Brukermanual for LimeSurvey på HiOA Innholdsfortegnelse Innledning... 2 Pålogging... 2 Endre passord... 2 Personlige innstillinger... 2 Opplæringsvideoer... 2 Spørreundersøkelsens hovedelementer... 3 Verktøylinjer... 3 Lag din første undersøkelse... 3 Opprett en undersøkelse... 3 Opprett en spørsmålsgruppe... 4 Opprett et spørsmål... 4 Kode... 4 Spørsmål... 5 Endre innstillingene i undersøkelsen... 5 Startdato og utløpsdato for undersøkelsen... 6 Tilgang til undersøkelsen... 6 Kvitterings-epost... 9 Test og aktiver undersøkelsen din... 10 Eksempler på spørreundersøkelser... 10 Resultater... 10 Eksport fra LimeSurvey... 11 Datasikkerhet og sensitiv informasjon... 11 1
Innledning Denne manualen er for nye brukere av LimeSurvey på HiOA og inneholder utdrag av LimeSurveys egen brukermanual i norsk oversettelse. Se her for LimeSurveys utfyllende brukermanual. Vi anbefaler å ha begge manualene tilgjengelig ved opplæring, da denne henviser til LimeSurveys manual på en del punkter. LimeSurvey er langt på vei en selvforklarende og intuitiv programvare, men vi anbefaler alle brukere å lese manualen før man tar den i bruk. HiOA har opprettet en demo-versjon av LimeSurvey (https://demo.survey.hioa.no) for at brukere skal kunne teste systemet før man begynner å lage reelle undersøkelser i produksjonsversjonen. Pålogging Når din LimeSurvey-bruker er opprettet vil du motta en epost med URL for innlogging, brukernavn og passord for både produksjonsversjonen og demo-versjonen av LimeSurvey. Endre passord Ved første gangs innlogging anbefaler vi at du endrer mottatt passord til et personlig passord. For å endre passord trykker du på nøkkel-ikonet i LimeSurveys verktøylinje. Du vil da åpne en side som heter Brukerkontroll. Trykk på blyant-ikonet på raden med din bruker og du vil kunne endre passord ved å overskrive det mottatte passordet. Personlige innstillinger Det er mulig å endre en del personlige innstillinger som språk og redigeringsmaler. Disse kan endres ved å trykke på brukernavnet ditt øverst på siden. Da åpner du siden Dine personlige innstillinger. Se LimeSurveys brukermanual for mer informasjon om valgmulighetene i Dine personlige innstillinger ved eventuelt behov. Vi anbefaler at du bruker standardinnstillingene hvis de ikke må endres som følge av spesielle behov. Opplæringsvideoer Det finnes en rekke gode opplæringsvideoer for LimeSurvey på nett. Følgende anbefales av LimeSurvey: http://www.youtube.com/watch?v=kwe0waoyvak http://manual.limesurvey.org/images/2/25/limesurvey_create_survey.swf http://www.youtube.com/watch?v=uk3fqydtiy0&feature=youtu.be 2
Spørreundersøkelsens hovedelementer En spørreundersøkelse har tre nødvendige hovedelementer: En tittel Minst en spørsmålsgruppe Minst ett spørsmål Tittel: Sammen med ID-nummer utgjør tittelen undersøkelsens identitet og generelle og spesielle innstillinger som gjelder for hele undersøkelsen registreres/redigeres på dette nivået. Spørsmålsgrupper: Undersøkelsens spørsmål må tilhøre en spørsmålsgruppe. Når det er hensiktsmessig kan man opprette flere spørsmålsgrupper som kategoriserer spørsmålene. Spørsmålsgruppene gis en tittel ved opprettelse. Spørsmål: Det er ingen begrensning i antallet spørsmål en undersøkelse kan ha. Det finnes en rekke ulike spørsmålstyper som man bør gjøre seg kjent med før man begynner å opprette undersøkelser. Verktøylinjer Det finnes ulike verktøylinjer for de tre nivåene i en undersøkelse, samt et administrativt nivå på toppen. Det er dette toppnivået du ser ved innlogging: Dersom verktøylinja Administrasjon ikke er synlig kan du klikke på hus-ikonet for å få den tilbake. Detaljert informasjon om de ulike verktøyene finner du her. Lag din første undersøkelse Den raskeste måten å lære å opprette en undersøkelse på er å lage en testundersøkelse mens du leser de påfølgende avsnittene om opprettelse. Det anbefales at du lager en eller flere testundersøkelser hvor du prøver ut de ulike mulighetene som ligger på de forskjellige nivåene i LimeSurverys undersøkelses-struktur: 1 Undersøkelse, 2 Spørsmålsgruppe og 3 Spørsmål. Opprett en undersøkelse For å lage en ny undersøkelse klikker du på ikonet formet som et ark med grønt plusstegn i verktøylinja Administrasjon. Du får opp bildet Opprett, importer eller kopier undersøkelse. I dette bildet gir du undersøkelsen din en tittel og setter standardspråk for undersøkelsen. Du kan skrive informasjon i de frivillige feltene Beskrivelse, Velkomstmelding og Sluttmelding. Innholdet i disse feltene vil framkomme for undersøkelsens respondenter når de svarer på den. Nederst i dette bildet vil de se at din epost oppgis som administratoradresse og adresse for returer. Du kan redigere innstillinger med det samme, eller på et senere tidspunkt ved å bruke Generelle innstillinger i verktøymenyen. 3
Se her for detaljert informasjon om innstillinger. Du kan også lage en ny undersøkelse ved å importere eller kopiere en eksisterende LimeSurveyundersøkelser (eller undersøkelses-mal) og redigere denne etter behov. Til dette formålet klikker man på arkfanene Importer eller Kopier i bildet Opprett, importer eller kopier undersøkelse. Men vi anbefaler nye brukere til å opprette egne undersøkelser før man eventuelt begynner å gjøre seg kjent med import eller kopiering. Opprett en spørsmålsgruppe Når ny undersøkelse er opprettet kommer verktøylinjen Undersøkelse til syne. Før man kan knytte spørsmål til undersøkelsen må man lage en spørsmålsgruppe. Spørsmålsgruppen opprettes ved å klikke på ikonet formet som et ark med grønt plusstegn i verktøylinja Undersøkelse. Du får da opp bildet Legg til spørsmålsgruppe. Her er det obligatorisk å gi spørsmålsgruppa en tittel og mulig å gi den en beskrivelse som vil framkomme for undersøkelsens respondenter når de svarer på den. Det er også mulig å importere spørsmålsgrupper (i fanen Importer spørsmålsgruppe) på samme måte som man importerer hele undersøkelser. Opprett et spørsmål Når en spørsmålsgruppe er opprettet kommer verktøylinjen Spørsmålsgruppe til syne. Spørsmål opprettes ved å klikke på ikonet formet som et ark med grønt plusstegn i verktøylinja Spørsmålsgruppe. Ved opprettelse av spørsmål må det defineres en Kode, opprettes et Spørsmål, og man kan bruke Hjelp til gi respondenten eventuell tilleggsinformasjon. Spørsmålet man oppretter knytter seg automatisk til den spørsmålsgruppen den blir opprettet i, men denne tilknytningen kan endres ved behov. Kode Spørsmål skal ikke ha tittel, men kode. Formålet med koden er å gjøre spørsmålet lett identifiserbart og det er en nyttig identitet ved eksport av undersøkelsesresultatet (altså av svarene) til Excel eller SPSS-fil. Der er derfor nyttig å planlegge kodingen før men begynner å opprette spørsmål. Det kan 4
være lurt å tegne strukturen før du oppretter undersøkelsen med tanke på koding av spørsmål. Koding bør følge strukturen i spørsmålsgruppene dersom undersøkelsen har flere grupper. Kodefeltet er et fritekst-felt, men enkle tall- eller bokstavkoder anbefales. Spørsmål Når man skal lage et spørsmål må man ta stilling til Spørsmålstype. LimeSurvey tilbyr et stort antall spørsmålstyper som framkommer i nedtrekkmenyen Spørsmålstype. Det finnes 5 kategorier spørsmålstyper: Enkeltvalgsspørsmål, Maskespørsmål, Tekstspørsmål, Flervalgsspørsmål og Matriser. Default spørsmålstype heter Lang fritekst, men denne kan endres i nedtrekkmenyen. Du ser fort hvordan disse spørsmålstypene fungerer ved å opprette et utvalg av dem og undersøke dem. Du kan lese mer om de forskjellige spørsmålstypene her. Endre innstillingene i undersøkelsen Når du klikker på Generelle innstillinger i verktøylinja Undersøkelse framkommer bildet Endre innstillingene i undersøkelsen. I dette bildet er det en rekke faner som gir muligheter for å definere eller endre en lang rekke egenskaper ved undersøkelsen. Vi anbefaler at du gjør deg kjent med innholdet i disse fanene før du begynner å aktivere undersøkelser. Mer informasjon om innstillingene finner du her. 5
Startdato og utløpsdato for undersøkelsen Av innstillingene i bildet Endre innstillingene i undersøkelsen er Publisitet og tilgangskontroll en av de vesentlige. De fleste undersøkelser bør ha en tidsbegrensning, da man normalt ønsker at undersøkelsen skal gi et resultat innen en viss dato. Det kan også være hensiktsmessig å sette en startdato dersom startdatoen skal være en annen enn aktiveringsdatoen. Disse datoene reguleres i arkfanen Publisitet og tilgangskontroll i Generelle innstillinger i verktøylinjen Undersøkelse. Utløpsdato kan når som helst endres etter at en undersøkelse er aktivert. Tilgang til undersøkelsen Når man oppretter en undersøkelse må man ta stilling til hvem som skal ha mulighet til å svare og om svarene skal være anonyme eller ei. Kort fortalt gir LimeSurvey følgende muligheter: 1. Åpne undersøkelser uten registrerte deltagere (anonyme svar fra ukjente respondenter) 2. Åpne undersøkelser med automatisk registrering av deltagere (anonyme eller ikke-anonyme svar fra selvregistrerte respondenter) 3. Lukkede undersøkelser med deltagere (anonyme eller ikke-anonyme svar fra pre-registrerte respondenter) De aller fleste undersøkelser skal ha enten ha tilgangsbegrensninger og/eller oversikt over hvem som har svart, så variant 1 er normalt uaktuell. Hvis man likevel vil bruke variant 1 kan man ikke opprette nøkkeltabell for undersøkelsen. For variant 2 blir deltagere opprettet automatisk når de å trykker på spørreundersøkelsens URL og deretter oppgir navn og epostadresse. Deltageren vil da få tilsendt en invitasjon til undersøkelsen til den oppgitte epostadressen. Dette reguleres med knappen Tillat offentlig registrering i fanen Nøkler under Generelle innstillinger. I prinsippet vil denne varianten være anonym fordi deltageren selv oppgir kontaktinformasjon, men rent teknisk betyr anonymitet i LimeSurvey at det enkelte svar ikke kan knyttes til den enkelte deltager. Den tekniske anonymiteten reguleres med knappen Anonymiserte besvarelser i fanen Nøkler under Generelle innstillinger. Hvis man har behov for å vite med sikkerhet hvem som deltar i undersøkelsen og hvem som har svart må man bruke variant 3. Det som kjennetegner variant 3 er at undersøkelsesadministrator selv oppretter deltagere i nøkkeltabellen. Dette gjøres i bildet 6
Nøkkelkontroll som åpnes når man klikker på ikonet som representerer mennesker (Administrasjon av nøkler) i verktøylinja for den aktuelle undersøkelsen. Når man har opprettet deltagere sender man invitasjoner ved å trykke på det midterste brev-ikonet i verktøylinja i bildet Nøkkelkontroll. Invitasjoner kan også sendes individuelt ved bruk av brevikonet i den enkelte deltagerforekomsten. I variant 2 er det mulig legge til ønskede deltagere i tillegg til de som registrerer seg selv, men da må man være klar over at man får en blanding av sikker og usikker kontaktinformasjon i deltager-lista. Hvis man ønsker å gjøre dette må man huske å sende invitasjon. Invitasjon vil kun gå til deltagere som tidligere ikke har fått invitasjon. For å kunne knytte deltagere til undersøkelser må det opprettes en nøkkeltabell. Denne opprettes ved å trykke på deltagerikonet i verktøylinja. Da får man opp en boks hvor man må bekrefte at man vil opprette nøkler (dvs deltagertabell). Det man da har gjort er å opprette en tom deltagertabell. Her kan man enten legge inn deltagere manuelt eller importere deltagere fra en.csv-fil. En.csv-fil lager man i Excel. Man begynner altså med å opprette et Excel-dokument. Dette dokumentet må ha tre obligatoriske kolonner som må hete «firstname» «lastname» og «email». Det står info om dette hvis man trykke på csv-ikonet med den grønne pila. 7
Når man har laget et Excel-dokument med de tre kolonnene og fylt dem med de ønskede deltagerne burde det se ca. sånn ut: Man går da til fil-menyen og trykke på Export og Change File Type. Der velger man CSV fra menyen og trykker Save As: 8
Når du har lagret csv-filen din kan du gå tilbake til LimeSurvey og laste opp fila ved bruk av Browse og trykke på csv-ikonet med den grønne pila i bildet Nøkkelkontroll (vist tidligere). Da får du denne bekreftelsen: Og deltagerne har lagt seg til deltagerlista. Du finner deltagerlista ved å trykke på ark-ikonet i det samme bildet: Kvitterings-epost I Generelle innstillinger kan man velge om deltageren skal få kvitterings-epost på besvart undersøkelse: Man kan også velge om deltageren skal ha mulighet til å skrive ut og lagre egen besvarelse: 9
Test og aktiver undersøkelsen din Når du har opprettet og lagret de ønskede gruppene og spørsmålene kan du teste undersøkelsen ved å trykke på tannhjul-ikonet i verktøylinja Undersøkelse: Du vil da se hvordan undersøkelsen ser ut for respondenten. Når du er fornøyd med undersøkelsen kan du aktivere den ved å klikke på det store, grønne pil-ikonet i samme verktøylinje. Men se nøye igjennom før du gjør dette. Etter undersøkelsen er aktivert kan du endre tekstelementer og enkelte innstillinger, mens andre innstillinger og selve spørsmålstypene ikke lar seg endre. Enkelte endringer krever altså at undersøkelsen må deaktiveres. Dersom man deaktiverer en undersøkelse slettes eksisterende svar. Eksempler på spørreundersøkelser Her finner du en rekke spørreundersøkelser som viser de viktigste egenskapene programvaren tilbyr. Disse kan importeres til din LimeSurvey ved å trykke på lenken under Download og testes der. For å studere en spørreundersøkelses oppbygning kan du trykke på ikonet i verktøylinja som viser et ark med blyant over og så Logikkfil for undersøkelse. Det gir en god og lesbar oversikt. Resultater Man kan når som helst se over innkomne besvarelser i ved å bruke ikonet Besvarelse i verktøylinja. Dette kan både gjøres mens undersøkelsen er aktiv og etter svarfristen er utløpt. 10
Eksport fra LimeSurvey Det er mulig å eksportere resultater fra LimeSurvey til et begrenset antall andre verktøy. Dette kan være aktuelt dersom man vil lagre resultatet av undersøkelsen eller dersom man har behov for analysere/etterbehandle dataen i et annet verktøy. I verktøylinja til bildet Se gjennom besvarelser kan man gjøre seg kjent med eksport-mulighetene. Datasikkerhet og sensitiv informasjon På HiOAs LimeSurvey-side (under utvikling) finnes informasjon om behandling av sensitiv data og personvern. Det er en forutsetning at brukere av LimeSurvey gjør seg kjent med disse reglene. 11