Revidert 22.januar2013 KAG. Oppstartskurs

Revidert 22.januar2013 KAG Oppstartskurs

Oppgave 1. Husk å legge inn kr 1000 i vekselpenger. Hver oppgave ( 1.1 1.2 osv )er en booking og oppgave 1 er en dag hvor det skal gjøres kassaoppgjør når alle oppgavene er løst. Ankomst Ant døgn Enheter Ant pers Navn Adresse Post nr. Sted Betalingsmåte Oppgave 1.1 I dag 2 Dobbeltrom. 2 Ann Kristin Haugbakken Fiolveien 25 3701 Skien Booking ved ankomst Sjekk inn. Legge til i ordre: 2 middagsbuffé, 149*2 2 Mineralvann 0,33 L Trykke Lagre til Ordre Oppgave 1. 2 I dag 1 Enkeltrom, ønsker rom 109 1 Steinar Hansen Trappa 45 5003 Bergen Oppgave 1. 3 I dag 2 Dobbeltrom. 2 Kåre Olsen 2512 Kvikne Oppgave 1. 4 Tast F7 Varesalg 2 Mineralvann 0,5 l Trykk Statusliste og velg -> Ann Kristin Haugbakken deretter trykk Lagre (F3) Oppgave 1. 5 Tast F2 Ankomstliste Velg Kåre Olsen og Sjekk inn ved å velge gjestestatus Ankommet Kontant: 1650 Oppgave 1. 6 I dag 1 4 Twinrom, 1 pers på hvert rom Klikk F3 i kunderegisteret for å skrive inn firma. Trykk Legg til i Ordre Velg Aktiviteter og book Statens Naturoppsyn Møllergt 20C 240 Oslo Konferanserom 4 Ragnar Holm fra kl 08:00 til kl 16:00 i dag. Legg til Tjenesten Projektor. Utfør Kassaoppgjør, velg Kassaoppgjør og Kassaoppgjør. I bildet Bank og kortavstemming velg hver betalingsmetode unntatt kontant og skriv inn kontrollsum. Når alle kontrollsummene for bank og kort er lagt inn trykk Neste og bildet Kassaoppgjør kontanter kommer opp. Legg inn verdiene som er beskrevet på neste linje. Ingen kort eller bankinnbetalinger i denne oppgaven, trykk Neste for å legge inn kontanter Femtiøringer Kronestykker Femkroner Ti kroner Tjuekroner Sedler, skrives inn i feltet for 1000 Kr 3 Kr 17 Kr 30 Kr 40 Kr 60 Kr 2500 Side 1

Oppgave 2 Ankomst Ant døgn Enheter Ant pers Navn Adresse Post nr. Sted Betalingsmåte Oppgave 2.1 Tast F7 Varesalg 1 flaske Øl 0,33 Trykk Statusliste F4 og velg -> Ann Kristin Haugbakken deretter trykk Lagre (F3) Oppgave 2. 2 I dag 3 Dobbeltrom 2 Øystein Nålåsen Bekkefaret 2 7340 Oppdal Legg til Tjenesten Internett på rom Oppgave 2. 3 Om 2 dager 4 Enkeltrom 1 Per Olsen Olsbakken 7020 Trondheim Etter gjennomført booking Legge til i Notatfeltet Rediger boperioden. Vegetarianer Kommer om 3 dager (For å legge inn notater og blir i 4 døgn Klikk på knappen med 3 punktumer i notatfeltet) Oppgave 2. 4 Tast F7 Varesalg Dagens middag 110*2 Norske kort: 318 2 glass Husets rødvin Oppgave 2. 5 Tast F2 Ankomstliste Sjekk inn: Steinar Hansen Visa: 695 Oppgave 2. 6 I dag 1 Familierom 3 Helga Bakken Nesset 6040 Vigra Kontant: 924,50 Etter booking velg: Legge til i ordre og Varesalg F7 : Gi 10 % rabatt på 1 Mineralvann 0,33 og 1 VG overnatting. (Høyreklikk på rommet og velg Rabatt) Oppgave 2. 7 Tast F2 Ankomstliste Sjekk inn gjester i gruppebooning Statens Naturoppsyn Legg inn navn på gjesten på hvert v/ Ragnar Holm rom i kolonnen Person. Linda Leirbekken Åge Hansen Knut Berntsen Veronika Valle Utfør Kassaoppgjør Norske kort: 318 Visa: 695 Trykk Neste for å legge inn kontanter Femtiøringer Kronestykker Femkroner Ti kroner Tjuekroner Sedler, skrives inn i feltet for 1000 Kr 0,5 Kr 4 Kr 0 Kr 20 Kr 100 Kr 1800 Side 2

Oppgave 3 Ankomst Ant døgn Enheter Ant pers Navn Adresse Post nr. Sted Betalingsmåte Oppgave 3.1 I dag 3 Enkeltrom. Etter booking sjekk inn. 1 Ola Normann Postbakken 5 2500 Tynset Velg så Legge til i ordre og Varesalg F7. Legg til: Fakturer ordren. 2 Mineralvann 0,33 l Utskrift F9 og velg Faktura F2, Velg Forhåndsvis under kurset Fakturert: 2123 Oppgave 3. 2 I dag 1 Enkeltrom. 1 Per Ola Hansen Furutoppen 35 2512 Kvikne Etter booking: Redigere tidsrom ved å velge fra kalenderen: Kommer i Lag et finansielt forskudd ved å klikke på morgen og blir i 2 dager Utskrift F9 og FakturaF2.Velg forhåndsvis under kurset. Fakturet: 1390 Oppgave 3. 3 Tast F2 Ankomstliste Sjekk inn Øystein Nålåsen Oppgave 3. 4 I dag 3 Familierom 4 Petter Olsen Bakken 1 7340 Oppdal Legge til Tjenesten Internett på rom Legge til notat: Kommer sent Oppgave 3. 5 Tast F7 Varesalg 2 stk Dagens middag 149*2 2 mineralvann 0,33 og 1 VG Hent ordren på: Trykk Statusliste F4 og marker navnet Linda Leirbekken deretter trykk Lagre (F3) Oppgave 3.6 Om 3 dager 7 Dobbeltrom 2 Inger Olsen Plassveien 25 b 7340 Oppdal Etter gjennomført booking Reduser døgnprisen med kr 100 (Rediger i kolonnen pris på linjen til rommet) Oppgave 3.7 Lister Velg Ubetalte ordrer Ola Normann Marker kunden og velg Vise ordre Betaler sin faktura i dag Bet Giro: 2123 Oppgave 3.8 Lister Velg Ubetalte Ordre og velg vise ordre. Per Ola Hansen Gjesten kommer ikke og det skal For å kreditere et lages en Kreditnota finansielt forskudd klikk F1 og søk på hjelpesiden for forklaring. Oppgave 3 fortsetter å neste side. Side 3

Ankomst Ant døgn Enheter Ant pers Navn Adresse Post nr. Sted Betalingsmåte Oppgave 3.9 I dag 7 Dobbeltrom 2 Kent Olsen Toppveien 24 3540 Nesbyen Etter booking. Trykk Legge til i ordre, Varesalg F7. Dagens middag 129*2 Husets rødvin * 2, Lagre F3. Legge til i ordren Aktivitet: Konferanserom om 2 dager fra kl 10:00 i 5 timer Klikk på knappen Akonto og velg så Norske kort Norske kort: 500 Legge til tekstlinje på ordren Pek på rommet og høyreklikk velg Legg til og Tekstlinje. Avtalt at restbeløp skal faktureres Fakturer: 6381 Oppgave 3. 10 Tast F7 Middagsbuffe 120*12 Mineralvann 0,33 l * 12 Lagre dette til ordre i dag Ola Olsen Bratteliveien 2 3120 Nøtterøy Fakturert: 1668 Oppgave 3. 11 F 8 /F3 Kunderegister Søk fram Statens Naturoppsyn Velg Ordre, pek på ordren og trykk Vise ordre Velg Legge til i Ordre og Varesalg F7 Middagsbuffe Kr 120 * 4 Mineralvann 0,33 l * 4 Trykk Lagre(F3) Oppgave 3. 12 I Dag 1 Dobbeltrom 2 Ola Normann Postbakken 5 2500 Tynset Kontant: 825 Oppgave 3. 13 Tast F7 1 Øl 0,4 L Åge Hansen Legge det til romregningen Oppgave 3. 14 Lister Ubetalte Ordre Ola Olsen Betaler sin faktura i dag Giro: 1668 Oppgave 3.15 Lister Ubetalte Ordre Kent Olsen Betaler sin faktura i dag Giro: 6381 Oppgave 3 fortsetter å neste side. Side 4

Ankomst Ant døgn Enheter Ant pers Navn Adresse Post nr. Sted Betalingsmåte Oppgave 3.16 I dag 3 Familierom 3 Karl Petter Nilsen 6250 Stordal Etter booking reduser døgnpris med kr 25. Velg kolonnen for pris på linjen for rommet Fakturer: 2910 Oppgave 3. 17 F3 Avreiseliste for i morgen Velg Statens Naturoppsyn Skal reise tidlig i morgen og ønsker å betale Linda Leirbekken Kontant: 346 mat og drikke som er lagt på romregningen. Åge Hansen Norske kort: 57 Pek på gjestens navn, trykk høyre musetast og velg Hurtigregning. Hak av for mat og drikke som er lagt til romregningen Rommet skal faktureres Fakturer restbeløpet til bedriften Oppgave 3.18 I dag Kunden Karl Petter Nilsen ønsker å bo i 4 døgn. Velg Ordre -> Kreditnota -> Krediter denne ordren og rediger den Kreditere deler av beløpet antall døgn. Fakturer på nytt. Fakturer: 3880 Utfør Kassaoppgjør Norske kort: 557 Giro: 10 172 Trykk Neste for å legge inn kontanter Femtiøringer Kronestykker Femkroner Ti kroner Tjuekroner Sedler, skrives inn i feltet for 1000 Kr 1 kr 20 kr 20 kr 60 kr 80 kr 1 990 Side 5

Support: Bedriften skal ikke bruke selger til opplæring og support. Support og spørsmål til VisBook skal sendes fra menyen Hjelp og Support 24 timer, eller fra www.visbook.no og velg Support. Svar vil bli gitt innenfor vanlig arbeidstid og svarene vil dere finne under menyen Hjelp og Support 24 timer. SUPPORTTELEFON for innmelding av saker hverdager mellom kl 0900 1200 på tlf. 62 48 49 80. VAKTTELEFON KUN VED DRIFTSSTANS UTOVER SUPPORTTID tlf. 62 48 49 80 Instruks for daglig leder, eller den som er bemyndiget Opplæring i bruk av VisBook Daglig leder skal tilby personell som skal bruke bookingsystemet nødvendig opplæring. VisBook tilbyr ulike typer kurs i tillegg til de generelle kursene man skal igjennom ved kjøp av programmet. Instrukser for bruk av VisBook Daglig leder skal gjennomgå instruks for resepsjonsvakt med sine ansatte og påse at denne blir fulgt. Kassaoppgjør Daglig leder skal kontrollere kassaoppgjørslistene og påse at kassaoppgjøret blir riktig gjennomført. NB! Kassaoppgjørslistene er ikke regnskapsbilag, men kun for intern kontroll. Regnskapsrapportering Daglig leder skal skrive ut regnskapsrapporter og avslutte regnskapsperioden for den aktuelle måned. Denne prosedyren skal gjennomføres punktvis som vist under hjelp Kun regnskapsbilag som skrives ut ved innvalget regnskap og avslutning av regnskapsperiode med påskrift Regnskapsbilag er godkjente regnskapsbilag. Posteringslista skal føres inn i regnskapet som vist under hjelp Bedriften plikter å orientere regnskapsfører og revisor om at det på Internett ligger en forklaring til bedriftens regnskapsfører og revisor. Denne ligger på www.visbook.no under Support, velg Hjelpeside og under kolonnen Andre funksjoner i ordrebildet velges Forklaring til bedriftens regnskapsfører og revisor. Denne beskrivelse må regnskapsfører og revisor lese. Side 10

Instruks for resepsjonsvakta Resepsjonsvakten har ansvar for: 1) Hver morgen kontrollere om det er fakturaer som skal purres. 2) Booke inn gjester og påse at dette blir riktig. 3) Avtale oppgjørsform for opphold med gjesten ved booking. 4) Gjennomføring av innsjekk. Ta frem gjestens ordre (Ankomstlisten F2) Sjekke inn gjesten (Sjekke inn gjøres ved at du velger kolonnen Gjestestatus på raden for romnummeret velg der Ankommet.) Hvis gjesten betaler ved ankomst, velg Utskrift F9, Kvittering, deretter riktig betalingsmetode og dato. Kvitteringen som skrives ut leveres til gjesten. 5) Gjennomføring av utsjekk. Hjelp: Ta frem gjestens ordre (Avreiselisten F3) Sjekke ut gjesten (Sjekke ut gjøres ved at du velger kolonnen Gjestestatus på raden for romnummeret velg der Reist.) Hvis gjesten betaler ved avreise, velg Utskrift F9, Kvittering, deretter riktig betalingsmetode og dato. Kvitteringen som skrives ut leveres til gjesten. 6) Ved fakturering. Gjesten faktureres ved å velge Utskrift F9, deretter Faktura og OK. (Det kan velges om faktura skal skrives ut på papir, eller sende den som e-post.) Melding om betalte fakturaer via for eksempel bank skal kvitteres ut i VisBook med riktig betalingsmetode og betalingsdato. 7) Brannliste Resepsjonsvakta har ansvar for at det flere ganger i løpet av vaktskiftet blir skrevet ut brannlister. Dette gjøres ved å taste F4fra ordrebildet, her kommer Statuslista frem. Denne lista viser gjester som har ankommet, gjester som bor over og gjester som skal reise i dag men ikke reist 8) Kassaoppgjør Resepsjonsvakten har ved vaktens slutt ansvar for å gjøre kassaoppgjøret og rette eventuelle feil. Dette gjøres på følgende måte: I ordrebildet velg Kassaoppgjør -> Kassaoppgjør. Velg hver betalingsmetode unntatt kontant og skriv inn kontrollsum. Har bedriften integrerte betalingsterminaler levert av VisBook er kontrollsummene på hver betalingsmetode automatisk utfylt, gjelder betalingskortene. Er det eksterne bankterminaler skal beløpene på avstemmingsrapporten fra terminalen legges inn som kontrollsum på hver betalingsmetode. Er det kvittert inn betaling av faktura i denne vakten skal summen av disse legges inn på kontrollsum for Bank eller Giro. Når alle kontrollsummene for bank og kort er lagt inn og stemmer trykk Neste. Åpne pengeskuffen, tell opp pengene og skriv inn beløpet for hver myntenhet og sedler. Alt skal telles inkl. veksel. Vakten vil nå se om kassen stemmer eller det er for mye eller for lite i kassa. Er det feil og det er foretatt kontrolltelling skal kassaoppgjøret lagres med feilen. Til slutt telles vekselpengene tilbake og legges i pengeskuffen. 9) Forberedelse Sistevakta skal hver dag skrive ut Ankomstliste, Statusliste og Avreiseliste med Ordreliste avreise for neste dag! Side 11

Kassatelling skal gjøres etter hver vakt eller minst en gang pr dag. For bedrifter med integrerte betalingsterminaler avstemmes betalingsterminalene ved å gjennomføre kassatelling i VisBook. 1) For bedrifter som ikke har integrerte betalingsterminaler må betalingsterminalen avstemmes før kassatellingen og kontrollsummene fra avstemmingslappen legges inn som kontrollsum i bildet Bank og kortavstemming. 2) I ordrebildet Velg Kassaoppgjør -> Kassaoppgjør og bildet Bank og kort - avstemming kommer fram. Velg de ulike betalingsmetodene unntatt kontant, det kommer i neste steg, trykk Kontrollsum og skriv inn beløpet i feltet Skriv inn sjekksummen. Ved bruk av integrerte terminaler kommer Kontrollsum på alle betalingskort opp automatisk. 3) Hvis det er differanse kommer meldingen, "Det du har lagt inn stemmer ikke med oppgjort sum!" - Trykk OK og velg knappen Vis underlag - Her kommer alle fakturaene og kassainnslagene fra varesalg opp med betalingsmetode, dato og klokkeslett. - Kontroller mot rapporten fra terminalen, utkvitterte giroer/ faktura eller kassainnslag etter feil betalingsmetode. Søk fram ordren og korriger. - Velg deretter innvalget Ordre Redigere betalingsmetode/betalingsdato og korriger. Er det feil kassainnslag slås beløpet på samme vare med minustegn og samme betalingsmetode i retur. Deretter velg varen på nytt og trykk riktig betalingsmetode. Side 12

Dette må stemme for å gå videre! 4) Deretter velg Neste og bildet Kassaoppgjør kontanter kommer fram. Tell opp kassa og legg inn beløp under hver enhet NOK, det samme gjøres med sedler i NOK. Er det kassadifferanse etter at det er kontrollert skal det lagres med kassadifferanse! Her telles alle kontanter inkl vekselpenger. * Valutakorreksjon = omsetning i NOK betalt med fremmed valuta + veksel i NOK tilbake til kunden. Side 13

5) Er det betalt med valuta siden forrige kassaoppgjør, trykk på knappen Valuta. I bildet Valutaoppgjør pek på en og en valuta og trykk Legge inn beløp. Tell opp den enkelte valuta du har i kassa og skriv inn i feltet, Skriv inn sjekk sum, det opptelte beløp: Trykk til slutt OK. 6) Nå er du tilbake i Kassaoppgjør kontanter, Trykk Lagre 7) Et nytt kassaoppgjør er lagt til Kassaoppgjørslista og kan skrives ut ved å trykke Skrive ut. 8) Husk å telle tilbake vekselpengene til kassaskuffen. Hvis en av betalingsmetodene ikke stemmer Prøv å legge inn de resterende kontrollsummene også for å se om du finner samme feil på en annen betalingsmetode. Mest sannsynlig har en ordre blitt kvittert ut med feil betalingsmetode og dermed vil du ved kassatelling få samme feil på 2 betalingsmetoder med den forskjell at den ene betalingsmetoden har beløpet for lite og den andre har samme beløpet for mye. Hvordan korrigere 1) I ordrebildet søk frem ordren ved å trykke Ctrl-F og skriv inn ordrenr. 2) Velg Ordre -> Redigere betalingsmetode / betalingsdato. 3) Utfør korrigeringen og gjenta prosedyren for kassatelling på nytt. 4) Er det feil kassainnslag slås beløpet på samme varegruppe og betalingsmetode i minus, for deretter å slå korrekt beløp på riktig betalingsmetode. Kassaoppgjørsliste I ordrebildet velg Kassaoppgjør -> Kassaoppgjørsliste Velg måned og år. I denne listen vil du se alle kassaoppgjør denne måneden med dato, klokkeslett og hvilken bruker som har gjennomført kassaoppgjøret og eventuelle differanser. Ved å peke på en linje i kassaoppgjørslista og trykke høyre musetast kan du på nytt velge å se bilaget for Kassaoppgjør kontant for dette oppgjøret. Dette er nytt og vil være tilgjenglig på de kassaoppgjør som gjøres etter oppgradering 1. juli 2010. Side 14

NB! Ingen av listene under innvalget kassaoppgjør er regnskapsbilag! Regnskapsbilagene kommer ved kjøring av prosedyren avslutning av regnskapsperiode. Side 15

Hvordan foregår regnskapsrapportering. Prosedyre ved regnskapsrapportering, følg denne prosedyre hver måned. Tidspunkt for å Prøveavslutte regnskapsperioden for forrige måned: Det er ikke mulig å avslutte forrige måned med fakturaer som er forfalt og ikke purret. Ved fakturering settes det i Innstillinger / Diverse innstillinger og Betalingsbetingelser antall dager forfall ved fakturering og forfall ved purring. I tillegg settes det ventedager før ordren skal komme på purrelista. Antall ventedager avgjør når du får starte Prøveavslutning av forrige mnd. Er antall ventedager 3 dager kan du ikke kjøre Prøveavslutning før den 4. denne måned. Er antall ventedager 6 dager kan du ikke kjøre Prøveavslutning før den 7. denne måned osv. Årsaken til dette er: Når forfall på en faktura er den siste i forrige måned og gjesten ikke betaler, kommer ikke denne fakturaen opp i purrelista før dagen etter det antall ventedager satt i innstillinger. 1. Velg Prøveavslutning av regnskapsperiode måned. Før avslutning søker programmet gjennom perioden etter fakturaer/ordrer som ikke er betalt ved avreise, ikke fakturert, forfalte fakturaer, fakturaer/ordrer som skulle vært avbestilt eller på annen måte ikke er betalt. Disse kommer da fram på skjermen, skriv ut denne listen og søk fram en og en faktura/ordre (fra ordrebildet trykk CTRL F, skriv inn ordrenummeret og trykk OK) for kvittering, fakturering, purring eller avbestilling. Deretter velges på nytt Prøveavslutning av regnskapsperiode, måned og programmet skriver ut regnskapsbilagene Posteringsliste, Kontoutskrift og Reskontroliste med teksten PRØVEAVSLUTNING. Det er kun Posteringslista som skal føres i regnskapet Kontoutskrift og Saldoliste kunder ( Reskontroliste ) er underbilag.. Side 16

Beløpene i Posteringslista føres i regnskapet på anvist konto Debet og Kredit. Ved tilbakemelding fra regnskapsfører at regnskapet er ok, velg punkt 3. Kommer melding fra regnskapsfører at regnskapet ikke stemmer følg prosedyre punkt.2. Side 17

2. Er ikke kassatellingsrutinene fulgt må kontroll mot bankens kontoutskrift gjennomføres: A) Ta kontoutskriften fra VisBook som viser alle innbetalinger på hver betalingskonto / betalingsmåte. B) Kontroller på hver betalingsmåte mot bankens kontoskrift. C) Mangler noen av innbetalingene fra banken i noen av kontoene for bank / andre betalingsmåter i VisBook vil sannsynligvis disse innbetalingene finnes i kontoen for kontant -og omvendt. Feilen kan også være at fakturaen er utkvittert på feil dato og dermed kommet på feil måned. Både betalingsmåte og dato på en faktura kan endres. D) For endring / redigering av betalingsmåte/dato, søk fram denne fakturaen ved å taste Ctrl +F og skriv inn fakturanummeret. Velg deretter Ordre Redigere betalingsmåte / betalingsdato og utfør endringen. Gjenta prosedyren til alt stemmer. Velg på nytt Prøveavslutning. 3. Avslutning av regnskapsperiode måned: VisBook skriver automatisk ut 3 regnskapsbilag som det står Regnskapsbilag på og låser måneden. Disse skrives ut i rekkefølge Posteringsliste, kontoutskrift og reskontroliste. Legg bilagene i regnskapet i denne rekkefølge, - bare disse er godkjente regnskapsbilag. Avsluttet måned er låst for booking og økonomiske transaksjoner Hvis banken stemmer og det er differanse mellom summen i reskontrolista fra VisBook og regnskapets reskontro, kontakt VisBook AS Side 18