Kvinnheerrad kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 11.09.12 Kl.: 09.30 14.00 Stad: Møterom Samfunnskroken Saknr.: 28/12 35/12 MØTELEIAR Sølvi Ulvenes (H) DESSE MØTTE Frøydis Fjellhaugen (Ap) Sigmund Nordfonn (Frp) Marit Sofie Lea (Ap) møtte i staden for Kristin Tufta Kirknes FORFALL Kristin Tufta Kirknes (V) meldt forfall Are Traavik (Sp) ikkje meldt forfall på grunn av at innkallinga ikkje var motteke på E-post DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/ Tone Mari Dale Administrasjonen v/ rådmann Trond Sætereng i sak 30/12 - Orienteringssaker, Kommunalsjef Kjell Nygård i orienteringssak om Tertialrapport nr. 2-2012, Hans Olav Femsteinevik i orienteringssak om Eigarskapsmelding for Kvinnherad kommune Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 28/12 Godkjenning av innkalling og sakliste 29/12 Godkjenning av protokoll frå møte 31.05.12 30/12 Orienteringssaker 31/12 Meldingar 32/12 Sunnhordland Interkommunale Miljøverk (SIM) rapport etter selskapskontroll 33/12 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2013 34/12 Oppstart av prosjekt innan forvaltningsrevisjon 35/12 Gjennomgang av møteprotokollar 1
28/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 29/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 31.05.12 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 31.05.12. Det vart kommentert at til neste møte i kontrollutvalet skal orienteringssak om Forvaltningsrevisjon av kraftfondet setjast opp. Sekretariatet kontaktar rådmann for å avklara kven som kan gje slik orientering til kontrollutvalet i møtet. VEDTAK Protokollen frå møte 31.05.12 vart samrøystes godkjend. 30/12 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Kvinnherad kommune Tertialrapport nr. 2/2012 2 Rådmann Forvaltningsrevisjon av vedtaksoppfølging: System og rutinar Rapportering Forvaltningsrevisjon av internkontroll: System og rutinar Avvikssystem Styringssystem Rapportering 3 Kvinnherad kommune Eigarskapsmelding for Kvinnherad kommune 2011 2012 FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Kvinnherad kommune Økonomisjef Kjell Nygård orienterte om tertialrapport nr. 2/2012. Den økonomiske situasjonen, og utfordringa Kvinnherad kommune har med mykje variable inntekter, særleg frå kraftfondet, vart kommentert og drøfta. Arbeid med grunnlag og rammer for budsjett for 2013 er starta, og ein legg her opp til å snu den negative utviklinga i kommuneøkonomien. Særleg vert det lagt opp til ein stram struktur på helse- og sosial- og skule-sektoren. 2 Rådmann Rådmann Trond Sætereng informerte om system og rutinar for området vedtaksoppfølging. Døme på rapportering til kommunestyret vart lagt fram. Frå rådmann si side synest det at slik rutine, og denne form for rapportering, er oversiktleg og fungerer tilfredstillande. Rådmann informerte vidare om område Internkontroll. Det vart sagt litt om korleis dette fungerer ute i dei ulike tenesteområda. Nokon av områda har gode system og rutinar for internkontrollen, medan andre stader kan dette forbetrast. Stikkord her er at rutinar burde koma på 2
plass / bli betre, rutinar kan dokumenterast betre, og avvikssystem vert brukt i ulik grad. Kontrollutvalet vil ta denne orienteringa med når det gjeld val av forvaltningsrevisjonsprosjekt seinare i møtet. 3 Kvinnherad kommune Eigarskapsmelding for Kvinnherad kommune 2011 2012 var lagt ved innkalling / saker til kontrollutvalsmøtet. Hans Olav Femsteinevik og rådmann orienterte til kontrollutvalet om endringar som vil bli gjort før eigarskapsmeldinga vert lagt fram til politisk handsaming. VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. 31/12 MELDINGAR Det vart og drøfta at i sak om Rapport etter selskapskontroll SIM IKS vil det koma framlegg som spelar inn på einskilde punkt i eigarskapsmeldinga. Desse framlegga til endring vil bli teke inn neste gong meldinga vert rullert. Kontrollutvalet vil at det vert undersøkt til neste møte kva som er vedteke når det gjeld servering på politiske møter. Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda til kontrollutvalet: Rekneskap 2011 Årsmelding for kontrollutvalet 2011 Plan for forvaltningsrevisjon Plan for selskapskontroll Reglement for dei politiske organa i Kvinnherad kommune 2012-15 2 Sekretariatet Rekneskapsoversyn for kontrollutvalet sitt budsjettområde 3 Sekretariatet Notat vedr. vedtak i KST i sak Plan for selskapskontroll som er lagt fram for kontrollutvalet i Fylkeskommunen 4 Sekretariatet Drøfte om kontrollutvalet skal ta initiativ til gjennomføring av kurs i habilitet i Kvinnherad kommune FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. : Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak frå kommunestyret vart gjennomgått og kommentert: Vedtaket som er gjort i sak om Plan for selskapskontroll vart drøfta, og det vart stilt spørsmål om korleis utvalet skal gjennomføra prosjekt innanfor dette området etter vedtaket som er gjort. Prosjekt eigarstyring er prioritert i vedtaket, og dette meiner utvalet det då vil vera viktig å arbeida vidare med. Kontrollutvalet vil at utvalsleiar og sekretær ber om eit møte med ordføraren i samband med neste KUV-møte for å drøfta desse spørsmålstillingane. Reglement for dei politiske organa i Kvinnherad kommune 2012-15 var sendt ut saman med innkallinga. Her ligg og reglement for kontrollutvalet. 3
2 Sekretariatet Rekneskapsoversyn for kontrollutvalet sitt budsjettområde vart gjennomgått og kommentert. Det vart gjeve informasjon om kva som er berekna disponibelt for resten av 2012. 3 Sekretariatet Notat vedr. vedtak i KST i sak Plan for selskapskontroll som er lagt fram for kontrollutvalet i Fylkeskommunen vart gjennomgått og kommentert. 4 Sekretariatet Det vart drøfta om kontrollutvalet skal ta initiativ til gjennomføring av kurs i habilitet i Kvinnherad kommune. Det er opplyst frå ordførar om at det er avtala slikt kurs for kommunestyret nå i haust, og då er det ikkje aktuelt at kontrollutvalet gjer vidare initiativ vedr. slikt kurs. Det er ønskje om at kontrollutvalsmedlemmane og får invitasjon til å vera med på kurs om habilitet / inhabilitet. Det vart meldt tilbake til kontrollutvalet at skjema for taushetserklæring som Kvinnherad kommune brukar er oppdatert i høve til gjeldande regelverk o.a. Heimesida er og oppdatert på ein god måte, og innkallingar, møteprotokollar og anna aktuelt stoff vedr. kontrollutvalet vert lagt ut. På neste møte skal det gjevast ei tilbakemelding om rutinar o.a. vedr. føring av reiserekningar. Ein ber om at rekneskapsrevisor legg fram ei vurdering om dette er tilfredstillande i høve til regelverk. VEDTAK: Sekretariatet syter for oppfølging av nokre av meldingane. Kontrollutvalet tek elles meldingane til orientering. 32/12 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE MILJØVERK (SIM) RAPPORT ETTER SELSKAPSKONTROLL FORSLAG TIL INNSTILLING: PKT 1 Kommunestyret ber rådmann syta for: 1. Samhandling med SIM IKS, med målsettinga om å etablera årleg eigarmøte mellom kommunen og SIM IKS. 2. Praktisk opplegg og regelmessig gjennomføring av obligatorisk opplæringsprogram for styre- og generalforsamlingsrepresentantar. 3. Forslag til kommunestyret om korleis kommunen kan etablera praksis med at kommunestyret handsamar saker som skal opp i representantskapsmøte i SIM IKS. 4. Å sikra regelmessig informasjonsutveksling mellom representantskapsmedlemmane og administrativt nivå i kommunen. 5. Å etablera rutinar som gjer det mogleg å følgja opp at SIM IKS driv i samsvar med gjeldande regelverk. 6. At det vert laga ein handlingsplan som syner korleis dette arbeidet skal følgjast opp vidare. Handlingsplanen skal leggast fram for kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet. Frist for framlegging vert sett til 01.01.13. PKT 2 Kommunestyret ber Kvinnherad kommune sine eigarrepresentantar i SIM IKS syta for oppfølging av tilrådingane i kapittel 10 i rapporten: 1. At alle prosessar knytt til prissetting av tenester mellom SIM Næring og SIM Tankrenovasjon blir utført av tilsette utan eigarinteresser i SIM Tankrenovasjon AS. 2. At representantskapet vurderer å inkludere følgjande endringar i selskapsavtalen for å auke moglegheita for styring og kontroll: - Pålegge styret auka rapporteringsplikt (t.d. saker av prinsipiell eller politisk karakter) - Fastsette krav til kva saker som skal handsamast i representantskapet (t.d. saker av prinsipiell karakter/rutinar i dotter- / dotterdotterselskap) jf. 7, andre ledd i IKS-lova. 4
3. At det blir gjennomført årleg eigarmøte mellom selskapet og dei einskilde eigarkommunane. 4. At det blir klargjort kva rolle og forpliktingar SIM Næring AS og SIM Tankrenovasjon AS skal ha ovafor morselskapet. 5. At SIM IKS sikrar at alle rutinar er oppdaterte, basert på gjeldande regelverk og i samsvar med overordna kvalitetsdokument for selskapet. 6. At SIM IKS utarbeider rutinar for korleis selskapet skal handtere innkjøp der dotter- / dotterdotterselskap er potensielle tilbydarar, og gjer rutinane kjent for eigarane. 7. At det blir avklart korleis eigarkommunane har tildelt oppdraget til SIM IKS (einerett eller eigenregi), og om krava til denne tildelingsforma er tilfredsstilt. 8. At SIM IKS gjer naudsynte endringar i sjølvkostrekneskapen slik at selskapet sin praksis blir i samsvar med retningslinjene for sjølvkost. : Tone Mari Dale frå Deloitte presenterte rapporten som er lagt fram etter selskapskontroll av SIM IKS. Det var orientert om gjennomføringa av arbeidet, og om dei vurderingar som kjem fram i rapporten, og kva tilrådingar som vert gjeve til kommunen og til selskapet. Kontrollutvalet drøfta rapporten, og meiner den gjev eit godt bilete av Kvinnherad kommune sin eigarskap av SIM IKS. Det vert nå gjort tilråding om å setja i verk oppfølgingstiltak, både når det gjeld kva Kvinnherad kommune, og selskapet skal gjera. Utvalet peika på at det vil vera viktig å sjå til at arbeidet med oppfølging skjer på ein god måte. Når det har gått ei tid, til dømes på slutten av neste år, bør ein sjå kva tiltak som er sette i verk, både når det gjeld eigarane og det selskapet har ansvar for. På kort sikt vil det vera viktig å få framlagt ein handlingsplan. Framlegg til innstilling i saka vart gjennomgått og drøfta. Det kom ikkje framlegg til endringar, og innstillinga vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet vil at Deloitte er tilstades i kommunestyret når saka kjem opp og gjev ein liknande presentasjon i kommunestyremøtet. INNSTILLING: PKT 1 Kommunestyret ber rådmann syta for: 1. Samhandling med SIM IKS, med målsettinga om å etablera årleg eigarmøte mellom kommunen og SIM IKS. 2. Praktisk opplegg og regelmessig gjennomføring av obligatorisk opplæringsprogram for styre- og generalforsamlingsrepresentantar. 3. Forslag til kommunestyret om korleis kommunen kan etablera praksis med at kommunestyret handsamar saker som skal opp i representantskapsmøte i SIM IKS. 4. Å sikra regelmessig informasjonsutveksling mellom representantskapsmedlemmane og administrativt nivå i kommunen. 5. Å etablera rutinar som gjer det mogleg å følgja opp at SIM IKS driv i samsvar med gjeldande regelverk. 6. At det vert laga ein handlingsplan som syner korleis dette arbeidet skal følgjast opp vidare. Handlingsplanen skal leggast fram for kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet. Frist for framlegging vert sett til 01.01.13. PKT 2 Kommunestyret ber Kvinnherad kommune sine eigarrepresentantar i SIM IKS syta for oppfølging av tilrådingane i kapittel 10 i rapporten: 1. At alle prosessar knytt til prissetting av tenester mellom SIM Næring og SIM Tankrenovasjon blir utført av tilsette utan eigarinteresser i SIM Tankrenovasjon AS. 5
2. At representantskapet vurderer å inkludere følgjande endringar i selskapsavtalen for å auke moglegheita for styring og kontroll: - Pålegge styret auka rapporteringsplikt (t.d. saker av prinsipiell eller politisk karakter) - Fastsette krav til kva saker som skal handsamast i representantskapet (t.d. saker av - prinsipiell karakter/rutinar i dotter- / dotterdotterselskap) jf. 7, andre ledd i IKS-lova. 3. At det blir gjennomført årleg eigarmøte mellom selskapet og dei einskilde eigarkommunane. 4. At det blir klargjort kva rolle og forpliktingar SIM Næring AS og SIM Tankrenovasjon AS skal ha ovafor morselskapet. 5. At SIM IKS sikrar at alle rutinar er oppdaterte, basert på gjeldande regelverk og i samsvar med overordna kvalitetsdokument for selskapet. 6. At SIM IKS utarbeider rutinar for korleis selskapet skal handtere innkjøp der dotter- / dotterdotterselskap er potensielle tilbydarar, og gjer rutinane kjent for eigarane. 7. At det blir avklart korleis eigarkommunane har tildelt oppdraget til SIM IKS (einerett eller eigenregi), og om krava til denne tildelingsforma er tilfredsstilt. 8. At SIM IKS gjer naudsynte endringar i sjølvkostrekneskapen slik at selskapet sin praksis blir i samsvar med retningslinjene for sjølvkost. 33/12 FRAMLEGG TIL BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FOR 2013 FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å sende til kommunestyret i Kvinnherad kommune for vidare handsaming. Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet vart drøfta. Postane vart gjennomgått og kommentert. Det kom ikkje framlegg til endringar, og budsjettframlegget vart samrøystes vedteke. Saka vert å senda vidare til kommunestyret via formannskapet. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å sende til kommunestyret i Kvinnherad kommune for vidare handsaming. 34/12 OPPSTART AV PROSJEKT INNAN FORVALTNINGSREVISJON FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan.. 2. Deloitte vert beden om å levera forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkludert føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar, samt ressursbruk for prosjektet. 3. Forslag til prosjektplan skal leverast til sekretariatet innan 4. Prosjektplanen skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet. Dei prosjekt som er i prioritert gruppe i plan for forvaltningsrevisjon, med ulike spørsmålstillingar, vart drøfta. Informasjon som var gjeve av rådmann tidlegare i møte vart og teke omsyn til. Kontrollutvalet konkluderte med at prosjekt innan internkontroll skal prioriterast. Underliggande punkt som ein skal sjå på bør vera mellom anna: Overordna internkontroll Korleis vert internkontrollen dokumentert Avvikssystem og rapportering 6
Som spissing av prosjektet bør ein særleg sjå på rutinar og internkontroll innan helse- og omsorgssektoren, og gjerne ta døme i ei av sonene i kommunen. Spørsmålstilling bør og vera korleis dokumentasjon av regelverk vert følgd opp, samt undersøka om ressursar og kapasitet er tilstrekkeleg. Det er og ønske om å få undersøkt same problemstillingane når det gjeld rutinar for internkontroll, avviksmelding og dokumentasjon innanfor teknisk sektor (drift) i dette prosjektet. Det vart gjort slikt samrøystes vedtak i saka: VEDTAK: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan Internkontroll 2. Deloitte vert beden om å levera forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkludert føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar, samt ressursbruk for prosjektet. 3. Forslag til prosjektplan skal leverast til sekretariatet innan 05.11.12 4. Prosjektplanen skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet. 35/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Protokollane blei gjennomgått og nokre av sakene vart kommentert. Det var ingen saker ein ville gå vidare med på noverande tidspunkt. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. YMSE Under ymse vart desse punkta teke opp: Møtedato for neste møte vert endra til 19.11.12, og siste møte i år (11.12.12) går ut. Kontrollutvalet etterlyser skriftlege rutiner for bruk av lesebrett. Sekretariatet tek dette opp med data-ansvarleg i kommunen. Problem med å koma inn på møteprotokollar og innkallingar i møte må og finnast ei løysing på. Til dette møte har det vore problem med innkalling ut til medlemmane, (1 medlem har ikkje fått innkallinga elektronisk). Om dette kan løysast med å bruka mailadresse med kvinnherad.kommune.no i staden for privat mail-adresse må undersøkjast. Kontrollutvalet påpeikar at dette ikkje må føra til trekk i møtegodtgjersle for utvalsmedlemmar. Sekretariatet melder tilbake om dette til kontrollutvalet i neste møte. Sølvi Ulvenes Leiar Kari Nygard Sekretær 7