TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 17.6.2013 15.00 17.00 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 38-45/13 Underskrifter Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Benedikte Figenschou Kari Workinn Fra Tromsø kommune: Kommunaldirektør Øystein Nermo (tilstede i sak 39/13) Byrådsleder Øyvind Hilmarsen (tilstede i sak 40/13) Fra KomRev NORD: Revisor Sissel Rasmussen Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Lill Martinsen Elisabeth Steen Tor Zachariassen Kari Workinn Edmund Kristoffersen sign Benedikte Figenschou Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer
Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 7.6.2013 som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. Lukket møte 38/13 Godkjenning av protokoll fra møtet 14.5.2013 39/13 Sak unntatt offentlighet oppfølging Offl. 13, 1.ledd jf. fvl. 13, 1. ledd 40/13 Antikorrupsjonsarbeid i kommunen 41/13 Sak utsatt fra møte 9.4.2013 sak 21/13 - Tromsø Havns kontraktsinngåelse med Skanska Norge AS vedrørende ombygging av Tønsnes industrihavn 42/13 Referat fra etatsbesøket ved LGA 9.4.2013 43/13 Oppsummering kontrollutvalgets deltakelse på FKT s årsmøte og fagkonferanse 44/13 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling - orientering 45/13 Referatsaker nr. 1 X
Blad 3 38/13 Godkjenning av protokollen fra møtet 14.5.2013 Protokollen fra møtet 14.5.2013 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 14.5.2013 godkjennes. 39/13 Sak unntatt offentlighet oppfølging Kommunaldirektøren orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kommunaldirektøren innkalles til neste møte (10.9.) for å orientere nærmere om saken. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kommunaldirektøren innkalles til neste møte (10.9.) for å orientere nærmere om saken. 40/13 Antikorrupsjonsarbeid i kommunen Byrådsleder orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer.
Blad 4 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 41/13 Sak utsatt fra møte 9.4.2013 sak 21/13 Tromsø Havns kontraktsinngåelse med Skanska Norge AS vedørende ombygging av Tønsnes industrihavn Kontrollutvalget ber havnedirektøren påse at foretaket har fokus på reglene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser i forbindelse med foretakets anskaffelser. Felles forslag til endring: Nytt punkt 1: Kontrollutvalget kan ikke se at foretakets håndtering av denne anskaffelsessaken er indikasjon på systemfeil eller alvorlige mangler ved foretakets interne kontroll, men betrakter dette som en enkeltstående hendelse. Innstillingen blir punkt 2. Her endres ordene har fokus på til ordet følger. Innstillingen med foreslåtte endring enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget kan ikke se at foretakets håndtering av denne anskaffelsessaken er indikasjon på systemfeil eller alvorlige mangler ved foretakets interne kontroll, men betrakter dette som en enkeltstående hendelse. 2. Kontrollutvalget ber havnedirektøren påse at foretaket følger reglene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser i forbindelse med foretakets anskaffelser. Utskrift av saksprotokoll sendt 26.6.2013 til: - Tromsø Havn KF
Blad 5 42/13 Referat fra etatsbesøk ved Læring gjennom arbeid LGA 9.4.2013 Referatet godkjennes og innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for 2013. Innstillingen enstemmig vedtatt. Referatet godkjennes og innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for 2013. Utskrift av saksprotokoll med referat fra etatsbesøket sendt 26.6.2013 til: - Tromsø kommune v/ byrådslederen 43/13 Oppsummering kontrollutvalgets deltakelse på FKT s årsmøte og fagkonferanse 2013 Det ble gitt en orientering fra deltakelsen på konferansen, og temaet høringer settes på dagsorden i senere møte. Det ble gitt en orientering fra deltakelsen på konferansen, og temaet høringer settes på dagsorden i senere møte. 44/13 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling - orientering Edmund Kristoffersen orienterte fra bedriftsforsamlingen i Troms Kraft AS den 30.5.2013.
Blad 6 Redegjørelsen tas til orientering. Redegjørelsen tas til orientering. 45/13 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 16.5.2013 b) Byrådsmøtet 23.5.2013 c) Byrådsmøtet 30.5.2013 d) Byrådsmøtet 6.6.2013 e) Byrådsmøtet 13.6.2013 B. KOMPENSASJON FOR ØKT ARBEIDSGIVERAVGIFT a) Brev av 15.5.2013 fra KomRev NORD C. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 29.5.2013 a) Sak 44/13 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Kvalitet i eldreomsorgen b) Sak 47/13 Tromsø Parkering KF årsregnskap og årsmelding 2012 c) Sak 48/13 Tromsø Havn KF årsregnskap og årsmelding 2012 d) Sak 49/13 Tromsø kommunes årsmelding for 2012 e) Sak 50/13 Tromsø kommunes årsregnskap for 2012 D. GENERALFORSAMLINGER I KONSERNET REMIKS MILJØPARK AS a) Protokoll generalforsamling 21.5.2013 Remiks Miljøpark AS b) Protokoll generalforsamling 7.5.2013 Remiks Næring AS c) Protokoll generalforsamling 7.5.2013 Remiks Produksjon AS d) Protokoll generalforsamling 7.5.2013 Remiks Husholdning AS E. GENERALFORSAMLING I TROMSØ VEG AS a) Protokoll generalforsamling 14.5.2013 F. GENERALFORSAMLING I HÅLOGALAND TEATER AS a) Innkalling til generalforsamling den 30.5.2013, datert 6.5.2013
Blad 7 G. GENERALFORSAMLING I TROMSØ ASVO AS a) Protokoll generalforsamling 24.5.2013 Referatsakene A G tas til orientering. Referatsakene A G tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 19. juni 2013 Inger Johansen