BOK 0 Prosjektadministrative bestemmelser for entreprenør Prosjekt: Kampen skole - Rehabilitering av gymbygningen Prosjektnummer 11350019 Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Godkjent 1.0 12.02.2014 Dokument ferdigstilt Eivind Olsen Side 1 av 23
Innholdsfortegnelse 1 Generell orientering... 4 1.1 Bok 0... 4 1.2 Beskrivelse av prosjektet... 4 1.3 Resultatmål for prosjektet... 4 1.4 Definisjoner/forklaringer... 5 1.5 Fremdrift... 5 1.6 Byggherrens organisasjon... 6 1.7 Orientering om gjennomføringsmodell og entrepriseinndeling... 6 1.8 Status offentlig saksbehandling... 6 1.9 Lokalisering og tomteforhold... 6 1.10 Omtale av bygningsmessige arbeider... 6 1.11 Omtale av tekniske anlegg... 6 2 Krav og bestemmelser i avtaleforholdet... 7 2.1 Kontraktsbestemmelser... 7 2.2 Kravspesifikasjon og omfangsskjema... 7 2.3 Entreprenørens bemanning... 7 2.4 Generelle krav til innlevering av søknader... 7 2.5 Ansvar og fullmakter... 7 2.6 Etiske retningslinjer... 8 3 Kommunikasjon... 8 3.1 Intern kommunikasjon i prosjektet... 8 3.2 Ekstern kommunikasjon... 11 3.3 Møtestruktur... 11 3.4 Arkivering... 11 4 Fremdriftsstyring... 12 4.1 Byggherrens hovedfremdriftsplan (nivå 1)... 12 4.2 Fremdriftsplan (nivå 2)... 12 4.3 Produksjonsplan (nivå 3)... 13 4.4 Bemanningsplan... 13 4.5 Byggherrens beslutningsplan... 13 4.6 Tegningsleveranseplan... 13 4.7 Plan for sluttfasen... 14 4.8 Oppfølging og oppdatering av fremdriftsplaner... 14 5 Økonomistyring og fakturering... 14 5.1 Faktureringsplan... 14 5.2 Fakturering... 14 5.3 Tilleggsarbeider/regulerbare poster/regningsarbeid... 15 5.4 Betalingsfrist... 15 6 Endringshåndtering... 15 7 Omfangsskjema og fravikshåndtering... 16 8 Avvikshåndtering... 16 8.1 Registrering og oppfølging av avvik... 16 9 Kvalitetssikring... 16 9.1 Generelt... 16 9.2 Prosjektspesifikk kvalitetsplan... 16 9.3 Entreprenørs kvalitetskontroll... 17 9.4 Byggherrens kontrollplan... 17 Side 2 av 23
9.5 Uavhengig kontroll... 17 10 Rigg- og driftsbestemmelser... 18 11 Krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA)... 18 12 Rent tørt bygg... 18 13 Krav til sikring av ytre miljø... 18 14 Avslutningsfasen... 19 14.1 Generelt... 19 14.2 Tverrfaglig systemtest... 19 14.3 Prøvedriftsperiode og overtagelse... 19 14.4 Garantiperiode og reklamasjoner... 21 15 Krav til FDV-dokumentasjon og merking av bygg og anlegg... 21 16 Vedlegg... 23 Side 3 av 23
1 Generell orientering 1.1 Bok 0 Bok 0 omfatter orienterende beskrivelse av prosjektet, samt kontraktskrav til prosjektstyring av SHA, fremdrift, kvalitet, økonomi og rapportering i prosjektet. I tillegg omfatter Bok 0 prosjektadministrative bestemmelser, rutiner, orienteringer, etc. mellom entreprenør og byggherre som skal bidra til et koordinert, forretningsmessig og godt gjennomført prosjekt. Alle krav som fremkommer i Bok 0 skal være inkludert i pristilbudet gitt av entreprenør. Alle impliserte parter forpliktes til å følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser og retningslinjer som fremkommer i Bok 0. Generalentreprenøren vil i det etterfølgende bli omtalt som ansvarlig entreprenør. 1.2 Beskrivelse av prosjektet Kampen skole består av 4 bygninger: Hovedbygningen (Bygg A, B og E) Gymbygget SFO-bygget Lager Kampen skole ble oppført i 1888 etter tegninger av ark. Ove Ekman, og utvidet med en ny bygning i 1902 som ble påbygget i 1921. Hovedbygningene (Bygg A og B) gjennomgikk en totalrehabilitering i 2001-2003. Gymbygning er oppført i pusset tegl, med natursteinssokkel, betonggulv og valmet tak med takstein. En gymsal og tilhørende garderober. Tilhørende uværskur med blikktak. Bygningen er oppført i 1888, og har gjennomgått få endringer. Gymbygningen er oppført på byantikvarens gule liste som bevaringsverdig (verneklasse 2). Det er kun fasader og eksteriør som er omfattet av dette. Prosjektet er i hovedsak et ventilasjons og sanitærprosjekt, men arbeidene vil også omfatte følgende: Full innvendig rehabilitering inkludert utskifting av tekniske anlegg Universell utforming innenfor de rammer som bygget setter Senkning av gulv (utjevning av nivåforskjeller av hensyn til universell utforming og skaffe plass til tekniske føringer) Utvendige pussreparasjoner og overflatebehandling Utbedring av tak Etablering av nytt teknisk tilbygg Bearbeide terreng bl a for å ivareta utvendig drenering. Gymbygget ligger i hjørnet av skolegården, og byggeplassen skal fysisk avsperres fra skolegården, og all adkomst og logistikk skal skje direkte fra Skedsmogata/Telemarksvingen. Skolen vil være i drift under hele byggeperioden. Entreprenør er ansvarlig for å skaffe nødvendige tillatelser med bymiljøetaten. Viser for øvrig til situasjonsplanen og riggplan. 1.3 Resultatmål for prosjektet Prosjektet har definert følgende resultatmål, i prioritert rekkefølge: Side 4 av 23
SHA Mål for H-verdi settes til 0. (H-verdi er antall skader med sykefravær pr 1 000 000 utførte arbeidstime.) Det legges stor vekt på at risikovurderinger i prosjekteringsfase, videreføres til Sikker- Jobb- Analyser i gjennomføringsfase, samt annen nødvendig tilpasning av SHA-planen. Kostnad Prosjektets kostnadsramme skal overholdes. Miljø Krav til avfallshåndtering på byggeplass er at minst 85 vekt% av avfallet kildesorteres på byggeplass. Farlig avfall skal håndteres korrekt. Miljøvurdering av materialer og produkter i forhold til helse- og miljøfarlige stoffer (substitusjonsplikten). Følge til enhver tid gjeldende kriterier for materialvalg fra Undervisningsbygg Oslo KF. Tid Frister angitt i kontrakten skal overholdes. Kvalitet Det skal velges nøkterne, men bestandige materialer og løsninger i henhold FKOK 2012. Gymbygningen skal tilfredsstille krav til universell utforming. 1.4 Definisjoner/forklaringer UBF UDE FKOK Bok 0 PA-bok SL PL PGL PG ARK BL GE UE PNS 1.5 Fremdrift 1.5.1 Generelt Undervisningsbygg Oslo KF Utdanningsetaten Felles kravspesifikasjon Oslo kommune, se www.fkok.no Prosjektadministrativ håndbok for entreprenører Prosjektadministrativ håndbok for prosjekterende og byggeledelse Seksjonsleder. Seksjonsleder er prosjektleders nærmeste leder og har ansvaret for seksjonens prosjektportefølje. Prosjektleder. Prosjektledelsen innehas av UBF ved prosjektleder. Prosjektleder er således den administrative leder av prosjektet. Prosjekteringsgruppeleder Prosjekteringsgruppe (rådgivere og arkitekt) Arkitekt Byggeledelse Generalentreprenør Underentreprenør Prosjektnedbrytningsstruktur Byggherren har utarbeidet en hovedfremdriftsplan, vedlegg 1 Byggherrens hovedfremdriftsplan. Entreprenørens fremdrift skal generelt underordnes byggherrens hovedfremdriftsplan. Se mer informasjon i kapittel 4 Fremdriftsstyring. 1.5.2 Dagmulktsbelagte og andre frister Sluttfrist, delfrister og frister for levering av dokumenter er beskrevet i kontrakten. Side 5 av 23
1.6 Byggherrens organisasjon Byggherrens organisasjon er vist i vedlegg 4: Prosjektets organisasjonskart. Byggherre er Undervisningsbygg Oslo KF (UBF). Leietaker for skoleanlegget er Utdanningsetaten (UDE). Byggeleder er Undervisningsbygg sin representant og kontaktledd mot entreprenører og prosjekterende med mindre annet er avtalt i prosjektet. Prosjektets deltakere ved kontraktsinngåelse fremkommer av vedlegg 5 Telefon- og adresseliste, som til en hver tid skal finnes oppdatert på byggeplassen. Prosjektleder er ansvarlig for at adresselisten er oppdatert og distribuert til alle kontraktspartnere. 1.7 Orientering om gjennomføringsmodell og entrepriseinndeling Prosjektet gjennomføres som en Generalentreprise som omfatter alle fag. I tillegg kan det komme arbeider/ leveranser som kontraheres eller kjøpes inn separat. 1.8 Status offentlig saksbehandling Rammetillatelse av 10.01.2014 foreligger. Det skal søkes om igangsettingstillatelse. Søknad om igangsettingstillatelse skal behandles av Plan- og bygningsetaten innen 3 uker fra mottatt søknad i henhold til Byggesaksforskriften. Det er krav om uavhengig kontroll av bygningsfysikk for utførelse i prosjektet. 1.9 Lokalisering og tomteforhold Kampen skole har adresse Normannsgate 57, 0655 Oslo. Arealer for kroppsøving ved Kampen skole er plassert i et eget bygningsanlegg hvor kroppsøvingssal og garderober er skilt i to sammenhengende bygningsvolumer. Den østre privétbygningen inneholder garderober og et mindre teknisk rom. Gymsalbygget vest for denne karakteriseres av to utvendige letak ut fra byggets langsider, hvorav det ene, langs nordveggen, tidligere er bygget om til garderober. Øst for gymbygningen ligger Kampen barnehage, som disponerer arealene helt inntil ytterveggen på privétbygningen. 1.10 Omtale av bygningsmessige arbeider De primære bygningsmessige tiltak i gymbygningen er: tiltak for etablering av nytt ventilasjonsanlegg tiltak for tilrettelegging for universell utforming mindre planjusteringer av planer generell overflatebehandling Viser for øvrig til respektive kapitler i beskrivelsen for mer detaljert beskrivelse av bygningsmessige arbeider. 1.11 Omtale av tekniske anlegg Det nye ventilasjonsanlegget er fordelt på to aggregater. Det ene aggregatet, som betjener gymsalen, er plassert i et utvidet teknisk rom i privétbygget. Øvrige arealer betjenes av et aggregat som er plassert i et nytt tilbygg nord for privétbygningen. Gymsalbygningen skal ha vannbåren varme til romoppvarming, oppvarming av ventilasjonsluften og varmt forbruksvann. Side 6 av 23
Det skal etableres nytt elektrisk anlegg i bygget. Eksisterende elektriske anlegg med fordeling, transformatorer, føringsveier, kursopplegg og annet utstyr demonteres og fjernes. Viser for øvrig til respektive kapitler i beskrivelsen for mer detaljert beskrivelse av de tekniske anleggene. 2 Krav og bestemmelser i avtaleforholdet 2.1 Kontraktsbestemmelser Gjeldende kontraktsbestemmelser er NS 8405:2008 med de justeringer og suppleringer som fremgår av avtaledokumentet. 2.2 Kravspesifikasjon og omfangsskjema Prosjektet skal følge Oslo kommunes felles kravspesifikasjon 2012 med tilhørende overordnede krav i relevante fellesbøker og bøker for formålsbygg. Ved oppstart av prosjektet ble det utarbeidet et prosjekttilpasset omfangsskjema som viser hvilke krav i kravspesifikasjonens bøker som er gjeldende, samt et fravikskjema for krav som fravikes. 2.3 Entreprenørens bemanning Det forutsettes at entreprenørs prosjektorganisasjon som beskrevet i tilbudet, skal gjennomføre prosjektet. Dersom tilbudt personell må erstattes skal dette være med personer med minst tilsvarende kompetanse og erfaring. Endringer skal godkjennes av prosjektleder. Kun personell tilbudt i anbudet anses som preaksepterte. Oversikt over entreprenørens bemanning oppdateres i vedlegg 5 Telefon- og adresseliste. Prosjektleder hos entreprenør er ansvarlig for å oppdatere egen organisasjon i denne adresselisten. 2.4 Generelle krav til innlevering av søknader All kontakt med offentlig myndighet i forbindelse med rammesøknad, søknad om igangsettelse, brukstillatelse og ferdigattest skal gå gjennom ansvarlig søker (arkitekt). Entreprenøren må levere korrekte underlag til avtalt tid. Nødvendig dokumentasjon for igangsettingstillatelse (søknader om ansvarsretter for utførelse) må sendes til ansvarlig søker snarest mulig etter tildeling av oppdraget, senest i henhold til frist angitt i byggherrens hovedfremdriftsplan. Dersom entreprenør underveis i prosjektet ønsker å overføre ansvarsretter til sine underentreprenører, skal kostnaden med dette dekkes av entreprenør som ønsker endringen. Byggherren skal varsles om eventuell overføring av ansvarsrett. 2.5 Ansvar og fullmakter 2.5.1 Ansvar Rollefordelingen i forhold til Plan- og bygningsloven: Tiltakshaver/Byggherre: Ansvarlig søker (SØK): Undervisningsbygg HWR Arkitekter AS Side 7 av 23
Ansvarlig prosjekterende, alle fag (PRO): Ansvarlig for uavhengig kontroll (UK): Ansvarlig utførende (UTF): COWI AS Hjellnes Consult AS Firmanavn Viser forøvrig til vedlegg 5: Telefon- og adresseliste. 2.5.2 Undervisningsbyggs fullmakter ved endring i kontrakt Administrerende direktør, Rigmor Helene Hansen Ubegrenset Avdelingsdirektør, Ketil Asklien NOK 500000 Seksjonsleder NOK 300000 Prosjektleder NOK 150000 Byggeleder NOK 50000 2.6 Etiske retningslinjer Handlinger i strid med lover, regler og god forretningsskikk skal ikke forekomme. Byggherren aksepterer ikke trakassering, diskriminering eller annen adferd som andre kan oppfatte som støtende, truende eller nedverdigende. 3 Kommunikasjon 3.1 Intern kommunikasjon i prosjektet 3.1.1 Generelt Med korrespondanse menes brev, e-post, månedsrapporter, møtereferater og tilsvarende administrative dokumenter som skal behandles i tråd med bestemmelsene i dette punkt. Krav vedrørende korrespondanse iht. aktuell kontraktsstandard skal også etterleves. Korrespondansen skal av hensyn til saksbehandling og arkivering kun omhandle én sak. Det skal angis hvor kopi er sendt. Kopier sendes i henhold til distribusjonsliste utarbeidet for vedkommende entreprise. Entreprenøren skal opprette og vedlikeholde et kronologisk register/logg for all utgående og innkommende korrespondanse og forsendelsesbrev. All korrespondanse mellom partene skal sendes til vedkommendes forretningsadresse dersom ikke annet er avtalt, iht. oppdatert adresseliste, se vedlegg 5 Telefon- og adresseliste. All korrespondanse skal merkes med prosjektnummer og prosjektets navn. Deretter angis hva saken gjelder. Eksempel: 11350019 - Kampen skole - Rehabilitering av gymbygget - Mengdekontroll Brev og signerte protokoller som skal sendes til byggherren, stiles til Undervisningsbygg v/prosjektleder. All elektronisk korrespondanse til og fra prosjektet skal sendes til, eller med kopi til, prosjektleder på e-post eivind.olsen@ubf.oslo.kommune.no. Side 8 av 23
3.1.2 Løpenummer Løpenummer starter på 001 for hver kombinasjon av avsender mottager type korrespondanse. For eksempel når entreprenøren (K201) sender et varsel om endring (VE) til Undervisningsbygg (UBF) skal dette nummereres slik: K201-UBF-VE-001. 3.1.3 Brev og signerte protokoller Brev, beslutningsnotater, protokoller og annet som normalt krever underskrift sendes som brev eller skannes og sendes som e-post. Dette gjelder også e-postkorrespondanse som inneholder beslutninger. Protokoll benyttes når det behandles saker eller tas beslutninger som må være skriftlig bekreftet. Protokoller underskrives av alle møtedeltakerne. Som eksempel kan nevnes overtakelsesprotokoller og reklamasjonsprotokoller. 3.1.4 E-post E-post skal kun benyttes til mer uformelle avklaringer hvor det ikke utarbeides notater, referater, rapporter eller lignende. Notater og referater kan sendes pr. e-post. Brev, protokoller og annet som normalt krever underskrift kan skannes inn og sendes med e-post, eventuelt med post. E-post merkes prosjektets navn og tema/sak i e-postens emnefelt, og stiles primært til én person eller til de personer som har oppfølgingsansvar, evt. med kopi til andre. Hver e-post skal bare inneholde en begrenset sak av hensyn til arkivering. 3.1.5 Referater Det skal skrives referat fra alle møter og befaringer. Alle referater merkes iht. retningslinjene for merking av korrespondanse, og møtetype og møtenummer skal angis. Eksempel overskrift: 11350019 - Kampen skole - Rehabilitering av gymbygningen Byggemøte 01 Alle referater skal inneholde opplysninger om: Tid og sted Referent Navn på deltakerne Formålet med møtet/befaringen Kommentarer til forrige referat Distribusjon av referatet Pålagte oppgaver: hvem - hva - når Vedtak/beslutninger Tid for neste møte/befaring Referatet skal angi konklusjoner vedrørende hvert punkt som behandles. Oppgaver skal følges opp og fjernes ikke fra referatet før saken er avklart/oppgave utført. Møtereferater skal sendes ut senest 2 arbeidsdager etter at møtet er avholdt. Møtereferater anses som godkjent såfremt kommentarer ikke har fremkommet senest syv dager etter møtet er avholdt eller senest i det følgende møte av samme art. Side 9 av 23
3.1.6 Notater Utredninger og innstillinger nummereres fortløpende som notater av de enkelte deltakere i prosjektorganisasjonen. Alle notater merkes som for korrespondanse, men i tillegg angis forfatter, løpenummer og hva notatet gjelder. Eksempel overskrift: 11350019 - Kampen skole - Rehabilitering av gymbygningen Notat GE 10 Kostnadsoverslag 3.1.7 Rapportering fra Entreprenør Entreprenør rapporterer til prosjektleder via byggeleder. Rapporteringen skal skje innen den 5. i hver måned. Siste dag i måneden, med mindre annet avtales spesielt, skal være statusdato for innsamling av data. Månedsrapporten skal inneholde følgende: 1. Status i prosjektet mht. utførte oppgaver, fremdrift og økonomi. Rapportering iht. relevante punkter i denne Bok 0. 2. Status SHA og ytre miljø - bl.a. iht. prosjektets mål på SHA og miljø 3. Kvalitetssikring - gjennomført og planlagt kvalitetssikring og -kontroll. 4. Status bemanning. 5. Avvik - avvik i perioden og status for alle avvik. 6. Endringer - endringer i perioden og status for alle endringer. 7. Forhold til myndigheter. 8. Informasjon vedrørende avholdte møter, nødvendige beslutninger som mangler, samt korrespondanse som krever svar. 9. Vedlegg til månedsrapporten: Endringslogg Avvikslogg Fremdriftsplan med angivelse av utførelsesgrad per aktivitet, sammenligning mot opprinnelig plan og aktuell fremdriftsfront. 3.1.8 Distribusjonslister Prosjekteringsgruppen skal utarbeide en distribusjonsliste og dokument- og tegningsleveranseplaner som angir hvem som skal ha hvilke type tegninger og dokumenter og når de skal motta disse. Entreprenør og PG må enes om en omforent leveranseplan i innledende fase. Entreprenør må gi tilbakemelding dersom leveranseplanene ikke er iht. til entreprenørens egen fremdriftsplan. Hvert dokument og tegning skal følges av en distribusjonsliste, som angir: Dokument/tegning nr Utarbeidet av Revisjonsdato/-indeks for tegning Tegningsnavn Adresser på mottakere Antall kopier som utsendes til den enkelte Ved endring, en endringsmelding Ved hver utsendelse skal det vedlegges en oppdatert dokument- og tegningsliste som viser når tidligere utgaver er distribuert. Ekstern kopiering og distribusjon skal skje via det kopieringsfirma som UBF til enhver tid har rammeavtale med. Side 10 av 23
3.2 Ekstern kommunikasjon 3.2.1 Korrespondanse mot myndigheter og andre eksterne aktører All kontakt mot myndigheter og andre eksterne aktører skal gå gjennom prosjektleder hvis ikke annet er avtalt. 3.2.2 Mediekontakt Skoleprosjekter i regi av Undervisningsbygg har interesse for offentligheten og media. Det er fornuftig at byggherren koordinerer kontakt ved mediehenvendelser. Henvendelser fra media og publikum til rådgivere, leverandører, entreprenører og andre utenfor byggherrens prosjektledelse, skal derfor meldes fra til Undervisningsbyggs kommunikasjonsdirektør, som koordinerer eventuelle uttalelser. Alle mediehenvendelser skal tas i mot på en høflig måte med henvisning til kommunikasjonsdirektøren i Undervisningsbygg, samt informere PL. 3.2.3 Reklame Alle aktører i prosjektet må innhente forhåndsgodkjennelse fra byggherren dersom noen ønsker å gi offentligheten informasjon om avtalen/prosjektet. Dette gjelder også for byggeplasskilt. 3.3 Møtestruktur Følgende møtetyper er aktuelle i prosjektet: Oppstartsmøter med entreprenør Oppstartsmøte med skolen før byggestart Overleveringsmøte 2 SHA SHA-møter Fremdriftsmøter Byggemøter Byggherremøter Arbeidsmøter Særmøter Møter skal fortrinnsvis avholdes etter en avtalt møteplan. Deltakere og innhold for de forskjellige møtetypene fremgår av vedlegg 6 Møteoversikt. 3.3.1 Befaringer Byggherrens prosjektleder avtaler og innkaller til befaringer som byggherren ønsker. Øvrige befaringer koordineres av henholdsvis byggeleder eller Entreprenørs prosjektleder, samt den fagansvarlige som ønsker befaringen. Deltagelse avtales for hver befaring. Fagansvarlig leder og refererer befaringen innen sitt fagområde. Krav til møtereferater, se punkt 3.1.5 Referater. 3.4 Arkivering Entreprenør skal etablere og opprettholde et arkiv som dokumenterer saksforløpet gjennom hele prosjektperioden. Arkivet skal omfatte all inn- og utgående korrespondanse, møtereferater, notater, fakturaer, etc. Tegninger skal arkiveres i eget arkiv. Tegningsarkivet skal bestå av to separate deler. Den ene delen omhandler aktuelle, gyldige tegninger og skal fortløpende ajourføres med de sist reviderte tegninger. Side 11 av 23
Den andre delen omhandler utgåtte tegninger og skal merkes med UTGÅTT, DATO <dato> og skal arkiveres adskilt fra de gyldige tegningene. 4 Fremdriftsstyring Krav til tidsfrister skal fremgå av kontrakten og entreprenør er ansvarlig for at tidsfristene holdes. Entreprenør skal, som en del av sitt styringssystem, ha et system for fremdriftshåndtering som omfatter planlegging, styring, koordinering og kontroll av fremdrift. Systemet for fremdriftshåndtering skal sikre styring og kontroll av bemanning, samt dokumentere ivaretakelse av SHA hensyn og inkludere SHA aktiviteter. Entreprenørs fremdriftsplan skal kunne sorteres på fag, kontrollområde, faser, milepæler, spesielle aktiviteter, kritiske aktiviteter, etc. Godkjente endringer i kontraktsarbeidet skal fortløpende innarbeides i fremdriftsplanene. Som et minimum skal plansystemene tilfredsstille følgende krav: Avhengigheter mellom aktiviteter Entydig aktivitetskoding Sammenheng mellom planer på forskjellige nivå Frontlinje med angivelse av status i forhold til tidsaksen Angivelse av planlagte Sikker Jobb Analyse (SJA) Tekniske krav til utarbeidelse av Fremdriftsplan fremkommer i vedlegg 7 Tekniske krav til utarbeidelse av planer. 4.1 Byggherrens hovedfremdriftsplan (nivå 1) Byggherrens hovedfremdriftsplan omfatter alle arbeider for alle deler og faser av prosjektet og er vist i vedlegg 1 Byggherrens hovedfremdriftsplan. 4.2 Fremdriftsplan (nivå 2) Fremdriftsplan nivå 2, er den detaljerte fremdriftsplanen som skal vise entreprenørens totale ytelser og gjennomføring av prosjektet, tilpasset Byggherrens hovedfremdriftsplan. Planen utarbeides, justeres og vedlikeholdes av entreprenør. Fremdriftsplanen skal reflektere utviklingen av prosjektet. Den skal også vise hvorledes de bindende fristene skal overholdes, og skal fortløpende justeres for eventuelle fristforlengelse eller forseringer, så fremt ikke milepæler endres. Fremdriftsplan skal holdes innenfor de rammer for utvikling av prosjektet som var påregnelig ved inngåelse av kontrakten, og for øvrig innenfor de tidsfrister som er oppgitt i kontrakten. Entreprenør skal uten ugrunnet opphold varsle byggherren dersom frister eller rimelig fremdrift ikke kan holdes. Med utgangspunkt i byggherrens hovedfremdriftsplan skal entreprenøren utarbeide en fremdriftsplan for sine arbeider. Planen skal omfatte det komplette arbeidsomfang for entreprisen. Planen fremstilles som Gantt-diagram og skal for hver aktivitet som et minimum vise: Milepæler gitt i kontrakt Aktivitetskode og -beskrivelse. Aktivitetskoden skal være entydig. Planlagt start-/sluttdato og varighet Avhengigheter mellom hovedaktiviteter Side 12 av 23
Kritisk linje Sammenligning mot opprinnelig plan Fremdriftsplaner skal normalt detaljeres pr. bygning/kontrollareal ned til et nivå sammenlignbart med bygningsdelstabellen ned på 3 siffer. Det skal være innarbeidet nødvendig slakk i planene som sikrer at entreprenøren når de kontraktsfestede milepælene. Gjeldende fremdriftsplan (nivå 2) er bindende og tillates ikke endret uten etter særskilte krav fra eller etter avtale med byggherrens prosjektleder, og skal benyttes som grunnlag for entreprenørens rapportering. 4.3 Produksjonsplan (nivå 3) Med utgangspunkt i fremdriftsplan (nivå 2) skal entreprenøren utarbeide detaljerte planer for sine arbeider på hensiktsmessig detaljnivå. Disse planene skal settes sammen til koordinerte 4-, eller 8-ukersplaner av den ansvarlige for fremdriftskoordineringen. Planen skal omfatte alle aktiviteter innen kontraktsarbeidet i perioden den gjelder for. Planen skal gjennomgås og evt. justeres på fremdriftsmøter hver 14. dag. Krav til produksjonsplan (nivå 3): De samme krav til presentasjon som stilles til fremdriftsplan, skal også gjelde for produksjonsplan Planen skal være organisert slik at den gjenspeiler gjennomføringen i prosjektet. Det skal være full overensstemmelse mellom aktiviteter i fremdriftsplan (nivå 2) og tidsrammer for aktiviteter i produksjonsplan (nivå 3). Arbeidsrekkefølger, viktige avhengigheter mot ulike deler av arbeidet og kritiske aktiviteter skal fremstilles på en logisk måte Planene skal til enhver tid ha et detaljeringsnivå som gjør dem egnet som et hjelpemiddel til å planlegge, organisere, styre og kontrollere utviklingen av kontraktsarbeidet ved å sammenholde virkelig utført med planlagt utført 4.4 Bemanningsplan Med bakgrunn i produksjonsplan, skal entreprenør levere en bemanningsplan eller ressursplan. Virkelig bemanning iht. bemanningsplan, skal rapporteres månedlig til Byggherren v/prosjektleder. Byggherren v/prosjektleder skal informeres ved vesentlige endringer i bemanningsplanen. 4.5 Byggherrens beslutningsplan Entreprenør skal utarbeide Byggherrens beslutningsplan som synliggjør tidshorisont for alle nødvendige avklaringer som byggherren og hans representanter skal beslutte. Byggherrens beslutningsplan skal vise frist for fremleggelse av forslag fra entreprenør, nødvendig tid til avklaringer for byggherren, og frist for byggherrens beslutninger. 4.6 Tegningsleveranseplan Basert på de prosjekterendes tegningslister og planlagt fremdrift, skal entreprenør utarbeide en leveranseplan som viser ønsket tidspunkt for leveranse av arbeidstegninger, etc. Tegningsleveranseplan skal synliggjøre fremdrift i forhold til frister for eventuell kontrahering av underleverandører og bestillinger der dette utløser behov for tegninger eller kontroll/avklaringer fra prosjekteringsgruppen. Tegningsleveranseplan skal ivareta nødvendig Side 13 av 23
tid for rådgivernes avklaringer og kontroll, samt frist for beslutninger. Behov for avklaringer evt. detaljering skal meldes slik at prosjekteringsgruppen får rimelig tid til å utføre disse. Tegningsleveranseplanen skal omforenes med de prosjekterende og signeres av begge parter. 4.7 Plan for sluttfasen For avsluttingsfasene skal det i god tid utarbeides egne detaljerte planer, jfr. kapittel 14 Avslutningsfasen. 4.8 Oppfølging og oppdatering av fremdriftsplaner Byggeleder skal på vegne av byggherren følge opp entreprenør, med tanke på etterlevelse av etablerte planer. Dersom arbeidet utvikler seg slik at planene ikke lenger reflekterer den faktiske situasjonen på en tilfredsstillende måte, kan byggherren kreve at entreprenør utarbeider reviderte planer. Ved oppdatering skal entreprenør levere et underlag hvor det går klart frem hvilke deler av planen som er revidert og hvilke konsekvenser dette får mht. å nå prosjektets milepæler, samt hvordan det påvirker kritisk linje og slakk. Oppdateringen skal omforenes og deretter godkjennes av byggherren. Den godkjente reviderte planen vil bli ny gjeldende kontraktsplan. Byggherren kan også kreve at det gjøres oppdateringer av fremdrifts- og bemanningsplan innenfor gitte tidsintervall (planrevisjoner). 5 Økonomistyring og fakturering 5.1 Faktureringsplan Entreprenør skal utarbeide forslag til faktureringsplan. Faktureringsplan er å forstå som en periodisert oversikt over planlagt produksjon i henhold til vedtatt fremdriftsplan, hvor produksjonen for en måned settes med tidligste faktureringstidspunkt den 1. i påfølgende måned etter at arbeidene er utført. Planen skal godkjennes av byggherren som grunnlag for entreprenørs fakturering og byggherrens budsjettering. Ved oppdatering av fremdriftsplaner kan byggherren kreve at faktureringsplanen revideres slik at den gjenspeiler faktisk fremdrift/produksjon. Faktureringsplanen skal splittes på PNS i henhold til byggherrens Prosjektnedbrytningsstruktur (PNS). Innestående skal fordeles ut på det enkelte fag. Se eksempel på Faktureringsplan i vedlegg 13 «Mal for oppsett av faktureringsplan». 5.2 Fakturering Fakturering utføres månedlig med tidligste fakturadato den 1. i påfølgende måned etter at arbeidene er utført. Fakturaer skal adresseres og merkes i henhold til kontrakt. Fakturaunderlag sendes i forkant til byggeleder for kontroll og signering. Dette underlaget skal vedlegges faktura sammen med evt. annen dokumentasjon som er avtalt. Fakturaer som ikke oppfyller avtalt krav eller som omhandler ikke utførte arbeider, returneres. Faktura skal inneholde: Tidligere fakturert Nå fakturert Sum fakturert pr. dato Kontrakt inkl. godkjente endringsmeldinger Gjenstående iht. ramme Side 14 av 23
Det skal sendes separate fakturaer for: Kontraktsbeløp (avdragsfaktura, sluttfaktura) Godkjente endrings- og tilleggsarbeid Prisstigning I tillegg skal faktura splittes i henhold til byggherrens oppsatte PNS struktur. Se punkt 5.1 Faktureringsplan for oversikt over PNS-koder. Som eksempel på oppsett av avdragsfaktura, se vedlegg 14 «Mal for oppsett av avdragsfaktura». 5.2.1 Kontraktsbeløp (avdragsfaktura, sluttfaktura) Avdragsfaktura skal ikke betales før det foreligger sikkerhetsstillelse. Avdragsfakturaer skal ikke fremsendes oftere enn 1 gang pr. måned. 5.2.2 Prisstigning Prisstigningsfakturaer skal ha vedlagt spesifisert beregning av prisstigningsbeløpet. Beregningen skal være basert på NS 3405, med mindre annet er avtalt i kontrakten. 5.3 Tilleggsarbeider/regulerbare poster/regningsarbeid Fakturaer for tilleggsarbeider skal ha vedlagt en signert endringsordre fra Undervisningsbygg. Fakturering av regulerbare poster eller regningsarbeid skal også ha en signert endringsordre vedlagt sammen med godkjente oppgaver (dokumentasjon som f eks målebrev, faktura fra UE/timelister/materiallister). Godkjente endringsordrer samles i samlefaktura som sendes ikke oftere enn 1 gang pr. måned. Ved fakturering av endringer skal fakturaen vise hvordan endringen fordeler seg på de angitte PNS-kodene fra Byggherren. 5.4 Betalingsfrist UBFs betalingsfrist er 30 dager etter mottak av korrekt faktura. 6 Endringshåndtering Byggherren skiller mellom 4 ulike endringssituasjoner: 1 Ordinære endringer (ønskede endringer fra byggherren) 2 Irregulære endringer (byggherren krever noe som entreprenøren mener er en endring) 3 Mangler/forsinkelser ved byggherrens leveranser m.m. (hvis byggherrens leveranser eller medvirkning er forsinket eller mangelfulle) 4 Entreprenørens endringer (ønskede endringer fra entreprenøren) De ulike endringssituasjonene er beskrevet i vedlegg 8 Endringshåndtering veileder med flytskjema som illustrerer gangen i endringshåndteringen. Flytskjemaene angir hvilke type skjema som skal benyttes i de ulike endringssituasjonene. For mer informasjon om endringshåndtering og skjema, se vedlegg 8 - Endringshåndtering veileder vedlegg 8.1 - Skjema Prisforespørsel vedlegg 8.2 - Skjema Endringsordre vedlegg 8.3 - Skjema Varsel fra Entreprenør vedlegg 8.4 - Skjema Spesifisert Krav vedlegg 8.5 - Skjema Endringsanmodning Side 15 av 23
7 Omfangsskjema og fravikshåndtering Prosjektet har etablert et omfangsskjema, se pkt. 2.2 Kravspesifikasjon og omfangsskjema, som beskriver hvilke krav i Felles Kravspesifikasjon Oslo kommune 2012 som gjelder for prosjektet. Prosjekterende vil ved behov søke om fravik iht. Felles Kravspesifikasjon Oslo kommune 2012. Denne informasjon vil bli videreformidlet til entreprenør. Dersom entreprenør ser behov for å fravike kravspesifikasjonen, skal rutine for fravikshåndtering følges ved at entreprenør melder i fra til prosjektleder som vil iverksette nødvendige aktiviteter. 8 Avvikshåndtering Et avvik er manglede samsvar mellom definerte krav og utført arbeid. Avvik kan gjelde ethvert krav i kontrakten, herunder kontraktens kvalitetskrav til sluttproduktet, produksjonsmetode, sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA), ytre miljø, forvaltning, drift og vedlikehold, dokumentasjon, etc. Entreprenør registrerer avvik i eget avvikssystem i de tilfellene entreprenør har utført kontraktsarbeidene i strid med kontrakten eller det oppstår feil eller skader, og årsaken er forhold han selv svarer for. Avviksmelding innebærer således at entreprenør erkjenner ansvar for avviket. 8.1 Registrering og oppfølging av avvik Når det avdekkes avvik skal dette registreres, håndteres og loggføres fortløpende, av: Entreprenør er ansvarlig for loggføring og oppfølging av avvik i forbindelse med byggearbeider Byggeledelsen er ansvarlig for egen avvikslogg Ved alvorlige avvik, skal prosjektleder varsles umiddelbart. Status på håndtering av avvik skal legges ved månedsrapport. 9 Kvalitetssikring 9.1 Generelt Entreprenør skal ha et implementert og dokumentert system for kvalitetsstyring iht. ISO 9001:2008 for å sikre at eget arbeid utføres i henhold til gjeldende lover, forskrifter og aktuelle standarder, samt kontraktens krav. Entreprenør skal videreføre de krav som er satt av oppdragsgiver til utarbeidelse av en kvalitetsplan, kontrollplaner, etc. til sine evt. underleverandører, gjennomgå planene og godkjenne disse. 9.2 Prosjektspesifikk kvalitetsplan Entreprenør skal utarbeide en kvalitetsplan for kontrakten i samsvar med ISO 10005:2005 Retningslinjer for kvalitetsplaner. Kvalitetsplanen skal i detalj beskrive alle de aktivitetene, som entreprenør vil iverksette for å sikre at arbeidet blir utført og levert i henhold til kontrakten. Kvalitetsplanen skal minimum inneholde følgende informasjon: Kvalitetsmål Organisasjonsplan med stillingsbeskrivelser Aktiviteter, eller grupper av aktiviteter, som er nødvendige for å fylle generelle krav til kvalitetssikring for gjennomføring av kontraktsarbeidet Side 16 av 23
Referanse til de kontraktsmessige eller andre krav som skal legges til grunn for aktiviteten Dokumenterte prosedyrer (eventuelt instrukser eller retningslinjer) som vil bli fulgt ved gjennomføring av aktivitetene. Eksempler på dokumenterte prosedyrer kan for eksempel være (NB! Listen er ikke uttømmende, og må prosjekttilpasses): Dokumentstyring (herunder beslutningsplaner og dokumentleveringsplaner) Innkjøp og kontrahering av underentreprenører/-leverandører Fremdriftsstyring (fremdriftsplanlegging, -kontroll og måling) Økonomistyring Kvalitetskontroll (dokumentert egenkontroll og/eller verifikasjonskontroll) Avvikshåndtering Sluttbefaringer Kvalitetsplanen skal holdes løpende oppdatert og komplett. Enhver oppdatering av kvalitetsplanen skal oversendes byggherren. Ingen aktivitet skal starte opp før den er dekket av hensiktsmessige skriftlige prosedyrer, planer eller annen relevant informasjon. Entreprenør skal legge fram sine planer for intern revisjon av systemet, og gi byggherren adgang til og være tilstede under selve revisjonen, og å få kopi av rapporten fra denne. 9.3 Entreprenørs kvalitetskontroll Med bakgrunn i en dokumentert risikovurdering, skal entreprenør utarbeide prosjekttilpassede kontrollplaner og sjekklister. Kontrollplanene skal som et minimum vise hva som skal kontrolleres, av hvem (kontrollform), når (hvor ofte), metoden som skal benyttes og hvordan kontrollen skal dokumenteres for å sikre at aktiviteten er gjennomført i overensstemmelse med kontraktsgrunnlaget. Sjekklistene skal bl.a. gi henvisning til tegnings- og revisjonsnr., samt beskrivelsesposter og gitte toleranser. Kontrollplanene skal synliggjøre hvordan Byggherrens mulighet til kontroll kan gjennomføres, spesielt i de tilfeller der hvor arbeidene ikke lar seg inspisere i ettertid. Entreprenør skal utarbeide og vedlikeholde kontrollplaner for eget arbeid og sikre at underentreprenørene utarbeider og vedlikeholder kontrollplaner for arbeid de er ansvarlig for. Dokumentasjon for gjennomført egenkontroll skal fremlegges løpende i byggemøter eller egne særmøter. 9.4 Byggherrens kontrollplan Byggeleder skal på vegne av byggherren etablere byggherrens kontrollplan og gjennomføre kontroller av utførende entreprenører. UBF forbeholder seg retten til å få utført kontroll med bl.a.: At kontraktene overholdes Fremdrift i forhold til avtalt tidsplan Resultat av utførte arbeider iht. krav Måling av regulerbare poster Gjennomføring av kvalitetssikring og kvalitetskontroll Gjennomføring av bestemmelser vedrørende SHA og miljømål Fakturering UBFs kontrolltiltak fritar ikke entreprenørene det fulle ansvar for at utført arbeid er utført iht. krav. 9.5 Uavhengig kontroll Fra og med 1.1.2013 vil det bli gjennomført uavhengig kontroll i prosjektene iht. Plan og bygningslovens kapittel 24 og Byggesaksforskriftens (SAK 10) kapittel 14. Uavhengig kontroll Side 17 av 23
blir gjennomført iht. Direktoratet for byggkvalitet sin veileder Uavhengig kontroll. I dette prosjektet er kontrollområdet bygningsfysikk underlagt uavhengig kontroll i utførelsesfasen. 10 Rigg- og driftsbestemmelser Entreprenør er ansvarlig for alle felles rigg- og driftsytelser i prosjektet. Alle rigg-, drifts- og byggeplassarrangementer som er nødvendig for å gjennomføre egne arbeider rett-tidig og komplett, skal prises. Det er opp til entreprenør å gjøre seg kjent på arbeidsstedet og å fremskaffe nødvendige opplysninger som har betydning for økonomi, fremdrift eller på annet vis har betydning for tilbudsgivningen. Byggherrens krav til rigg og drift finnes i vedlegg 2 Byggherrens krav til rigg og drift. Byggherrens forslag til riggplan er vist i vedlegg 3: Byggherrens forslag til riggplan. 11 Krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) Byggherren stiller krav til systematisk arbeid for å ivareta hensynet til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) iht. Byggherreforskriften. Dette krever at entreprenør deltar aktivt i SHAarbeidet og vektlegger SHA i sitt arbeid. Det skal tidlig i prosjektet etableres en SHA-risikomatrise som skal følges opp og oppdateres gjennom hele prosjektet. SHA-risikomatrisen er vedlegg til SHA-plan. Byggherrens SHA-mål for prosjektet er beskrevet i byggherrens SHA-plan, se vedlegg 10. Byggherrens SHA-mål skal implementeres i entreprenørens organisasjon og hos alle underentreprenører og underleverandører. Entreprenør skal gjennom signert HMS erklæring bekrefte at de arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det etterlever kravene i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften). Byggherrens krav til SHA fremkommer av følgende vedlegg: Vedlegg 9 Krav til Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) Vedlegg 10 Prosjektets SHA-plan 12 Rent tørt bygg For å sikre et godt inneklima i ferdig bygg er det i prosjektet krav om planlegging og gjennomføring av Rent tørt bygg (RTB) iht. Rent bygg håndboken, utgitt av RIF/NVEF. RTB skal bidra til et bedre arbeidsmiljø, samt en sikrere og mer effektiv arbeidsplass for de som arbeider i prosjektet. 13 Krav til sikring av ytre miljø Undervisningsbygg er miljøsertifisert i henhold til ISO 14001:2004, og er i tillegg pålagt å ta miljøhensyn ved alle anskaffelser etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser og kommunens eget regelverk. Vi stiller derfor store krav til oss selv og til våre kontraktspartnere om å foreta miljøvennlige valg innen varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeid. Side 18 av 23
Krav til ytre miljø, se Felles kravspesifikasjon Oslo kommune Miljø og livssykluskostnader 2012 som finnes på www.fkok.no. De overordnede krav som stilles til sikring av ytre miljø fremkommer av følgende vedlegg: Vedlegg 11 Krav til sikring av ytre miljø Vedlegg 12 Prosjektets miljøprogram og miljøoppfølgingsplan 14 Avslutningsfasen 14.1 Generelt All produksjon (alle fag inkl. bygningsmessige arbeid) skal ferdigstilles ved dato for teknisk ferdigstillelse. Før datoen for teknisk ferdigstilles, skal entreprenør ha gjennomført egenkontroll og utbedret feil og mangler, samt ha gjennomført entreprenørenes funksjonsog ytelsestest (innregulering, kontroll av mengde, funksjon osv.). Byggrengjøring skal også være ferdigstilt før omtalte dato. Detaljert framdriftsplan fra dag til dag for alle arbeider, skal utarbeides for sluttfasen, se kapittel 4.7 Plan for sluttfasen. Dette skal skje i nært samarbeid med byggeleder og prosjekteringsgruppen. Planlagte aktiviteter i sluttfasen er angitt i byggherrens hovedfremdriftsplan, se vedlegg 1 Byggherrens hovedfremdriftsplan. Endelig rekkefølge og varighet av de enkelte aktiviteter, vil bli endelig fastsatt i egen plan for sluttfasen. 14.2 Tverrfaglig systemtest I sluttfasen skal det gjennomføres tverrfaglige systemtester av tekniske anlegg og brannalarmanlegg, slik dette er beskrevet i den spesielle beskrivelsen for de enkelte entrepriser. SD-anlegget må være etablert slik at man får en full tverrfaglig test og gjennomgang av SDanlegget. Til denne testen plikter entreprenør å stille med folk som har kompetanse på de anleggene som skal testes. Dersom den tverrfaglige systemtesten avdekker såpass vesentlige mangler at det er nødvendig med gjennomføring av ny test, skal den ansvarlige entreprenør dekke alle kostnader (både direkte kostnader og indirekte kostnader) forbundet med gjennomføring av en ny test. 14.3 Prøvedriftsperiode og overtagelse 14.3.1 Generelt Det gjennomføres en prøvedriftsperiode for de tekniske anleggene. Hva som inngår i denne perioden, prøveperiodens varighet og hva som skal leveres framgår av spesiell beskrivelse for det enkelte fag. Energiforbruket skal kontrolleres i de 3 ulike kretsene (tappevann, ventilasjon og varmepumpe). Resultatene skal dokumenteres måned for måned og sammenlignes mot beregnet energiforbruk. Side 19 av 23
SFP-faktor for alle vifter skal kontrolleres, målinger dokumenteres Sikre at SD-anlegget inkludert alle undersystemer, fungerer iht. kravspesifikasjon og funksjon. Det skal utføres en fullstendig systemtest av anlegget, og undersystemer (lysstyring, adgangskontroll, innbruddsalarm, romkontroll, brannalarm, m.m.). Prøvedriftsperioden starter som angitt i byggherrens hovedfremdriftsplan og etter at entreprisen er ferdigstilt og godkjent for oppstart prøvedrift (kontraktsarbeidene er montert, innregulert og testet, osv., og godkjent av Byggherren). Prøvedriftsperioden varer i 6 måneder, eller inntil Byggherren har godkjent prøvedriften. Dersom de tekniske anlegg ikke oppfyller kontraktens funksjonskrav sammenhengende de fire siste ukene av prøvedriftsperioden, eller dersom prøvedriftsperioden av annen årsak ikke har fungert etter sin hensikt i samme periode, forbeholder byggherren seg retten til å kreve prøvedriftsperioden forlenget inntil disse krav er oppfylt. En slik forlengelse av prøvedriftsperioden gir ikke entreprenøren grunnlag for tilleggskrav. Perioden skal ha følgende hensikt: Kontrollere at anleggene fungerer tilfredsstillende og oppfyller kontraktens krav Vise at reguleringsfunksjonen er stabil over tid Etterkontrollere og justere reguleringsfunksjoner basert på driftserfaring Gi personalet mulighet til å skaffe seg driftserfaring sammen med entreprenøren Rette feil og mangler 14.3.2 Gjennomføring av prøvedrift Ansvarlig entreprenør plikter å delta på planlagte prøvedriftsaktiviteter, herunder feilsøking, tester og møter. I prøvedriftsperioden skal ansvarlig entreprenør utføre tester og kontroller for å vise at anleggene fungerer etter forutsetningene. For anlegg der flere entrepriser er involvert (for å oppnå en funksjon) skal tester, registreringer og kontroller utføres ved felles befaringer. Det skal føres testprotokoll hvor avvik, årsak, tiltak, hvem som har ansvar for tiltak, feil og mangler, registreres. Retting av feil og mangler, samt justering av settpunkt som fremkommer i testprotokoll, skal skje umiddelbart. Deltakende person fra entreprenør må kjenne bygget, anlegget og systemene godt. Det foretas minst ett besøk på anlegget hver annen uke, og ellers etter behov og nødvendighet for at anlegget skal være operativt til enhver tid. Alle faste besøk på anlegget i disse perioder skal ha en varighet av minimum 4 timer (arbeidstid på anlegget). Ansvarlig entreprenør sender rapport til byggherren og rådgivende ingeniør etter hvert besøk på anlegget. Rapporten skal være en utførlig beskrivelse av hva entreprenøren har utført. Dersom kravene i kontrakten ikke oppfylles, gis ansvarlig entreprenør anledning til å foreta de endringer av program- og maskinvare som anses som nødvendige for å oppfylle kravene. Dette skal foretas uten ekstra kostnad for byggherren. Etter at de nødvendige forbedringer er gjennomført, skal det foretas test og dokumentasjon overleveres. Ansvarlig entreprenør skal besørge at dokumentasjon fra prøvedriften blir utarbeidet og overlevert i henhold til byggherrens nærmere fastlagte spesifikasjon og prosedyrer. All dokumentasjon skal ved slutten av prøvedriftsperioden være oppdatert. Ansvarlig entreprenør skal holde nødvendig måleutstyr i prøvedriftsperioden. Side 20 av 23
14.3.3 Drift og vedlikehold i prøvedriftsperioden I prøvedriftsperioden har den ansvarlige entreprenør det fulle ansvar for drift og vedlikehold av anlegget. Han skal i perioden dekke alle vedlikeholdskostnader på anleggene, også forbruksmateriale. Hver ansvarlige entreprenør har ansvar for sin installasjon. Byggherrens driftspersonell utfører daglig tilsyn av de tekniske anlegg. Dette fritar ikke den ansvarlige entreprenøren fra noen av hans plikter, jf. beskrevne punkter ovenfor. Energikostnader i prøvedriftsperioden dekkes av andre enn entreprenøren. Eventuell overskridelse av beregnet energiforbruk skal imidlertid dekkes økonomisk av entreprenøren inntil energiforbruket er som forutsatt eller bedre. Den ansvarlige entreprenør skal ha ansvaret for å utføre periodisk vedlikehold av sine anlegg i prøvedriftsperioden iht. entreprenørens vedlikeholdsbeskrivelse. Driftspersonalet skal delta i dette vedlikeholdsarbeidet. 14.3.4 Opplæring av teknisk personell ved skolen Entreprenør skal gjennomføre opplæring og veiledning av teknisk personell ved skolen for å sikre riktig drift av teknisk anlegg. Opplæring skal gjennomføres iht. krav i Felles kravspesifikasjon Oslo kommune FDV leveransekrav 2012 kapittel 3.6 Opplæring/opplæringsplan. 14.4 Garantiperiode og reklamasjoner Garantiperioden starter etter at kontraktsarbeidene er overtatt. Reklamasjonsarbeider skal utføres etter avtale og i full forståelse med byggherren og brukerinstitusjonen. Dersom hensynet til brukeren gjør det nødvendig å utføre arbeidet utenfor ordinær arbeidstid, skal dette ikke medføre krav på overtidsgodtgjørelse og lignende. Entreprenøren skal selv foreta dokumentert egenkontroll av arbeidene før byggherrens kontroll foretas. Det er medregnet en befaring etter at alle mangler er utbedret. Dersom det blir nødvendig med ytterligere befaringer pga. manglende eller mangelfullt utført reklamasjonsarbeid, vil entreprenøren bli belastet kostnader for dette. Kostnad pr. befaring er satt til kr. 5 000,- eks. mva. pr. deltaker fra byggherresiden. Fremsatte reklamasjoner skal utbedres fortløpende i perioden med mindre byggherren gir aksept for annet. Byggherren innkaller til årlige garantibefaringer i garantiperioden. Det føres referater fra befaringene med frist for utbedring av eventuelle feil og mangler. Entreprenør skal melde byggherren skriftlig når feilene/manglene er ferdig utbedret. 15 Krav til FDV-dokumentasjon og merking av bygg og anlegg Entreprenøren er ansvarlig for å overlevere FDV-dokumentasjon i henhold til Undervisningsbyggs krav. FDV-dokumentasjon, merkesystem og tegninger skal bygges opp etter NS 3451:2009- Bygningsdelstabell. Side 21 av 23
Krav til FDV-dokumentasjon, se Felles kravspesifikasjon Oslo kommune FDV leveransekrav 2012. Krav vedrørende merking av bygg og anlegg, se Felles kravspesifikasjon Oslo kommune Merkesystem 2012. For å sikre god og riktig bruk av bygget, skal entreprenøren foreta opplæring av personell, se Felles kravspesifikasjon Oslo kommune FDV leveransekrav 2012. Felles kravspesifikasjon Oslo kommune med maler og verktøy finnes på www.fkok.no. Side 22 av 23
16 Vedlegg 1. Byggherrens hovedfremdriftsplan 2. Rigg og driftsbestemmelser 3. Byggherrens forslag til riggplan 4. Prosjektets organisasjonskart 5. Telefon- og adresseliste 6. Møteoversikt 7. Tekniske krav til utarbeidelse av planer 8. Veileder for endringshåndtering 8.1 - Skjema Prisforespørsel (PF) 8.2 - Skjema Endringsordre (EO 8.3 - Skjema Varsel fra entreprenør (VE) 8.4 - Skjema Spesifisert krav (SK) 8.5 - Skjema Endringsanmodning (EA) 9. Krav til Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) 10. SHA-plan med undervedlegg 11. Krav til sikring av ytre miljø 12. Miljøprogram og miljøoppfølgingsplan 13. Foreløpig tiltaksplan for forurenset grunn 14. Mal for oppsett av faktureringsplan 15. Mal for oppsett av avdragsfaktura Side 23 av 23