BOK 0. Prosjekt: Støahagen. Prosjektadministrative bestemmelser for Totalentreprenør. Versjonshistorikk

Transkript

1 BOK 0 Prosjektadministrative bestemmelser for Totalentreprenør Prosjekt: Støahagen Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Godkjent

2 Innholdsfortegnelse 1 Generell orientering Bok Beskrivelse av prosjektet Resultatmål for prosjektet Fremdrift Byggherrens organisasjon Orientering om kontraktsinndeling/gjennomføringsmodell og entrepriseinndeling Status offentlig saksbehandling Krav og bestemmelser i avtaleforholdet Kontraktsbestemmelser Entreprenørens bemanning Etiske retningslinjer Kommunikasjon Intern kommunikasjon i prosjektet Ekstern kommunikasjon Møtestruktur Fremdriftsstyring Entreprenørens fremdriftsplan Bemanningsplan Oppfølging og oppdatering av fremdriftsplaner Økonomistyring og fakturering Betalingsplan/Faktureringsplan Fakturering Godkjente tilleggsarbeider Betalingsfrist Endringshåndtering Avvikshåndtering Registrering og oppfølging av avvik Rigg- og driftsbestemmelser Organisering av byggeplassen Bruksrestriksjoner på tomten Forlegning Brakker Verksteder og lager Parkering og adkomst Provisorisk vann- og avløp Provisorisk strømforsyning og lys Provisoriske tettinger for tette bygg Tildekking, beskyttelse Oppvarming av tette bygg Stillaser, lifter, heiser og kraner Snørydding og vedlikehold av veier og plasser Avfallsbehandling Krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) Vedlegg... 11

3 1 Generell orientering 1.1 Bok 0 Bok 0 omfatter orienterende beskrivelse av prosjektet, samt kontraktskrav til prosjektstyring av SHA, fremdrift, kvalitet, økonomi og rapportering i prosjektet. I tillegg omfatter Bok 0 prosjektadministrative bestemmelser, rutiner, orienteringer, etc. mellom entreprenør og byggherre som skal bidra til et koordinert, forretningsmessig og godt gjennomført prosjekt. Alle krav som fremkommer i Bok 0 skal være inkludert i pristilbudet gitt av entreprenør. Alle impliserte parter forpliktes til å følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser og retningslinjer som fremkommer i Bok 0. Totalentreprenøren vil i det etterfølgende bli omtalt som ansvarlig entreprenør. 1.2 Beskrivelse av prosjektet Arbeidene omfatter følgende: Parkeringskjeller i sokkeletasje To sammenkoblede leilighetsbygg, Bygg 1 og Bygg 2 med til sammen 40 leiligheter som bygges oppå/delvis på parkeringsdekke. Ett leilighet- og kontorbygg, Bygg 3, som bygges oppå/delvis på parkeringsdekke med kontor/næring og 3 leiligheter. Utomhusarealer Parkeringskjeller: Parkeringen ligger i sokkeletasjen, delvis nedsenket i terrenget. Deler av sokkeletasjen (ytterkant) består av leiligheter som går i to plan, opp til plan 1. Parkeringskjelleren etableres med innkjøring i nærheten av eksisterende nedkjøringsrampe. Bygg 1: Bygg 1 består av 18 leiligheter. Enkelte går over to plan. Bygget er organisert med trapp i begge ender, og heis som ligger i skillet mellom Bygg 1 og Bygg 2. Bygget utformes i fire etasjer og med svalganger i de to øverste etasjene. Bygg 2: Bygg 2 består av 22 leiligheter. Enkelte går over to plan. Bygget er organisert med trapp i begge ender, og heis som ligger i skillet mellom Bygg 1 og Bygg 2 sammen med felles trapperom. Bygget utformes i fire etasjer og med svalganger i de to øverste etasjene. Bygg 3: Bygg 3 er et kombinert kontor/næring, og leilighetsbygg. Dette består av fire etasjer som delvis bygges oppå parkeringsdekket. Hvert plan er på ca 250 m2. Det planlegges med næring og kontor plan 1 og 2, og 3 leiligheter i plan 3 og Resultatmål for prosjektet Gjennomføre prosjektet med fokus på SHA slik at det oppstår et godt arbeidsmiljø og ingen utsettes for arbeidsulykker. Mål for H verdi = 0. Gjennomføre en effektiv og utviklende prosess hvor de fastsatte økonomiske, tidsmessige og kvalitative mål etterleves. Gjennomføre prosjektet til avtalt kvalitet og tid, uten mangler.

4 1.4 Fremdrift Generelt Byggherren har utarbeidet en hovedfremdriftsplan, Vedlegg «Byggherrens hovedfremdriftsplan. Entreprenørens fremdrift skal generelt underordnes byggherrens hovedfremdriftsplan Dagmulktsbelagte og andre frister Frister for levering av dokumenter og gjennomføring av kontraktsarbeid, er beskrevet i kontrakten. 1.5 Byggherrens organisasjon Byggherre er Eiker Eiendomsutvikling AS. Prosjektleder er Eiker Eiendomsutvikling sin representant og kontaktledd mot entreprenør. 1.6 Orientering om kontraktsinndeling/gjennomføringsmodell og entrepriseinndeling Prosjektet skal utføres som en Totalentreprise. Eventuelle underentreprenører anbyderen ønsker å knytte til seg oppgis i tilbudet. Det er i tillegg lagt opp til en samspillsfase i prosjektet. Dette skal gjennomføres i oppstartsfasen, rett etter kontrahering av totalentreprenøren. Dette skal være en effektiv og kompakt samarbeidsperiode for å vurdere andre kostnadseffektive løsninger for prosjektet enn hva som er beskrevet eller priset i tilbudsfasen. Det vil i denne fasen bli et tett samarbeid mellom byggherre, totalentreprenør og rådgivere. Dette skal ikke gå på bekostning av funksjoner og kvaliteter som er presisert i funksjonsbeskrivelsen uten at dette bestilles spesifikt av byggherren. Samspillsfasen er planlagt å vare i 2-4 uker, avhengig av hvilke løsninger som blir vurdert. Byggherre skal på et hvert tidspunkt i denne fasen kunne vende tilbake til opprinnelig løsning, gitt i funksjonsbeskrivelsen eler entreprenørens opprinnelig tilbud. 1.7 Status offentlig saksbehandling Rammesøknad vil bli sendt ila juli/august Totalentreprenøren må søke om igangsettingstillatelse for denne entreprisen. 2 Krav og bestemmelser i avtaleforholdet 2.1 Kontraktsbestemmelser Som kontraktsbestemmelser gjelder NS Entreprenørens bemanning Det forutsettes at totalentreprenørens prosjektorganisasjon som beskrives i tilbudet, skal gjennomføre prosjektet. Dersom tilbudt personell må erstattes skal dette være med personer med minst tilsvarende kompetanse og erfaring. Endringer skal godkjennes av byggherrens prosjektleder. Kun personell tilbudt i anbudet anses som preaksepterte.

5 2.3 Etiske retningslinjer Handlinger i strid med lover, regler og god forretningsskikk skal ikke forekomme. Byggherren aksepterer ikke trakassering, diskriminering eller annen adferd som andre kan oppfatte som støtende, truende eller nedverdigende. 3 Kommunikasjon 3.1 Intern kommunikasjon i prosjektet E-post E-post skal kun benyttes til mer uformelle avklaringer hvor det ikke utarbeides notater, referater, rapporter eller lignende. Notater og referater kan sendes pr. e-post. Brev, protokoller og annet som normalt krever underskrift kan skannes inn og sendes med e-post, eventuelt med post. E-post merkes prosjektets navn og tema/sak i e-postens emnefelt, og stiles primært til én person eller til de personer som har oppfølgingsansvar, evt. med kopi til andre. Eks. Prosjektnavn ; Fremdriftsplan. Hver e-post skal bare inneholde en begrenset sak av hensyn til arkivering Referater Det skal skrives referat fra alle møter og befaringer. Alle referater merkes iht. retningslinjene for merking av korrespondanse, og møtetype og møtenummer skal angis. Eksempel overskrift: Prosjektnavn Byggemøte 01 Alle referater skal inneholde opplysninger om: Tid og sted Referent Navn på deltakerne Formålet med møtet/befaringen Kommentarer til forrige referat Distribusjon av referatet Pålagte oppgaver: hvem - hva - når Vedtak/beslutninger Tid for neste møte/befaring Referatet skal angi konklusjoner vedrørende hvert punkt som behandles. Oppgaver skal følges opp og fjernes ikke fra referatet før saken er avklart/oppgave utført. Møtereferater skal sendes ut senest 2 arbeidsdager etter at møtet er avholdt. Møtereferater anses som godkjent såfremt kommentarer ikke har fremkommet senest syv dager etter møtet er avholdt eller senest i det følgende møte av samme art Notater Utredninger og innstillinger nummereres fortløpende som notater av de enkelte deltakere i prosjektorganisasjonen. Alle notater merkes som for korrespondanse, men i tillegg angis forfatter, løpenummer og hva notatet gjelder. Eksempel overskrift: «Prosjektnavn»

6 3.1.4 Rapportering fra Entreprenør Notat PGL 10 Kostnadsoverslag Entreprenør rapporterer til prosjektleder. Rapporteringen skal skje innen den 5. i hver måned. Siste dag i måneden, med mindre annet avtales spesielt, skal være statusdato for innsamling av data. Månedsrapporten skal minimum inneholde følgende: 1. Status i prosjektet mht. utførte oppgaver, fremdrift og økonomi. Rapportering iht. relevante punkter i denne Bok Status SHA 3. Status bemanning. 4. Avvik - avvik i perioden og status for alle avvik. 5. Endringer - endringer i perioden og status for alle endringer. 6. Informasjon vedrørende avholdte møter, nødvendige beslutninger som mangler, samt korrespondanse som krever svar. 7. Vedlegg til månedsrapporten: Fremdriftsplan med aktuell fremdriftsfront angitt Endringslogg Avvikslogg Byggherrens beslutningsplan 3.2 Ekstern kommunikasjon Korrespondanse mot myndigheter og andre eksterne aktører All kontakt mot myndigheter og andre eksterne aktører skal gå gjennom prosjektleder hvis ikke annet er avtalt Mediekontakt All kontakt mot media skal gå gjennom byggherrens prosjektleder hvis ikke annet er avtalt Reklame Alle aktører i prosjektet må innhente forhåndsgodkjennelse fra byggherren dersom noen ønsker å gi offentligheten informasjon om avtalen/prosjektet. Dette gjelder også for byggeplasskilt. 3.3 Møtestruktur Følgende møtetyper er aktuelle i prosjektet: Oppstartsmøter med entreprenør SHA-møter Byggemøter Byggherremøter Prosjekteringsmøter Fremdriftsmøter Brukermøter Møter skal fortrinnsvis avholdes etter en avtalt møteplan. Møter og innhold i de ulike møtene tilpasses til det respektive arbeidet, og skal til enhver tid være oppdatert i forhold til dette. Prosjekteringsmøter, fremdriftsmøter, særmøter, kontraktsmøte Befaringer Byggherrens prosjektleder avtaler og innkaller til befaringer som byggherren ønsker.

7 Øvrige befaringer koordineres av henholdsvis prosjekteringsgruppeleder eller Entreprenørs prosjektleder, samt den fagansvarlige som ønsker befaringen. Deltagelse avtales for hver befaring. Fagansvarlig leder og refererer befaringen innen sitt fagområde. Krav til møtereferater, se punkt Referater. 4 Fremdriftsstyring Krav til tidsfrister skal fremgå av kontrakten og entreprenør er ansvarlig for at tidsfristene holdes. Entreprenør skal, som en del av sitt styringssystem, ha et system for fremdriftshåndtering som omfatter planlegging, styring, koordinering og kontroll av fremdrift. Systemet for fremdriftshåndtering skal sikre styring og kontroll av bemanning, samt dokumentere ivaretakelse av SHA hensyn og inkludere SHA aktiviteter. 4.1 Entreprenørens fremdriftsplan Med utgangspunkt i byggherrens hovedfremdriftsplan skal entreprenøren utarbeide en fremdriftsplan for sine arbeider. Planen skal omfatte det komplette arbeidsomfang for entreprisen. Planen fremstilles som Gantt-diagram og skal for hver aktivitet som et minimum vise: Milepæler gitt i kontrakt Aktivitetskode og -beskrivelse. Aktivitetskoden skal være entydig. Planlagt start-/sluttdato og varighet Avhengigheter mellom hovedaktiviteter Kritisk linje Angivelse av planlagte Sikker Jobb Analyse (SJA) Det skal være innarbeidet nødvendig slakk i planene som sikrer at entreprenøren når de kontraktsfestede milepælene. Entreprenør skal uten ugrunnet opphold varsle byggherren dersom frister eller rimelig fremdrift ikke kan holdes. Gjeldende fremdriftsplan er bindende og tillates ikke endret uten etter særskilte krav fra eller etter avtale med byggherrens prosjektleder, og skal benyttes som grunnlag for entreprenørens rapportering. 4.2 Bemanningsplan Med bakgrunn i produksjonsplan, skal entreprenør levere en bemanningsplan eller ressursplan. Virkelig bemanning iht. bemanningsplan, skal rapporteres månedlig til Byggherren v/prosjektleder. Byggherren v/prosjektleder skal informeres ved vesentlige endringer i bemanningsplanen. 4.3 Oppfølging og oppdatering av fremdriftsplaner Dersom arbeidet utvikler seg slik at de etablerte planer ikke lenger reflekterer den faktiske situasjonen på en tilfredsstillende måte, kan byggherren kreve at entreprenør utarbeider reviderte planer. Ved oppdatering skal entreprenør levere et underlag hvor det går klart frem hvilke deler av planen som er revidert og hvilke konsekvenser dette får mht. å nå prosjektets milepæler, samt hvordan det påvirker kritisk linje og slakk. Oppdateringen skal omforenes og deretter godkjennes av byggherren. Den godkjente reviderte planen vil bli ny gjeldende kontraktsplan. Byggherren kan også kreve at det gjøres oppdateringer av fremdrifts- og bemanningsplan innenfor gitte tidsintervall (planrevisjoner).

8 5 Økonomistyring og fakturering 5.1 Betalingsplan/Faktureringsplan Entreprenør skal utarbeide forslag til betalingsplan basert på vedtatt fremdriftsplan. Denne skal godkjennes av byggherren som grunnlag for entreprenørens fakturering og byggherrens likviditetsbudsjettering. Ved oppdatering av fremdriftsplaner kan byggherren kreve at betalingsplanen revideres slik at den gjenspeiler faktisk fremdrift/produksjon. Betalingsplanen skal vise faktisk produksjon og hva som er innestående. 5.2 Fakturering Fakturering utføres månedlig med tidligste fakturadato den 1. i påfølgende måned etter at arbeidene er utført. Fakturaer skal adresseres og merkes i henhold til kontrakt. Underlag, for eksempel timelister, sendes i forkant til byggherrens prosjektleder for kontroll og signering. Dette underlaget skal vedlegges faktura sammen med evt. annen dokumentasjon som er avtalt. Av timelisten skal det fremgå dato, beskrivelser av utført arbeid og timer pr. dag. Fakturaer som ikke oppfyller avtalt krav eller som omhandler ikke utførte arbeider, returneres. Faktura skal inneholde: Tidligere fakturert Nå fakturert Innestående Sum fakturert pr. dato Kontrakt inkl. godkjente endringsmeldinger Gjenstående iht. ramme Det skal sendes separate fakturaer for: Kontraktsbeløp (avdragsfaktura, sluttfaktura) Godkjente endrings- og tilleggsarbeid Kontraktsbeløp (avdragsfaktura, sluttfaktura) Avdragsfaktura skal ikke betales før det foreligger sikkerhetsstillelse. Avdragsfakturaer skal ikke fremsendes oftere enn 1 gang pr. måned. 5.3 Godkjente tilleggsarbeider Fakturaer for tilleggsarbeider skal ha vedlagt signert endringsordre, samt nødvendig dokumentasjon for eventuelle regulerbare poster eller regningsarbeid (faktura fra UE/timelister/materiallister). Godkjente endringsordrer samles i samlefaktura som sendes ikke oftere enn 1 gang pr. måned. 5.4 Betalingsfrist Eiker Eiendomsutvikling sin betalingsfrist er 45 dager etter mottak av korrekt faktura. 6 Endringshåndtering Byggherren skiller mellom 4 ulike endringssituasjoner: 1 Ordinære endringer (ønskede endringer fra byggherren) 2 Irregulære endringer (byggherren krever noe som entreprenøren mener er en endring) 3 Mangler/forsinkelser ved byggherrens leveranser m.m. (hvis byggherrens leveranser eller medvirkning er forsinket eller mangelfulle) 4 Entreprenørens endringer (ønskede endringer fra entreprenøren)

9 7 Avvikshåndtering Et avvik er manglede samsvar mellom definerte krav og utført arbeid. Avvik kan gjelde ethvert krav i kontrakten, herunder kontraktens kvalitetskrav til sluttproduktet, produksjonsmetode, sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA), ytre miljø, forvaltning, drift og vedlikehold, dokumentasjon, etc. Entreprenør skal registrere avvik i eget avvikssystem i de tilfellene entreprenør har utført kontraktsarbeidene i strid med kontrakten eller det oppstår feil eller skader, og årsaken er forhold han selv svarer for. Avviksmelding innebærer således at entreprenør erkjenner ansvar for avviket. 7.1 Registrering og oppfølging av avvik Når det avdekkes avvik skal dette registreres, håndteres og loggføres fortløpende, av: Entreprenør er ansvarlig for loggføring og oppfølging av avvik i forbindelse med byggearbeider Ved alvorlige avvik, skal prosjektleder varsles umiddelbart. Status på håndtering av avvik skal legges ved månedsrapport. 8 Rigg- og driftsbestemmelser Totalentreprenøren er ansvarlig for alle felles rigg- og driftsytelser i prosjektet. Det er opp til totalentreprenør å gjøre seg kjent på arbeidsstedet og å fremskaffe nødvendige opplysninger som har betydning for økonomi, fremdrift eller på annet vis har betydning for tilbudsgivningen. 8.1 Organisering av byggeplassen Vedlagt er byggherrens omtrentlig omriss av tiltakets grenser. Totalentreprenøren må selv planlegge rasjonell tilrigging og struktur innenfor angitte område. Entreprenøren må for øvrig selv kontakte kommunen for tilkoblingspunkter for vann og avløp, samt evt. leverandør for byggestrøm. 8.2 Bruksrestriksjoner på tomten Areal utenfor riggområde tillates ikke benyttet av entreprenørene til noen form for virksomhet (rigg, lager, verksteder, lagring av materiell, lagring av masser, etc.) uten at dette er avtalt spesielt med byggherren. Hele byggeplassen skal gjerdes inn med faste byggegjerder. Det skal etableres låsbare porter i nødvendig omfang for å få utført arbeidene. Hensiktsmessig og tilpasset system for adgangskontroll til/ fra byggeplassen må etableres. Systemet skal omfatte registrering av det antallet personer som til enhver tid befinner seg inne på byggeplassen. Per i dag er byggeplassen gjerdet inn med byggegjerde. Dette gjerdet følger prosjektet. Entreprenør er ansvarlig for å kontrollere, komplettere og justere/tilpasse byggegjerdet og porter til prosjektet, men kan benytte seg av det eksisterende gjerde. 8.3 Forlegning Totalentreprenøren er ansvarlig for tilstrekkelig forlegning for egne arbeidere og underentreprenørenes arbeidere og at denne er i henhold til alle lover og forskrifter. Forlegning skal rengjøres jevnlig og holde en god bygningsmessig og innredningsmessig standard.

10 8.4 Brakker Generelt Totalentreprenøren skal holde toalett-, garderobe- og spisebrakker samt kontorbrakker for alle entreprenørene og byggherren, og besørge renhold og vedlikehold av brakkene Kontorplasser Entreprenøren står ansvarlig for tilrettelegging av egne kontorarbeidsplasser. Det skal medregnes 1 kontorplass for Byggherrens bemanning Møterom Det skal etableres tilfredsstillende møterom. 8.5 Verksteder og lager Totalentreprenøren har med nødvendige omfang av verksteder samt lager-, material- og redskapsbrakker. 8.6 Parkering og adkomst Parkering kan planlegges innenfor riggområdet, alternativt gateparkering, eller parkering etter særskilt avtale med byggherren. I tillegg til riggområdet har byggherren fem disponible parkeringsplasser på nabotomt tilgjengelig for entreprenør. 8.7 Provisorisk vann- og avløp Totalentreprenøren skal besørge utbygging og drift av provisorisk vann og avløp som dekker behovet for egne arbeider, underentreprenører, sideentreprenører og byggherren i hele byggeperioden. Dette gjelder for brakkeriggen, nybygget og utomhus. Per i dag ligger det ferdig påkoblet provisorisk vann- og avløp til brakkerigg. Dette kan benyttes, men entreprenør må selv dekke kostnaden ved evt egne tilpasninger, kvalitetskontroll av rørnettet, e.l. 8.8 Provisorisk strømforsyning og lys Totalentreprenøren skal besørge all installasjon, drift og vedlikehold av innvendige og utvendige provisorisk EL-anlegg. Dette gjelder for brakkeriggen, bygget og utomhus. Strømavbrudd, konsekvenser av utilsiktet bruk eller tilsvarende gir ikke rett til økonomisk kompensasjon. Per i dag ligger det ferdig påkoblet provisorisk strømforsyning til brakkerigg. Dette kan benyttes men entreprenør må selv dekke kostnaden ved evt egne tilpasninger, kvalitetskontroll av strømnettet, e.l. 8.9 Provisoriske tettinger for tette bygg Totalentreprenøren skal medta alle nødvendige provisoriske tettinger for å holde vann, snø og kulde ute, samt sikre bygget mot adgang for uvedkommende. Transportåpninger skal holdes tette når de ikke er i bruk Tildekking, beskyttelse Totalentreprenøren skal medta tildekking, inklusive vedlikehold, for beskyttelse av alle nye gulvarealer, trapper og taktekking mot skader i hele byggeperioden. Tildekkingen skal utføres slik at skader på overflatene unngås Oppvarming av tette bygg Totalentreprenøren skal medta nødvendig oppvarming. Bygget skal holde en temperatur på min +10⁰C, og for øvrig riktig temperatur for de arbeider som skal gjennomføres.

11 Det skal benyttes oppvarmingsmetode som både tilfredsstiller miljøkrav og som ikke tilfører fuktighet. Opplegg/system for byggoppvarming skal forelegges byggherren for aksept Stillaser, lifter, heiser og kraner Totalentreprenøren rigger opp i nødvendig omfang slik at det blir en mest mulig økonomisk rasjonell drift på prosjektet Snørydding og vedlikehold av veier og plasser Totalentreprenøren skal besørge all nødvendig snørydding, strøing, rengjøring og vedlikehold av veier og plasser innenfor utbyggingsområdet Avfallsbehandling Totalentreprenøren skal organisere, gjennomføre og planlegge avfallshåndteringen på prosjektet iht. prosjektmål og avfallsforskriften. 9 Krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) Byggherren stiller krav til systematisk arbeid for å ivareta hensynet til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) iht. Byggherreforskriften. Dette krever at entreprenør deltar aktivt i SHA-arbeidet og vektlegger SHA i sitt arbeid. Entreprenør skal, som ansvarlig prosjekterende, tidlig i prosjektet etablere en SHA-risikomatrise som skal følges opp og oppdateres gjennom hele prosjektet. Risikomatrisen skal etableres i samarbeid med byggherre og prosjekteringsgruppen. SHArisikomatrisen skal være vedlegg til SHA-plan. Entreprenøren skal selv oppdatere og spesifisere SHA planen, med utgangspunkt i Byggherrens SHA plan som er vedlagt. Entreprenør skal gjennom signert HMS erklæring bekrefte at de arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det etterlever kravene i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften). 10 Vedlegg 1. Hovedfremdriftsplan Støahagen 2. Riggplan 3. Organisasjonskart 4. Byggherrens SHA plan