap 2009 Anleggsmidler 375.552,00 369.070,00 Herav: Aksjer og andeler 5 3.416,00 1.437,00 Pensjonsmidler 4 372.136,00 367.633,00 Omløpsmidler 1.447.386,82 1.477.926,55 Herav: Kortsiktige fordringer 2 43.424,11 369.984,75 Premieavvik 17.029,42 0,00 Kasse, postgiro, bankinnskudd 1.386.933,29 1.107.941,80 SUM EIENDELER 1.822.938,82 1.846.996,55 EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital 970.374,97 1.036.280,57 Herav: Disposisjonsfond 6 723.551,57 698.004,37 Bundne inv.fond 6 500.000,00 500.000,00 Regnskapsmessig mindreforbruk 25.547,20 Regnskapsmessig merforbruk - 55.946,60 0,00 Udekket i investeringsregnskapet - 1.979,00 Kapitalkonto 7-195.251,00-187.271,00 Langsiktig gjeld 570.803,00 556.341,00 Herav: Pensjonsforpliktelser 4 570.803,00 556.341,00 Kortsiktig gjeld 281.760,85 254.374,98 Herav: Annen kortsiktig gjeld 1, 3 263.908,98 235.247,98 Premieavvik 4 17.851,87 19.127,00 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 1.822.938,82 1.846.996,55 Andreas Kjær Lise Wiik Anne-Nora Oma Dahl Øystein Bergh styreleder nestleder medlem daglig leder Side 11 av 27

Sak 4/11 Noter til regnskapet Regnskapsprinsipper, vurderingsregler og organisering (jf. KRS 6) Regnskapet er finansielt orientert, og skal vise alle økonomiske midler som er tilgjengelige i året, og anvendelsen av disse. Inntekter og utgifter skal tidsmessig plasseres i det året som følger av anordningsprinsippet. Anordningsprinsippet betyr at alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i løpet av året som vedrører kommunens virksomhet skal fremgå av drifts- eller investeringsregnskapet i året enten de er betalt eller ikke. Regnskapet er avlagt i henhold til god kommunal regnskapsskikk, herunder kommunale regnskapsstandarder (KRS) utgitt av Foreningen for god kommunal regnskapsskikk (GKRS). Telemark kontrollutvalgssekretariat er opprettet som eget IKS med stiftelsesdato 08.02.2005. Note 1 Skatt og arbeidsgiveravgift Fra og med 2010 er lønnsregnskapet ført i Temark s eget regnskap. Note 2 Spesifikasjon av kortsiktige fordringer Kortsiktige fordringer: Pr. 31.12.10 Krav på TFK 750,00 Mva-komp 25 % 40.811,07 Mva-komp 8 % 440,04 Kortsiktige fordringer 43.424,11 Note 3 Spesifikasjon av annen kortsiktig gjeld Avsatte feriepenger og arb.g.avgift 263.908,98-145 Avregning KLP Annen kortsiktig gjeld 263.763,98 Side 12 av 27

Sak 4/11 Note 4 Pensjonsmidler og -forpliktelser Temark har egen aktuarberegning, jf. kravet i forskrift om fylkeskommunale foretak 12. Aktuarberegningen viser forskjellen mellom beregnet pensjonskostnad etter forutsetninger om lønnsvekst, forventet G-reguleringer, diskonteringsrente m.m., og faktisk betalt pensjonspremie. Temark IKS har kollektiv pensjonsordning i Kommunal Landspensjonskasse (KLP) som sikrer ytelsesbasert pensjon for de ansatte. Pensjonsordningene omfatter alders-, uføre-, ektefelle-, barnepensjon samt AFP/tidligpensjon og sikrer alders- og uførepensjon med samlet pensjonsnivå på 66% sammen med folketrygden. Pensjonene samordnes med utbetalinger fra folketrygden. 2010 Hovedstørrelser fra aktuarberegningene 2009 Administrasjonskostnader 12 983 12 724 Innbetalt premie inkl. adm.kostnader 247 539 202 666 Arbeidsgiveravgift av premien 30 903 28 576 Netto pensjonskostnad 219 631 206 706 Beregnet premieavvik Premieavvik 14 925-16 764 Arbeidsgiveravgift til folketrygden av premieavviket 2 104 2 363 Totalt bokført premieavvik inkl. arb.g.avgift 17 029 19 127 Balanseført pensjonsforpliktelse IB pensjonsforpliktelse 533 022 561 446 UB pensjonsforpliktelse 549 118 533 022 Gjenstående samlet estimatavvik 0 0 Balanseført pensjonsmidler IB pensjonsmidler 367 633 412 824 UB pensjonsmidler 372 136 367 633 Gjenstående samlet estimatavvik 0 0 Netto pensjonsforpliktelse 176 982 165 386 14 % arb.g.avgift av netto pensjonsforpliktelse 24 954 23 319 Side 13 av 27

Sak 4/11 Note 5 Aksjer og andeler i varig eie Markedsverdi Balanse Balanse 31.12.09 Selskapets navn Eierandel 31.12.10 KLP Egenkapitalinnskudd 3 416 1 437 Sum aksjer og andeler 3 416 1 437 Det foreligger ingen reell markedsverdi på denne eiendelen. Note 6 Bruk og avsetninger fond Samlede avsetninger og bruk av avsetninger i 2010 2009 året Bundne inv. Fond Beholdning 01.01 500 000,00 407.500,00 Avsetning til fondene 92.500,00 Bruk av fondene Beholdning 31.12 500 000,00 500.000,00 Disposisjonsfond Beholdning 01.01 698.004,37 780.920,82 Avsetning til fondene 25.547,20 Bruk av fondene 82.916,45 Beholdning 31.12 723 551,57 698.004,37 Note 7 Kapitalkonto (F 5 nr 7) DEBET Inngående balanse 187 271 KREDIT Pensjonsmidler 4 503 Økte pensjonsforpliktelser 16 096 AGA pensjonsforpl. 1 634 KLP egenkapital 1 979 Utgående balanse 195 251 SUM 203 367 203 367 Side 14 av 27

Temark Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Sak nr. 5/11 ÅRSBERETNING 2010 FRA TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS Arkivsaksnr.: 11/178 Arkivkode: 200 Møtedato: 04.05.2011 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 2/11 Styret for Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS 5/11 Representantskapet - Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Styret for Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS i møte den 21.03.2011 sak nr. 2/11: Vedtak i Styret for Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Styret innstiller til representantskapet: Årsberetning 2010 fra Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS godkjennes. Behandlinga i Styret for Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Styreleder presenterte saken. Forslag til vedtak Styret innstiller til representantskapet: Årsberetning 2010 fra Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS godkjennes. Saksopplysninger Styret for Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) har utarbeidet årsberetning. Årsberetningen for 2010 legges fram for representantskapet til godkjenning. Vedlegg: Årsberetning 2010 fra Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Sak 5/11 Side 15 av 27

Sak 5/11 Temark Theodor Kittelsens, Jomfruland fra 1893 som finnes i Nasjonalgalleriet (Wikipedia) Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Årsberetning 2010 www.temark.no Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks 83 3833 Bø Side 16 av 27

Sak 5/11 Innledning Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) yter tjenester som sekretariat for kontrollutvalgene i eierkommunene. Vi er 3 ansatte som betjener 17 utvalg i Telemark. Området kontroll og tilsyn er hele tiden under utvikling. Siste utredningen fra Kommunal- og regional-departementet (KRD) kom i desember 2009, 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Rapporten omhandler kommunen, kontrollutvalget, sekretariatet og revisjon. Internkontroll, finansrapportering, regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er stikkord. Denne vil bli gjenstand for evaluering og vurdering. Målet er at den enkelte kommune holder orden i eget hus. KRD har fulgt opp med veileder i februar 2011; Kontrollutvalgsboken, Om kontrollutvalgets rolle og oppgaver. Representantskap For valgperioden 2007-2011 er følgende valgt: Kommune Representant Vararepresentant Bamble Tor Tollefsen Tom Markus Bø Anne-Carine Nilsen Johan Kvaal Drangedal Nils Tore Føreland Tore Halvorsen Fyresdal Bjørn Nome Annveig Veum Aas Kviteseid Heidi Åmot Randi Enger Bråthen Kragerø Kåre Preben Hegland Solfrid Rui Slettebakken Nissedal Asbjørn Tveiten Jon Inge Nordbø Nome Finn Bærland Jan Thorsen Notodden Jan Oterholt Torhild Kleppo Porsgrunn Siren Johnsen Kjell G. Teigen Sauherad Hans Sundsvalen Sveinung Lindtveit Seljord Solveig Abrahamsen Jon Svartdal Siljan Ole-Kristian Holtan Gunn Berit Rygg Holmelid Tinn Ingar Hovden Grete Vestby Tokke Olav Urbø Astri Fladberg Vinje Tor Strømme Tone Edland Telemark fylkeskommune Jan Gunnar Knutsen Henry Isnes Representantskapets leder er Jan Gunnar Knutsen og Solveig Abrahamsen er nestleder. Representantskapet har i 2010 hatt 2 møter, 21.04.2010 og 04.11.2010. Møtet i april var i tilknytting til vår- konferansen og møtet i november var i tilknytting til høst-konferansen. Styret For valgperioden 2007-2011 er følgende valgt: Styret Andreas Kjær leder Torleif Vikre Personlig varamedlem Lise Wiik nestleder Øystein Beyer Personlig varamedlem Anne-Nora Oma Dahle medlem Gry Annette Rekanes Amundsen Personlig varamedlem Side 17 av 27

Sak 5/11 Styret har i 2010 hatt 3 møter og behandlet 9 saker. I tillegg har daglig leder orientert om selskapets drift på hvert møte. Tillitsvalgt, Line Bosnes, har permisjon og har ikke deltatt i møtene. Selskapets virksomhet Vi er sekretariat for kontrollutvalgene i eierkommunene. I tillegg til møtene i kontrollutvalgene har vi deltatt og vært arrangør av konferanser og fellesmøter/kveldsmøter for kontrollutvalgene som har vært arrangert i vest-, midt- og nedre Telemark. Vi er sekretær for Forum for Kontrollutvalg i Telemark. Bjørg Kyrkjebø Staaland er leder. Kontrollutvalgene Vi har prioritert tjenestene til kontrollutvalgene. Det er utarbeidet følgende verktøy for det enkelte kontrollutvalget: o Møte- og arbeidsplan o Plan for forvaltningsrevisjon o Plan for selskapskontroll o Budsjett for kontrollutvalget Vårt inntrykk er at kontrollutvalgene følger godt med i kommunene og det som rører seg. De har også god kontakt med kommunestyret, ordfører og rådmann. For året samlet er følgende møter holdt i kontrollutvalgene. Kommune nummer: Kommune: Sekretær Antall møter planlagt Antall møter gjennomført 0800 Telemark f.k. Øystein Bergh 9 8 0805 Porsgrunn Øystein Bergh - Helle Vold 8 7 0807 Notodden Marianne Lundeberg 6 7 0811 Siljan Øystein Bergh 4 4 0814 Bamble Helle Vold 6 6 0815 Kragerø Helle Vold 6 6 0817 Drangedal Helle Vold 5 6 0819 Nome Helle Vold 5 6 0821 Bø Marianne Lundeberg 5 7 0822 Sauherad Helle Vold 5 5 0826 Tinn Marianne Lundeberg 5 6 0828 Seljord Helle Vold 4 4 0829 Kviteseid Marianne Lundeberg 4 6 0830 Nissedal Kristian Torp-Hansen Øystein Bergh 4 6 0831 Fyresdal Marianne Lundeberg 4 4 0833 Tokke Marianne Lundeberg 4 4 0834 Vinje Marianne Lundeberg 4 4 I 2010 gikk 2 av våre ansatte ut i svangerskapspermisjon som er blitt dekt opp med vikarer, Marianne Lundeberg, Helle Vold og Kristian Torp-Hansen. I denne sammenhengen ble det foretatt visse omrokkeringer. For nærmere informasjon vises til årsmeldingen fra det enkelte kontrollutvalget. Side 18 av 27

Sak 5/11 Den faglige siden har vært prioritert. Vi opplever at kontrollutvalgene gir oss gode tilbakemeldinger og at vi yter de tjenestene som forventes av oss. Riksarkivet har pålagt sekretariatene å være selvstendige for saksbehandling og arkivering. Høsten 2008 gjorde vi avtale med Telemark fylkeskommune om egen base og vi var operative fra 01.01.2010 med det nye datasystemet. Dette er et opplegg som vi kan logge oss på fra hvilket som helst sted. All vår saksbehandling er samlet i dette systemet. Forum for kontrollutvalg i Telemark Forumet er et uformelt forum hvor alle medlemmene i kontrollutvalgene er deltakere. Styret består av: Personlig varamedlem Leder Bjørg Kyrkjebø Staaland Jan Gunnar Knutsen Nestleder Liv Tinnes Mork Unni Wærstad Styremedlem Gotfred Nilsen Finn Tallakstad Aktiviteten har variert sterk over tid. Ved omorganiseringer i revisjon og kontrollutvalg var aktiviteten meget høy. I 2010 har den vært lav. I 2011, etter valget, vil det være behov for et sterkt engasjement i forbindelse med opplæring av nye kontrollutvalg. Forumet har egen årsmelding. Konferanser Vårkonferansen 2010 ble arrangert på Bø Hotell mandag 21 april 2010. Den ble arrangert i tilknytting til representantskapsmøte i Temark og årsmøte i Forum for kontrollutvalg. Konferansen var en felleskonferanse med Telemark kommunerevisjon IKS. Tema var KRD sin rapport om 85 tiltak for å styrke egenkontrollen i kommunene og fylkeskommunene. Vi hadde fått leder av NKRF, Ole Kristian Rogndokken, til å forelese. Rogndokken deltok i prosjektgruppen til KRD. Dette var et tema som skapte stort engasjement og debatt. Høstkonferansen 2010 ble arrangert på Bø Hotell torsdag 4. november 2010. Pga bemanningssituasjonen hadde vi fått bistand fra Telemark fylkeskommune til å gjennomføre konferansen. Hovedtema var Eierskap av selskaper Her hadde vi fått Eierskap til selskaper v/leder KS Eierforum, Rolf Erling Andersen Eierskapsmelding i Bø kommune v/rådmann Åse Egeland Eierskap i Telemark fylkeskommune v/ Utviklingssjef Magne Reiersen Oppsummering v/leder av representantskapet Gunnar Knutsen Dette er et viktig tema som skapte stort engasjement og debatt. Kontrollutvalgene er klar over at kommunene oppretter mange selskaper. Dette har stor betydning både i styring (kommunestyrets rolle) og for tilsyn og kontroll (kontrollutvalgenes rolle). Mange kommuner opplever at det er vanskelig å komme i inngrepen med temaet. Side 19 av 27

Sak 5/11 Lokale samlinger Det har vært arrangert kveldsmøter hvor selskapskontroll og forvaltningsrevisjon har vært tema. Det har vært arrangert 2 møter i Midt-Telemark og i et i Grenland. Kontrollutvalget i Porsgrunn kommune inviterte kontrollutvalgene i Grenland til seminar 27.01.2010, hvor de hadde fått Lucy Smith, leder av KS Etikkforum til å forelese. Seminaret ble holdt i Sparebank1 Telemark sine nye lokaler i Storgata i Porsgrunn. Banksjef Per Halvorsen foredro om etikkarbeidet i sparebanken. Vi har bistått og deltatt på andre fellesmøter hvor det har vært tatt opp egne temaer. Det gjelder bl.a. i tilknytting til selskapskontroll hvor bedriften har presentert sin virksomhet før revisjon har gjennomført selskapskontroll. Habilitet Selskapet og ansatte yter kun tjenester til kontrollutvalgene i eierkommunene. Vi mener vi tilfredsstiller kravene og intensjon i kommuneloven og Forskrifter for kontrollutvalg. Forskrifter for kontrollutvalg, 20. Sekretariat: Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet. De fleste ansatte har registrert seg i styrevervregistret. Økonomi Regnskapet er ført av Telemark fylkeskommune og viser: DRIFTSREGNSKAP Regnskap Budsjett Regnskap 2010 2010 2009 Driftsinntekter 3 115 807 2 453 000 2.862.748 Driftsutgifter 3 200 231 2 483 000 2.868.628 Brutto driftsresultat - 84 424-30 000-5.879 Finansinntekter 28 478 52 000 31.427 Finansutgifter 0 0 0 Resultat finanstransaksjoner 28 478 52 000 31.427 Netto driftsresultat - 55 946 0 25.547 Disposisjonsfond 25 547 0 81.479 Side 20 av 27

Sak 5/11 Avsetninger 0 0 81.479 Regnskapsmessig mer/ mindreforbruk - 55 946 0 25.547 For regnskapsåret 2010 ble det et merforbruk (underskudd) på kr 55 946 mot et mindreforbruk (overskudd) på kr 25 547 året før. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap og balanse med noter. For mer informasjon viser vi til Årsregnskap 2010. I 2010 hadde vi permisjon og langtids sykefravær. Dette resulterte i vikarer og overlappingsperioder. Øvrige kostnader er under budsjett eller med mindre avvik. Finansinntektene er betydelig redusert og mindre enn budsjettert. Kontorer Vi har organisert vår virksomhet ved å ha felles kontor i Bø. Her har vi vår postadresse og her holder vi våre møter. Vi har i dag følgende leiekontrakter for lokaler vi disponerer. o Bø, Bø sparebank, 2 kontor, arkiv og adgang felles møterom o Seljord, Granvin Kulturhus BA, 1 kontor o Porsgrunn, Porsgrunn kommune, 1 kontor Ansatte og arbeidsmiljø Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS består av: Tittel Navn Telefon Epost Merkn. Daglig leder Øystein Bergh 976 46 606 oystein.bergh@temark.no Rådgiver Beate Marie 917 39 893 beate.kasland@temark.no PERM. Dahl Kasland Rådgiver Line Bosnes 906 56 426 line.bosnes@temark.no PERM. Rådgiver Kristian Torp- 952 42 133 kristian.torp-hansen@temark.no VIKAR Hansen Saksbehandler Helle Vold 904 19 998 helle.vold@temark.no VIKAR Saksbehandler Marianne 901 14 543 marianne.lundeberg@temark.no VIKAR Lundeberg Selskapet har avtale med bedriftshelsetjenesten i Midt-Telemark. SAMT, Bø (www.samt.no ) I 2010 har sykefraværet vært 10,2% mot 10,4% i 2009. To har hatt fødselspermisjon. Daglig leder har gjennomført medarbeidersamtaler. Arbeidsmiljøet i selskapet er etter styrets vurdering godt. Side 21 av 27

Sak 5/11 Kunnskap Opplæringsplanen ligger til grunn for kompetanseoppbyggingen. Den legger også opp til en viss grad av spesialisering. Vi har deltatt på følgende aktiviteter for kontrollutvalgene. Norges kommunerevisorforening (www.nkrf.no ) er aktive og tilbyr kurs og konferanser for sekretærer og kontrollutvalg. De har egen konferanse for kontrollutvalg hvor vi deltok. En opplæring av høy kvalitet. Temark er medlem. Forum for kontroll og tilsyn (www.ffkt.no ) er en interesseorganisasjon for medlemmer av kontrollutvalg og deres sekretærer. Forumet er tiltenkt rollen som møteplass og felles fora for å videreutvikle kontrollutvalgene. Temark er medlem. Vi har fått til et uformelt fora mellom de kommunale sekretariatene fra Telemark, Vestfold, Buskerud, Akershus fylkeskommune og Østfold. Vi møtes 2 ganger i året. Vertskapet for samlingene går på rundgang. Her diskuterer vi problemstillinger av felles interesse. Vi utveksler erfaringer og får frem beste praksis. Dette er en arena som er meget verdifull i vår videreutvikling av selskapet. Miljøaspektet Selskapets virksomhet tilsier at det ytre miljø ikke påvirkes. Virksomhetens avfall kildesorteres i samsvar med kommunale renovasjonsregler. Avsluttende betraktninger I 2010 har vært et hektisk år. Vi har opplevd det spesiell at 2 av de fast ansatte har hatt fødselspermisjon samtidig. Vi er totalt 3 stykker og har dekt opp med 2 vikarer. I tillegg bistod Kristian Torp-Hansen (tidligere rådmann i Seljord kommune) våren 2010. Våre 2 vikarer har gjort en fantastisk jobb og tatt alle utfordringer på en sporty måte. I tillegg til det faglig har vi oppgradert organisasjonen på sak & arkivsystemet. Kontakt med de andre sekretariatene i Vestfold, Buskerud, Akershus og Østfold gir oss impulser for forbedringer og å videreutvikle fagmiljøet. Vi mener forutsetningene for fortsatt drift er til stede. Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS, den 21.03.2011 Andreas Kjær Lise Wiik Anne-Nora Oma Dahl Øystein Bergh styreleder nestleder medlem daglig leder Side 22 av 27

Sak 5/11 Temark TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS ÅRSREGNSKAP 2010 DRIFTSREGNSKAP Regnskap 2010 Reg. budsjett Oppr.budsjett Regnskap i fjor Overføringer med 650.057,11 0,00 0,00 428.668,57 krav til motytelse Andre overføringer Sum driftsinntekter 2.465.750,00 3.115.807,11 2.453.000,00 2.453.000,00 2.453.000,00 2.453.000,00 2.434.080,00 2.862.748,57 Driftsutgifter Lønnsutgifter 2.240.530,40 1.672.000,00 1.672.000,00 1.957.065,57 Sosiale utgifter 461.205,85 265.000,00 265.000,00 427.547,76 Kjøp av varer og tj 415.355,63 515.000,00 515.000,00 406.217,51 som inngår i tj.produk. Kjøp av tjenester 23.696,00 31.000,00 31.000,00 36.800,00 som erstatter tj.produk. Overføringer Sum driftsutgifter 59443,93 3.200.231,81 0,00 2.483.000,00 0,00 2.483.000,00 40.997,57 2.868.628,41 Brutto driftsresultat -84.424,70-30.000,00-30.000,00-5.879,84 Finansinntekter Renteinntekter, utbytte og eieruttak Sum eksterne finansinntekter Resultat eksterne finanstransaksjoner 28.478,10 52.000,00 52.000,00 31.427,04 28.478,10 52.000,00 52.000,00 31.427,04 28.478,10 52.000,00 52.000,00 31.427,04 Netto driftsresultat -55.946,60 0,00 0,00 25.547,20 Interne finanstransaksjoner Bruk av 25.547,20 0,00 0,00 81.479,45 disposisjonsfond Sum bruk av 25.247,20 0,00 0,00 81.479,45 avsetninger Dekning av tidligere 0,00 0,00 81.479,45 års regnsk.m. merf. Sum avsetninger 0,00 0,00 81.479,45 Regnskapsmessig mer/mindreforbruk -55.946,60 0,00 0,00 25.547,20 Side 23 av 27