Anskaffelse av HR løsninger for kommunene Drammen, Røyken, Sande og Svelvik
Innholdsfortegnelse 1. Introduksjon 3 1.1 Anskaffelsens gjenstand 3 1.2 Bakgrunn og formål med anskaffelsen 4 2. Generelle bestemmelser 4 2.1 Kunngjøring av anskaffelsen 4 2.2 Anskaffelsesform 5 2.3 Tidsplan 5 2.4 Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen 5 2.5 Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget 5 2.6 Offentlighet og taushetsplikt 5 2.7 Konkurransegrunnlag 6 2.8 Kostnader ved å delta i konkurransen 6 2.9 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse 6 3. Kvalifikasjonskrav 6 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 7 3.3 Økonomisk og finansiell stilling 7 3.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner 7 4. Krav til kvalifikasjonssøknaden 8 4.1 Språk 8 4.2 Søknadens innhold og struktur 8 4.3 Antall eksemplarer 9 4.4 Emballering og merking 9 4.5 Leveringsfrist og sted 9 4.6 Endring og tilbakekall 9 5. D-IKTs behandling av søknadene 9 5.1 Åpning 10 5.2 Vurdering av kvalifikasjoner 10 5.3 Utvelgelse av leverandører 10 Vedlegg 1. Forpliktelseserklæring Side 2 av 10
1. Introduksjon Drammensregionens IKT (heretter benevnt D-IKT) inviterer interesserte tilbydere til å søke om deltakelse i konkurranse med forhandling for anskaffelse av HR-løsninger innen leveranseområdene lønn, personal, rekruttering, kompetanse og reiseregning. Anskaffelsen er strategisk viktig for kommunene, og vil ha stor betydning for utvikling og effektivisering av arbeidsprosesser. Drammensregionen IKT er et interkommunalt samarbeid mellom kommunene Drammen, Røyken, Sande og Svelvik. D-IKT leverer IKT-tjenester til kommunene. Ved å samle disse på ett sted oppnår kommunene både stordriftsfordeler og effektivisering. Det er til sammen ca 6200 ansatte i kommunene Drammen, Røyken, Sande og Svelvik. I dag har D-IKT 45 ansatte fordelt på tre avdelinger (driftsstøtte, driftsteknisk samt prosjekt og utvikling) i tillegg til staben og ledelsen. For mer informasjon se: www.d-ikt.no 1.1 Anskaffelsens gjenstand Anskaffelsen omfatter følgende leveranseområder, hvor det kan søkes om deltakelse og senere gis tilbud innen ett eller flere områder: - Lønn (grunnleggende lønnsfunksjonalitet, rapportering, refusjoner m.m.) - Personal (forhandling, IA, fravær, tidsregistrering) - Rekruttering (hele rekrutteringsprosessen fra annonsering og ansettelse) - Kompetanse (oversikt kompetanse - krav/beholdning, kompetanseplaner m.m.) - Reiseregning (utfylling, attestasjon/anvisning, utbetaling) Kontraktsmyndighet er D-IKT, som på vegne av sine eierkommuner Drammen, Røyken, Sande og Svelvik vil tildele eksklusiv rammeavtale til en leverandør innen hvert av leveranseområdene. Avtalen skal også kunne benyttes for andre kommuner som i løpet av rammeavtalens varighet vil inngå i D-IKT. Kommunene har forskjellige tanker rundt hvilke deler av løsningen de skal ta i bruk og når de eventuelt skal ta de i bruk. Det er derfor behov for stor grad av avtalemessig fleksibilitet ift dette, og det er derfor besluttet at det skal kunne gis tilbud på ett eller flere leveranseområder slik at deler av løsningen skal kunne tas i bruk uavhengig av hverandre. Det legges videre opp til at det skal anskaffes velprøvde standardløsninger, som er i supportert drift hos andre kunder. Videre er det en målsetting at D-IKT selv i størst mulig grad skal forestå drift av løsningene. Matrisen under viser hvilke kommuner som skal anskaffe eller ha opsjon på ulike deler av løsningen: Drammen Røyken Sande Svelvik Lønn Opsjon X X X Personal inkl forhandling Opsjon X X X Rekruttering Opsjon Opsjon Opsjon Opsjon Kompetanse Opsjon Opsjon X X Reiseregning X Opsjon X X X=skal ha løsningen Turnussystem er ikke omfattet av anskaffelsen. Kommunene benytter GAT-Turnus. Side 3 av 10
1.2 Bakgrunn og formål med anskaffelsen Anskaffelsens formål er å anskaffe en løsning som skal bidra til å dekke nåværende og fremtidige behov for standardiserte, automatiserte og effektive arbeidsprosesser innenfor HR-området. Det er ikke lagt opp til organisatoriske endringer i forbindelse med anskaffelsen, men en ny løsning vil gi endringer gjennom nye rutiner og andre måter å jobbe på. Det er ønske om større grad av integrasjoner og gjenbruk av data, og dette vil gi nye muligheter og føre til endrede arbeidsprosesser. Kommunene har også uttrykt at de ønsker å anskaffe standard løsninger og tilpasse seg standard prosesser som ligger i disse. For at leverandører kan levere tilbud på deler av løsningen har D-IKT kommunene tilrettelagt en IKT-arkitektur som muliggjør dette. Det er således, også av hensynet til å legge til rette for en god konkurransesituasjon, lite ønskelig at leverandører går sammen om å søke deltakelse, og senere inngi tilbud på, flere løsningsområder samlet. Anskaffelse og implementering av nye HR-løsninger vil ha stor relevans i forhold til vedtatte mål i D-IKT-kommunenes ekommunestrategi, og vil være et verktøy for måloppnåelse her. Målene for ekommune i D-IKT er: Effektivisere kommunene ved hjelp av selvbetjeningsløsninger, utnyttelse av eksisterende verktøy og teknologi, og automatiserte arbeidsprosesser. Brukere av kommunens tjenester opplever at de digitale tjenestene har høy kvalitet i form av løsninger som er tilgjengelige, nyttige, åpne og forutsigbare. Mål for HR-løsningen er at således den skal inneholde: Moderne og enkelt brukergrensesnitt Mulighet for elektroniske og automatiserte arbeidsprosesser Mulighet for forenklede og standardiserte arbeidsprosesser på tvers av kommunens virksomheter Økt datakvalitet gjennom redusert behov for manuell registrering av data, data skal så langt det er mulig registreres kun en gang Fleksibel mulighet for uttak av styringsinformasjon og rapporter Mulighet for å få oversikt over virksomhetenes kompetanseplaner, kompetansebeholdning og organisasjonens behov Selvbetjeningsløsning for ansatte Stabil, sikker og fleksibel teknologi som gjør det mulig å integrere mot andre løsninger og sikre god dataflyt Kommunene Røyken, Sande og Svelvik benytter i dag lønnssystemet NLP. Leverandøren vil fase ut drift og vedlikehold av dette systemet, og det er derfor behov for å erstatte dagens system med en ny løsning. I tillegg er det et behov for utvidet funksjonalitet og en løsning som gjør det mulig å standardisere, effektivisere og automatisere arbeidsprosesser innenfor hele HR-området. Drammen kommune benytter i dag lønnssystemet Vivaldi, og har pr. dato ikke planer om å fase ut dette systemet. Drammen kommune har likevel identifisert behov for deler av anskaffelsen, og fulle rettigheter til å anskaffe alle systemene under rammeavtalen(e)som blir resultatet av denne konkurransen. Behovene er angitt i tabellen i pkt 1.1. 2. Generelle bestemmelser Nedenfor angis de generelle administrative bestemmelser for anskaffelseskonkurransen. 2.1 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort på www.doffin.no samt TED (www.ted.publications.eu.int/official). Side 4 av 10
2.2 Anskaffelsesform Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. Juni 1999 og Forskrift om offentlige anskaffelser nr 402 av 7.4.2006 som konkurranse med forhandling med forutgående kvalifikasjon og utvelgelse av leverandører, jfr. del I og III Anskaffelser over EØSterskelverdier. Anskaffelsen vil gjennomføres etter en faseinndelt prosedyre, hvor D-IKT i konkurransefasen vil benytte seg av adgangen til å redusere antall tilbud det skal forhandles om. 2.3 Tidsplan Anskaffelsen gjennomføres etter den overordnede og tentative milepælsplanen som er gjengitt i tabellen nedenfor. Leverandørene vil bli orientert dersom D-IKT skulle beslutte å endre tidsplanen. Aktivitet Dato Kunngjøring av anskaffelsen 22.5.2011 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 14.6.2011 Siste utsendelse av svar på spørsmål 15.6.2011 Frist for søknad om deltakelse 21.6.2012 kl 10:00 Meddelelse om kvalifikasjon og utvelgelse/ Utsendelse av konkurransegrunnlag 29.6.2012 Tilbudsfrist 17.9.2012 Kontraktstildeling 30.11.2012 Kontraktsinngåelse 10.12.2012 2.4 Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen Henvendelser vedrørende anskaffelsen skal rettes skriftlig til D-IKT på e-post 7477@d-ikt.no med Saksnr 12/7477 HR-løsninger - <Leverandørnavn> i emnefeltet. Frist for spørsmål fremgår av pkt 2.3 over. Andre henvendelser kan ikke påregnes besvart. Innkomne spørsmål vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli fortløpende distribuert via www.doffin.no, hvorfra e-postvarsel til kontaktperson hos alle registrerte leverandører vil bli generert. 2.5 Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom leverandøren blir oppmerksom på at kvalifikasjonsgrunnlaget inneholder mulige feil, uklarheter eller at oversendte filer ikke kan leses som forventet, er det leverandørens plikt å ta kontakt med D-IKT for å få feilen rettet eller uklarhetene tydeliggjort. D-IKT forbeholder seg retten til å foreta nødvendige endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget. Om nødvendig vil søknadsfristen kunne bli forholdsmessig forlenget. 2.6 Offentlighet og taushetsplikt Ift FOA 3-5 om offentlighet kan allmennheten i medhold Lov om rett til innsyn i offentleg verksemd (LOV 2006-05-19 nr 16) kreve innsyn i blant annet innleverte tilbud etter kontraktstildeling. Side 5 av 10
For at D-IKT skal kunne oppfylle sin taushetsplikt iht FOA 3-6, bes leverandøren sammen med kvalifikasjonssøknaden vedlegge en elektronisk kopi hvor eventuelle forretningshemmeligheter eller andre forhold som det er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde er sladdet. I den forbindelse gjøres leverandørene oppmerksom på at D-IKT har et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av opplysninger som leverandøren anmoder unntatt offentlighet. Blir det ikke levert et spesielt forberedt dokument for offentliggjøring vil D-IKT anse den originale kvalifikasjonssøknaden som klar for offentliggjøring. 2.7 Konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlag inneholdende krav til ytelsen, kontraktsvilkår og administrative bestemmelser for konkurransegjennomføringen vil bli tilsendt kvalifiserte leverandører som iht kap 5 nedenfor blir valgt ut til å delta i konkurransen. 2.8 Kostnader ved å delta i konkurransen Leverandøren utarbeider og leverer kvalifikasjonssøknad og senere eventuelt tilbud for egen regning og risiko. D-IKT påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med leverandørens deltakelse i konkurransen. 2.9 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse D-IKT forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 3. Kvalifikasjonskrav Dette kapittel inneholder krav til leverandør. Disse er å anse som minimumskrav som alle må være oppfylt for å kunne delta i konkurransen. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Kvalifikasjonskrav Virksomheten bør ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. Leverandøren skal bekrefte at selskapet oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Dokumentasjonskrav a. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. b. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF- 1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Kravet er kun obligatorisk for norske leverandører, men internasjonale leverandører oppfordres til å innlevere tilsvarende dokumentasjon. HMS egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eventuelt ved kontraktstildeling vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen HMS. Skjema for HMS egenerklæring kan hentes på http://www.regjeringen.no/upload/kilde/fad/red/2006/0032/ddd/andre/280 340-hms-egenerklaering.rtf Side 6 av 10
3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig registrert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i et faglig register i sitt hjemland 3.3 Økonomisk og finansiell stilling Kvalifikasjonskrav Leverandør skal ha god økonomisk og finansiell stilling. Dokumentasjonskrav Økonomisk og finansiell stilling skal dokumenteres med følgende informasjon: a. Siste godkjente årsregnskap med årsberetning og revisors beretning for de tre siste regnskapsår, siste perioderegnskap samt eventuell nyere informasjon av relevans. b. Soliditetsvurdering fra en virksomhet med konsesjon til å drive kredittopplysningsvirksomhet. Vurderingen må ikke være eldre enn 3 måned fra søknadsfristen, være basert på siste godkjente regnskapstall og bør opplyse om kredittverdighet og grad av konkursrisiko (konkursprediksjon). Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge etterspurt dokumentasjon, vil garanti fra morsselskap som oppfyller kvalifikasjonskravet, eventuelt alternativ dokumentasjon i form av eksempelvis erklæring fra revisor eller finansinstitusjon som er egnet til å oppfylle dokumentasjonskravet kunne aksepteres. 3.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til leveranse i tråd med de beskrivelser som er gitt i kap 1. Dokumentasjonskrav Leverandørens organisatoriske og tekniske kapasitet skal dokumenteres med følgende informasjon: a. Beskrivelse av leverandørens faglige og tekniske kompetanse samt beskrivelse av leveranse- og supportorganisasjon. b. Det skal spesifiseres hvilke ressurser (antall ansatte samt angivelse av relevant kompetanse) som tilhører leverandøren og hvilke som eventuelt tilhører andre foretak. c. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kontraktsforpliktelsene, skal det angis hvor stor andel av kontrakten leverandøren har til hensikt å benytte underleverandører. Dog forventes at hovedleverandør vil representere hoveddelen av leveransen. Forpliktelseserklæring fra aktuelle underleverandører skal fremlegges, jfr. Vedlegg 1. Side 7 av 10
Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende leveranser. Dokumentasjonskrav Dokumentasjon av de viktigste leveranser de tre siste år innenfor hvert ansøkt leveranseområde som er relevante og sammenlignbare i forhold beskrivelsen av anskaffelsens gjenstand i kap 1 ovenfor. Av dokumentasjonen skal det for hver leveranse framgå: a. kundenes navn og kontaktinformasjon b. leveranseområde c. utfyllende beskrivelse av leverte teknologier/løsninger og utrullingstjenester, herunder samarbeid med tredjepart d. leveransens omfang, verdi, tidspunkt og varighet e. kort beskrivelse av hvorfor leverandøren anser referansen som relevant for nærværende anskaffelse f. opplysning om hvorvidt, og eventuelt i hvilken grad, leveransen er utført av, eller ved bruk av underleverandører. Det er ønskelig at hovedleverandøren kan dokumentere å ha representert hoveddelen av leveransen. 4. Krav til kvalifikasjonssøknaden 4.1 Språk Kvalifikasjonssøknaden skal være utformet på norsk. 4.2 Søknadens innhold og struktur Nedenfor er detaljert informasjon om dokumentasjonen som skal inngå i søknaden. Dokumentene innbindes i (ring)perm og separeres med skilleark som nummereres som angitt i tabellen nedenfor. Arkene skal ikke stiftes. Del Beskrivelse 1. Signert søknadsbrev, inkludert a. Fullt navn, adresse og uttømmende kontaktinformasjon for tilbyder, inkl kontaktinformasjon for den som er ansvarlig for søknaden. b. Kort beskrivelse av leverandøren; historikk, markeder, produkter og tjenester, organisasjon, etc. Tilsvarende for eventuelle underleverandører. c. Beskrivelse av hvilke deler av leveransen som forestås av hhv hoved- og evt underleverandører. d. Leverandørens forståelse av avsnitt 2.6 ovenfor. 2. Attester og vedlegg a. Attest for innbetaling av skatt b. Attest for innbetaling av mva c. HMS egenerklæring d. Firmaattest e. Utfylt og signert egenerklæring om vandel f. Regnskap, årsrapport og revisors beretning og evt nyere informasjon g. Soliditets-/kredittvurdering h. Signert forpliktelseserklæring fra eventuell(e) underleverandør(er) Side 8 av 10
Del Beskrivelse 3. Besvarelse av krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner etter samme disposisjon som i avsnitt 3.4 ovenfor. Leverandøren bes spesielt påse at dokumentasjonskravene er tilstrekkelig belyst, for D- IKTs vurdering av leverandørens kvalifikasjoner, og at det klart fremkommer hvilke leveranseområder faglig og teknisk kapasitet samt tidligere erfaring er relatert til. 4.3 Antall eksemplarer Søknad om deltakelse skal inneholde: En innbundet, komplett papirutgave merket ORIGINAL Elektronisk kopi (CD/USB minnepinne) med samtlige dokumenter/filer, navngitt i tråd med inndelingen i pkt 4.2 ovenfor i søkbart pdf-format samt sladdet kopi av kvalifikasjonssøknaden. Det presiseres at det er tilbyders ansvar å påse at elektroniske dokumenter er korrekt navngitt iht ovenstående maler og at den elektroniske og den papirbaserte leveransen er korrekt og sammenfallende. Ved eventuelle avvik vil signert papirversjon legges til grunn. 4.4 Emballering og merking Komplett søknad vedlagt all dokumentasjon skal leveres i dobbelt og lukket emballasje. Den ytterste skal kun merkes med adressat og Saksnr 12/7477 HR-løsninger Søknad om deltakelse. Åpnes kun av adressat. Den innerste skal kun merkes med avsenders navn og postadresse. Søknaden skal emballeres på en slik måte at den er anonym og at søknadens fortrolighet kan bevares frem til åpningen. 4.5 Leveringsfrist og sted Søknaden skal være D-IKT i hende innen søknadsfristen som følger av tidsplanen i pkt 2.3 ovenfor. Søknaden skal fysisk leveres til: Drammensregionens IKT Att: Heidi Meese Johannessen Engene 1 3008 Drammen 4.6 Endring og tilbakekall Innlevert kvalifikasjonssøknad kan tilbakekalles eller endres inntil søknadsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av søknaden er å betrakte som ny søknad som skal utformes i samsvar med de krav til søknaden som er oppstilt ovenfor. 5. Behandling av kvalifikasjonssøknadene Mottatte søknader vil bli behandlet i overensstemmelse med de bestemmelser som fremkommer i punktene 0 5.3 nedenfor. Side 9 av 10
Mottatte kvalifikasjonssøknader vil ikke bli returnert, men arkivert eller forskriftsmessig destruert. Dog med unntak av søknader som er mottatt etter leveringsfristens utløp, som vil bli returnert. 5.1 Åpning Åpning av søknader vil gjennomføres i D-IKTs lokaler umiddelbart etter søknadsfristens utløp av minst to representanter fra D-IKT. Leverandørene vil ikke få adgang til å være til stede ved åpningen. 5.2 Vurdering av kvalifikasjoner Dersom søknaden er korrekt levert vil det vurderes hvorvidt kvalifikasjonskravene er oppfylt. Søknader som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli avvist i samsvar med anskaffelsesforskriftenes bestemmelser. Tilsvarende vil anskaffelsesforskriftens 20-12 bli lagt til grunn for vurdering av forhold ved leverandøren for øvrig. Leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene er å anse som kvalifisert for deltakelse i konkurransen. 5.3 Utvelgelse av leverandører Blant de kvalifiserte leverandørene vil det bli valgt ut minst tre leverandører innen hvert leveranseområde som vil bli invitert til å delta i konkurransen og følgelig få tilsendt konkurransegrunnlaget. Ved utvelgelsen vil det bli sett hen til behovet for god konkurransedynamikk, ved at man vil søke å legge til rette for at ulike løsninger vil være representert blant tilbyderne. Dette vil kunne medføre at kun en eller få kvalifiserte leverandører med dokumentert kompetanse og erfaring på samme løsninger vil utvalgt til å delta i konkurransen. Utvelgelsen vil foretas separat for hvert leveranseområde og baseres på en samlet vurdering av hvilke leverandører med erfaring fra ulike løsninger som i størst grad oppfyller kvalifikasjonskravene knyttet til økonomisk og finansiell stilling samt tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf pkt 3.2 og 3.4 ovenfor, hvor tekniske og faglige kvalifikasjoner vil bli tillagt størst vekt. Side 10 av 10