ROS 3 for KIB 1,5 og KIB 2 med,, SA og SP v10 Mål Sikre en trygg overgang mellom utbygging og drift og en robust igangsettelse av prøvedrift operasjon fra 22.09.15 og KIB 2 Dato: 15.06.15 Dato 16.09.15 Deltakerliste: Nina Kristiansen (), Endre Engvik (), Øivind Ludvigsen (), Per Nes (), Kim Østenby (), Elisabeth Gudmundsen (), Frank Engen (), Hilde Andersen (SP), Helge Stene-Johansen (), Terje Gårdsmoen (), Hans Jørgen Torgersen (), Ole Tangen (), Svanhild Rød Løkken (), Thea Koren () Deltakerliste: Nina Kristiansen (), Frank Lund Iversen (), Øivind Ludvigsen (), Per Nes (), Kim Østenby (), Elisabeth Gudmundsen (), Jan Holteng (), Morten Romberg() Hilde Andersen (SP), Helge Stene-Johansen (), Hans Jørgen Torgersen (, Thea Koren (), Trond Smogli (), Liv Marit Sundstøl (første del av møtet på Lync) Thomas Bäckstrøm (SA), Bente Norunn Løkken Kjøge (SA) Fasilitatorer: Finn Brenno (), Eirin Finnanger (), og Carina Brimsholm () 24.06.15 versjon 4 04.08.15 versjon 5 26.08.15 versjon 6 16.09.15 versjon 7 21.09.15 versjon 8 21.09.15 versjon 9 28.09.15 versjon10 Risikofaktorer slått sammen fra versjon3 for å gjøre omfanget bedre håndterbart. Ytterligere sammenslåing av versjon 4 samt sletting av enkelte rader i versjon 4 (møte mellom Carina, Eirin og Finn). Justert på ordlyden i ID nr 5, 18 og 22 (fra Arbeidsutvalgsmøte ) Gjennomført ROS 3. Konkretisert enkelte tiltak, og blitt enige om å fjerne 5, 9 10, 18 22 og 39 NY 34, 35, 36 og 37 Redusert konsekvens i nr 1. Omformulert nr 15 og redusert sannsynlighet. Redusert sannsynlighet i nr 16 32 Tilføyd pasientflyttingen og økt sannsynlighet Oppdatert etter gjennomgang i Kontaktmøte 21.09.15. Risikoforhold som er besluttet tatt ut er begrunnet med rød skrift Renskrevet versjon før presentasjon for AD møte. Innspill fra AD møte og kontaktmøte 28.09.15. Økt konsekvens for risikonr 3, redusert sannsynlighet for risikonr 37 Side 1 av 6
ROS 3 for KIB 1,5 og KIB 2 med,, SA og SP v10 ID Risikofaktor Konsekvens S K R Tiltak Ansv Frist Feiler i prosjektgjennomføring 2 Får ikke testet IKTløsninger og utstyret i tide. Mest kritisk er: -Trådløst nett - Pasientovervåking - RPSM (meldingsvarsling) - LVMS/LAB Kan påvirke pasientbehandlingen Forsinker ibruktakelse 0,7 3 2,1 Det er utarbeidet detaljert liste over kritiske systemer for KIB 1,5 og KIB 2 Plan B for tiltak som må iverksettes dersom posisjoneringsfunksjonen i trådløst nett ikke aktiveres. Denne må inkludere administrative prosedyrer og dette gjennomgås i kontaktmøtet Gjennomføre Super VIT 8-15 okt 3 Manglende ferdigstillelse av SD anleggene dette gjelder: Detaljer på renrom Rom kontroll i sengebygg Dårlig inneklima på enkelte rom Får ikke validert enkelte rom Etterslep på arealer fra KIB 1 forsinkes ytterligere Det etableres manuelle rutiner ved manglende funksjonalitet i prosang, samt ekstra ressurser. 0,7 5 3,5 Prioritere viktige arealer Redusere funksjonalitet for å komme i mål til KIB2 Detaljer på renrom skal være ferdig 18.09.15 ressurser er tilgjengelig til ferdigstillelse av SD 8 Har ikke alle kritiske prosedyrer på plass i tide Organisering og ledelse svikter Pasienten for ikke god nok behandling Forsinket opplæring Reduserer verdi av testing Stress og misnøye 0,1 5 0,5 Prioritere kritiske prosedyrer Etablert struktur for oppfølging av produksjon av prosedyrer 13 Stor arbeidsbelastning kan føre til Sykefravær/fravær av nøkkelpersoner Sykefravær støy, uro unødig tidsbruk forsinkelser 0,5 3 1,5 Ressursstyring som sikrer kontinuerling oppfølging og understreke nødvendigheten av at informasjon deles. 36 Manglende ferdigstillelse av drifts- og forvaltningsmodell MTU IKT 37 Mangler ferdigstillelse av driftsavtale mellom og SA Teknikk og teknologi svikter Manglende leveranser av planlagte løsninger Uavklart i forhold til drift 0,3 5 1,5 Kartlegge evt. avvik ift leveranse Etablere SLA avtaler (også for byggnær IKT) Avtale for MTU IKT vil være på plass i uke 41og det som til nå har vært diskusjonspunkter er avklart) Forsinke innflytting av SA 0,3 3 0,9 Avtalene er på plass medio september /SP Side 2 av 6
ROS 3 for KIB 1,5 og KIB 2 med,, SA og SP v10 14 Får ikke testet bygg /løsinger før full drift (kapasitetstesting) 15 Informasjon som har betydning for forståelsen av hva som inngår i leveranser og beslutninger relatert til leveransene når ikke frem til alle interessenter. 16 Kritiske feil og mangler fra - leveranser kan gå utover drift. Det dukker opp ukjente feil og mangler som er kritistke 0,3 7 2,1 Gradvis idriftsettelse ved KIB 1 Opptrapping av drift ved KIB 1,5 Kritiske IKT kontrakter overtas først i februar 2016 Kapasietetstester fra 04.11.15 Mange testløp som foregår Super VIT 8-15 okt Påvirker fremdriften 0,1 9 0.9 Sikre kvalitet på leveransen av FDV-dokumentasjon Videreføre og utvikle driftsforum for å sikre informasjonsflyt Benytte eksisterende møtefora stiller med flere ressurser i møter med får kunnskapsoverføring Går utover drift Truer innflytting Misnøye fra brukerne, omdømme blir sittende og drifte KIB 1 oppgaver Forsinket KIB 1,5 og KIB 2 unødig ressursbruk medarbeidere er ikke tilgjengelig 0,1 9 0,9 Aksjonsmøter, driftsråd, testforum, beredskap må ta ansvar tidligere Egen beredskapsplan Prøvedrift på anlegget Etablere møter med de store entreprenører for å verifisere kontrakter Testforum må vurdere evt flere tester Felles 34 MTU flytt ukoordinert IKT leveranser 35 Mangler i oversikten over tekniske tilknytninger til MTU flytt (strøm, kapasietet, ventilaassjon, overvåking etc) Økonomi - overskridelser Utstyret er ikke koblet til nett og ikke klar til bruk Får med mer utstyr enn det som er avtalt plassmangel og har ikke nok datapunkter Utstyret er ikke koblet til nett og ikke klar til bruk 0,7 5 3,5 Etalbert møter mellom aktelle parter koordineringsmøte utstyr Må markere hvilke MTU som involverer IKT Utarbeide deltajert flytteplan fra time til time Skal rapportere i kontaktmøte 21.09 og hver mandag fremover 0,3 3 0,9 Entreprenørkapasietet på plass Byggeledere må være på plass Ansvarliggjøre de som har ansvaret på konsekvenser og kompleksiteten Uforutsette eksterne forhold Mangler i beredskapen 24 Har ikke etablert drifts og vedlikeholds service /avtaler ift behov (gjelder ikke byggteknisk) Dyrt og dårlig service 0,5 3 1,5 Gjennomgang av kontrakter med kontraktseiere Opplæring har feilet Side 3 av 6
ROS 3 for KIB 1,5 og KIB 2 med,, SA og SP v10 25 Medarbeiderne er ikke godt nok forberedt til flytting Har ikke tilpasset god nok opplæring før innflytting (utstyr, IKT) 27 Manglende ressurser/kapasitet/ kompetanse i til forvaltning av nye IKT løsninger / nye arbeidsprosesser Annet noen tror de får noe annet enn det de i får støy, uro unødig tidsbruk Brukerfeil Kan gå utover pasientsikkerheten Ting tar lenger tid For ikke innført konseptet 0,3 5 1,5 Pre og introdager Avdelingslsjefer har møter med ibruktakelsesprosjektet med signering av sjekkliste Simuleringsverktøy/dataspill Tverrfaglige scenarietrening; akutt scecio, traume, akutt trombolyse, og hjertestans 0,3 7 2,1 Utarbeide og etablere plan for forvaltning 32 Uforutsette hendelser på flytttedagene. Pasientflyttingen Forsinker flytting Påvirker pasientsikkerheten 0,1 9 0,9 Utarbeide plan for beredskap, vegvesen, (denne er utført) Ha beredskap for utpakningstelt Forberede med blå-sokke stasjoner Forberede for matter innendørs der inntransport skjer Nedtid på kritiske IKT-systemer Økt pasienttilstrømining både i Fredrikstad og Kalnes Tilstrekkelig tilgang på IKT- personell Sikre at manuelle rutiner er ivaretatt Samarbeid eksterne Sykehus og kommuner er inngått Rutinerte og kjente personer på jobb Etablert kommandosentral for pasientflyttingen og nært samarbeid med status morgenmøter med adm dir 33 Utfordrende driftsforutsetninger med lavere kvalitet enn forventet på løsninger, samt tilhørende behov for økte ressurser Prosjektressurser må prioirtere drift fremfor oppgaver frem til KIB 2 Oppstartsproblemer og brukerfeil 0,5 5 2,5 SP og gjennomfører møteserie knyttet til overføring av ansvar, drift og forvaltmning. SP S = Sannsynlighet (max 0,9 poeng) *Fargekode: Rød farge høy prioritet K = Konsekvens (max 9 poeng) Gul farge middels prioritet R = Risikofaktor, sannsynlighet multiplisert med konsekvens Grønn farge lav prioritet Side 4 av 6
ROS 3 for KIB 1,5 og KIB 2 med,, SA og SP v10 AKSEPTANSEKRITERIER: Følgende akseptnivå gjelder i prosjektet: Risikoområde (GRØNN): 0 1 Akseptert risiko, ingen spesielle tiltak vurderes Risikoområde (GUL): 1 4 Område hvor tiltak for å redusere risiko vurderes Risikoområde (RØD): > 4 Uønsket situasjon og tiltak må iverksettes Figur 1: Risikomatrise Identifiserte risiko skal angis i en risikomatrise som angitt nedenfor: Virkning 1 3 5 7 9 Endring fra ROS 2 til ROS 3 pr 16.09.15: Reduserte risiko: 8,15,16, 32 Risiko utgår: 1,5,9,10,11,18,20,22,31 Økte risiko: ingen Nye risiko: 34,35,36,37 Sannsynlighet 0,9 0,7 2 3, 34 0,5 13, 24 33 0,3 13,35,37 36, 25 14, 27 0,1 8 15,16,32 Endring fra forrige kontaktmøte: Reduserte risiko: 37 Risiko utgår: ingen Økte risiko: 3 Nye risiko: ingen Sannsynlighetsskala Veiledende tekst Sannsynlighet Hendelse som nesten helt sikkert vil oppstå 0,9 Hendelse som kan oppstå 0,7 Hendelse som kan/ikke kan inntreffe 0,5 Hendelse som ikke forventes å oppstå 0,3 Side 5 av 6
ROS 3 for KIB 1,5 og KIB 2 med,, SA og SP v10 Veiledende tekst Sannsynlighet Hendelse som veldig sjelden oppstår 0,1 Veileder KONSEKVENSSKALA VIRK- NING KOST FRAMDRIFT OMFANG KVALITET BEHANDLINGS- NIVÅ 1 Håndteres innenfor budsjett til den enkelte kontrakt OR 3 Håndteres innenfor budsjett til den enkelte PS. 5 Forhold som har tverrfaglige konsekvenser og krever omdisponering av budsjettmidler mellom de ulike utbyggingsområdene eller finansiering fra prosjektdirektørens reserve, innenfor P50. 7 Forhold som krever behandling av styre. 9 Forhold som krever finansiering ut over godkjent ramme. Mindre justeringer innenfor den enkelte kontrakt som ikke påvirker andre. Mindre justeringer innenfor den enkelte kontrakt som kun påvirker andre kontrakter innenfor samme utbyggingsområde og som ikke påvirker kritisk linje. Forhold som påvirker flere entrepriser og/eller kritisk linje. Endringer i prosjektets milepælleveranser/ Masterplan Endret leveringstidspunkt. Mindre justeringer/tilpasninger som anses som naturlig prosjektutvikling/ mengderegulering Kostnadsmessig håndtering innenfor uspesifisert i det enkelte kontraktsområdet. Justeringer/tilpasninger som anses som naturlig prosjektutvikling men som kan berøre flere entrepriser innenfor et område, men som kan håndteres økonomisk innenfor områdets uspesifiserte kostnader. Endringer som krever beslutning av prosjektdirektøren (håndteres gjennom PSB) og som krever finansiering fra prosjektdirektørens reserver eller fra uspesifisert fra flere områder. Forhold som krever behandling av styre. Endringer av omfang som krever finansiering ut over godkjent ramme Kvalitetsendringer/justeringer som verken påvirker LCC beregninger og/eller SHA. Kvalitetsendringer/justeringer som kan påvirke andre deler av leveransen innenfor et utbyggingsområde. Forhold som kan påvirke LCC og/eller SHA. Kvalitetsendringer/justeringer som kan påvirke andre utbyggingsområder. Forhold som kan påvirke LCC og/eller SHA. Forhold som i vesentlig grad påvirker LCC og/eller SHA eller øvrige kvalitetsstandarder. Forhold som kan medføre betydelig risiko for stabil drift ved ibruktagelse. Forhold som kan gi kostnadsmessige konsekvenser ut over godkjent kostnadsramme. Forhold som i vesentlig grad påvirker LCC og/eller SHA eller øvrige kvalitetsstandarder gitt i bestillerdokument. Forhold som kan gi kostnadsmessige konsekvenser ut over godkjent ramme. Prosjektsjef Prosjektdirektør Prosjektstyre Prosjektstyre Side 6 av 6