BOK 0. Prosjektadministrative bestemmelser for entreprenør

Transkript

1 BOK 0 Prosjektadministrative bestemmelser for entreprenør Prosjekt: Rehabilitering av takterrasser Prosjekt nummer: Adresse: Helgesens gate 47 Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Godkjent Tilpasning til rehabiliteringsseksjonen EFJ Side 1 av 13

2 Innholdsfortegnelse 1 Generell orientering Bok Beskrivelse av prosjektet Resultatmål for prosjektet Definisjoner Fremdrift Byggherrens organisasjon Orientering om entrepriseform Status offentlig saksbehandling Krav og bestemmelser i avtaleforholdet Kontraktbestemmelser Entreprenørens bemanning Fullmakter Etiske retningslinjer Arbeidstid Beboeroppfølging Kommunikasjon Intern kommunikasjon i prosjektet Ekstern kommunikasjon Fremdriftsstyring Fremdriftsplan Byggherrens beslutningsplan Økonomistyring og fakturering Faktureringsplan Fakturering Godkjente tilleggsarbeider Avvikshåndtering Kvalitetssikring Generelt Prosjektspesifikk kvalitetsplan Entreprenørs kvalitetskontroll Krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) Mannskapsregistrering Rent tørt bygg Planlegging og organisering... Feil! Bokmerke er ikke definert. 10 Krav til sikring av ytre miljø Avslutningsfasen Generelt Prøvedrift Garantiperiode og reklamasjoner Krav til FDV-dokumentasjon og merking av bygg og anlegg Vedlegg Side 2 av 13

3 1 Generell orientering 1.1 Bok 0 Bok 0 omfatter orienterende beskrivelse av prosjektet, samt kontraktkrav til prosjektstyring av SHA, fremdrift, kvalitet, økonomi og rapportering i prosjektet. I tillegg omfatter Bok 0 prosjektadministrative bestemmelser, rutiner, orienteringer, etc. mellom entreprenør og byggherre som skal bidra til et koordinert, forretningsmessig og godt gjennomført prosjekt. Alle krav som fremkommer i Bok 0 skal være inkludert i pristilbudet gitt av entreprenør. Alle impliserte parter forpliktes til å følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser og retningslinjer som fremkommer i Bok 0. Generalentreprenøren vil i det etterfølgende bli omtalt som ansvarlig entreprenør. Side 3 av 13

4 1.2 Beskrivelse av prosjektet Helgesens gate 58 ble bygget i 1985 som kommunale trygdeboliger. Adressen består av et bygg i syv etasjer. Det er til sammen 97 leiligheter. Seks av leilighetene har inntrukne takterrasser. Terrassene er konstruert med sluk og avløp som har en kort strekning med dårlig fall. Tilkomst for rensing av sluk er meget vanskelig. Dette gjør at mange sluk er tette og det er problemer ved snøsmelting og kraftig regnfall. Sidevegger og terrassedør har fuktskader. Side 4 av 13

5 1.3 Resultatmål for prosjektet Resultatmål for prosjektet er å få gjennomført prosjektet innen avsatt/ avtalt kostnads-og tidsramme med fokus på kvalitet og sikkerhet for brukerne, men også helse- og arbeidsmiljø for fagarbeiderne. 1.4 Definisjoner BBY FKOK BH PL BL Boligbygg Oslo KF Felles kravspesifikasjon Oslo kommune, se Byggherre - BBY Prosjektleder. Prosjektledelsen innehas av BBY ved prosjektleder. Prosjektleder er den administrative leder av prosjektet. Byggeleder 1.5 Fremdrift Generelt Entreprenøren skal utarbeide fremdriftsplan som gjenspeiler en realistisk progresjon av arbeidet, der hensyn til tilgang til bygningsdeler skal være ivaretatt og hvor sannsynlige SJA og annet risikoforhold er påpekt og hensyntatt i planen Dagmulktsbelagte og andre frister Frister for gjennomføring av kontraktarbeid er beskrevet i kontrakten. 1.6 Byggherrens organisasjon Se vedlagt organisasjonskart. Byggherre er Boligbygg Oslo KF (BBY). 1.7 Orientering om entrepriseform Prosjektet gjennomføres som en generalentreprise basert på NS Status offentlig saksbehandling Arbeidene er definert som vedlikeholdsarbeider. Det er ikke søknadsplikt 2 Krav og bestemmelser i avtaleforholdet 2.1 Kontraktbestemmelser Se kontraktformular 2.2 Entreprenørens bemanning Det forutsettes at entreprenørs prosjektorganisasjon som beskrevet i tilbudet, skal gjennomføre prosjektet. Dersom tilbudt personell må erstattes skal dette være med personer med minst tilsvarende kompetanse og erfaring. Endringer skal godkjennes av PL. Kun personell tilbudt i anbudet anses som pre aksepterte. Side 5 av 13

6 Oversikt over entreprenørens bemanning oppdateres i prosjektets adresseliste. Dersom entreprenør underveis i prosjektet ønsker å overføre ansvarsretter til sine underentreprenører, skal kostnaden med dette dekkes av entreprenør som ønsker endringen. Byggherren skal varsles om eventuell overføring av ansvarsrett. 2.3 Fullmakter Boligbyggs fullmakter ved endring i kontrakt Administrerende direktør kr. 40 mill. Eiendomsdirektør kr. 5 mill. Seksjonsleder kr PL kr BL kr Etiske retningslinjer Handlinger i strid med lover, regler og god forretningsskikk skal ikke forekomme. Byggherren aksepterer ikke trakassering, diskriminering eller annen adferd som andre kan oppfatte som støtende, truende eller nedverdigende. 2.5 Arbeidstid Ordinær arbeidstid på byggeplassen skal være mellom kl og mandag til fredag. 2.6 Beboeroppfølging Generelt Alle beboere skal behandles med oppmerksomhet, respekt og serviceinnstilling. Det stilles krav til taushet om alle forhold som omfatter de enkelte beboerne. Ytterdører, lofts- og kjellerdører og dører inn til den enkelte leilighet skal til enhver tid holdes låst. Det er ikke tillatt for entreprenøren å benytte strøm fra bebodde leiligheter, selv ikke til enkel bruk av håndverktøy. Hvis dette skjer belastes entreprenør et gebyr til byggherren på kr per tilfelle Beboermøte Entreprenøren skal innkalle til og delta på oppstartsmøte med beboerne hvor entreprenørens leder av byggeplassen presenteres og redegjør for prosjektets gjennomføring og konsekvenser for beboerne Førbefaringer / beboer oppfølging under byggetid Entreprenør skal utføre nødvendige førbefaring ifbm med arbeidet i god tid i forveien av arbeidet. Entreprenør skal varsle beboere i god tid før førbefaringene skal finne sted. For eiendommen skal arbeidet koordineres og planlegges i samråd med representant fra eiendommen. Det er svært viktig at det utarbeides en gjennomtenkt plan for gjennomførelse hvor hensyn til beboer og tjenestefolk på respektive eiendom er ivaretatt. Side 6 av 13

7 3 Kommunikasjon 3.1 Intern kommunikasjon i prosjektet Generelt Korrespondansen skal av hensyn til saksbehandling og arkivering kun omhandle én sak. Det skal angis hvor kopi er sendt. All korrespondanse skal merkes med prosjektets navn. Deretter angis hva saken gjelder: Takterrasser Helgesens gate 58, Mengdekontroll Brev og signerte protokoller som skal sendes til byggherren, stiles til Boligbygg v/pl. Krav vedrørende korrespondanse iht. aktuell kontraktstandard skal også etterleves Brev og signerte protokoller Brev, beslutningsnotater, protokoller og annet som normalt krever underskrift sendes som brev eller skannes og sendes som e-post Rapportering fra entreprenør Entreprenør rapporterer til PL via BL. Rapporteringen skal være byggherren i hende tidligst 1. og senest 7. dag i påfølgende måned. Med mindre annet avtales spesielt, skal statusdato for innsamling av data være siste dag i måneden. Månedsrapporten skal inneholde følgende: 1. Status i prosjektet mht. utførte oppgaver, fremdrift, økonomi og usikkerhet. 2. Status SHA og ytre miljø - bl.a. iht. prosjektets mål på SHA og miljø. Det skal rapporteres på antall siste periode og totalt på følgende: fraværsskader, arbeidstimer og RUH (rapport om uønskede hendelser). I tillegg skal det rapporteres på utførte og planlagt utførte SJA. 3. Kvalitetssikring - gjennomført og planlagt kvalitetssikring og -kontroll. 4. Status bemanning. 5. Avvik i perioden og status for alle avvik. 6. Endringer i perioden og status for alle endringer. 7. Forhold til myndigheter. 8. Informasjon vedrørende avholdte møter, nødvendige beslutninger som mangler, samt korrespondanse som krever svar. 9. Vedlegg til månedsrapporten: Fremdriftsplan med aktuell fremdriftsfront angitt Endringslogg Avvikslogg 3.2 Ekstern kommunikasjon Korrespondanse mot myndigheter og andre eksterne aktører All kontakt mot myndigheter og andre eksterne aktører skal gå gjennom PL hvis ikke annet er avtalt. Side 7 av 13

8 3.2.2 Mediekontakt Henvendelser fra media og publikum til rådgivere, leverandører, entreprenører og andre utenfor Boligbyggs prosjektledelse, skal meldes fra til Boligbyggs kommunikasjonsavdeling, som koordinerer eventuelle uttalelser. Alle mediehenvendelser skal tas i mot på en høflig måte med henvisning til kommunikasjonsavdelingen i Boligbygg, samt informere PL Reklame Alle aktører i prosjektet må innhente forhåndsgodkjennelse fra byggherren dersom noen ønsker å gi offentligheten informasjon om avtalen/prosjektet. Dette gjelder også for byggeplasskilt. 4 Fremdriftsstyring Entreprenør skal, som en del av sitt styringssystem, ha et system for fremdriftshåndtering som omfatter planlegging, styring, koordinering og kontroll av fremdrift. Systemet for fremdriftshåndtering skal sikre styring og kontroll av bemanning, samt dokumentere ivaretakelse av SHA-hensyn og inkludere SHA-aktiviteter. Entreprenørs fremdriftsplan skal kunne sorteres på fag, kontrollområde, faser, milepæler, spesielle aktiviteter, kritiske aktiviteter, etc. Godkjente endringer i kontraktarbeidet skal fortløpende innarbeides i fremdriftsplanene. Som et minimum skal plansystemene tilfredsstille følgende krav: Avhengigheter mellom aktiviteter Entydig aktivitetskoding Sammenheng mellom planer på forskjellige nivå Frontlinje med angivelse av status i forhold til tidsaksen Angivelse av planlagte Sikker Jobb Analyse (SJA) 4.1 Fremdriftsplan Fremdriftsplanen skal vise entreprenørens totale ytelser og gjennomføring av prosjektet. Planen utarbeides, justeres og vedlikeholdes av entreprenør. Fremdriftsplanen skal reflektere utviklingen av prosjektet. Den skal også vise hvorledes de bindende fristene skal overholdes. Fremdriftsplan skal holdes innenfor de rammer for utvikling av prosjektet som var påregnelig ved inngåelse av kontrakten, og for øvrig innenfor de tidsfrister som er oppgitt i kontrakten. Entreprenør skal uten ugrunnet opphold varsle byggherren dersom frister eller rimelig fremdrift ikke kan holdes. Planen skal omfatte det komplette arbeidsomfang for entreprisen. Planen fremstilles som Gantt-diagram og skal for hver aktivitet som et minimum vise: Milepæler gitt i kontrakt Aktivitetskode og -beskrivelse. Aktivitetskoden skal være entydig. Planlagt start-/sluttdato og varighet Fremdriftsplaner skal normalt detaljeres pr. bygning/kontrollareal ned til et nivå sammenlignbart med bygningsdelstabellen ned på 3 siffer. Side 8 av 13

9 Det skal være innarbeidet nødvendig slakk i planene som sikrer at entreprenøren når de kontraktsfestede milepælene. Gjeldende fremdriftsplan er bindende og tillates ikke endret uten etter særskilte krav fra eller etter avtale med PL, og skal benyttes som grunnlag for entreprenørens rapportering. 4.2 Byggherrens beslutningsplan Entreprenør skal utarbeide Byggherrens beslutningsplan som synliggjør tidshorisont for alle nødvendige avklaringer som byggherren og hans representanter skal beslutte. Byggherrens beslutningsplan skal vise frist for fremleggelse av forslag fra entreprenør, nødvendig tid til avklaringer for byggherren, og frist for byggherrens beslutninger. 5 Økonomistyring og fakturering 5.1 Faktureringsplan Entreprenør skal utarbeide forslag til faktureringsplan. Faktureringsplan er å forstå som en periodisert oversikt over planlagt produksjon i henhold til vedtatt fremdriftsplan, hvor produksjonen for en måned settes med tidligste faktureringstidspunkt den 1. i påfølgende måned etter at arbeidene er utført. Planen skal godkjennes av byggherren som grunnlag for entreprenørs fakturering og byggherrens budsjettering. Ved oppdatering av fremdriftsplaner kan byggherren kreve at faktureringsplanen revideres slik at den gjenspeiler faktisk fremdrift/produksjon. 5.2 Fakturering Fakturering utføres månedlig med tidligste fakturadato den 1. i påfølgende måned etter at arbeidene er utført. Fakturaer skal adresseres og merkes i henhold til kontrakt. Fakturaunderlag sendes i forkant til BL for kontroll og signering. Dette underlaget skal vedlegges faktura sammen med evt. annen dokumentasjon som er avtalt. Fakturaer som ikke oppfyller avtalt krav eller som omhandler ikke utførte arbeider, returneres. Hovedleverandør skal føres opp på varelinje med følgende opplysninger: Ytelsens egendefinerte artikkelnummer/kontraktsnummer Beskrivelse av ytelsen/varen Enhet Pris Antall Beløp (sum) Underleverandør(er) skal føres opp på varelinje med følgende opplysninger: Eget artikkelnummer for underleverandører Underleverandør og organisasjonsnummer Pris Side 9 av 13

10 Antall Beløp (sum)* *For kontrakter som gjelder fastprisarbeid gjelder ikke kravet til beløp (sum) for underleverandører. Faktura uten leverandøropplysning skal ikke betales Faktura skal i tillegg inneholde: Prosjektnavn: Takterrasser Helgesensgate 58 Navn og ressursnummer på PL: Olav Væhle A Type faktura Tidligere fakturert Nå fakturert Sum fakturert pr. dato Det skal sendes separate fakturaer for: Kontraktbeløp (avdragsfaktura, sluttfaktura) Godkjente endrings- og tilleggsarbeid Kontraktbeløp (avdragsfaktura, sluttfaktura) Avdragsfaktura skal ikke betales før det foreligger sikkerhetsstillelse. Avdragsfakturaer skal ikke fremsendes oftere enn én gang per måned. Det skal vedlegges omforent faktureringsplan. Sluttfaktura skal vedlegges overtagelsesprotokoll. 5.3 Godkjente tilleggsarbeider Fakturaer for tilleggsarbeider skal ha vedlagt signert endringsordre fra PL, samt nødvendig dokumentasjon for eventuelle regulerbare poster eller regningsarbeid (faktura fra UE/timelister/materiallister). Godkjente endringsordrer samles i samlefaktura som sendes ikke oftere enn 1 gang pr. måned. 6 Avvikshåndtering Et avvik er manglede samsvar mellom definerte krav og utført arbeid. Avvik kan gjelde ethvert krav i kontrakten, herunder kontraktens kvalitetskrav til sluttproduktet, produksjonsmetode, sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA), ytre miljø, forvaltning, drift og vedlikehold, dokumentasjon, etc. Når det avdekkes avvik skal dette registreres, håndteres og loggføres fortløpende. Entreprenør er ansvarlig for loggføring og oppfølging av avvik i forbindelse med byggearbeidene. Ved alvorlige avvik, skal PL varsles umiddelbart. Status på håndtering av avvik skal legges ved månedsrapport. Side 10 av 13

11 7 Kvalitetssikring 7.1 Generelt Entreprenør skal ha et implementert og dokumentert system for kvalitetsstyring for å sikre at eget arbeid utføres i henhold til gjeldende lover, forskrifter og aktuelle standarder, samt kontraktens krav. Prosjektspesifikk kvalitetsplan skal godkjennes av PL før arbeidene påbegynnes. Entreprenør skal videreføre de krav som er satt av oppdragsgiver til utarbeidelse av en kvalitetsplan, kontrollplaner, etc. til sine evt. underleverandører, gjennomgå planene og godkjenne disse. Entreprenør skal benytte byggherrens maler og kvalitetsdokumenter dersom PL krever dette. 7.2 Prosjektspesifikk kvalitetsplan Entreprenør skal utarbeide en kvalitetsplan for kontrakten. Kvalitetsplanen skal i detalj beskrive alle de aktivitetene, som entreprenør vil iverksette for å sikre at arbeidet blir utført og levert i henhold til kontrakten. Kvalitetsplanen skal minimum inneholde følgende informasjon: Kvalitetsmål Organisasjonsplan med stillingsbeskrivelser Aktiviteter, eller grupper av aktiviteter, som er nødvendige for å fylle generelle krav til kvalitetssikring for gjennomføring av kontraktarbeidet Referanse til de kontraktsmessige eller andre krav som skal legges til grunn for aktiviteten Dokumenterte prosedyrer (eventuelt instrukser eller retningslinjer) som vil bli fulgt ved gjennomføring av aktivitetene. Eksempler på dokumenterte prosedyrer kan for eksempel være: Dokumentstyring (herunder beslutningsplaner og dokumentleveringsplaner) Innkjøp og kontrahering av underentreprenører/-leverandører Fremdriftsstyring (fremdriftsplanlegging, -kontroll og måling) Økonomistyring Kvalitetskontroll (dokumentert egenkontroll og/eller verifikasjonskontroll) Avvikshåndtering Sluttbefaringer Kvalitetsplanen skal holdes løpende oppdatert og komplett. Enhver oppdatering av kvalitetsplanen skal oversendes byggherren. Ingen aktivitet skal starte opp før den er dekket av hensiktsmessige skriftlige prosedyrer, planer eller annen relevant informasjon. Entreprenør skal legge fram sine planer for intern revisjon av systemet, og gi byggherren adgang til og være tilstede under selve revisjonen, og å få kopi av rapporten fra denne. 7.3 Entreprenørs kvalitetskontroll Med bakgrunn i en dokumentert risikovurdering, skal entreprenør utarbeide prosjekttilpassede kontrollplaner og sjekklister. Kontrollplanene skal som et minimum vise hva som skal kontrolleres, av hvem (kontrollform), når (hvor ofte), metoden som skal benyttes og hvordan kontrollen skal dokumenteres for å sikre at aktiviteten er gjennomført i overensstemmelse med kontraktsgrunnlaget. Sjekklistene skal bl.a. gi henvisning til tegnings- og revisjonsnr., samt beskrivelsesposter og gitte toleranser. Side 11 av 13

12 Kontrollplanene skal synliggjøre hvordan Byggherrens mulighet til kontroll kan gjennomføres, spesielt i de tilfeller der hvor arbeidene ikke lar seg inspisere i ettertid. Entreprenør skal utarbeide og vedlikeholde kontrollplaner for eget arbeid og sikre at underentreprenørene utarbeider og vedlikeholder kontrollplaner for arbeid de er ansvarlig for. Dokumentasjon for gjennomført egenkontroll skal fremlegges løpende i byggemøter eller egne særmøter. 8 Krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) Byggherren stiller krav til systematisk arbeid for å ivareta hensynet til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) iht. Byggherreforskriften. Dette krever at entreprenør deltar aktivt i SHAarbeidet og vektlegger SHA i sitt arbeid. Boligbyggs SHA-mål for prosjektet er beskrevet i SHA-plan. SHA-målene skal implementeres i entreprenørens organisasjon og hos alle underentreprenører og underleverandører. Entreprenør skal gjennom signert HMS-erklæring (mal er vedlagt) bekrefte at de arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det etterlever kravene i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften). Entreprenør er ansvarlig for at SHA-dokumenter skrives på et språk som arbeiderne behersker. 8.1 Mannskapsregistrering Det stilles krav til inn- og ut registrering av mannskap. Mannskapslistene lagres i SHA- perm og forevises ved anmodning. 9 Rent tørt bygg Alle arbeider utføres på byggets utside. Tilsmussing av innvendige arealer skal rengjøres samme dag Manglende rengjøring bøtelegges med kr ,- per dag. 10 Krav til sikring av ytre miljø Boligbygg er pålagt å ta miljøhensyn ved alle anskaffelser etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser og kommunens eget regelverk. Vi stiller derfor store krav til oss selv og til våre kontraktspartnere om å foreta miljøvennlige valg innen varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeid. Side 12 av 13

13 11 Avslutningsfasen 11.1 Generelt All produksjon skal ferdigstilles ved dato for teknisk ferdigstillelse. Før datoen for teknisk ferdigstilles, skal entreprenør ha gjennomført egenkontroll og utbedret feil og mangler Prøvedrift 11.3 Garantiperiode og reklamasjoner Garantiperioden starter etter at kontraktarbeidene er overtatt. Reklamasjonsarbeider skal utføres etter avtale og i full forståelse med byggherren og brukerinstitusjonen. Dersom hensynet til brukeren gjør det nødvendig å utføre arbeidet utenfor ordinær arbeidstid, skal dette ikke medføre krav på overtidsgodtgjørelse og lignende. Entreprenøren skal selv foreta dokumentert egenkontroll av arbeidene før byggherrens kontroll foretas. Fremsatte reklamasjoner skal utbedres fortløpende i perioden med mindre byggherren gir aksept for annet. Byggherren innkaller til årlige garantibefaringer i garantiperioden. Det føres referater fra befaringene med frist for utbedring av eventuelle feil og mangler. Entreprenør skal melde byggherren skriftlig når feilene/manglene er ferdig utbedret. 12 Krav til FDV-dokumentasjon og merking av bygg og anlegg Entreprenøren er ansvarlig for å overlevere FDV-dokumentasjon i henhold til Boligbyggs krav. Kravene er gitt i vedlegg. 13 Vedlegg SHA-plan med vedlegg Krav til FDV-dokumentasjon Side 13 av 13