Easy Personal Hurtigguide/innføring
Innhold Introduksjon Oppsett av RManager... 3 1 Klargjøring for registrering av ansatte... 3 1.1 Registrer avdelinger... 3 1.2 Registrer Posisjoner... 5 1.3 Registrer kategorier... 6 2 Klargjøre til Vaktlister... 7 2.1 Registrer vaktkoder... 7 2.2 Registrer vaktfunksjon... 8 3 Klargjøre for lønnskjøring... 9 3.1 Registrer regnskapsfører... 9 3.2 Registrer lønnskoder/lønnsarter... 10 2
Introduksjon Oppsett av Easy Personal Easy Personal er et avansert operativt støtteverktøy for din bedrift. Du kan eksempelvis kjøre lønn til dine ansatte fra Easy Personal. Før du kan gjøre dette, eller andre oppgaver, for første gang, må du legge inn data om din bedrift og dine ansatte. I denne modulen går vi i gjennom hvordan du gjør det. 1 Klargjøring for registrering av ansatte Før du kan legge inn dine ansatte må du sette opp noen kategorier du kan definere de etter. Disse kategoriene gjør at du lettere finner den typen ansatt du behøver for en gitt arbeidsoppgave senere. Logg på som administrator. Hvis du har utfordringer med å logge på så er fremgangsmåten beskrevet i modul 4. 1.1 Registrer avdelinger Slik ser Esy Personal ut når man logger inn for første gang: 3
En avdeling er en avgrensning av ansatte eller areal. Det kan for eksempel være at restauranten er én avdeling, kjøkkenet er en annen avdeling og at baren er en tredje avdeling. Velg «konfigurasjon» => «Master data», og klikk på «avdelinger». Skriv inn de avdelingene du vil operere med slik at du får en tilstrekkelig inndeling av din bedrift i Easy Personal. Klikk på «Lagre» i mellom hver registrering. 4
1.2 Registrer Posisjoner Posisjoner er hvordan de ansatte er differensiert i henhold til arbeidsinstrukser. Man kan eksempelvis ha en kokk, noen som jobber i administrasjonen og noen som er daglig leder. Velg «konfigurasjon» => «Master data», og klikk på «Posisjoner». Skriv inn de posisjonene du vil operere med slik at du får en tilstrekkelig differensiering av dine ansatte i Easy Personal. Klikk på «Lagre» i mellom hver registrering. 5
1.3 Registrer kategorier Du vil få et bedre overblikk over dine ressurser hvis du kategoriserer de i eksempelvis fast ansatte, deltidsansatte og tilkallingsvikarer. Velg «konfigurasjon» => «Master data», og klikk på «Kategorier». Skriv inn de kategoriene du behøver for å få oversikt over hvordan dine tilgjengelige ressurser er fordelt. Husk å klikk «lagre» i mellom hver registrering. Nå er du ferdig med grunnlaget du behøver for å kunne registrere dine ansatte (modul 2) 6
2 Klargjøre til Vaktlister Her går vi i gjennom hvordan du legger grunnlaget for å kunne registrere vaktlister (modul 5). Før du setter opp en vaktliste for første gang må du definere tidspunkt for forskjellige vakter (eksempelvis natt, ettermiddag, kveld og så videre), og hvor vakten skal innfinne seg (eksempelvis kjøkken, skrubb, servering og så videre). Dette gjør vi ved å definere «vaktkoder» og «vaktfunksjoner». 2.1 Registrer vaktkoder Du finner «Vaktplan» med egen nedtrekksmeny som har fire valg. For å definere hvilken tid på døgnet og på hvilken avdeling de ansatte skal jobbe velg «Vaktplan», «Vaktkode», hvilken avdeling vaktkoden skal gjelde for, hva vaktkoden skal hete, og når vakten starter og når vakten slutter.!tips! Gi vaktkoden et kort navn (3 tegn eller mindre». Det vil gjøre vaktplanen mer oversiktlig senere. 7
2.2 Registrer vaktfunksjon Velg «Vaktplan» og deretter «Vaktfunksjon». Nå kan du definere hvilke arbeidsoppgaver vaktene skal utføre. Se på bildet under for å få noen idéer. Velg hvilken avdeling du setter opp arbeidsoppgaver for, hva disse oppgavene skal hete, og hva som inngår i oppgavene. Husk å lagre i mellom hver funksjon du legger til. Etter å ha definert når på døgnet den ansatte skal arbeide (modul 1, punkt 2.1) og hvilke arbeidsoppgaver denne vakten skal ha (modul 1, punkt 2.2) så er vaktlisten nesten klar til å bli satt opp. Det siste du må gjøre er å registrere ansatte (modul 2). 8
3 Klargjøre for lønnskjøring Easy Personal forenkler lønnskjøringen (modul 7) mange hakk. Det du som administrator må gjøre er å godkjenne timelistene (modul 6 og 7) til dine ansatte og generere en lønningsfil (modul 7). Det din regnskapsfører må gjøre er å godkjenne din lønningsfil. For å klargjøre til dette må du legge inn hvilket lønnssystem din regnskapsfører bruker (modul 1, punkt 3.2) og hvilke koder som er aktuelle for dine ansatte opp mot dette systemet (lønnskoder/lønnsarter) (modul 1, punkt 3.2). Du må kun sette opp dette én gang, eller når du bytter regnskapsfører og lønningsparametere. 3.1 Registrer regnskapsfører Du har anledning til å gi din regnskapsfører tilgang til Easy Personal. Dette er aktuelt dersom du eksempelvis har en avtale med din regnskapsfører om at han/hun skal ta seg av genereringen og godkjenningen av lønningsfil selv. Hvis du registrerer din regnskapsfører kan han/hun logge seg inn selv og kjøre lønn (modul 7)!Tips! Hvilken «Rolle» du velger har kun kosmetiske utfall og «Passord» må være 8 tegn (eller mer), inneholde minst én stor bokstav, minst ett tall, og minst ett spesialtegn (eksempelvis!,#,%,& og så videre). 9
3.2 Registrer lønnskoder/lønnsarter Normalt sett vil din regnskapsfører bruke et lønnssystem hvor han/hun kan importere en lønningsfil, godkjenne den, og dermed iverksette lønnsutbetaling. Dette eliminerer majoriteten av det manuelle arbeidet din regnskapsfører må utføre og kan redusere det timeantallet du blir fakturert. For å klargjøre til dette må du legge inn relevante data. Velg «Konfigurasjon» og «Lønnskoder» Snakk med din regnskapsfører for å få oppgitt hvilket lønnssystem som brukes (Visma i dette eksempelet) og hvilke koder som er relevante. Trykk lagre når du er ferdig. 10
Web/e-post/telefon: www.labchannel.no post@labchannel.no Tlf. 73 91 59 60 Post- og besøksadresse/org.nr.: Vegamot 8A 7049 Trondheim Org.nr 998 703 727 LabChannel 2017 11