2015 Reglement Kommunale byggeprosjekter
Innholdsfortegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 1. GENERELT... 3 2. DEFINISJONER OG ROLLER 4 3. PROSJEKTFASER... 4 3.1 BEHOVSUTREDNINGSFASE... 4 3.2 SKISSE-/FORPROSJEKTERINGSFASEN:... 5 3.3 PROSJEKTERINGSFASEN... 5 3.4 BYGGEFASEN... 6 4. LØPENDE RAPPORTERING... 6 5. SLUTTRAPPORT OG SLUTTREGNSKAP... 6 2
1. Generelt Reglement for byggeprosjekter er politisk vedtatt og gir retningslinjer for hvordan Oppegård kommune som byggherre skal gjennomføre større byggeprosjekter. Administrative rutiner og retningslinjer blir ytterligere belyst i administrative dokumenter. Med byggeprosjekter menes: Oppføring av nye bygg og anlegg Større ombygginger/rehabiliteringer av eksisterende bygg og anlegg Dokumentet gir retningslinjer for hvordan et byggeprosjekt vedtas, organiseres og rapporteres administrativt og politisk. Reglementet bygger på gjeldende lovverk og kommunale reglementer. Bevilgninger til nye byggeprosjekter vedtas av kommunestyret som bevilgning første året av handlingsprogrammet unntaksvis som egne saker. I økonomireglement for Oppegård kommune vedtatt av kommunestyret 10.9.2012 fremkommer følgende om byggeprosjekter: 6.3 Byggeprosjekter og utbyggingsområder Kommunestyret fastsetter budsjettrammer og vedtar forprosjekter for byggeprosjekter over 40 mill. kr. Formannskapet godkjenner forprosjekter og kan fastsette kostnadsramme for prosjekter som er inntil 40 mill. kr og som kommunestyret har gitt nødvendig bevilgning. Rådmannen/rådmannens ledergruppe er administrativ styringsgruppe for alle byggeprosjekter og kan godkjenne forprosjekt for prosjekter for inntil 20 mill. kr som kommunestyret har gitt bevilgning til. 6.3.1 Administrasjon Eiendom er byggherre/eier av investeringsprosjekter og har ansvaret for at den økonomiske styring og finansiering er i orden. I den grad det er nødvendig innhentes faglig bistand. Det skal utarbeides forprosjekt ved større investeringsprosjekter som sendes styringsgruppen for videre behandling. Faglige representanter for virksomhetene deltar også ved behov. 6.3.2 Prosjektstyring og økonomikontroll Styringsgruppen får forelagt rapporter om prosjektets fremdrift og prosjektregnskap. Rapportering til politisk nivå skjer gjennom tertialrapporteringen, revisjon av investeringsbudsjettet og årsberetningen. Vesentlige kostnadsavvik i forhold til kostnadsrammen rapporteres til styringsgruppen straks man er kjent med at slike forhold har oppstått eller vil oppstå. Behov for eventuelle tilleggsbevilgninger fremmes gjennom styringsgruppen og videre til politisk behandling. Styringsgruppen har ansvar for at sluttrapport/regnskap fremlegges. Dette legges til grunn for arbeidet med byggeprosjekter og dette reglementet skal bidra til en tydeliggjøring av hvordan vi jobber med gjennomføring av byggeprosjekter i Oppegård kommune. Reglementet er gjeldende for byggeprosjekter med en bevilget totalramme på mer enn 5 mill. kr. Gjennomføring og oppfølging av kurante byggeprosjekter med en bevilget totalramme på under 5 mill. kr er delegert fra rådmann til kommunalsjef for samfunn, teknikk og eiendom. 3
2. Definisjoner og roller Prosjekteier Rådmannen er administrativ prosjekteier for alle byggeprosjekter Styringsgruppe Styringsgruppe oppnevnes av rådmannen som prosjekteier Representant for tjenesteområdet, byggherre og hovedverneombud bør være representert i styringsgruppa Styringsgruppen bør ha både økonomisk og byggfaglig kompetanse. Ved store prosjekter bør representanter fra seksjonene Organisasjon og tjeneste, Jus og administrasjon samt IKT vurderes som medlemmer i styringsgruppen Styringsgruppen skal ha som mandat å sørge for gjennomføring av prosjektet innenfor vedtatte rammer Styringsgruppen rapporterer til rådmannen som prosjekteier Referanse-/bruker gruppe En rådgivende gruppe for prosjektet i faglige spørsmål Bør ha relevant faglig kompetanse og bestå av representanter for sluttbrukere, lokalt verneombud og teknisk kyndige representanter med god innsikt i prosjektets fagområde(r) samt aktuelle eksterne interessegrupper/instanser Referanse-/brukergrupper brukes ved behov og utpekes av styringsgruppen i samarbeid med prosjektleder Byggherre Virksomhet som representerer Oppegård kommune som byggherre Ansvarlig for gjennomføring og rapportering, herunder økonomisk styring Byggherre/virksomhetsleder rapporterer til styringsgruppen Med virksomhet i reglement menes: o Eiendom for kommunale bygg og anlegg o VAR for kommunale vann og avløpsanlegg o Vei og Park for kommunale veier med mer Prosjektleder Prosjektleder kan være en ansatt i Oppegård kommune eller en innleid person Byggherre avgjør hvem som skal være prosjektleder Prosjektleder skal sørge for at prosjektet blir gjennomført i tråd med prosjektgrunnlag Prosjektleder rapporterer til byggherre/virksomhetsleder 3. Prosjektfaser Et byggeprosjekt består av fem faser: Behovsutredningsfase Skisse-/ forprosjektfase Prosjekteringsfase Byggefase Driftsfase omtales ikke i herværende reglement 3.1 Behovsutredningsfase Mål: Utarbeide beslutningsgrunnlag for nye byggeprosjekter. Kommunestyret er Oppegård kommunes bevilgende myndighet for byggeprosjekter, og byggeprosjekter kan ikke igangsettes før en bevilgning er gitt første året i gjeldende handlingsprogramperiode. 4
Kommunalsjef med investeringsbehov legger fram forslag til investeringer i forbindelse med arbeidet med mål- og rammesaken, senest i forbindelse med arbeidet med handlingsprogrammet på høsten. Kost-/nyttevurdering, anslag på investeringskostnad, usikkerhet med hensyn til anslagene og driftsmessige konsekvenser må omhandles. Byggherre utreder i samarbeid med kommunalsjef for det aktuelle tjenesteområdet prosjektet videre med lokalisering og grov framdriftsplan. Hvis et prosjekt skal gå over flere år må prosjektet inndeles i faser, slik at den faktiske bevilgningen per år er i samsvar med prosjektets forventede fremdrift og faseinndeling Kartlegging av reguleringsmessige forhold må senest avklares i arbeidet med behovsutredningen. Ved årlig rullering av handlingsprogrammet skal byggherre gjøre en ny vurdering av kostnadsoverslag på alle investeringsobjekter 3.2 Skisse-/forprosjekteringsfasen: Mål: Utarbeide prosjektgrunnlag for behandling av forprosjekt i samsvar med bestemmelsene i økonomireglementet. Tilrettelegge for vedtak om igangsetting av prosjektet. Når bevilgning er vedtatt og reguleringsmessige forhold er avklart, har rådmannen ansvaret for at prosjektet blir igangsatt og gjennomført. Oppdraget gis byggherre og det opprettes en styringsgruppe for prosjektet. Utarbeidelse av prosjektgrunnlag I skisse-/forprosjektfasen skal prosjektgrunnlag utarbeides. Prosjektgrunnlaget skal inneholde: Avklaringer i forhold til regulering, hovedplaner og infrastruktur Samlet arealbehov (også uteareal) Evt. romprogram/funksjoner som skal ivaretas Framdriftsplan (med faseinndeling) Omtale av grunnforhold Redegjørelse for ønsket entrepriseform Økonomisk vurdering som synliggjør hvordan bestillingen kan løses innenfor vedtatt økonomisk ramme. Så snart prosjektgrunnlaget er godkjent av styringsgruppen skal prosjekteringsfasen starte opp. 3.3 Prosjekteringsfasen Mål: Utarbeide detaljert kravspesifikasjon for utlysning av byggeoppdrag I prosjekteringsfasen skal følgende hovedaktiviteter gjennomføres: Kontraktinngåelse med eksterne rådgivere Arkitekttegninger Kravspesifikasjon fra rådgivere Grunnundersøkelser Revidert kostnadsoverslag Rammesøknad Utlysning av byggeoppdrag 5
Vedtatt, grovt kostnadsoverslag fra behovsutredningsfasen er et foreløpig kostnadsoverslag. Når revidert kostnadsoverslag og finansieringsplan foreligger, skal det vurderes om det er behov for å fremme politisk sak før utlysning av byggeoppdraget. Når tilbud etter utlysning av byggeoppdrag foreligger skal det vurderes om det er behov for å fremme politisk sak før kontraktsinngåelse. Brukermedvirkning Parallelt med at prosjekteringsarbeidet påbegynnes skal det etableres referanse- /brukergruppe. Ved større prosjekter bør referanse/brukergruppe vurderes etablert allerede i skisse/forprosjektfasen. Antall/størrelse på gruppen vil avhenge av prosjektets størrelse og omfang. Ved prosjekt som gjelder kommunaltekniske anlegg må behov og eventuell sammensetning av brukergrupper vurderes fra prosjekt til prosjekt. 3.4 Byggefasen Mål: Gjennomføre byggeoppdrag, overlevere til bruker og foreta prøvedrift I byggefasen er de fleste beslutninger knyttet til løsninger og materialvalg gjennomført. Ressursgruppe blir involvert ved behov. Følgende hovedaktiviteter gjennomføres: Søknad om igangsetting Byggeoppdrag Opplæring av driftspersonell Overtakelse Overlevering til bruker Prøvedrift 4. Løpende rapportering Byggherre rapporterer månedlig på fremdrift og økonomi til styringsgruppen. Vesentlige kostnadsavvik i forhold til kostnadsrammen rapporteres til prosjekteier og eiendomsutvalg straks man er kjent med at slike forhold vil oppstå. Ved eventuelle avvik skal det legges fram et forslag til prioriteringer og løsning innenfor vedtatte investeringsramme. I forbindelse med tertialrapportene, revisjon av investeringsbudsjett og årsberetning gis en løpende rapportering på investeringsprosjekter. Ved årlig rullering av handlingsprogrammet skal byggherre gjøre en ny vurdering av kostnadsoverslag på alle investeringsobjekter. Behov for eventuelle tilleggsbevilgninger fremlegges kommunestyret i forbindelse med handlingsprogram, revisjon av investeringsbudsjettet, tertialrapporter eller i egen sak. 5. Sluttrapport og sluttregnskap Når et prosjekt er avsluttet skal prosjektleder utarbeide en kortfattet administrativ rapport som beskriver hvordan prosjektet er gjennomført, kvalitetsoppfyllelse, erfaringer og hovedtall for prosjektregnskap til styringsgruppen. Rådmannen legger fram rapporten politisk som orienteringssak på forespørsel snarest mulig og senest innen ett år etter at prosjektet er overtatt. Kommunestyret beslutter disponering av mindre-forbruk eller dekning av merforbruk ved avsluttet prosjekt 6