Birkenes kommune Møtedato: Torsdg 05.11.2015 Møtested: Kommunehuset, møterom Heimdal Møtetid: 18:00-20:00 Møteprotokoll for Kommunestyret Saksliste Saksnr Tittel 108/15 Klage på detaljreguleringsplan for Bufjellet gnr/bnr 36/1 109/15 Klage mindre endring av detaljregulering Solbakken terrasse gnr/bnr 88/61 og 198 110/15 Driftsrapport 2. tertial 2015 111/15 Bosetting av flyktninger i 2016 - plantall for 2017-19 112/15 Kommunereformen - oppnevning av forhandlingsutvalg og mandat 113/15 Utvalgsstruktur - viltnemnd, bevillingsnemnd og fellesråd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne 114/15 Justering godtgjørelsesreglement 2015-2019 115/15 Møtekalender 2016 - ordførers forslag Eventuelt Blomster langs Strøget Tilbud lov om offentlige anskaffelser Status kommunereformarbeidet
Birkenes kommune Kommunestyret Tirsdag 05.11.2015 kl 18:00-20:00 holdt Kommunestyret møte på Kommunehuset, møterom Heimdal. Møtet ble ledet av ordfører Anders Christiansen Ap Forfall meldt av følgende medl. Parti Følgende varamedl. møtte Parti Linda Hye Ap Vibeke Tobiassen Ap Fra adm. møtte: Rådmann Gro Anita Trøan, teknisk sjef Halvor Nes,, helse- og velferdssjef Anne Stapnes, barnehage- og skolesjef Marianne Moen Knutsen, økonomisjef Tom Olstad og formannskapssekretær Kari K. Birkeland Det framkom ingen merknader til innkalling og til sakslisten Ordfører informerte om at det til neste kommunestyremøte vil bli lagt fram sak om endringer i reglementet til folkevalgte. hvert møte framover blir informasjon om status kommunereformarbeidet innføres talerstol fra møte 17.12.2015 Trygve Endresen H og Gunnar Høygilt H meldte saker til Eventuelt. Forespørsel (Interpellasjon) fra Frp: Ansettelsesstopp i Birkenes kommune Svaret var sendt ut til kommunestyrets medlemmer på fohånd Etter samtykke fra kommunestyrets medlemmer, refererte ordfører derfor ikke svaret fra administrasjonen i sin helhet. Martin Konstali FrP kommenterte svaret. Rådmannen Gro Anita Trøan informerte. Forespørsel (Interpellasjon) fra KrF : Evaluering ressurssenteret Ordfører referte svaret fra administrasjonen Toril Espegren Kr F kommenterte svaret. Rådmannen Gro Anita Trøan informerte. Forespørslene med svar er vedlagt protokollen
108/15: Klage på detaljreguleringsplan for Bufjellet gnr/bnr 36/1 Behandling: Arealplanlegger Øyvind Raen besvarte spørsmål. Arnt Olav Furholt Sp ba kommunestyret vurdere egen inhabilitet. Kommunestyret vurderte Furholt habil etter forvaltningslovens bestemmelser, enstemmig 20 stemmer. Enstemmig, 21 stemmer for administrasjonens forslag til vedtak. Kommunestyret opprettholder vedtak om detaljreguleringsplan for Bufjellet gnr/bnr 36/1 som vedtatt i kommunestyret 17. juni 2014, sak 040/14. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 109/15: Klage mindre endring av detaljregulering Solbakken terrasse gnr/bnr 88/61 og 198 Behandling: Arealplanlegger Øyvind Raen besvarte spørsmål. Nils Olav Eikenes H ba kommunestyret vurdere egen inhabilitet. Kommunestyret vurderte Eikenes habil etter forvaltningslovens bestemmelser, enstemmig 20 stemmer. Forslag fra Ole Morten Vegusdal V: Saken utsettes pga manglende dokumentasjon. 8 stemmer for, 13 stemmer mot utsettelsesforslaget. Enstemmig, 21 stemmer for administrasjonens forslag til vedtak. Kommunestyret tar ikke klagen til følge og opprettholder planutvalgets vedtak i sak 039/15 vedrørende mindre endring av detaljregulering gnr/bnr 88/61 og 198, Solbakken terrasse. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 110/15: Driftsrapport 2. tertial 2015
Behandling: Ordfører refererte formannskapets forslag til vedtak. Rådmannen informerte og besvarete spørsmål. Forslag fra Høyre v/gunnar Høygilt 1. Som KrF i Formannskap 2. Overskridelser av budsjett på enkeltsektorer må dekkes innenfor gjeldende totale budsjettramme, før avsetning til disposisjonsfond. 3. Administrasjonen skal ved hver tertialrapportering legge frem forslag om konkrete tiltak for inndekning av underskudd påløpt i det aktuelle tertial. 4. Det innføres ansettelsesstopp med umiddelbar virkning 5. Det iverksettes tiltak umiddelbart for å redusere kostnader på mellomledernivå. 6. Det innføres innkjøpsstopp med umiddelbar virkning. 7. Det oppnevnes et kompetent økonomi- og rasjonaliseringsutvalg på 3-5 personer. Sammensetning, mandat og rapportfrist legges frem for K-styret 17.12.2015. 8. Delegasjonsreglementet gjennomgås med et klart mål om sterkere politisk styring 9. Administrasjonens pkt.2 10. Administrasjonens pkt. 3 Forslag fra Frp v/odd Gunnar Tveit: Forslag til punkt 4 i driftsrapport 2.tertial 2015: I hvert kommunestyremøte skal Rådmannen informere om de ansettelser som er foretatt siden forrige møte og de ansettelser som forventes frem til neste møte Avstemming Ordfører opplyste av avstemmingen tas punktvis fra formannskapets og Høyres forslag til vedtak: pkt 1 Formannskapets forslag, enstemmig vedtatt 21 stemmer. pkt 2 Formannskapets forslag, enstemmig vedtatt 21 stemmer. pkt 3 Formannskapets forslag, enstemmig vedtatt 21 stemmer. Høyres forslag punkt 2 falt med 14 mot 7 stemmer Høyres forslag pkt 3 falt med 13 mot 8 stemmer Høyres forslag punkt 4, 5, 6, 7 og 8 ble forkastet med 14 mot 7 stemmer
Høyres forslag pkt 8 og 9 er likelydende formannskapets pkt 2 og 3, ble ikke stemt særskilt over Frps forslag til nytt pkt 4 ble forkastet med 14 mot 7 stemmer. 1. Alle avdelinger skal kun bruke de budsjettmidler som er nødvendig for å sikre lovlig og forsvarlig drift. 2. Investeringsprosjekt med endrede/økte behov løses som spesifisert nedenfor: 3. Lånerammen økes med inntil kr 5 mill. for å mellomfinansiere Digerhaug og Lille Tømmeråsen, dersom kommunen ikke mottar tilskudd fra husbanken i 2015. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 111/15: Bosetting av flyktninger i 2016 - plantall for 2017-19 Behandling:
Ordfører refererte formannskapets flertallsvedtak. Forslag fra FrP v/odd Gunnar Tveit: Birkenes kommune vedtar å bosette 0- null flyktninger i 2016. Birkenes kommune gjør et rammevedtak på 0 - null bosatte pr. år i perioden 2017-2019. Begrunnelse: Birkenes Kommune har fulle barnehager. Birkenes Kommune har en overfylt barneskole og en full ungdomsskole. Vi har ikke økonomi til å utvide barnehager og/eller skoler for å ta i mot flyktninger. Tilleggsforslag Høyre v/gunnar Høygilt: 1. Administrasjonen fremlegger i god tid før budsjettbehandlingen 17.12.2015 et oppdatert budsjett for bosetting 2016 spesifikt, og samlet for hele perioden 2017-19. 2. Administrasjonen skal i årsrapporten for 2015 lage et eget avsnitt som beskriver hvordan Birkenes løser flyktningeoppdraget, både økonomisk og menneskelig. 19 stemmer for Formannskapets forslag med tilleggsforslaget fra Høyre, 2 stemmer for FrPs forslag Birkenes kommune vedtar å bosette 25 flyktninger i 2016. Birkenes kommune gjør et rammevedtak på 25 bosatte pr. år i perioden 2017 2019, totalt 75 personer. Familiegjenforente er inkludert i antallet. Administrasjonen gjennomfører vedtaket for 2016 ved å øke faste stillingsressurser for flyktningetjenesten fra 01.01.16 til totalt 300 %. Flyktningetjenestens driftsbudsjett, skjema 1b, ansvar 2530, økes fra kr 6,6 mill (bosetting 17 i 2016) til kr 8,5 mill (bosetting 25 for 2016). Integreringstilskuddet, skjema 1a, beregnes i 2016 og økes fra kr 10,1 mill (bosetting 17 i 2016) til kr. 11,6 mill (bosetting av 25 i 2016) Differansen mellom integreringstilskudd og beregnet driftsbudsjett overføres til et eget disposisjonsfond og øvrige tjenester tilpasset konkrete bosettinger og behov i perioden 2016-2019. Dette tas inn i tertialrapportene gjennom året. Investeringer dvs. kjøp av boliger som følge av konkrete bosettinger tas i egne saker til kommunestyret Administrasjonen fremlegger i god tid før budsjettbehandlingen 17.12.2015 et oppdatert budsjett for bosetting 2016 spesifikt, og samlet for hele perioden 2017-19. Administrasjonen skal i årsrapporten for 2015 lage et eget avsnitt som beskriver hvordan Birkenes løser flyktningeoppdraget, både økonomisk og menneskelig. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 112/15: Kommunereformen - oppnevning av forhandlingsutvalg og mandat Behandling:
Forslag fra ordfører: Pkt 1: Det opprettes et forhandlingsutvalg ledet av ordfører, med varaordfører og Gunnar Høygilt, H som medlemmer. Personligvaramedlemmer: Linda Hye Ap, Torbjørn Bjorvatn KrF og Odd Gunnar Tveit FrP. Pkt 2 Formannskapet oppnevnes som referansegruppe. Pkt 3 lik med administrasjonen Alfred Kylland Sp foreslo til pkt 1 Odd Gunnar Tveit Frp som medlem av forhandlingsutvalget. Avstemming Pkt 1 16 stemmer for ordførers forslag mot 5 stemmer for Sps forslag Pkt 2 og 3 Ordføres forslag enstemmig vedtatt, 21 stemmer. 1. Det opprettes et forhandlingsutvalg ledet av ordfører, med varaordfører og Gunnar Høygilt, Høyre. Personlige varamedlemmer: Linda Hye Ap, Torbjørn Bjorvatn KrF, Odd Gunnar Tveit Frp. 2. Formannskapet er referansegruppe. 3. Forhandlingsutvalget gis mandat til å starte forhandlinger med andre kommuner i Knutepunkt Sørlandet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 113/15: Utvalgsstruktur - viltnemnd, bevillingsnemnd og fellesråd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne Behandling: Rådmann og teknisk sjef informerte og besvarte spørsmål. Saksbehandler Kari K Birkeland la fram forslag til pkt 3: Karl Johan Tveiten velges til leder og Signy Aas Andreassen til nestleder. Avstemming: Punktene ble stemt over enkeltvis. Pkt 1, 2 og 3 enstemmig vedtatt, 21 stemmer. 1. Viltnemnda legges ned. Oppgavene ivaretas ved delegasjon til administrasjonen og fallviltgrupper. 2. Bevillingsnemnda legges ned. Oppgaven delegeres til råmannen. 3. Karl Johan Tveiten velges til leder og Signy Aas Andreassen til nestleder i fellesråd for eldre og funksjonshemmede.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 114/15: Justering godtgjørelsesreglement 2015-2019 Behandling: Ordfører refererte formannskapets forslag til vedtak Enstemig,21 stemmer for formannskapets forslag til vedtak. 1. Godtgjørelsesreglementet endres iht administrasjonens anbefaling. 2. Innsparinger som følge av punkt 1 innarbeides i tertialrapport nr 2 for 2015 og budsjett/økonomiplan for 2016 med effekt i 2015 og helårseffekt fra 2016, sistnevnte er på kr 224 000. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 115/15: Møtekalender 2016 - ordførers forslag Behandling: Administrasjonen opplyste at møtedatoene for Fellesråd for eldre og funksjonshemmede er lik møtedatoene til Tjenesteutvalget. Enstemmig vedtatt, 21 stemmer. Ordførers forslag til møtekalender vedtas. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Eventuelt Trygve Endresen H anmodet om at det ble avsatt budsjettmidler til blomster langs Strøget i 2016. Trivseltiltak med stor betydning både for innbyggere og turister, og for kommunens omdømme. Gunnar Høygilt H - spørsmål om tilbud lov om offentlige anskaffelser.. Økonomisjefen informerte. Ordfører informerte om status fra kommunereformarbeidet. Etter at møte ble hevet orienterte administrasjonen om Sentrumsplanen
Birkeland, 05.11.2015 Kari K Birkeland formannskapssekretær
Interpellasjon til ordføreren Birkenes FrP har gjennom hele valgkampen og i tiden etter valget fått mange spørsmål fra innbyggere og velgere vedrørende ansettelsesstoppen i Birkenes kommune. På kommunens hjemmeside finner vi følgende informasjon: «Ansettelsesstopp ble innført 21.12.2011 i forbindelse med nedbemanningene i 2012.» Videre heter det: «Ansettelsesstopp betyr at fullmakten som rådmannen har delt ut til å ansette, trekkes tilbake. Dersom en stilling blir ledig, skal lederen vurdere om stillingen kan fjernes eller bli stående ledig en tid. Dersom lederen mener at det må ansettes, sendes en søknad til rådmannen om fritak fra ansettelsesstoppen. Søknaden behandles av et utvalg på fire personer der både kommunes ledelse og arbeidstakernes tillitsvalgte er representert. Utvalget gir en anbefaling til rådmannen, som fatter det endelige vedtaket.» Kilde: http://www.birkenes.kommune.no/ressurser/nyheter/nyhetsarkiv/ansettelsesstopp-forfaste-stillinger-fortsetter/ Mener ordfører at rådmannen følger opp vedtaket om ansettelsesstopp som kommunestyret vedtok i 2011? For Birkenes FrP: Martin Konstali Kommunestyrerepresentant
Birkenes kommune Personal Vår ref. Deres ref. Dato: 15/213-17, jp. 2015018857 Birkeland: 28.10.2015 Saksbehandler: MAGF Svar på interpellasjon om ansettelsesstopp fra Fremskrittspartiet v/martin Konstali Bakgrunn for innføring av ansettelsesstopp Som følge av kommunens økonomi og omstillingsbehov har det vært ansettelsesstopp i Birkenes kommune helt siden vedtak om budsjett og økonomiplan 2012-2015 i desember 2011. Vedtak om ansettelsesstopp ble gjort av rådmannen i tråd med retningslinjer for nedbemanning. Hva ansettelsesstopp innebærer Ansettelsesstopp betyr at ansettelsesmyndigheten, som er gitt fra rådmannen til ledere, er trukket tilbake. På grunn av lovpålagte oppgaver og krav om forsvarlighet kan ikke en ansettelsesstopp forstås dithen at ingen ansettelser skjer. I tillegg er det kun kommunestyret som vedtar nedleggelse av tilbud som ikke er lovpålagt, fordi alle prinsipielle saker skal vedtas av kommunestyret. Oppdraget til administrasjonen er oppsummert å: gjennomføre alle vedtatte bemanningsreduksjoner tilpasse vedtatt tjenestetilbud fortløpende til behov og krav om lovlighet og forsvarlighet legge til rette for en kostnadseffektiv drift med riktig kvalitet Dette innebærer å erstatte personell som går ut i pensjon eller som går over i andre stillinger innenfor eller utenfor kommunen. Kravet er å sikre riktig kapasitet og kompetanse til enhver tid tilpasset det behovet som er og med lavest mulig kostnad. Eksempler på utlysninger av stillinger Fagleder Dokumentsenter: stillingen ble ledig ved at personen har sagt opp sin stilling, oppgaven er lovpålagt, samarbeid er vurdert og ingen overtallige er kvalifisert for stillingen. Utlysningsfristen er 1.11.2015, Rektor på Herefoss skole: stillingen ble ledig ved at personen har sagt opp sin stilling, oppgaven er lovpålagt, strukturen er vedtatt opprettholdt og ingen overtallige er kvalifisert for stillingen. Ny rektor starter i januar. Rektor på Engesland skole: stillingen ble ledig ved at personen har sagt opp sin stilling, oppgaven er lovpålagt, strukturen er vedtatt opprettholdt og ingen overtallige er kvalifisert for stillingen. Ingen søkere på 1. gangs-utlysning. Det blir 2. gangs-utlysning i november, og ny rektor vil konstitueres frem til rekrutteringen er ferdig. Omplasseringsutvalg og ressursbank Et omplasseringsutvalg ble aktivisert fra samme dato som ansettelsesstoppen og består av rådmann, personalsjef og to hovedtillitsvalgte. Utvalget har ansvar for intern omplassering i kommunen ved nedbemanning. Målet er å få gjennomført vedtatte bemanningsreduksjoner gjennom bruk av omplassering, naturlig avgang og stimulerende tiltak, slik at antall oppsigelser holdes på et minimum. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND
Birkenes kommune Personal En ressursbank med oversikt over alle ledige stillinger og personer er til hjelp i dette arbeidet. Omplasseringsutvalget behandler i tillegg saker om ansattes rettigheter til stilling, omplassering på grunn av helse og søknader om fritak fra ansettelsesstoppen. Utvalget bidrar også til mest mulig heltid, god ressursutnyttelse og samkjøring av behov i hele organisasjonen. Vurdering av om en stilling skal fritas fra ansettelsesstoppen For alle ledige stillinger som ikke er vedtatt nedlagt, må leder søke omplasseringsutvalget om unntak fra ansettelsesstoppen. Disse ledige stillingene kan sikre at overtallige personer som følge av vedtatt nedbemanning, ikke blir oppsagt men får tilbud om en ny stilling hvis kvalifikasjonene samstemmer med kravet til ledig stilling. Det gis fritak fra ansettelsesstoppen, når behovet for å ansette i ledig stilling er vurdert og ingen personer er overtallige og/eller har krav på stillingen. Det er som regel hensynet til lovlig og forsvarlig drift som gjør at det må gis fritak fra ansettelsesstoppen. Ledige stillinger knyttet til ikke-lovpålagte oppgaver gis fritak uavhengig av lovlighet eller forsvarlighet som følge av vedtak i kommunestyret om opprettholdelse av disse tilbudene. Nærmere om ledernes ansettelsesmyndighet Per i dag har lederne myndighet til å ansette i vikariater inntil 6 måneder. Ved behov for ansettelse i ledige stillinger ut over 6 måneder må leder søke omplasseringsutvalget om fritak fra ansettelsesstoppen. Delegasjonen tilpasses fortløpende i forhold til omstillingsbehov og vedtak om spesifikke bemanningsreduksjoner. Hvordan ansettelsesmyndigheten er delegert i en normalsituasjon, framgår av retningslinjene for ansettelse. Prinsippet er høy grad av delegasjon av hensyn til effektivitet. Ansettelser inntil 6 måneder foretas av nærmeste leder med selvstendig delegert personalansvar. Ansettelser ut over 6 måneder foretas av et ansettelsesutvalg. Hvem utvalget består av ved den enkelte ansettelse framgår av retningslinjene. Ved ansettelsesstopp må altså omplasseringsutvalget godkjenne at stillingen kan lyses ut. Retningslinjer Kommunen har retningslinjer for gjennomføring av bemanningsreduksjoner. Revisjon av retningslinjene planlegges i 2016. Kommunen har videre retningslinjer for ansettelse som regulerer forhold rundt ansettelser. Kontrollutvalget Kontrollutvalgets medlemmer fikk utdelt et skriftlig svar på spørsmål de hadde stilt om ansettelsesstopp, utlysning og ansettelsesmyndighet ved starten av sitt møte 29.9.2015. Kontrollutvalget har invitert rådmann til neste møte den 25.11.2015, for å gi en muntlig redegjørelse som utdypet det skriftlige svaret, samt at rådmann kan svare på eventuelle spørsmål. Det er kontrollutvalgets oppgave å føre tilsyn med at kommunens praksis er i overenstemmelse med lover og de vedtak som er fattet av kommunestyret. Ordførers uttalelse Jeg slutter meg til rådmannens redegjørelse ovenfor. Det er kontrollutvalgets oppgave å kontrollere oppfølging av kommunestyrets vedtak.marianne Grønvold Flakk Personalsjef Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 2 av 3
INTERPELLASJON Det foregår ei evaluering av Ressurssenteret i kommunen, etter ei prøvedrift på 2 år. Ressurssenteret består i dag av SLT, flyktningetenesta, helsestasjonen, PPT, barnevernet og psykisk helse for vaksne. Ein har ønska å samordna og koordinera desse tenestene betre. Dersom evalueringa av Ressurssenteret er ferdig: Kva er hovedkonklusjonen i den?
SV på Interpellasjon fra KrF til kommunestyremøtet 5.11. Ressurssenteret består av helsestasjon, barnevern (oppfølging av vertskommunesamarbeid), PPT, SLT (kriminalitetsforebyggende tiltak), psykisk helse og flyktningetjenesten. Disse tjenestene har vært samlet i en egen enhet siden 1.8.2014. En evaluering var planlagt innen to års drift og omfatter også Læringssenteret. Denne evalueringen er igangsatt, og prosessen er ferdig innen desember. Med vennlig hilsen Birkenes kommune Gro Anita Trøan Rådmann Tel: 37 28 15 00 - Mob: 45 21 50 06 Nettside: http://birkenes.kommune.no