Webtemp - beskrivelse av funksjonalitet Webtemp videreutvikles kontinuerlig i tett dialog med bemanningsbransjen. Webtemp oppgraders løpende. Grunnfunksjonalitet er lik for alle brukere/kunder av Webtemp. Integrasjoner MS Office programmene Word (dokumentfletting) og Excel (rapportering) Regnskapsprogrammene Visma Business og Global, Uni Micro, Mammut og Duett Lønns systemene System 4, Lønn 5, Visma Lønn, Uni Lønn og Hogia Lønn Factoring selskapene SG Finans og Dnb Factoring Kunderegister Nøkkelinformasjon (navn, adresse, telefon ) Et valgfritt antall kontaktpersoner Diverse regler tilknyttet fakturering slik at fakturaene bygges opp akkurat slik kunden ønsker det Kvalifikasjoner og stillingskategorier kunden etterspør Dokumenter (alle formater støttes, også e-poster dratt over fra Outlook). Spesiell flettefunksjonalitet opp mot Word der definerbare maler fletter ut informasjon om kunden i det dokumentet opprettes. Flettefunksjonaliteten gir store muligheter til å effektivisere dokumentproduksjonen. Oppfølgingsoppgaver (registreres inn i dagboken og vises også i en separat liste i kundebildet) Så mange navnede kommentarer man måtte ønske kan registreres opp mot kunden / kontaktene E-post og SMS kan sendes ut fra kontaktregistreringen (ved å klikke på symboler) og vil da logges i en egen utboks tilknyttet kunden Gruppefunksjonalitet og statusinndelinger I kundebildet vises også uteieoppdrag og rekrutteringsoppdrag kunden er involvert i samt utsendte fakturaer og kreditnotaer. Tilknyttet kundebildet er det greie hurtiglister som viser aktive kunder og søkefunksjoner som enkelt søker frem det utvalget kunder du måtte trenge. Søkene kan lagres slik at de kan hentes frem fra en hurtigliste på et senere tidspunkt. Fremsøkte utvalg kan flettes til word, danne grunnlag for massemail eller overføres til MS-excel. Kandidater Kandidatene registreres med Nøkkelinformasjon (navn, adresse, telefon ) med bilde Avlønningsinformasjon som skattekortsinfo, bankkonto, personnumer (overføres til lønns system) Søkbare kvalifikasjoner (kunnskapsliste, praksis, kurs, utdannelse) Dokumenter (alle formater støttes, også eposter dratt over fra Outlook). Spesiell flettefunksjonalitet opp mot Word der definerbare maler fletter ut informasjon om kandidaten i det dokumentet opprettes. Flettefunksjonaliteten gir store muligheter til å effektivisere dokumentproduksjonen. Oppfølgingsoppgaver (registreres inn i dagboken og vises også i en separat liste i kandidatbildet) Så mange navnete kommentarer man måtte ønske kan registreres opp mot kandidaten Postboks 114 5882 BERGEN TLF. 55 50 85 80 Fax 55 50 85 99 17.06.2014 Side 1 av 8
Epost og SMS kan sendes ut fra kandidatregistreringen (ved å klikke på symboler) og vil da logges i en egen utboks tilknyttet kandidaten Gruppefunksjonalitet og statusinndeling I kandidatbildet vises også uteieoppdrag og rekrutteringsoppdrag kandidaten er involvert i. Tilknyttet kandidatbildet er det greie hurtiglister som viser aktive medarbeidere og søkefunksjoner som enkelt søker frem det utvalget kandidater du måtte trenge. Søkene kan lagres slik at de kan hentes frem fra en hurtigliste på et senere tidspunkt. Fremsøkte utvalg kan flettes til Word, danne grunnlag for masse-epost eller overføres til MS-Excel. Når systemet fremviser en liste over kandidater kan denne listen også vises som en tidsmatrise med horisontale kolonner som viser utleieoppdrag, sykemeldinger, aktiviteter som strekker seg over tid (permisjon/ferie) som er et visuelt nyttig hjelpemiddel. Tidsbegrensete utleieoppdrag Disse oppdragene beskriver betingelsene knyttet til hvert enkelt utleieoppdrag. Utleid medarbeider, kunde og kontaktperson Arbeidsbeskrivelse og stillingsbetegnelse Tidsperiode og planlagt arbeidstid (med støtte for rotasjoner over flere uker) Lønnsbetingelser og avtalte tillegg / spesielle overtidsbetingelser Ordrebekreftelsesfunksjon (til kunde og medarbeider) med elektronisk tilbakebekreftelse som logges i oppdraget Automatisk førstedags oppfølging og forlengelses samtale i dagboken (både kunde og medarbeider) Enkel mulighet for å forlenge oppdraget med virkning fra en gitt dato (der betingelsene kan endres) Egen logg, dokumentliste og kommetarliste knyttet til oppdraget Tilbudsfunksjon der alle uløste oppdrag registreres. Et uløst oppdrag kan inneholde et valgfritt antall kandidater og derved resultere i opptil flere utleieoppdrag. I oppdragsbildet viser systemet også en liste over andre utleide medarbeidere til den samme kunden (slik at det lett kan navigeres mellom disse), samt de forskjellige forlengelsene av oppdraget. Det er også en link til det tilbudet oppdraget ble opprettet ut fra (dersom det ble registrert et tilbud i forkant av oppdragsregistreringen). Først når et oppdrag er opprettet kan medarbeideren logge inn og registrere sine timelister. Ordrebildet viser en oversikt over innregistrerte timelister og faktureringen av disse. Rekrutteringsoppdrag Hvert rekrutteringsoppdrag registreres med en status som angir hvor i prosessen det befinner seg Et rekrutteringsoppdrag kan vises på deres egne hjemmesider som en ledig stilling Kandidater kan selv legge seg inn i kandidatlisten via internett (med CV og søknadstekst), men blir da liggende i status nettregistrert ubehandlet til det blir gjort noe med dem Det kan knyttes et valgfritt antall fakturalinjer til et rekrutteringsoppdrag Rekrutteringsoppdraget inneholder arbeidsbeskrivelse, stillingsbetegnelse, kompetansekrav og annen informasjon om stillingen Det kan søkes etter kandidater direkte fra rekrutteringsoppdraget Kandidater til stillingen vises i greit oppdelte lister ihht kandidatenes status Det kan tilknyttes dokumenter, mailhistorikk og aktivitetshistorikk til rekrutteringsoppdraget som helhet Det kan tilknyttes oppfølgingsaktiviteter, kommentarer, sms, epost og dokumenter til hver enkelt kandidat Postboks 114 5882 BERGEN TLF. 55 50 85 80 Fax 55 50 85 99 17.06.2014 Side 2 av 8
Kandidater i en status kan oppfølges med massemail/sms Det kan opprettes mail til kunden med kandidatenes CV er og andre dokumenter (de du velger) som vedlegg Timelister Når et oppdrag er opprettet kan medarbeideren logge inn (ved å benytte en link som sendes på epost via WebTemp) og registrere sine timelister. En timeliste er alltid tilknyttet en spesifikk forlengelse av et utleieoppdrag I timelisten skal alt som avlønnes og faktureres med tilknytting til oppdraget registreres Timelisten består av flere linjer der produkt (dvs lønnsart), antall, lønns sats og pris registreres. En linje behøver ikke inneholde både lønn og pris, men kan godt bare inneholde en av delene. Vanligvis registreres det en timeliste per lønnsperiode per utleieoppdrag Dersom et utleieoppdrag forlenges midt i lønnsperioden vil det bli opprettet to timelister Periodiseringen av timelister er styrt av et oppsett som kan endres. Periodiseringen kan også overstyres av den avtalen oppdraget er tilknyttet, men dette vil sjelden være nødvendig. Elektroniske timelister En elektronisk timelise er registrert av medarbeideren på nett. Først når denne behandles blir det opprettet en timeliste som inngår i faktura og lønnsgrunnlaget. Behandlet timeliste Som nevnt over er dette resultatet av å behandle en elektronisk timeliste. Men det kan også opprettes en timeliste uten at den baserer seg på en elektronisk timeliste. Dette kan eksempelvis være nødvendig i korreksjons sammenheng, eller dersom medarbeideren ikke leverer elektronisk. Periodisert oversikt over timelister Timelistene vises i en periodisert oversikt der man kan bevege seg frem og tilbake mellom periodene. En oversikt vil inneholde alle de oppdragsforlengelsene som helt eller delvis har funnet sted i perioden. Timelistene i oversikten vises med statuser som gjør det lett å se timelister som ikke er innlevert eller behandlet. Lønn Grunnlaget for lønn er de timelistene som er registrert men ikke tidligere overført lønnssystemet. Timelister som er registrert med en fremtidig dato i lønnsdato feltet vil ikke bli overført til lønns systemet før denne datoen er passert. Man kan holde tilbake en timeliste i lønns sammenheng ved å stille denne datoen fremover. Dersom summen av timelistene til en lønnstaker blir negativ vil timelistene holdes tilbake frem til lønnen totalt sett blir positiv (etter at flere fremtidige timelister registreres). Lønnstakerens skattekort må være registrert for inneværende år, hvis ikke blir lønnen holdt tilbake. En lønnstaker overføres fra WebTemp til lønnssystemet dersom.... det er registrert oppdrag tilknyttet vedkommende de to siste årene.. vedkommende er tildelt et lønnstakernummer. En lønnstaker registreres først med lønnstakernummer i det den første timelisten registreres. Postboks 114 5882 BERGEN TLF. 55 50 85 80 Fax 55 50 85 99 17.06.2014 Side 3 av 8
Dersom lønnstakeren er registrert med statusen selvstendig næringsdrivende sender faktura eller mottar fast lønn vil systemet ikke opprette et lønnstakernummer (og uten lønnstakernummer kan heller ikke lønn overføres lønns systemet). Lønnstakere tildeles en start dato lik første arbeidsdag i første oppdrag i det lønnstakernummeret tildeles. Dersom lønnstakeren registreres med en sluttet status tildeles det en slutt dato lik siste arbeidsdag i det siste oppdraget. Skulle lønnstakeren komme tilbake vil det tildeles en ny start dato når den første timelisten registreres. Denne start datoen blir første dag i første oppdrag etter den forrige slutt datoen. Start og slutt dato overføres til lønns systemet. Overføring av timelister til lønns systemet / forhåndsvisning Systemet forhåndsviser de timelistene som ikke tidligere er overført til lønnssystemet. I forhåndsvisningen ligger det klare feilmeldinger dersom det er en eller annen grunn til at timelisten ikke kan overføres til lønns systemet men må holdes tilbake. Når systemet oppretter eksportfilene til lønns systemet vil timelistene låses mht lønn slik at lønns sats og antall ikke lengre kan endres. I timelisten vil det også logges når og hvem som overførte den til lønns systemet. Historiske filer til lønns systemet kan overføres på nytt og fremvises som en rapport på skjermen. Postboks 114 5882 BERGEN TLF. 55 50 85 80 Fax 55 50 85 99 17.06.2014 Side 4 av 8
Fakturering av utleieoppdrag Grunnlaget for fakturering er de timelistene som er registrert men ikke tidligere fakturert. Timelister registrert med en fremtidig dato i fakturadato feltet vil ikke bli fakturert før denne datoen er passert. Man kan holde tilbake en timeliste i fakturasammenheng ved å stille denne datoen fremover. Dersom summen av timelistene som skal faktureres en kunde blir negativ vil timelistene holdes tilbake frem til summen av timelistene som skal faktureres totalt sett blir positiv. Skal man kreditere en kunde må det gjøres ut fra en allerede opprettet faktura. Dersom kunden er registrert med hold tilbake fakturaer i kunderegistreringen vil alle timelister holdes tilbake i fakturasammenheng. Kan være greit i forbindelse med betalings sertifikat. Aktive kunder og kunder som er med i forrige fakturakjøring vil overføres til regnskaps systemet. Webtemp vil i utgangspunktet samlefakturere kundene, men splitter opp fakturaene mht. kundens kontaktperson og referansenummer. En stor kunde vil altså få en faktura per kontaktperson, og en faktura per prosjekt. Om ønsket kan reglene for samlefakturering stilles på en rekke måter. Betalingsbetingelsene er i utgangspunktet styrt av kundeavtalen i det overordnete globale oppsettet. Men de kan overstyres via avtalen oppdraget er tilknyttet eller direkte i kunderegistreringen. Overtidsbetingelsene til en kunde er i utgangspunktet styrt av kundeavtalen i det overordnete globale oppsettet. Det vil angi påslaget for overtid1 og overtid2 som prosentsatser av pris eller faktorer som den utleide medarbeiderens overtidspåslag skal multipliseres med. Påslaget kan overstyres direkte i de individuelle oppdragsregistreringene, via avtalen oppdraget er tilknyttet eller i kunderegistreringen. Fakturaadressen vil i utgangspunktet samsvare med kundens postadresse, men kan overstyres i kunderegistreringen eller direkte i de individuelle oppdragsregistreringene. Fakturering av timelister / forhåndsvisning Systemet forhåndsviser de timelistene som ikke tidligere er fakturert. I forhåndsvisningen ligger det klare feilmeldinger dersom det er en eller annen grunn til at timelisten ikke kan faktureres men må holdes tilbake. Når systemet oppretter fakturaene vil timelistene låses mht fakturering slik at pris og antall ikke lengre kan endres. I timelisten vil det også logges når og hvem som fakturerte den. Historiske fakturakjøringer kan kjøres på nytt og fremvises som en rapport på skjermen. Overføring til regnskapssystem Systemet oppretter i utgangspunktet to filer som skal importeres inn i regnskapssystemet. Den ene filen inneholder informasjon om kundene, den andre informasjon om fakturaene og bokføringen av dem. Systemet vil i utgangspunktet postere fakturaene mot kundenummeret og standard inntektskonto. Men kundenummeret kan byttes ut med et factoringselskap sitt kundenummer og standard inntektskonto kan overstyres for hvert enkelt produkt. Mva-kodene er satt av en standardinnstilling av systemet, men denne standard innstillingen kan overstyres av oppdragsavtalene. I tillegg kan produktene som alle fakturalinjer må registreres med inneholde en overstyrt mvakode. Mva-satsene ligger i et eget oppsett der de tre mulige påslagene registreres sammen med den dato de skal gjelde fra. Postboks 114 5882 BERGEN TLF. 55 50 85 80 Fax 55 50 85 99 17.06.2014 Side 5 av 8
Fakturering av rekrutterings saker Grunnlaget for denne faktureringen er fakturalinjer lagt inn på de individuelle rekrutterings sakene i systemet som ikke enda er fakturert. En fakturalinje i et rekrutteringsoppdrag kan faktureres umiddelbart, når en gitt dato er passert eller når oppdraget er registrert som utført Om det faktureres med eller uten mva og hvilken konto inntekten skal styres til styres av produktet som må velges når fakturalinjen registreres Når fakturakjøringen forhåndsvises kan det velges om rekruttering skal faktureres sammen med utleie eller for seg selv. Systemet vil ikke samle rekruttering og utleie på samme faktura til en kunde. Ellers gjelder regler for fakturering og overføring til eksterne systemer som for utleieoppdrag (mht betalingsbetingelser, adressering, generelt tilbakehold etc) Avtaler Avtalene er sentrale i WebTemp. De inneholder regler for hvordan en elektronisk timeliste skal behandles. Hvert oppdrag må tilknyttes en avtale, og den vil deretter styre viktige deler av ordre og timelistebehandlingen. Hvilke tillegg som skal beregnes når og til hvilke satser Ekstra felt medarbeideren skal få anledning til å fylle ut på den elektroniske timelisten Forslag til arbeidstid (med rotasjon) som kopieres inn i oppdraget på opprettelsestidspunktet Forslag til lønn og pris med prisliste for stillingskategorier som kopieres inn i oppdraget på opprettelsestidspunktet Mulighet for forslag til overtidsbetingelser som kopieres inn i oppdraget på opprettelsestidspunktet Overstyring av standard avgiftskode Overstyring av betalingsbetingelser Overstyring av timelistenes periodisering Overstyre produkt for standard grunnlønn på de elektroniske timelistene Postboks 114 5882 BERGEN TLF. 55 50 85 80 Fax 55 50 85 99 17.06.2014 Side 6 av 8
Rapportering i WebTemp Nøkkeltall Informasjon om inngåtte oppdrag, nye og sluttete kunder/medarbeidere, hva som har skjedd med de uløste oppdragene og rekrutteringsoppdragene i perioden Ordrereserve En oversikt over alle de oppdrag som løper i en tidsperiode og en lønnsomhetsvurdering av dem Evaluering medarbeidere En rapport over svar på evaluerings spørsmål i de oppdrag som har sluttet i en tidsperiode Evaluering rekruttering En rapport over svar på evaluerings spørsmål i de rekrutteringsoppdrag som har blitt avsluttet i en periode Markeds statistikk medarbeidere En oversikt over hvordan nye medarbeidere (medarbeidere som er registrert med lønnstakernummer i en periode) ble oppmerksomme på bemanningsforetaket deres. Basert på feltet funnetgjennom. Markeds statistikk kunder En oversikt over hvordan nye kunder (kunder som er registrert med kundenummer i en periode) ble oppmerksomme på bemanningsforetaket deres. Basert på feltet funnetgjennom. Dagbok En statistikk basert på de aktiviteter som er registrert i dagboken med oppfølgingsdato i løpet av en periode. Tilbud En oversikt over alle tilbud som har blitt registrert inn i en gitt status i løpet av en periode (og som fremdeles ligger i den statusen) Rekruttering En oversikt over alle rekrutteringsoppdrag som har blitt registrert inn i en gitt status i løpet av en periode (og som fremdeles ligger i den statusen) Omsetning utleie Fakturert omsetning av utleieoppdrag i løpet av en fakturaperiode. Kan avstemmes mot fakturajournalen og grupperes og sorteres på en rekke måter Omsetning rekruttering Fakturert omsetning av rekrutteringsoppdrag i løpet av en fakturaperiode. Kan avstemmes mot fakturajournalen og grupperes og sorteres på en rekke måter Timeseddelrapport En rapport basert på fra og til datoene på timelistene (uavhengig om de er fakturert eller ikke). Gir en god indikasjon på lønnsomheten i en tidsperiode uten å måtte tenke på periodeforskjøvete fakturatidspunkt. Ikke fakturert / avlønnet En rapport basert på de som er registrert av timelister (behandlete timelister) og beløp til fakturering i rekrutterings saker, men som enda ikke er fakturert. Postboks 114 5882 BERGEN TLF. 55 50 85 80 Fax 55 50 85 99 17.06.2014 Side 7 av 8
Fakturajournal En rapport basert på de fakturaer med fakturadato i rapportperioden. NB: Tilbakedatering av fakturadato kan medføre at fakturanummerserien inneholder hull, der de manglende fakturanummer befinner seg i en annen periode. Bilagsjournal En rapport som viser hvordan fakturaene med fakturadato i en tidsperiode skal bokføres i regnskapet. Postboks 114 5882 BERGEN TLF. 55 50 85 80 Fax 55 50 85 99 17.06.2014 Side 8 av 8