ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL A Utval: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus, møterom Hasund Dato: 19.09.2018 Tid: 13.00 13.40 Faste medlemmer som møtte: Funksjon Ivar Mork Leiar Asbjørn Gausdal Nestleiar Jon Åge Eidem Medlem Faste medlemmer som ikkje møtte: Berit Lyngstad Mary Kleven Brekke Varamedlemer som møtte: Inge Håkonsholm Tommy Walaunet skulle møte, men meldte avbod på møtedag Medlem Medlem Møtte for Berit Lyngstad Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Vest Kontroll Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg revisor Frå administrasjonen møtte: Stilling Rune Urke Dagleg leiar UEKF. I sak 38 Side 1 av 6
SAKLISTE SAK 33/18 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL SAK 34/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 35/18 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 SAK 36/18 MELDINGAR SAK 37/18 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2019 SAK 38/18 ORIENTERING ULSTEIN ARENA SAK 39/18 PROSJEKTPLAN VURDERING AV INNKJØPSPRAKSIS Side 2 av 6
33/18 033 04.09.2018 19.09.2018 IBM GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. Sak 38 vert å ta til slutt i møtet. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Asbjørn Gausdal. 34/18 049 04.09.2018 19.09.2018 IBM GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet 08.05.2018. Møteprotokollen frå møtet 08.05.2018. 35/18 033&58 04.09.2018 19.09.2018 IBM GJENNOMGANG MØTEPROTOKOLLAR 2018 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ikkje merknadar til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.). Dokumenta finn ein på Ulstein kommune si heimeside - https://innsyn.ssikt.no/ulstein/dmb Møteprotokollar til gjennomgang Kommunestyret 24.05 21.06 Formannskapet 15.05 12.06 11.09 Teknisk utval 14.05 07.06 05.07 23.08 Levekårsutvalet 08.05 06.06 29.08 Fellesrådet for eldre og msk med nedsett funksjonsevne 08.05 05.06 28.06 Viltnemnda 23.05 SSR IKS styret Sendt til leiar SSR IKS representantskapet Sendt til leiar Ulstein Eigedomsselskap KF (styret) 11.06 06.09 Side 3 av 6
36/18 033&17 10.09.2018 19.09.2018 IBM MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldinga og orienteringa til vitende. 1. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS Openheitsrapport 2017 2. E-post frå Rune Urke Investeringsprosjekt - retningslinjer I møtet Dagleg leiar i Vest kontroll opplyste at Kontrollutvalsleiar Ivar Mork er valt til medlem i styret for Forum for kontroll og tilsyn. Dagleg leiar og kontrollutvalsleiar orienterte om Vest kontroll frå 01.01.2020, kva er gjort og kva er planlagt framover. 37/18 151 22.08.2018 19.09.2018 JS BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2019 Kontrollutvalet ber kommunestyret løyve kr. 50.000,- til fri disposisjon for kontrollutvalet i budsjett for 2019. Leiar- og møtegodtgjersle kjem i tillegg. Ingen. Saksopplysningar Budsjett for Vest kontroll sekretariat for kontrollutval vert vedteke av styret for selskapet (samarbeidet). Dette budsjettvedtaket legg rådmannen inn i kommunebudsjettet. Sekretariatet er det utøvande lekk for kontrollutvalet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet skriv mellom anna dette i Kontrollutvalsboka (2016): «Det er avgjerande for godt kontrollarbeid at kontrollutvalsmedlemer blir sette i stand til å utøve vervet sitt på ein god måte: Kommunestyret bør sørge for at det er tilstrekkeleg budsjett til at kontrollutvalsmedlemmene kan delta på kurs og konferanser.» «Kommunestyret er ansvarleg for at kontrollutvalsmedlemmene og varamedlemmene får tilstrekkeleg opplæring i sine kontroll- og tilsynsoppgåver.» «Kontrollutvalet bør sørgje for at medlemmene (både faste og vara) får tilstrekkeleg opplæring. Det vil vere nyttig at utvalet held seg orientert om arrangement i regi av bransjeorganisasjonar og foreiningar, og sjølv tek initiativ til kurs medlemmene har trong for» I tillegg til den grunnleggjande opplæringa er det viktig at kontrollutvalet held seg oppdaterte. Dette er ein kontinuerlig prosess som det må løyvast midlar til. For å gi kontrollutvalet gode arbeidsvilkår må kommunestyret stille naudsynte ressursar til disposisjon. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Difor må kontrollutvalet ha sitt eige budsjett som mellom anna skal dekkje opplæring, kurs/konferansar, litteratur m.m. Dette gjer at kontrollutvalet må be kommunestyret om budsjett i 2019 pålydande kr. 50.000,-. Side 4 av 6
Dette er auke i høve til 2018. Årsaka er kursopplæring lokalt, regionalt og nasjonalt for dei nye kontrollutvala/kontrollutvalsmedlemane som vert valde hausten 2019. Større særskilde tiltak/saker slik som gransking og større forvaltningsrevisjonar er halde utan om dette budsjettet. Her gjeld hovudregelen om at kontrollutvalet i førekant søkjer kommunestyret for å få løyvd nødvendige midlar. Budsjettframlegget til kontrollutvalet kan berre endrast av kommunestyret. «Grunnen til at budsjettet til kontrollutvalet er i ei særstilling, er at utvalet skal vere fritt og uavhengig av dei organa som utvalet skal kontrollere. Det er uheldig om administrasjonen eller eit organ som kontrollutvalet skal kontrollere og ha tilsyn med, til dømes formannskapet eller administrasjonsutvalet, får innverknad på budsjettramma til tilsynsorganet. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Budsjettframlegget til kontrollutvalet skal uendra følgje det samla budsjettframlegget til kommunestyret, slik at kommunestyret ved budsjetthandsaminga har informasjon om både kontrollutvalet sitt framlegg og formannskapet si innstilling til budsjett. 38/18 030&18 10.09.2018 19.09.2018 IBM ORIENTERING ULSTEIN ARENA Orienteringa frå dagleg leiar Rune Urke i UEKF vert teken til vitende. Ingen. Saksopplysningar Dagleg leiar i UEKF orienterer i møtet. I møtet Dagleg.leiar i UEKF gjorde ei grundig orientering om stoda i dag 39/18 217 14.09.2018 19.09.2018 IBM PROSJEKTPLAN VURDERING AV INNKJØPSPRAKSIS Kontrollutvalet ber Søre Sunnmøre kommunerevisjon utarbeide forvaltningsrevisjonsprosjekt Vurdering av innkjøpspraksis, jf. prosjektplan. Prosjektplan Vurdering av innkjøpspraksis. Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon. Datert 14.09.2018. Saksopplysningar Kontrollutvalet vedtok i sak 31/18 at neste forvaltningsprosjekt er knytt til innkjøpsområdet. Side 5 av 6
Søre Sunnmøre kommunerevisjon har utarbeida prosjektplan, med fylgjande problemstillingar: 1. Fylgjer kommunen regelverket vedkomande offentlege innkjøp 2. Vurdere om kommunen nyttar gjeldande rammeavtaler Viser elles til vedlagte prosjektplan for utfyllande informasjon. Møtet slutt. Ivar Mork Leiar Asbjørn Gausdal Nestleiar Utskift til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Ordførar og rådmann til orientering. SSKR IKS til orientering. Side 6 av 6