SAKSLISTE SIGDAL KOMMUNE

SAKSLISTE SIGDAL KOMMUNE Styre/råd/utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Kommunehuset Møtedato: 10.09.2013 Tid: 12.30 Det innkalles med dette til møte i Arbeidsmiljøutvalget Saker til behandling: Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 13/12 13/285 SKOLESTRUKTUR 13/13 13/711 FRAVÆR 2013-1. KVARTAL 13/14 13/331 OPPLÆRINGS- OG UTVIKLINGSPLANER 2013 13/15 13/722 REVISJON STYRINGSPERM HMS 2013 Sakene er utlagt på Herredshuset fram til møtedagen. Eventuelle forfall meldes til sekretæren, tlf. 32 71 14 00. Vararepresentanter møter bare etter nærmere innkalling. Prestfoss, 5. september 2013 Jens Sveaass (sign.) rådmann 1

Sak 12/13 SIGDAL KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget MØTEBOK Arkivsaknr.: 13/285-6 Løpenr.: 5297/13 Arkivnr.: 034 B00 Saksbeh.: Kari Anita Brendskag Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Hovedutvalget for oppvekst og kultur 11.09.2013 OK-13/29 Administrasjonsutvalget 12.09.2013 AD-13/15 Formannskapet 12.09.2013 FS-13/34 Arbeidsmiljøutvalget 10.09.2013 AM-13/12 Kommunestyret KS-/ SKOLESTRUKTUR Rådmannens forslag til vedtak: En utredning av innsparingsmuligheter ved seks ulike alternative modeller for skolestruktur legges frem uten innstilling. Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: 1. Skjematisk oppstilling over variable kostnader ved endret skolestruktur 2. Estimert ressursbehov ut fra ulike modeller for skolestrukturen 3. Skoleskyss tall fra 2012-2013 som er lagt til grunn i beregningen 4. SFO tall fra 2012-2013 som er lagt til grunn for beregningen Saksutredning Konklusjon: Kommunestyret ba i møte 16.12.12 om en vurdering av innsparingsmuligheter og administrative følger av en mulig endring i skolestrukturen i Sigdal. Det ble våren 2013 nedsatt en administrativ arbeidsgruppe som skulle se på alternative løsninger for skolestrukturen. Beregninger fra arbeidsgruppa viser at det er kostnadsbesparende å endre skolestrukturen, men at besparelsene varierer alt etter hvilke modell man velger. Det legges frem en beregning ut fra seks ulike modeller. Alle modellene tar utgangspunkt i dagens elevtall, og med ressursdisponering slik den fremgår i Den gode skole 2012-2016. Beregninger viser at en skole med alle elevene i bygda vil gi størst økonomisk besparelse. Ved en reduksjon i antall skoler, gis det en reduksjon i de administrative kostnader. Det tas i saksfremlegget ikke stilling til fremtidig skolestruktur, men det pekes på innsparingsmuligheter og ulike konsekvenser knyttet til modellene. Bakgrunn: Kommunestyret i Sigdal kommune gjorde følgende vedtok under budsjettbehandlingen for 2013 Administrasjonen foretar en vurdering av innsparingsmuligheter og administrative følger av en mulig endring i skolestrukturen i Sigdal. Administrasjonen legger frem sak i løpet av 2013. SIDE: 2

Sak 12/13 Det ble i debatten presisert at utredningen skulle være enkel, og at den kunne danne grunnlag for eventuell videre utredning om saken. Våren 2013 satte skolesjef ned en arbeidsgruppe for å foreta en vurdering av aktuelle modeller for skolestrukturen, og for å beregne innsparingsmuligheter og konsekvenser for de valgte modellene. Arbeidsgruppa oppfattet at synkende elevtall og svakere kommuneøkonomi er bakgrunn for at man ønsker å se på en skolestruktur som er tilpasset fremtidig elevtall og ressursrammer. Arbeidsgruppen som har hatt 6 møter, har bestått av følgende medlemmer: Kari Aasen Ingebo, rektor Nerstad skole Stig Jørstad, rektor Sigdal ungdomsskole Marianne Vatnebryn, HTV Utdanningsforbundet Eli Reistad, Kommunalt foreldreutvalg Kari Anita Brendskag, skolesjef Arbeidsgruppa tok utgangspunkt i den demografiske utviklingen i Sigdal fra i dag frem til 2030, og har sett alternativ skolestruktur opp mot fremtidens behov for skoleplasser. Videre har de sett dagens ressursnivå i skolen opp mot alternative modeller for skolestruktur. For å få en lik sammenligning, ble det lagt vekt på en beregning av de variable kostnadene ved de ulike modellene. Det vil si de kostnadene som endrer seg om man velger den ene eller andre modellen. Det betyr blant annet at kostnader til undervisningsmateriell, spesialundervisning og andre lov og avtaleregulerte oppgaver for undervisningspersonell ikke er tatt med. Variable faktorer som er tatt med i sammenligningen er: Antall klasser. Med større enheter gis det mulighet for å etablere større klasser pr trinn. I beregningsgrunnlaget er det lagt til grunn en klassedeling med delingstall på 28 elever på barnetrinnet (1.trinn over 18 elever utløser 1,5 stilling), og følgende praktiske fag er delt i grupper på 15 elever mat og helse 6.og 9.trinn kunst og håndverk på 5.-10. trinn kroppsøving 1.- 10. trinn (fagets svømmeundervisning) musikk 8.-10. trinn 8.-10 trinn 15 elever en time naturfag samt valgfag. Antall undervisningsstillinger til ordinær undervisning. Lønn til undervisningspersonell er beregnet ut fra gjennomsnittslønn inkl. omkostninger. Antall administrative stillinger. Rektor, inspektør og sekretær. Lønn administrative stillinger er beregnet ut fra dagens gjennomsnittslønn. SFO. Netto kostnader med oppholdstid og bemanning er beregnet ut fra våren 2012-2013. Ressursdisponeringen er i samsvar med kommunale vedtekter som angir at det bør være en voksen pr. 12 elever i ordningen. Netto kostnader er lagt til grunn ettersom kommunen tar foreldrebetaling for tjenesten. Skoleskyss. Kostnader til ordinær skyss og skyss på grunn av farlig skolevei er beregnet ut fra tall for skoleåret 2012-2013. Antall andre ansatte. Vaktmestertjeneste og renholdstjeneste. Lønn renhold/vaktmestertjeneste. Lønnskostnader er beregnet ut fra gjennomsnittslønn. Utviklingsmål for Den gode skole i Sigdal 2012-2016 som ble vedtatt den 22.03.2012, er lagt til grunn ved beregning av ressurser til de variable kostnadene i de ulike alternativene. Det betyr en grunnbemanning på hver skole tilsvarende en lærer pr undervisningstime pr klasse og grupper på ca 15 elever i en del praktiske fag. Alternativ 1 blir dermed en beregning av hva ressursrammene i Den gode skole ville bety innenfor dagens skolestruktur. Arbeidsgruppa har beregnet variable kostnader knyttet til seks ulike modeller for skolestruktur i Sigdal. Alternativ 1 Dagens skolestruktur med tre barneskoler 1-7 og en ungdomsskole. SIDE: 3

Sak 12/13 Alternativ 2 Tre barneskoler 1-7 i Eggedal, 1-4 på Nerstad, 5-7 på Prestfoss og en ungdomsskole. Alternativ 3 To barneskoler 1-7 en i Eggedal og en i nedre del av bygda, og en ungdomsskole. Alternativ 4 To barneskoler 1-7 i Eggedal, 1-4 på Nerstad og en kombinert skole 5-10. Alternativ 5 En barneskole 1-7 i Eggedal, en 1-10 skole i nedre del av bygda. Alternativ 6 En 1-10 skole i Sigdal. Vurdering: Det har de siste årene vært fokus på å redusere kostnader innenfor alle virksomhetene i Sigdal. Dette har gitt utfordringer, og skolene gir et klart inntrykk av å drive skole med trange budsjettrammer. Kommunestyret har bedt administrasjonen om å foreta en vurdering av innsparingsmuligheter og administrative følger av en mulig endring i skolestrukturen. For å få et bakteppe til en slik vurdering, kan det være nyttig å se på den demografiske utviklingen med vekt på elevtallsutvikling i Sigdal, samt gi oversikt over dagens kostnader til skoledriften i Sigdal. Prognoser for elevtallsutvikling Folkemengden i Sigdal kommune 2011-2030 ble presentert slik i kommunens økonomiplan for 2013: årstall 0-5 år 6-16 år 16-66 år 67-79 år 80-89 år Over 90 år Tot. 2012 220 430 2253 371 205 56 3535 2015 207 437 2245 429 178 54 3550 2020 220 413 2224 521 156 53 3587 2025 234 398 2196 576 189 38 3631 2030 232 415 2158 581 253 42 3681 Kilde: SSB MMMM Middel nasjonal vekst. Beregningene er basert på forutsetninger om videre utvikling i fruktbarhet, dødelighet, nettoinnvandring og innenlands flytting. Ny framskrivingen viser en svak økning i folketallet i hele den kommende 20 årsperioden. Dette er en endring fra tidligere framskrivninger. Det er kommunens uttrykte hovedmål å påvirke denne trenden, og at den snarere skal stige markert mot 4000 innbyggere i 2020. I befolkningsprognosene fra SSB varierer elevtallet i Sigdalsskolen mellom 398 og 437 de neste 20 årene beregnet ut fra middel nasjonal vekst. I tallene er både fødselstall, innvandring og forventet tilflytting tatt med. En slik utvikling vil trolig få betydning for elevtallet både ved den enkelte skole, og i den enkelte klasse. Trolig vil årskullene varierer, og noen skoler må organiseres som fådelte skoler om man opprettholder dagens skolestruktur. Det betyr at trinnene slås sammen i undervisningen. Elevtallet vil kunne endre seg dersom det blir befolkningsøkning i skolekretsene som følge av økt boligbygging. Ser man på arealer for boligbygging enten i privat eller kommunal regi, er det Eggedal som har flest tilrettelagte boligtomter. Prestfoss har noen kommunale tomter, men det har ikke resultert i stor byggeaktivitet. Det er imidlertid avsatt et område i kommuneplanen for boligbygging på Lindlykkodden, men dette må først reguleres. På Nerstad er det få kommunale tomter, men noen potensielle private tomter for utbygging. Verken Nerstad eller Prestfoss har tilrettelagt for boligbygging som i nær fremtid vil påvirke elevtallet i skolen særlig grad. Det er også usikkert om man får en boligvekst i Eggedal som sikrer bebyggelse på de utlagte tomtene der. Med dagens skolestruktur har Sigdal kapasitet på ca 150 elever pr. skole. Det betyr at det pr. dato er ledig kapasitet på alle barneskolene på ca. 40 50 elever, og dermed kapasitet til å ta imot potensielle elever som kommer til som følge av befolkningsvekst ved innflytting og ved økt boligbygging. Det gir en mulighet for å videreutvikle tre tettsteder med gåavstand til skolene. Dersom man ikke får en befolkningsvekst som gir økt elevtall, vil prognosene bety at elevtallet ved skolene går ned. Kostnader til dagens skoletilbudet i Sigdal sammenlignet med nasjonalt. SIDE: 4

Sak 12/13 Område Sigdal Nasjonalt uten Oslo Netto driftsutgifter til grunnskolens undervisning, per 78 651 77 132 innbygger 6-15 år Driftsutgifter til undervisningsmateriell pr. elev 1526 1430 Skoleskyss pr. innbygger 6-15 år 6612 1906 Tallene er hentet ut fra GSI Grunnskolens informasjonssystem Kostnadene til skoledrift i Sigdal ligger noe høyere på netto driftsutgifter og driftsutgifter til undervisningsmateriell sammenlignet med skoler i landet utenom Oslo. Kostnader til skoleskyss ligger svært høyt i Sigdal sammenlignet med andre kommuner. Det er i gang et arbeid for å se på mulige innsparinger innenfor dette området. Til tross for at netto driftsutgifter til skoletilbudet i Sigdal ligger over landssnittet, gir skolene tilbakemelding om at de opplever at det er trange rammer for skoledriften. Dette skyldes i hovedsak at det er relativt få elever på mange små enheter i dagens skolestruktur. Kostnader til skoletilbudet i Sigdal ved de ulike skolene: Kostnader til undervisning/adm i Funksjon 2020 Kostnader til drift av skolebygg Funksjon 2220 Kostnader til skoleskyss ii Funksjon 2230 Netto kostnader til SFO Funksjon 2150 Nerstad 6 793 000 1 122 000 697 000 235 000 Prestfoss 6 767 000 1 231 000 543 000 303 000 Eggedal 7 297 000 1 296 000 957 000 395 000 SUS 10 319 000 1 858 000 854 000 0 Tallene for den enkelte skole i Sigdal er hentet fra budsjett 2013. Kostnadene til skoledrift er tilsvarende lik for skolene på barnetrinnet, og noe høyere på ungdomstrinnet. Høyere kostnader til undervisning på ungdomstrinnet skyldes primært høyere lønnskostnader og høyere timetall som følge av flere elever. Ungdomstrinnet har også tilleggskostnader knyttet til oppgaver som for eksempel rådgivertjeneste og inspektør ressurs. Høyere kostnader til drift av skolebygg ved ungdomsskolen ligger i større arealdisponering, samt en mer kostbar løsning i samdrift med samfunnshuset. I skoleskyss ligger kostnader til ordinær skyss. Det vil si den kommunale andel for elever som har rett til skyss fordi de bor 2 km (1.trinn) eller 4 km (2.-10 trinn) fra skolen. I alt har Sigdal kommune 122 elever som har slik skyss, og den kommunale andelen er på ca 7000 pr elev pr år. I tillegg er det tatt med kostnader til skoleskyss som er innvilget av kommunen fordi eleven har farlig skolevei. I alt er det 28 elever som er innvilget slik skyss, og alle kostnadene til skyssen må dekkes av kommunen. Kostnadene pr. elev varierer mellom kr. 20 000 og 40 000. Det betyr at skysskostnader som følge av farlig skolevei er adskillig høyere enn den ordinære skoleskyssen. Ved Eggedal har 15 elever denne skyssen, og skolen har dermed de høyeste kostnadene til skoleskyss. Kommunestyret vedtok den 22.03.12 utviklingsmål for Sigdalsskolen med Den gode skole. Dette er resultat - og kvalitetsmål som skal være retningsgivende for arbeidet i skolen fra 2012 til 2016. Den gode skole sier følgende om ressurssituasjonen: Sigdalsskolen skal ha tilstrekkelig med ressurser: Det er en grunnbemanning på hver skole tilsvarende en lærer pr. time pr. klasse Det bør ikke være mer enn 15 elever i en del praktiske fag i I tallene ligger kostnader til spesialundervisning inne ii I tallene ligger ikke administrasjonsgebyr til Brakar AS inne SIDE: 5

Sak 12/13 Det bør være vikarressurs på skolen Målsettingen er ikke lagt til grunn for budsjett 2013 da rammene til oppvekstsektoren ikke ga rom for dette. SIDE: 6

Sak 12/13 Alternative modeller for skolestruktur i Sigdal Ved vurdering av ulike alternativ for skolestruktur i Sigdal er det lagt vekt på innsparingsmuligheter og administrative følger, slik kommunestyret ba om. I vedlagte tabell er de ulike alternativene satt opp i en skjematisk oversikt med beregninger for de variable kostnadene. Det må presiseres at målene i Den gode skole ikke er ivaretatt i budsjett 2013, og dermed heller ikke lagt til grunn for beregning av variable kostnader i alternativ 0. I alternativene 1 til 6 er imidlertid målene i Den gode skole lagt til grunn for beregningen av de variable kostnadene. Alternativ 0 Struktur: Eggedal 1-7, Prestfoss 1-7, Nerstad 1-7 og SUS 8-10 Alternativet viser kostnader til dagens skolestruktur med utgangspunkt i budsjett for 2013. Tilbakemeldingene fra skolene tilsier at rammene til dagens modell er knappe, og krever en svært stram økonomistyring. Elevtallet pr trinn varierer fra skole til skole fra 7 20 elever, og skolen blir organisert som fådelte skoler i flere fag. Det vil si at trinnene slås sammen i undervisningen. Alternativ 0 er lagt til som sammenligningsgrunnlag for de øvrige modellene. Alternativ 1 Struktur: Eggedal 1-7, Prestfoss 1-7, Nerstad 1-7 og SUS 8-10 Alternativet viser ressursbehovet med dagens skolestruktur dersom man legger normen fra Den gode skole til grunn. Det betyr blant annet en økning av ressurser til undervisningstillinger på ca fire stillinger. Dersom målsetningen skal oppfylles med dagens elevtall, betyr det økte rammer til skolene på 2,6 millioner. Alternativ 2 Struktur: Eggedal 1-7, Nerstad 1-4, Prestfoss 5-7 og SUS 8-10 Alternativet innebærer 1.-4. trinn på Nerstad skole med ca. 25 29 elever pr trinn, organisert med en eller to parallelle klasser. Det vil gi en større SFO ordning i nedre del av bygda med 9 38 elever (avhengig av dag) og med 1-4 ansatte. For de minste elevene ved Prestfoss skole innebærer det noe økt skyss. Noen elever får lenger skyss, og i tillegg vil noen flere få behov for skoleskyss. Basert på tall fra 2012-2013 gjelder det 8 elever. Prestfoss skole vil få 5.-7.trinn med ca 28-32 elever pr. trinn, organisert i en eller to klasser, og med samme skyssendringer som for Nerstad. Alternativet gir ikke innsparingsmuligheter dersom man legger normen fra Den gode skole til grunn for ressursberegningen. Alternativet gir imidlertid mulighet for å gjennomføre en slik ressursnorm med en kostnadsøkning på kr. 13 000. Ved at man opprettholder fire skoler gir det ikke administrative innsparinger. Alternativet krever ingen større investeringer i bygningsmassen da antall elever vil bli opprettholdt på skolene. Det vil også ligge til rette for å kunne gå tilbake til dagens struktur dersom elevtallet skulle vise seg å øke i nedre del av bygda. Alternativ 3 Struktur: Eggedal 1-7, Prestfoss eller Nerstad 1-7 og SUS 8-10 Alternativet innebærer å slå sammen Nerstad og Prestfoss skole til en barneskole med 1.-7.trinn. Elevtallet pr. trinn vil variere fra 25 til 32 elever beregnet ut fra dagens elevtall. Modellen gir en innsparing på variable kostnader til 1,4 millioner. I dette ligger en innsparing på administrative ressurser som følge at man reduserer til tre skoler og innsparing av en SFO ordning. Innsparing ved å benytte ett av byggene til skole, vil trolig gi tilsvarende kostnader til utbygging for det bygget som velges som skolebygg. Det er ikke tatt stilling til hvilke skole som ville være mest aktuell å videreføre, men begge skolebyggene ville kunne benyttes til en eventuell kapasitetsutvidelse av barnehagetilbudet i nedre del av bygda. Alternativet vil gi økt skyssbehov i skolekretsen til skolen som ville bli lagt ned. Alternativ 4 Struktur: Eggedal 1-7, Nerstad 1-4 og Prestfoss/SUS 5-7 SIDE: 7

Sak 12/13 Alternativet innebærer at alle elever på småskoletrinnet 1.-4. i nedre del av bygda går på Nerstad skole, hvor det tilrettelegges for en SFO ordning. Elevene fra 5.- 10.trinn går på kombinert barne- og ungdomsskole, og Eggedal opprettholdes som 1-7 skole. Alternativet gir en kostnadsbesparelse på 1,8 millioner. Den økte besparelsen kommer som følge av administrative besparelser ved å redusere fra fire til tre skoler. Det vil medføre en økning av elevtallet ved dagens ungdomsskole med tre trinn på ca 112 elever, noe som vil kreve investeringer i form av ombygging eller påbygg. Dette kan løses ved utvidelse av skolen for eksempel over skytterhallen og evt. en omdisponering av arealer i samfunnshuset. Alternativet vil frigi ett bygg på Prestfoss til alternativ utnyttelse. Modellen med 5-10 skole er prøvd ut i Flesberg fra skoleåret 2011-2012. Alternativ 5 Struktur: Eggedal 1-7 og Prestfoss/SUS 1-10 Alternativet innebærer at det blir en stor 1-10 skole i nedre del av bygda, og at Eggedal skole opprettholdes. Elevtallet ved den kombinerte skolen vil være på 25 50 elever pr trinn beregnet ut fra dagens elevtall. Alternativet gir innsparinger på variable kostnader som er stipulert til 2,8 millioner. I det ligger en kostnadsbesparelse som følge av at man reduserer antall skoler fra fire til to. I tillegg vil man oppnå sparte driftskostnader til bygg, samt ved å redusere til en SFO ordninger. Alternativet vil gi økt skyss for elever fra Nerstad skolekrets. Det vil være behov for større investeringer ved Sigdal ungdomsskole for å få plass til ca 200 nye elever. Modellen er gjennomført i Krødsherad kommune. Alternativ 6 Struktur: SUS 1.-10 Alternativet innebærer at Sigdal kommune får en skole for alle elevene. Trinnene vil få ca 36 50 elever beregnet ut fra dagens elevtall. Stipulert innsparing på variable kostnader er 5,4 millioner. Alternativet vil gi et større faglig miljø for medarbeidere, men samtidig et større alderspenn for elevene. Det vil innebære investeringskostnader for Sigdal ungdomsskole for at skolen skal kunne ta imot om lag 300 flere elever. Samtidig vil alternativet frigi tre kommunale bygg til alternativ bruk evt. salg. Alternativet vil kunne innebære en SFO ordning for hele Sigdal. Elevene fra Nerstad og Eggedal vil få økt skyssbehov, men kostnadene til skoleskyssen reduseres på grunn av at flere elever også de som i dag har skyss som dekkes av kommunen, vil bli dekt etter takst for ordinær skoleskyss, når avstanden til skolen øker. Drift- og investeringskostnader til bygg Driftskostnadene til bygg utover lønnskostnader til vaktmester og renholdstjenesten er ikke stipulert, men det er lagt vekt på at det også her ligger innsparingsmuligheter om man reduserer antall bygg. Innsparingene må ses i sammenheng med investeringsbehov og evt. inntekter ved alternativ bruk eller salg av bygg. Dette må eventuelt utredes videre. I en slik utredning vil det være aktuelt å se på faktorer som at innspart beløp kan beregnes om til mulig kostnader til ny investeringer. alternativ bruk av bygningsmassen for eksempel til å dekke eventuelt behov for økt barnehagekapasitet i nedre del av bygda. Skolesjef har i denne fremstillingen lagt til grunn en vurdering av innsparingsmuligheter for de ulike alternativene, samt pekt på at driftskostnader og investeringskostnader vil endres ved endret skolestruktur. For å sikre at man ved valg av en eventuell ny struktur har med seg de kvalitative målsetningen som er satt for Sigdalsskolen, er Den gode skole 2012-2016 lagt til grunn for arbeidet. Det er påpekt at disse normene ikke er tatt høyde for i de økonomiske rammene med dagens skolestruktur. Ved å endre skolestrukturen, vil man kunne oppfylle den kvalitative målsetningen som er satt. Det må imidlertid pekes på at alle alternativene vil kunne gi undervisning i større grupper enn det man vanligvis har i Sigdalskolen. I den sammenheng er det viktig også å ha med seg norsk og SIDE: 8

Sak 12/13 internasjonal forskning som pr. dato ikke kan vise til noen entydig sammenheng mellom antall lærere pr. elev og læringsresultatene. Skolesjef legger frem en sak på bakgrunn av utredningsarbeid i arbeidsgruppen. Saken legges frem som en vurdering av ulike alternativer, men uten innstilling. Dette fordi saken er ment som et grunnlag for videre politisk arbeid. SIDE: 9

Sak 13/13 SIGDAL KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget MØTEBOK Arkivsaknr.: 13/711-1 Løpenr.: 4638/13 Arkivnr.: 461 &14 Saksbeh.: Toril Marlene Staxrud Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalget 10.09.2013 AM-13/13 FRAVÆR 2013-1. KVARTAL Rådmannens forslag til vedtak: Fraværsstatistikk for 1. kvartal 2013 (NAV) tas til orientering. Saken avgjøres av: Arbeidsmiljøutvalget Saksutredning Konklusjon: Grunnet stor usikkerhet rundt fraværstallene fra eget personalsystem, er det bestemt av AMU at kommunen foreløpig kun rapporterer på tallene fra NAV. Legemeldt fravær fra NAV er på 6,8% i 1. kvartal, dette er en økning på 0,1 prosentpoeng fra 4. kvartal 2012 (6,7% ). Bakgrunn: Grunnet usikkerhet rundt kommunens egen fraværsrapportering og innrømmelse fra EVRY at det ikke fungerer som det skal, har kommunen i AMU bestemt å foreløpig forholde seg kun til fraværsstatestikk som er legemeldt fravær til NAV. Offentlige rapporter Med den offentlige statistikken kan vi sammenligne oss med andre kommuner og landsgjennomsnittet. Statistikken fra NAV viser det legemeldte fraværet. NAVs statistikk for 1. kvartal 2013: Det legemeldte fraværet for 1. kvartal viser et samlet fravær på 6,8 %, for 1. kvartal 2013. Landsgjennomsnittet er på 5,9 % og det kommunale gjennomsnittet er 8,0 % for 1. kvartal 2013. Fraværet fordelt på varighet viser det høyeste fraværet er i 8 uker 20 uker (2,0 %) og 20 uker til 39 uker (1,5 %). Aldersgruppen som har mest fravær fordeler seg slik i 1. kvartal 2013: SIDE: 10

Sak 13/13 Aldersgrupper: 2/11 3/11 1/12 2/12 3/12 4/12 1/13 16-20 0,4% 0,0% 0,0% 3,4% 0,7% 0,9% 3,5 % 21-29 1,6% 3,6% 2,3% 5,5% 4,7% 4,9% 5,8 % 30-39 6,0% 9,1% 8,0% 7,7% 8,1% 5,8% 6,2 % 40-49 6,0% 6,2% 10,8% 10,3% 7,1% 8,7% 6,3 % 50-59 5,0% 5,9% 4,1% 2,4% 6,1% 6,7% 6,5 % 60-69 7,5% 5,6% 6,9% 1,3% 3,4% 6,5% 10,2% Dette viser at for 1. kvartal var det høyeste fraværet når vi ser på prosentpoeng i aldersgruppen 60-69 år, fulgt av 50-59 år og 40-49 år. Fraværet mellom kvinner og menn fordeler seg slik for 1. kvartal 2013: Kjønn: 3/10 4/10 2/11 3/11 1/12 2/12 3/12 4/12 1/13 Kvinner 7,9% 7,9% 6,0% 6,69% 7,2% 6,0 6,2% 6,5% 6,3 % Menn 4,2% 2,9% 3,6% 2,7% 2,9% 2,5 4,8% 7,6% 9,4 % Fordelingen av fravær mellom yrkesgruppene i 1. kvartal 2013: Yrkesgrupper: 3/11 1/12 2/12 3/12 4/12 1/13 Administrative ledere: 3,3% 7,7% 6,4% 3,0% 2,3% Akademiske yrker 3,8% 0,5% 3,0% 5,7% 9,6% Yrker med kortere høyskole- og 3,4% 3,3% 2,0% 2,8% 5,3% universitet utd. og teknikere Kontor og kundeservice yrker: 0,0% 0,0% 0,0% 0,0 2,7% Service og omsorgsyrker: 8,9% 8,6% 6,9% 8,7 9,0% Prosess- og maskinoperatører, UF 0,0% transportarbeidere mv. Yrker uten krav til utdanning: 11,2 18,4% 20,4% 10,2 6,3% Ingen fordeling har foreløpig kommer for 2013 på dette. Fordelingen av fravær i organisasjonsenheten for 1. kvartal 2013: Enheter: 2/11 3/11 1/12 2/12 3/12 4/12 1/13 Helse- og sosial 6,5 8,1 7,5% 6,3% 8,2% 7,7% 7,9 % Kultur 13,1 0,2 0,0% 2,2% 3,1% 5,6% 0,8 % Landbruk 0,0 9,9 1,4% 0,0 0,0% 6,9% 0,0 % Oppvekst 4,6 2,9 5,2% 3,8% 3,2% 6,8% 6,9 % Sentraladministrasjon 0,0 0,0 4,7% 7,0% 2,6% 0,2% 1,4 % Teknisk 4,1 5,8 6,9% 5,5% 0,1% 2,3% 3,8 % 22,7% av de sykemeldte var gradert sykemeldt. Vurdering: Ved å ta med offentlige rapporter inn i fraværsrapporteringen vil vi ikke få totaloversikt ned på hver enkelt avdeling, men vi kan få sammenlignet oss med andre kommuner og se hvordan vi ligger an der. Vi kan også sammenligne oss med landsgjennomsnittet. Statistikken vi får ut av ERV sammenfaller bedre med statistikken fra NAV enn det gjorde tidligere. SIDE: 11

Sak 14/13 SIGDAL KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget MØTEBOK Arkivsaknr.: 13/331-1 Løpenr.: 2161/13 Arkivnr.: 430 Saksbeh.: Toril Marlene Staxrud Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalget 10.09.2013 AM-13/14 OPPLÆRINGS- OG UTVIKLINGSPLANER 2013 Rådmannens forslag til vedtak: Reviderte opplærings- og utviklingsplaner for perioden 2013 2016 for følgende sektorer vedtas: Sentraladministrasjonen Helse - og sosialsektoren Landbrukssektoren Teknisk sektor Kultur Oppvekstsektoren Saken avgjøres av: Administrasjonsutvalget Vedlegg: Opplæringsplaner fra sektorene. Saksutredning I henhold til Hovedavtalen for kommunal sektor skal virksomhetene årlig utarbeide opplærings- og utviklingsplaner for sine tjenesteområder. Opplærings- og utviklingsplanene skal vedtas av arbeidsmiljøutvalget. Vurdering/merknader: Fellesdel Det er kommet inn to nye vurderinger under felles del som er klar for drøfting i AMU: Ønske om fellers retningslinjer for hva som skal utløse økonomisk støtte til kompetanseheving Noen virksomheter ønsker felles retningslinjer for alle virksomheter som skal omhandle hva som skal utløse økonomisk støtte til kompetanseheving. Dette mener rådmann og personalsjef tar vekk muligheten til å vurdere virksomhetens behov for kompetanseheving og styring av dette. I noen virksomheter er det behov for å leie inn vikar time for time mens den ansatte er borte på skolegang. For andre virksomheter vil jobben i noen grad ligge og vente på den som er innvilges støtte til kompetanse heving. Det å lage felles retningslinjer for hvem som skal få dekket kompetanseheving er derfor lite gunstig. Vurderingen for støtte må virksomhetene gjøre ut fra virksomhetens opplæringsplaner og SIDE: 12

Sak 14/13 behov. Et eksempel på forskjellig praksis om økonomisk støtte hadde kommunen i 2012 og det gjaldt renholdere som skulle ta fagbrev i renhold. Det var 3 ansatte fra kommunen som begynte denne utdannelsen i 2012 og disse fikk forskjellig økonomisk kompensasjon. Grunnen til det er at for renholder i helse er det et større krav knyttet til hygiene og smittefare enn det er for renholdere på skole. Sentral pott til kompetanseheving? Det har kommet en henvendelse om vurdering av sentralpott for kompetanse heving. Bakgrunn for dette er at noen virksomheter ikke ser de kan gi økonomisk støtte til kompetanse som trengs for sine ansatte og andre kan gjøre dette innenfor sine budsjett rammer. Ved å løfte denne vurderingen opp på et sentralt nivå vil vurderingen bli dårligere enn om det er på virksomhetsnivå. I tillegg vil det sannsynligvis bli et gjennomført ved førstemann til mølla -prinsipp. Sentraladministrasjonen Ingen merknader. Det vises til vedlegg. Helse- og sosialsektoren Ingen merknader. Vedlegg deles ut på AMU møtet. Noen mangler i vedleggene som legges frem som skyldes prioriteringer som har måtte tas i helse- og sosial. Landbrukssektoren Ingen merknader. Det vises til vedlegg. Kultur Ingen merknader. Det vises til vedlegg. Teknisk sektor Ingen merknader. Det vises til vedlegg. Skolesektoren Ingen merknader. Vedlegget legges frem på AMU møtet. SIDE: 13

Sak 15/13 SIGDAL KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget MØTEBOK Arkivsaknr.: 13/722-1 Løpenr.: 4785/13 Arkivnr.: 440 Saksbeh.: Toril Marlene Staxrud Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalget 10.09.2013 AM-13/15 REVISJON STYRINGSPERM HMS 2013 Rådmannens forslag til vedtak: Revisjon av styringsperm HMS 2013 tas til orientering. Saken avgjøres av: Arbeidsmiljøutvalget Vedlegg: Reviderte kapittler Saksutredning Bakgrunn: Styringsperm HMS skal revideres en gang pr. år. Sist revidert var i 2010. Vurdering: Følgende kapitel er det foretatt endringer i 2013: Kap.: Endring: Innledning Endret navn på rådmann Innhold Kap. 1. Ingen endringer Kap. 2. Oppdatert henvisning til lover, nye lover og fornyede lover, endret vedlegg 1 og 2 Kap. 3. Endringer kap 3 Nytt punkt 3.2, endret tekst pkt 3.6, 3.7 og 3.8. Endring vedlegg 2. Kap. 4.1 Ingen endringer Kap. 4.2 Ingen endringer Kap. 4.3 Ingen endringer Kap. 4.4 Ingen endringer Kap. 4.5 Endringer pkt. 8, 11, 12 og 13, nye vedlegg 1 til 6 Kap. 4.6 Endringer pkt. 4, nytt vedlegg 1 Kap. 5.1 Nytt vedlagg 3 Kap. 5.2 Ingen endringer Kap. 5.3 Endringer pkt. 3, 4, 6 og 8 Kap. 6. Nytt vedlegg risikoanalyse Kap. 7. Ingen endringer Kap. 8. Ingen endringer SIDE: 14

Sak 15/13 Kap. 9. Kap. 10. Kap. 11. Endring av en lovhenvisning Ingen endringer Ingen endringer I forbindelse med at helse- og sosial har revidert sin interne styringsperm HMS har de kommet med innspill til den overordnede styringsperm HMS. Innspillene er som følgende: Ønskelig at alle dokumentene er samlet på et sted på fellesområdet, også vedleggene. Dette gjør det enklere å holde permene à jour. Malene under gjeldende kapittel. - dette arbeidet er påbegynt, men kan justeres uavhengig av behandling i AMU Føre på dato for siste revisjon på heading og på alle sider bak ved flere sider. Siste revisjonsdato lik på alle sider i samme kapittel. - Dette skal stå på alle arkene i utgangspunktet, der det ikke står er det en redaksjonell forglemmlese. Hadde vært veldig greit at det var en egen rubrikk på heading hvor det var angitt antall vedlegg i kapitlet. Gamle vedlegg bør skannes inn. - Dette er det foreløpig ikke gjort noe med. Kan også gjøres uavhenging av behandling i AMU. Forordet Kjell Tore skrev i -94 bør revideres. - Ikke mye tekst endring, men har endret navn på rådmann. IK bygg integreres i HMS- permen (Jfr kommunestyrevedtak) - Her må ansvarlig for styringsperm HMS få dokumenter som menes skal inn i permen og hvilket kapittel det hører natulig inn under. Risikoanalysen som ble besluttet å bruke, er ikke definert som vedlegg til noe kapittel. Her har vi laget en forbedret utgave nå i regneark som gjør arbeidsverktøyet enklere å bruke. Legge inn dette. - Det nye risikovurderingsskjema ere r nå lagt til som vedlegg i kap. 6. Bearbeidet versjon i excel har ikke ansvarlig for styringsperm mottatt. Revidering av distribusjonsliste: Helse og sosial: Virksomhetsleder S.heimen/ hjemmetj Avd.leder S.heimen Avd. leder hj. Tjenesten Virksomhetsleder TTF Ass. leder TTF Kontor Eggedal eldresenter Helsestasjonsleder Kommunelege NAV-leder - Denne er nå revidert. Kap 1: Vedlegget bør fornyes. Internkontrollforskriften bør ligge ved. - Er ikke lagt ved nå. Kap 3: Org kartet gjelder ikke/ er ikke oppdatert. Sende ut det siste nye, evt. linke til det ene gjeldende. Ligger flere på fellesområdet, men hvor er det oppdaterte som gjelder? - Kapittelet er revidert og riktig vedlagt lagt ved. SIDE: 15

Sak 15/13 Anne Marie har lagd et innspill til dette kapitlet, sendes over som eget vedlegg. - Innspillene er tatt med i revideringen. Kap 4: Finner ikke vedleggene til dette kapitlet. 4.2. Savner IK bygg og risikoanalyse under dette kapitlet. Skjemaet fra arbeidstilsynet og rutiner for bruk av dette bør være et eget punkt. 4.5. Finner ikke nye oppdaterte IA avtale. Også oppdatere tekst ift dette.. - Ny oppdatert IA-avtale ligger ved som vedlegg. - IK bygg må ansvarlig for styringsperm få fra sektor som har dette. Kap 5: 5.2 og 5.3: Må oppdateres ift nye rutiner. - Revidert. Kapittel 6: Sikkerhetsrutiner kap 6.2? Dele opp. Finner ikke gjeldende avviksskjema. - Ikke delt opp. - Hvilket avviksskjema brukes i dag, via NAV? Kap 8: Risikoanalyse inn her (eller i kap 4???) Vedlegget her erstattes med risikoanalysen? - Risiskoanalyse ligger i dag i kap 6 og det er der det er foreslått å ha det oppdaterte vedlegget. SIDE: 16