EVALUERING AV VIKARTJENESTEN I ALTA KOMMUNE Februar 2012

EVALUERING AV VIKARTJENESTEN I ALTA KOMMUNE Februar 2012 1

Forord: Denne evalueringsrapporten viser utviklingen i Vikartjenesten fra etableringen i 2009 til og med desember. Evalueringen baseres på målene som ble satt før etableringen, blant annet redusert bruk av overtid og eksternt vikarbyrå. En ønsket også at Vikartjenesten skulle redusere tiden lederne ute bruker til å skaffe vikar, og tilgjengeligheten på helsepersonell skulle ivareta kvalitet for brukere og kollegaer i virksomhetene. Fortrinnsvis har Omsorgsavdelingen brukt Vikartjenesten, men Sykestua har kommet mer og mer som bruker etter hvert. Legevakta ønsker å bruke Vikartjenesten mer, men kapasiteten har ikke vært stor nok i for å dekke deres behov for sykepleiervikar. Samhandlingsreformen trådte i kraft fra 01.januar 2012, det innebærer mer ansvar til kommunene i forhold til kompetanse, da pasienter skrives tidligere ut, enten til sitt hjem eller til en av våre institusjoner. Rapporten inneholder tilbakemeldinger fra virksomhetsledere i Omsorg- og Helseavdelingen, samt en oppsummering av konklusjonene i evalueringsrapporten fra i. Avslutningsvis gis en konklusjon med anbefalinger for veien videre. 2

Innhold 1 Organisering av Vikartjenesten...3 2 Etterspørsel/kapasitet...3 3 Kompetanse og kvalitet...3 4 Økonomi...3 5 Tilbakemelding fra brukerne av Vikartjenesten...3 6 Evaluering av Vikartjenesten i...3 7 Konklusjon og veien videre...3 8 Vedlegg 1 Tilbakemelding fra brukerne av Vikartjenesten...3 3

1 Organisering av Vikartjenesten Vikartjenesten er en egen virksomhet i Omsorgsavdelinga. Virksomheten har 13 årsverk: 6 sykepleiere, 6 hjelpepleiere og leder. Alle ansatte har 100 % stilling med dag - og aftenvakter, samt arbeid hver 3.helg. Lederressursen har fra september vært 50 % stilling kombinert med 50 % stilling som leder for et av Omsorgsavdelingens prosjekt. Bemanningsplan per uke ved ordinær bemanning (tilsvarer 2 sykehjemsavdelinger): Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Hjelpl dag 3 3 4 3 3 1 1 Sykepl dag 3 3 4 3 3 1 1 Hjelpl kveld 2 1 2 2 1 1 1 Sykepl kveld 2 1 2 2 1 1 1 Status stillinger per 01.01.12: 3 hjelpepleiere og 4 sykepleiere i drift, dvs 5 ubesatte stillinger. 1 sykepleier har permisjon, arbeider som leder i en bolig. Base: Ved oppstart hadde leder kontor i Omsorgsavdelingas administrasjon. Fra september har basen vært på Ekornsvingen Sykehjem, avdeling Sandfallet. Møter: Faste personalmøter en gang per 6. uke. Turnusordning: De ansatte i Vikartjenesten har ønsketurnus. Det innebærer at de i større grad har mulighet for å påvirke sin egen arbeidstid. En gruppe med fire ansatte har ansvar for å ta imot ønskene fra alle ansatte, og sette vaktene inn i en turnusplan for kommende turnusperiode. Kravspesifikasjon per : Vikartjenesten skal fortrinnsvis dekke korttidsfravær i virksomheter i Omsorgsavdelingen. Ved spesielle tilfeller kan vikaren leies inn for en lengre periode. I forbindelse med ferieavvikling fordeles de ansatte rundt til de ulike virksomhetene (sykehjem, hjemmesykepleie og omsorgsboliger). Tidsperiode på hver virksomhet avtales etter møte med de ansatte. Alt fra 1 til 3 uker. Sykefravær i Vikartjenesten: 1. KVARTAL 2. KVARTAL 3. KVARTAL 4. KVARTAL 2009 5,00 % 9,70 % 15,90 % 23,17 % 22,37 % 11,28 % 5,99 % 4,43 % 13,76 % 10,84 % 11,84 % 13,3 % Fra 3 kvartal 2009 til og med 2 kvartal skyldes det meste av sykefraværet langtidssykemeldinger hos 4 arbeidstakere. Sykefraværet hos disse skyldes spesielle sykdomstilstander som var tidsbegrenset. I har en arbeidstaker vært langtidssykemeldt, dette påvirker fraværsprosent mye. (ca 10 %) 4

2 Etterspørsel/kapasitet Nedenfor er en oversikt over vaktforespørsler til Vikartjenesten for og. Tabellen viser full kapasitet, tilgjengelig kapasitet, vaktforespørsler totalt, vakter solgt, dekningsprosent i forhold til tilgjengelig kapasitet og dekningsprosent i forhold til forespørsler. Ikke alle vikarbehov er registrert hos Vikartjenesten. Det skyldes blant annet hvis melder allerede vet at det ikke er vikar tilgjengelig, eller at vikarbehovet er ikke notert ned av Vikartjenesten. I var dekning i forhold til antall forespørsler i gjennomsnitt på 54 %, mens det for bare var en dekning på 41 % grunnet redusert kapasitet i tjenesten. Dekning i forhold til tilgjengelighet er jevnt over god. Gjennomsnittet var 97,5 % for og 96,5 % i. At kapasitetsutnyttelsen ikke er på 100 % skyldes at behovet ute i virksomhetene har vært et annet en det som har vært ledig i Vikartjenesten, eks kan det ha vært behov for dagvakt, mens Vikartjenesten hadde ledig kveldsvakt. Restvakter blir benyttet til opplæring i ny virksomhet og ekstra bemanning i virksomheter med stor pleietyngde. Vaktforespørsel og kapasiteten til Vikartjenesten JAN FEB MARS APRIL MAI JUNI JULI AUG SEPT OKT NOV DES SUM Full kapasitet Tilgjengelig kapasitet Forespørsel: Vakter solgt: Dekning i fht tilgjengelig: Dekning i fht forespørsler: 214 151 245 145 96 % 59,1 % 213 161 228 157 97,5 % 68,9 % 228 168 316 167 99,4 % 52,8 % 191 148 250 145 98 % 58,0 % 195 173 257 167 96,5 % 64,9 % 186 167 271 165 98,8 % 60,9 % 173 88 170 86 97,7 % 50,6 % 184 125 237 123 98,4 % 51,9 % 150 150 311 149 99,3 % 47,9 % 196 158 283 151 95,6 % 53,4 % 196 167 271 159 95,2 % 58,7 % 208 146 406 143 97,9 % 35,2 % 2 334 1 802 3 245 1 757 97,5 % 54,1 % 5

JAN FEB MARS APRIL MAI JUNI JULI AUG SEPT OKT NOV DES SUM Full kapasitet Tilgjengelig kapasitet Forespørsel: Vakter solgt: Dekning i fht tilgjengelig: Dekning i fht forespørsler: 202 132 300 130 98,5 % 43,3 % 192 153 235 145 94,8 % 61,7 % 204 161 277 150 93,1 % 54,2 % 175 142 261 128 90,1 % 49,0 % 196 166 372 164 98,8 % 44,1 % 182 131 329 129 98,5 % 39,2 % 189 69 231* 69 100 % 30,0 % 176 69 273* 69 100 % 25,3 % 185 109 226 103 94,5 % 45,6 % 148 103 248 101 98 % 40,7 % 154 99 270 99 100 % 36,6 % 140 66 240 65 98,5 % 27,1 % 2 143 1 400 3 262 1 352 96,5 % 41,4 % Forklaring til tabellen ovenfor: Full kapasitetsutnyttelse: antall vakter som er det ordinære kapasiteten ved full drift. (før fravær som ferie, barn syk, egenmelding, sykemelding, permisjon) Tilgjengelig kapasitet: Kapasiteten som er tilgjengelig med fratrekk av all fravær. Forespørsler: det totale antall vikarbehovet som er registrert hos Vikartjenesten * forespørsler i juli og august er forhåndsbestilt, slik at registreringen her ikke vil danne et riktig bilde. Vakter solgt: antall vakter som er solgt. Dekningsprosent i forhold til tilgjengelig: Antall vakter solgt ut fra det som er tilgjengelig. Dekningsprosent i forhold til forespørsler: dekning i forhold til all forespørsel. 6

3 Kompetanse og kvalitet Et av målene med etablering av Vikartjenesten var å få økt kompetanse og kvalitet på tjenestene i organisasjonen. Bedre tilgjengelighet på helsepersonell skulle ivareta kvalitet for brukere og kollegaer i virksomhetene. Dette målet er i stor grad innfridd. En av fordelene med Vikartjenesten er at de kan levere de samme vikarene gang på gang, noe som skaper kontinuitet, forutsigbarhet og gir økt kvalitet både for pasienter og brukere av Vikartjenesten. Virksomhetene slipper å bruke ressurser på opplæring i alt fra organisasjon og datasystemer til geografi, slik de ofte må med vikarene fra eksternt vikarbyrå. Erfaringene viser også at eksternt vikarbyrå ikke alltid klarer å levere etterspurt kvalitet på vikarene, og det hender derfor at noen må sendes i retur fordi de ikke kan utføre en god nok jobb. Dette skaper en ustabil situasjon for det faste personalet, og gjør det utfordrende for virksomhetene å kvalitetssikre god nok behandling til pasientene. En annen fordel med egen Vikartjeneste er at de bidrar til kompetanseoppbygging på tvers av våre virksomheter. På denne måten kan vi drive kompetanseoppbygging i egen kommune, vi beholder kompetansen i kommunen og kan nyttiggjøre oss denne gjentatte ganger. Samhandlingsreformen trådte i kraft 01.01.12. Reformen legger opp til at flere oppgaver overføres til kommunene, blant annet ved tidlig utskrivning av pasienter fra sykehus og at tjenester flyttes nærmere der folk bor. Dette vil kreve økt helsefaglig kompetanse i kommunen, og her vil Vikartjenesten være en viktig bidragsyter for å sikre god kvalitet ved de ulike virksomhetene ved sykefravær, ferier osv. 4 Økonomi De økonomiske målsettingene som ble satt før etableringen av Vikartjenesten var reduksjon av overtidsbruk og bruk av eksternt vikarbyrå. Besparelsen ble anslått til ca 1 mill pr år, og medførte at HS-sektoren fikk en reduksjon på 1 mill i rammen for 2009. I ettertid viste det seg vanskelig å oppnå dette målet, så vikarbudsjettene i sektoren er i dag justert tilbake til samme nivå som før etableringen av Vikartjenesten. Det er vanskelig å konkludere i forhold til økonomisk effekt vedrørende overtid og bruk av eksternt vikarbyrå på grunn av mange usikre variabler som virker inn på resultatet, og som ikke er tatt høyde for i evalueringen. Eksempler på dette er: Svingninger i sykefraværet i omsorgsavdelingen. Høyt sykefravær vil medføre økt etterspørsel etter vikarer, og ofte utløse høyere bruk av overtid. Tilgjengeligheten hos eksternt vikarbyrå. De eksterne vikarbyråene klarer ikke alltid å levere det personalet som kommunen etterspør, dette gjelder særlig behovet for sykepleiekompetanse. Dårlig tilgjengelighet til eksterne vikarer kan medføre høyere overtidsbruk i virksomhetene. Tilgjengeligheten i intern vikartjeneste. Dårlig kapasitet (noe som har vært tilfellet i ) vil medføre at virksomhetene må benytte eksternt vikarbyrå eller overtid. Dette kan være en årsak til økt bruk av eksternt vikarbyrå i sammenlignet med. Interne styringssignaler i Alta kommune. Alle virksomhetene hadde pålegg om redusert bruk av vikarer og overtid i. Dette kan være en årsak til reduksjonen i bruk av overtid fra til. 7

Omsorgsavdelingens bruk av overtid og eksternt vikarbyrå Periode: Overtid Vikarbyrå ekstern 2009 2 460 000 4 183 000 2 876 000 2 556 000 2 766 000 2 937 000 Endring 2009-416 000-1 627 000 Endring - -110 000 381 000 Endring 2009-306 000-1 246 000 Tabellen viser omsorgsavdelingens bruk av overtid og eksternt vikarbyrå for perioden 2009 til. Omsorgsavdeling kan ikke vise til reduksjon i bruk av overtid for perioden 2009 til, men de av virksomhetene i omsorgsavdelingen som benytter Vikartjenesten melder om redusert bruk av overtid for denne perioden. Bruk av eksternt vikarbyrå er merkbart redusert med 1,2 mill (ca 30 %) fra 2009 til. Økning fra til skyldes at det har vært redusert tilgang på sykepleiere i Vikartjenesten i. Omsorgsavdelingens bruk av overtid og eksternt vikarbyrå i sommermånedene Periode: Overtid Vikarbyrå ekstern 1. Juni 09 - aug 09 553 000 1.176 000 2. Juni 10 - aug 10 620 000 1.350 000 3. Juni 11 - aug 11 639 000 487 000 Fra 1. til 2. periode: 67 000 174 000 Fra 2.-3 periode 19 000-863 000 Fra 1.-3 periode 86 000-689 000 Tabellen viser bruk av overtid og eksternt vikarbyrå for omsorgsavdelingen i sommermånedene. Tallene viser en merkbar reduksjon i utgiftene til eksternt vikarbyrå fra 2009 til. For samme periode er det en liten økning i overtidsbruken, dette må ses i sammenheng med redusert bruk av eksternt vikarbyrå. Vikarutgifter i Omsorgsavdelinga Periode Brutto vikarutgifter Vikarkjøp internt Vikarbyrå eksternt SUM VIKARUTGIFTER 2009 16 961 000 3 241 000 4 183 000 24 385 000 19 907 000 5 320 000 2 556 000 27 783 000 18 219 000 3 882 000 2 937 000 25 038 000 Tabellen viser utgifter til vikarbruk i Omsorgsavdelingen fra 2009 til.brutto vikarutgifter er ikke korrigert for refusjoner og inkluderer ikke kjøp av vikartjenester. Vikarkjøp internt er kjøp fra kommunens egen Vikartjeneste. Sum vikarutgifter for Omsorgsavdelingen er redusert med ca 2,7 mill fra til. 8

Regnskap Vikartjenesten Regnskap vikartjenesten 2009 Lønn 4 764 982 6 722 000 4 814 000 Annen drift 56 211 20 000 34 000 Sum utgifter 4 821 193 6 742 000 4 848 000 Refusjoner 387 322 1 066 000 805 000 Internsalg 3 337 800 5 366 000 4 071 000 Sum inntekter 3 725 122 6 432 000 4 876 000 Netto utgifter 1 096 070 310 000-28 000 Tabellen viser regnskapstallene for Vikartjenesten for årene 2009 -. Nedgangen i utgifter og inntekter fra til skyldes at det har vært redusert bemanning i. Det var et etterslep på refusjoner som resulterte i netto utgifter for årene 2009 og. Refusjoner har vært et fokusområde for kommunen i, og en har med det unngått etterslep som i foregående år. Kostnader per vakt for eksternt vikarbyrå og Vikartjenesten i Alta Kommune I betalte virksomhetene kr. 3 000,- per vakt ved innleie av vikar fra den kommunale vikartjenesten. Inkludert i denne prisen ligger bl.a. 50 % stilling som leder av tjenesten og pensjonskostnader på 18 %. Lav kapasitet i Vikartjenesten har medført høyere pris per vakt, da det har vært færre vakter å fordele administrative kostnader på. Ved normal drift ville kostnaden per vakt vært noe lavere. Kostnaden ved innleie av vikar fra eksternt vikarbyrå var i samme periode i snitt ca kr.2 800,-. (Eksempel fra et prosjekt som er største bruker av eksternt vikarbyrå: 706 vakter i. Totalt kr. 1 963 431,- brukt på eksternt vikarbyrå, dvs kr. 2 781,- per vakt). Prisen per vakt inkluderer ikke bruk av kommunens egne ressurser til opplæring og oppfølging av eksterne vikarer i forhold til brukere og organisasjon, koordinering og tildeling av vakter, med mer. 5 Tilbakemelding fra brukerne av Vikartjenesten Virksomhetsledere, stedsfortredere og andre som leier inn vikarer fra Vikartjenesten ble høsten bedt om å gi tilbakemelding på erfaringer ved bruk av den kommunale Vikartjenesten. Brukerne ble bedt om å gi en tilbakemelding på følgende områder: overtidsbruk, bruk av eksternt vikarbyrå, kvalitet på tjenesten, positive og negative sider. Her er hovedtrekkene i tilbakemeldingene som kom inn, alle tilbakemeldingene kan leses i vedlegg 1. Kompetanse: Alle tilbakemeldingene beskriver det som positivt å ha fagkompetanse tilgjengelig. Det å ha denne kompetansen tilgjengelig i egen kommune gjør at vi bygger opp kompetanse som vi selv drar nytte av. Kompetansen vi nå har opparbeidet oss gjennom ca 3 år gjør oss bedre rustet til å møte fremtiden og krav som kommer som følge av samhandlingsreformen. Tilgjengelighet: Nesten alle ønsker at sykepleierkapasiteten økes 9

Positive sider: Det å ha kjente, faglig dyktige og faste vikarer skaper kontinuitet og er viktig for måloppnåelse for gode tjenester til våre brukere. De ansatte i Vikartjenesten beskrives som flinke, fleksible, god kjennskap til vårt system, de skaper forutsigbarhet ute på virksomhetene Negative sider: Kapasiteten hos Vikartjenesten har til tider vært for dårlig, da spesielt på sykepleiere. Overtid: De fleste sier at overtidsbruken er redusert. Eksternt vikarbyrå: Bruken av eksternt vikarbyrå er noe som fortrinnsvis ikke er ønskelig hos noen av våre virksomhetsledere. Delvis på grunn av økonomi, men også fordi vikarer derfra tar lang tid å lære opp, samt at de ikke kjenner vår organisasjon og våre brukere. 6 Evaluering av Vikartjenesten i Ved evaluering av Vikartjenesten i november ble det fattet følgende vedtak: Kommunestyret tar evalueringen av vikartjenesten til orientering. Kommunestyret vedtar å videreføre driften av vikartjenesten på dagens nivå, og ber om en fornyet evaluering høsten. Leder av vikartjenestens anbefalinger for den videre drift av vikartjenesten innarbeides snarest. Kommunestyret ønsker at vikartjenesten skal være en formidlingssentral for ansatte med deltidsstillinger og virksomheter med vikarbehov. Lederens anbefalinger for videre drift: 1. Det ene er at det skrives en kontrakt mellom Vikartjenesten og den enkelte virksomhet om bruken for å sørge for en mer lik praksis. Resultat: Dette er ikke gjennomført da kapasiteten ikke har vært god nok til å dekke behovet for vikarer til korttidsfravær. 2. Leders lønn tas ikke med i bergningen for utregning av prisen per vakt. Det vil medføre en lavere pris per vakt, og bli mer lik kostnaden på egne vikarer på timebasis. Resultat: Lederressursen er redusert til 50 % stilling, slik at dette ikke lenger er så aktuelt. 3. Fortsette med dagens antall årsverk så lenge vi kun skal betjene Omsorgsavdelinga. En lik praksis for alle virksomhetene i Omsorgsavdelinga vil nok øke forespørslene til Vikartjenesten. Da kan man vurdere om en kan endre på kravet om vikarbehov 0 til 5 dager endres til 0 til 3 dager. Dette kan også ha en positiv effekt på virksomhetenes egne vikarer og deltidsansatte. 4. Vikartjenesten kan leie ut vikar for lengre perioder hvor konsekvensene hos virksomheten som forespør vil føre til reduksjon av kvaliteten på tjenesten og øke kostnaden i forhold til overtid, bakvakt, belastning m.m. Dette gjelder fortrinnsvis sykepleiere til sykehjem, hjemmesykepleie og til prosjekter. 5. Vikartjenesten brukes til oppstart av fremtidige nye prosjekter, eventuelt hjelper til i organiseringa da vi etter hvert har fått god kompetanse på HMS, turnus, bemanningsplan m.m. Resultat pkt. 3-5 Kapasitet: Kapasiteten og tilgjengeligheten i Vikartjenesten har vært en utfordring i. Ansatte i Vikartjenesten søker på andre faste stillinger, da nye evalueringer rundt fortsatt drift skaper utrygghet hos de ansatte. En fast stilling som sykepleier i hjemmesykepleien var nylig utlyst, 4 sykepleiere fra Vikartjenesten var søkere 10

til stillingen. For å øke kapasiteten til Vikartjenesten ønskes det å knytte deltidsansatte ved 2 virksomheter til Vikartjenesten som en start, og som et forsøk for å se om en oppnår en bedre kapasitet og tilgjengelighet, samt at deltidsansatte kan få ekstravakter opp mot ønsket stillingsstørrelse. Vikartjenesten administrerer da all korttidsfravær ved å kombinere ansatte fra Vikartjenesten og deltidsansatte fra disse 2 virksomhetene. Deltidsansatte i disse 2 virksomhetene vil da få kun 2-3 arbeidsplasser å forholde seg til i tillegg til sin egen arbeidsplass. Det planlegges drøftningsmøte med HTV fra Fagforbundet og Sykepleierforbundet etter politisk behandling. Formidlingssentral for deltidsansatte: Resultat: Vinteren ble det sendt ut 132 forespørsler til alle deltidsansatte sykepleiere og hjelpepleiere i omsorgsavdelingen og helseavdelingen. 7 ansatte meldt sin interesse for å knytte seg til Vikartjenesten, alle fra samme virksomhet i Omsorgsavdelingen. Med bakgrunn i ny evaluering av Vikartjenesten, ble det utsatt å knytte disse 7 til Vikartjenesten så lenge en ikke var sikker på politisk støtte for videre drift. 7 Konklusjon og veien videre Omsorgsavdelingen anbefaler videre drift av den kommunale Vikartjenesten med følgende argumenter: Tilgjengelig fagkompetanse til kortere og lengere fravær er vesentlig for å kunne gi gode tjenester til våre brukere. Det skaper kontinuitet og forutsigbarhet både for pasienter og brukere av Vikartjenesten. Fagkompetansen til faste vikarer har positive ringvirkninger på fagmiljøer ute på våre virksomheter da dette påvirker hvilke løsninger og tiltak som velges til våre brukere. Løsninger som også gir økonomisk og faglig gevinst. Samhandlingsreformen vil kreve økt faglig kompetanse, og det å ha den gode kompetansen i egen kommune vil gjøre oss bedre rustet for fremtiden. Bruken av eksternt vikarbyrå er merkbart redusert. Eksternt vikarbyrå klarer ikke å dekke vårt sykepleiebehov i forbindelse med ferieavvikling, så det å ha tilgjengelig fagpersonell (fortrinnsvis sykepleiere) er vesentlig for kvalitet på tjenestene også på sommeren. Kompetanse og tilgjengelighet er hovedargumentet for videre drift. Skal Alta kommune ha en egen kommunal vikartjeneste er det viktig at denne virksomheten ikke gjennomgår årlige evalueringer politisk om fortsatt drift. Dette skaper utrygghet hos ansatte i Vikartjenesten og hos brukerne av Vikartjenesten. En kan også se årlig evalueringer som svært utfordrende i rekrutteringssammenheng. Sektoren selv kan ha årlige rapporter om kapasitet, tilgjengelighet, dekningsprosent m.m i årsrapporten. Denne kan brukes til å orientere det politiske organ om ståa. Anbefalinger ved videre drift: Ansette flere sykepleiere, slik at Vikartjenesten har opptil 9 årsverk sykepleiere i enheten. Totalt 12,5 årsverk som fordeles slik; 3 årsverk hjelpepleiere, 9 årsverk sykepleiere og 0,5 årsverk leder. Vikartjenesten overtar all korttidsinnleie i 2 av virksomhetene i Omsorgsavdelingen hvor de deltidsansatte tildeles ekstravakter gjennom Vikartjenesten. Hvis man lykkes med dette kan flere virksomheter knyttes ordningen etter hvert. 11

8 Vedlegg 1 Tilbakemelding fra brukerne av Vikartjenesten Virksomhetsledere, stedsfortredere og andre som leier inn vikarer fra Vikartjenesten ble spurt via mail 17.10.11 om å gi tilbakemelding på erfaringer ved bruk av den kommunale Vikartjenesten. Stikk ord; overtidsbruk, bruk av ekstern vikarbyrå, kvalitet på tjenesten, positive og negative sider. Her er tilbakemeldingene som kom inn. Leder, sykestua Kompetanse: Vikartjenesten dekker vårt behov for kompetanse. De er med på å øke kontinuitet med at de kommer tilbake gang på gang, skaper kvalitet og forutsigbarhet. De bærer også kompetanse fra sykestua og ut i resten av kommunehelsetjenesten, dette er bra kompetanseoppbygging på tvers av våre sektorer. Overtid/ekstern vikarbyrå: de klarer helt klart å redusere bruken av vår overtid og vikarbyråtjenester. Vi har hatt relativ god tilgang fra vikartjenesten fram til sommerferien. Fra da redusert tilgang, noe som gjør at vi må hente vikarer utenfra (egne avtaler/vikarbyrå). Dette er fordyrende i forhold til vikartjenesten. Vi ønsker en økning av tjenester fra egen vikartjeneste i Alta. Vi regner i år med å redusere våre vikarbyråtjenester med flere hundre tusen sammenliknet med forrige år. Positive sider: Vi får de samme vikarene tilbake som kjenner sykestua godt og vi vet hvilke vikarer vi får. Vi kan drive kompetanseoppbygging i egen kommune som vi bevarer og kan nyttiggjøre oss gang på gang. Billigere enn vikarbyrå. Kvalitet på pleiere fra vikarbyrå har variert veldig og mange som kommer hit må vi sende i retur fordi de ikke kan utføre en god nok jobb for oss. Det blir veldig ustabilt for fast personale og pasienter som vi ikke kan kvalitetssikre god nok behandling. Vi ønsker som sagt flere tjenester fra vår lokale vikarbyråtjeneste. For oss vil det være en tilbakefang både økonomisk og kvalitetsmessig å ikke skulle kunne bruke vår lokale vikartjeneste. Ass. Leder hjemmesykepleien sone øst Kompetanse: Vi trenger stort sett sykepleiere, har hatt lite behov for hjelpepleiere. Overtid: Vi mener at bruk av vikartjenesten helt klart gjør at vi slipper å pålegge/belaste egne ansatte med overtidsvakter. Ekstern vikarbyrå: I perioder som sommer og høytider, hvor vi normalt har svært mange vakter ubesatt, så ser vi at vi er helt avhengig av eksterne vikarbyrå for å klare å dekke opp turnus. Positive sider: Vi er svært fornøyd med å ha en kommunal vikartjeneste, og vi hadde ønsket at det var flere sykepleiere tilgjengelig der, har i siste mnd vært lite personell å hente fra vikartjenesten dessverre, men dette skyldes vel sykdom. Vi synes også at det burde være mulig å i større grad leie inn for både korte OG lange perioder, dvs at ved sykemelding på utover 14 dager, så skulle man kunne leid inn for hele den perioden. Synes også at det er positivt å slippe å pålegge egne ansatte merarbeid da dette ikke er positivt for arbeidsmiljø og på lang sikt den ansattes helse og familieliv Bruk av vikartjenesten: Ja vi bruker vikartjenesten svært mye, fortrinnsvis sykepl. Dette fordi vi har flere vakante stillinger, vi mangler sykepleiere som vikarer og det er vanskelig å få dekket opp alle sykepleier vakter, særlig fordi vi mangler mye i helger Konklusjon: Vi er svært positive til å ha en vikartjeneste. 12

Leder prosjekt Kompetanse: Vikartjenesten har vært helt sentral i forhold til mitt prosjekt. Fagpersoner har tilført prosjektet kvalitet og faglighet, noe en kan se i lavt sykefravær ved vår virksomhet. Personalet fra Vikartjenesten har blitt brukt til veiledning av øvrig personalet i områder som utagering, den demente bruker, kommunikasjon m.m, da noen av dem har spesial kompetanse innenfor psykiatri og demens. Overtidsbruk: Det å ha tilgjengelig fagpersonalet på kort varsel har hindret overtidsbruk hos oss. Ekstern vikarbyrå: Bruk av ekstern vikarbyrå har ikke vært nødvendig hos oss, til dels på grunn av Vikartjenesten som har bidratt både ved ferie og annet fravær. Positive sider: Vikartjenestens ansatte har vært veldig fleksible og løsningsorientert, og sammen med dem har en kunnet få frem gode løsninger for våre brukere. Da prosjektet startet opp for 1,5 år siden var Vikartjenesten leid inn i starten til ansettelsene var i orden. Fra behovet ble meldt fra Geriatrisk avdeling om tiltak med 2+2+1 bemanning til en bruker, klarte vi ved hjelp av Vikartjenesten å dekke turnusen med fagpersonalet på vel en uke. 2 av hjelpepleierne ble med videre i prosjektet i deler av sin stilling for å gi trygghet til bruker og det nye personalet. Konklusjon: Ønsker videreføring av Vikartjenesten da tilgjengeligheten på fagpersonell ved fravær og vakante stillinger er vesentlig for opprettholdelse av kvalitet i helsehjelpen vi utøver til våre brukere. Sykehjemsleder Kompetanse: Vikartjenesten har vært til god hjelp ved kjent kompetansemangel som sykepleier frem i tid. Ved ferieavvikling om sommeren har sykepleier fra Vikartjenesten dekket noe av sykepleierbehovet hos oss. - ved korttidsfravær ringer jeg leder, og det er sjelden hun har noen ledig. Fordi jeg ringer vises ikke forespørsel på min vakt. (Merknad, leder Vikartjenesten; telefonbestillinger registreres også av Vikartjenesten) Dette gjør til at jeg trenger mange vikarer, og har derfor tilbudt våre egne vikarer korttidsfraværsvaktene for å beholde dem. Overtid: Fordi jeg har vikarer nok har jeg svært lite overtidsvakter på fastpersonal. Konklusjon: Det er fortrinnsvis behovet for sykepleier som trengs på sykehjemmet ved ferieavvikling og langtidssykemeldinger. Vi har egne vikarer vi ønsker å bruke ved korttidsfravær. Leder og nestleder Vertshuset Kompetanse: Vikartjenesten dekker den kompetansen som vi har behov for her på Vertshuset. Vi ser også at bruk av overtid reduseres når vi har denne tjenesten. Ekstern vikarbyrå: Vertshuset har for første gang denne sommeren vært nødt til å bruke eksternt vikarbyrå, dette fordi at vikartjenesten ikke klarte å dekke opp behovet vi hadde i sommer. Vi tok tidlig kontakt med leder av vikartjenesten der vi fikk tildelt det de hadde av ressurser å avse denne sommeren. Vi har ikke utover dette brukt eksternt vikarbyrå. Positive sider: Vi er veldig fornøyd med at vikartjenesten har prøvd å sende "faste" vikarer til oss. Det er enklere å bruke vikartjenesten da leder der tar lønnen og andre oppfølginger av de ansatte i vikartjenesten. Negative sider: I perioder opplever vi det som vanskelig å få dekket vikarbehovet ved kort varsel. De gangene vi har meldt inn behov til vikartjenesten om morgenen har de ikke hatt ledige. Vi ser også det at vikartjenesten ikke klarer å dekke opp så mange helger som vi har behov for, dette gjør det vanskelig for oss å få dekket behovet enkelte helger. 13

Soneleder og ass soneleder sone vest Kompetanse: Ansatte i vikartjenesten har den kompetansen vi trenger til vår avdeling. Ansatte i Vikartjenesten jobber selvstendige og kan vårt system godt. Man trenger ikke å ordne opp etter at de har vært på jobb. I tillegg til kompetansen, så har det også vært nyttig å ha vikarer som bryr seg og som har interesse av å gjøre en god jobb. De kommer inn med nye øyne, og har etter hvert som de er blitt kjent med avdelingen kommet med innspill til endringer. Vikartjenesten er fleksibel: Ansatte i Vikartjenesten er veldig fleksible. De strekker seg langt. Det har flere ganger hent at Rita (leder) tar kontakt med ansatte og spør om de kan bytte vakter for å hjelpe oss. Vi forstår at vi ikke alltid kan få vikarer til våre vakter, men det er veldig betryggende å ha Vikartjenesten som samarbeidspartner. Det positive med kommunal vikartjeneste, er at alle som blir sendt hit har fått opplæring og er kjent med systemene i kommunen. De er lokalkjent og finner lett frem til brukerne våre. Overtid: Vi har klart å redusere noe av overtidsbruken. I 2008 hadde vi brukt 181 000 kr på overtid. I november hadde vi brukt 112 000 kr på overtidsutbetaling. Til nå i har vi brukt 104 000 kr i overtid. Ferieavvikling: Vikartjenesten alene har ikke mulighet til å levere vikarer til alle avdelingene i høytider og i ferieavviklinger. Det medfører at vi har behov for å leie vikarer fra eksternt vikarbyrå. Alta kommune har avtale med Vakant Helse. På sommeren har vi først og fremst behov for å få tak i sykepleiere. Vikarene som kommer bør ha erfaring med å jobbe i hjemmesykepleien. Vi ser at de eksterne vikarbyråene også har problemer med å finne sykepleiere som vil jobbe. De siste årene har det vært mye bruk av legestudenter. Erfaringen er at de ikke alltid har den nødvendige kompetansen for å jobbe i pleie. Faste ansatte sier de gruer seg til ferieavvikling, fordi de vet at de får mange ekstra oppgaver. Det blir bestandig mye mer jobb på våre faste ansatte når vi bruker ekstern byrå. De gjør akkurat det de må og følger ikke bestandig opp oppgavene videre. Vi kan nesten aldri ha dem på en D1 vakt da de ikke er trygge nok på systemet, telefonene, alarmene og hvor de skal ringe for å få hjelp. Vår utfordringer med vikarer fra eksterne vikarbyrå er at det kreves mye opplæring, våre data systemer er ukjent for dem, de har store utfordringer å finne frem til våre brukere. Når eksterne vikarer kommer for å jobbe i kun 2 uker, er det kanskje kun 1 til 1 ½ uke effektiv hjelp, fordi de som kommer må ha 1 til 1 opplæringen i 2-3 dager. I sommer fikk vi avtale med Vikartjenesten om å leie sykepleier i sammenhengende 2 uker, ved flere anledninger. Det var helt avgjørende for oss, da Vakant Helse ikke klarte å skaffe oss tilstrekkelig med vikarer. Vi hadde ikke klart oss uten ekstern byrå, men belastningen i ferieavviklingen ble mindre fordi vi hadde Vikartjenesten. Samhandlingsreformen: Vi mener også at det må legges vekt på at vi trenger vikarer med kompetansen, erfaring og kjennskap nå som samhandlingsreformen trer i kraft. Pasientene blir utskrevet tidligere fra sykehus, med krav om behandling hjemme eller på institusjon i kommune. Det er kommunens ansvar å ha dyktige og kompetente fagfolk til å kunne møte disse utfordringene og vikartjenesten er en viktig bidragsyter. Oppsummering: Vi bruker vikartjenesten aktivt og er strålende fornøyd. Det er veldig godt å ha de som samarbeidspartner. De blir brukt ved kortidsfraværet, men også ved langtidsfravær der man ser man vil få problemer. Ingen avdeling kan klare seg uten vikarer. Vikartjenesten må bestå. 14