VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 07.07.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Gro Kværnå tlf 408 73 901 Asker kommune sentraladministrasjonen Postboks 355 1383 Asker TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG Vi viser til tilsyn gjennomført ved Hovedgården ungdomsskole i Asker kommune dato 07.05.2009. Til stede fra skolen: Mona Punther, rektor Harald Gundersen, inspektør Jon Sollerud, Verneombud drift Hanne Hellevik, verneombud personal 3 representanter for de ansatte Til stede fra Arbeidstilsynet: Monica Brox, inspektør Gro Kværnå, seniorrådgiver Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale 3 arbeidstakere (ca 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca 30 min) I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier den 23.06.2009. I dette møtet oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved samtlige besøkte skoler i Asker POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 386 ostfold-akershus@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771632 1502 Moss INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 69 24 03 10
VÅR REFERANSE 2 kommune, samt det som fremkom av den innsendte skriftlig dokumentasjon fra skoleeier knyttet til inneklima. Beskrivelse av tilsynsbesøket Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølgning av sykemeldte arbeidstakere Faktum og hovedutfordringer ved Hovedgården ungdomsskole: Hovedgården ungdomsskole har 181 elever og 24 ansatte. Verneombudene, ansatte representanter og ledelsen forteller om et godt arbeidsmiljø i en tøff arbeidshverdag. Det fortelles om en relativt stabil kjerne av arbeidstakere, men at det også skjer en del utskiftninger særlig blant de nye lærerne som ansettes ved skolen. De lærerne som velger å bli ved skolen liker å jobbe i et svært hektisk miljø med stort tidspress og mange utfordringer. Det fortelles om engasjerte ansatte ved skolen som både vil og jobber mye for elevene som en gruppe, men som også ser enkelteleven og dens behov. Det fortelles om at det ved skolen er mange elever som har store utfordringer og behov for tilpasset opplæring. Skolen har et stramt budsjett, og det fremkommer at skolen får sitt budsjett beregnet ut fra hvor mange elever de har, ikke ut fra skolens behov mht. antall enkeltvedtak og barn med spesielle behov, noe som oppleves som svært belastende. Skolen opplever at stadige utskiftinger av lærere kan oppleves som en utfordring, og det fortelles at nye lærere ofte slutter fort. Videre fremkommer at foreldregruppen er krevende, men også svært støttende. I tilsynet fremkom følgende: Verneombud / sikring av arbeidsmiljøkompetanse i virksomheten: Virksomheten hadde valgt to verneombud et for fysisk forhold og et for de psykososiale og organisatoriske områdene, hvor begge har gjennomført lovpålagt opplæring. Verneombudene blir brukt både mht. psykososiale, organisatoriske og fysiske arbeidsmiljøutfordringer. De ansatte er noe ukjent med hvilke oppgaver som tilligger verneombudene, og arbeidstilsynet anmodet virksomheten å informere ansatte om verneombudets oppgaver og virkeområde. Leder har gjennomført lovpålagt HMS opplæring. Systematisk HMS - arbeid Reelle arbeidsmiljøutfordringer ved skolen kartlegges ved at det gjennomføres klimaundersøkelser, som pt. har resultert i en sosial handlingsplan som det nå jobbes aktivt med. Det gås vernerunder og det gjennomføres medarbeidersamtaler 1-2 ganger årlig. De ansatte trekkes med i dette arbeidet aktivt, og det utarbeides handlingsplaner på bakgrunn av det som fremkommer i undersøkelsene. Skolen har et årshjul som skal sikre systematiske kartlegginger.
VÅR REFERANSE 3 Det er mange møteplasser som sikrer kommunikasjon og medvirkning for de ansatte. Det gjennomføres temamøter, personalmøter hver 14 dag, planleggingsmøter, MBA møter, sosialped.møter osv. De ansatte forteller også om en åpen dør politikk, og opplever at det er enkelt å ta opp problemer dersom de har det, og forteller at de får medvirke og tatt opp det de ønsker. HMS er på agendaen på personalmøter. Asker kommune har et avviksystem, Askerdialogen. Dette er gjort kjent for de ansatte ved skolestart, og er tema ved personalmøter mv. Kommunen har en sentral rutine for håndtering av foreldre /elevklager og skolen har en praksis for hvordan de behandler slike klager. Imidlertid fremkommer at de ansatte er noe usikre på hvorvidt det foreligger en slik rutine. Skolens ledelse forteller at begynnende konflikter tas tak i tidlig, og opplever at det har vært noen vanskelige samtaler men ingen store konflikter. Det foreligger en sentral rutine for konflikthåndtering, men de ansatte er ikke kjent med denne. Asker kommune har en skriftlig rutine for håndtering av omstillinger og endringer. Arbeidsgiver og ansatte forteller om flere tilfeller av verbale trusler og trusler om vold, samt at enkelte medarbeidere har opplevd jevnlig å bli snakket nedsettende om og til. Asker kommune og skole har et rapporteringssystem / rutine som skal benyttes ved vold og trusler, evt. når ansatte opplever episoder som føles ubehagelige. Rutinen er kjent blant de ansatte, men enkelte ansatte føler at de ikke har god nok kunnskap til rutinen. Arbeidstilsynet anmoder derfor Hovedgården ungdomsskole til å gjennomgå gjelde rutiner ved skolestart på en slik måte de ansatte vet når og hvordan de skal benytte rutinen, og at de føler seg trygge mht. bruken av denne. Imidlertid inneholder ikke rutinen noe som sikrer systematisk opplæring av ansatte for å forebygge og unngå vold og trusler i skolen. Organisering og tilrettelegging av arbeidet: Det fortelles at skolens ledelse gjør mye for å tilrettelegge for sykemeldte arbeidstakere, gravide og arbeidstakere som står i fare for å bli sykemeldt. Det fortelles at de ansatte er flinke til å stille opp for hverandre i slike tilfeller. Tilretteleggingen skjer gjerne i samarbeid med NAV, hvor det søkes tilretteleggingstilskudd. Tilretteleggingen skjer ved at ansatte underviser i mindre grupper, tolærersystem, tildeles lettere fag og fratas ansvar som kontaktlærer. Imidlertid går det en grense for hvor mange det er mulighet for å tilrettelegge for på den enkelte skole. Det fortelles om et godt samarbeid med NAV Asker. Asker kommune og skolen har rutiner for oppfølgning av sykemeldte, og disse er kjent blant de ansatte. Samtidig avdekket Arbeidstilsynet avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. På bakgrunn av tilsynsbesøket vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: Begrunnelse 1. Virksomheten bør ha en rutine for håndtering og behandling av klager fra elever eller foreldre, som bl.a. omhandler arbeidstakere, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Rutinen skal ihht. Internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Asker kommune har en slik rutine, men denne var ikke gjort kjent for de ansatte på en tilfredsstillende måte, se varsel om pålegg nr. 1.
VÅR REFERANSE 4 2. Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for overtredelser av denne loven, må virksomheten ha rutiner for hvordan slike tilfeller skal fanges opp og behandles på tidligst mulig stadium. Asker kommune har en sentral rutine for konflikthåndtering. Imidlertid er denne ikke gjort kjent for de ansatte. Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte, se varsel om pålegg nr. 2. 3. I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig opplæring og trening følger av arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine, se varsel om pålegg nr. 3. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakerne er kjent med rutinen for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 2. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med rutinen for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 3. Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jf arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen.
VÅR REFERANSE 5 Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 14.08.2009. Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Østfold og Akershus Tommy Pedersen tilsynsleder (sign.) Gro Kværnå seniorrådgiver (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: verneombud ved virksomheten / HVO Bes besørget av virksomheten Hovedgården ungdomsskole Postboks 54 1380 Heggedal