Leverandørregisteret Søk og vedlikehold
Page 2 of 10 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Leverandørregister 01.12.2014 HamMir 2.0 Oppdatert 05.08.2015 3.0 INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord... 3 Søk leverandør i leverandørregisteret... 3 Forklaring til felter i leverandørregisteret (BD70)... 4 Knappene i leverandørkortet... 5 Administrative funksjoner tilgjengelig i leverandørregisteret... 6
Page 3 of 10 Forord Leverandørregister er en av de viktigeste områdene i programvaren når det gjelder anskaffelse og bestilling av varer. Leverandører som skal bestilles varer fra, må være opprettet i leverandørregisteret. Leverandøren kan deretter søkes opp fra for eksempel leverandør-bestillinger (BIM20). Søk leverandør i leverandørregisteret Etter at du har valgt leverandørregister (BD70) kan du søke opp leverandør, enten på leverandør navn eller leverandørnummer. Bruk «Søk» knappen eller <F5> så får du opp følgende bilde: Husk at i dette bildet er også lagt in muligheten til å søke på leverandørens bankgironr. Skriv inn søkebegrep på leverandøren, og bruk gjerne * (frisøk), så får du mer eksakt treff. Du kan selvfølgelig også søke etter 2 eller flere navn med * imellom. Frisøk, søker på navne-feltene/adresse/mobiltelefon. Da kommer du til liste på de leverandører som hadde verdien du søkte etter. Og i denne listen velger du da den riktige leverandøren. Ta leverandøren med tilbake med Enter, eller knappen «Endre». Det anbefales at det er definerte rutiner for hvem/hva som kan endres i leverandørregistere
Page 4 of 10 Forklaring til felter i leverandørregisteret (BD70) Det anbefales gode retningslinjer i bedriften for opprettelse av leverandører, slik at leverandørregisteret blir så godt som mulig. Lev.nr. Systemet henter neste ledig lev. nr. og følger teller i systemet. Foreslått leverandørnr. kan overstyres ved første gangs oppretting så lenge lev. nummeret ikke finnes fra før. Det kan også styres til egen nummerserie pr butikk (se beskrivelse tilleggsfunksjoner under). Leverandørinformasjon generelt legges inn i henhold til beskrivelsen i bildet. Annen grunnleggende informasjon kommer fra oppsett i knappen <Tillegg> og herunder «Tilleggs-funksjoner». Dette settes pr firma, og bør gjøres av den som administrer løsningen hos deg. Informasjon fra parametre i «Tilleggs-funksjoner» kan overstyre. Det kan være aktuelt for eksempel ved brukeradgang hvor man styrer brukerens oppretting, endring og slettingsadgang. E-mail Lokasjonsnr. I dette feltet angis leverandørens e-postadresse som brukes ifm. bestilling av varer. Systemet henter automatisk leverandørens e- postadresse fra dette feltet dersom det ikke er angitt en e-post adresse under knappen <E-postadr>. Her er det sjekk mot knappen først, og deretter kontroll på dette feltet. Brukes til å legge inn leverandørens EAN lokasjonsnummer (eller GLN= Global Location Number)
Page 5 of 10 Det står ellers hjelpetekst til hvert felt underveis, og bruken av de forskjellige feltene avhenger av bransje og hva slags struktur som er ønskelig. Knappene i leverandørkortet Brukes til å legge inn e-postadresse til leverandøren. Det er denne som blir brukt ved automatisk utsendelse av mail. Det er viktig å merke at, systemet vil automatisk bruke e-postadressen under denne knappen hvis definert. Dersom det er blankt der, vil den som ligger i feltet E-mail benyttes. Viser oversikt over innkjøpspris inkl. mva for leverandøren, med muligheter for å kunne se oversikt over sum innkjøp for hver måned. Det er også mulig å bla gjennom forrige og neste år. Brukes til å legge inn flere kunder/butikker hos denne leverandøren, for at identifisering til rett butikk ved elektroniske ordre/fakturaer/følgesedler. Du får muligheter for å endre, slette og opprette nye butikker. Viser oversikt over fakturaer pr periode/faktura på leverandøren. Gir brukerne med høy adgangsnivå (ref. beskrivelse av tilleggsfunksjoner) muligheten til å slette leverandør hvis nødvendig. Leverandører som har transaksjoner liggende kan ikke slettes. Lagrer endringer i leverandørkortet. Ut av leverandørkortet.
Page 6 of 10 Administrative funksjoner tilgjengelig i leverandørregisteret Forklaring til funksjoner ved inngangsbildet til leverandørregisteret. Importere leverandørinformasjon basert på en.csv fil. Filen kan lastes opp fra lokal disk, og definisjon på felter finnes under knappen som du ser etter å ha valgt «Importer leverandør-info». Felt-rekkefølgen kan for eksempel se slik ut: Bokstavene henviser til kolonne i den opprinnelige.csv filen. Det er ikke noe mal for import, men tilpasning til hvordan det ligger i.csv filen. Kolonnehenvisningen her kan med andre ord endres i henhold til den filen som skal importeres. Det er kun definerte kolonner som blir importer til leverandørregisteret.
Page 7 of 10 Leser ut leverandørregisteret til Excel fil, med forutsetningen at Excel-skriver er definert og finnes i ditt system. Knappen «Kjøp» har samme funksjon som finnes i leverandørkortet. Denne knappen er beskrevet tidligere. Knappene «Søk på diverse felt» gir deg muligheten til oppslag på følgende i leverandørkortet: I motsetning til vanlig søk-knappen hvor du kan søke på lev.nr. lev. navn og kontonr., gir denne knappen deg muligheten til å søke på diverse felt på leverandørkortet.
Page 8 of 10 Flere tilleggsfunksjoner. Viktig funksjoner her er <Parametre for oppretting av nye leverandører>, for å sette hvilke betingelser som skal foreslås ved opprettelse av ny leverandør, endring og sletting av eksisterende. I tillegg til hva som foreslås som grunninformasjon ved opprettelse av ny leverandør får man her muligheten til å styre tilgang for brukere til å opprette leverandør «Adgang: Ny», endre eksisterende leverandør «Adgang: Endre» og slette eksisterende leverandør «Adgang: Slette». Disse tallene henviser til hvor mye høyere brukeren må ligge på BD i CS10 enn BD70 i CS15 for å få tillatelse til henholdsvis opprette ny leverandør, eller endre/slette eksisterende. Det er også andre styring-parametre av hva som skal oppdateres i leverandørkortet. Legge inn verdier på leverandør Ved masse-endring av verdier på leverandørkortet brukes dette alternativet.
Page 9 of 10 Feltene <Fra/Til> viser innenfor hvilket nummerintervall du skal sette inn verdiene som står i feltene under - (masse-endre). <Tvang på KID>, <Kjøpskonto> og <Hovedbokkonto> er da de standardene som da kan «masse-endres». Import av FILID-info Brukes til å importere Filial- /butikk -ID til leverandørkortet Du kan når som helst importere en csv-fil fra din lokalstasjon til leverandørkortet ved å klikke på knappen <Hent>. Når du importere Filial-ID blir den vist under knappen <Flere butikker> i leverandørkortet. Rekkefølge på feltene i csv-filen er godt forklart i selve import-bildet. Denne knappen viser oversikt over innkjøp fra den respektive leverandøren i et års periode (januar desember) inkl. mva.
Page 10 of 10