Rapporteringsmal for Sykehusapotek Nord. Årlig melding 2011 til Helse Nord RHF

Rapporteringsmal for Sykehusapotek Nord Årlig melding 2011 til Helse Nord RHF

Innhold 1. OM RAPPORTERINGEN... 3 2. KVALITET, PASIENTSIKKERHET OG PASIENTRETTIGHETER... 3 2.1 KVALITETSFORBEDRING OG PASIENTSIKKERHET... 3 2.2 PRIORITERING, TILGJENGELIGHET OG BRUKERMEDVIRKNING... 4 2.3 OMRÅDER SOM SKAL VEKTLEGGES SPESIELT... 4 2.3.1 Helhetlige pasientforløp og samhandling... 4 2.3.2 Smittevern og beredskap... 5 3. REKRUTTERING, UTDANNING OG VIDEREUTDANNING AV HELSEPERSONELL... 6 4. FORSKNING OG INNOVASJON... 7 5. FELLES ØKONOMISKE OG ORGANISATORISKE KRAV OG RAMMEBETINGELSER... 8 5.1 ØKONOMISK UTVIKLING OG RESULTATOPPNÅELSE... 8 5.1.1 Inntekter... 9 5.1.2 Varekostnader... 11 5.1.3 Personalkostnader... 11 5.1.4 Andre driftskostnader... 11 5.1.5 Oppsummering resultat... 11 5.1.6 Likviditet... 12 5.1.7 Investeringer... 12 5.1.8 Bemanningsutvikling... 12 5.1.9 Sykefravær... 13 5.2 TILTAK FOR ORGANISASJONSUTVIKLING OG ØKONOMISK BALANSE... 14 5.3 RISIKOSTYRING OG INTERN KONTROLL... 15 5.4 INNKJØP... 17 5.5 ORGANISASJONS- OG LEDERUTVIKLING OG ARBEIDSGIVERSTRATEGI... 18 SYKEHUSAPOTEK NORD HF SKAL... 18 5.5.1 Personal og kompetanse... 18 5.5.2 Helse, miljø og sikkerhet (HMS)... 18 5.6 NASJONALT PROFILPROGRAM... 19 2

1. Om rapporteringen Denne malen skal brukes til helseforetakets årlige melding for 2011 til Helse Nord RHF. Årlig melding fra helseforetakene danner grunnlag for utarbeidelse av Helse Nord RHFs årlige melding til HOD. Det skal gis tilbakemelding på alle rapporteringskrav i dette dokumentet. skal legges i feltet som finnes under alle rapporteringskrav. en skal være konkret og konsis, og inneholde informasjon om status med beskrivelse av gjennomførte tiltak. Det er viktig at rapporteringsteksten utformes slik at andre har tilstrekkelig grunnlag for selvstendig vurdering i forhold til status og måloppnåelse. Der det vurderes at krav ikke er oppfylt skal det også gis kort beskrivelse av årsak og planlagte tiltak for å nå målet. Rapportering fra helseforetakene på styringsparametre m.v. er innarbeidet i dokumentet, og følger ikke som eget vedlegg slik som tidligere år. Vi har etter henstilling fra helseforetakene gjennomgått hvilke styringsparametre det skal rapporteres på, og hvilke Helse Nord RHF kan svare HOD på direkte. 2. Kvalitet, pasientsikkerhet og pasientrettigheter Tjenestene som tilbys skal være av god kvalitet, trygge og sikre. Kvalitetsarbeid er en kontinuerlig og viktig del av den ordinære virksomhet og et prioritert ansvar for styret og ledere på alle nivå. Regional kvalitetspolicy utarbeides i 2011 og gis status som rammesettende og retningsgivende for foretakenes arbeid på dette feltet. Etikk og etisk refleksjon er viktige moment i kvalitetsarbeidet. Etiske retningslinjer og Klinisk etikkomite (KEK) er viktige verktøy. Det forventes at KEK blir forespurt i relevante spørsmål der etiske vurderinger er sentrale. 2.1 Kvalitetsforbedring og pasientsikkerhet Ha oppdaterte faglige retningslinjer og prosedyrer tilgjengelige i DocMap. Alle gyldige faglige retningslinjer og prosedyrer er tilgjengelige i DocMap. Det er gjort en kontroll av at dokumentene er revidert og oppdaterte i 2011. Oppmerksomhet er rettet mot å øke tilgjengeligheten og bruken av DocMap i foretaket, og på å revidere og samkjøre prosedyrer på tvers i foretaket. Delta i nasjonal pasientsikkerhetskampanje og rapportere gjennomførte tiltak etter 2.tertial og i Årlig melding. 3

Sykehusapotek Nord deltar i nasjonalt samarbeid om innføring av Integrated Medicin Management (IMM), og arbeider med prosjekter for innføring av samstemming av legemiddellister og legemiddelgjennomgang på UNN og NLSH, samt i enkelte kommuner. Ha fokus på mangelfull kommunikasjon og språkforståelse hos pasienter for å bedre behandlingskvaliteten. Foretakene skal tilby tolketjenester til pasienter som har behov for det. Sykehusapotek Nord tar inn brosjyrer på andre språk enn norsk når dette finnes. Rapportere aktiviteter i Klinisk etikkomite (KEK). Sykehusapotek Nord har ikke eget KEK, men benytter sykehusforetakenes KEK ved behov. To prosjekter er sendt inn til Regional Klinisk etikkomité for vurdering. 2.2 Prioritering, tilgjengelighet og brukermedvirkning Tjenestene skal være tilgjengelige og innrettet etter brukernes behov. Sikre ivaretakelse av den samiske befolkningens behov for tilbud preget av samisk språkog kulturforståelse, spesielt innenfor forvaltningsområdet for samisk språk. Både Sykehusapoteket i Tromsø og Sykehusapoteket i Bodø har ansatte som behersker nordsamisk. 2.3 Områder som skal vektlegges spesielt 2.3.1 Helhetlige pasientforløp og samhandling Kompetanseoverføring og tett dialog på alle nivå skal bedre evnen til å gjennomføre oppgavene på en koordinert og rasjonell måte. Tjenesteutviklingen skal baseres på forløpstenkning og forpliktende samarbeid mellom og innen nivåene. Etablere tverrfaglige og nivåovergripende arenaer for utdanningsbehov og praksis, og legge til rette for nødvendig kompetanseutvikling, i samarbeid med kommunene bla for å styrke forutsetningene for å implementere intermediærtilbud. I de kommunene vi har avtale med inngår undervisning av helsepersonell som en viktig aktivitet. Farmasistudenter som har sin praksis ved sykehusapotekene får innføring i samhandling med kommunehelsetjenesten. 4

Samarbeide med kommunene i opptaksområdet om å styrke den elektroniske samhandlingen og legge til rette for slik samhandling også med pleie- og omsorgssektoren. Sykehusapotek Nord har utarbeidet et e-læringskurs i legemiddelhåndtering som også kommuner kan benytte. Sykehusapotek Nord utarbeider en modell for å bedre utskrivingsdokumentasjonen/legemiddelepikrisen (IMM) for pasienter som skal over til det kommunale omsorgsnivået. Sikre at veiledningsplikten overfor kommunehelsetjenesten ivaretas med god tilgjengelighet til kompetent faglig rådgiving for fastleger og leger i vakt. Sykehusapotek Nord har ingen faglig rådgivning for fastleger og leger i vakt, utover det at fastleger og leger i vakt har mulighet til å ta kontakt med sykehusapotekene for å be om råd. Sikre at veiledningsplikten overfor kommunehelsetjenesten ivaretas med god tilgjengelighet til kompetent faglig rådgiving for helsepersonell og kommuneadministrasjon i de kommunene hvor Sykehusapotek Nord HF har avtale om farmasøytisk rådgivning. Sykehusapotek Nord gir farmasifaglig rådgivning til de kommuner som det inngått avtale med. Sykehusapotek Nord har avtale med følgende kommuner: Gratangen, Skånland, Tjeldsund, Evenes, Lødingen, Harstad, Bjarkøy, Ibestad, Balsfjord, Storfjord, Nordreisa, Skjervøy, Kåfjord, Lyngen, Dyrøy, Tranøy, Karlsøy, Lavangen, Salangen, Kvænangen, Lenvik, Berg, Bardu, Fauske, Bodø, Vågan, Moskenes, Øksnes, Bø og Hadsel. I 2011 er det utarbeidet et e-læringsprogram i medikamenthåndtering for helsepersonell, dette tilbys også kommunehelsetjenesten. Sykehusapotek Nord har deltatt i grunnlagsarbeidet for Lærings- og mestringssentere (LMS) i Helse Nord, og bidrar med undervisning på kurs gitt av LMS. 2.3.2 Smittevern og beredskap Helseforetakene skal arbeide med smittevern og beredskap i tråd med regional plan for smittevern, tuberkulosekontrollprogram og regional plan for sosial og helsemessig beredskap. Oppdatere og foreta nødvendige tilpasninger i egne beredskapsplaner i lys av erfaringene fra håndteringen av ny influensa pandemi og vulkanutbruddet på Island. 5

Sykehusapotek Nord har en egen beredskapsplan. Sykehusapotek Nord omfattes også av beredskapsplanene til UNN og NLSH. Sykehusapotek Nord har gjennomgått og oppdatert beredskapslager for medikamenter, og holder til en viss grad beredskapslager for Helse Finnmark og Helgelandssykehuset. 3. Rekruttering, utdanning og videreutdanning av helsepersonell Helse Nord har store utfordringer knyttet til kompetanseutvikling, rekruttering og stabilisering av kompetanse og fagmiljø. Innsats for å ivareta og utvikle humankapitalen er nødvendig. For å styrke rekruttering og stabilisere kompetanse og fagmiljø på Svalbard er permisjon fra stillinger på fastlandet et viktig virkemiddel. Utarbeide kompetanseplan for foretaket i tråd med framtidig styrevedtak om strategisk kompetanseplan for Helse Nord. Sykehusapotek Nord har utarbeidet en egen kompetansestrategi som skal vedtas i løpet av våren 2012. Det utarbeides to-årige kompetanseplaner med fokus på kortsiktige kompetansebehov. Implementere WHO`s internasjonale retningslinjer for etisk rekruttering av helsepersonell. Sykehusapotek Nord kommer til å implementere retningslinjene i vårt kvalitetssystem. Sykehusapotek Nord rekrutter kun fagpersonell som har norsk autorisasjon. Innfri og rapportere måltall og aktivitet på praksisplasser og lærlinger, jf. Vedlegg 2 og antall som fullfører utdannelsen. Det skal også tilrettelegges for praksisplasser for utdanninger som ikke er etablert i alle regioner. Det er ingen lærlingeordninger knyttet til utdanning av farmasøyter og apotekteknikere. Sykehusapotek Nord har praksisplasser for to farmasøyter i Tromsø og en i Bodø. Sykehusapotekene i Tromsø og Bodø tilbyr også en praksisplass for utdanning av apotekteknikere. Rapportere avsatte ressurser (budsjettmidler) til utdanning/praksis for alle personellgrupper under utdanning. Det er ikke avsatt egne budsjettmidler til oppfølging av studenter. Studentene rullerer mellom de ulike avdelingene. Ressurser til veiledning tas innenfor ordinær drift. Sykehusapotek Nord hadde i 2011 en doktorgradsstipendiat ansatt i full tid. Kr 643 var avsatt til dette. 6

4. Forskning og innovasjon Forskning innenfor TSB, psykisk helse, rehabilitering, helsetjenester til den samiske befolkningen, helsefaglig forskning, samhandlingsforskning samt kvinnehelse skal styrkes. Brukermedvirkning i forskning skal styrkes. Forskningsmiljø med høy kompetanse må vedlikeholdes og de må bidra til å styrke øvrige forskningsmiljø 1. Innovasjon i spesialisthelsetjenesten er viktig for å frambringe og å implementere ny kunnskap og nye løsninger som skal bidra til økt kvalitet, bedre samhandling og en mer kostnadseffektiv helsetjeneste. Innovasjon omfatter både produktutvikling og tjenesteutvikling, for eksempel i form av bedre tilrettelagte pasientforløp. Forske, publisere og formidle forskning som er relevant for kliniske, pasientnære oppgaver. Våren 2012 blir det fullført en phd. Innenfor dette området. Sykehusapotek Nord søkte om to phd. og en postdoc. i 2011. En phd. ble innvilget på området legemidler og barn, oppstart av denne phd. er i februar 2012. Legge til rette for forskning blant relevante personellgrupper slik at det publiseres mer og at publikasjonsstatistikken går opp jf. mål i forskningsstrategien om en andel på 10 % fra Helse Nord. Implementere endret forskningsfinansiering på RHF-finansierte prosjekter. Sosiale utgifter på lønn inkluderes i nye RHF-finansierte prosjekter innen tildelingssummen. For nye ph.d. og post.doc. stillinger fra RHF skal HFet sette av 20% av rundsummen, dvs 165 000 kr ved heltidsstipend med tildelingssum på 825 000 kr. Midlene skal øremerkes forskning internt i HFet. Sykehusapotek Nord har etablert et eget forskningsutvalg som skal legge til rette for og fremme forskningen i foretaket. Sykehusapotek Nord har avsatt de nødvendige midler øremerket forskning internt i foretaket. Initiere og legge til rette for forskning rettet mot likeverdige tjenester til den samiske befolkningen. Sykehusapotek Nord har ingen forskningsaktivitet innrettet mot dette. Sikre at NVI tas i bruk som rapporteringsverktøy for vitenskapelige publikasjoner, og at det egenrapporteres gjennom NVI senest 1.september 2011. Det skal også rapporteres publikasjoner til NIFU etter dagens system innen 15.mai 2011. 1 jf forskningsstrategi for Helse Nord 7

Sykehusapotek Nord følger de retningslinjene for rapportering og publisering som Helse Nord har gitt. 5. Felles økonomiske og organisatoriske krav og rammebetingelser Helse Nord skal være en organisasjon med god og riktig kompetanse og ha kultur for kontinuerlig forbedring. Styringsdata av god kvalitet skal danne grunnlag for beslutninger. 5.1 Økonomisk utvikling og resultatoppnåelse Det vises til mal for månedrapport 2011. Det skal her gis en kort, overordnet vurdering av relevante forhold knyttet til den økonomiske utviklingen og resultatoppnåelse for 2011, herunder; økonomisk resultat, funksjonsregnskap, gjennomførte investeringer, likviditetssituasjon, gjennomført omstilling, aktivitet, bemanningsutvikling og sykefravær. Foreløpig regnskap for 2011 viser et overskudd på kr 2 588 497,34. For 2010 var resultatet et overskudd på kr 8 244 999,04. Det er budsjettert med et resultat for 2011 på kr 0,-. Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap 2010 Salgs- og driftsinntekt -322 721-321 398-308 971 Varekostnad 257 964 260 379 250 800 Lønnskostnad 49 645 48 224 38 379 Annen driftskostnad 13 144 13 196 11 937 Finansinntekt og -kostnad -621-400 -391-2 589 0-8 245 8

8000 000 7000 000 6000 000 5000 000 4000 000 3000 000 2000 000 Resultat 2010 Resultat 2011 Budsjett 2011 Akkumulert budsjettavvik 1000 000 0-1000 000 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des -2000 000 Figuren over viser resultat per måned for 2010, budsjett per måned i 2011, resultat per måned i 2011 og akkumulert budsjettavvik 2011. Figuren viser en positiv resultatmessig utvikling. Det akkumulerte budsjettavviket vært positivt hele året. 5.1.1 Inntekter Omsetningen i 2011 ble 1,3 millioner høyere enn budsjettert. I forhold til 2010 har omsetningen økt med 13,8 millioner. Salg til sykehus Omsetningen til sykehus og institusjoner økte med 4,6 % i forhold til 2010 Omsetningen av medikamenter til Universitetssykehuset Nord-Norge gikk opp med 3,0 %, mens omsetningen av medikamenter til Nordlandssykehuset økte med 7,5 %. For Nordlandssykehuset har det særlig vært en økning i salg av cytostatikakurer. 9

12000 000 10000 000 8000 000 6000 000 4000 000 UNN 2009 UNN 2010 UNN 2011 NLSH 2009 NLSH 2010 NLSH 2011 2000 000 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Figuren over viser salg av medikamenter til UNN og NLSH per måned i 2009, 2010 og 2011. Figuren viser økningen i omsetning fra 2009 til 2010 og fra 2010 til 2011. Salg til private Omsetningen i publikumsavdelingene er redusert med 1,7 % i forhold til i 2010. Noe av årsaken til reduksjonen er endret prinsipp for fordeling av inntekter mellom avdelinger i Bodø. Alt reseptsalg ble i 2010 ført på publikumsavdelingen i Bodø. Fra og med 2011 føres produksjonsresepter på produksjonsavdelingen. Dersom det korrigeres for endring i prinsipp er det en omsetningsøkning i publikumsavdelingene på 1,9 %. I Bodø er det en økning på 7,5 %, mens det er en reduksjon på 1,9 % i Tromsø og 1 % i Harstad. Det har i 2011 vært en reduksjon i utsalgsprisen for en del mye omsatte medikamenter. I Bodø kompenseres dette av økt salg av kostbare medikamenter. I Tromsø har det vært en økning på 5,4 % i antall solgte pakninger. Dette har ikke vært nok til å kompensere for prisreduksjonen. I Harstad har antall solgte pakninger økt med 11,2 %, men prisreduksjonen og redusert omsetning av kostbare medikamenter har ført til en liten omsetningsreduksjon. Salg av rådgivning og klinisk farmasi Omsetningen tilknyttet rådgivning og klinisk farmasi er 0,45 millioner høyere enn budsjettert og 1,5 millioner høyere enn i 2010. Det er særlig innføring av klinisk farmasi og utarbeidelse av nettbasert kurs i legemiddelhåndtering som har gitt merinntekten. Salg av rådgivning til kommuner ble på 1,85 millioner. Dette er 0,3 millioner lavere enn budsjettert og 0,8 millioner høyere enn i 2010. 10

5.1.2 Varekostnader Varekostnadene er 2,6 millioner lavere enn budsjettert, og 7,2 millioner høyere enn i 2010. Dette gjør at dekningsbidraget er 3,28 millioner høyere enn budsjettert. Endringer i dekningsbidrag er oppsummert i følgende tabell: Regnskap Budsjett Avvik Endring 2011 2011 budsjett fra 2010 Bodø 23 180 22 380 800 2 147 Harstad 6 404 6 159 244 327 Tromsø 34 644 32 408 2 236 3 699 Totalt 64 228 60 947 3 280 6 173 Dekningsbidraget er høyere enn budsjettert for alle apotekene i foretaket. Årsaken til avviket er økt salg av rådgivningstjenester i tillegg til at vareforbruket er redusert med 0,78 prosentpoeng for foretaket som helhet. Dette tilsvarer reduserte varekostnader på 2,4 millioner i forhold til det som er budsjettert. Reduksjonen i vareforbruk kan blant annet forklares ved at prisnedgang på en del medikamenter og økt andel salg av varer med høyere avanse. 5.1.3 Personalkostnader Personalkostnadene er 1,4 millioner høyere enn budsjettert og 11,3 millioner høyere enn i 2010. I forhold til 2010 har pensjonskostnadene økt med 8,3 millioner. Som følge av økt antall ansatte og lønnsoppgjør har lønn til ansatte økt med 4,6 millioner. Lønn til ansatte er 1,9 millioner høyere enn budsjettert. Dette kommer av at det har vært nødvendig å hente inn vikarer for sykemeldte, ansatte i eksternfinansierte prosjekter og noe høyere lønnsoppgjør enn budsjettert. Dette veies opp ved at refusjoner for sykemeldte og svangerskapspermisjoner er 1,7 millioner høyere enn budsjettert. Pensjonskostnadene ble på 8,2 millioner. Dette er 1,3 millioner høyere enn budsjettert. Sykehusapotek Nord har ikke fått kompensert denne økte kostnaden. 5.1.4 Andre driftskostnader Andre driftskostnader er som budsjettert, og har økt med 1,2 millioner i forhold til i 2010. Som følge av inngåelse av ny husleieavtale med UNN har kostnadene økt med 0,2 millioner. Dette inkluderer etterbetaling for 2010. Andre driftskostnader er ellers som budsjettert eller lavere enn budsjettert. Endringen i forhold til 2010 kommer av generell prisstigning, ny husleieavtale og avholdelse av foretakssamling. 5.1.5 Oppsummering resultat Resultatet for 2011 er 2,6 millioner høyere enn budsjettert. Høyere inntekter enn budsjettert og lavere varekostnader enn budsjettert veier opp for lønns- og personalkostnader som er 1,4 millioner høyere enn budsjettert, hovedsakelig på grunn av høyere pensjonskostnader enn forutsatt. 11

5.1.6 Likviditet Likviditeten i foretaket er god. Gjennomsnittlig likviditetsbeholdning har økt fra om lag 18 millioner ved utgangen av 2010 til 25 millioner ved utgangen av 2011. 40000 000 Likviditet 35000 000 30000 000 25000 000 20000 000 15000 000 10000 000 5000 000 0 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. Figuren over viser utviklingen i likviditet i løpet av året. 5.1.7 Investeringer Det har blitt gjennomført en investering i 2011. Dette gjelder ombygging av publikumsavdelingen i Tromsø for å bedre servicen for kunder som trenger prøverom og/eller rådgivning. Investeringen ble på 0,14 millioner. 5.1.8 Bemanningsutvikling Sykehusapotek Nord har i forhold til 2010 økt gjennomsnittlig bemanning per måned fra 79 til 85. 12

95 90 85 80 75 2010 2011 70 65 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Årsaken til økningen er at alle stillinger stort sett har vært besatt i løpet av året, økning av bemanningen på grunn av økt aktivitet, sykevikarer og eksternfinansiert stilling til forskning og utvikling. 5.1.9 Sykefravær Sykefraværet har økt med 5,5 prosentpoeng i forhold til 2010. Sykefraværet var på 4,7 % i 2010 mot 10,2 % i 2011 (i 2009 var fraværet på 9,0 %). 16 % 14 % 12 % 10 % 8 % Fravær 2010 Fravær 2011 6 % 4 % 2 % 0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Figuren viser variasjonen i sykefravær i løpet av året. I desember var sykefraværet tilbake på omtrent samme nivå som i januar. 13

Egenmeldinger S.fravær 1-3 d Fravær 4-16 d Fravær 17-56 d Fravær > 56 d Sum fravær 2010 1,4 % 0,2 % 0,7 % 1,3 % 1,2 % 4,7 % 2011 1,3 % 0,3 % 0,9 % 2,6 % 5,1 % 10,2 % Endring -0,1 % 0,1 % 0,2 % 1,4 % 3,9 % 5,5 % Tabellen viser at det særlig er det lange sykemeldte fraværet som har økt i forhold til i 2010. I det korte fraværet er det små endringer. Sykehusapotek Nord er en IA-bedrift, og det jobbes systematisk med oppfølgingen av de langtidssykemeldte i tråd med retningslinjene fra NAV. Analyser av sykefraværet har vist at det økte langtidsfraværet i liten grad er forårsaket av arbeidsmiljøet. 5.2 Tiltak for organisasjonsutvikling og økonomisk balanse Arbeidet med å implementere nytt lønns og personaldatasystem starter i 2011 og vil bidra til en kvalitetsheving av tjenesten. Ytterligere kvalitetsheving vil skje gjennom endringer i organiseringen for bruk av systemet i foretaksgruppen. Helse Nord skal gå med overskudd på 250 mill. kroner i 2011 for å sikre likviditet og muligheter til å utvikle tilbudet til pasientene i regionen gjennom blant annet ønskede og nødvendige investeringer i årene framover. Styret i Styrebehandle nye tilbud eller vesentlige utvidelser av eksisterende tilbud som planlegges igangsatt. Ingen nye tilbud eller vesentlige utvidelser er igangsatt i 2011. Ha direkte kontroll med at omstillingstiltakene er realistiske og konkrete og at tiltaksplanen til enhver tid er komplett. Det er ikke gjennomført omstillingstiltak med den hensikt å unngå underskudd i 2011, og det er heller ikke utarbeidet tiltaksplaner i forhold til dette. Det skjer dog en gradvis omstilling i foretaket som følge av foretakets strategi og av at det skjer en stadig utvikling av sykehusfarmasien som fagområde. Bidra med ressurser til implementering av nytt lønns og personaldatasystem og forankre disse prosessene på en god måte i foretaket. Ressurser til dette er avsatt i foretaket, og prosessene er forankret i ledelsen. Prosessen med forankring blant de ansatte er påbegynt. 14

Sikre at organisasjonen på ulike nivå har nødvendige ressurser, herunder tilstrekkelig kompetanse og gjennomføringsevne, til å møte omstillingsutfordringen som foretaket står ovenfor. Sykehusapotek Nord er en driftsorientert organisasjon, og har følgelig en liten stab. Dette gjør at det vil være krevende å gjennomføre større omstillinger. Det er til en hver tid nødvendig å vurdere hvordan prioriteringen av de administrative ressursene skal være. Vurdere konsekvenser for tjenestetilbudet, kvalitet, økonomi, framdrift og arbeidsmiljø ved omstillingstiltak, i saksframlegg til styret. Dokumentasjon på medvirkning skal følge saken. Det er i 2010 laget egen prosedyre for større omstilling og organisasjonsendringer i foretaket. Denne gjelder fortsatt. Sikre at de ansattes lønns-, pensjons- og arbeidsforhold ikke svekkes ved eventuell konkurranseutsetting av ikke-medisinske funksjoner. Ikke relevant for 2011. Rapportere økonomisk tiltaksgjennomføring i tiltaksmodulen i Helse Nords styringsportal. Ikke relevant for 2011. 5.3 Risikostyring og intern kontroll Risiko og krav endres over tid. Prosesser for risikostyring og kontroll må derfor følges opp for å sikre at de fortsatt er relevant, fungerer effektivt, tilfredsstiller myndighetskrav, og gir ledelsen og styret en rimelig grad av sikkerhet for at foretakets målsettinger vil bli oppfylt. Identifisere, vurdere og håndtere potensiell risiko for manglende måloppnåelse i samsvar med vedtatte retningslinjer for risikostyring. Risikovurdering er gjennomført i henhold til retningslinjene. Det er gjennomført risikovurdering for internkontroll og for oppnåelse av budsjettert resultat. Arbeidet med å gjennomføre de skisserte tiltakene fortsetter i 2012. Fortsette implementering av risikostyring i henhold til retningslinjer for risikostyring og rapportere til Helse Nord RHF i henhold til årshjul i retningslinjene. Implementeringen fortsetter i foretaket. Bevisstheten rundt viktigheten av 15

risikoanalyser øker stadig. Det er gjennomført rapportering til Helse Nord RHF i forbindelse med rapportering for 1. og 2. tertial 2011. Iverksette opplæringstiltak for å sikre at organisasjonen opparbeider nødvendig kompetanse på risikostyring. Foretaksledelsen og ansatte i rådgivningsavdelingen i foretaket har fått opplæring i risikostyring. Ha kontrollsystemer for overvåkning av at funksjonsfordelinger blir fulgt. Ikke relevant. Identifisere mangler i internkontrollen og iverksette korrigerende tiltak i tide, herunder gjennomgå rapporten fra revisjonsfirmaet Deloittes gjennomgang av Nordlandssykehuset med henblikk på konsekvenser for egen internkontroll og kvalitetssikring jfr Helse Nordstyresak 138/2010. Ved alvorlige mangler må det vurderes om dette bør kommuniseres til styret og/eller Helse Nord RHF. Rapporten fra gjennomgangen av Nordlandssykehuset er gjennomgått og styrebehandlet i Sykehusapotek Nord. Som følge av rapporten er en del tiltak foreslått. Det har ikke blitt oppdaget alvorlige mangler. Legemiddelverket har gjennomført tilsyn ved Sykehusapoteket i Bodø i 2011, de fant ikke alvorlig avvik. Melde alvorlige hendelser og kontinuerlig lære av de for å unngå liknende hendelser. Sykehusapotek Nord har et system for å registrere, håndtere og lære av avvik. Det har ikke vært alvorlige hendelser i 2011. Sørge for at økonomisk planlegging, oppfølging og analyser understøtter ledelsesbeslutninger og bidrar til å avdekke avvik og identifisere korrigerende tiltak. Regnskapet analyseres i forbindelse med hvert månedsoppgjør. Budsjettet gjenspeiler ledelsens beslutninger. Det har i 2011 ikke vært avdekket avvik som har gjort det nødvendig å identifisere korrigerende tiltak. Påse at konsernbestemmelser for håndtering av forholdet til gaver, stiftelser, legater og fond følges 2. Sykehusapotek Nord har ingen stiftelser, legater eller fond. 2 jf. styresak 93/2008 16

Sykehusapotek Nord HF skal styrebehandle: Månedlige økonomirapporter og iverksette eventuelle korrigerende tiltak uten unødig opphold. Herunder også gjennomføringen av foretakets investeringsplan sett opp mot vedtatt fremdriftsplan og tildelt investeringsramme. Økonomirapporter er behandlet i alle styremøter. Styret blir fortløpende orientert om økonomisk utvikling ved at de rutinemessig får oversendt de månedlige økonomirapportene. Alle tilsynsrapporter som foretaket mottar og vedta plan for lukking av eventuelle avvik. Tilsyn skal rapporteres i ØBAK tertialvis i henhold til mal. Tilsynsrapporter er styrebehandlet, og planer for lukking av avvik er styrebehandlet. Alle rapporter fra internrevisjonen i Helse Nord RHF som gjelder foretaket og vedta plan for oppfølging av internrevisjonens anbefalinger. Internrevisjonen i Helse Nord har ikke gjennomført revisjoner i Sykehusapotek Nord i 2011. Årlig gjennomgang av risikoene knyttet til foretakets målsettinger og tiltakene ledelsen har innført for å redusere disse risikoene. Årlig gjennomgang har ikke vært prioritert gjennomført i 2011, men er planlagt gjennomført våren 2012. Årlig gjennomgang av hvordan ledelsen følger opp interne prosesser for å sikre at internkontrollen fungerer effektivt. Internkontrollen har vært en del av risikovurderingen for 2011. Ut over dette har årlig gjennomgang ikke vært prioritert, men årlig gjennomgang er planlagt gjennomført våren 2012. 5.4 Innkjøp Regelverket for offentlige anskaffelser skal sikre kostnadseffektive kjøp av varer og tjenester og gode prosesser gjennomført med stor integritet og under hensyn til miljø- og samfunnsansvar. Ha oppdatert oversikt over, og følge opp, alle innkjøpsavtaler og leverandører. 17

Sykehusapotek Nord anskaffer varer til videresalg hovedsakelig fra NMD. Det er inngått grossistavtale med NMD som de ansatte har kjennskap til. Systemene er lagt opp slik at for varer til videresalg går bestilling automatisk til NMD. For øvrige innkjøp forholder Sykehusapotek Nord seg til avtaler inngått av HINAS. Oversikten på HINAS-web benyttes for å ha oversikt over innkjøpsavtaler. 5.5 Organisasjons- og lederutvikling og arbeidsgiverstrategi Kompetansebygging for ledere på alle nivå skal sikre helhetlig ledelse og fokusere på verdibasert ledelse i praksis. Nasjonale lederkrav ligger fast og det skal arbeides med definisjon og utvikling av medarbeiderskap i en verdibasert organisasjon. Ha effektiv bruk av personal- og kompetanseressursene gjennom god og effektiv bemanningsplanlegging. MinGat skal tilgjengeliggjøres som arbeidsflate til alle ansatte. MinGat tas i bruk i foretaket i 2012. Sykehusapotek Nord har gode systemer for bemanningsplanlegging, disse vil bli ytterligere utviklet som følge av at Gat skal tas i bruk i foretaket. 5.5.1 Personal og kompetanse Det er overordnet personalpolitikk å legge til rette for heltidsstillinger. I 2011 starter arbeidet med en felles, overordnet HR strategi. Arbeide aktivt for å få ned antallet deltidsstillinger med minst 20 %. Rapportere tiltak som er iverksatt jfr retningslinjer om rapporteringsformat i egen ekspedisjon. Sykehusapotek Nord har ingen ufrivillige deltidsstillinger. 5.5.2 Helse, miljø og sikkerhet (HMS) Gode rutiner og god praksis i HMS-arbeidet er grunnleggende for å lykkes med å skape godt arbeidsmiljø, trivsel på arbeidsplassen og kvalitet i gjennomføring av kjerneoppgavene. Det er et langsiktig mål at det totale sykefraværet i Helse Nord skal være under 7,5 %. Rapportere aktivitet og avvik i henhold til hovedmålene i Helhetlig strategi for HMS herunder etablere system for løpende overvåkning av arbeidsmiljøet. HMS-arbeidet, verdibasert hverdag og AMUs handlingsplan for HMS 2011 har vært grundig evaluert og behov for forbedringer er tatt inn i ny HMS- mål- og handlingsplan for 2012. Redusere sykefraværet med ett prosentpoeng fra gjennomsnittet i perioden januar til oktober 2010. 18

Sykehusapotek Nord har ikke oppnådd dette målet. Sykefraværet i 2010 var usedvanlig lavt, og fraværet har økt i 2011 i forhold til året før. Sykefravær er et tema som det kontinuerlig jobbes med i foretaket. Se for øvrig punkt 5.1.9. Gjennomføre og følge opp medarbeiderundersøkelser i virksomheten. Det har ikke vært gjennomført medarbeiderundersøkelser i 2011. Sykehusapotek Nord har avventet dette for i stedet å delta i den regionale medarbeiderundersøkelsen i 2012. Ivareta målsettingene i Inkluderende Arbeidsliv. Sykehusapotek Nord ivaretar målsettingene i Inkluderende Arbeidsliv. Rapportere aktivitet iht målsettingene for seniorpolitikk i Helse Nord. Seniorpolitikken har i høg grad fokus på seniorfridager og mindre på andre seniorpolitiske tiltak. Evaluering vil vise om dette er hensiktsmessig. Evalueringen av seniorpolitikken ble imidlertid ikke gjennomført innen 31.12.11 slik forutsatt, men er utsatt til våren 2012. 5.6 Nasjonalt profilprogram Det nasjonale profilprogrammet som ble utarbeidet ved opprettelsen av de regionale helseforetakene og helseforetakene i 2002 er revidert. En enhetlig profilering har informasjonsverdi for pasienter, pårørende og andre samarbeidsparter og synliggjør også felles identitet og tilhørighet. Sykehusapotek Nord HF skal Forholde seg til revidert nasjonalt profilprogram når det foreligger. Sykehusapotek Nord vil forholde seg til nasjonalt profilprogram når det foreligger. 19