Meld fråfall til utvalssekretær Beate Marie Dahl Eide på e-post: eller mobil Møteinnkalling.

Transkript

1 Møteinnkalling Vinje kontrollutval Dato: kl. 10:00 Møtestad: Kommunehuset, Åmot Arkivsak: 15/09397 Arkivkode: 033 Meld fråfall til utvalssekretær Beate Marie Dahl Eide på e-post: eller mobil Sakskart Side Møteinnkalling Møteprotokoll 2/15 15/ Godkjenning av møteprotokoll frå møte Saker til behandling 18/15 15/ /15 15/ Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Førebygging utsette born/barnevern" - orientering om prosjektplan Referatsak: Eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS - Vinje kommune /15 15/ Oppfølging av rekneskapsføringa på kulturavdelinga 9 21/15 15/ Orientering frå revisor i møte /15 15/ Møte- og arbeidsplan 2016 for Vinje kontrollutval 13 23/15 15/ Eventuelt i møte Sakene vert i tillegg lagt ut på våre heimesider 1

2 Åmot/Bø, For Oscar Johan Garnes Kontrollutvalsleiar Beate Marie Dahl Eide Utvalssekretær 2

3 Møteinnkalling 3

4 Møteprotokoll 2/15 Godkjenning av møteprotokoll frå møte Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 033 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Vinje kontrollutval /15 Forslag frå sekretariatet: Møteprotokoll frå møte vert godkjent. Vedlegg: 1) Møteprotokoll frå møte

5 Saker til behandling 18/15 Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Førebygging utsette born/barnevern" - orientering om prosjektplan Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 217 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Vinje kontrollutval /15 Forslag frå sekretariatet: Prosjektplanen vert teken til vitande. Bakgrunn for saka: Vinje kontrollutval bestilte forvaltningsrevisjonsprosjektet frå Telemark kommunerevisjon IKS (TKR) i møte , og gjorde følgjande vedtak i KU-sak 8/15: «Vinje kontrollutval bestiller forvaltningsrevisjonsprosjekt med tema «Førebygging utsette born/barnevern» frå Telemark kommunerevisjon IKS (TKR), og ber om at prosjektet tek utgangspunkt i det førebyggande arbeidet i kommunen, og involverar PPT og barnevern i den grad det er naturleg». Saksopplysningar: TKR er i gang med prosjektet, og har utarbeidd ein prosjektplan. For å ikkje miste tid har revisjonen starta opp arbeidet med prosjektet før kontrollutvalet har handsama prosjektplanen. Planen vert lagt for orientering for kontrollutvalet i denne saka. Revisjonen planlegg å sjå på følgjande problemstillingar: - I kva grad er ansvaret for det førebyggande arbeidet avklart? - I kva grad har kommunen tatt hand om det førebyggande arbeidet med utsette barn og unge? - I kva grad har kommunen sett i verk tiltak som sikrar at mistanke om omsorgssvikt blir meldt til barneverntenesta? TKR skriv i planen at dei vil avgrense rapporten til korleis kommunen samarbeider med og følgjer opp barnevernstenesta. Kva metodar dei vil nytte for å innhente informasjon er nærare skildra i planen. Leveranse er planlagt første kvartal Vedlegg: 1) Prosjektplan, datert ) Samla saksframstilling KU-sak 8/15 5

6 Vedlegg til sak 6

7 19/15 Referatsak: Eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS - Vinje kommune Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 216 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Vinje kontrollutval /15 Forslag frå sekretariatet: Saka vert teken til vitande. Bakgrunn for saka: Vinje kontrollutval handsama sak om eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS i møte Saka er no handsama ferdig i kommunestyret i Vinje kommune. Saksopplysningar: Vinje kommunestyre handsama eigarskapskontrollen i møte , og vedtok kontrollutvalet si tilråding: Rapporten frå eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS vert teken til vitande. Kommunestyret ber Vest-Telemark kraftlag AS om å: - syte for at det vert utarbeidd etiske retningslinjer for selskapet. Eigarane bør i fellesskap; - utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, herunder utarbeide utbytepolitikk - innarbeide krav om valkomitè ved val til styret i vedtektene i VTK - etablere ordning med numerisk vara - sjå til at selskapet har etiske retningslinjer - etablere rutinar for å evaluere styret Vinje kommune må: - utarbeide eigarskapsmelding og strategi for eigarskapen i VTK - syte for at det blir gjennomført folkevaltopplæring i eigarskap - etablere rutinar for å sikre avklaring av rammer med og informasjon til kommunestyret om eigarskapen I tillegg vedtok Kommunestyret følgande: «Tidsfrist for å legge fram sak blir sett til » Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet ser det som svært positvt at kommunestyret aktivt føl opp saker som vert oversendt frå kontrollutvalet, og vil syte for å halde kontrollutvalet orientert om oppfølginga av saka i kommunestyret. Vedlegg: 7

8 1) Utdrag frå møteprotokollen frå Vinje kommunestyre, Vedlegg til sak 8

9 20/15 Oppfølging av rekneskapsføringa på kulturavdelinga Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Vinje kontrollutval /15 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek saka til vitande. Kontrollutvalet vil understreke rådmannen sitt ansvar for god eigenkontroll, og ber om at rutinane knytt til rekneskapsføring vert gjennomgått, med tanke på betra kvalitetssikring og styrkt eigenkontroll. Kontrollutvalet ber rådmannen syte for at revisjonen får svar på sine henvendingar til kommunen innan rimeleg tid, og at feil og manglar som revisjonen peikar på må rettast snarast råd. Bakgrunn for saka: Telemark kommunerevisjon IKS v/rekneskapsrevisjonen i Vinje kommune sendte i desember 2014 eit revisjonsnotat til Vinje kommune v/kulturavdelinga, der det vart gjort merksam på nokon feil og manglar ved rekneskapsføringa på kulturavdelinga. Oppdragsrevisor Birgitte L. Bøen orienterte kontrollutvalet om saka i møte , og at revisjonen per då ikkje hadde fått svar frå kommunen. Det vart i møtet bestemt at saka skulle opp i kontrollutvalet i neste møte, uavhengig av om det kom svar frå kommunen eller ikkje før dette møtet. Saksopplysningar: Revisjonen peikar i revisjonsotatet på fleire feil og manglande/dårlege rutinar i rekneskapsføringa på kulturavdelinga. Dette gjeld mellom anna faktura som ikkje skulle vore belasta Vinje kommune, som er betalt av kommunen, og at kommunen då feilaktig har fått momskompensasjon for dette. Det gjeld òg feil føring av inntekter, manglande skille mellom kommunen og lag/foreiningar og manglande samanheng mellom budsjett og korleis ting vert ført i rekneskapen. Administrasjonen melder i svaret til revisjonen at dei har rydda opp, eller er i ferd med å rydde opp, i det som er påpeika frå revisjonen. Svaret frå Vinje kommune er datert 11 månader etter revisjon sendte sitt notat. I kommunaldepartementet sin rettleiar for arbeidet i kontrollutvala, Kontrollutvalgsboken, side 127 står det m.a. følgjande: «Dersom revisjonen påpeker feil eller mangler ved kommunens økonomiske rapportering eller internkontroll, bør administrasjonen straks sette i verk tiltak for å forbedre de påpekte manglene.» Oppdragsrevisor Birgitte L. Bøen vil orientere nærare om saka i møtet. 9

10 Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet ser det som urovekkande at det vert betalt fakturaer som ikkje høyrer Vinje kommune til, og at dette har medført feil utbetaling av momskompensasjon. Det må vere ryddig og oversiktleg når det gjeld støtte til og samhandling med lag og organisasjonar. Vinje kommune har brukt nesten eit år på å svare på revisjonsnotatet om feil i rekneskapsføringa. Det er svært uheldige at kommunen brukar så lang tid på å svare på slike henvendingar frå revisjonen. Feil i rekneskapsføringa er viktig å få retta opp i, og det er viktig at kommunen har god eigenkontroll og god intern kvalitetssikring på dette området. Vedlegg: 1) Revisjonsnotat til Vinje kommune, datert (u.off, ref fvl. 13, koml 78-7) 2) Svar frå Vinje kommune, datert (u.off, ref fvl. 13, koml 78-7) 10

11 21/15 Orientering frå revisor i møte Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 210 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Vinje kontrollutval /15 Forslag frå sekretariatet: Saka vert lagt fram utan tilråding. Saksopplysningar: Kontrollutvalet har som ei av sine oppgåver å halde seg orientert om revisjonsarbeidet og sjå til at revidering av kommunen sin rekneskap skjer på ein god måte. Heimelen for dette finn ein i Kommunelova: 77.Kontrollutvalget 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 78.Revisjon 5. Kommunens eller fylkeskommunens revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Det er òg skildra nærare i Kontrollutvalgsforskriften: 6.Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Det er òg ei eiga forskrift om revisjon i kommunar og fylkeskommunar som gjev føringar for arbeidet til revisor. Det er fast praksis at revisor orienterar om revisjonsarbeidet i kommunen i kvart møte i kontrollutvalet. På hausten legg revisor fram planlegginga av revisjonsåret, medan på våren legg revisor fram melding frå revisor og revisor si uttale om kommunerekneskapen. Oppdragsrevisor Birgitte Lindner Bøen vil orientere om revisjonsarbeidet i Vinje kommune i møtet. Oppdragsansvarleg revisor Ottar Kleppe vil delta i møtet, og orientere om TKR og arbeidet der. 11

12 Vurdering frå sekretariatet: Saka vert lagt fram utan tilråding då orienteringa vert gjeven i møtet. Vedlegg til sak 12

13 22/15 Møte- og arbeidsplan 2016 for Vinje kontrollutval Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 033 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Vinje kontrollutval /15 Forslag frå sekretariatet: Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet 2016 godkjennast. Planen og møtedatoane er rettleiande. Kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og halde dei møter utvalet ynskjer. Møtedatoar 2016: (Måndagar kl. 10:00) Saksopplysningar: Sekretariatet legg med dette fram ei eiga sak om møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet. Saka vert vidare lagt fram som orienteringssak i kommunestyret. Møte- og arbeidsplanen er ikkje å forstå som ein fullstendig presentasjon av alle dei oppgåver/saker som kontrollutvalet vil handsame i løpet av året, men legg vekt på dei oppgåver som utvalet etter eiga forskrift er pålagt å handsame. Kontrollutvalet i Vinje kommune har fire møter i året, fordelt på to møter på våren og to møter på hausten. Lengda på møta vert avgjort av talet saker/typen saker som skal opp i møtet. Sekretariatet legg fram følgjande forslag til møtetidspunkt og forslag til agenda for 2016: 13

14 Vinje kommune - Kontrollutvalet Møte- og arbeidsplan 2016 Tysdag 08. mars 2016 kl. 10:00 Årsmelding 2015 for Vinje kontrollutval Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport: «Eigedomsforvaltning i Vinje kommune» Forvaltningsrapport «Førebygging utsette born/barnevern Vinje kommune» Orientering frå revisor Tysdag 24. mai 2016 kl. 10:00 Rekneskap for 2015 for Vinje kommune Melding om andre reviderte rekneskap (skatteoppkrevjaren) Oppfølging av eigarskapskontroll Vest-Telemark kraftlag AS Tysdag 02. oktober 2016 kl. 10:00 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon for 2016 Vurdering av revisor sitt sjølvstende Einingsbesøk? Tysdag 29. november 2016 kl. 10:00 Møte- og arbeidsplan for 2017 Orientering om budsjettet for Vinje kommune 2017 Orientering frå revisor Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon vert lagt fram i løpet av 1. halvår Plan for selskapskontroll vert lagt fram i løpet av Gjennomførte forvaltningsrevisjonar og selskapskontrollar vert lagde fram/handsama fortløpande. Nye prosjekt vert bestilt tilsvarande. Planen er rettleiande og kontrollutvalet står fritt til å ta opp saker og avhalde dei møte dei ynskjer. Andre aktuelle datoar: - NKRF sin Kontrollutvalskonferanse , på Gardermoen - Temark Vårkonferanse - Temark Haustkonferanse - Forum for kontroll og tilsyn - Andre møter/kurs 14

15 23/15 Eventuelt i møte Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 033 Sakshandsamar Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Vinje kontrollutval /15 15