VADSØ KOMMUNE RÅDMANNEN Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Møterom i u.etg. på rådhuset Møtedato: 18.04.2006 Klokkeslett: 12.00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes på tlf. 78 94 23 14. For varamedlemmenes vedkommende gjelder sakslista som innkalling først når stemplet "INNKALLING TIL MØTE" er påført. Dokumentene legges ut på www.vadso.kommune.no. Godkjenning av møteinnkallingen og sakslista. Godkjenning av møteprotokollen fra møte 14.03.06. Sendt på mail 14.03.06. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0006/06 05/01802 EUROPARÅDETS CLEAR-PROSJEKT - RAPPORT OM UTPRØVING AV SPØRRESKJEMA 0007/06 06/00200 UTDANNINGSDIREKTORATETS FELLES NASJONALE TILSYN 0008/06 06/00496 ETABLERING AV VARSLINGSTJENESTE 0009/06 06/00511 VIRKSOMHETSREVISJON Vadsø, 05.04.2006 Ann Rita Hammer Leder
EUROPARÅDETS CLEAR-PROSJEKT - RAPPORT OM UTPRØVING AV SPØRRESKJEMA Saksbehandler: Bjørnar Bang Arkivkode: 024 Arkivsaksnr.: 05/01802 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0007/06 Formannskapet 26.01.2006 0006/06 Administrasjonsutvalget 18.04.2006 / Formannskapet / Bystyret Forslag til vedtak/innstilling: Bystyret har behandllet administrasjonens rapport om gjennomføring av spørreskjemundersøkelsen CLEAR 2 i Vadsø kommune, og slutter seg til de vurderinger som framkommer i rapporten. Vedlegg: Brev av 03.04.06 til Kommunal- og regionaldepartementet vedlagt rapport om utprøving av spørreskjemaet CLEAR 2 i Vadsø kommune. Bakgrunn: Bystyret er gjennom tidligere orientering gjort kjent med Europarådets CLEAR prosjekt, der første fase er å prøve ut et spørreskjema for kartlegging av lokaldemokratiet i ulike land innenfor EØS-området. Bystyret har gitt sin tilslutning til at Vadsø kommune deltar i dette delprosjektet, som ble gjennomført i tidsrommet februar-mars i år. Administrasjonens rapport fra gjennomføringen av prosjektet i Vadsø kommune foreligger nå, og legges med dette fram til politisk behandling. På grunn av departementets tidsfrist er rapporten allerede sendt KRD til foreløpig orientering, i påvente av behandlingen i bystyret. Vurdering: Når det gjelder gjennomføring av spørreundersøkelsen, oppsummering av resultatet og vurdering av selve spørreskjemaet, vises til vedlagte rapport. Rådmannen tilrår at bystyret slutter seg til rapportens konklusjoner Side 2 av 11
Sak 0006/06 Svein Tore Dørmænen rådmann Side 3 av 11
UTDANNINGSDIREKTORATETS FELLES NASJONALE TILSYN Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: A Arkivsaksnr.: 06/00200 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: / Formannskapet / Bystyret 0007/06 Administrasjonsutvalget 18.04.2006 Forslag til vedtak/innstilling: 1. Vadsø bystyre slutter seg til rådmannens vurdering hva gjelder behandling av avvik fremkommet i fylkesmannens tilsynsrapport. 2. Vadsø bystyre vedtar de endringsforslag som her fremkommer hva gjelder delegasjonsreglementet. Vedlegg: Tilsynsrapport av 21.3.06 Delegasjon til rådmannen. Vedtatt av bystyret 6.4.2006. Bakgrunn: Fylkesmannen v/oppvekst- og utdanningsavdelingen utførte den 9. og 10.mars 2006 tilsyn med Vadsø kommune. Tilsynet omhandlet følgende emner: Kommunens plikt til å ha et forsvarlig system for vurdering og oppfølging av hvorvidt krav i opplæringsloven blir oppfylt. Dette belyst gjennom kravene i forskrift til opplæringsloven: 2-1 Skole og lærebedriftsbasert vurdering 2-2 Rapportering fra kommune og fylkeskommune Følgende avvik ble avdekket: Avvik 1: Vadsø kommune har ikke et gyldig delegasjonsreglement til rådmannen. Avvik 2: Vadsø kommune har ikke dokumentert et forsvarlig system for vurdering av om kravene i opplæringsloven og forskriftene blir oppfylte, jf. loven 13-10 og forskriftene 2-1 og 2-2. Side 4 av 11
Sak 0007/06 Vadsø kommune er gitt en frist til 20.juni d.å. for å redegjøre for hvilke tiltak som gjøres for å rette opp avvikene. Vurdering: Vedr. avvik 1: Vadsø kommune har ikke et gyldig delegasjonsreglement til rådmannen. Dette avviket er knyttet til delegasjonsreglementets pkt.2 Delegasjon etter ulike særlover. Her fremgår at rådmannens er delegert myndighet etter Lov om grunnskolen av 13.juni 1969 nr.24 med tilhørende forskrifter. Fylkesmannen har følgende kommentar til denne delegasjonen: I delegasjonsreglementet til Vadsø kommune, vedtatt av bystyret 6.april 2005, har bystyret delegert til rådmannen å behandle saker etter Lov om grunnskolen av 13.juni 1969 nr.24 med tilhørende forskrifter. Bystyret har delegert myndighet til rådmannen etter en lov som er opphevet. Riktig lovhenvisning her skal være Lov om grunnskolen og den videregående opplæringa av 17.juli 1998 nr 61 (opplæringsloven). Som en følge av ovennevnte har rådmannens fullmakt til subdelegasjon til virksomhetslederne i dette tilfellet ingen gyldighet. Rådmannen tilrår på bakgrunn av dette at følgende endring gjøres mht. rådmannens delegasjon etter ulike særlover: Utgår: Lov om grunnskolen av 13.juni 1969 nr.24 med tilhørende forskrifter: Unntak: Bystyret skal selv treffe avgjørelser i saker som gjelder skolekretser, jfr. 3 pkt.2 Ny tekst: Lov om grunnskolen og den videregående opplæringa av 17.juli 1998 nr 61 Unntak: Bystyret skal selv treffe avgjørelse i saker som gjelder skolekretser, jf 8-1. Vedr. avvik 2: Vadsø kommune har ikke dokumentert et forsvarlig system for vurdering av om kravene i opplæringsloven og forskriftene blir oppfylte, jf. loven 13-10 og forskriftene 2-1 og 2-2. I forbindelse med revisjon av kvalitetsutviklingsplan vil rådmannen utarbeide et system for kvalitetssikring av skolevurdering i henhold til kravene i Opplæringsloven. Systemet legges ved planen til politisk behandling i bystyret i mai. Svein Tore Dørmænen rådmann Side 5 av 11
ETABLERING AV VARSLINGSTJENESTE Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 030 Arkivsaksnr.: 06/00496 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: / Formannskapet 0008/06 Administrasjonsutvalget 18.04.2006 Forslag til vedtak/innstilling: Saken fremlegges uten forslag til vedtak. Vedlegg: Brev fra Kontrollutvalgan IS av 8.3.06 Bakgrunn: Kontrollutvalget i Vadsø behandlet i møte 3.3.06 temaet varslere og varslingstjeneste. Utvalget fattet i sak 03/06 følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker at Vadsø kommune skal framstå som en åpen og forutsigbar kommune som nyter stor tillit blant så vel ansatte som innbyggerne. Kontrollutvalget ber ordføreren om å fremme sak for formannskapet vedrørende etablering av varslingstjeneste. Varslingstjenesten skal legge forholdene til rette for kritiske ytringer om forholdene på arbeidsplassen Vurdering: Regjeringen ønsker å styrke arbeidstakernes ytringsfrihet om kritikkverdige forhold, såkalt varsling eller whistleblowing. På bakgrunn av dette har regjeringen derfor foreslått å lovfeste et forbud mot gjengjeldelse fra arbeidsgiver i tilfeller der arbeidstaker har varslet offentligheten om kritikkverdige forhold, og dette har skjedd på en lojal måte overfor arbeidsgiver. Forslaget er tatt inn i den nye Arbeidsmiljøloven som trådte i kraft 1.1.2006, der følgende er å lese: 2-4 Forbud mot gjengjeldelse som følge av varsling (1) Arbeidstaker har rett til å varsle offentligheten om kritikkverdige forhold i virksomheten der dette ikke er i strid med annen lov. (2) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler etter første ledd er forbudt. Ikke i kraft, jfr. 20-1 og res. 17.juni 2005 nr.609 Side 6 av 11
Sak 0008/06 Som det fremgår av teksten er imidlertid den aktuelle paragrafen ( 2-4) ikke trådt i kraft ennå. Arbeids- og inkluderingsdepartementet ser behovet for en nærmere utredning hva gjelder bl.a. en noe uavklart rettstilstand mellom ytringsfrihet og arbeidstakeres lojalitetsplikt. P.t. er forslaget til nye regler i arbeidsmiljøloven ute til offentlig høring. KS har i mars d.å. gitt sin høringsuttalelse til lovteksten og stiller seg positiv til en regulering av de ansattes ytringsfrihet og rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Regjeringen tar sikte på å fremme forslag til en ny bestemmelse om varslere i løpet av våren 2006. Rådmannen vil anbefale formannskapet å avvente etablering av en varslingstjeneste i Vadsø kommune til endelig lovtekst og bestemmelse om varslere foreligger. Svein Tore Dørmænen rådmann Side 7 av 11
VIRKSOMHETSREVISJON Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 03 Arkivsaksnr.: 06/00511 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0009/06 Administrasjonsutvalget 18.04.2006 / Formannskapet / Bystyret Forslag til vedtak/innstilling: 1. Vadsø bystyre tar til orientering analysen omkring virksomhetsrevisjon. 2. Vadsø bystyre forutsetter at rådmannen gjennomfører nødvendige revisjoner tilpasset den administrative organisering slik at denne til enhver tid fremstår som hensiktsmessig, effektiv og fleksibel. Vedlegg: Bakgrunn: Vadsø bystyre vedtok i møte 15.12.05, sak 70/05 Budsjett 2006/Styringsdokument 2006 strategi og handlingsplan 2009-2009, følgende: 6. Felles ressursutnyttelse av tjenester. Kommunens tjenestetilbud skal være hensiktsmessig i den forstand at det både fremmer effektivitet, er fleksibel og ivaretar hensynet til brukeren. Effektivisering av kommunale tjenester er en prosess som går kontinuerlig, og metodene for å oppnå økt effektivitet vil naturlig variere avhengig av tjenestens karakter. I så måte anser Vadsø kommune følgende metoder som aktuelle: Reduserte rammer sentraladministrasjon Revisjon av virksomhetsstrukturer. Nærliggende og sammenlignbare virksomheter slås sammen. Endringer legges fram for politisk behandling før iverksettelse. Rådmannens vurderinger mht. revisjon av virksomhetsstruktur legges med dette fram for bystyret for behandling. Vurdering: Side 8 av 11
Sak 0009/06 Utgangspunktet for en revisjon av virksomhetsstrukturen, her i form av sammenslåing av virksomheter/tjenester, ligger at kommunens samlede personalressurser kan utnyttes mer effektivt uten at tjenestetilbudet fjernes eller forringes, samt at det skal bidra til å redusere driftsbudsjettet for 2006. Til grunn for rådmannens vurderinger ligger i tillegg perspektivet om faglig sterke og profesjonelle virksomheter, økt samhandling og faglig interaksjon, samt å forenkle brukerens tilgjengelighet til organisasjonen. Ut fra dette anser rådmannen følgende virksomhetsendringer som aktuelle for vurdering: 1) Ny virksomhet: publikumstjenester 2) Ny virksomhet: oppveksttjenester 3) Etablering av oppvekstsentra og sammenslåing av barnehager 4) Kjøkkenvirksomheten som en fagenhet i HBO virksomhet 1. Publikumstjenester Herunder ligger en sammenslåing av virksomhetene bibliotek, service/info og basseng. Felles for disse er at de alle tre i hovedsak er serviceenheter med fokus på det brede lag av publikum. Biblioteket har i dag 6,5 stillingshjemler, service/info har 9,5 og bassenget har 3,24 fordelt på bassenget i hhv. Vadsø og Vestre Jakobselv. En mulig modell for sammenslåing vil være å etablere en virksomhet Publikumstjenester med fagenheter innenfor fagområdene bibliotek, basseng, kino og servicetjenester (post, arkiv, sentralbord o.a.). Gevinsten ved en sammenslåing vil primært komme i form av en mer fleksibel bruk av kommunens ressurser knyttet til publikumstjenester, samt at det forenkler brukernes tilgjengelighet til kommunens servicetjenester. Den økonomiske besparelsen er først og fremst knyttet til reduksjon i antall virksomhetsledere fra tre til en. Samtidig vil der helt klart være behov for fagledere for de ulike fagenhetene og et pålegg om å ha en biblioteksjef. Ut fra så vel faglige som økonomiske argumenter vil rådmannen tilrå at det jobbes videre med organisering og etablering av en ny virksomhet Publikumstjenester. 2. Oppveksttjenesten Kommunen arbeider med å ha en helhetlig tilnærming til brukerne og i denne sammenheng vurderes sammenslåing av PP-tjenesten og barnevern, eventuelt også inkludert spesialpedagogisk team i barnehagene. Dette teamet ligger i dag ved Pedagogisk senter. Det er et ønske om at fagmiljøene i større grad må utvikle et strukturert samarbeid, og så lenge noen av disse enhetene er forholdsvis små er det naturlig å vurdere en sammenslåing. Kommunen har opprettet et samordningsteam som skal arbeide tverrfaglig i forhold til personer med sammensatte behov, og en oppveksttjeneste kan være en viderefølging av dette perspektivet. Det er også andre forhold som berører organiseringen av disse virksomhetene: Organiseringen av Sosial -, barnevern- og flyktningetjeneste vil måtte vurderes både i forhold til etableringen av NAV i Vadsø (aetat, trygd og sosialtjeneste) og i forhold til rapport om Side 9 av 11
Sak 0009/06 flyktningepolitikken i kommunen. Spørsmålet om NAV organisering ligger noe fram i tid, men det er ingenting i veien for at kommunen allerede nå lager en oppveksttjeneste. Det er imidlertid viktig å påpeke at dette vil måtte skje av faglige grunner og ikke av økonomiske. En forutsetning for å etablere en oppveksttjeneste er at virksomheten tilføres en virksomhetslederstilling slik at dagens antall fagpersoner ikke reduseres. Særlig PPT er sårbar med hensyn til bemanning. En stillingsøkning vil måtte innarbeides i forbindelse med budsjettreguleringen. Ut fra faglige vurderinger vil rådmannen tilrå at arbeidet med etablering av en oppveksttjeneste videreføres. 3. Oppvekstsentra og barnehagestruktur Administrasjonen har gjort en vurdering av mulighetene for å slå sammen barnehager og lage oppvekstsenter der det er mulig. For sammenslåing er barnehagene Tomlebo og Lomakka, samt Ruija og Glimmerstua vurdert. Vestre Jakobselv skole og Vestre Jakobselv barnehage vurderes etablert som et oppvekstsenter. Disse forslagene er presentert på bakgrunn av geografisk beliggenhet. 3 a) Opprette oppvekstsenter som en virksomhet Lov om barnehager sier dette om ledelse av barnehage: 17. Styrer Barnehagen skal ha en forsvarlig pedagogisk og administrativ ledelse. Barnehagen skal ha en daglig leder som har utdanning som førskolelærer eller annen høgskoleutdanning som gir barnefaglig og pedagogisk kompetanse. Loven fastsetter at barnehagen skal ha en ledelse, men at størrelsen på barnehagen er en lokal vurdering. Ut fra loven lar det seg ikke gjøre å opprette oppvekstsenter uten daglig leder av barnehage. Tilsvarende må skolen ha en daglig leder. En sammenslåing av barnehage og skole i Vestre Jakobselv lar seg realisere men er med utgangspunkt i et innsparingsperspektiv ikke realistisk. 3 b) Sammenslåing av barnehager Når det gjelder sammenslåing av barnehagene i byen til større enheter, er det grunn til å minne om at da kommunen gikk over til å bli to-nivå kommune ble følgende oppgaver overført fra daværende sektornivå til virksomhetsnivå, i dette tilfellet barnehagene: barnehageopptaket kompetanseutviklingsplaner Kvalitetsutvikling/sikring Informasjonsbrosjyrer Lokal rammeplanarbeid Rutinerevisjoner Dersom barnehagene slås sammen til større enheter kan der oppstå et behov for å forsterke barnehagene med merkantile ressurser for å ivareta disse oppgavene. Muligheter for Side 10 av 11
Sak 0009/06 sammenslåing kan være Glimmerstua og Ruija (1 stor og 1 liten barnehage), Lomakka og Tomlebo, eller Tomlebo og Ruija. Den økonomiske gevinsten ligger i færre virksomhetsledere, men økt merkantilressurs som en følge av større virksomheter må vurderes. Rådmannens vurdering av både 3a og 3b er at en ikke vil oppnå noen økonomisk gevinst av betydning. Ut fra en faglig vurdering vil heller ikke etablering av store virksomheter der bl.a. avstanden mellom leder og ansatt kan bli ganske stor være særlig gunstig. Barnehagene har til dels store utfordringer knyttet til sykefravær blant ansatte, noe de har fokusert sterkt på det siste året, og leders tilstedeværelse og tilgjengelighet har en helt klar positiv effekt på dette arbeidet. På bakgrunn av dette vil rådmannen ikke tilrå opprettelse av oppvekstsenter og heller ikke sammenslåing av barnehager. 4. Kjøkkenvirksomheten som en fagenhet i HBO virksomhet Ved vurdering av sammenslåing med annen virksomhet har administrasjonen hatt som utgangspunkt at kjøkkenet har mest til felles med virksomhetene i PRO, på grunn av felles brukergruppe. Det pågår også et arbeid med tilpasning av kjøkkentjenester i retning større hensyntagen til individuelle brukerbehov når det gjelder matservering. En sammenknytning av kjøkkentjenesten til PRO vil være helt i tråd med tanken om brukertilpasset matservering. Saken har vært til vurdering blant virksomhetslederne i PRO, og også tatt opp i et eget møte med de kjøkkenansatte. Konklusjonen etter disse møtene er at kjøkkentjenesten i framtida organiseres som en del av PRO, nærmere bestemt slik at kjøkkenet blir en egen fagenhet under en av virksomhetene i hjemmebasert omsorg. Den daglige drift av kjøkkenet forutsettes ledet av en fagleder. Gevinsten i denne modellen ligger primært i fleksibiliteten og brukertilpasningen. Den økonomiske gevinsten er minimal men vil vises i omgjøring av stillingen som virksomhetsleder til fagleder. Rådmannen vil tilrå at det arbeides videre med omorganisering og etablering av kjøkkentjenesten som en del av HBO øst eller vest. Svein Tore Dørmænen rådmann Side 11 av 11