BOK 0. Prosjektadministrative bestemmelser for entreprenør. Prosjekt: Drøbakgata 3-5 Rehabilitering av fasade med vinduer og dører samt tekking av tak

Transkript

1 BOK 0 Prosjektadministrative bestemmelser for entreprenør Prosjekt: Drøbakgata 3-5 Rehabilitering av fasade med vinduer og dører samt tekking av tak Prosjektnummer Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Godkjent Tilpasning til rehabiliteringsseksjonen EFJ Prosjekttilpasset TEG Side 1 av 11

2 Innholdsfortegnelse 1 Generell orientering Bok Beskrivelse av prosjektet Resultatmål for prosjektet Definisjoner Fremdrift Byggherrens organisasjon Status offentlig saksbehandling Krav og bestemmelser i avtaleforholdet Kontraktbestemmelser Entreprenørens bemanning Fullmakter Etiske retningslinjer Arbeidstid Beboeroppfølging Kommunikasjon Intern kommunikasjon i prosjektet Ekstern kommunikasjon Fremdriftsstyring Fremdriftsplan Bemanningsplan Byggherrens beslutningsplan Økonomistyring og fakturering Fakturering Godkjente tilleggsarbeider Avvikshåndtering Kvalitetssikring Generelt Entreprenørs kvalitetskontroll Krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) Mannskapsregistrering Krav til sikring av ytre miljø Avslutningsfasen Generelt Garantiperiode og reklamasjoner Krav til FDV-dokumentasjon og merking av bygg og anlegg Vedlegg Side 2 av 11

3 1 Generell orientering 1.1 Bok 0 Bok 0 omfatter orienterende beskrivelse av prosjektet, samt kontraktkrav til prosjektstyring av SHA, fremdrift, kvalitet, økonomi og rapportering i prosjektet. I tillegg omfatter Bok 0 prosjektadministrative bestemmelser, rutiner, orienteringer, etc. mellom entreprenør og byggherre som skal bidra til et koordinert, forretningsmessig og godt gjennomført prosjekt. Alle krav som fremkommer i Bok 0 skal være inkludert i pristilbudet gitt av entreprenør. Alle impliserte parter forpliktes til å følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser og retningslinjer som fremkommer i Bok 0. Generalentreprenøren vil i det etterfølgende bli omtalt som ansvarlig entreprenør. 1.2 Beskrivelse av prosjektet Drøbakgata 3-5 er en murgård beliggende på Sagene i Oslo, og benyttes til boliger. Gården er oppført i tegl som er pusset og malt. Bygningen har kjeller og 3 etasjer, samt loft (kaldt).taket er bygget som en takstolkonstruksjon med åser. Taket er tekket med papp. Bygningen har en bakgård med i alt 4 trappeoppganger. Det er forbindelse mellom gate og bakgård via et portrom fra Drøbakgata, foruten at bakgården er åpen mot sydøst. Prosjektet omfatter blant annet følgende arbeider : - nedhugging av puss. - ommuring av løst og dårlig murverk. - fjerning av tett maling. - ny overflatebehandling på fasader. - rep. av skader i gesimser. - utskifting av taktekking. - utbedring av råteskader i tak. - ommuring av pipetopper, inkl. puss. - rehabilitering/utskifting av overlys og takluker. - utskifting av alle beslag og tynnplatetekking. - utskifting av takrenner og nedløp. - nye vinduer i fasader. - mindre tiltak i forbindelse med ventilasjon i leilighetene - varmekabel i takrenner og nedløprør - noen mindre elektroarbeider 1.3 Resultatmål for prosjektet Prosjektet skal leveres til avtalt, tid, pris og kvalitet Prosjektets H-verdi skal være lik null. Side 3 av 11

4 1.4 Definisjoner BBY FKOK PL PGL PG ARK BL Boligbygg Oslo KF Felles kravspesifikasjon Oslo kommune, se Prosjektleder. Prosjektledelsen innehas av BBY ved prosjektleder. Prosjektleder er den administrative leder av prosjektet. Prosjekteringsgruppeleder Prosjekteringsgruppe (rådgivere og arkitekt) Arkitekt Byggeleder 1.5 Fremdrift Generelt Oppstart for prosjektet er planlagt mai 2016 og planlagt avsluttet november Dagmulktsbelagte og andre frister Dagmulktsbelagte frister fremgår av kontrakten. 1.6 Byggherrens organisasjon Byggherre er Boligbygg Oslo KF (BBY). BL er byggherrens representant og kontaktledd mot entreprenører og prosjekterende med mindre annet er avtalt i prosjektet. 1.7 Status offentlig saksbehandling Prosjektet anses ikke som søknadspliktig. 2 Krav og bestemmelser i avtaleforholdet 2.1 Kontraktbestemmelser Som kontraktbestemmelser gjelder NS8405:2008 med de justeringer og suppleringer som fremgår av avtaledokumentet. 2.2 Entreprenørens bemanning Det forutsettes at entreprenørs prosjektorganisasjon som beskrevet i tilbudet, skal gjennomføre prosjektet. Dersom tilbudt personell må erstattes skal dette være med personer med minst tilsvarende kompetanse og erfaring. Endringer skal godkjennes av PL. Kun personell tilbudt i anbudet anses som preaksepterte. Oversikt over entreprenørens bemanning oppdateres i prosjektets adresseliste. Side 4 av 11

5 2.3 Fullmakter Boligbyggs fullmakter ved endring i kontrakt 2.4 Etiske retningslinjer Administrerende direktør kr. 40 mill. Eiendomsdirektør kr. 5 mill. Seksjonsleder kr PL kr BL kr Handlinger i strid med lover, regler og god forretningsskikk skal ikke forekomme. Byggherren aksepterer ikke trakassering, diskriminering eller annen adferd som andre kan oppfatte som støtende, truende eller nedverdigende. 2.5 Arbeidstid Ordinær arbeidstid på byggeplassen skal være mellom kl og mandag til fredag. Eventuelle arbeider i helger og fridager skal avklares. 2.6 Beboeroppfølging Generelt Alle beboere skal behandles med oppmerksomhet, respekt og serviceinnstilling. Det stilles krav til taushet om alle forhold som omfatter de enkelte beboerne. Ytterdører, lofts- og kjellerdører og dører inn til den enkelte leilighet skal til enhver tid holdes avlåst. Det er ikke tillatt for entreprenøren å benytte strøm fra bebodde leiligheter, selv ikke til enkel bruk av håndverktøy. Hvis dette skjer belastes entreprenør et gebyr til byggherren på kr per tilfelle Beboermøte Ved behov skal entreprenøren innkalle til og delta på møte med beboerne hvor entreprenørens leder av byggeplassen presenteres og redegjør for prosjektets gjennomføring og konsekvenser for beboerne Tilgang til bebodde leiligheter Hvis tilgang til en leilighet ikke oppnås av entreprenør, skal denne prosessen dokumenteres (tid for besøk og oppringning, hvilke tlf. nr. ble ringt, når varsel ble lagt i postkasse osv.) og dokumentasjonen oversendes til PL. PL vil så henvende seg til namsmannen for å få skaffet tilgang til den aktuelle leiligheten. Henvendelse til namsmannen må gjøres senest 1 uke før arbeidene skal starte opp. Det må påregnes ujevn tilgang til leilighetene. Dersom man ikke får til en avtale om tilgang til leiligheter i henhold til fremdriftsplanen, må entreprenør gå videre til neste leilighet. Side 5 av 11

6 2.6.4 Nekt av tilgang til leilighet Hvis beboer nekter entreprenør tilgang til leilighet, skal PL kontaktes umiddelbart Hindret tilgang til leilighet pga. SHA-forhold Hvis entreprenør nekter å gå inn i leilighet fordi dette ikke er forsvarlig i henhold til SHA, sendes statusrapport til PL snarest. De faktiske forhold skal dokumenteres, om mulig med bilder. 3 Kommunikasjon 3.1 Intern kommunikasjon i prosjektet Generelt Korrespondansen skal av hensyn til saksbehandling og arkivering kun omhandle én sak. Det skal angis hvor kopi er sendt. All korrespondanse skal merkes med prosjektets navn. Deretter angis hva saken gjelder. Eks: Drøbakgata Mengdekontroll Brev og signerte protokoller som skal sendes til byggherren, stiles til Boligbygg v/pl. Krav vedrørende korrespondanse iht. aktuell kontraktstandard skal også etterleves Brev og signerte protokoller Brev, beslutningsnotater, protokoller og annet som normalt krever underskrift sendes som brev eller skannes og sendes som e-post Rapportering fra entreprenør Entreprenør rapporterer til PL via BL. Rapporteringen skal være byggherren i hende tidligst 1. og senest 7. dag i påfølgende måned. Siste dag i måneden, med mindre annet avtales spesielt, skal være statusdato for innsamling av data. 3.2 Ekstern kommunikasjon Korrespondanse mot myndigheter og andre eksterne aktører All kontakt mot myndigheter og andre eksterne aktører skal gå gjennom PL hvis ikke annet er avtalt Mediekontakt Henvendelser fra media og publikum til rådgivere, leverandører, entreprenører og andre utenfor Boligbyggs prosjektledelse, skal meldes fra til Boligbyggs kommunikasjonsavdeling, Side 6 av 11

7 som koordinerer eventuelle uttalelser. Alle mediehenvendelser skal tas i mot på en høflig måte med henvisning til kommunikasjonsavdelingen i Boligbygg, samt informere PL Reklame Alle aktører i prosjektet må innhente forhåndsgodkjennelse fra byggherren dersom noen ønsker å gi offentligheten informasjon om avtalen/prosjektet. Dette gjelder også for byggeplasskilt. 4 Fremdriftsstyring Entreprenør skal, som en del av sitt styringssystem, ha et system for fremdriftshåndtering som omfatter planlegging, styring, koordinering og kontroll av fremdrift. Systemet for fremdriftshåndtering skal sikre styring og kontroll av bemanning, samt dokumentere ivaretakelse av SHA-hensyn og inkludere SHA-aktiviteter. Entreprenørs fremdriftsplan skal kunne sorteres på fag, kontrollområde, faser, milepæler, spesielle aktiviteter, kritiske aktiviteter, etc. Godkjente endringer i kontraktarbeidet skal fortløpende innarbeides i fremdriftsplanene. Som et minimum skal plansystemene tilfredsstille følgende krav: Avhengigheter mellom aktiviteter Entydig aktivitetskoding Sammenheng mellom planer på forskjellige nivå Frontlinje med angivelse av status i forhold til tidsaksen Angivelse av planlagte Sikker Jobb Analyse (SJA) 4.1 Fremdriftsplan Planen skal omfatte det komplette arbeidsomfang for entreprisen. Planen fremstilles som Gantt-diagram og skal for hver aktivitet som et minimum vise: Milepæler gitt i kontrakt Aktivitetskode og -beskrivelse. Aktivitetskoden skal være entydig. Planlagt start-/sluttdato og varighet Avhengigheter mellom hovedaktiviteter Kritisk linje Fremdriftsplaner skal detaljeres til et nivå sammenlignbart med bygningsdelstabellen ned på 3 siffer. Det skal være innarbeidet nødvendig slakk i planene som sikrer at entreprenøren når de kontraktsfestede milepælene. Gjeldende fremdriftsplan er bindende og tillates ikke endret uten etter særskilte krav fra eller etter avtale med PL, og skal benyttes som grunnlag for entreprenørens rapportering. 4.2 Bemanningsplan Entreprenør skal levere en bemanningsplan. Virkelig bemanning iht. bemanningsplan, skal rapporteres månedlig til PL. Side 7 av 11

8 PL skal informeres ved vesentlige endringer i bemanningsplanen. 4.3 Byggherrens beslutningsplan Entreprenør skal utarbeide Byggherrens beslutningsplan som synliggjør tidshorisont for alle nødvendige avklaringer som byggherren og hans representanter skal beslutte. Byggherrens beslutningsplan skal vise frist for fremleggelse av forslag fra entreprenør, nødvendig tid til avklaringer for byggherren, og frist for byggherrens beslutninger. 5 Økonomistyring og fakturering 5.1 Fakturering Fakturering utføres månedlig med tidligste fakturadato den 1. i påfølgende måned etter at arbeidene er utført. Fakturaer skal adresseres og merkes i henhold til kontrakt. Fakturaunderlag sendes i forkant til BL for kontroll og signering. Dette underlaget skal vedlegges faktura sammen med evt. annen dokumentasjon som er avtalt. Fakturaer som ikke oppfyller avtalt krav eller som omhandler ikke utførte arbeider, returneres. Faktura skal inneholde: Prosjektnavn Navn og ressursnummer på PL Type faktura Tidligere fakturert Nå fakturert Sum fakturert pr. dato Det skal sendes separate fakturaer for: Kontraktbeløp (avdragsfaktura, sluttfaktura) Godkjente endrings- og tilleggsarbeid Prisstigning 5.2 Godkjente tilleggsarbeider Fakturaer for tilleggsarbeider skal ha vedlagt signert endringsordre fra PL, samt nødvendig dokumentasjon for eventuelle regulerbare poster eller regningsarbeid (faktura fra UE/timelister/materiallister). Godkjente endringsordrer samles i samlefaktura som sendes ikke oftere enn 1 gang pr. måned. 6 Avvikshåndtering Et avvik er manglede samsvar mellom definerte krav og utført arbeid. Avvik kan gjelde ethvert krav i kontrakten, herunder kontraktens kvalitetskrav til sluttproduktet, produksjonsmetode, sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA), ytre miljø, forvaltning, drift og vedlikehold, dokumentasjon, etc. Når det avdekkes avvik skal dette registreres, håndteres og loggføres fortløpende. Entreprenør er ansvarlig for loggføring og oppfølging av avvik i forbindelse med byggearbeidene. Side 8 av 11

9 Ved alvorlige avvik, skal PL varsles umiddelbart. Status på håndtering av avvik skal legges ved månedsrapport. 7 Kvalitetssikring 7.1 Generelt Entreprenør skal ha et implementert og dokumentert system for kvalitetsstyring for å sikre at eget arbeid utføres i henhold til gjeldende lover, forskrifter og aktuelle standarder, samt kontraktens krav. Entreprenør skal videreføre de krav som er satt av oppdragsgiver til utarbeidelse av kontrollplaner, etc. til sine evt. underleverandører, gjennomgå planene og godkjenne disse. Entreprenør skal benytte byggherrens maler og kvalitetsdokumenter dersom PL krever dette. 7.2 Entreprenørs kvalitetskontroll Med bakgrunn i en dokumentert risikovurdering, skal entreprenør utarbeide prosjekttilpassede kontrollplaner og sjekklister. Kontrollplanene skal som et minimum vise hva som skal kontrolleres, av hvem (kontrollform), når (hvor ofte), metoden som skal benyttes og hvordan kontrollen skal dokumenteres for å sikre at aktiviteten er gjennomført i overensstemmelse med kontraktsgrunnlaget. Sjekklistene skal bl.a. gi henvisning til tegnings- og revisjonsnr., samt beskrivelsesposter og gitte toleranser. Kontrollplanene skal synliggjøre hvordan Byggherrens mulighet til kontroll kan gjennomføres, spesielt i de tilfeller der hvor arbeidene ikke lar seg inspisere i ettertid. Entreprenør skal utarbeide og vedlikeholde kontrollplaner for eget arbeid og sikre at underentreprenørene utarbeider og vedlikeholder kontrollplaner for arbeid de er ansvarlig for. Dokumentasjon for gjennomført egenkontroll skal fremlegges løpende i byggemøter eller egne særmøter. 8 Krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) Byggherren stiller krav til systematisk arbeid for å ivareta hensynet til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) iht. Byggherreforskriften. Dette krever at entreprenør deltar aktivt i SHAarbeidet og vektlegger SHA i sitt arbeid. Boligbyggs SHA-mål for prosjektet er beskrevet i SHA-plan. SHA-målene skal implementeres i entreprenørens organisasjon og hos alle underentreprenører og underleverandører. Entreprenør skal gjennom signert HMS-erklæring bekrefte at de arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det etterlever kravene i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften). Entreprenør er ansvarlig for at SHA-dokumenter skrives på et språk som arbeiderne behersker. Side 9 av 11

10 8.1 Mannskapsregistrering Det stilles krav til elektronisk inn- og utregistrering av mannskap. Mannskapslistene oversendes PL ukentlig. 9 Krav til sikring av ytre miljø Boligbygg er pålagt å ta miljøhensyn ved alle anskaffelser etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser og kommunens eget regelverk. Vi stiller derfor store krav til oss selv og til våre kontraktspartnere om å foreta miljøvennlige valg innen varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeid. 10 Avslutningsfasen 10.1 Generelt Før innkalling til ferdigbefaring skal entreprenør ha gjennomført egenkontroll og utbedret feil og mangler, samt ha gjennomført entreprenørenes funksjons- og ytelsestest. Byggrengjøring skal også være ferdigstilt før omtalte dato. Byggherren kan kreve at entreprenør utarbeider detaljert framdriftsplan fra dag til dag for alle arbeider før sluttfasen. Dette skal skje i nært samarbeid med byggeleder Garantiperiode og reklamasjoner Garantiperioden starter etter at kontraktsarbeidene er overtatt. Reklamasjonsarbeider skal utføres etter avtale og i full forståelse med byggherren og brukerinstitusjonen. Dersom hensynet til brukeren gjør det nødvendig å utføre arbeidet utenfor ordinær arbeidstid, skal dette ikke medføre krav på overtidsgodtgjørelse og lignende. Entreprenøren skal selv foreta dokumentert egenkontroll av arbeidene før byggherrens kontroll foretas. Fremsatte reklamasjoner skal utbedres fortløpende i perioden med mindre byggherren gir aksept for annet. Byggherren innkaller til årlige garantibefaringer i garantiperioden. Det føres referater fra befaringene med frist for utbedring av eventuelle feil og mangler. Entreprenør skal melde byggherren skriftlig når feilene/manglene er ferdig utbedret. Side 10 av 11

11 11 Krav til FDV-dokumentasjon og merking av bygg og anlegg Entreprenøren er ansvarlig for å overlevere FDV-dokumentasjon i henhold til Boligbyggs krav. Kravene er gitt i vedlegg. FDV-dokumentasjon, merkesystem og tegninger skal bygges opp etter NS 3451:2009- Bygningsdelstabell. Felles kravspesifikasjon Oslo kommune med maler og verktøy finnes på 12 Vedlegg 1. Prosjektets organisasjonskart 2. Adresseliste 3. SHA-plan 4. Krav til FDV-dokumentasjon 5. Månedsrapport mal Side 11 av 11