Workshop BOA SUHS-konferansen 2014 Tone Elisabeth Østvedt regnskapsleder HiT
15 deltakere på workshop, fra flere universiteter, til den minste høgskolen. Forutsatte at R-07-13 med tilhørende veileder og eksempelsamling var kjent. Tema for SUHS-konferansen er Ta tida tilbake. Fokuserte derfor på områder hvor vi opplever tidstyver. Ikke avklart ennå hvilken felles støtte vi skal ha for prosjektstyring og prosjektrapportering. Derfor så vi ikke på systemer i denne workshopen. Temaer vi jobbet med: Har det nye reglementet for BOA lettet klassifisering? Gjennomgang av problemstillinger fra Agora-gruppen BOA-klassifisering. Forskeren og økonomistøtte møtes i eksternt finansierte prosjekter Status for innføring av TDI-modellen Prosjektopprettelse - prosessbeskrivelse Innspill til Erlend og plenumssesjonen 2
Konkrete problemstillinger Vi hadde oppe flere problemstillinger, som bl.a. gikk på klassifisering. Vi hadde et eksempel på blandingsprosjekt og diskuterte hvordan vi burde klassifisere det, hvordan vi periodiserer det, hvilke konti bruker vi osv. Vi snakket om oppdragsundervisning med studiepoengproduksjon. Vi så på Erasmus+ prosjekt og bruk av konti. Vi kom inn på aktivitet finansiert av UH-Nett vest, Norgesuniversitetet og Utdanningsdirektoratet. Vi så på stipend som ansatte har fått fra Norsk sykepleierforbund og hvordan det bør/ikke bør inngå i høgskolens regnskap. Vi opplever at det er blitt mye enklere å klassifisere prosjekter etter innføringen av F-07-13 med tilhørende veiledning og eksempler. Oppfordrer til bruk av Agora: BOA-klassifisering. 3
Forskeren og økonomistøtte møtes i eksternt finansierte prosjekter Vi delte oss inn i grupper og diskuterte følgende: Hva kan/bør forskeren forvente av administrativ støtte? Støtte til å utarbeide økonomiforhold i kontrakter (risiko, faktura, IPRrettigheter). Budsjettering av prosjektet (lønn, internt budsjett). Klassifisering. MVA-vurderinger/-avklaringer. Tydelige roller: hvem skal de snakke med? Klare retningslinjer og rutiner. Kapasitet og kompetanse hos adm. støtte. Underveisrapportering. Sluttrapportering. Forståelige regnskapsrapporter. 4
Hva bør administrativ støtte forvente av forskeren? Positiv innstilling til samarbeid. Kjennskap til regler og interne rutiner. Forståelse for fullmaktsstruktur. Pengene er tiltenkt en aktivitet i høgskolen/universitetet, ikke forskeren privat Estimat på ressursbruk timer/prosent av stilling, antall reiser, konferanser osv. ved budsjettering av prosjektet. Budsjettdata fra eventuelle eksterne samarbeidsparter. Timer faktisk brukt på prosjektet. Ved rapportering eksternt bør prosjektleder ha dialog med økonomi. At prosjektlederne søker hjelp til administrative oppgaver. 5
Konfliktområder i møtet mellom forsker og administrativ støtte: Forståelse av roller. Forståelse av regnskapsdata. Forståelse av at midlene tilhører høgskolen/universitetet. Tid/ressurser til oppfølging. Ulike kulturer. 6
Innføring av TDI-modellen Totalregnskapsføring av prosjektene Hvor langt er dere kommet i prosessen med TDI-modellen? Utfordringer? Her er det ulikt. Noen er kommet relativt langt, mens andre fortsatt skal i gang med å beregne. Utfordringen er å selge dette inn i organisasjonen, men noen peker på hvordan dette kan bedre våre sjanser til større inntekter i prosjekter, og da er de vitenskapelige ansatte med! Spørsmål som ble stilt er: Er dette enda en tidstyv? Er dette noe som er kommet for å bli, eller vil det være en type «døgnflue»? 7
Prosjektopprettelse - prosessbeskrivelse I dag blir ofte klassifiseringen vurdert etter at kontrakt er signert, selv om vi har nedfelte retningslinjer og rutinebeskrivelser som tilsier at denne vurderingen skulle vært gjort før søknaden ble sendt. Hvordan skal vi komme i mål? Hvilken rekkefølge bør vi ha på prosessen? Kan vi lage et flytdiagram for hvordan prosessen bør være? Gruppen sier våre interne retningslinjer sier mye om hvordan denne flyten bør være, men problemet er at det er ikke slik det skjer i praksis. 8
Søknadsprosessen Diskutere idé med leder (forankring), faglig vurdering. Utarbeide søknad/prosjektbeskrivelse/budsjett etc. Kvalitetssikring av søknad/budsjett. Klassifisering og MVA-vurdering. Evt. samarbeidspartnere, juridiske og økonomiske forhold. Endelig godkjennelse fra leder. Arkivering av søknad. Innvilget søknad/kontrakt Er beløpet som omsøkt? Eventuelt revidering av budsjett. Godkjenning av arbeidsplaner Kick off-møte med alle involverte (hvem, hva osv.) Arkivering av kontrakt m.m. Opprettelse av prosjekt i regnskapet - Arkivering av prosjektdokumentasjon. Huske tidsperspektivet være ute i god tid! Bruk av prosjektstyringsverktøy e.l. vil hjelpe til i denne prosessen, kan kanskje opprette 9 foreløpige prosjekt i systemet under søknadsprosessen?