Møteinnkalling Seljord kontrollutval Dato: 09.09.2015 kl. 09:00 Møtestad: Kommunehuset Arkivsak: 15/09764 Arkivkode: 033 Meld forfall snarast råd til sekretær for utvalet Line Bosnes Hegna på mobil 90 65 64 26 eller epost: line.bosnes@temark.no. Sakskart Side Møteinnkalling 1/15 15/09764-2 Godkjenning av møteinnkalling 3 Møteprotokoll 1/15 15/09764-1 Godkjenning av møteprotokoll 4 Saker til behandling 10/15 15/13229-2 Eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS 5 11/15 15/13226-1 Prosjektplan - Førebygging - utsette barn 7 12/15 15/13227-1 Oppfølging av eierskapskontroll - Seljord personal 8 13/15 15/12651-1 Revisjonsstrategi 2015 9 14/15 15/10494-2 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 10 15/15 15/13230-2 Bestilling av plan for selskapskontroll 2016-2019 13 16/15 15/13231-1 Eventuelt 14 1
Sakene vert lagt ut på www.temark.no Seljord, 02.09.2015 For Helge Kasland Kontrollutvalsleiar 2
Møteinnkalling 1/15 Godkjenning av møteinnkalling Arkivsak-dok. 15/09764-2 Arkivkode. 033 1 Seljord kontrollutval 09.09.2015 1/15 Møteinnkallinga er godkjent. Skriv inn vedlegg her 3
Møteprotokoll 1/15 Godkjenning av møteprotokoll Arkivsak-dok. 15/09764-1 Arkivkode. 033 1 Seljord kontrollutval 09.09.2015 1/15 Møteprotokollen 01.06.15 er godkjent. Møteprotokoll 01.06.15 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 10/15 Eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS Arkivsak-dok. 15/13229-2 Arkivkode. 216 1 Seljord kontrollutval 09.09.2015 10/15 Tilråding til kommunestyret: Seljord kommune tek eigarskapsrapporten til orientering og vil følgje opp rapporten sine tilrådingar: Saman med dei andre eigarkommunane: - utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, derunder å utarbeide utbytepolitikk, og - innarbeide krav om valkomité ved val til styret i vedtektene i VTK - etablere ordning med numerisk vara, og - sjå til at selskapet har etiske retningsliner. Seljord kommune vil sørge for å - etablere rutinar for å evaluere styret, og - etablere rutinar for å sikre informasjon til og avklaring av rammer med kommunestyret om eigarskapen i samsvar med eigarskapsmeldinga. Bakgrunn for saka: Kontrollutvala i eigarkommunane bestilte eigarskapskontrollen på bakgrunn av planar for selskapskontroll 2012-2015, vedtatt av kommunestyra i Tokke, Fyresdal, Kviteseid, Seljord, Vinje og Nissedal kommune. Følgjande problemstillingar skulle kommunerevisjonen sjå nærare på: 1) Har kommunen etablert rutinar for oppfølging og evaluering av sine eigarinteresser? 2) Blir eigarinteressene utøvd og forvalta i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader, aktuelle lovreglar og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? I tillegg har kommunerevisjonen sett på: 3) Utbytepolitikk og andre forventningar frå eigarane til selskapet samordning og formidling. 4) Prosessar for evaluering og val av styre. Dei generelle funna som revisjonen fant var følgjande at eigarkommunane har ikkje utarbeidd felles eigarskapsmelding for selskapet slik som KS tilrår. Seljord, Kviteseid, og Fyresdal har vedtatt eigne 5
eigarskapsmeldingar, og Nissedal kommune har vedtatt eigarskapspolitisk plattform. Tokke og Vinje har ikkje vedtatt eigarskapsmelding eller andre rutinar for å følgje opp sine eigarskap. Eigarkommunane har heller ikkje utarbeidd strategiar for eigarskapen i VTK. To kommunar Fyresdal og Kviteseid har fastsett mål for eigarskapen i VTK i sine eigarskapsmeldingar. Selskapet kjenner ikkje til eigarskapsmeldingane til eigarkommunane. Dersom eigarkommunane vil at selskapet skal innrette seg etter eigarane sine krav og ynskjer, må kommunane ha rutinar for å gjere selskapet kjent med kva desse er. Når ein såg spesielt om eigarstyringa til Seljord kommune fant ein at kommunen sin praksis for eigarstyring ikkje er i samsvar med eiga eigarskapsmelding og heller ikkje med KS sine tilrådingar. Revisjonen kommenterer særleg: - Kommunen har ikkje rutinar for å evaluere kompetansen i styret. - Kommunen har ikkje sett etter at VTK har etiske retningsliner. - Kommunen har ikkje rutinar eller praksis for å sikre at rammer for eigarskapsutøvinga blir avklart med kommunestyret, og heller ikkje for å sikre at kommunestyret får informasjon om selskapet. Når det gjeld utbytepolitikk har ikkje kommunane utarbeidd felles politikk slik som er tilrådd frå KS. Seljord kommune har ikkje følgd opp si eiga eigarskapsmelding på dette området. Når det gjeld val av styre ser det ut til å vere lite samarbeid mellom eigarane når det gjeld å sikre eit godt og kompetent styre. Det er risiko for at styret ikkje har den komplementære kompetansen som selskapet treng. Eigarkommunane bør følgje KS si tilråding om å vedtektsfeste bruk av valkomité ved val til styret. Kvart styremedlem har personleg vara. Dette er ikkje i samsvar med KS si tilråding. KS tilrår bruk av numerisk vara for å gje betre kontinuitet i styrearbeidet. Saksopplysningar: Rapporten vert presentert av forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridskelv frå Telemark kommunerevisjon på eit fellesmøte med alle kontrollutvala i eigarkommunane i Vrådal 03.09.15. Sjølve handsaming av rapporten må gjerast i det ordinære kontrollutvalsmøte. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet ser gong på gong at kommunane ikkje på ein god nok måte klarer å følgje opp sitt eigarskap og å være ein aktiv eigar og sikre kommunen sine interesser på ein tilfredstillande måte. Manglande rutiner skapar usikkerheit både hjå kommunepolitikarar og eigarrepresentantar. Eigarrolla er ikkje satt i godt nok system. Kommunerevisjonen peikar på fleire ein tiltak som kan betre eigarskapen i Seljord kommune. I tillegg er det viktig å ta med temaet - eigarskap i heilt og delvis eigde kommunale selskap- med inn i folkevaldeopplæringa. Eigarskapskontroll Vest-Telemark kraftlag 6
11/15 Prosjektplan - Førebygging - utsette barn Arkivsak-dok. 15/13226-1 Arkivkode. 217 1 Seljord kontrollutval 09.09.2015 11/15 Prosjektplanen vert teken til orientering, Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet fatta i møte 01.06.15 i sak 8/15 vedtak om å starte opp eit forvaltningsrevisjonsprosjekt om «førebygging utsette barn». Følgjande problemstillingar ønskjer utvalet skal belysast: - Korleis jobbar kommunen med det førebyggande arbeidet med utsette barn i skule, barnehage og helsetenesta? - Kven har ansvaret for å følgje opp det førebyggande arbeidet i kommunen? Telemark kommunerevisjon IKS skal utføre prosjektet. Prosjektplan vart vedtatt skulle leggast fram for utvalet i møte 09.09.15. Saksopplysningar: Forvaltningsrevisor Kaste Dahle er ansvarleg for prosjektet. Prosjektplanen vil bli lagt fram skriftleg i utvalet. Prosjektplanen vil bli ettersendt før møtet. Prosjektplan «førebygging utsette barn» 7
12/15 Oppfølging av eierskapskontroll - Seljord personal Arkivsak-dok. 15/13227-1 Arkivkode. 210 1 Seljord kontrollutval 09.09.2015 12/15 Saka vert teke til orientering. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet handsama i møte 26.11.14 eigarskapskontrollrapporten om Seljord Personal. Tilrådinga til utvalet og sake vart handsama i kommunestyret 26.02.15 i sak 8/15 og følgjande vedtak blei fatta: «Seljord kommune tek rapporten til vitande og følgjer opp tilrådingane i rapporten: kommunen må ha oppdatering og ny politisk handsaming av eigarskapsmeldinga, legg opp til regelmessig evaluering av eigarskapsmeldinga, i tråd med KS sine anbefalingar, formaliserer rutinar, og orienterar kommunestyret årleg. inngår skriftlege avtalar med SP AS om forhold mellom kommunen og selskapet av økonomisk og vesentlig art til dømes avtalar om kor mange plassar kommunen skal kjøpe kvart år. Vidare må eigarrepresentantar i selskapet følgje opp tilrådingane i rapporten: gjer ei grundig vurdering og lage ei skriftleg og årsaksforklara grunngjeving om sitt forhold til offentleglova og lov om offentlege anskaffingar. registrerer styreverva i registrerer styreverva i Styrevervregisteret, gjennomfører og formaliserer styreevaluering, datere innkalling til generalforsamling, sørger for at selskapets revisor får innkalling til generalforsamling, inngår skriftlege avtaler med kommunen og NAV om forhold av økonomisk og vesentlig art, til dømes avtalar om kor mange plassar kommunen skal kjøpe kvart år.» Saksopplysningar: Kontrollutvalet ønskjer ei orientering om korleis kommunen følgjer opp kommunestyret sitt vedtak i saka. Rådmannen vert kalla inn for å orientere i møte. Skriv inn vedlegg her 8
13/15 Revisjonsstrategi 2015 Arkivsak-dok. 15/12651-1 Arkivkode. 1 Seljord kontrollutval 09.09.2015 13/15 Saka vert teken til orientering. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har eit påsjåar ansvar for at det gjennomførast revisjon i kommunen. Som eit ledd i dette ansvaret, orienterer revisor om strategien for revisjon av revisjonsåret 2015. Strategien skal gje kontrollutvalet eit innblikk i kva fokusområder som er prioritert, kva som er årlege oppgåver og ekstraordinære oppgåver. Saksopplysningar: Revisor legg fram revisjonsstrategien i møte. Revisjonsstrategi Seljord kommune 9
14/15 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Arkivsak-dok. 15/10494-2 Arkivkode. 151 1 Seljord kontrollutval 09.09.2015 14/15 Tilråding til kommunestyret: Kommunstyret vedtek framlegg til budsjett for 2016 for kontroll og tilsynsverksemda i Seljord kommune med ei ramme på kr 770 000. Kontrollutvalet sitt budsjett fylgjer budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet fremjar med dette ei sak til kommunestyret om budsjett for kontrollutvalet si verksemd og kjøp av revisjons- og kontrollutvalstenester for 2016 i Seljord kommune. Det å syte for god kontroll og tilsyn av den kommunale verksemda er høgaktuelt. Kommunestyret har eit ansvar for å sørgje for at det vert løyvd nok med ressursar til dette. Forskrift om kontrollutvalg 18 seier følgjande om budsjetthandsaminga: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge. formannskapets innstilling til kommunestyret. Saksopplysningar: Sekretariatet har utarbeidd eit framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsverksemda i Seljord kommune for 2016. Kontrollutvalet sitt budsjett omfattar utgiftene til sjølve drifta av utvalet, samt utgiftene knytt til kjøp av sekretariatstenester for kontrollutvalet og kjøp av revisjonstenester. Budsjettframlegget er basert på rekneskapstal og noko på anslag. Det er viktig at det er sett av tilstrekkeleg ramme for drift av kontrollutvalet, slik at det ikkje vert store svingingar om aktiviteten/kostnadane varierar frå eitt år til eit anna. Sekretariatet vil knytte nokre kommentarar til enkelte av postane: 1 Opplæring av kontrollutvalet Det er viktig med tilstrekkeleg ressursar til at medlemmane får delta på ulike kurs og seminar for å halde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalsmedlemmar. Deltaking på nasjonale, fylkesvise og regionale samlingar er viktig i denne samanhengen. 10
Det er lokalval i år, og eit nytt kontrollutval skal veljast i løpet av oktober 2015. Det er viktig at det nye kontrollutvalet kjem raskt i gang med arbeidet sitt, og at skolering, opplæring og nettverksbygging vert prioritert i 2015/2016. Sekretariatet rår til at ein legg til rette økonomisk slik at alle medlemmane i kontrollutvalet får anledning til å delta på dei viktigaste skoleringstilboda i 2016. Temark arrangerar to årlege konferansar i eigenregi. I tillegg har spesielt NKRF sin årlege konferanse i februar blitt ein «institusjon» for dei som driv med kontroll og tilsyn. Denne er noko kostbar å delta på, men er ein svært viktig fagleg arena og som nettverksskaper. I tillegg arrangerer òg Forum for kontroll og tilsyn òg fagkonferansar. 2. Kjøp av tenester Telemark fylkeskommune har vald å delta i to interkommunale selskap for å løyse kontroll og tilsynsoppgåvene: Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgåver og Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgåver. 2.1 Sekretariatstenester Telemark fylkeskommune er medeigar i Temark. Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/ kommunestørrelse og møteaktivitet. Det er frå 2016 utarbeidd ein ny fordelingsnøkkel for kostnadane i selskapet, for å fordele kostnadane mest mogeleg rettferdig. Nokon kommunar får difor ei auke i utgiftene utover den generelle prisauka på 3% og andre vil få ein reduksjon eller same nivå. Budsjett for Temark vert fastlagt av representantskapen i Temark i november, og budsjettala er difor eit anslag. 2.2 Revisjonstenester Telemark fylkeskommune er medeigar i TKR. Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Selskapet har utarbeidd ei ny kostnadsdeling mellom eigarane i 2014/2015, som fører til at Seljord kommune ikkje får store endringar i kostanden til revisjon. Det faste driftstilskotet omfattar ordinær rekneskapsrevisjon og ei gitt mengde med forvaltningsrevisjon. Skulle det oppstå behov for meir forvaltningsrevisjon i løpet av 4-års perioden enn det som er avtalt må fylkeskommunen enten omprioritere prosjekt, eller kjøpe fleire timar i tillegg. 3. Selskapskontroll og andre tenester Kjøp av tenester omfattar òg kostnadar knytt til gjennomføring av selskapskontroll og eventuelt andre tenester det skulle bli behov for. Selskapskontroll har hittil blitt bestilt frå TKR, og fakturert i tillegg til det faste driftstilskotet. TKR oppgjev at ein ordinær eigarskapskontroll kan koste ca 45-50 000,-. Om fleire kommunar går saman eller det skal gjerast undersøkingar i fleire selskap kan det kome ekstra kostnadar på ca 15-20 000,- per kommune. TKR har levert tilbod på kr 7000 for å utarbeide ny plan for selskapskontroll for Seljord kommune. Dette blir lagt fram for kontrollutvalet til godkjenning i ei anna sak. Med andre tenester meiner ein til dømes kjøp av tenester frå andre revisjonsselskap, advokattenester, andre eksterne. 4. Tapt arbeidsforteneste/godtgjersle Denne posten vert mellom anna påvirka av aktiviteten i utvalet, kva godtgjerslenivå kommunen ligg på og om medlemmane har krav på/treng å få dekt tapt arbeidsforteneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er teke høgde for 4 kontrollutvalsmøter i året og deltaking på andre kurs/møter. Det er lokalval i 2015, og eit nytt kontrollutval skal veljast hausten 2015. Dette kan påverke kostnadar knytt til tapt arbeidsforteneste og liknande. Sekretariatet foreslår difor at nivået på dette vert oppretthalde for 2016. 11
Budsjett tal for Kontroll- og tilsynsarbeidet i Seljord kommune for 2014 og 2015, og framlegg til budsjett for 2016: 2014 2015 2016 Godtgj etter vedtatte satsar 22 000 22 000 22 000 4 000 4 000 4 000 Køyregodtgj. Kurs, møter og anna 20 000 20 000 30 000 Revisjonstenester i IKS 540 000 558 900 592 000 ihht avtale Sekretariat IKS ihht 93 300 96 600 115 000 avtale Kjøp av tenester f.eks 40 000 40 000 7 000 selskapskontroll SUM 719 300 741 500 770 000 Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet foreslår ei budsjettramme på kr 770 000,- for kontrollutvalet for 2016, inkl. kjøp av revisjons- og sekretariatstenester. Vi meiner dette gjev eit realistisk bilete av forventa utgifter for kontrollutvalet si verksemd i komande år. Budsjettet for 2015 var på 741 500. Sekretariatet har i budsjettframlegget prioritert ressursar til opplæring av det nye kontrollutvalet. I tillegg legg ein kun opp til bestilling av plan for selskapskontroll og ikkje gjennomføring av prosjekt i 2016. Skriv inn vedlegg her 12
15/15 Bestilling av plan for selskapskontroll 2016-2019 Arkivsak-dok. 15/13230-2 Arkivkode. 210 1 Seljord kontrollutval 09.09.2015 15/15 Tilbudet blir akseptert og Telemark Kommunerevisjon blir bedt om å utarbeide ein plan for selskapskontroll. Bakgrunn for saka: Selskapskontroll er ei av de lovpålagte oppgåvene til kontrollutvalet. Gjennom selskapskontrollen fører kontrollutvalet tilsyn med at forvaltninga av kommunens eigarinteresser i selskap fungerer tilfredsstillande (eierskapskontroll), og/eller at selskapets aktivitetar er i samsvar med eigars forutsetningar (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalet skal minst éin gong i valperioden og seinast innan utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide ein plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal basere seg på ei overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eigarskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderingar, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på dei ulike sektorar og med dei ulike selskapa. Planen skal kommunestyret vedta. Saksopplysningar: Telemark kommunerevisjon IKS har i brev 12.06.15 kome med følgjande tilbud: «Telemark kommunerevisjons kan tilby kontrollutvalget å utarbeide forslag til en slik plan for 2016-2019. Planen kan leveres og legges fram for kontrollutvalget samtidig med plan for forvaltningsrevisjon i løpet av våren 2016, etter nærmere avtale. Prisen for forslag til plan, inkludert presentasjon for kontrollutvalget er kr. 7000,- Vi ber om tilbakemelding på tilbudet innen 15. desember 2015.» Vurdering fra sekretariatet: Tilbudet og kostanden på kr 7000 er innarbeidet i budsjettforslaget for kontroll og tilsyn for 2016. 13
16/15 Eventuelt Arkivsak-dok. 15/13231-1 Arkivkode. 033 1 Seljord kontrollutval 09.09.2015 16/15 Skriv inn forslag til vedtak Skriv inn vedlegg her 14