STYRESAK FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD Møtedato 23.01.2014 Dokumentdato 15.01.14 Saksbehandler Høgskoledirektør Saksnummer 14/00886 SAK 01/14 INNKALLING TIL MØTE I STYRET FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD Sted: Campus Vestfold, møterom Færder, 2 etg i hovedbygget. Dato: Torsdag 23.01.14 Tid: 0900 1400 Saksliste: Velkommen ved styreleder Presentasjon av styret i HBV. Vedtakssaker Sak 02/14 Sak 03/14 Sak 03/14 Sak 04/14 Godkjenning av møteinnkalling. Konstituering av styret Styrets oppgaver og arbeidsform Styredokument digitalt Sak 05/14 Årshjul for styresaker 2014 Sak 06/14 Sak 07/14 Sak 08/14 Budsjett 2014 fordeling av administrasjonsbudsjettet Oppnevning av klagenemnd Oppnevning av medlemmer til Læringsmiljøutvalget 1 av 2
Sak 09/14 Sak 10/14 Sak 11/14 Sak 12/14 FoU utvalget Tilleggsavtale til leiekontrakt Campus Drammen Oppnevning av representanter til tilsettingsutvalget for undervisnings- og forskerpersonale Oppnevning av representanter til tilsettingsutvalget for dosent og professor Orienteringssaker Sak 13/14 Sak 14/14 Campusutvikling Campus Vestfold Statsbudsjettet 2014 tildelingsbrev fra Kunnskapsdepartementet Sak 15/14 Meldingssaker - Referat fra IDF møte 13.01.14, deles ut i styremøtet - Referat fra ledermøtet 07.01.14, deles ut i styremøtet - Oppnevningsbrev styrerepresentanter HBV Velkommen til møtet! Drammen 16/01 2014 Kai Mjøsund Høgskoledirektør Høgskolen i Buskerud og Vestfold Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 2 av 2
STYRESAK FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD Møtedato 23.1.2014 Dokumentdato 8.1.2014 Saksbehandler Nils Dugstad Saksnummer 14/00294 SAK 04/14 (V) STYREDOKUMENT DIGITALT Forslag til vedtak 1. Høgskolestyret ønsker å gå over til heldigital sakshåndtering i forhold til styres møter og ber administrasjonen utrede dette spørsmålet praktisk og kostnadsmessig og legge fram en sak for styret til endelig godkjenning i løpet av vårsemesteret. Oppsummering Denne saken er utarbeidet som et underlag til en drøfting i høgskolestyret. Saken gjelder spørsmål om hvilke praktiske løsninger styret ønsker som policy i forhold til digital utvikling og utsending av styredokument. Mange norske kommuner har på dette feltet arbeidet svært målrettet og effektivt. Flere har nå fast praksis der ingen dokument lenger sendes kommunestyre-representantene på papir. Alt sendes elektronisk. I Danmark er dette kommet enda lenger. Der er svært mange offentlige virksomheter kun på elektronisk plattform. Det gjelder også enkelte universitet. Administrasjonen ser betydelige fordeler med å gå over til ren elektronisk sakshåndtering av styresakene og ønsker en beslutning om hvilke policy styret vil legge seg på i denne saken. Dersom styret er positiv til dette forslaget vil administrasjonen arbeide videre med saken og komme tilbake til styret med et konkret forslag til teknisk løsning, kostnadsoverslag for tiltaket mv. Saksopplysning Et styre mottar hvert år en mengde dokument noe som viselig gir en ikke ubetydelig miljøforurensning knyttet til CO ² årlig. Flere private foretak, kommuner og statsinstitusjoner har medført overgang til papirløs behandling av blant annet styresaker. I tillegg til miljøbelastningen knyttet til de trykking og frakt av papirmengdene utgjør kostnader forbundet med innkjøp av papir, kopiering og arbeidskraft betydelig beløp. For styrets medlemmer vil det i tillegg bli en mer effektiv saksbehandling. I stedet for å tråle seg gjennom og drasse rundt på flere hundre sider sakspapirer til hvert møte kan styret motta en liten tablet PC med elektronisk 1 av 4
penn eller en annen enhet som støttes av egne tilpassede lese og kommentarprogram. Der kan saksdokumentene leses i vanlig A4-format og de kan skrive for hånd direkte inn i dokumentet: under- strekinger, kommentarer under møter osv. De har til enhver tid tilgang til gamle saker og notater, og får rask tilgang til oppdaterte sakspapirer, fordi de kan hentes ned over nettet. Dokumenter kan sorteres og prioriteres etter behov, og både dokumenter og notater kan enkelt deles med andre, forteller systemkoordinatoren. Gjennom tilpassede system kan møtesekretær eller andre autoriserte personer hente saksdokumenter og konvertere dem til rett format, enten som en komplett møteinnkalling med vedlegg eller som enkeltsaker og dokumenter. Det er mulighet for å vise ettersendte saker og dokumenter i egne seksjoner, noe som gjør det enkelt å se hva som er kommet i ettertid. Distribusjon skjer ved automatisk synkronisering av PC med felles filkatalog, via et felles SharePoint arbeidsrom eller via e-post. Det er også mulig å sette opp funksjoner for å kunngjøre at nye dokumenter er publisert eller ettersendt automatisk per e-post. Saksdokumenter organiseres som bøker og vi ser følgende klare fordeler med løsningen: Papirløs saksbehandling En rekke funksjoner for å ta notater og skrive merknader, etablere linker til andre dokumenter eller eksterne websider, legge inn skjermdumper, bilder eller henvise til nyhetsartikler. Med andre ord et effektivt verktøy for møteforberedelse Saksdokumenter kan deles elektronisk med andre, f.eks deling av notater samtidig som du selv skriver i dokumentet Støtte for lydopptak og video generelt En enkel og intuitiv måte å navigere for brukeren Gjør hverdagen enklere og mer produktiv for brukerne gjennom digitalisering av arbeidsprosesser Skaper stor miljøgevinst gjennom redusert papirforbruk og transport Skaper store kostnadsreduksjoner knyttet til innkjøp av papir, kopiering, frakt og arbeidskraft- Som et eksempel på hva en kan oppnå vises til Bergen kommune som var den første kommunen til å ta i bruk denne typen løsning for å kunne kutte ned på papirforbruk og effektivisere arbeidsprosesser, noe som har vakt internasjonal oppsikt. Med papirløse møter gjør de papir overflødig ved å gjenskape arbeidsmåten på papir digitalt. Kommunen har hele veien hatt solid fokus på brukerinvolvering, og engasjementet hos politikerne har vært til stede hele veien. Overgangen til elektronisk saksbehandling har ifølge kommunens ansvarlige gått over all forventning, og de fleste brukerne er svært fornøyde med å jobbe rett på PC i stedet for å måtte forholde seg til stabler med papirer. Løsningen er intuitiv og enkel i bruk, uavhengig av alder og ITkompetanse, understrekes det. Dette skaper stor gevinst i form av redusert papirbruk, økt effektivitet, bedre oversikt og kontroll i møteadministrasjon og saksbehandling. De største utfordringene knyttet til konseptet digital saksflyt er knyttet til det litt fremmede som denne måten å arbeide på utgjør. Mange har så langt ønsket å motta dokument på papir, men det er en tydelig økning av oss som leser dokumenter på nett og nettbrett. Ellers har det også tidligere vært usikkerhet knyttet til hvor sikre slike system er for dokumenthåndtering etter offentliges krav om informasjonsbehandling. Dette problemet må sies å være løst i og med den massive satsing som blant annet norske kommuner har gjort. Dette er ikke lenger en ny teknologisk løsning, men er blitt en etablert Det er foreløpig ikke gjort kostnadsoverslag knyttet til noen løsning. Det er flere aktuelle tekniske løsninger og flere firma som tilbyr sine produkt. HBV er kjent med at flere universitet i snuser på Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 2 av 4
løsninger så det vil dersom saken gis grønt lys være naturlig å ta dette opp som et fellestema for eksempel i samarbeid med Uninett. Saksdokumenter Drammen 16/1 2014 Kai Mjøsund Høgskoledirektør Høgskolen i Buskerud og Vestfold Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 3 av 4
STYRESAK FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD Møtedato 23.1.2014 Dokumentdato 8.1.2014 Saksbehandler Nils Dugstad Saksnummer 14/00293 SAK 05/14 (V) ÅRSHJUL FOR STYRESAKER HBV 2014 Forslag til vedtak 1. Høgskolestyret vedtar møtedato for styret slik de er framlagt av administrasjonen 2. Det legges til grunn at sakene frammes for styret slik det er foreslått av administrasjonen Oppsummering Ved en høgskole som HBV forefinnes en rekke ulike årshjul (eller kanskje de burde vært betegnet aktivitetsplaner). Det kan være årshjul for studieaktivitetene (opptak, eksamen mv.) eller årshjul for viktige begivenheter og arrangement mv. Styret har altså også sitt årshjul som på mange måter henger sammen med de øvrige aktivitetsplanene, ikke minst økonomiårshjulet og studentårshjulet. Saksopplysning Kort beskrevet gir årshulet for styret oversikt over når styret kan forvente å få seg forelagt ulike viktige saker fra administrasjonen for dermed å kunne planlegge egen aktivitet. Selvfølgelig er dette også et verktøy for å kunne utøve kontroll med de administrative prosessene. Nedenfor følger et forslag til årshjul for styrets arbeid i 2014. Som det framgår, inneholder årshjulet forslag til styredato og til konkrete saker som skal til behandling på de enkelte møtedag. Noen datoer er sterkt styrt i forhold til frister høgskolen har i forhold til Kunnskapsdepartementets rapporter og øvrige frister gitt i tildelingsskriv. Det gjelder særlig i forhold til økonomisakene som skal til departementet. Ellers er dato og saksforslag å oppfatte som høgskoledirektørens forslag til styret som selv kan vurdere. 1 av 2
Årshjulet Ukenummer Tentativ møtedato Saker til behandling Uke 4 23.1.2014 Styret konstituerer seg Styrets arbeidsform Årshjul gjennomgang av saker som skal til styret 2014 Budsjett 2014 administrasjon Orientering tildelingsbrevet 2014 Uke 7 13.2.2014 Årsregnskap 2013 eksternregnskapet (HiBu, HiBv) Rapport «sikker drift», status på fusjonsarbeidet. Uke 11 13.3.2014 Rapport og planer 2013 2014 Revidert budsjett 2014 Møteplan for styret høstsemesteret 2014 Uke 19 8.5.2014 Forberedelse til etatstyringsmøte Prosess for studieportefølje Kvalitetssystem for HBV Uke 25 19.6.2014 Godkjenning av endelig årsregnskap for 2013 Kvalitetssystemet Ny budsjettmodell HBV Uke 34 21.8.2014 Styreseminar (tentativt) Uke 39 25.9.2014 Regnskap andre tertial Hovedprinsipper budsjett 2015 Forslag til nye emner (tentativt) Uke 44 30.10.2014 Studieporteføljen 2015 Statsbudsjettet 2015 orientering og konsekvenser for HBV Strategiske prioriteringer budsjett 2015 Budsjettforslag 2016 (frist 1 nov) Uke 50 11.12.2014 Budsjett 2015 Fordeling strategi-, investerings- og stipendiatmidler Saksdokumenter Drammen 16/1 2014 Kai Mjøsund Høgskoledirektør Høgskolen i Buskerud og Vestfold Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 2 av 2
STYRESAK FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD Møtedato 23. januar 2014 Dokumentdato 16. januar 2014 Saksbehandler Terje Thomassen, Ketil Digre, Knut Gunnar Aspenes Saksnummer 14/00313 SAK 06/14 (V) Budsjett 2014 fordeling av administrasjonsbudsjettet og SAK midler Forslag til vedtak 1. Styret godkjenner budsjett 2014 med forslag til fordeling av administrasjonsbudsjettet fordelt på kostnadssteder med budsjettansvar. 2. Styret godkjenner forslag til fordeling av SAK midler. Oppsummering Dette er en oppfølgning av vedtaket i sak 86/13 hvor det skal foretas en endelig fordeling av administrasjonsbudsjettet. Det innebærer ingen økning av rammen for administrasjonsavdelingene eller fakultetene, men en fordeling fra kostnadstyper til HBV kostnadssteder/ budsjettenheter innenfor et samlet administrasjonsbudsjett. I tillegg er samlet budsjettramme oppdatert med økt tildeling i tilleggsproposisjonen fra Kunnskapsdepartementet, vedtatt i Stortinget 12. desember 2013. Økningen utgjør 1,1 mill. kroner og settes av til endelig fordeling i revidert budsjett i mars. Avslutningsvis foreslås fordeling av SAK midler på bakgrunn av innkomne søknader og inkludert tidligere fordeling (sak 86/13), samt informasjon om videre arbeid mot revidert budsjett. Nedenfor gis et tabellarisk sammendrag av budsjett 2014 for HBV, med oppdatert fordeling av administrasjonsbudsjettet. 1 av 5
Kolonnen til høyre i tabellen viser budsjett 2014 for HBV. Saksopplysning Budsjettfordelingen mellom administrative enheter og avsetninger på institusjonsnivå (strategi, stipendiater) har fulgt forskjellige prinsipper og struktur ved de to tidligere høgskolene. Dette medfører at det ikke foreligger sammenlignbare historiske tallstørrelser, fra regnskapet 2012 og videre budsjettutvikling 2013 og 2014. Tidligere HiVe var mest lik i struktur og dermed er tallstørrelsene der tilnærmet sammenlignbare, ref ovenstående tabell. Tilsvarende tall regnskap 2012, budsjett 2013 og 2014 for HiBu er ikke direkte sammenlignbare. Sammenstillingen blir dermed krevende og budsjettet har i seg et usikkerhetsmoment, uten å ha erfaring fra et driftsår. Tilleggsproposisjon 1,11 mill kroner For nærmere om endelig tildeling for 2014 vises det også til orienteringen om tildelingsbrevet for HBV (sak 14/14). Økningen på 1,11 mill kroner består av: - 0,743 mill kroner styrking resultatbasert omfordeling forskningsinsentiver (RBO) - 0,367 mill kroner tildeling ytterligere 1 stipendiatstilling (1/3 årseffekt) med vekt på MNT fag og profesjonsfag. Andre tildelinger Tildelingen på 12,5 mill kroner i SAK midler til fusjonen er opprettholdt i endelig bevilgning for 2014 og vedtaket fra desember kan følges opp uten endringer. Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 2 av 5
I tillegg tildeles 2,5 mill kroner til modernisering av utstyrsparken for ingeniørutdanningen. Midlene tildeles over kap 281 (fellespost for sektoren) og inngår således ikke innenfor samlet ramme på 831,5 mill kroner. Fordeling SAK midler Nedenfor gis en oversikt over innkomne søknader og forslag til fordeling. * Beløpet inkluderer allerede tildelt beløp fra fellesstyret ved behandlingen av budsjettet for 2014 i desember. SAK midlene til fakultetene gis som en ramme underlagt dekanens budsjettdisponeringsmyndighet og er ikke knyttet til spesielle søkte formål, med unntak for fakultetene som har søkt om økt administrativ støtte/ fakultetsdirektør. Adm støtte/ fakultetsdirektør kan kun beregnes finansiert av SAK midler i 2014 og må deretter å innarbeides innenfor fakultetets tildelte budsjettramme fra 2015. Som det fremkommer av tabellen ovenfor så er det søkt om en rekke gode og viktige tiltak i forbindelse med fusjonsarbeidet i 2014. Samlet søkt beløp på 18,7 mill kroner overskrider derimot rammen på 12,5 mill kroner i vesentlig grad. Forslag til fordeling er derfor foretatt etter en svært vanskelig prioritering og det har vært nødvendig å forskuttere overførte gjenstående SAK midler fra årsoppgjøret med 0,5 mill kr. Samlet forslag til fordeling utgjør dermed 0,5 mill kroner. Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 3 av 5
Behovene for nødvendig fagutvikling i fakultetene, fakultetenes adm støtte, studentdemokrati, ekstraordinære tillitsvalgtressurser, markedsføring og nødvendige investeringer administrative systemer er prioritert i forslaget. Tiltak som ikke foreslås tildelt SAK midler i denne saken, blir tatt med i det videre arbeidet med revidert budsjett som legges fram for styret i mars. Tiltakene kan da vurderes mot samlede gjenstående SAK midler bevilget i perioden 2012 2013. Øvrige deler av budsjettet For omtale av samlet budsjett for HBV, herunder strategiske avsetninger, faglig virksomhet og høgskolens fakulteter vises det til fellesstyrets behandling av hele budsjettet innen BFV og BOA i sitt møte 11 desember 2013 (sak 86/13). Budsjettutviklingen for fakultetene synes å være god med en samlet økning fra 357 mill kroner i 2013 til 392 mill kroner i tildelingen for 2014. Dette er en økning på 35,5 mill kroner og utgjør en nominell økning på tilnærmet 10 %. Tilsvarende nominelle økning for administrasjonen er 3,9 %. Pris- og lønnsvekst lagt til grunn i statsbudsjettet er 3,5 %. Samlet vurdering tilsier allikevel at budsjettsituasjonen for 2014 må sies å være stram og tilnærmet marginal. Dette fordi aktivitetsnivået øker med tildelte nye studieplasser, overtagelse av aktiviteter, samt i enkelte tilfeller igangsetting av ny aktivitet ved omprioritering innenfor eksisterende studieplasser. Aktivitetene er ikke fullfinansiert før om 2 år grunnet etterslep i inntektene fra KD (uttelling utdannings- og forskningsinsentivene). KD stipendiatstillinger/ rekrutteringsstillinger HBV er tildelt 3 nye stipendiatstillinger av KD fra 2014 (1/3 finansieringseffekt). Det innebærer at HBV samlet sett har 42 tildelte stipendiatstillinger. Stipendiatstillingene er i dag fordelt på både egne og andres Phd programmer. Fellesstyret har vedtatt et hovedprinsipp om at stipendiatstillinger skal prioriteres inn mot egne Phd programmer. Det forberedes derfor en egen sak til styrets møte i februar med samlet oversikt over nåværende tilsettinger i stillingene, og forslag til fordeling. Strategi- og investeringsmidler Forslag til fordeling planlegges legges frem for høgskolestyret i mars. Risikovurdering I fellesstyret behandling av budsjettet for 2014 i desember ble det gitt en overordnet risikovurdering hvor det ble pekt på at usikkerheten og risikofaktorer i budsjettet er i hovedsak knyttet til økt aktivitetsnivå, etableringskostnader første driftsår for HBV, samt andelen prospekter i prosjektporteføljen (BOA). Usikkerheten i administrasjonens del av budsjettet som omtalt tidligere i saken, er i tillegg knyttet til en krevende sammenstilling på tvers av tidligere etablerte strukturer og forskjellig måte å organisere budsjettet på. Det er dermed vanskelig å gjøre sammenligninger med tidligere regnskap og erfaringstall. Risikoen i budsjettet er søkt redusert til et akseptabelt nivå ved avsetning til strategisk reserve, samt bruk av SAK midler til fusjons- og etableringskostnader. Høgskoledirektør må utøve stillingskontroll for å sikre helhetlig koordinering mht avganger og tilganger i implementeringen av ny administrasjon. Viktigste tiltak for å redusere påpekt usikkerhet og risiko er løpende rapportering og enhetenes fokus på god budsjettgjennomføring og økonomistyring. Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 4 av 5
Videre behandling Budsjettet danner grunnlag for det videre arbeidet med revidert budsjett, hvor også overførte resultater fra årsregnskapene innarbeides. Arbeidet med driftsformen for administrasjonen ved HBV er i en kontinuerlig prosess, hvor nye og/eller bedre driftsløsninger vil kunne innarbeides. Dette vil kunne medføre nødvendige behov for intern forflytning eller justering av ressurser/budsjettmidler. Høgskoledirektøren gis fullmakt til å justere/ endre fordelingen innenfor samlet budsjett for administrative enheter ved behov. Det utarbeides og sendes ut budsjettdisponeringsskriv til alle enheter med delegerte fullmakter i tråd med styrets budsjettvedtak. Saksdokumenter 1. Tildelingsbrevet fra Kunnskapsdepartementet, se orienteringssak 14/14 2. Orientering om statsbudsjettet for universiteter og høgskoler, se http://www.regjeringen.no/upload/kd/vedlegg/uh/tildelingsbrev2014/orientering_om _statsbudsjettet2014_for_universiteteroghoyskoler_201213.pdf 3. Tabellvedlegg budsjett 2014, fordeling administrasjon - vedlagt 4. Budsjett 2014 for HBV, se fellesstyrets sak 86/13 - vedlagt Drammen, 16/1-2014 Kai Mjøsund Høgskoledirektør Høgskolen i Buskerud og Vestfold Styresak Høgskolen Buskerud og Vestfold 5 av 5
Vedlegg til styresak Budsjett 2014 - fordeling administrasjonsbudsjettet Budsjettrammer 2014 HBV Tall i hele 1000 Budsjett 2014 Budsjett 2014 HiBU HiVE HBV 00 HBV KD stipendiater 11515 18984 30499 00 HBV strategisk reserve 16707 13242 29949 00 HBV SAK 0 0 12500 00 HBV ufordelt tilleggsproposisjon 0 0 1110 10 Rektorat 915 100,0 % 5254 100,0 % 6169 Personalkostnader 915 0,0 % 4755 90,5 % 5670 Andre driftskostnader 0 0,0 % 499 9,5 % 499 Sum rektorat og strategiske avsetninger 29137 37480 80227 20 Høgskoledirektør 4940 100,0 % 2155 100,0 % 7095 Personalkostnader 1915 38,8 % 1219 56,6 % 3134 Andre driftskostnader 3025 61,2 % 936 43,4 % 3961 20 Høgskoledirektør - fellesprosjekter 0 1604 1604 21 Studieavdelingen 17942 100,0 % 21251 100,0 % 39193 Personalkostnader 14123 78,7 % 17393 81,8 % 31516 Andre driftskostnader 3819 21,3 % 3858 18,2 % 7677 22 Forskningsavdelingen 1691 100,0 % 4128 100,0 % 5819 Personalkostnader 1502 88,8 % 1989 48,2 % 3491 Andre driftskostnader 189 11,2 % 2139 51,8 % 2328 22 Forskningsavdelingen - innovatoriet 0 1325 1325 22 Forskningsavdelingen - bibliotek 9788 100,0 % 10220 100,0 % 20008 Personalkostnader 7220 73,8 % 7231 70,8 % 14451 Andre driftskostnader 2568 26,2 % 2989 29,2 % 5557 23 Økonomiavdelingen 7021 100,0 % 10692 100,0 % 17713 Personalkostnader 5330 75,9 % 8966 83,9 % 14296 Andre driftskostnader 1691 24,1 % 1726 16,1 % 3417 24 Personalavdelingen 6179 100,0 % 9210 100,0 % 15389 Personalkostnader 5301 85,8 % 5637 61,2 % 10938 Andre driftskostnader 878 14,2 % 3573 38,8 % 4451 30 Campusavdelingen 46514 100,0 % 44798 100,0 % 91312 Personalkostnader 19040 40,9 % 29087 64,9 % 48127 Andre driftskostnader 19659 42,3 % 15711 35,1 % 35370 Tilfeldig leie 7815 16,8 % 0 0,0 % 7815 Sum administrasjon 94075 105383 199458 34 Campusavdelingen - husleie 58918 113079 171997 Sum adm og husleie 152993 0 218462 0 371455 60 Fakultet for teknologi og maritime fag 26182 59476 85658 70 Handelshøyskolen og fakultet for samfunnsvitenskap 64171 27958 92129 80 Fakultet for humaniora og utdanningsvitenskap 32819 90542 123361 90 Fakultet for helsevitenskap 53012 38208 91220 Sum fakultetene 176184 216184 392368 Sum budsjett 358314 473729 844049
VEDLEGG 2 TIL STYRESAK 06-14 1 STYRESAK - Fellesstyret Møtedato: 11. desember 2013 Dokumentdato: 29. november 2013 Saksbehandler: Kai Mjøsund, Terje Thomassen, Juel Helge Rye Saksnummer: 2012/1740 (HiBu) 2012/996 (HiVe) SAK 86/13: Budsjett 2014 for HBV Forslag til vedtak: 1. Fellesstyret godkjenner budsjett 2014 for HBV. 2. Fellesstyret godkjenner disponering av strategiske midler og SAK midler som det fremkommer i saksfremlegget (MERKNAD: DET VISES TIL UTDRAG FRA MØTEBOKEN TIL SIST I DETTE VEDLEGGET) Saksopplysninger: 1. Innledning Dette er det første budsjettet som legges fram for HBV (foruten fusjonsbudsjettet i 2013, ref styresak 9/12 1 ) og omfatter bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV), bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter (BOA), og videre samarbeid, arbeidsdeling og konsentrasjon (SAK midler). Samlet budsjett for HBV i 2014 er på 953 mill kroner (BFV 830,4 + BOA 109,7 + SAK 12,5). Budsjettåret 2014 er krevende da budsjettet skal dekke ordinær drift, prosjektgjennomføring, faglig og organisasjonsmessig utvikling, strategiske satsninger og etablerings- og implementeringskostnader. Budsjettarbeidet har vært hektisk grunnet forsinkelser i fusjonsprosessen, bl a med omvalg av rektor og sen innplassering av ledere i den nye institusjonen. Dette har nødvendiggjort flere tilpasninger i budsjettprosessen. Blant annet var det ikke tid til å utvikle og forankre en ny felles budsjettmodell. Fellesstyret besluttet dermed at budsjettfordelingen innen BFV måtte gjennomføres med eksisterende budsjettfordelingsmodeller ved hhv HiBu og HiVe med nødvendige tilpasninger 2. Denne saken presenterer budsjetter for BFV og BOA. Den relative hovedfordelingen mellom faglig og administrativ virksomhet i budsjettet sammenlignes deretter med forrige budsjettfordeling. 1 Styresak 10/13 Fusjonsbudsjett 2013 2 Styresak 75/13 Hovedprinsipper for budsjettmodell 2014 Høgskolen i Buskerud Postboks 235, Frogsvei 41 3603 Kongsberg postmottak@hibu.no Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Boks 2243 N-3103 Tønsberg postmottak@hive.no Telefon: 33 03 10 00
VEDLEGG 2 TIL STYRESAK 06-14 2 I tillegg gis det en beskrivelse av videre budsjettprosess for håndtering av ufordelte midler (strategisk handlingsrom og SAK) i saksfremlegget. Avslutningsvis gis en risikovurdering av budsjettet i hovedpunkter. Vedlagt saken følger budsjettdokumenter fra fakultetene om deres vurderinger for det kommende budsjettåret. 2. Sammendrag Bevilgning - BFV Budsjettet for HBV innen BFV på 843 mill kroner, som legges frem i denne saken, består av HiBus fordeling av 358 mill kroner, HiVes fordeling av 472 mill kroner (KDs bevilgning til nåværende institusjoner) og tildelte SAK midler på 12,5 mill kroner. Bidrag og oppdrag - BOA Budsjettet for HBV innen BOA er på 109,7 mill kroner i budsjettert omsetning for 2014. BOA budsjettet er sammensatt av budsjettert omsetning fra tidligere HiBu og HiVe. Risikovurdering Usikkerheten og risikofaktorer i budsjettet er i hovedsak knyttet til økt aktivitetsnivå, etableringskostnader første driftsår for HBV, samt andelen prospekter i prosjektporteføljen. Risikoen søkes redusert til et akseptabelt nivå ved avsetning til strategisk reserve, samt bruk av SAK midler til fusjons- og etableringskostnader. Viktigste tiltak er derimot enhetenes fokus på god budsjettgjennomføring og økonomistyring. 3. Budsjett bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV) Nedenfor gis et sammendrag av budsjettet for bevilgningsfinansiert virksomhet fordelt på høgskolens enheter. Høgskolen i Buskerud Postboks 235, Frogsvei 41 3603 Kongsberg postmottak@hibu.no Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Boks 2243 N-3103 Tønsberg postmottak@hive.no Telefon: 33 03 10 00
VEDLEGG 2 TIL STYRESAK 06-14 3 Kolonnen lengst til høyre i tabellen angir budsjettet for 2014. Det bemerkes at samlet budsjett for HBV har kommet i stand ved bruk av eksisterende budsjettfordelingsmodeller ved hhv HiBu og HiVe. Dette kommer spesielt til uttrykk innenfor administrasjonen hvor det er gjort en fordeling etter forskjellige prinsipper. Ved HiBu er administrasjonsbudsjettet brutt ned på kostnadstyper, mens for HiVe er det brutt ned på administrative kostnadssteder med budsjettansvar. Høgskoledirektør vil lede arbeidet med å konsolidere administrasjonsbudsjettet til HBVs nye kostnadssteder innenfor administrasjonen. Høgskoledirektør vil foreta justeringer og endelig budsjettildeling til administrative enheter og aktiviteter innenfor tildelt administrasjonsbudsjett. Det vises til vedlagte tabellvedlegg for nærmere tallbudsjettdetaljer (kostnader og inntekter pr enhet). Sammendrag budsjettdokumenter fra fakultetene For nærmere om planlagt faglig virksomhet, aktivitetsnivå og budsjettmessige forhold vises det til vedlagte rapporter fra fakultetene. Fakultetene har, på tross av kort tid til rådighet, utarbeidet gode budsjettdokumenter med sammendrag av vesentlige forhold for både BFV, BOA og risikovurderinger. Høgskolen i Buskerud Postboks 235, Frogsvei 41 3603 Kongsberg postmottak@hibu.no Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Boks 2243 N-3103 Tønsberg postmottak@hive.no Telefon: 33 03 10 00
VEDLEGG 2 TIL STYRESAK 06-14 4 Budsjettsituasjonen blir gjennomgående beskrevet som stram og marginal av fakultetene. Et moment som går igjen er bekymringer knyttet til inndekning av resultater fra 2013. Enkelte av fakultetene har tatt høyde for inndekning av merforbruk fra 2013 i budsjettet. Alle fakultetene rapporterer om økninger i aktivitetsnivået, men med uavklarte forhold om finansiering. Viktig for budsjettbalansen at fakultetene retter søknader om strategimidler i tråd med eksisterende strategiplaner og faglige prioriteringer. Dette samtidig med at man arbeider med korrektive tiltak for å sikre budsjettbalanse. Videre budsjettprosess og håndtering av ufordelte midler Som det fremkommer av foreslått budsjett er det satt av 29,9 mill kroner til strategisk handlingsrom, samt 12 mill kroner i tildelte SAK midler. Høgskoledirektør anbefaler følgende videre prosess for budsjettpostene: SAK midler 12,5 mill kroner Det foreslås å tildele 1 mill kroner i SAK midler til hvert av fakultetene. Midlene skal prioriteres til felles fagutvikling i de nye fakultetene, herunder seminarer og samlinger for faglige ansatte. Midlene overføres som interne inntekter (internt prosjektnr) til fakultetene og medfører ikke rammeendring. Fakultetene rapporterer på bruk av SAK midlene pr tertial. Det foreslås å tildele 1 mill kroner i SAK midler til Studentparlamentet i Buskerud og Vestfold etter søknad (vedlagt). Videre foreslås det å sette av 0,75 mill kroner i SAK midler til HBV åpningsarrangement 9 10 januar 2014. Her er det utarbeidet eget program med budsjett. Gjenstående 6,75 mill kroner foreslås å inngå i et revidert fusjons-/ SAK budsjett for 2014, sammen med overførte midler fra 2013 (etter at årsregnskapet er avlagt). Forslag til disponering av budsjettet legges fram for styret sammen med tildeling av strategimidler, eller senere i revidert budsjett. Strategisk handlingsrom 29,9 mill kroner Avsetningen skal finansiere tildeling av strategi- og investeringsmidler til fordeling, samt strategisk reserve til disposisjon for høgskolestyret. Høgskoledirektør foreslår følgende disponering: - 17,0 mill kroner i strategi- og investeringsmidler tildeles enhetene etter begrunnede søknader - 12,9 mill kroner settes av til strategisk reserve til styrets disposisjon hvilket utgjør 1,5 % av neste års bevilgning (ref styresak 75/13). Informasjon om søknadsprosess og fremdriftsplan med frister sendes ut av administrasjonen. Videre behandling På bakgrunn av vedtatt budsjett for 2014 utarbeides det et budsjettdisponeringsskriv til underliggende enheter med delegert budsjettdisponeringsmyndighet fra høgskoledirektør og andre delegerte fullmakter. Videredelegering av fullmakter internt i enhetene skal dokumenteres skriftlig og ved signaturprøver i tråd med retningslinjer sendt ut av økonomiavdelingen. Høgskolen i Buskerud Postboks 235, Frogsvei 41 3603 Kongsberg postmottak@hibu.no Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Boks 2243 N-3103 Tønsberg postmottak@hive.no Telefon: 33 03 10 00
VEDLEGG 2 TIL STYRESAK 06-14 5 Årsresultater fra 2013 (BFV og BOA), samt videre tildeling av ufordelte midler innarbeides iarbeidet med revidert budsjett som legges fram for høgskolestyret i mars. Budsjettfordeling administrasjon og faglig virksomhet Fellesstyret har gjennom sin behandling av hovedprinsipper for budsjettmodellen bedt om at det redegjøres for fordelingen mellom administrasjon og faglig virksomhet i budsjettet. Nedenfor gis en oversikt over budsjettfordelingen summert til administrasjon, fakultetene, strategi og rektorat (summeringene kan finnes igjen i tabell BFV budsjett). Andelen fordelt til administrasjon i budsjett 2014 er 45 %. Dette er en lavere andel enn i budsjett 2013, hvor den var 46 % (sum HiBu og HiVe hhv 44 og 47 %). Husleiekostnaden utgjør en vesentlig del av administrasjonskostnadene. Tabellen over viser at den utgjør over 50 % og er i stor grad kompensert ved bevilgningen fra Kunnskapsdepartementet. 4. Budsjett bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter (BOA) Nedenfor gis et sammendrag av budsjettet for bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter. Budsjettert omsetning for 2014 er 109,7 mill kroner med et budsjettert overskudd på 0,699 mill kroner. Andelen prospekter (forventninger om prosjekter, dvs ikke inngått avtale) varierer mellom fakultetene, men kan samlet synes å overstige 30 %. Det gir en pekepinn om usikkerheten i BOA budsjettet. Sammenholdt med regnskapsåret 2012 og inneværende års budsjett så er det ikke budsjettert med økte inntekter. Det vil være vesentlig for fakultetene å følge opp utviklingen i BOA gjennomgående i budsjettåret. Dette for å kunne sette inn korrektive tiltak dersom budsjetterte omsetningsmål ikke synes å ville nås. Høgskolen i Buskerud Postboks 235, Frogsvei 41 3603 Kongsberg postmottak@hibu.no Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Boks 2243 N-3103 Tønsberg postmottak@hive.no Telefon: 33 03 10 00
VEDLEGG 2 TIL STYRESAK 06-14 6 Det vises til fakultetenes rapporter for nærmere beskrivelse av prosjektporteføljene. 5. Usikkerhet og risiko budsjett 2014 Usikkerhet innenfor BFV budsjettet er i hovedsak knyttet til følgende risikofaktorer: - økt aktivitetsnivå, spesielt nevnes Campus Drammen med igangsatte studier uten fullfinansierte studieplasser og gradvis overtagelse av undervisningsvirksomhet - størrelsen på fusjonskostnader, etablerings- og implementeringskostnader. I sammenstillingen av budsjettet for HBV er det knyttet usikkerhet til om koordineringen har dekket alle aktiviteter, samt størrelsen på estimerte kostnader - endringer i driftskostnadene. Her kan det gå begge veier, f eks synergieffekter som ikke er forutsett (stordriftsfordeler som kan oppstå allerede i 2014), eller økte reisekostnader grunnet fire campus og økt koordineringsbehov Usikkerhet innenfor BOA budsjettet er i hovedsak knyttet til andelen prospekter i prosjektporteføljene. For enkelte av fakultetene utgjør denne andelen over 50 %. BOA budsjettet har direkte innvirkning på fakultetenes totale økonomi ved at det er budsjettert kostnadsrefusjoner til ordinær virksomhet. Dersom inntektene ikke innfris vil fakultetene mangle kostnadsdekning til ordinær virksomhet innenfor BFV. Dette må følges opp gjennomgående i budsjettåret og prosjektgjennomføringen må rapporteres månedlig. Avsatt strategisk reserve og tildelte SAK midler (fusjons- og etableringskostnader) er viktige tiltak mot påpekt usikkerhet og risikofaktorer. Viktigste tiltak er derimot enhetenes fokus på økonomistyring og god budsjettgjennomføring. For nærmere om risikovurderingene innen BFV og BOA vises det til fakultetenes budsjettdokumenter (vedlagt). Referansedokumenter: 1. Budsjett 2014 tabeller (vedlagt) 2. Budsjettdokumentene fra fakultetene (vedlagt) 3. Søknad «Fusjonsarbeidet mellom Studentparlamentet i Buskerud og Vestfold», datert 20.09.2013 (vedlagt) Direktørenes signatur: Nils A Dugstad Kai Mjøsund Dato: 29.11.2013 Høgskolen i Buskerud Postboks 235, Frogsvei 41 3603 Kongsberg postmottak@hibu.no Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Boks 2243 N-3103 Tønsberg postmottak@hive.no Telefon: 33 03 10 00
VEDLEGG 2 TIL STYRESAK 06-14 7 Fra møteboken: Høgskolen i Buskerud Postboks 235, Frogsvei 41 3603 Kongsberg postmottak@hibu.no Telefon: 32 86 95 00 Høgskolen i Vestfold Boks 2243 N-3103 Tønsberg postmottak@hive.no Telefon: 33 03 10 00