ØRSTA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Ørsta kontrollutval Møtestad: Møterom Hjørundfjord, Ørsta rådhus Dato: 15.10.2018 Møtet starta Kl. 13.00 Møtet slutta Kl. 15.15 Faste medlemar som møtte: Namn Svein Castberg Peder Slenes Stina Aasen Lødemel Kari Janne Myklebust Funksjon Leiar Medlem Medlem Medlem Faste medlemar som ikkje møtte: Namn Funksjon Anne Stine Foldal Aam Varamedlemar som møtte: Namn Sylvi Gulla Hovdenakk Møtte for Anne Stine Foldal Aam Frå Vest kontroll møtte: Namn Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Namn Stilling Bodill Skeide Dagleg leiar/revisjonssjef Frå kommuneadministrasjonen: Namn Stilling Arnstein Nupen Rådgjever/jurist. I sak 38 Oddvar Marøy Stabsleiar tildeling og koordinering. I sak 40 Jan Inge Bueide Økonomileiar. I sak 40 Side 1 av 13
SAKLISTE SAK 30/18 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL. SAK 31/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE. SAK 32/18 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 SAK 33/18 MELDINGAR SAK 34/18 REVISJONSPLANLEGGING 2018 FINANSIELL REVISJON SAK 35/18 NY OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT VATN OG AVLØP SAK 37/18 BYGGEREKNESKAP LEGESENTER/OMSORGSBUSTADER - VALLAMARKA SAK 38/18 ORIENTERING OM IMPLEMENTERING AV GDPR SAK 39/18 MASSEETAK KLUBBEN - ORIENTERING SAK 40/18 MONTERING AV GPS I KOMMUNALE BILAR Side 2 av 13
30/18 033 03.10.2018 15.10.2018 IBM GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. Sakene vert behandla i denne rekkefølge: 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 38, 40 og 37. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Peder Slenes. 31/18 033 03.10.2018 15.10.2018 IBM GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet 04.10.2018. Møteprotokollen frå møtet 04.10.2018 32/18 033&58 03.10.2018 15.10.2018 IBM GJENNOMGANG MØTEPROTOKOLLAR 2018 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.) Dokumenta finn ein på Ørsta kommune si heimeside - https://innsyn.ssikt.no/orsta/dmb og på www.vor.no Møteprotokollar til gjennomgang Kommunestyret 13.09 Formannskapet 18.09 Administrasjonsutvalet Samfunnsutvalet 25.09 Levekårsutvalet 05.09 Landbruksnemnda Eldrerådet 06.09 Råd for likestilling av funksjonshemma 04.09 Side 3 av 13
Valstyret Vilt- og innlandsfiskenemnda Ungdomsrådet VØR IKS Styret 17.09 VØR IKS Representantskapet VØR IKS Klageutvalet Retura Søre Sunnmøre AS 33/18 033&17 03.10.2018 15.10.2018 IBM MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldinga til vitende. Notat frå advokat Kjetil Kvammen vedkomande SSIKT 34/18 216 08.10.2018 15.10.2018 JS REVISJONSPLANLEGGING 2018 FINANSIELL REVISJON Kontrollutvalet tek til vitende Revisjonsplanlegging 2018 finansiell revisjon, for Ørsta kommune, utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Dokument for revisjonsplanlegging - finansiell revisjon. Motteke 01.10.2018. (Unnateke off. innsyn, jfr. offl. 24.1, 13.1 jf. fvl. 13 nr 2.) Vert sendt pr. post Saksopplysningar Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS ved revisjonssjef Bodill Skeide, har utarbeida eit planleggingsdokument for revisjonsarbeidet finansiell revisjon for året 2018. Dette for å utføre ein forsvarleg revisjon. Dokumentet er i samsvar med regelverket. Planleggingsdokumentet inneheld følgjande: Selskapsinformasjon Oppdragsvurdering Vesentlegheitsgrense Bemanning og budsjettert timeforbruk Generell risikovurdering og spesifikk risikovurdering på revisjonsområda o Transaksjonsklasser o Kontosaldoar o Tilleggsområder o Angrepsvinkel Side 4 av 13
I den grad det er nødvendig vil revisor vil gå gjennom dokumentet på møtet, og svare på spørsmål. Møtet vert då lukka under denne gjennomgangen. I møtet Det vart stilt spørsmål om nokon hadde inngåande behov for informasjon frå B-dokumentet. Ingen hadde behov for det. Det var då ikkje behov for å lukke møtet. Revisor gjorde ei enkel orientering om generell overordna planlegging. 35/18 217 08.10.2018 15.10.2018 JS NY OPPFØLGING FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT VATN OG AVLØP 1. Kontrollutvalet tek tilbakemeldinga frå rådmannen, jf. Kommunestyresak 62/18 til orientering. 2. Kontrollutvalet viser til saksbehandlingsreglane i Forskrift om kontrollutval 13 vedkomande oppfølging av forvaltningsrevisjonar og gjer merksam på at det er dei som skal følgje opp slike overfor kommunestyret og ikkje rådmann/formannskap. Kommunestyresak 62/18 i møte 13.09.2018 Saksopplysningar Kontrollutvalet gjorde i sak 56/17 slikt samrøystes vedtak: 1. Kontrollutvalet tek rådmannen si tilbakemelding av 07.11.2017 til vitende. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen sette i verk tiltak for å følgje opp revisor sine tilbakemeldingar av 20.11.2017: a. Fortsetje arbeidet med å få redusert lekkasje ved Vikegeila. b. Rådmannen bør trekke ut lønskostnader knytt til adm./stab og føre det som indirekte kostnad. c. Rådmann bør legge inn fordelingsnøklane i sjølvkostsystemet momentum for avdelingskostnader slik at desse vert automatisk utrekna. 3. Kontrollutvalet vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet og kommunestyret innan 31.03.2018. Rådmannen v/økonomileiar skriv blant anna: «Eg trur diverre ikkje at vi har kapasitet til å ta denne saka no. Vi bør difor melde frå om dette slik at kontrollutvalet er informert. Alternativt er å melde tilbake den delen som gjeld svinn (punkt 2 a), og utsetje den delen som handlar om økonomi (punkt 2 b og c).. Som sagt ber eg om at saka vert utsett slik at vi får gjort dette grundig og skikkeleg. Då får vi også eit betre utbytte og resultat av forvaltningsrevisjonen. Mitt forslag er at Are får bruke Side 5 av 13
sommaren på å setje seg inn i problemstillingane og løysingane med målsetjing om at dette skal opp i KST i første møte etter sommaren som er 13/9.» Viser til vedlegg for utfyllande informasjon frå økonomileiaren. Saka Kommunestyret gjorde i sak 62/18 slikt vedtak: «Kommunestyret tek tilbakemeldinga frå rådmannen til vitende» Her kjem då kva kommunestyret har teke til vitende: Vurdering I saka har eg konsultert revisjonen som har utarbeidd forvaltningsrevisjonsprosjektet. Oppfølginga, slik rådmannen opplyser i kommunestyresak 62/18, er tilfredsstillande. Til saksbehandlingsrutinen om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapportar Kommunestyresak 13.09.2018 sak 62/18 Det kan stillast spørsmål om kommunestyret meinte rådmannen skulle behandle sak for status for oppfølging av forvaltningsrapport når kommunestyret ville ha status for oppfølginga, før kontrollutvalet hadde behandla saka. Når då kommunestyret har behandla saka har kontrollutvalet si oppfølging i ettertid liten verdi, då deira evt. merknader ikkje vil kome fram. Slik saksbehandlinga er gjort synest også å vere i strid med 13 i forskrift om kontrollutval der det står: «Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapporter til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt følgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets meining ikke er blitt følgt opp på en tilfredsstillende måte.» Kontrollutvalet har følgt opp forvaltningsrevisjonsrapportane ved å rapportere til kommunestyret i årsmeldinga, som eiga sak, gjennom møteprotokollen eller som melding. 36/18 030&18 08.10.2018 15.10.2018 JS TILBAKEMELDINGAR FRÅ RÅDMANNEN 1. Tilbakemelding på korleis anbodsopningar vert gjennomførde: Kontrollutvalet er ikkje nøgd med tilbakemeldinga frå rådmannen/administrasjonen. a. Kontrollutvalet etterlyser meir detaljert rutinebeskriving for innkjøp, i dette korleis anbodsopningar vert gjennomførde, rutinane ved mottak og kven er vitne ved opning. Frist 08.11.2018 b. Kontrollutvalet kallar inn rådmannen til neste møte (26.11.2018) for å svare på spørsmål vedkomande innkjøp. 2. Opplyse korleis rammeavtalar på innkjøp vert følgde/gjennomførte og om det er inngått rammavtaler innan same vare/tenesteområde. Side 6 av 13
Kontrollutvalet ber rådmannen/administrasjonen gi tilbakemelding og oversikt over alle gjeldande rammeavtalar innan 08.11.2018. Det må gå fram av oversikta om avtalen er 1 årig eller 3 årig, og grunnlaget som er nytta i anbodsspesifikasjonen. 3. Retningslinene som takstnemnda og klagenemnda for fast eigedom har for sitt arbeid, og ber om orientering for bruken/praktiseringa på neste. 1. Kontrollutvalet tek til orientering tilsendte retningsliner for taksering av verker og bruk samt verdifastsetting/taksering av eigedomar. 2. Leiar i sakkunnig takstnemnd vert kalla inn til neste møte (26.11.2018) for å orientere om praktiseringa av retningslinene for taksering. vedkomande pkt 3: Retningsliner for taksering av verk og bruk Ramme og retningsliner for verdifastsetjing/taksring av eigedomar i Ørsta kommune Saksopplysningar Nedanfor går fram kva kontrollutvalet gjorde vedtak om den 31.05.2018 i sak 20/18 og kva rådmannen har gitt på tilbakemeldinga (utheva skrift): 1. Kontrollutvalet ber rådmannen gi tilbakemelding på korleis anbodsopningar vert gjennomførte. Rådmannen sitt svar: Slik vert mottak av anbod gjennomført ved seksjon eigedom pr i dag: Normal prosedyre - Utlysing gjennom Doffin ein ber om anbodsleveranse i papirformat samt elektronisk på minnepenn - Eventuelle endringar i konkurransen blir gjennomført i Doffin - Opning av anbod og føring av protokoll vert gjennomført med vitner til stades - Det vert utført dokumentkontroll av alle mottekne anbod - Signering av anbodsprotokoll - Evaluering og vidare innstilling, eventuelt kontrakt. Innføring av digitalt verkty for konkurransegjennomføring (KGV) og kontraktadministrasjon (KAV) Ørsta kommune har den 26.09.2018 stadfesta at vi innan kort tid kjem til å gjere innkjøp av Visma KGV og KAV for å stette nytt lovkrav. Vurdering 2. Kontrollutvalet ber rådmannen opplyse korleis rammeavtaler på innkjøp vert følgde/gjennomførte og om det er inngått fleire rammeavtaler innan same vare/tenesteområde. Rådmannen har i skrivande stund ikkje gitt tilbakemelding/svar. Assisterande rådmann Eldar Øye skriv i e-post den 20.09.2018 at det vert gitt svar på pkt. 2 i eigen e-post. Vi har gitt melding om at kontrollutvalet gjorde vedtak om at frist for å gi tilbakemelding var 05.10.2018. Evt. svar kan bli lagt fram på møtet om det ligg føre. 3. Kontrollutvalet ber kommuneadministrasjonen sende over retningslinjene som takstnemnda og klagenemnda for fast eigedom har for sitt arbeid, og ber om orientering for bruken/praktiseringa på neste møte. Side 7 av 13
Rådmannen sitt svar: - Retningslinene ligg vedlagt. Desse retningslinene er grunnlaget for takseringa og sikring av lik handsaming. Retningslinene er å finne på Ørsta kommune sine heimesider, saman med annan informasjon om eigedomsskatt. - Når det gjeld spørsmål om bruken/praktiseringa av retningslinene er dette i hovudsak skjøn som vert utøvd av nemndene. Spørsmålet om å orientere om praktiseringa er difor kanskje noko som er mest nærliggande å rette til leiar i nemnda, Inge Kolås. Eg set han opp som kopimottakar her. Vurdering Kontrollutvalet må avgjere om det er aktuelt å kalle inn leiar i nemnda for i gi orientering. I så fall må det bli på neste møte. Avslutning I mangel på opplysningar er det vanskeleg å kome med forslag til vedtak i saka. 37/18 212 08.10.2018 15.10.2018 JS BYGGEREKNESKAP LEGESENTER/OMSORGSBUSTADER - VALLAMARKA Samrøystes uttale 1. Kontrollutvalet viser til uttale frå revisor datert 25.09.2018, i høve byggjerekneskap - Legesenter/omsorgsbustader - Vallamarka. 2. Kontrollutvalet meiner at byggerekneskapen for Legesenter/omsorgsbustader med ein total byggekostand på kr 104.541.960 inkl. mva kan godkjennast. 1. Saksframlegg til kommunestyret: Sluttrapport prosjekt Vallamarka med.fylgjande vedlegg: 1) Vedtak kommunestyret 10.12.2015 2) Vedtak husbanken 3) Ferdigattest 4) Uttale frå revisjonen 5) Byggregnskap anleggskostnad Saksopplysning Kontrollutvalet skal uttale seg før byggerekneskapen vert ferdig behandla i formannskapet og kommunestyret. Revisor har gjort ein avgrensa revisjon av byggerekneskapen for Legesenter/omsorgsbustader. Rekneskapen viser ein totalkostnad på kr 104.541.960 inkl. mva. Det går fram av uttalen og økonomiplanen at budsjettvedtaket for prosjektet, jf. kommunestyresak 106/15 pkt. 3 viser kr 114 mill. inkl. mva og reserveløyving. Ein viser til rådmannen sitt saksframlegg til formannskap og kommunestyre for fleire opplysningar. Side 8 av 13
38/18 047 08.10.2018 15.10.2018 JS ORIENTERING OM IMPLEMENTERING AV GDPR 1. Kontrollutvalet tek orienteringa frå rådmannen v/rådgjevar/jurist Arnstein Nupen til vitende. Oppgåvene til personvernombod Saksopplysning EU har sett i verk ei personopplysningsforordning GDPR (General Data Protection Regulation). Noreg er forplikta til GDPR gjennom EØS avtalen. Denne forordninga er implementert i ny personopplysningslov. Hensikta med reglane er å styrke personvernet, meir openheit rundt innsamling av personopplysningar og at bruk av opplysningane skal grunngivast og avgrensast. Alle offentlege verksemder må ha personvernombod for å sikre at reglane vert følgt. Personvernombodet må ha fagleg kunnskap til reglane og kunnskap om personvernrett. Oppgåver til eit personvernombod: Personvernombodet si hovudoppgåve er å informere og gi råd om de forpliktingar verksemda har etter personvernlovgivinga til den behandlingsansvarlige eller databehandlaren, samt til dei tilsette som utfører behandling av personopplysningar. Andre oppgaver til personvernombudet (sjå under og i vedlegget): Kontrollere overholdelsen av personvernregelverket Gi råd om vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA) Samarbeid med Datatilsynet og funksjon som kontaktpunkt Prioritert innsats der personvernrisikoen er høyest Bidra til å få oversikt over behandlingene i virksomheten Kontrollutvalet ber rådmannen orientere om status for implementering av GDPR. I møtet Rådgjevar/jurist Arnstein Nupen møtte på vegne av rådmannen. Han orienterte om og frå Personvernhandboka for kommunane på Søre Sunnmøre: Nedan for er gjengitt eit utdrag frå handboka som omhandlar litt av det Nupen var inne på. Personvernhandbok for kommunane på Søre Sunnmøre «7-stjerna» I juli 2018 kom det nye reglar om personvern som er innført i heile EU/EØS. I samband med dette sette rådmennene i 7-stjerna ned ei felles gruppe til å opprette rutinar/malar knytt til det nye regelverket. Vi i arbeidsgruppa har samla rutinane og malane i denne personvernhandboka. Kvifor er eigentleg personvern så viktig? Personvern har sitt utspring i at alle menneske har ein ukrenkeleg eigenverdi. Som enkeltmenneske har du derfor rett på ei privat sfære som du sjølv kan kontrollere, her kan ein handle fritt utan tvang eller innblanding frå staten eller andre menneske. Personvern er ikkje berre ein viktig menneskerett som skal sikre omsynet til den enkelte sin personlege integritet og privatliv. Personvern er også viktig for å sikre felles gode i eit demokratisk samfunn. Utan rett til å ha eit privatliv vil det ikkje vere mogleg for det enkelte menneske å skape seg eit rom til å utvikle refleksjonar og vurderingar på eit sjølvstendig grunnlag, utan å bli forstyrra eller kontrollert av andre. Side 9 av 13
Som ein del av dette er enkeltpersonar sin rett til å ha innflytelse på bruk og spreiing av personopplysningar om seg sjølv. Vi skal i størst mogleg grad kunne bestemme over eigne personopplysningar. Med dei nye personvernreglane som er innført i heile EU/EØS frå 2018, har desse rettigheitene blitt ytterligare styrka. Innbyggjarane har fått nye rettigheiter knytt til bruk av personopplysningar, dei skal ha meir opplysningar/informasjon om bruken av personopplysningar og ein må oftare enn før vurdere personvernet ved nye tiltak eller når ein tek i bruk nye dataprogram. For å ytterligare styrke personvernet er Datatilsynet gitt mynde til å i legge bøter for brot på regelverket knytt til personvern. Rutinane er ein del av internkontrollen til kommunane og er viktig dokumentasjon på at vi arbeider for eit godt personvern for innbyggjarane. Her vil vi understreke at det er svært viktig at rutinane vert tatt i bruk og at det er eit leiaransvar å inkorporere personvern i det daglege arbeidet i kvar sektor/avdeling. I personvernhandboka finn du først ei forklaring på dei mest sentrale omgrepa knytt til personvern, vidare kjem blant anna rutinar både for rettigheitene til innbyggjarane, opplysningsplikta som kommunen har og rutine for når og korleis ein skal vurdere personvernet (DPIA). Du finn også rutinar for kva ein gjer med ustrukturerte data, altså personopplysningar som ikkje ligg i dei sak/arkivsystem kommunane skal nytte, rutine for når ein skal melde frå til Datatilsynet ved avvik, og rutine for bruk av bilete i kommunane sin regi. På dei siste sidene i personvernhandboka finn du malar som vi håper vil gjere det enklare å inkorporere dei nye reglane for personvern i ditt arbeidsområde. Vi som har utarbeidd personvernhandboka er Arnstein Nupen (Ørsta kommune), Eli Marte Dalhaug (Ulstein kommune) Helga Bøe-Grimstad (Hareid kommune), Inger Reidun Mikalsen (Vanylven kommune), Ingunn Hestnes (Ulstein kommune), Jan-Vidar Dammen-Hjelmeseth (Herøy kommune), Kathrine Husø Johansen (SSIKT), Reidun Auflem Vik (Sande kommune) og Silje Klepp (Volda kommune) og Tor Halvard Botnen (SSIKT). Dersom du har spørsmål, merknader eller kommentarar til rutinane er det berre å ta kontakt med personvernombodet i di kommune. Personvernhandbok versjon 1.1 23.08.2018 til saka PERSONVERNOMBUDETS OPPGAVER I personvernforordningens artikkel 39 gis det en oversikt over en rekke andre oppgaver et personvernombud har: Kontrollere overholdelsen av personvernregelverket Ombudet skal kontrollere overholdelsen av personvernlovgivningen og andre relevante regelverk med personvernbestemmelser, samt virksomhetens egne interne retningslinjer for personvern. Som en del av dette kan ombudet ha følgende oppgaver: samle inn informasjon for å identifisere behandlingsaktiviteter analysere og sjekke at behandlingsaktivitetene er i tråd med regelverket informere, gi råd og anbefalinger for å sikre regelverketterlevelse foreslå ansvarsfordeling for oppgaver knyttet til ivaretakelse av personvernet i virksomheten gjennomføre holdningsskapende arbeid i virksomheten og opplæring av medarbeidere Selv om personvernombudet har en rolle i å kontrollere etterlevelse etter regelverket, er det fremdeles den behandlingsansvarlige eller databehandleren som er ansvarlig for at personvernlovgivningen følges. Gi råd om vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA) Personvernombudet skal på anmodning gi råd om vurderingen av personvernkonsekvenser (Data Protection Impact Assessment DPIA) og kontrollere gjennomføringen av konsekvensvurderingene. Det er den behandlingsansvarlige, ikke personvernombudet, som har ansvaret for at slike vurderinger gjennomføres. Ombudet kan imidlertid ha en viktig rolle med å bistå den behandlingsansvarlige i disse vurderingene. Side 10 av 13
Artikkel 35 i forordningen pålegger den behandlingsansvarlige å be om råd fra ombudet når man skal utføre en konsekvensvurdering. Den behandlingsansvarlige kan be om råd om: det er behov for å utføre en vurdering av personvernkonsekvenser hvilken metode som skal benyttes konsekvensvurderingen skal gjøres internt eller ved hjelp av eksterne krefter hvilke sikkerhetstiltak (tekniske og organisatoriske) som bør tas for å minimere risiko hvorvidt konsekvensvurderingene er blitt gjennomført på riktig måte, og om konklusjonene er i tråd med regelverket Samarbeid med Datatilsynet og funksjon som kontaktpunkt Personvernombudet skal samarbeide med Datatilsynet og fungere som et kontaktpunkt for tilsynet ved eventuelle spørsmål. Ved behov skal ombudet også kunne rådføre seg med tilsynet. Ombudet skal legge til rette for at Datatilsynet får den informasjonen det trenger for å utføre sine oppgaver og plikter, for eksempel i forbindelse med sin kontrollvirksomhet. De registrerte skal på sin side kunne kontakte personvernombudet med alle spørsmål knyttet til behandling av deres opplysninger, og om utøvelsen av rettighetene de har i henhold til personvernlovgivningen. Prioritert innsats der personvernrisikoen er høyest Forordningen forutsetter at personvernombudet tar hensyn til risikoene forbundet med behandlingsaktivitetene sett i lys av behandlingens art, omfang, formål og sammenhengen den utføres i. Dette betyr at innsatsen fra personvernombudet sin side naturlig nok i hovedsak bør rettes mot områder hvor risikoen for personvernet vurderes å være høyest. Bidra til å få oversikt over behandlingene i virksomheten Artikkel 30 i forordningen pålegger den behandlingsansvarlige eller databehandleren å føre en oversikt over hvilke behandlinger av personopplysninger virksomheten har. Den behandlingsansvarlige kan bestemme å gi ombudet flere oppgaver, så lenge det ikke oppstår interessekonflikt. Det å etablere en slik oversikt er en oppgave som ofte vil bli delegert til personvernombudet. En slik oversikt er da også et viktig verktøy for at personvernombudet skal kunne utføre sine oppgaver. 39/18 047 08.10.2018 15.10.2018 JS MASSETAK KLUBBEN ORIENTERING Vedtak 1. Kontrollutvalet vil peike på at det var ein privat aktør som kalla inn til møte og det er ukjent kven som var innkalla. Kommunelova har ikkje føringar for deltaking i slike private møte. 2. Politikarar som får invitasjon til private møte må vurdere deltaking opp mot Etiske retningsliner for tilsette og folkevalde. Kontrollutvalet stiller spørsmål om deltakarane vurderte dette grundig nok når dei valde å delta på dette møtet. 3. I dette tilfelle meiner kontrollutvalet det må vere opp til kommunestyret å vurdere denne type praksis opp mot dei etiske retningslinene, samt vurdere om det er nødvendig med utdjuping av retningslinene på dette området. Brev frå Digernes grandalag Handel på bakromet. Ikkje datert. Brev av brev frå Digernes grendalag Digernes ventar på svar. Ikkje datert. Brev av brev frå Digernes grendalag Digernes ventar framleis på svar. Ikkje datert. Side 11 av 13
Saksopplysningar Breva som følger som vedlegg er stila til ordførar, rådmann og leiar i kontrollutvalet. Om dette er ei sak som kontrollutvalet skal sjå nærare på må utvalet avgjere sjølve. Eller dei kan få eit pålegg av kommunestyret. Før kontrollutvalet evt. gjer meir i saka så er det viktig å få informasjon og ein har difor kalla inn ordføraren for å gi utvalet ei orientering. I møtet Desse tok opp med utvalet om dei var habile til å delta i saka. Kari Janne Myklebust Mannen var med på møtet. Stina Lødemel Aasen - relasjonar (søskenbarn) til aktiv person i Grendalaget. Sven Castberg - Styreleiar i Ørsta handball som vert sponsa av Aurstad. Ingen var inhabile etter forvaltningslova 6. 1. lekk. Habiliteten må då vurderast etter forvaltningslova 6. 2. lekk. Kvar enkelt gikk frå ved drøfting av habiliteten. Ingen vart kjent inhabil og ein kunne starte drøftingane i saka. Ordførar Stein Aam orienterte om invitasjonen og kva som kom fram i møtet. Vedtak Flg. forslag til vedtak vart formulert: 1. Kontrollutvalet vil peike på at det var ein privat aktør som kalla inn til møte og det er ukjent kven som var innkalla. Kommunelova har ikkje føringar for deltaking i slike private møte. 2. Politikarar som får invitasjon til private møte må vurdere deltaking opp mot Etiske retningsliner for tilsette og folkevalde. Kontrollutvalet stiller spørsmål om deltakarane vurderte dette grundig nok når dei valde å delta på dette møtet. 3. I dette tilfelle meiner kontrollutvalet det må vere opp til kommunestyret å vurdere denne type praksis opp mot dei etiske retningslinene, samt vurdere om det er nødvendig med utdjuping av retningslinene på dette området. Alternativt forslag til vedtak for pkt 2: Politikarar som får invitasjon til private møte må vurdere deltaking opp mot Etiske retningsliner for tilsette og folkevalde. Avstemming: for pkt. 1 og 3. Når det gjaldt pkt. 2 røysta 4 for forslaget og 1 (Kari Janne Myklebust) røysta for det alternative forslaget. Forslaget vart dermed vedteke. 40/18 047 08.10.2018 15.10.2018 JS MONTERING AV GPS I KOMMUNALE BILAR - ORIENTERING Side 12 av 13
1. Kontrollutvalet tek orienteringa til vitande. 2. Kontrollutvalet føreset at administrasjonen følger gjeldande lov og retningsliner om personvern i samband med montering og bruken av GPS i kommunale bilar. Ingen Saksopplysningar Det er kome spørsmål til kontrollutvalet frå tilsette om det er lovheimel til å montere GPS i kommunale tenestebilar. Ein har bede rådmannen kome i kontrollutvalsmøte for å orientere om monteringa og bruken av innsamla opplysningar er i samsvar med gjeldande lov og avtaleverk. Ut frå kva som kjem fram i orienteringa og stilte spørsmål i møtet må utvalet vurdere om det er grunnlag for å gå vidare i saka. I møtet Økonomileiar Jan Inge Bueide og stabsleiar Tildeling og koordinering Oddvar Marøy orienterte: GPS skal installerast i alle kommunale bilar, men ikkje i private bilar som «tek i mot» køyregodtgjersle. GPS vert installert for å stette bokføringslova med forskrift sine dokumentasjonskrav. Kommunen har halde informasjonsmøte til alle leiarar om korleis ordninga vil virke. Dei skal vidareformidle informasjonen i sin sektor. Administrasjonen var innstilt på at alle som ordninga vedkjem skal få skikkeleg informasjon før systemet vert teke i bruk. Møtet slutt. Sven Castberg Peder Slenes - leiar - Medlem Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Ordførar til orientering. Rådmann til orientering. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Side 13 av 13