Vårt mandat var: Arbeidsgruppe B Ny virksomhetsorganisering Opprette sterke og robuste virksomheter med ansvarliggjorte og beslutningsmyndige ledere nærmest mulig brukerne
Del to i mandat var: Arbeidsgruppe B Ny virksomhetsorganisering Etablere en ledelsesstruktur innenfor virksomhetene hvor det skal være mulig for lederne å håndtere både det personalmessige, det økonomiske og det faglige ansvaret. Det vil kreve god administrativ støtte fra sentral stab og fra eget personale. Det må vurderes hvor stor administrativ ressurs som hver virksomhet trenger i egen virksomhet, noe som vil avhenge av størrelsen og kompleksiteten til virksomhetene.
Gruppa har bestått av - Bjørg Daniloff (lønn/regnskap) - Marie Stavang/ Gøril Karlsen (H/S) - May-Rita Karlsen/Ulla Britt Hansen (H/S) - Solveig Ottemo Paulsen (B/U) (Ole Johansen) - Rigmor Endresen/Odd Kyrre Murberg (D/U) - Bjørn Roald Mikkelsen (K/L) - Wenke Nilsen (personal) - Lisa Bellika (utdanningsforbundet)
Ny virksomhetsorganisering Vårt fokusområde er/har vært: Størrelse og kvalitet på virksomhetsområdene Hvordan sikre en ledelsesstruktur innenfor virksomheter som får flere enn 20-25 ansatte når det gjelder personalansvar? Hvilke roller og funksjoner må virksomhetsområdene selv ha, og hvilke behov for samordning og koordinering vil det være mellom virksomhetsområdene?
Forutsetning Delegasjonsreglementet (2007) må følges opp. Budsjettene må være realistiske Vedtatte innvilgede administrative ressurser som ikke er iverksatt må følges opp Drift skal ha ansvar for alle driftsrelaterte oppgaver
Forutsetninger Alle virksomhetsledere må være 3.4.2 ledere dvs. ha ansvar og myndighet i forhold til - budsjett og økonomi - personal - fag Størrelsen på virksomhetene kan bare økes dersom de administrative ressursene økes I begrepet administrativ ressurs inngår både ledelsesressurs og merkantil ressurs
Virksomhetsstørrelse Hva vi i gruppa har kommet fram til: Minimumsstørrelse på en virksomhet: 8 10 årsverk eller ca.15 ansatte (deltidstillinger) Maksimal størrelse på virksomhet: 40 50 årsverk, max 80 ansatte (deltidsstillinger)
En leder bør ikke ha personalansvar for flere enn 20 30 ansatte I en stor virksomhet må det derfor bygges opp en ledelsesstruktur når det er flere enn 20 30 ansatte Personalansvaret kan delegeres til flere mellomledere/avdelingsledere i store virksomheter, men øverste leder har det overordnede ansvaret
Administrativ ressurs Størrelsen på ressursen vil være avhengig av : - antall årsverk/ antall ansatte - virksomhetens egenart og kompleksitet - hvilke funksjoner en felles stab vil ta seg av Det må utvikles kriterier for hva som utløser ressurser til administrasjon og tid til brukere/bygg Kriteriene vil være forskjellige men det må tas utgangspunkt i de tjenester som skal utføres Rådmannens ledergruppe må kvalitetssikre og samkjøre størrelsen på den administrative ressursen
Kriterier som må telle med Antall ansatte og antall årsverk / hjemler Om det er dag - eller døgntjeneste Virksomhetens egenart og kompleksitet (type skole, antall avdelinger, størrelse på bygg, krav til dokumentasjon / lovverk, sentrale retningslinjer, osv.) Type brukere eller elever/barn med spesielle behov ressurskrevende Uforutsigbart arbeidsområde (ofte nye brukere med store behov, ) Logistikk om virksomheten er samlet på et område eller spredt rundt omkring Rekrutteringsutfordringer turnover, tilgang på fagpersonale Saksforberedelser og gjennomføring av div. møter i rådsorganer Andre oppgaver som krever administrative ressurser
Virksomhetsstørrelse og administrativ ressurs Virksomhetene skal ha ledere i 100 % stilling Virksomheter med inntil 20 ansatte: Administrativ ressurs 100 % - 150 % Virksomheter med 20 30 ansatte: 150 250 % administrativ ressurs Virksomheter over 30 ansatte: Den administrative ressursen økes forholdsmessig
Oppgaver på virksomheten Skal forholde seg til virksomhetens mandat Styre etter gjeldene lovverk, avtaler og kommunale vedtekter/vedtak Sikre forsvarlig drift Styre / saksforberede eventuelle råds organer Forholde seg til den organisasjonsstrukturen som virksomheten er i med den rollen som forventes Faglig leder Personalleder Administrativ leder Samarbeide med eksterne/interne samarbeidspartnere.
Sentrale støttefunksjoner Lønn og regnskap IKT (administrativt verktøy og fagverktøy) Tjenester som støtter drift Personal og HMS Fag: Veiledning i nettverk Kommunalleder med faglig bakgrunn Personalsaker Juridisk støtte og veiledning Samspillet mellom fylkes nivået/ stat og virksomhet (Eks. kommunalleder og hans stab)
Hvilket behov for samordning vil det være? Faglig nettverk felles data løsninger Juridisk støtte og veiledning Felles utlysninger og felles innkjøp Samarbeid ved overtallighet klare spilleregler Samarbeid ved tilrettelegging i forbindelse med sykefravær Felles møter ( leder og ansatte) Felles ledermøter mellom strategisk lederteam og alle 3-4-2 ledere 4-6 ganger i året Felles møter på tvers av virksomhetene som har fellesnevnere (felles brukere, bygg, tjenester osv.)
Størrelser på skoler og barnehager Innen for skole og barnehage har man ofte debattert verdien av antall barn og det pedagogiske utbytte. Andre momenter: Små virksomheter har utfordringer ved fravær dersom ansatte blir syk eller skal på møter/kurs og lignende. Det forventes kompetanse som vanskelig kan dekkes dersom lærergruppa blir liten. (Eks. dataansvarlig, spesialpedagogisk ansvarlig, leseveileder, regneveileder o.s.v. Det er kostbart å drifte små virksomheter Krav til kompetanse er også økende i barnehagene, og små enheter har utfordringer med å dekke alle behov.
Synspunkter som er kommet fram for å sikre kvalitet i grunnskolen Det bør være ca. 100 elever på: 100 elever på 1-4 skolene 100 elever på 5-7 og 100 elever på 8-10 Dette bør ikke bare være teori men kunne gjennomføres i sentral-alta. Utfordringen blir da at skolene ikke må bli for stor!!
Synspunkter som er kommet fram for å sikre kvalitet i grunnskolen I hvert fall bli enig om følgende: Ut fra de økonomiske utfordringer vi har i Alta kommune bør en lage en langsiktig plan om at ingen skoler skal ha færre enn 100 elever. Det må lages unntak for distriktsskoler
Størrelse på SFO Alle elever i første klasse har krav på SFO tilbud, men også elever på 2-4 trinn benytter seg av tilbudet. Mange benytter tilbudet på høsten men Hopper av på vårhalvåret. SFO i kommunen er strengt regulert slik at antall barn styrer antall ansatte. Dette fungerer godt i Alta kommune og med større enheter vil dette kunne ballanseres bedre økonomisk. Skolene er flinke til å utnytter eventuell ledig kapasitet på sfo til styrking av skoletilbudet.
Barnehagene Barnehagen størrelsen bør ikke være mindre enn 4 avdelinger (18 plasspoeng x 4) og større enn 6 (18 plasspoeng x 6). ( Barn under tre år teller 2 plasspoeng) Dette begrunnes i kvalitet, sårbarhet og økonomi Også her må en ta distriktshensyn, men barnegrupper på mindre enn 4 barn bør ikke være et kommunalt ansvar
Oppvekstsentra Oppvekstsenter er en modell som fungerer godt, men bør bygge på samme størrelsesprinsipper som skole/barnehage/ sfo i sentrale strøk. Også her bør en vurdere distriktene ut fra distrikt politiske hensyn.
Drift og utbygging - omorganisering Dagens avdelinger gjøres om til virksomheter med virksomhetsledere Kommunalteknikk Bygg og eiendom Miljø, park og idrett Byggesak og oppmåling Brann Virksomhetslederne delegerer ansvar innenfor sin virksomhet
Strukturendring bygg og eiendom Avdelingsleder har utarbeidet forslag til alternativ organisering av eiendomsforvaltninga i Alta kommune Det er benyttet ekstern konsulent til å belyse temaet Saken ble behandlet i kommunestyremøtet 22.11.10 Kommunestyrets vedtak: Fortsette dette arbeidet. Endelig utforming av organiseringen vil ligge som en del av rådmannens hovedprosjekt Omstilling i Alta kommune.
Helse og sosial For å få robuste virksomheter: Slå sammen mindre små enetiltak til større virksomheter. Disse bør etter hvert samlokaliseres i sentra/tun For pleie- og omsorgstilbud med behov for heldøgnstjenester bør det etableres fellesskapsløsninger, for eksempel omsorgssentre Dagtilbud (korttid, langtid), omsorgsboliger, korttidsplasser og base for hjemmesykepleie samles i samme bygg for å høste stordriftsfordeler