Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter - FSAT Referat Møte i styret for FSAT 22. oktober 2014 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Heidi Adolfsen, UiT Marianne Øhrn Johannesen, UiA Kjetil Solvik, NMH Gunnar Bendheim, HiST Richard Borge, FSAT Hogne Ulla, NSO Observatør: Joar Nybo, KD Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT: Bente Ringlund Bunæs Tina Lingjærde Anne Kathrine Haugen (referent) Forfall: Møteleder: Referent: Monica Bakken, UiO Christen Soleim, UiB Tina Lingjærde/Anne Kathrine Haugen Dato: 22.10 2014 Sist endret:
Dagsorden Sak 1 Orienteringer - Tertialrapport for FS for 2. tertial - Orientering om NOM-opptak 2014 v/bente Ringlund Bunæs - Prosjektstatus - Svar til KD vedr. utkast til avtale med UiO - Status lokalisering - Seminar for de ansatte på Leangkollen 16. 17. oktober - Varsel om mulig prisøkning Sak 2 Referat fra styremøte 15.9.14 Sak 3 Oversikt over vedtatte budsjett for SO og FS for 2014 Sak 4 Budsjett for FSAT for 2015 og 2016 Sak 5 Forslag til søknad om midler fra KD Sak 6 Presentasjon av målbilde for ny organisasjon Sak 7 Gjennomgang av effektmål for ny organisasjon Sak 8 Forslag til mandat for STAR gruppen Sak 9 Rekruttering Sak 10 Eventuelt Side 2
Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. 1. Orienteringer a. Tertialrapport for FS for 2. Tertial Daglig leder gikk gjennom hovedpunktene i tertialrapporten, Følgende ble spesielt nevnt: Ny StudentWeb går i produksjon med minst tre institusjoner ved årsskiftet. STAR -prosjektet startes nå opp igjen. RUST (Register for utestengte studenter) er satt i produksjon. Det arbeides med fusjoner mellom institusjoner. Arbeidet og aktiviteter er i henhold til planen. b. Orientering om NOM-opptak 2014 Bente Ringlund Bunæs orienterte. To rapporter var vedlagt sakspapirene, en for våren 2014 og en for høsten 2014. Hovedpunktene i rapportene: Det var litt flere søkere i år enn i fjor. Ledige studieplasser blir lyst ut etter hovedopptaket. Institusjonene melder om at det er mye jobb med ledige studieplasser og forholdsvis liten effekt. Søkerne må samtykke til elektronisk kommunikasjon. Det er ca. 1500 av 120000 søkere som har valgt papir. Det har vært litt problemer med kontakt med Folkeregisteret. Søkerne har endret adferd i forhold til tidligere år, ved at det er flere som har møtt opp til studiestart. Få oppslag i media. Klagenemd har fått 87 saker til nå. Det er kun 1 klage som har fått medhold. c. Prosjektstatus: Organiseringsprosjektet Daglig leder orienterte. Prosjektplanen ble vedtatt av styret på møtet 15. september. Det er seks medlemmer i gruppen. Det har hittil vært tre møter. Det er opprettet en intern nettside, og en epostliste for å komme med innspill. Alle ansatte inviteres til å komme med innspill. Innspillene anonymiseres og legges også ut på nettsidene. Det informeres om prosjektet i seksjons- og gruppemøter. Det har vært gjennomført 5 fokusgruppeintervjuer. De ansatte er veldig aktive, de er interesserte og engasjerte. Det er et stramt løp, og en av risikofaktorene er den stramme tidsbruken. Prosjektet skal lage en risikovurdering. Prosjektet er i rute. Det er satt i gang med Informasjons-, drøftings- og forhandlingsmøter med de tillitsvalgte annenhver uke. d. Svar til KD vedr. utkast til avtale med UiO Styreleder orienterte. Utkast til avtale ble sendt til styret på en e-postrunde. I prosessen kom det mange gode innspill. I svaret til KD er det punkter der vi er helt klartalte. Det er noen løse tråder som bør komme tydeligere frem. Vi har fått signaler fra KD om at de ønsker konkrete innspill på de punktene hvor vi er uklare. Gunnar Bendheim og Kjetil Solvik får fullmakt, sammen med daglig leder, til å bli mer konkrete på disse punktene. Side 3
e. Status lokalisering Daglig leder orienterte. Eiendomsavdelingen melder at de har fullt fokus på å finne lokaler til FSAT. Det ble etter forrige styremøte sendt en prioritert liste over kriterier til lokalene. Prosessen er rute i henhold til plan om samlokalisering 1.1.2016. Eiendomsavdelingen vurderer steder og vil involvere oss når de vet mer. De venter nå på respons fra tre til fem steder. Dersom noen har forslag til lokaler en bør se på, så kan daglig leder kontaktes, og hun vil videreformidle forslagene til Eiendomsavdelingen. f. Seminar for de ansatte på Leangkollen 16.-17. oktober Styreleder orienterte. Styret var invitert. På siste møte ble det avtalt at kun styreleder skulle delta. Det ble holdt en kompetansemesse. Alle grupper og avdelinger presenterte hva de arbeider med på en stand. På seminaret ble det jobbet med målbildet og kriterier for valg av organisasjonsstruktur. Det var en veldig positiv opplevelse. En ble godt kjent med en organisasjon som i høyeste grad er positive, fremoverlente, som tar utfordringer og bidrar. Det er ulike kulturer, en forvaltningskultur i SO og en utviklerkultur SUN. Det å bygge en felles kultur og felles verdier er en viktig oppgave som det må jobbes med. Gjennom kompetansemessen ble en godt kjent med organisasjonen, og en håper en kan gjøre noe tilsvarende våren 2015. Det skal i etterkant av seminaret sendes ut evalueringsskjema for å høre hvordan de ansatte opplevde seminaret og hvilket utbytte de fikk. g. Varsel om mulig prisøkning Styreleder orienterte. Det har blitt sendt et varsel til institusjonene om mulig prisøkning. Hvis det ikke er varslet innen fristen 1. oktober 2014 kan prisen ikke økes. Institusjonene har fått ett kutt i rammen på 0,5 %. Hvis vi legger opp til prisøkning, må vi vise hvordan FSAT bidrar til effektivisering. Vi må se på dette i sammenheng med kontingent. Dersom det er aktuelt å øke kontingenten for 2015 ønsker styret saken til behandling. 2. Referat fra møte i styret for FSAT 15.09.2014 Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 3. Oversikt over vedtatte budsjett for SO og FS for 2014 Daglig leder orienterte om arbeidsoppgaver, budsjett og økonomi for FSAT. Økonomiene kjøres som planlagt separat for FS og SO i 2014. Budsjettet går i balanse for 2014. Det kom spørsmål om hva som er bakgrunnen for fordelingsnøkkelen mellom institusjonene. Modellen har tidligere blitt grundig diskutert i FS-styret. Da man valgte å basere brukerbetaling på kontingenten, var det basert på en vurdering av at prising av enkelttjenester kunne virke splittende heller enn samlende. En endring Side 4
av prismodell er et strategisk spørsmål og må eventuelt vurderes i forbindelse med strategiarbeidet i 2015. 4. Budsjett for FSAT for 2015 og 2016 Styreleder innledet. 2015 er et unormalt år med mer kostnader som følge av flyttingen og overføringer fra 2014. Der er også foretatt innvesteringer i rapportverktøyet Tableau og semesterkvitteringsapplikasjonen i 2015. Budsjett År Beløp i kr 2014 91.469.234 2015 100 170 244 2016 91 765 517 Følgende usikkerhetsmomenter vil virke inn på størrelsen på budsjettet: - Avtalen med UiO vedrørende kjøp av administrative tjenester - Avtalen med USIT vedrørende drift av systemene - Bevilgninger fra KD Styret må ta stilling til hvor omfattende avtalene med UiO skal være. Vi må se på hvor mye kapasitet vi har internt til administrasjon og hvor mye UiO skal gjøre. Det blir viktig å fremforhandle en best mulig avtale med UiO. Forslag til avtale legges frem på neste styremøte. KD har satt frist 01.11.2014 for å søke om ekstraordinære midler i 2015 og for søknader om midler fra statsbudsjettet i 2016 utenom den faste rammen. Styret må derfor ta stilling til om vi skal søke om ekstraordinære midler for 2015 og om vi skal søke om midler utover grunnbevilgningen til SO for 2016, og det legges fram en egen sak om dette. Se sak 5 Styret diskuterte saken. Det var enighet om de overordnede prioriteringene for 2015, men styret ønsker tydelig skille mellom drift, videreutvikling og prosjekt, med angivelse av start-- og sluttidspunkt. Når nye prosjekter settes i gang så må ressursbruken estimeres, slik at en vet hvor lang tid ressursene er bundet opp og om det får konsekvenser for flere år. Når det gjelder utvikling har det vist seg vanskelig å være helt treffsikker, og det har vært bommet flere ganger tidligere ved at prosjekter har tatt lenger tid enn planlagt. UHR har gjenåpnet arbeidsgruppe for felles masteropptak. De tar ikke stilling til kostnader og hvem som skal få oppdraget. FSAT bør synliggjøre at vi ønsker å utvikle dette systemet. Vi har kompetanse på opptak og har systemer som støtter opptaksprosessen. Det bør beskrives hvor ønskede prioriteringer har sin opprinnelse. I dag kommer innspill om endringer og ny funksjonalitet gjennom SO, opptaksledere for SO, og fra kontaktpersoner og ekspertgrupper for FS. Trolig bør også studiedirektører og Side 5
UHR involveres i diskusjonen om prioriteringer fremover. Diskusjonen om prioriteringer viser at vi trenger en strategi som kan gi retning i prioriteringsdiskusjoner. Vedtak: Forslag til budsjett og arbeidsoppgaver for 2015 og 2016 tas til orientering. Styret ber om at de innspillene som fremkom under diskusjonen kommer med i arbeidet med budsjettet. Endelige budsjettet for 2015 behandles på styremøte 20. november. 5. Forslag til søknad om midler fra KD Forslag til to søknader var vedlagt: 1. Søknad om midler til dekking av ekstraordinære utgifter 2015 2. Søknad om midler til NVB og resterende beløp på vitnemålsbanken 2016 SO har tidligere betalt 75000,- i året for administrative basiskostnader. Denne summen er økt til 2,1 millioner for 2015. Økningen skyldes at UiO har endret beregningsmodell for administrative kostnader. I begge de overnevnte søknadene var det søkt om dekning av de økte administrative kostnadene for SO på 2.1 millioner kroner. Søknaden om dekking av ekstraordinære utgifter omhandler kostnader vedrørende samlokalisering, med dobbel husleie en periode, og flytteutgifter beregnet til 4 025 000 kr. Den andre søknaden omhandlet NVB og Vitnemålsbanken. KD har tidligere bedt FS utrede hvor mye en Vitnemålsbank vil koste. Vitnemålsbanken er nevnt på statsbudsjettet, men beløp er ikke oppgitt. FSAT ønsker å utvikle denne. Hvis den ikke blir fullfinansiert i 2015, ber vi i søknaden om å få resten av beløpet i 2016. SO har søkt om midler til modernisering og gjennomgang av Nasjonal vitnemålsbase (NVB) på statsbudsjettet for 2015. Det har ikke kommet midler til dette. NVB samler inn alle elektroniske vitnemål fra videregående skoler. I tilknytning til den er det også laget en kontrollmotor som kontrollerer vitnemålene med hensyn til fagsammensetning. Kontrollen bidrar altså til stor effektivisering og besparing for sektoren. Styret diskuterte saken. Styret var positive til søknaden om dekking av ekstraordinære utgifter for 2015 i forbindelse med flyttingen, samt til søknaden om midler til NVB og Vitnemålsbanken. Styret mener det er viktig å synliggjøre gevinster og sårbarheten i systemet vedrørende NVB i søknaden. Det bør ikke søkes om dekning av de økte administrative kostnadene for SO på 2.1 millioner kroner i noen av søknadene. Dette må forhandles med UiO eller dekkes innenfor rammen.. Vedtak: Med de endringer som styret har påpekt i de foreslåtte søknader, sendes følgende søknader til KD innen 1. november 2014: Side 6
-Søknad om midler til dekking av ekstraordinære utgifter til flytting i 2015 -Søknad om midler til NVB og Vitnemålsbank i 2016 6. Presentasjon av målbildet for ny organisasjon Styreleder og daglig leder presenterte målbildet. Det skal være et målbilde både for FSAT-styre og de ansatte. Målbildet er laget på bakgrunn av fokusgruppeintervjuer med ansatte. Det ble laget et utkast til målbilde, som ble sendt til alle ansatte i forkant av seminaret 16.-17. oktober. Det var stor enighet om bildet, men det kom innspill om justeringer under seminaret. Følgende hovedkategoriseringer av målbildet er utarbeidet: 1. Tjenestesenterets rolle 2. Våre leveranser 3. Samspillet med brukerne 4. Det indre liv 5. Effektiv drift av organisasjonen 6. Innovasjon og nyskapning Styret diskuterte forslaget til målebildet. Generelle kommentarer: - Det formidles lite fokus på leveranser og prioritering i punktene. - Styret er viktig når det gjelder prioriteringer. - Tidsestimater på leveranser - I forhold til strukturen trenger en kanskje ikke ha samspill med brukerne i alle punkt. - Punktene kan med fordel rendyrkes. Kommentar til hver av hovedkategoriene: Tjenestesenterets rolle Det kom ønske om ikke å bruke ordet proaktivt. Det første punktet Vi er en tjenesteinstitusjon som er til for våre eiere og brukere kan gjerne spesifiseres litt. Vi må balansere det å lytte til brukerne i forhold til hva vi kan gjøre. Vi skal ha gjennomslagskraft i samspill med UHR og andre i forhold til virksomheten vår. Våre leveranser Vi er en organisasjon og vi bør se på hele prosessen fra vugge til grav med hensyn på hvor vi kan få synergi og bedre tjenester. Teksten bør åpne opp for at det kan komme nye tjenester. Det er for mye fokus på sammenslåingsprosessen og ikke på fremtiden. Drift, utvikling og ferdigstilling kan skilles ut som separat punkt. Når det gjelder leveranser må vi vurdere tid i forhold til kvalitet. Vi skal ikke kompromisse på kvalitet, men vi må vite når noe er godt nok. Dersom prosjekter forsinkes, så kan det føre til økte kostnader for institusjonene. Det bør vi unngå. Samspill med brukerne er viktig for å sikre god brukerdialog. FSAT må opptre forutsigbart, og vi må gi brukerne realistiske forventninger. Vi må utfordre oss selv Side 7
også. I dag handler mye om standardisering og effektivisering i sektoren. Målbildet bør vise hvordan FSAT skal bidra til dette. Indre liv samlokalisering er svært viktig. Viktig å skape en kultur for resultat oppnåelse. Effektiv gjenbruk av løsninger er viktig. FSAT skal fungere mest mulig effektivt. Det er viktig at det også skal være gjenbruk av løsninger innen sektoren, slik at en unngår dobbeltarbeid. Innovasjon og nyskapning Mange i sektoren kan også løfte blikket, og FSAT bør se på hvordan vi kan hjelpe sektoren til å se fremover. Vi må fange opp nyskapning som skjer ute på institusjonene og gjøre det tilgjengelig for andre brukere. Vedtak Styret vedtar målbildet med de innspillene som fremkom i møtet og ber om at disse innarbeides i det endelige målbildet. 7. Gjennomgang av effektmål for ny organisasjon Saken utsettes til neste møte. 8. Forslag til mandat for STAR gruppen Styreleder orienterte. Bakgrunnen for STAR var behovet for uthenting og formidling av standardiserte rapporter på studiedata for å kunne benytte dem i sammenheng med ledelse og styring av institusjonen. STAR er etterfølgeren til LIST. Det var behov for et verktøy for å presentere dataene, og for å kunne koble data ut i fra egne behov og ønsker i tillegg til standardrapportene. Anskaffelsen av nytt rapportverktøy tok mye lengre tid enn planlagt og forventet. Prosessen ble avsluttet i vår, og Tableau ble valgt. Styret for FS vedtok våren 2014 at prosjektgruppen skulle reetableres og at institusjonene kunne sende inn forslag på medlemmer. Prosjektet trenger nytt mandat. Styret diskuterte saken. Av mandatet må det fremgå at det forventes en tidsplan for når leveransene fra prosjektet skal foreligge og beskrivelse av hvilke konkrete leveranser det dreier seg om. Det er viktig at det gjøres en rolleavklaring i forhold til NSD, da de også utarbeider statistikk. DBH trekker ut studentdata og det bør tas en dialog med dem for å sikre en forankring, grenseoppgang og hensiktsmessig arbeidsdeling mellom FSAT og NSD. I utgangspunkt er det studiedata fra FSsom skal presenteres. Samtidig må vi ikke velge løsninger som utelukker data fra andre kildesystem i fremtiden. Side 8
Det er et strategisk valg hvilke andre datakilder som eventuelt skal kobles på. Dette må diskuteres i forbindelse med strategiarbeidet i 2015. Det er planlagt at utrulling skal skje i løpet av høsten 2014 og våren 2015. Strategiarbeidet starter våren 2015, og etter at arbeidet er ferdig, kan det være aktuelt å utvide mandatet. Vedtak: Mandatet for STAR-prosjektet skal revideres. Mandatet skal tydelig angi at prosjektet skal: konkretisere sine leveranser og legge fram en tidsplan for hva som skal leveres til hvilke tidspunkt avklare arbeidsdelingen mellom FSAT og DBH når det gjelder leveranser av studiedata legge til rette for at data fra andre kilder kan koples sammen med studiedata senere dersom det blir prioritert Et revidert mandat legges fram for vedtak på neste møte. 9. Rekruttering Saken er utsatt. 10. Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. Neste ordinære møte: Torsdag 20. November 2014 kl. 10 15 Sted: Samordna opptak, Lilletorget 1, Oslo Side 9