SAKSLISTE SIGDAL KOMMUNE

Transkript

1 SAKSLISTE SIGDAL KOMMUNE Styre/råd/utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Herredshuset Møtedato: Tid: Det innkalles med dette til møte i Arbeidsmiljøutvalget Saker til behandling: Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 12/10 12/915 OPPLÆRINGS- OG UTVIKLINGSPLANER /11 12/916 ÅRSRAPPORT HMS /12 12/910 FRAVÆR KVARTAL 12/13 12/912 MELDINGER ARBEIDSMILJØUTVALGET

2 Sak 10/12 SIGDAL KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget MØTEBOK Arkivsaknr.: 12/915-1 Løpenr.: 4924/12 Arkivnr.: 430 Saksbeh.: Toril M. Staxrud Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalget AM-12/10 OPPLÆRINGS- OG UTVIKLINGSPLANER 2012 Rådmannens forslag til vedtak: Reviderte opplærings- og utviklingsplaner for perioden for følgende sektorer vedtas: Sentraladministrasjonen Helse - og sosialsektoren Landbrukssektoren Teknisk sektor Kultur Oppvekstsektoren Saken avgjøres av: Administrasjonsutvalget Vedlegg: Opplæringsplaner fra sektorene. Saksutredning I henhold til Hovedavtalen for kommunal sektor skal virksomhetene årlig utarbeide opplærings- og utviklingsplaner for sine tjenesteområder. Opplærings- og utviklingsplanene skal vedtas av arbeidsmiljøutvalget. Vurdering/merknader: Sentraladministrasjonen Ingen merknader. Det vises til vedlegg. Helse- og sosialsektoren Ingen merknader. Vedlegg deles ut på AMU møtet. Noen mangler i vedleggene som legges frem som skyldes prioriteringer som har måtte tas i helse- og sosial. Landbrukssektoren Ingen merknader. Det vises til vedlegg. Kultur Ingen merknader. Det vises til vedlegg. SIDE: 2

3 Sak 10/12 Teknisk sektor Ingen merknader. Det vises til vedlegg. Skolesektoren Ingen merknader. Vedlegget legges frem på AMU møtet. SIDE: 3

4 Sak 11/12 SIGDAL KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget MØTEBOK Arkivsaknr.: 12/916-1 Løpenr.: 4925/12 Arkivnr.: 440 Saksbeh.: Toril M. Staxrud Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalget AM-12/11 ÅRSRAPPORT HMS 2011 Rådmannens forslag til vedtak: Innleverte årsrapporter tas til orientering. Saken avgjøres av: Arbeidsmiljøutvalget Vedlegg: Årsrapport for helse, miljø og sikkerhet 2010 fra følgende virksomheter: Kommunehusene inkl. Nerstad skole rådmannskontoret, Helsestasjonen økonomiavdelingen, teknisk Sigdalsheimen etat, Hjemmetjenesten skolekontoret, Tjenester til funksjonshemmede landbrukskontoret, Sosialkontoret kulturkontoret. Prestfoss skole Sigdal ungdomsskole Eggedal skole Saksutredning Konklusjon: Arbeidsmiljøutvalget har fastsatt at alle virksomheter skal utarbeide årsrapport over helse, miljø og sikkerhet innen 1. mars påfølgende år. Arbeidsmiljøutvalget forutsatte i 2003 at fremtidige rapporter utarbeides elektronisk i henhold til en mal, og at dokumentasjonen er utfyllende på alle punkter. I år er alle leverte HMS rapporter og handlingsplaner elektroniske. Nesten alle virksomheter har levert årsrapport for Sigdalsheimen, hjemmetjenesten og NAV er ikke levert. Årsrapporten er viktig dokumentasjon på hvordan virksomheten arbeider med helse, miljø og sikkerhet. Vi har blitt bedre på IA-avtalen og oppfølgingen av sykemeldte. Ikke alle fyller ut alle punktene i HMS-rapporten. Det er ikke alle punkter som er aktuelle å fylle ut. SIDE: 4

5 Sak 11/12 Bakgrunn: Arbeidsmiljøutvalget vedtok at årsrapporten for alle virksomheter skal rapporteres på fastsatt skjema. Rapporten oversendes arbeidsmiljøutvalget innen en gitt frist. Gjerne elektronisk. Det forventes at alle virksomheter, jfr. organisasjonsplan, leverer rapport.. Årsrapportering innføres for at den enkelte virksomhet skal få dokumentert sin aktivitet på området, samtidig som arbeidsmiljøutvalget skal få bedre mulighet til å følge med på hva som gjøres ute i virksomhetene. Vurdering: I år har alle med unntak av Sigdalsheimen, hjemmetjenesten og NAV levert årsrapportene. Det er noen som ikke leverer vedlegg til handlingsplanene. Årsrapportene varierer i forhold til hvor fullstendige svar som er blitt gitt. Det er en klar forbedring i utfyllelsen av rapporten. I forbindelse med et eventuelt tilsyn fra Arbeidstilsynet er det viktig å ha dokumentert alt vi har gjort, så det gjelder å få mest mulig ned på papiret. Kommentarer til rapportene Generelt Malen som tidligere er fastsatt skal brukes, har blitt brukt i alle tilfellene. I år som i fjor har alle laget rapporten elektronisk. Det er et krav om at rapportene skal leveres elektronisk for da får vi plass til mer fyldige svar/kommentarer og rapportene ser mer ryddige ut. Arbeidstilsynet er ikke fornøyde med rapporter som ikke skrives elektronisk. Hva er en virksomhet? Det var lagt opp til inndeling av virksomheter i forhold til vår organisasjonsplan; hver leder utarbeider årsrapport for sin virksomhet. Vi følger altså ikke verneområdene. Det betyr at noen verneombud vil være involvert i flere årsrapporter. I år ble alle rapportene identifisert da det enten var fylt ut virksomhetens navn eller signert av leder. Dette er en rapport for 2011 og det er meningen at dokumentene fra dette året skal med. Ikke alle virksomheter har klart å levere disse dokumentene. Antall ansatte Det forventes at leder har oversikt over antall ansatte i egen virksomhet. Dette kommer frem på rapportene som er levert. Verneombud Det er den enkelte ansattes ansvar å sette seg inn i hvem som er verneombud og vara verneombud på arbeidsplassen. Dette skal bekjentgjøres via oppslag på alle arbeidsplasser og i HMS-permen. Alle tjenester har verneombud, var valg på nye verneombud i 2011 og nytt hovedverneombud. Bedriftshelsetjeneste Alle ansatte i Sigdal kommune med en stillingsstørrelse på minst 30% skal meldes inn til bedriftshelsetjenesten. Dette presiseres av personalsjefen hvert år når kontingenten skal betales. Ikke alle tjenester har oppført hvor mange de har innmeldt i bedriftshelsetjenesten, pkt 4. Turnover Her synes det å være grei oversikt. SIDE: 5

6 Sak 11/12 Sykefravær Sykefraværsrapporteringen for 2011 har ikke vært fullstendig pga. overgang til nytt personalsystem. Ingen har meldt om totalt fravær eller for 4. kvartal fordi fraværet i 4. kvartal var ufullstendig.. Opplæring av betydning for HMS I 2010 ble det arrangert HMS grunnkurs i samarbeid med Modum Bedriftshelsetjeneste. Det var 3 fra Sigdal som deltok. I 2007 ble det arrangert et grunnkurs i HMS, og her deltok 11 fra kommunen, 2 fra Spar butikken og 1 fra Sigdalskjøkken. Kursene omfatter verneombud, tillitsvalgte og ledere. Det arrangeres HMSgrunnkurs i 2012 i regi av Bedriftshelsetjenesten. Vernerunde De fleste har gjennomført vernerunder i Det anbefales å foreta en fysisk vernerunde minst hvert 2. år. Revisjon av internkontrollhåndboken Den overordnede Internkontrollhåndboka ble revidert sommeren 2010 og kapiteler som gjelder for alle virksomheter ble sendt ut til alle virksomheter pr. mail etter vedtak i arbeidsmiljøutvalget. En revisjon av internkontrollhåndboka skal foretas innen 1. april hvert år. Generelt om HMS-arbeidet Her har vi ulike måter å jobbe på, og det er viktig at vi sier noe om hvordan vi jobber i årsrapporten. Det er viktig at HMS er innarbeidet i det daglige. Det kan nevnes arbeid med arbeidsmiljø, møtearenaer for ansatte, kontakt leder verneombudvaktmester, oppfølgingsutvalg. Verneombudets rolle Det fremgår av rapportene at verneombudene blir brukt i ulik grad, antagelig avhengig av hvilke oppgaver som er aktuelle i den enkelte virksomheten. Det arrangeres møte med verneombud, personalsjef og bedriftshelsetjenesten 4 til 6 ganger pr. år. Verneombudet er en viktig støttespiller for leder, bindeledd mellom leder og ansatte, leder har møtearena med verneombud. Bedriftshelsetjenestens rolle Også her er det fremdeles store ulikheter. De fleste virksomheter har kontakt med bedriftshelsetjenesten via Oppfølgingsutvalget. Bedriftshelsetjenesten rapporterer hvert år hvordan ressursene brukes. Bedriftshelsetjenesten deltar på AMU når de har anledning og på personalsjefens møte med verneombudene. IA-avtalen Vi har blitt flinkere i oppfølging av sykemeldte og mange virksomheter har jobbet bevist på dette området. Nye regler fra 1. juli 2011 legger nye krav til oppfølging fra arbeidsgiver og deltakelse fra den sykemeldte. Det er i stor grad sykefraværet som avgjør hvordan vi jobber med IA-avtalen. Det er viktig at vi er godt kjent med og arbeider systematisk med IA avtalen selv om sykefraværet ikke er så stort. IA-avtalen skal reforhandles mellom bedriften og NAV i Iverksatte tiltak av betydning for arbeidsmiljøet Det skjer mye rundt omkring i virksomhetene! Viktig at alle er bevisste på hva som har betydning for arbeidsmiljøet. Det har vært flere sosiale aktiviteter på arbeidsplassene. Planlagte tiltak De fleste virksomheter har planlagt tiltak fremover, noen større og andre mindre. Dette skal komme frem av handlingsplan som skal ligge ved HMS-rapporten. SIDE: 6

7 Sak 11/12 Sosiale tiltak/trivselstiltak De fleste har tiltak her og tiltakene varierer mellom virksomhetene. Kanskje virksomhetene bør bli flinkere til å utveksle ideer til slike tiltak? Andre forhold av betydning for HMS Her er det få som har fylt ut noe i det hele tatt. Det er gjort mye bra arbeid rundt omkring i I forhold til fremtidig rapportering bør arbeidsmiljøutvalget holde fram kravet om at rapportene utarbeides elektronisk i henhold til malen, og at dokumentasjonen skal være utfyllende på alle punkter. SIDE: 7

8 Sak 12/12 SIGDAL KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget MØTEBOK Arkivsaknr.: 12/910-1 Løpenr.: 4897/12 Arkivnr.: 461 &14 Saksbeh.: Toril M. Staxrud Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalget AM-12/12 FRAVÆR KVARTAL Rådmannens forslag til vedtak: Fraværsstatistikk for 1. kvartal 2012 og legemeldt fravær (NAV) for 1. kvartal 2012 tas til orientering. Saken avgjøres av: Arbeidsmiljøutvalget Vedlegg: Oversikt statistikk fra NAV Saksutredning Konklusjon: Det totale fravær for 1. kvartal 2012 er 7,77%. Dette inkluderer ansatte på timelønn og helg. Legemeldt fravær fra NAV er på 6,5% i 1. kvartal I ERV rapporteres det på gamle fraværsdager og ikke IA- fravær. Dette fører til at inntil dette blir rettet opp rapporteres fravær for 1-16 dager, dager og over 56 dager. Bruk av egenmelding for fraværsdager er 21,62% i 1. kvartal 2012 Fraværsdager 1-16 er på 41,57% (446,1) i 1. kvartal Fraværsdager 17dager -56uker er på 28,83% (309,4) i 1. kvartal Fraværet over 56 uker er på 29,55% (317,7) i 1. kvartal Bakgrunn: Siden 4. kvartal 1998 har kommunen elektronisk registrering av fravær. Fravær beregnes etter Rikstrygdeverkets regler. Kvartalsrapport og årsrapport legges fram for arbeidsmiljøutvalget til behandling. Totalt sykefravær i 1. kvartal 2012 er på 7,77%. Helgevakter med fravær er med i statistikken for første gang siden 200 og dette har ført til en liten økning i fraværsstatistikken. Inndelingen av fraværsdager i ERV rapporten følger ikke IA-inndelingen med 1-8 egenmeldingsdager, men de bruker 1-3 dagers inndeling. Dette er meldt inn til ERV, men inntil de får dette som et alternativ må fraværsrapporteringen tilpasses. Vi måler etter 1-16 dager som er arbeidsgiversperioden, 17 dager-56 uker fager og over 56 uker (langtidsfravær) som er tall vi kjenner igjen fra Agresso rapporteringen. Ved skifte av system er det en usikkerhet ved om tall kan sammenlignes. Fraværsstatistikk vi bruker i dag kan ikke sammenlignes med tidligere års statistikk(før 2006) pga. overgangen til et nytt lønns- og SIDE: 8

9 Sak 12/12 personalsystem (Agresso og nå ERV) på høsten Fra april 2011 har vi gått over til nytt lønns- og personalsystem, ERV Det som er nytt ved denne fraværsstatistikken er at time lønnet ansatte og fravær på helg også er med. Disse var ikke med på de gamle rapportene og forklarer avviket mellom ny og gammel rapportering. Sektorvis sykefraværsoversikt for 1. kvartal 2012 ser slik ut: Etat Fravær i Fravær i Fravær i Fravær i Endr. Fra dagsv.1.. kv. dagsv. 2. kv. % 1. kv. % 2. kv. forrige kv. Sentraladministrasjonen 22,6 4,84% Oppvekstetaten 303,9 23,72% Helse- og sosialsektoren 680,2 15,34% Landbrukssektoren 7,2 5,15% Kultursektoren 0 0% Teknisk sektor 59,3 6,2% Fraværet på små virksomheter gir større utslag i + og enn fravær i store virksomheter. Fraværet fordeler seg slik på de ulike fraværsperiodene i 3. kvartal fra ERV: Kvart Egenmelding melding dager 56 uker uker fravær manning Syke dager- > 56 Totalt Be- 1/12 21,62% 78,38% 41,57% 28,83% 29,55% 7,77 3/11 11,4% 88,6% 39,6% 60,4% 0 6,07% 02/11 10,3% 89,7% 40,86% 42,72% 16,42% 4,18% Det er ikke hledig at det er en annen inndeling i fraværsdager i det nye lønns- og personalsystemet. Tabellene over viser hvordan fraværet fordeler seg på perioder med antall fraværsdager/uker i nytt og gamle system. Hvis vi derimot ser på tallene i antall dagsverk (ikke prosentfordeling), vil vi se følgende endringer: Kvartal Egenmelding Syke dager Over 56 uker melding dager 56 uker 1/ ,1 308,4 317,7 03/11 80,1 619,7 277,1 422,7 0 02/11 198,9 1727,7 787,7 823,4 316,5 Helse- og sosial Dette viser fordelingen av sykefraværet i helse- og sosial. Her er virksomhetene som har og har hatt høyest sykefravær med. Den første kolonnen i oversikten viser sykefraværet etter gammelt lønns- og personalsystem. Tjenestested: * 01/11* 2/11 1/12 2/12 3/12 4/12 1/13 Sigdalsheimen 13,1 4,8 3,48 6,01 Renhold/Vaskeri SH 0,6 0,92 0 Hjemmesykepleien 14,0 3,0 3,86 19,35 Eggedal eldresenter 7,1 1,27 7,22 SIDE: 9

10 Sak 12/12 Hjemmehjelp 16,7 9,9 6,65 16,03 Prestfosstun 10,7 22,69 6,22 Bjørkealleen 32,6 5,7 8,67 11,33 Bjørkekvisten 19,1 1,0 5,15 8,36 Tono 0,0 1,03 Helsestasjon 1,3 1,67 5,81 * Siste fraværstall fra gammelt lønns- og personal system Tallene i to første kolonner er fraværstatistikk tatt ut i det gamle lønns- og personalsystemet. Ikke alle virksomhetene som nå er satt opp var med i den gamle oversikten. Oversikten over fravær i helse- og sosialsektoren viser hjemmesykepleien, hjemmehjelp, Bjørkeaalleen, Bjørkekvisten og helsestasjonen har et høyere fravær enn tidligere. For de fleste av disse skyldes det i stor grad at helgefraværet nå er med i statistikken. Langtidssykemeldte som går ut sykepengerettighetene sine blir ikke lenger med på fraværsstatistikken, de følges fortsatt opp av leder så ledere kan oppleve et høyere fravær enn det som vises på denne statistikken. En annen faktor vi må ha med oss er at nytt og gammelt personalsystem henter tallene sine forskjellig. Oppvekst Fraværet på skolene fordeler seg følgende: Skolene: 01/11* 2/11 3/11 4/11 1/12 2/12 3/12 4/12 1/13 Sigdal Ungdomsskole 1,4 0,73 0,15 3,40 Nerstad 1,8 2,48 0,5 9,07 Nerstad SFO 0,0 0,0 5,03 28,04 Prestfoss 5,8 5,29 UF 10,36 Prestfoss SFO 0,0 0,67 UF 0,52 Eggedal 5,4 4,76 0,07 4,96 Eggedal SFO 0,0 0,0 1,91 111,14 Tall fra Agresso UF = Ufullstendig Denne oversikten ble med i Oversikten viser at sykefraværet varierer mellom skolene, og at fraværet på skolene varierer. Eggedal SFO har veldig høyt fraværstall, tallene må sjekkes ut med rektoren på Eggedal skole. Kan skyldes feilføring. Nerstad har nest høyest fravær i 1. kvartal. Skolene er relativt små virksomheter og fravær her gir større utslag på statistikken enn for eksempel på Sigdalsheimen. Langtidsfraværet Langtidsfravær i antall dagsverk: 2/11 3/11 1/12 2/12 3/12 4/12 1/13 2/13 3/13 4/13 8 ukers fravær (56 dager) 316,5 UF 317,7 UF = Ufullstendig Offentlige rapporter I tillegg til egen intern sykefraværsoversikt er det flere offentlige fraværsstatistikker. Disse kommer ikke ned på samme tjenestenivå som vår interne statistikk, men er mer en overordnet SIDE: 10

11 Sak 12/12 statistikk. Med den offentlige statistikken kan vi sammenligne oss med andre kommuner og landsgjennomsnittet. Statistikken fra NAV viser det legemeldte fraværet. KS fraværsstatistikk viser bare fravær på hovedstillinger og kun hos de som har vært ansatt hele rapporteringsperioden. De opererer med fravær 1-3 dager, 4-10 dager, dager og over 40 dager. Dette stemmer overhode ikke med våre fraværsdager som IA-bedrift. Det er derfor vanskelig å sammenligne med denne statistikken. Det er vanskelig å få ut disse tallene fra KS. NAVs statistikk for 1. kvartal 2012: Det legemeldte fraværet for 1. kvartal viser et samlet fravær på 6,5%, for 1. kvartal Landsgjennomsnittet er på 5,7% og det kommunale gjennomsnittet er på 7,5%. Fraværet fordelt på varighet viser det høyeste fraværet er i 8 20 uker (2,8%), fulgt av 17 dager 8 uker (1,5%) og uker (1,1%). Aldersgruppen som har mest fravær fordeler seg slik i 1. kvartal 2012 : Aldersgrupper: 3/09 4/09 1/10 2/10 3/10 4/10 2/11 3/11 1/ ,8% 11,4% 11,0% 4,2% 0,5% 0,0% 0,4% 0,0% 0,0% ,8% 3,4% 4,2% 8,5% 1,7% 1,6% 1,6% 3,6% 2,3% ,3% 5,2% 2,9% 3,3% 7,9% 6,9% 6,0% 9,1% 8,0% ,9% 6,0% 5,4% 5,0% 6,7% 4,0% 6,0% 6,2% 10,8% ,5% 9,9% 8,9% 9,6% 7,3% 8,6% 5,0% 5,9% 4,1% ,2% 2,8% 3,4% 5,4% 11,2% 12,1% 7,5% 5,6% 6,9% Dette viser at for 1. kvartal var det høyeste fraværet når vi ser på prosentpoeng i aldersgruppen år, fulgt av år og år. Fraværet mellom kvinner og menn fordeler seg slik for 1. kvartal 2012: Kjønn: 3/09 4/09 1/10 2/10 3/10 4/10 2/11 3/11 1/12 Kvinner 6,9% 6,6% 5,5% 7,1% 7,9% 7,9% 6,0% 6,69% 7,2% Menn 4,3% 5,4% 6,6% 3,4% 4,2% 2,9% 3,6% 2,7% 2,9% Fordelingen av fravær mellom yrkesgruppene i 1. kvartal 2012: Yrkesgrupper: 1/10 2/10 3/10 3/11 1/12 Administrative ledere: 3,4% 5,8% 5,0% 3,3% 7,7% Akademiske yrker 1,9% 5,9% 5,7% 3,8% 0,5% Yrker med kortere høyskole- og 5,5% 4,5% 4,8% 3,4% 3,3% universitet utd. og teknikere Kontor og kundeservice yrker: 0,9% 22,4% 14,7% 0,0% 0,0% Service og omsorgsyrker: 7,7% 7,6% 8,0% 8,9% 8,6% Prosess- og maskinoperatører, 7,4% 0,0% 0,0% UF transportarbeidere mv. Yrker uten krav til utdanning: 0,5% 4,1% 15,9% 11,2 18,4% Fordelingen av fravær i organisasjonsenheten for 1. kvartal 2012: Enheter: 4/10 2/11 3/11 1/12 2/12 3/12 Helse- og sosial 10,3 6,5 8,1 7,5% Kultur 9,1 13,1 0,2 0,0% Landbruk 0,0 0,0 9,9 1,4% SIDE: 11

12 Sak 12/12 Oppvekst 2,8 4,6 2,9 5,2% Sentraladministrasjon 1,1 0,0 0,0 4,7% Teknisk 0,5 4,1 5,8 6,9% Vurdering: Etter overgangen til nytt lønns- og personalsystem er det en usikkerhet om hvorvidt tallene fra Agresso kan sammenlignes med tallene fra ERV. Ved å ta med offentlige rapporter inn i fraværsrapporteringen vil vi ikke få totaloversikt ned på hver enkelt avdeling, men vi kan få sammenlignet oss med andre kommuner og se hvordan vi ligger an der. Vi kan også sammenligne oss med landsgjennomsnittet. Statistikken vi får ut av ERV sammenfaller bedre med statistikken fra NAV enn det gjorde tidligere. SIDE: 12

13 Sak 13/12 SIGDAL KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget MØTEBOK Arkivsaknr.: 12/912-1 Løpenr.: 4921/12 Arkivnr.: 060 Saksbeh.: Toril M. Staxrud Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalget AM-12/13 MELDINGER ARBEIDSMILJØUTVALGET 2012 Rådmannens forslag til vedtak: Meldingene legges frem til orientering Saken avgjøres av: Arbeidsmiljøutvalget Vedlegg: E-post korrespondanse mellom Sigdal kommune og Christiania Fjordcharter. Notat om henvendelse verneombud for brukere av dagsenter for psykiatri. Saksutredning To meldinger legges frem for arbeidsmiljøutvalget til orientering. Den første meldingen er e-post korrespondanse mellom Sigdal kommune og Christiania Fjordcharter ang. sommerturen på Oslo fjorden. Utgangspunktet for e-post fra Sigdal kommune var klage på lite mat, måten innsamling av vesker og bagger var organisert og tette toaletter. Den andre meldingen er et notat laget av personalsjefen etter samtale med Hovedverneombud som har fått henvendelse fra en pårørende til bruker av dagsenter for psykiatri som mener denne brukergruppen skal ha eget verneombud. Saken har vært diskutert på møte med verneombudene. SIDE: 13