Prosessrapport av Brita og Aurora Eksamensnummer: 288330/288324
Innholdsfortegnelse Innledning... 3 Forventninger og tanker i forkant...3 Oppstart...3 Om tverrfagligheten... 5 Om forskjelligheten i gruppa og hvordan dette påvirket samarbeidet... 10 Individuell opplevelse av vår plass i teamet... 10 Oppsummering av samarbeidet... 11 Litteraturliste... 13 2
Innledning I denne rapporten skal vi ta for oss hvordan vi har jobbet i prosjektteamet og våre refleksjoner rundt det tverrfaglige samarbeidet, samt teorier knyttet opp mot dette. Først vil vi ta for oss hvilke forventninger og tanker vi gjorde oss før prosjektets oppstart, for å så fortelle kort om oppstarten og hvilke mål som ble satt innad i gruppen. Deretter vil vi gi en innsikt i det tverrfaglige samarbeidet å redegjøre for hvilke situasjoner som oppsto og hvilke tiltak som ble satt til verks, for å til slutt oppsummere hvordan samarbeidet har gått til tross for eventuelle situasjoner som har spilt inn. Forventninger og tanker før oppstart Vi er begge personer som sitter igjen med dårlige erfaringer fra tidligere gruppeeksamener, hvor problemer med andre gruppemedlemmer har oppstått, dette er en av grunnene til at vi foretrekker individuelle eksamener. Motivasjonen var derfor ikke like stor da vi skulle til med en ny gruppeeksamen. Flere grunner til at vi i utgangspunktet foretrekker individuelle eksamener er at man da kan hjelpe hverandre og samarbeide etter eget ønske. Det er heller ikke alltid like lett å forholde seg til flere personer, og man kan ofte tenke at samarbeid i mindre grupper vil være en lettere utfordring. Vi ser på oss selv som sterke personligheter som kan dominere i den grad at vi ønsker at våre ideer og tanker skal nå frem og bli hørt. Dette kan være en utfordring da man sammen som en gruppe skal komme til enighet hvor flere meninger skal spille inn. Det kan også være stressende å ikke føle full kontroll. Bekymringen for hva slags gruppe vi ville bli satt i, samt deres ambisjonsnivå, var noen av tankene vi gjorde oss før eksamen. På tross av dette bestemte vi oss for at vi skulle gå inn i arbeidet med et åpent sinn og en positiv holdning. Oppstarten 3
Det første møtet med gruppen var mandag 21. september. Vi samlet oss etter endt forelesning slik at alle (som var tilstede) fikk hilst på hverandre. I tillegg gikk vi fort gjennom hvilke tanker og holdninger individer i gruppen hadde til oppgaven vi nå skulle samarbeide om, samt en kort breef om tanker og ideer. Allerede på dette tidspunktet hadde enkelte medlemmer gjort seg opp en idé. Vi ble enige om å samle hele gruppen neste dag, hvor vi skulle gå gjennom diverse punkter som skulle sette en ramme for arbeidet videre. Dagen etter møttes vi til morgenmøte hvor vi diskuterte punktene vi hadde blitt enige om dagen før. Denne dagen utarbeidet vi samarbeidsavtalen og diskutere fremdriftsplanen. Oppgavene som vi skulle jobbe med ble fordelt på medlemmene gjennom hele samarbeidet, derfor valgte vi i tillegg til fremdriftsplanen å lage en "To do-list" hvor vi skrev ned punkter som måtte gjennomføres dag for dag, og i nærmeste fremtid. På denne måten ble det lettere for oss å sette nye mål hver dag. Vi har startet også alle dagene med morgenmøter, som er en svært viktig fellesarena for idéutvikling og valg av prioriteringer (Gynnild, 2005). Her oppdaterte vi hverandre på hvor langt hver enkelt hadde kommet i sine arbeidsoppgaver og hvilke planer vi hadde videre for dagen. Samarbeidsavtalen innholdt flere punkter og regler for oppmøtetider, fravær og ansvarsfordeling, samt punkter om kommunikasjon i gruppen, tidsplan for samarbeidet og avvik. Planen ble laget i fellesskap hvor én kollektiv enighet krevdes. Avtalen innholdt også konsekvenser som skulle følge dersom reglene ble brutt. Vi ble enige om å ha en litt hyggeligere straff, og bestemte oss for å innføre at medlemmer som kom for sent eller hadde ugyldig fravær måtte ha med kake dagen etter. I samarbeidsavtalen ble det gjort enighet om at vi skulle møtes 08.00 hver dag og jobbe frem til klokken 17.00. Etter dette satt vi av en time til å føre personlig logg (blogg). Etter oppstartsuken satt vi igjen med et veldig bra inntrykk av gruppen og vi hadde lagt fra oss fordommene vi hadde om prosjektet før starten. På dette tidspunktet hadde motivasjonen økt besværlig, og vi så nå fem til å jobbe med teamet hvor vi 4
kunne samle kunnskap fra de tre forskjellige fagfeltene. Vi merket fort at de andre medlemmene var like ivrige på å oppnå gode resultater som det vi var. Dette skapte et høyt ambisjonsnivå jevnt over i gruppen, og helt fra starten satt vi oss høye mål. Det var spesielt viktig for oss å kunne dra nytte av alle medlemmenes kunnskaper. Teamet har også vært avhengige av hverandre og dermed pliktet til å hente hverandre inn igjen dersom en motivasjonsmessig skulle falle utenfor, som skrevet i samarbeidsavtalen. For å inkludere alle medlemmene ble vi enige om å ta i bruk en rekke beslutningsprosesser. En beslutningsprosess spesifiserer hvem i gruppen som tar bestemte typer valg (Schwarz, 2002). Vi hadde fra starten av blitt enige om å bruke demokratiske beslutningsprosesser, som for eksempel prikkemetoden ved valg av utstilling. Dette er en rettferdig måte å ta beslutninger på, da alle blir like delaktige i valgene som blir tatt. Samtidig er det en beslutningsprosess som gjør at hele teamet får eierskap til det som blir besluttet (Schwarz, 2002). Om tverrfagligheten Vi har valgt å ikke fortelle om det tverrfaglige samarbeidet steg for steg, men heller prøve å skape en innsikt ved å dra frem det vi mener er relevant og har spilt en sentral rolle, samt andre situasjoner som har oppstått underveis. Vi har gjennom hele samarbeidet hatt en fin flyt blant medlemmene, og samarbeidet på tvers av fagfeltene har gått overraskende bra. Vi føler selv at vi har utnyttet tverrfagligheten på en god måte, ved å klare å planlegge og designe en utstilling som tydelig viser kompetansen på tvers av de ulike fagfeltene. Vi gikk inn i samarbeidet med en åpen innstilling om at det kunne oppstå vanskelige situasjoner i arbeidet. Dette var noe vi regnet med, når vi i en gruppe bestående av ni personer, fort kan komme til uenigheter. Det at vi har sittet sammen og jobbet under hele prosjektet har vist seg å være en stor fordel. Det gjorde kommunikasjonen bedre, og vi kunne raskt få og gi 5
tilbakemeldinger på hverandres arbeid underveis, samt ta tak i problemer som oppsto fortløpende. Det var én dag hvor interiørarkitektene var nødt å benytte datarom på skolen for å ferdigstille en del av utstillingen. Det at gruppen da ble delt, gjorde øyeblikkelig noe med kommunikasjonen i teamet. Det oppsto flere misforståelser, og ingen hadde lenger oversikt over hvem som jobbet med hva. Etter en slik kommunikasjonssvikt ble vi enige om å holde oss samlet resten av prosessen. Gjennom arbeidet har vi ikke bare jobbet med fremstillingen av utstillingen, men også tatt for oss mange kreative metoder. Disse metodene har hjulpet oss til å ta beslutninger gjennom samarbeidet. Det var et av teammedlemmene fra interiør som ga beskjed i starten av prosjektet om at hun kom til å være opptatt noen dager i uken, da hun er studentinstruktør i Kreativ Metode. Først så vi på dette som noe negativt, da hun kanskje ikke ville være tilstede når viktige avgjørelser skulle bli tatt innad i teamet. Det viste seg derimot at dette hadde en positiv innvirkning på teamet. Når hun kom tilbake etter timene med kreativ metode, hadde jo hun fått repetert disse metodene, og hadde de ferskt i minne når vi skulle ta de i bruk i oppgaven vår. Noe av det mest krevende har vært å kombinere den kreative og visuelle tilnærmingen vi og interiørstudentene er vant til, med de redaksjonelle og analytiske metodene journalistene benytter seg mest av. Slike problemstillinger skal vi gå nærmere innpå nå, ved å trekke fram situasjoner som oppsto underveis i prosessen og reflektere rundt disse. Da vi skulle skrive prosjektrapport laget vi en liste over alt som måtte med. Vi fra grafisk og interiør følte det var naturlig at vi skrev om de delene av utstillingen vi hadde designet, da det var vi som hadde reflektert over valgene som ble tatt i sammenheng med disse. Journalistikk følte da at de fikk utdelt "restene", da de ble spurt om å ta for seg ting som innledning, problemstilling, konklusjon og kilder. Det var ikke meningen å få journalistene til å føle at vi bare ga dem noe tilfeldig for å selv ta de "viktigste" punktene. Dette var en unødvendig misforståelse, som vi tok 6
tak i med en gang, da vi forklarte hvorfor vi følte at fordelingen var best slik. Journalistene forsto da bakgrunnen for fordelingen, og sa seg enige i å gjøre det på denne måten. Vi har valgt å gå inn på to ulike situasjoner, som vi har forklart nærmere nedenfor. En av situasjonene var en hendelse vi hadde med journalistene, mens den andre situasjonen spiller inn i samarbeidet mellom medlemmene fra grafisk design. Underveis i prosessen opplevde vi noe emosjonell dissonans fra journalistenes side. De var tilstede og jobbet med prosjektet, men var ikke veldig delaktige i diskusjoner rundt oppgaven. Vi prøvde å stille spørsmål underveis for å motivere til deltagelse og oppmuntre de til å dele meninger de hadde med oss andre i teamet, men opplevde at de fortsatt trakk seg mye tilbake. Da arbeidet var fordelt mellom gruppemedlemmene, hadde vi og interiørarkitektene en større arbeidsmengde enn journalistene, i den forstand at oppgavene journalistene hadde var raskere å gjennomføre enn de visuelle delene som vi holdt på med. Det var lettere for oss å kommunisere med interiørarkitektene da vi "snakker samme språk", i form av det som har med design og visuell utforming og gjøre. Det ble fort til at vi og interiørarkitektene jobbet tett sammen med utformingen av utstillingen, mens journalistene jobbet for seg selv med research, statistikk og informasjon til utstillingen. Vi prøvde underveis å inkludere journalistene ved å stille de spørsmål som hadde med designet og gjøre, men de følte at de ikke hadde noen forutsetning for å kunne mene noe om det, da de ikke har relevant kompetanse innen fagfeltet. Hadde vi og interiørarkitektene inkludert journalistene mer fra starten av, med tanke på valg knyttet til designet, ville de kanskje deltatt mer gjennom hele prosjektet og følt mer eierskap til sluttproduktet. Kombinasjonen gjensidig avhengighet og felles ansvar innebærer at teamet normalt også vil ha høy grad av autonomi (selvstendighet) (Hjertø, 2013, 31). Når gjensidig avhengighet og felles ansvar er to grunnleggende egenskaper ved team, 7
vil teamets suksess eller fiasko likevel også få direkte konsekvenser for de enkelte teammedlemmenes egen suksess eller fiasko (Hollenbeck mfl., 1997). Vi ble anbefalt av Lene og Fredrik å gjennomføre en tilbakemeldingsøvelse, som er inspirert av en øvelse utviklet av Eksperter i Team ved NTNU. Dette var en øvelse vi i utgangspunktet ikke hadde tenkt å gjennomføre, men som vi i ettertid var veldig glade for at vi tok oss tid til. Øvelsen gikk ut på å gi hverandre karakterer på hvor høyt den enkelte scorte på forskjellige egenskaper knyttet til teamarbeid. Resultatene fra denne øvelsen viste at vi fra grafisk og de fra interiør scoret høyt på de positive egenskapene og kom best ut av øvelsen, mens journalistene fikk noe dårligere resultat, da de fikk høy score på egenskaper som "tilbakeholden og anonym" og "trekker seg ut av teamet". Journalistene ga ikke uttrykk for at de var uenige i tilbakemeldingene de hadde fått, men skrev senere i et blogginnlegg at de "følte seg som en byrde" og ikke kunne bidra på samme måte som oss. Dette ble tatt opp i teamet og vi fikk snakket ut med journalistene om det i plenum. Vi ble alle enige om å ta opp slike ting med hverandre direkte, da det skaper et mye større grunnlag for godt samarbeid og færre misforståelser. Noe av grunnen til at journalistene følte at de ikke hadde like mye å bidra med som oss andre, kan også være av andre grunner enn manglende kompetanse om design og visuell utforming. Journalistene har for eksempel ikke hatt faget Kreativ Metode, hvor man blant annet lærer om idéutvikling og idébearbeiding. Dette var en sentral del av starten på prosjektet, hvor vi benyttet flere kreative metoder for å komme fram til blant annet tema og valg av utstilling. De har heller ikke like mye erfaring fra det å jobbe i grupper/team som vi fra grafisk og interiør har. Selv om vi har jobbet i team under hele eksamen har vi som nevnt ovenfor blitt udelt oppgaver etter eget fagfelt. Dette vil si at vi fra grafisk design har jobbet med grafiske elementer, samt alt det visuelle rundt utstillingen, mens de andre har jobbet med oppgaver basert på deres felt. Den mest vanlige forståelsen i teamforskning har vært at shared responsibility er noe som teamet har felles (Hjertø, 2013). Men det kan også forstås som delt ansvar, i betydningen delt eller oppdelt. I et team med spesialister vil man kunne ha en slik ansvarsfordeling, det vil si at 8
teammedlemmene har et oppdelt individuelt ansvar for hver sine spesalområder (Hjertø, 2013, 30). Dette var noe vi erfarte ikke ble innfridd i disse situasjonene. Det oppsto også en situasjon der enkelte gruppemedlemmer fikk følelsen av at et annet medlem i ikke utførte eget arbeid, og heller brukte arbeidstiden på å oppholde seg med andre ting. Dette var på et tidspunkt det var viktig for resten av medlemmene å arbeide slik at vi holdt oss til fremdriftsplanen. I utgangskpunktet skulle medlemmet arbeide med tilgitt oppgave. Dette ble tolket som unnasluntring, og skapte irritasjoner blant de andre medlemmene. Dette påvirket også fremdriftsplanen, og det oppsto forsinkelser. Dette dannet også en vanskelig situasjon når det tverrfaglige samarbeidet i utgangspunktet ble utnyttet godt blant de andre medlemmene, og gikk derfor ikke ut over bare faggruppen, men hele gruppen. Det at denne personen ikke jobbet med sine oppgaver, ga de andre medlemmene på grafisk design ekstra arbeid, da de måtte fullføre arbeidet som ikke hadde blitt gjort. Disse hendelsene hadde ikke noe med journalistikk og gjøre, men i forhold til de oppgavene grafikerne hadde blitt tildelt. Dette varte over en hel dag. Vi lot være å ta opp dette med personen det gjaldt og valgte heller å la det ligge. Hadde vi konfrontert personen der og da, ville situasjonen kanskje sett annerledes ut? Kanskje vi hadde spart oss for unødvendig irritasjon og arbeidet ville ha gått raskere? Når teammedlemmene arbeider uavhengig av hverandre, vil det oppleves som urimelig å stå felles ansvarlig for teamets resultater. Enkelte kan bli fristet til å ta lettere på sin del av jobben og satse på at de andre i gruppen står på, for "vi får jo bare en fellesvurdering uansett" (Hjertø, 2013, 34). Etter hendelsen fant sted, ble tiltak iverksatt for å endre på situasjonen. For å få en bedre oversikt over hva alle i gruppen jobbet med, bestemte vi oss for å ha innsjekk flere ganger daglig. Dette for å sørge for at alle medlemmene til en hver tid hadde relevant arbeid å jobbe med. På innsjekken fikk hvert medlem selv fortelle hva de arbeidet med, slik at resten av gruppen kunne bli enige om at vi prioriterte riktig. Dette var et tiltak som åpnet for forståelse i gruppen, og som ga oss bedre oversikt videre i samarbeidet. 9
Om forskjelligheten i gruppa og hvordan dette påvirket samarbeidet Størstedelen av gruppen var ganske like med tanke på personlighet og alder, men vi vil gjerne trekke frem to medlemmer som var med på å øke forskjelligheten i gruppen. Vi var så heldige å få et medlem med på teamet som var en del år eldre enn resten av gruppemedlemmene. Det at vi fikk en person på teamet med betydelig mer erfaring enn oss andre, så vi på som et stort pluss. Personen tok en viktig plass i teamet, ved å være flink til å rose og motivere de andre teammedlemmene. Hun var også flink til å inkludere alle og skapte en helhet i gruppen. Teamet bestod av åtte jenter og én gutt. I tillegg var det åtte snakkesalige og ivrige jenter, med sterke meninger. Dette var ikke noe vi tenkte over der og da, men når vi ser tilbake på det, ser vi at det kanskje var vanskelig for den ene gutten å finne sin plass i gruppa. Det er mulig at utstillingen ville sett annerledes ut om vi hadde hatt flere gutter i teamet. Det ville kanskje blitt enklere for de å sammen ta litt styring og gi sterkere uttrykk for meningene sine. Personen det her er snakk om ga uttrykk for sine meninger i teamet, men ville kanskje gjort det i enda større grad hadde det vært mer testosteron i teamet. Individuell opplevelse av vår plass i teamet (Brita) Jeg føler kanskje at jeg har vært litt dominant overfor de andre teammedlemmene. Jeg er en "ledertype", i den forstand at jeg må ha kontroll over situasjonen og oversikt over hva som skal gjøres og når. Finnes det ingen struktur eller oversikt, vil ikke hjernen min samarbeide. Derfor har jeg en tendens til å ofte tar styringen litt ubevisst. 10
Da jeg i tilbakemeldingsøvelsen skulle reflektere over egen atferd, satte jeg høy score på "dominant", da jeg tenkte dette var slik de andre oppfattet meg. De andre hadde også satt høy score på det samme, men utdypet etterpå at dette var positivt ladet, og ikke det at de følte seg overkjørt. Det var også andre i teamet som scoret høyt på dominans, og sammen har vi vel klart å finne en god balanse. (Aurora) Før oppstarten av prosjektet var jeg skeptisk til å samarbeide i en så stor gruppe. Jeg foretrekker å jobbe individuelt, der jeg kan ta alle beslutningene selv, og jobbe på egne premisser. Når jeg ser tilbake på arbeidet kan disse faktorene ha spilt inn, ved at jeg har vært veldig klar på hvordan jeg vil ha det, samt hvordan jeg ønsket å se resultatet. Dersom det oppsto situasjoner hvor jeg var uenig, ga jeg uttrykk for det. Jeg fant likevel fort min plass i gruppen, og kom godt overens med de andre medlemmene. Mine forventninger til samarbeidet har ikke stemt med de erfaringene jeg har gjort meg, og jeg ser i ettertid at dette har vært svært relevant for meg og min fremtidige arbeidsdag, der jeg vil møte på mange like situasjoner, hvor man må tilpasse seg andre og jobbe i større team. Oppsummering av samarbeidet I denne eksamenen har vi vært totalt avhengig av våre teammedlemmer og deres innsats for å komme i mål, og like avhengig har de vært av oss. Som et team og en mindre gruppe, øker den gjensidige avhengigheten ytterligere. I et team vil det alltid være gjensidig avhengighet mellom gruppemedlemmene (Cohen & Bailey, 1997, 29). På tross av de ulike situasjonene som har oppstått innad i teamet, er det viktig for oss å få frem hvor godt samarbeidet faktisk har gått. I starten av prosessrapporten brukte vi mye tid på å komme frem til hendelser som hadde en negativ innvirkning på samarbeidet, da det tverrfaglige samarbeidet i utgangspunktet fungerte veldig bra. Som tverrfaglig gruppe, har det gått over all forventning, noe vi tror hele gruppen har en felles oppfatning av. Vi har vært flinke til å utnytte hverandres 11
kompetanse på tvers av linjene og vi sitter igjen med mye lærdom fra de andre teammedlemmene. Vi mener samarbeidet har resultert i en flott presentasjon av en utstilling vi er stolte av å presentere. Erfaringene vi sitter igjen med tar vi med oss videre inn i gruppeoppgaver og senere ut i arbeidslivet. Vi begge er enige i at vi har vokst mye på dette prosjektet, og er glade for å ha knyttet kjennskap til personer på tvers av andre kreative fagfelt. 12
Litteraturliste Cohen, Susan G., Diane E. Bailey. 1997. Team effectiveness. Gynhild, Astrid. 2009. Kreativ under press. 4. opplag. Kristansand: IJ-Forlaget Hjertø, Kjell B. 2013. Team. 1. opplag. Bergen: Fagbokforlaget Johnson, David W., Frank P. Johnson. 2014. Joining together Group theory and group skills. 11. opplag. Harlow: Pearson Education Limited. Schwarz, Roger. 2002. The skilled faciliator. San Francisco: Jossey-Bass 13