SMARTERE INNKJØP GIR BEDRE BYGG Kontraktsoppfølging

Transkript

1 SMARTERE INNKJØP GIR BEDRE BYGG Kontraktsoppfølging Knut Magne Mork Bygg og anleggsingeniør Hærens Ingeniørhøgskole Bedriftsøkonom Høgskolen i Buskerud Prosjektledelse fra BI Statsbygg (Bygningsøkonom, prosjektleder) Undervisningsbygg (Senior prosjektleder) HR Prosjekt (Senior prosjektleder, avdelingsleder/nk, fagansvarlig) EH Consult 2011 (Prosjektleder) Oppdrag for blant annet Oslo kommune, Bærum kommune, Jevnaker kommune, Gran kommune, Lunner kommune, Drammen kommune, Øvre Eiker kommune, Hemsedal kommune i perioden fra

2 Kontraktsoppfølging Forutsetninger og overordnet agenda Ikke fokus på store profesjonelle offentlige byggherrene, men de små uten store resurser tilgjengelig. Gjerne diskusjon og spørsmål under veis Hvorfor oppfølging Hva skal følges opp Hvordan følge opp Tiltak for å komme på plan

3 Oppfølging Styring er bevisste tiltak for å øke sannsynligheten for å nå et ønsket resultat Oppfølging utgjør sammen med målformulering/ målbeslutning og planlegging prosjektstyringen Sammen med selve utførelsen utgjør dette styringssløyfen (Kolltveit og Reve, 1998). Mål Mål Avvik Planlegging Oppfølging Input Plan Utførelse Registrere forløp Resultat

4 Kontraktsoppfølging Et kontrakt eller et prosjekt vil normalt styres etter følgende faktorer : Fremdrift Økonomi Kvalitet SHA og Ytre Miljø I tillegg er det aktuelt å følge opp myndighetskrav som å kreve fremlegging av skatte- og avgiftsattester etc.

5 Kontraktsoppfølging - Hvordan Anbefaler bruk av innleide resurser på prosjektledelse/byggeledelse Faglig oppdaterte Har gode maler og eksempler Har kollegaer og nettverk å støtte seg på /trekke inn Alternativ benytte seg av eller etablere et innkjøpssamarbeid hvor flere har slått seg sammen Bruk andre offentlige byggherrers erfaringer og kompetanse

6 Kontraktsoppfølging - konkurransegrunnlaget Vær bevisst på hvilke krav som stilles og hvordan man skal følge opp at kravene oppfylles ved utarbeidelse av konkurransegrunnlaget Still ikke krav som man ikke har tenkt å følge opp Still ikke krav som er unødvendig strenge Still krav til administrative ytelser hos entreprenøren som forenkler oppfølgingen (f eks KS-system, fremdriftsplanlegging og rapportering) Still krav til tester og annen dokumentasjon som viser at kontrakten er oppfyllt En kontrollplan kan være et godt hjelpemiddel til å tenke gjennom hvordan man vil følge opp kontraktsarbeidet. Felles generelle bestemmelser bok 0 kan være nyttig til slike krav

7 Fremdriftsoppfølging - Hva Følge opp at det utarbeides en fremdriftsplan for kontrakten/prosjektet Følge opp at planen brukes i arbeidet Følge opp at planen revideres om nødvendig ifht faktisk fremdrift, ifht endringer og ifht HMS Følge opp at nødvendige tiltak for å komme på plan iverksettes av entreprenøren Godt grunnlag for fremdriftsoppfølging er også en forutsetning for å ha full kontroll på likviditet og kostnadsutviklingen

8 Fremdriftsoppfølging - Hvordan Viktig å stille krav til fremdriftsplanlegging av kontraktsarbeidet som muliggjør måling av fremdriften Viktig å stille krav til rapportering av fremdrift med fremdriftsfronter De ulike planene må være samordnet (f eks produksjonsplan, prosjekteringsplan, beslutningsplan) Gode fremdriftsplaner bør minimum oppfylle følgende: Sammenheng mellom planene på forskjellige nivå Planene skal til enhver tid ha et detaljeringsnivå som gjør dem egnet som et hjelpemiddel til å planlegge, organisere, styre og kontrollere utviklingen av kontraktsarbeidet ved å sammenholde virkelig utført med planlagt utført Planen skal normalt detaljeres pr. bygning og etasje ned til et nivå sammenlignbart med bygningsdelstabellen 3 siffer. Arbeidsrekkefølger, viktige avhengigheter mot ulike deler av arbeidet og kritiske aktiviteter skal fremstilles på en logisk måte. Det må legges inn milepæler, gjerne som dagmulktsbelagte delfrister Det skal være innarbeidet nødvendig slakk i planene som sikrer at Entreprenøren når de kontraktsfestede milepælene. Angivelse av planlagte SJA

9 Fremdriftsoppfølging

10 Fremdriftsoppfølging

11 Fremdriftsoppfølging - Tiltak Sørg for at det ligger slakk inne i byggherrens hovedplan Stille krav til entreprenøren om at han må gjøre tiltak/sette på mer resurser. Holde tilbake penger/revidere betalingsplan Forsere Avbestille/trekke ut arbeider Revidere/omarbeide fremdriftsplanen

12 Kostnadsoppfølging - Hva Følge opp at garantier og forsikringer er i orden Følge opp at det utarbeides betalingsplan og at denne gjenspeiler fremdriftsplanen Følge opp at faktureringen er korrekt, viktig at man skiller mellom kontrakt, endringer og evt lønns- og prisstigning Følge opp endringer og varsler Følge opp påløpte kostnader ifht årets bevilgning Følge opp utviklingen i forventet sluttkostnad Vurdere usikkerheter Følge opp behandling av sluttfaktura

13 Kostnadsoppfølging - Hvordan Som grunnlag for kostnadsoppfølgingen ifht prosjektet eller kontraktens ramme etableres et budsjett og det etableres produksjonsplaner/betalingsplaner For å kunne følge opp kostnadsutviklingen er det helt avgjørende å følge opp endringer fortløpende, både de som er utarbeidet endringsordre for og de som er varslet fra entreprenør Usikkerheter må vurderes ifht konsekvens og sannsynlighet og gjenspeile seg i vurderingen av behovet for gjenstående marginer

14 Kostnadsoppfølging Prosjektnummer Evje skole Dato: 15. september Kontrakt/ budsjettpost Forpliktet Kontrakt Påløpt Planlagte Tilleggs- % tillegg K100 Riveentreprise kostnad (2+4+5) (Fakturert) arbeider bestillinger (4+5) K200 Bygningsmessige arbeider ,3 % K310 Røranlegg ,1 % K360 Luftbehandling ,4 % K401 SD-anlegg ,0 % K402 Elektrotekniske arbeider ,8 % K501 Tele, data ,0 % K620 Heis ,0 % K700 Utomhusarbeider ,6 % SUM Entreprisekost ,5 % Margin SUM Entreprisebudsjett

15 Kostnadsoppfølging ENDRINGS OG VARSELOVERSIKT K360 Nr Datert/ til entreprenør Priset fra entreprenør Behandlet av PG Behandlet av BL Bestilt fra PL Krav/ tilbud Forventet kostnad Bestillingssum ENDRINGSMELDINGER V001 Væsketemperatur endret fra V002 Rettet ventilasjonsskjema iht V003 Endret trase for Uponorkanaler V004 rev Avregning mengder nybygget fra V005 Omprosjektering pga V006 Lufting av heissjakt i V007 Spesialprodusert inntaksrist V008 Lakkering av beslag/jethetter på VARSLER 1 Urasjonell drift ved legging av Sveising av Uponorkanal pga Lakkering av beslag/ jethetter i Spesialprodusert inntaksrist Ventilasjonstårn ikke medtatt i Ekstra deler uponorkanaler pga ANDRE KOSTNADER Mengdekontroll K

16 Kostnadsoppfølging Betalingsplaner/ samlet produksjon Kontrakt K200 K310 K360 K401 K402 K501 K620 K700 Produksjon Akkumulert Periode produksjon ,0 % okt ,7 % 0,7 % nov ,1 % 1,8 % des ,7 % 5,5 % jan ,4 % 12,9 % feb ,0 % 18,9 % mar ,5 % 26,4 % apr ,8 % 34,2 % mai ,9 % 43,1 % jun ,3 % 50,4 % jul ,1 % 55,5 % aug ,1 % 63,7 % sep ,0 % 72,6 % okt ,1 % 81,7 % nov ,8 % 91,6 % des ,7 % 94,3 % jan ,3 % 95,6 % feb ,7 % 100,3 % Sum

17 Kostnadsoppfølging 12,00 % 10,00 % 8,00 % 6,00 % 4,00 % 2,00 % 0,00 % Tillegg i % Produksjon i % 100,00 % 90,00 % 80,00 % 70,00 % 60,00 % 50,00 % 40,00 % 30,00 % 20,00 % 10,00 % 0,00 % Tillegg i % av kontrakt vs produksjon i %

18 Kostnadsoppfølging Attestasjonsregnskap Konto Tekst Fakt.nr A-konto kontrakt Endringer LPS Bilag K620 Heis Akonto ,00 45 Akonto , Akonto , EO K620-A , EO K620-A , Lønns- og prisstigning , Kreditnota feil timepris , Kreditnota feil LPS , Heis, siste avdrag , Kreditnota motkrav , Kreditnota øvrige krav , Sum konto , , ,00

19 Kostnadsoppfølging - Tiltak Ingen utbetalinger før garantier og kopi av forsikringer foreligger Returnere fakturaer ved feil Iverksette innsparingstiltak Bestille opsjoner Eventuelt videreføre krav mot de prosjekterende ved feilprosjektering Det er viktig å etablere en liste over mulige innsparinger og eventuelt også over ønskede kvalitetshevinger på et tidlig tidspunkt slik at alle slike tiltak og opsjoner er priset i kontrakten. Den store utfordringen er selvsagt å komme opp med tiltak som kan besluttes seint i prosessen.

20 Kvalitetsoppfølging - Hva At den beskrevne kvaliteten leveres

21 Kvalitetsoppfølging - Hvordan Bruk de prosjekterende til kontroll Kontroller at entreprenørens kvalitetssikring/egenkontroll fungerer Fokuser på de områder som er viktigst velg gjerne ut i samarbeid med prosjekterende Still krav til tester, beregninger og målinger som dokumenterer oppfyllelse av beskrevet kvalitet lydmålinger, tetthetsprøving, innreguleringsprotokoller m.m Gjennomfør tverrfaglige tester som viser at systemene fungerer sammen Særlig viktig for brann og alt som kobles styres av SD-anlegget Vurder prøvedriftsperiode før anleggene overtas

22 Kvalitetsoppfølging - tiltak Utbedring Prisavslag Omprosjektering og ombygging Ved første og siste punkt er det viktig å vurdere konsekvenser for fremdrift og kostnader før tiltak besluttes og iverksettes

23 SHA og Ytre miljø - Hva Entreprenørens HMS-plan At nødvendige avtaler inngås for de roller som skal fylles etter byggherreforskriften SJA Utviklingen i form av eventuelle ulykker, nesten ulykker og avvik Rent tørt bygg Avfallshåndtering

24 SHA og Ytre miljø - Hvordan Gjennomgå entreprenørens opplegg Sørge for rapportering Befaringer Bruk tilgjengelige resurser om nødvendig i form av folk i egen organisasjon (hovedverneombud) og eventuelt offentlige instanser (arbeidstilsyn, skatteoppkreveren, etc) Revisjoner

25 SHA og Ytre miljø - Tiltak Pålegg om utbedring Stenging av byggeplass Andre sanksjoner (viktig å innarbeide i kontrakt)