BOK 0. Prosjektadministrative bestemmelser for entreprenør. Prosjekt: Kampen skole - Rehabilitering av SFObygget. Prosjektnummer

Transkript

1 BOK 0 Prosjektadministrative bestemmelser for entreprenør Prosjekt: Kampen skole - Rehabilitering av SFObygget Prosjektnummer Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Godkjent Dokument ferdigstilt Eivind Olsen Eivind Olsen Side 1 av 27

2 Innholdsfortegnelse 1 Generell orientering Bok Beskrivelse av prosjektet Resultatmål for prosjektet Definisjoner/forklaringer Fremdrift Byggherrens organisasjon Orientering om gjennomføringsmodell og entrepriseinndeling Status offentlig saksbehandling Omtale av bygningsmessige arbeider og tekniske anlegg Krav og bestemmelser i avtaleforholdet Kontraktsbestemmelser Kravspesifikasjon og omfangsskjema Entreprenørens bemanning Generelle krav til innlevering av søknader Ansvar og fullmakter Etiske retningslinjer Kommunikasjon Intern kommunikasjon i prosjektet Ekstern kommunikasjon Møtestruktur Overlevering av tegninger og annen dokumentasjon Arkivering Fremdriftsstyring Byggherrens hovedfremdriftsplan (nivå 1) Fremdriftsplan (nivå 2) Produksjonsplan (nivå 3) Bemanningsplan Byggherrens beslutningsplan Tegningsleveranseplan Plan for Avslutningsfasen Oppfølging og oppdatering av fremdriftsplaner Økonomistyring og fakturering Faktureringsplan Fakturering Godkjente tilleggsarbeider, regulerbare poster og regningsarbeid Betalingsfrist Endringshåndtering Ordinære endringer Irregulære endringer Svikt ved byggherrens medvirkning Entreprenørens forslag til endringer Regningsarbeider Omfangsskjema og fravikshåndtering Avvikshåndtering Registrering og oppfølging av avvik Side 2 av 27

3 9 Kvalitetssikring Generelt Prosjektspesifikk kvalitetsplan Entreprenørs kvalitetskontroll Byggherrens kontrollplan Uavhengig kontroll Rigg- og driftsbestemmelser Krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) Rent tørt bygg Krav til sikring av ytre miljø Avslutningsfasen Generelt Tverrfaglige systemtester Fullskalatest Teknisk kontrollbefaring Prøvedriftsperiode og overtagelse Garantiperiode og reklamasjoner Krav til FDV-dokumentasjon og merking av bygg og anlegg Vedlegg Side 3 av 27

4 1 Generell orientering 1.1 Bok 0 Bok 0 omfatter orienterende beskrivelse av prosjektet, samt kontraktskrav til prosjektstyring av SHA, fremdrift, kvalitet, økonomi og rapportering i prosjektet. I tillegg omfatter Bok 0 prosjektadministrative bestemmelser, rutiner, orienteringer, etc. mellom entreprenør og byggherre som skal bidra til et koordinert, forretningsmessig og godt gjennomført prosjekt. Alle krav som fremkommer i Bok 0 skal være inkludert i pristilbudet gitt av entreprenør. Alle impliserte parter forpliktes til å følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser og retningslinjer som fremkommer i Bok 0. Generalentreprenøren vil i det etterfølgende bli omtalt som ansvarlig entreprenør. 1.2 Beskrivelse av prosjektet Kampen skole består av 4 bygninger: Hovedbygningen (Bygg A, B og E) Gymbygget SFO-bygget Lager Kampen skole ble oppført i Hovedbygningene (Bygg A og B) gjennomgikk en totalrehabilitering i Gymbygget ble rehabilitert i 2014, og det ble da gjort tekniske valg med tanke på at SFO-bygget skulle rehabiliteres i nær fremtid. SFO-bygget kalles også AKS-bygget eller Villa Kampen, og var opprinnelig bolig for rektor og vaktmester. Bygget er oppført på byantikvarens gule liste som bevaringsverdig (verneklasse 2). Fasader og trappeoppganger er viktige elementer for byantikvaren. Bygget benyttes til skolefritidsordning (SFO) eller AKS (Aktivitetsskolen) som det kalles i Oslo. Bygningen er i pusset tegl med trebjelkelag og valmet tak med takstein. Prosjektomfanget består i hovedsak av følgende elementer: Utskifting av tekniske anlegg Innvendig: Overflater, bygningsmessige arbeider ifm tekniske anlegg, universell utforming Utvendig: Utbedringer av klimaskjerm, solavskjerming, universell utforming Utbedring av tak og drenering Det vil være aktivitetsskole og skole i drift under hele byggeperioden. Aktivitetsskolen flytter sine aktiviteter til alternative lokaler på Kampen skole (klasserom, gymsal, utendørs). Byggeplassen har adresse Normannsgate 57 (samme som skolen), og adkomst til byggeplassen blir primært fra Skedsmogata gjennom et slusesystem med byggegjerder. Det vises til riggplanen og situasjonsplanen. Entreprenør er ansvarlig for å skaffe nødvendige tillatelser fra bymiljøetaten. Side 4 av 27

5 1.3 Resultatmål for prosjektet I prioritert rekkefølge: Sikkerhet Helse og Arbeidsmiljø Målet for H-verdi er 0. (H-verdi er antall skader med sykefravær pr utførte arbeidstime.) Det legges stor vekt på at risikovurderinger i prosjekteringsfase, videreføres til Sikker- Jobb- Analyser i gjennomføringsfase, samt annen nødvendig tilpasning av SHA-planen. Økonomi Prosjektets kostnadsramme skal overholdes. Kvalitet og miljø Det skal velges nøkterne, men bestandige materialer og løsninger i henhold FKOK Bygget skal tilfredsstille krav til universell utforming. Krav til avfallshåndtering på byggeplass er at minst 85 vekt% av avfallet kildesorteres på byggeplass. Fremdrift Alle frister skal overholdes 1.4 Definisjoner/forklaringer UBF UDE FKOK Bok 0 PA-bok SL PL PGL PG ARK BL PNS 1.5 Fremdrift Generelt Undervisningsbygg Oslo KF Utdanningsetaten Felles kravspesifikasjon Oslo kommune, se Prosjektadministrativ håndbok for entreprenører Prosjektadministrativ håndbok for prosjekterende og byggeledelse Seksjonsleder. Seksjonsleder er prosjektleders nærmeste leder og har ansvaret for seksjonens prosjektportefølje. Prosjektleder. Prosjektledelsen innehas av UBF ved prosjektleder. Prosjektleder er således den administrative leder av prosjektet. Prosjekteringsgruppeleder Prosjekteringsgruppe (rådgivere og arkitekt) Arkitekt Byggeledelse Prosjektnedbrytningsstruktur Byggherren har utarbeidet en hovedfremdriftsplan, vedlegg 1 Byggherrens hovedfremdriftsplan. Entreprenørens fremdrift skal generelt underordnes byggherrens hovedfremdriftsplan. Se mer informasjon i kapittel 4 Fremdriftsstyring Byggefasen Byggefasen er angitt i byggherrens hovedfremdriftsplan. Innen for denne tidsrammen skal generalentreprenøren planlegge sine arbeider frem til teknisk og bygningsmessig ferdigstillelse. Side 5 av 27

6 1.5.3 Sluttfasen Sluttfasen er angitt i byggherrens hovedfremdriftsplan. Sluttfasen skal ha varighet som angitt i hovedfremdriftsplanen, og det tillates ikke at det denne fasen blir avspist med aktiviteter som skulle vært ferdigstillt i byggefasen Dagmulktsbelagte frister Milepælene i Byggherrens hovedfremdriftsplan er dagmulktsbelagt. Disse er også angitt i avtaledokumentet. 1.6 Byggherrens organisasjon Byggherrens organisasjon er vist i vedlegg 4: Prosjektets organisasjonskart. Byggherre er Undervisningsbygg Oslo KF (UBF). Leietaker for skoleanlegget er Utdanningsetaten (UDE). Byggeleder er Undervisningsbygg sin representant og kontaktledd mot entreprenører og prosjekterende med mindre annet er avtalt i prosjektet. Prosjektets deltakere ved kontraktsinngåelse fremkommer av vedlegg 5 Adresseliste, som til en hver tid skal finnes oppdatert på byggeplassen. 1.7 Orientering om gjennomføringsmodell og entrepriseinndeling Prosjektet gjennomføres som en Generalentreprise. Generalentreprenøren skal ivareta rollen som teknisk integrator (ITB-ansvarlig), enten med en person fra egen organsiasjon med tilstrekkelig teknisk kompetanse, eller gjennom en utpekt person i en av de tekniske underentreprisene. 1.8 Status offentlig saksbehandling Rammetillatelse foreligger. Det må søkes om igangsettingstillatelse. Søknad om igangsettingstillatelse skal behandles av Plan- og bygningsetaten innen 3 uker fra mottatt søknad i henhold til Byggesaksforskriften. Tiltaket er underlagt uavhengig kontroll av utførelsen innenfor fagområdene bygningsfysikk og konstruksjonssikkerhet. 1.9 Omtale av bygningsmessige arbeider og tekniske anlegg Prosjektet omfatter full innvendig rehabilitering inkl utskifting av tekniske anlegg og universell utforming, samt øvrige bygningsmessige utbedringer som anses nødvendige og hensiktsmessige i forbindelse med at prosjektet gjennomføres. Det vises vedlegg 14: Teknisk prosjektbeskrivelse (kort beskrivelse av prosjektet) for en overordnet teknisk beskrivelse av prosjektet. 2 Krav og bestemmelser i avtaleforholdet 2.1 Kontraktsbestemmelser Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 8405:2008 med de justeringer og suppleringer som fremgår av avtaledokumentet. Side 6 av 27

7 2.2 Kravspesifikasjon og omfangsskjema Prosjektet skal følge Oslo kommunes felles kravspesifikasjon (FKOK) med tilhørende overordnede krav i relevante fellesbøker og bøker for formålsbygg. Det er utarbeidet et omfangsskjema som viser hvilke krav som er relevante for prosjektet, samt et fraviksskjema med oversikt over hvilke krav i FKOK som er preakseptert å fravike. Byggherren v/ prosjekteringsgruppen er ansvarlig for å beskrive løsninger som er i tråd med gjeldende krav. Entreprenøren skal varsle byggherren dersom han blir oppmerksom på at det er beskrevet løsninger ikke oppfyller gjeldende krav. 2.3 Entreprenørens bemanning Det forutsettes at entreprenørs prosjektorganisasjon som beskrevet i tilbudet, skal gjennomføre prosjektet. Dersom tilbudt personell må erstattes skal dette være med personer med minst tilsvarende kompetanse og erfaring. Endringer skal godkjennes av prosjektleder. Kun personell tilbudt i anbudet anses som preaksepterte. Oversikt over entreprenørens bemanning oppdateres i prosjektets adresseliste, vedlegg 5 Adresseliste. Prosjektleder hos entreprenør er ansvarlig for å oppdatere egen organisasjon i denne adresselisten. 2.4 Generelle krav til innlevering av søknader Arkitekt er ansvarlig søker. Entreprenør må følge alle krav i forbindelse med innlevering av søknader i henhold til Plan- og bygningsloven og andre offentlige krav, og vil være kontraktsmessig ansvarlig overfor tiltakshaver for at søknad om igangsettelse rettidig blir sendt Plan- og bygningsetaten. All kontakt med offentlig myndighet i forbindelse med søknad om igangsettelse, brukstillatelse og ferdigattest skal gå gjennom ansvarlig søker. Nødvendig dokumentasjon for igangsettingstillatelse må sendes snarest mulig etter kontrahering, jfr. frist i kontrakt. Dersom entreprenør underveis i prosjektet ønsker å overføre ansvarsretter til sine underentreprenører, skal kostnaden med dette dekkes av entreprenør som ønsker endringen. Byggherren skal varsles om eventuell overføring av ansvarsrett. 2.5 Ansvar og fullmakter Ansvar Rollefordelingen i forhold til Plan- og bygningsloven: Tiltakshaver/Byggherre: Ansvarlig søker (SØK): Ansvarlig prosjekterende, alle fag (PRO): Ansvarlig for uavhengig kontroll: Ansvarlig utførende (UTF): Viser for øvrig til vedlegg 5 Adresseliste. Undervisningsbygg HWR Arkitekter AS COWI AS og HWR Arkitekter AS ÅF Advansia AS Firmanavn Undervisningsbyggs fullmakter ved endring i kontrakt Administrerende direktør, Rigmor Helene Hansen Ubegrenset Avdelingsdirektør, Ketil Asklien NOK Side 7 av 27

8 Seksjonsleder NOK Prosjektleder NOK Byggeleder NOK Etiske retningslinjer Handlinger i strid med lover, regler og god forretningsskikk skal ikke forekomme. Byggherren aksepterer ikke trakassering, diskriminering eller annen adferd som andre kan oppfatte som støtende, truende eller nedverdigende. 3 Kommunikasjon 3.1 Intern kommunikasjon i prosjektet Generelt Med korrespondanse menes brev, e-post, månedsrapporter, møtereferater og tilsvarende administrative dokumenter som skal behandles i tråd med bestemmelsene i dette punkt. Krav vedrørende korrespondanse iht. aktuell kontraktsstandard skal også etterleves. Korrespondansen skal av hensyn til saksbehandling og arkivering kun omhandle én sak. Det skal angis hvor kopi er sendt. Kopier sendes i henhold til distribusjonsliste utarbeidet for vedkommende entreprise. Entreprenøren skal opprette og vedlikeholde et kronologisk register/logg for all utgående og innkommende korrespondanse og forsendelsesbrev. All korrespondanse mellom partene skal sendes til vedkommendes forretningsadresse dersom ikke annet er avtalt, iht. oppdatert adresseliste, se vedlegg 5 Adresseliste. All korrespondanse skal merkes med prosjektnummer og prosjektets navn. Deretter angis hva saken gjelder. Eks: « Kampen skole - Rehabilitering av SFO-bygget - Mengdekontroll» E-post skal i emnefeltet merkes med en kortform, slik at saken lett blir synlig og identifiserbar ved mottak av e-post. Eks: «Kampen SFO - Igangsettingstillatelse» Brev og signerte protokoller som skal sendes til byggherren, stiles til Undervisningsbygg v/prosjektleder. All elektronisk korrespondanse til og fra prosjektet skal sendes til, eller med kopi til prosjektleders e-post: eivind.olsen@ubf.oslo.kommune.no Løpenummer Løpenummer starter på 001 for hver kombinasjon av avsender mottaker type korrespondanse. Side 8 av 27

9 3.1.3 Brev og signerte protokoller Brev, beslutningsnotater, protokoller og annet som normalt krever underskrift sendes som brev eller skannes og sendes som e-post. Dette gjelder også e-postkorrespondanse som inneholder beslutninger. Protokoll benyttes når det behandles saker eller tas beslutninger som må være skriftlig bekreftet. Protokoller underskrives av alle møtedeltakerne. Som eksempel kan nevnes overtakelsesprotokoller og reklamasjonsprotokoller E-post E-post skal kun benyttes til mer uformelle avklaringer hvor det ikke utarbeides notater, referater, rapporter eller lignende. Notater og referater kan sendes pr. e-post. Brev, protokoller og annet som normalt krever underskrift kan skannes inn og sendes med e-post, eventuelt med post. E-post skal stiles primært til én person eller til de personer som har oppfølgingsansvar, evt. med kopi til andre. Hver e-post skal bare inneholde én sak av hensyn til arkivering Referater Det skal skrives referat fra alle møter og befaringer. Alle referater merkes iht. retningslinjene for merking av korrespondanse, og møtetype og møtenummer skal angis. Alle referater skal inneholde opplysninger om: Tid og sted Referent Navn på deltakerne Formålet med møtet/befaringen Kommentarer til forrige referat Distribusjon av referatet Pålagte oppgaver: hvem - hva - når Vedtak/beslutninger Tid for neste møte/befaring Referatet skal angi konklusjoner vedrørende hvert punkt som behandles. Oppgaver skal følges opp og fjernes ikke fra referatet før saken er avklart/oppgave utført. Møtereferater skal sendes ut senest 2 arbeidsdager etter at møtet er avholdt. Møtereferater anses som godkjent såfremt kommentarer ikke har fremkommet senest syv dager etter møtet er avholdt eller senest i det følgende møte av samme art Rapportering fra Entreprenør Entreprenør rapporterer til prosjektleder via byggeleder. Rapporteringen skal skje innen den 5. i hver måned. Siste dag i måneden, med mindre annet avtales spesielt, skal være statusdato for innsamling av data. Månedsrapporten skal inneholde følgende: 1. Status i prosjektet mht. utførte oppgaver, fremdrift og økonomi. Rapportering iht. relevante punkter i Bok Status SHA og ytre miljø - bl.a. iht. prosjektets mål på SHA og miljø 3. Kvalitetssikring - gjennomført og planlagt kvalitetssikring og -kontroll. 4. Status bemanning. Side 9 av 27

10 5. Avvik - avvik i perioden og status for alle avvik. 6. Endringer - endringer i perioden og status for alle endringer. 7. Forhold til myndigheter. 8. Informasjon vedrørende avholdte møter, nødvendige beslutninger eller produksjonsunderlag som mangler, samt korrespondanse som krever svar. 9. Vedlegg til månedsrapporten: Fremdriftsplan med aktuell fremdriftsfront angitt Plan for levering av dokumentasjon Endringslogg Avvikslogg Byggherrens beslutningsplan 3.2 Ekstern kommunikasjon Korrespondanse mot myndigheter og andre eksterne aktører All kontakt mot myndigheter og andre eksterne aktører skal gå gjennom prosjektleder hvis ikke annet er avtalt Mediekontakt Skoleprosjekter i regi av Undervisningsbygg har interesse for offentligheten og media. Det er fornuftig at byggherren koordinerer kontakt ved mediehenvendelser. Henvendelser fra media og publikum til rådgivere, leverandører, entreprenører og andre utenfor byggherrens prosjektledelse, skal derfor meldes fra til Undervisningsbyggs kommunikasjonsdirektør, som koordinerer eventuelle uttalelser. Alle mediehenvendelser skal tas i mot på en høflig måte med henvisning til kommunikasjonsdirektøren i Undervisningsbygg, samt informere PL Reklame Alle aktører i prosjektet må innhente forhåndsgodkjennelse fra byggherren dersom noen ønsker å gi offentligheten informasjon om avtalen/prosjektet. Dette gjelder også for byggeplasskilt. 3.3 Møtestruktur Følgende møtetyper er aktuelle i prosjektet: Oppstartsmøter med entreprenør Oppstartsmøte med skolen før byggestart Overleveringsmøte 2 SHA SHA-møter Fremdriftsmøter Byggemøter Byggherremøter Endringshåndteringsmøter KS-møter Arbeidsmøter Særmøter Møter skal fortrinnsvis avholdes etter en avtalt møteplan. Deltakere og innhold for de forskjellige møtetypene fremgår av vedlegg 6 Møteoversikt. Krav til møtereferater, se punkt Referater. Side 10 av 27

11 3.4 Overlevering av tegninger og annen dokumentasjon De prosjekterende utarbeider en generell dokument- og tegningsleveranseplan. Entreprenør må gi tilbakemelding hvis ikke denne ikke er iht. til entreprenørens egen fremdriftsplan. Byggherren har rammeavtale med Interaxo prosjekthotell. Prosjektet distribuerer tegninger ved at den som utarbeider en tegning laster opp denne til prosjekthotellet. Etter hver opplasting av nye/reviderte tegninger eller dokumenter oppdateres dokument- og tegningslisten. Entreprenøren skal fortløpende printe eller bestille papirkopier av tegninger og dokumenter etter eget behov, samt ett eksemplar til byggherren v/byggeleder. En tegningsforsendelse skal i tillegg til tegningskopiene alltid inneholde tegningsliste, distribusjonsliste og nødvendige adresseopplysninger. 3.5 Arkivering Entreprenør skal etablere og opprettholde et arkiv som dokumenterer saksforløpet gjennom hele prosjektperioden. Arkivet skal omfatte all inn- og utgående korrespondanse, møtereferater, notater, fakturaer, etc. 4 Fremdriftsstyring Entreprenøren er ansvarlig for at tidsfrister holdes. Entreprenør skal, som en del av sitt styringssystem, ha et system for fremdriftshåndtering som omfatter planlegging, styring, koordinering og kontroll av fremdrift. Systemet for fremdriftshåndtering skal sikre styring og kontroll av bemanning, samt dokumentere ivaretakelse av SHA hensyn og inkludere SHA aktiviteter. Entreprenørs fremdriftsplan skal kunne sorteres på fag, kontrollområde, faser, milepæler, spesielle aktiviteter, kritiske aktiviteter, etc. Endringer og tillegg til kontraktsarbeidet skal fortløpende innarbeides i fremdriftsplanene. Som et minimum skal plansystemene tilfredsstille følgende krav: Avhengigheter mellom aktiviteter Entydig aktivitetskoding Sammenheng mellom planer på forskjellige nivå Frontlinje med angivelse av status i forhold til tidsaksen Angivelse av planlagte Sikker Jobb Analyse (SJA) Tekniske krav til utarbeidelse av Fremdriftsplan fremkommer i vedlegg 7 Tekniske krav til utarbeidelse av planer. 4.1 Byggherrens hovedfremdriftsplan (nivå 1) Byggherrens hovedfremdriftsplan omfatter alle arbeider for alle deler og faser av prosjektet og er vist i vedlegg 1 Byggherrens hovedfremdriftsplan. 4.2 Fremdriftsplan (nivå 2) Med utgangspunkt i byggherrens hovedfremdriftsplan skal entreprenøren utarbeide en fremdriftsplan for sine arbeider. Planen skal omfatte det komplette arbeidsomfang for Side 11 av 27

12 entreprisen. Planen fremstilles som Gantt-diagram og skal for hver aktivitet som et minimum vise: Milepæler gitt i kontrakt Aktivitetskode og -beskrivelse. Aktivitetskoden skal være entydig. Planlagt start-/sluttdato og varighet Avhengigheter mellom hovedaktiviteter Kritisk linje Fremdriftsplaner skal normalt detaljeres pr. bygning/kontrollareal ned til et nivå sammenlignbart med bygningsdelstabellen ned på 3 siffer. Det skal være innarbeidet nødvendig slakk i planene som sikrer at entreprenøren når de kontraktsfestede milepælene. Gjeldende fremdriftsplan (nivå 2) er bindende og tillates ikke endret uten etter særskilte krav fra eller etter avtale med byggherrens prosjektleder, og skal benyttes som grunnlag for entreprenørens rapportering. Fremdriftsplan nivå 2, er den detaljerte fremdriftsplanen som skal vise entreprenørens totale ytelser og gjennomføring av prosjektet, tilpasset Byggherrens hovedfremdriftsplan. Planen utarbeides, justeres og vedlikeholdes av entreprenør. Fremdriftsplanen skal reflektere utviklingen av prosjektet. Den skal også vise hvorledes de bindende fristene skal overholdes, og skal fortløpende justeres for eventuelle fristforlengelse eller forseringer, så fremt ikke milepæler endres. Fremdriftsplan skal holdes innenfor de rammer for utvikling av prosjektet som var påregnelig ved inngåelse av kontrakten, og for øvrig innenfor de tidsfrister som er oppgitt i kontrakten. Entreprenør skal uten ugrunnet opphold varsle byggherren dersom frister eller rimelig fremdrift ikke kan holdes. 4.3 Produksjonsplan (nivå 3) Med utgangspunkt i fremdriftsplan (nivå 2) skal entreprenøren utarbeide detaljerte planer for sine arbeider på hensiktsmessig detaljnivå. Disse planene skal settes sammen til koordinerte 2-, 4-, eller 8-ukersplaner av den ansvarlige for fremdriftskoordineringen. Planen skal omfatte alle aktiviteter innen kontraktsarbeidet i perioden den gjelder for. Planen skal gjennomgås og evt. justeres på fremdriftsmøter hver 14. dag. Krav til produksjonsplan (nivå 3): De samme krav til presentasjon som stilles til fremdriftsplan, skal også gjelde for produksjonsplan Planen skal være organisert slik at den gjenspeiler gjennomføringen i prosjektet. Det skal være full overensstemmelse mellom aktiviteter i fremdriftsplan (nivå 2) og tidsrammer for aktiviteter i produksjonsplan (nivå 3). Arbeidsrekkefølger, viktige avhengigheter mot ulike deler av arbeidet og kritiske aktiviteter skal fremstilles på en logisk måte Planene skal til enhver tid ha et detaljeringsnivå som gjør dem egnet som et hjelpemiddel til å planlegge, organisere, styre og kontrollere utviklingen av kontraktsarbeidet ved å sammenholde virkelig utført med planlagt utført Side 12 av 27

13 4.4 Bemanningsplan Med bakgrunn i produksjonsplan, skal entreprenør levere en bemanningsplan eller ressursplan. Virkelig bemanning iht. bemanningsplan, skal rapporteres månedlig til Byggherren. Byggherren skal informeres ved vesentlige endringer i bemanningsplanen. 4.5 Byggherrens beslutningsplan Entreprenør skal utarbeide Byggherrens beslutningsplan som synliggjør tidshorisont for alle nødvendige avklaringer som byggherren og hans representanter skal beslutte. Byggherrens beslutningsplan skal vise frist for fremleggelse av forslag fra entreprenør, nødvendig tid til avklaringer for byggherren, og frist for byggherrens beslutninger. 4.6 Tegningsleveranseplan Basert på de prosjekterendes tegningslister og planlagt fremdrift, skal entreprenør utarbeide en leveranseplan som viser ønsket tidspunkt for leveranse av arbeidstegninger, etc. Tegningsleveranseplan skal synliggjøre fremdrift i forhold til frister for eventuell kontrahering av underleverandører og bestillinger der dette utløser behov for tegninger eller kontroll/avklaringer fra prosjekteringsgruppen. Tegningsleveranseplan skal ivareta nødvendig tid for rådgivernes avklaringer og kontroll, samt frist for beslutninger. Behov for avklaringer evt. detaljering skal meldes slik at prosjekteringsgruppen får rimelig tid til å utføre disse. 4.7 Plan for Avslutningsfasen For avslutningsfasen skal det i god tid utarbeides en detaljert plan, jfr. kapittel 14 Avslutningsfasen. 4.8 Oppfølging og oppdatering av fremdriftsplaner Byggeleder skal på vegne av byggherren følge opp entreprenør bl a med tanke på etterlevelse av planer. Dersom arbeidet utvikler seg slik at de etablerte planer ikke lenger reflekterer den faktiske situasjonen på en tilfredsstillende måte, kan byggherren kreve at entreprenør utarbeider reviderte planer. Ved oppdatering skal entreprenør levere et underlag hvor det går klart frem hvilke deler av planen som er revidert og hvilke konsekvenser dette får mht. å nå prosjektets milepæler, samt hvordan det påvirker kritisk linje og slakk. Oppdateringen skal omforenes og deretter godkjennes av byggherren. 5 Økonomistyring og fakturering 5.1 Faktureringsplan Entreprenør skal utarbeide forslag til faktureringsplan. Faktureringsplan er å forstå som en periodisert oversikt over planlagt produksjon i henhold til vedtatt fremdriftsplan, hvor produksjonen for en måned settes med tidligste faktureringstidspunkt den 1. i påfølgende måned etter at arbeidene er utført. Planen skal godkjennes av byggherren som grunnlag for entreprenørs fakturering og byggherrens budsjettering. Ved oppdatering av fremdriftsplaner kan byggherren kreve at faktureringsplanen revideres slik at den gjenspeiler faktisk fremdrift/produksjon. Side 13 av 27

14 Faktureringsplanen skal splittes på PNS i henhold til byggherrens Prosjektnedbrytningsstruktur (PNS). Innestående skal fordeles ut på det enkelte fag. Se eksempel på Faktureringsplan i vedlegg 15 «Mal for Oppsett av Faktureringsplan». 5.2 Fakturering Fakturering utføres månedlig med tidligste fakturadato den 1. i påfølgende måned etter at arbeidene er utført. Fakturaer skal adresseres og merkes i henhold til kontrakt. Fakturaunderlag sendes i forkant til byggeleder for kontroll og signering. Dette underlaget skal vedlegges faktura sammen med evt. annen dokumentasjon som er avtalt. Fakturaer som ikke oppfyller avtalt krav eller som omhandler ikke utførte arbeider, returneres. Faktura skal inneholde: Tidligere fakturert Nå fakturert Sum fakturert pr. dato Kontrakt inkl. godkjente endringsmeldinger Gjenstående iht. ramme Det skal sendes separate fakturaer for: Kontraktsbeløp (avdragsfaktura, sluttfaktura) Godkjente endrings- og tilleggsarbeid Prisstigning I tillegg skal faktura splittes i henhold til byggherrens oppsatte PNS struktur. Se punkt 5.1 Faktureringsplan for oversikt over PNS-koder. Som eksempel på oppsett av avdragsfaktura, se vedlegg 16 «Mal for Oppsett av avdragsfaktura» Kontraktsbeløp (avdragsfaktura, sluttfaktura) Avdragsfaktura skal ikke betales før det foreligger sikkerhetsstillelse. Avdragsfakturaer skal ikke fremsendes oftere enn 1 gang pr. måned Prisstigning Prisstigningsfakturaer skal ha vedlagt spesifisert beregning av prisstigningsbeløpet. Beregningen skal være basert på NS 3405, med mindre annet er avtalt i kontrakten. 5.3 Godkjente tilleggsarbeider, regulerbare poster og regningsarbeid Fakturaer for tilleggsarbeider skal ha vedlagt signert endringsordre fra Undervisningsbygg, samt nødvendig dokumentasjon for eventuelle regulerbare poster eller regningsarbeid (faktura fra UE/timelister/materiallister). Godkjente endringsordrer samles i samlefaktura som sendes ikke oftere enn 1 gang pr. måned. 5.4 Betalingsfrist UBFs betalingsfrist er 30 dager etter mottak av korrekt faktura. 6 Endringshåndtering Byggherren skiller mellom 4 ulike endringssituasjoner: Side 14 av 27

15 1 Ordinære endringer (ønskede endringer fra byggherren, starter med en prisforespørsel eller endringsordre) 2 Irregulære endringer (byggherren krever noe som entreprenøren mener er en endring, starter med et varsel fra entreprenør) 3 Mangler/forsinkelser ved byggherrens leveranser m.m. (hvis byggherrens leveranser eller medvirkning er forsinket eller mangelfulle, starter med et varsel fra entreprenør) 4 Entreprenørens endringer (ønskede endringer fra entreprenøren, starter med en endringsanmodning eller et pristilbud) De ulike endringssituasjonene er beskrevet under med tilhørende flytskjema for å illustrere gangen i endringshåndteringen. Undervisningsbygg har utarbeidet standardiserte skjema for endringshåndtering: Byggherrens endringsordre (EO) Byggherrens prisforespørsel (PF) Entreprenørens varsel (VE) Entreprenørens spesifiserte krav (SK) Entreprenørens endringsanmodning (EA) Skjemaene er utarbeidet med basis i NS 8405 og henviser til aktuelle kontraktsbestemmelser. De standardiserte skjemaene skal benyttes dersom ikke annet avtales. Side 15 av 27

16 6.1 Ordinære endringer Når det oppstår endringer/tillegg som byggherren ønsker utført, og som er en endring eller et tillegg til kontrakten med entreprenøren, vil en følge det løpet som er vist i Figur 1 Flytskjema for regulære endringer, nedenfor. Skjema Referanse Entreprenør Varsel fra entreprenør Varsel om konsekvenser pkt. 24.4, 25.3 Spesifisert krav Spesifisert og begrunnet krav pkt. 24.6, 25.4 Byggherre Referanse Endringsordre pkt Byggherrens svarplikt pkt. 24.7, 25.5 Skjema Endringsordre Svar på spesifisert krav Figur 1 Flytskjema for regulære endringer Prisforespørsel I forbindelse med endringer/tillegg som byggherren vurderer om skal komme til utførelse, utarbeider byggherren en prisforespørsel ved bruk av skjemaet prisforespørsel. Prisforespørselen oversendes Entreprenør for utarbeidelse av pristilbud. Pristilbud oversendes innen angitt frist til Byggherren for behandling. Det presiseres at en prisforespørsel aldri innebærer en bestilling av en endring. Dersom byggherren beslutter å gjennomføre endringen, utstedes det en Endringsordre på basis av pristilbudet fra entreprenør Endringsordre Endringsordre har status som bestilling eller godkjenning av krav. Under punkt 4 i endringsordren oppgis priskonsekvens, eventuelt hvilken avregningsmetode som benyttes dersom priskonsekvensen ikke er avklart før utførelse Varsel fra entreprenør Dersom entreprenøren mener endringsordren medfører økte utgifter til kapitalytelser, rigg og drift og/eller krav om fristforlengelse, skal han varsle byggherren ved hjelp av skjemaet varsel fra entreprenør Spesifiserte krav Hvis endringen medfører økonomiske eller tidsmessige konsekvenser for entreprenøren som ikke er kjent/avklart på tidspunkt for utstedelse av endringsordren eller entreprenørens varsel, utsteder entreprenøren i ettertid et spesifisert krav, over hva han mener å ha krav på. Det spesifiserte kravet for endringen skal omfatte alle kostnader. Eventuelt krav om fristforlengelse skal også spesifiseres med hvor mange dager de aktuelle fristene kreves utsatt. Side 16 av 27

17 Skjema Referanse Entreprenør Varsel fra entreprenør Varsel om konsekvenser pkt. 24.4, 25.3 Spesifisert krav Spesifisert og begrunnet krav pkt. 24.6, 25.4 Byggherre Referanse Endringsordre pkt Byggherrens svarplikt pkt. 24.7, 25.5 Skjema Endringsordre Svar på spesifisert krav Figur 2 Flytskjema for spesifiserte krav Byggherrens svar på entreprenørens spesifiserte krav Byggherren svarer på entreprenørens spesifiserte krav med en revidert endringsordre (godkjennelse av krav) eller et begrunnet avslag. 6.2 Irregulære endringer Skjema Varsel fra entreprenør Varsel fra entreprenør Spesifisert krav Referanse Varsel om grunnlag pkt Varsel om konsekvenser pkt. 24.4, 25.3 Spesifisert og begrunnet krav pkt. 24.6, 25.4 Entreprenør Byggherre Referanse Byggherrens svarplikt pkt Endringsordre pkt Byggherrens svarplikt pkt. 24.7, 25.5 Skjema Svar på varsel Endringsordre Svar på spesifisert krav Figur 3 Flytskjema for irregulære endringer Entreprenørens varsel om grunnlaget for at det foreligger en endring Når entreprenøren oppdager ting som entreprenøren mener er en endring i forhold til kontrakt, skal Byggherren varsles ved bruk av skjemaet Varsel fra entreprenør. Eksempler på dette er: 1. Tilleggsarbeid: Byggherren krever i form av tegninger, spesifikasjoner, pålegg eller på annen måte at entreprenøren utfører et arbeid som entreprenøren mener ikke er en del av hans plikter etter kontrakten. 2. Byggherren krever at entreprenøren arbeider etter en annen fremdrift enn han plikter etter kontrakten. Byggherren svarer på varselet med en endringsordre eller et begrunnet avslag. Side 17 av 27

18 6.2.2 Eventuelt entreprenørens varsel om konsekvenser Entreprenøren kan deretter varsle om mulige konsekvenser. Se punkt Varsel fra entreprenør Entreprenørens spesifiserte krav Et spesifisert krav sendes fra entreprenøren når konsekvensene er kjent, byggherren besvarer dette som angitt i Spesifiserte krav. 6.3 Svikt ved byggherrens medvirkning Skjema Varsel fra entreprenør Varsel fra entreprenør Spesifisert krav Referanse Varsel om grunnlag pkt Varsel om konsekvenser pkt. 24.4, 25.3 Spesifisert og begrunnet krav pkt. 24.6, 25.4 Entreprenør Byggherre og/eller Referanse Byggherrens svarplikt pkt Endringsordre pkt Byggherrens svarplikt pkt. 24.7, 25.5 Skjema Svar på varsel Endringsordre Svar på spesifisert krav Figur 4 Flytskjema for svikt ved byggherrens medvirkning Entreprenørens varsel om grunnlaget for at det foreligger svikt ved byggherrens medvirkning Svikt ved Byggherrens medvirkning skal varsles på skjemaet Varsel fra entreprenør. Entreprenøren skal angi så presist som mulig det forhold som er i strid med kontraktsforutsetningene. Entreprenøren skal angi sin vurdering av forbyggende og begrensende tiltak og fastsette en frist for korrigerende tiltak. Byggherren besvarer varselet og gir beskjed om hvordan entreprenøren skal forholde seg. Er det nødvendige tiltak som innebærer en endring, utsteder byggherren en endringsordre Eventuelt entreprenørens varsel om konsekvenser Entreprenøren kan deretter varsle om mulige konsekvenser. Se punkt Varsel fra entreprenør Entreprenørens spesifiserte krav Et spesifisert krav sendes fra entreprenøren når konsekvensene er kjent, byggherren besvarer dette som angitt i Spesifiserte krav. Side 18 av 27

19 6.4 Entreprenørens forslag til endringer Skjema Endringsanmodning Varsel fra entreprenør Spesifisert krav Referanse Varsel om konsekvenser pkt. 24.4, 25.3 Spesifisert og begrunnet krav pkt. 24.6, 25.4 Entreprenør Byggherre eller Referanse Endringsordre pkt Byggherrens svarplikt pkt. 24.7, 25.5 Skjema Svar på endringsanmodning Endringsordre Svar på spesifisert krav Figur 5 Flytskjema for entreprenørens forslag til endringer Entreprenørens forslag til endringer (endringsanmodning) Når entreprenøren ønsker å foreslå en alternativ løsning til kontrakten, skal Byggherren varsles ved bruk av skjemaet Endringsanmodning. Entreprenøren skal i sin anmodning beskrive enhver konsekvens for økonomi, kvalitet og HMS som den alternative løsning vil føre til. Dersom Byggherren ikke ønsker den alternative løsningen som oppgitt i endringsanmodningen kan dette besvares med et brev som opplyser om dette. Det foreligger ingen svarplikt for byggherren. Hvis Byggherren ønsker den alternative løsningen, besvares endringsanmodningen med en endringsordre. 6.5 Regningsarbeider Entreprenøren skal, før regningsarbeider igangsettes, varsle byggherren iht. NS 8405 punkt dersom han mener at vederlagsjusteringen skal skje etter bestemmelsene om regningsarbeid etter NS 8405 punkt 31. Byggherren besvarer varselet med en endringsordre som regningsarbeidet skal føres mot, eventuelt begrunnet avslag. Revidert endringsordre med endelig beløp utstedes når regningsarbeidet anses som avsluttet. Regningsarbeider skal for øvrig utføres og dokumenteres iht NS 8405 kap 31. Ved utførelse av irregulære endringer hvor byggherren og entreprenøren ikke blir enige om priskonsekvensen før utførelse, kreves tilsvarende dokumentasjon som for regningsarbeider. 7 Omfangsskjema og fravikshåndtering Prosjektet har etablert et omfangsskjema, se pkt. 2.2 Kravspesifikasjon og omfangsskjema, som beskriver hvilke krav i Felles Kravspesifikasjon Oslo kommune (FKOK) som gjelder for prosjektet. Det er i forbindelse med prosjektering søkt om 37 fravik fra FKOK, hvor de fleste er godkjent. Det vises til prosjektets fraviksskjema. Dersom entreprenør ser behov for å fravike FKOK ut over dette, skal rutine for fravikshåndtering følges ved at entreprenør melder i fra til prosjektleder som vil iverksette nødvendige aktiviteter. Side 19 av 27

20 8 Avvikshåndtering Et avvik er manglede samsvar mellom definerte krav og utført arbeid. Avvik kan gjelde ethvert krav i kontrakten, herunder kontraktens kvalitetskrav til sluttproduktet, produksjonsmetode, sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA), ytre miljø, forvaltning, drift og vedlikehold, dokumentasjon, etc. Entreprenør registrerer avvik i eget avvikssystem i de tilfellene entreprenør har utført kontraktsarbeidene i strid med kontrakten eller det oppstår feil eller skader, og årsaken er forhold han selv svarer for. Avviksmelding innebærer således at entreprenør erkjenner ansvar for avviket. 8.1 Registrering og oppfølging av avvik Når det avdekkes avvik skal dette registreres, håndteres og loggføres fortløpende, av: Entreprenør er ansvarlig for loggføring og oppfølging av avvik i forbindelse med byggearbeider Byggeledelsen er ansvarlig for egen avvikslogg Ved alvorlige avvik, skal prosjektleder varsles umiddelbart. Status på håndtering av avvik skal legges ved månedsrapport. 9 Kvalitetssikring 9.1 Generelt Entreprenør skal ha et implementert og dokumentert system for kvalitetsstyring iht. ISO 9001:2008 for å sikre at eget arbeid utføres i henhold til gjeldende lover, forskrifter og aktuelle standarder, samt kontraktens krav. Prosjektspesifikk kvalitetsplan skal godkjennes av UBFs prosjektledelse før arbeidene påbegynnes. Entreprenør skal videreføre de krav som er satt av oppdragsgiver til utarbeidelse av en kvalitetsplan, kontrollplaner, etc. til sine evt. underleverandører, gjennomgå planene og godkjenne disse. 9.2 Prosjektspesifikk kvalitetsplan Entreprenør skal utarbeide en kvalitetsplan for kontrakten i samsvar med ISO 10005:2005 Retningslinjer for kvalitetsplaner. Kvalitetsplanen skal i detalj beskrive alle de aktivitetene, som entreprenør vil iverksette for å sikre at arbeidet blir utført og levert i henhold til kontrakten. Kvalitetsplanen skal minimum inneholde følgende informasjon: Kvalitetsmål Organisasjonsplan med stillingsbeskrivelser Aktiviteter, eller grupper av aktiviteter, som er nødvendige for å fylle generelle krav til kvalitetssikring for gjennomføring av kontraktsarbeidet Referanse til de kontraktsmessige eller andre krav som skal legges til grunn for aktiviteten Dokumenterte prosedyrer (eventuelt instrukser eller retningslinjer) som vil bli fulgt ved gjennomføring av aktivitetene. Eksempler på dokumenterte prosedyrer kan for eksempel være (NB! Listen er ikke uttømmende, og må prosjekttilpasses): Dokumentstyring (herunder beslutningsplaner og dokumentleveringsplaner) Innkjøp og kontrahering av underentreprenører/-leverandører Fremdriftsstyring (fremdriftsplanlegging, -kontroll og måling) Økonomistyring Kvalitetskontroll (dokumentert egenkontroll og/eller verifikasjonskontroll) Side 20 av 27

21 Avvikshåndtering Sluttbefaringer Kvalitetsplanen skal holdes løpende oppdatert og komplett. Enhver oppdatering av kvalitetsplanen skal oversendes byggherren. Ingen aktivitet skal starte opp før den er dekket av hensiktsmessige skriftlige prosedyrer, planer eller annen relevant informasjon. Entreprenør skal legge fram sine planer for intern revisjon av systemet, og gi byggherren adgang til og være tilstede under selve revisjonen, og å få kopi av rapporten fra denne. 9.3 Entreprenørs kvalitetskontroll Med bakgrunn i en dokumentert risikovurdering, skal entreprenør utarbeide prosjekttilpassede kontrollplaner og sjekklister. Kontrollplanene skal som et minimum vise hva som skal kontrolleres, av hvem (kontrollform), når (hvor ofte), metoden som skal benyttes og hvordan kontrollen skal dokumenteres for å sikre at aktiviteten er gjennomført i overensstemmelse med kontraktsgrunnlaget. Sjekklistene skal bl.a. gi henvisning til tegnings- og revisjonsnr., samt beskrivelsesposter og gitte toleranser. Kontrollplanene skal synliggjøre hvordan Byggherrens mulighet til kontroll kan gjennomføres, spesielt i de tilfeller der hvor arbeidene ikke lar seg inspisere i ettertid. Entreprenør skal utarbeide og vedlikeholde kontrollplaner for eget arbeid og sikre at underentreprenørene utarbeider og vedlikeholder kontrollplaner for arbeid de er ansvarlig for. Dokumentasjon for gjennomført egenkontroll skal fremlegges løpende i byggemøter eller egne særmøter. 9.4 Byggherrens kontrollplan Byggeleder skal på vegne av byggherren etablere byggherrens kontrollplan og gjennomføre kontroller av utførende entreprenør. UBF forbeholder seg retten til å få utført kontroll med bl.a.: At kontrakten overholdes Fremdrift i forhold til avtalt tidsplan Resultat av utførte arbeider iht. krav Måling av regulerbare poster Gjennomføring av kvalitetssikring og kvalitetskontroll Gjennomføring av bestemmelser vedrørende SHA og miljømål Fakturering UBFs kontrolltiltak fritar ikke de prosjekterende eller entreprenørene det fulle ansvar for at utført arbeid er utført iht. krav. 9.5 Uavhengig kontroll Fra og med vil det bli gjennomført uavhengig kontroll i prosjektene iht. Plan og bygningslovens kapittel 24 og Byggesaksforskriftens (SAK 10) kapittel 14. Uavhengig kontroll blir gjennomført iht. Direktoratet for byggkvalitet sin veileder Uavhengig kontroll. Dette prosjektet er underlagt uavhengig kontroll av utførelsen innenfor fagområdene bygningsfysikk og konstruksjonssikkerhet. 10 Rigg- og driftsbestemmelser Entreprenør er ansvarlig for alle felles rigg- og driftsytelser i prosjektet. Side 21 av 27

22 Alle rigg-, drifts- og byggeplassarrangementer som er nødvendig for å gjennomføre egne arbeider rett-tidig og komplett, skal prises. Det er opp til entreprenør å gjøre seg kjent på arbeidsstedet og å fremskaffe nødvendige opplysninger som har betydning for økonomi, fremdrift eller på annet vis har betydning for tilbudsgivningen. Byggherren har utarbeidet en riggplan (tegning A P ) som er premissgivende for entreprenørens planlegging. 11 Krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) Byggherren stiller krav til systematisk arbeid for å ivareta hensynet til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) iht. Byggherreforskriften. Dette krever at entreprenør deltar aktivt i SHAarbeidet og vektlegger SHA i sitt arbeid. Det skal tidlig i prosjektet etableres en SHA-risikomatrise som skal følges opp og oppdateres gjennom hele prosjektet. SHA-risikomatrisen er vedlegg til SHA-plan. Byggherrens SHA-mål for prosjektet er beskrevet i byggherrens SHA-plan, se vedlegg 11. Byggherrens SHA-mål skal implementeres i entreprenørens organisasjon og hos alle underentreprenører og underleverandører. Entreprenør skal gjennom signert HMS erklæring bekrefte at de arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det etterlever kravene i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften). 12 Rent tørt bygg For å sikre et godt inneklima i ferdig bygg er det i prosjektet krav om planlegging og gjennomføring av Rent tørt bygg (RTB) iht. Rent bygg håndboken, utgitt av RIF/NVEF. RTB skal bidra til et bedre arbeidsmiljø, samt en sikrere og mer effektiv arbeidsplass for de som arbeider i prosjektet. 13 Krav til sikring av ytre miljø Undervisningsbygg er miljøsertifisert i henhold til ISO 14001:2004, og er i tillegg pålagt å ta miljøhensyn ved alle anskaffelser etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser og kommunens eget regelverk. Vi stiller derfor store krav til oss selv og til våre kontraktspartnere om å foreta miljøvennlige valg innen varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeid. Krav til ytre miljø, se Felles kravspesifikasjon Oslo kommune Miljø og livssykluskostnader som finnes på De overordnede krav som stilles til sikring av ytre miljø fremkommer av følgende vedlegg: Vedlegg 10 Krav til sikring av ytre miljø Vedlegg 12 Miljøsaneringsbeskrivelse Vedlegg 13 Miljøprogram og MOP (Miljøoppfølgingsplan) Side 22 av 27

23 14 Avslutningsfasen 14.1 Generelt All produksjon skal ferdigstilles ved dato for bygningsmessig- og teknisk ferdigstillelse. Før datoen for bygningsmessig- og teknisk ferdigstilles, skal underentreprenører og generalentreprenør ha gjennomført sine egenkontroller og utbedret feil og mangler, samt ha gjennomført entreprenørenes funksjons- og ytelsestest (innregulering, kontroll av mengde, funksjon osv.). Byggrengjøring skal gjennomføres før entreprenørens egenkontroll. Detaljert fremdriftsplan fra dag til dag for alle arbeider i avslutningsfasen skal utarbeides av entreprenøren. Dette skal skje i nært samarbeid med byggeleder og prosjekteringsgruppen. Se kapittel 4.7 Plan for avslutningsfasen. Avslutningsfasen er angitt i byggherrens hovedfremdriftsplan, se vedlegg 1 Byggherrens hovedfremdriftsplan. Byggherrens hovedfremdriftsplan setter premisser for avslutningsfasen, og entreprenørens detaljerte fremdriftsplan skal innpasses i denne. Den totale lengden på avslutningsfasen, altså antall dager fra bygningsmessig- og teknisk ferdigstillelse til overtakelsesforretning ligger fast, mens endelig rekkefølge og varighet av de enkelte aktiviteter, vil bli endelig fastsatt i den detaljerte planen for avslutningsfasen. Overtagelse av anlegg med prøvedrift skjer først etter godkjent prøvedrift Tverrfaglige systemtester Før bygningsmessig og teknisk ferdigstillelse skal det gjennomføres tverrfaglige systemtester av tekniske anlegg, slik dette er beskrevet i den spesielle beskrivelsen for de enkelte entrepriser. En detaljert kjøreplan for disse testene skal utarbeides av entreprenøren. Kjøreplanen skal sendes til byggherren v/ prosjekteringsgruppen i god tid før testene gjennomføres, for å kvalitetssikre at alle viktige funksjoner blir testet og ivaretatt. SD-anlegget må være etablert slik at man får en full tverrfaglig test og gjennomgang av SDanlegget. Til disse testene plikter entreprenøren å stille med folk som har kompetanse på de anleggene som skal testes. Dersom de tverrfaglige systemtestene avdekker såpass vesentlige mangler at det er nødvendig med gjennomføring av nye tester, skal den ansvarlige entreprenør dekke alle kostnader (både direkte kostnader og indirekte kostnader) forbundet med gjennomføring av en nye tester Fullskalatest Det skal gjennomføres en fullskala praktisk bekreftelse av de integrerte brann- og sikkerhetssystemer i bygget. Denne testen kalles «Fullskalatest», og skal dokumenterer at brann- og sikkerhetssystemer fungerer tilfredsstillende slik at UBF kan ta i bruk bygget. Denne testen må koordineres med bl a Kampen skole, Undervisningsbyggs eiendomsavdeling og Oslo Brann- og redningsetat. Entreprenøren skal i god tid før gjennomføringen utarbeide en testprosedyre. Testprosedyren skal sendes til byggherren i god tid før gjennomføring av fullskalatesten Teknisk kontrollbefaring Leietaker v/ Utdanningsetaten skal gjennomføre en teknisk kontrollbefaring i rimelig tid før overtakelsesforretning avholdes. Entreprenøren plikter å stille på befaringen med personell Side 23 av 27

24 med tilstrekkelig kompetanse på de tekniske anleggene. Det vises til vedlegg 8 «Akseptkriterier teknisk kontrollbefaring» som er et omforent dokument mellom Undervisningsbygg og Utdanningsetaten. Det vises også til en informasjonfilm, utarbeidet av Utdanningsetaten. Videoen er tilgjengelig på (passord: asatkb). Det anbefales å kjøre denne videoen i nettleseren Google Chrome Prøvedriftsperiode og overtagelse Generelt For de tekniske entreprisene skal det gjennomføres en prøvedriftsperiode før kontraktsarbeidene overtas. Hva som inngår i denne perioden, prøveperiodens varighet og hva som skal leveres framgår av spesiell beskrivelse for det enkelte fag. Prøvedriftsperioden starter som angitt i byggherrens hovedfremdriftsplan og etter at entreprisen er ferdigstilt og godkjent for oppstart prøvedrift (kontraktsarbeidene er montert, innregulert og testet, osv., og godkjent av Byggherren). Prøvedriftsperioden varer lenge som angitt i kontrakt eller inntil Byggherren har godkjent prøvedriften. Oppstart av prøvedrift innebærer følgende: Byggherren får rett til å ta de tekniske anlegg og resten av kontraktsarbeidet i bruk Risikoen for kontraktsarbeidet, med unntak av de tekniske anlegg som underlegges prøvedrift, går over til byggherren Entreprenørs plikt til å holde kontraktsarbeidet forsikret opphører, med unntak av forsikring av de anlegg som underlegges prøvedrift Byggherren skal i samsvar med NS 8405 pkt ha rett til å nekte å starte prøvedriftsperioden dersom det påvises vesentlige mangler. Rettslige virkninger som inntrer ved delovertagelse og overtagelse er regulert i NS 8405 pkt. 32. Dersom de tekniske anlegg ikke oppfyller kontraktens funksjonskrav sammenhengende de fire siste ukene av prøvedriftsperioden, eller dersom prøvedriftsperioden av annen årsak ikke har fungert etter sin hensikt i samme periode, forbeholder byggherren seg retten til å kreve prøvedriftsperioden forlenget inntil disse krav er oppfylt. En slik forlengelse av prøvedriftsperioden gir ikke entreprenøren grunnlag for tilleggskrav. Etter godkjent prøvedriftsperiode overtas kontraktsarbeidene med mindre overtakelsen kan nektes i henhold til NS 8405 pkt Perioden skal ha følgende hensikt: Kontrollere at anleggene fungerer tilfredsstillende og oppfyller kontraktens krav Vise at reguleringsfunksjonen er stabil over tid Etterkontrollere og justere reguleringsfunksjoner basert på driftserfaring Gi personalet mulighet til å skaffe seg driftserfaring sammen med entreprenøren Rette feil og mangler Prøveperioden omfatter hele entreprisen dersom ikke annet er spesifisert i kontrakten. Side 24 av 27