HERØY KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: RÅD FOR ELDRE OG FUNKSJONSHEMMEDE Møtested: Møterommet i gammelbygget Møtedato: 16.06.2015 Tid: 10.00 Eventuelt forfall meldes til tlf. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr. 1/15 15/527 Arkivsaksnr. Tittel SAKSLISTE HELSEHUSET - OMBYGGING / TILBYGG UTTALELSE FRA RÅDET FOR ELDRE OG FUNKSJONSHEMMEDE 2/15 15/525 REGNSKAPSAVSLUTNINGEN 2014 UTTALELSE FRA RÅDET FOR ELDRE OG FUNKSJONSHEMMEDE 3/15 15/526 TERTIALRAPPORT PR. 30.04.2015 UTTALELSE FRA RÅDET FOR ELDRE OG FUNKSJONSHEMMEDE 4/15 15/64 ÅRSMELDING 2014 RÅDET FOR ELDRE OG FUNKSJONSHEMMEDE 5/15 15/528 NOMINERING AV REPRESENTANTER TIL NORDLAND FYLKES ELDRERÅD PERIODEN 2015-2019 6/15 15/529 ELDREDAGEN 2015 Herøy, 25.08.15
Sak 1/15 HELSEHUSET - OMBYGGING / TILBYGG UTTALELSE FRA RÅDET FOR ELDRE OG FUNKSJONSHEMMEDE Saksbehandler: Liv Hansen Arkiv: 614 Arkivsaksnr.: 15/527 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/15 Råd for eldre og funksjonshemmede 16.06.2015 Rådet uttalelse: Saksutredning: Saksbeh.; Morten Sandbakken (arkivsak 15/246) 1. Kommunestyret tar framlagte rapporter/utredninger til etterretning. 2. Kommunestyret legger til grunn alternativ 2, total renovering, for det videre arbeidet med saken. 3. Herøy kommunestyre vedtar at det helsesentret totalrenoveres innenfor en kostnadsramme på inntil 12 mill. kroner og det innarbeides i økonomiplan 2016-19. Bakgrunn: Saken har sitt utgangspunkt i Arbeidstilsynets pålegg fra oktober 2013 vedrørende krav om utbedring av garderobe, toalettforhold, utforming og innredning av arbeidsplasser i eksisterende helsehus. Det ble først administrativt vedtatt å gjøre mindre tilpasninger i dagens bygg for å lukke avvikene. Det viste seg å bli en dårlig løsning på grunn av at bygget har mange flere utfordringer. Ansatte klager over dårlig inneklima og oppvarming på bygget. Bygget har for få kontorer og det er dårlige romløsninger. Det mangler også akuttmottak. I sektorplanen for helse og omsorg, som er vedtatt av kommunestyret 18. mars 2014, er følgende tiltak innarbeidet i økonomiplanen. Tiltak 2.3 - Utrede og bygg funksjonelt helsesenter. Helsesentret har behov for nye lokaler og det har vært arbeidet med å finne en god løsning for utvidelse av arealene uten at det er kommet frem noen god løsning. Legekontoret er nedslitt og umoderne og er lite funksjonelt og har for lite kontorplasser. Helsesentret er i dag lokalisert i nær tilknytning til omsorgssentret og som omsorgsetaten synes er nødvendig og svært positivt for tjenesten. Det er i budsjettet 2015 avsatt midler til forprosjekt for å utrede fremtidig løsning og utvidelse av omsorgsboliger og en ny løsning for helsehuset. Det er også satt av kr 800.000 til ombygging av helsehuset, for å utbedre arbeidstilsynets pålegg.
Sak 1/15 Det ble nedsatt en arbeidsgruppe for å utrede helsehuset og behovet for fremtidige omsorgsboliger. Denne gruppen består av: Steinar Furu Leder av arbeidsgruppen Roy Nilssen Kommunalleder teknisk Siv Nilsen Kommunalleder I Wenche Jørgensen Enhetsleder sykehjem og hjemmetjenesten Geir Wold Representant for rådet for eldre og funksjonshemmede I tillegg har følgende ansatte fra helsehuset vært involvert: Kommuneoverlege Inge Skauen Helsesøster Edith R. Hansen Verneombud Ola Loe Helsesekretær Mari-Ann Vang Saksopplysninger: I forbindelse med Arbeidstilsynets tilsyn fikk kommunen flere pålegg som må utbedres for at avvikene kan lukkes. Garderober og toaletter må bygges om slik at de er handikapptilpasset. Utforming og innredning av arbeidsplasser må bedres. Legekontoret er nedslitt og har for få kontorplasser i tillegg har det dårlig funksjonalitet. Det mangler blant annet akuttmottak og handikap toalett. Ansatte klager over dårlig inneklima. Det har vært problemer med ventilasjonen. Det er også problemer med oppvarmingen. Bygget har gamle varmeovner som fungerer dårlig, og det klages over dårlige lysforhold. Kommunen engasjerte prosjektleder Bjørn Sortland(Atax as) og Sivilarkitekt Christian Cleve Broch for å vurdere mulighetene for å renovere helsehuset og samtidig få plass til alle kontorer/rom som det er behov for i helsetjenesten. Deres mandat er: 1. Lage budsjett og løsning for kun å imøtekomme arbeidstilsynets krav. 2. Lage et skisseprosjekt som tilfredsstiller arbeidstilsynets krav og krav fra de ansatte(romløsning). 3. Kostnadsanslag for nytt helsehus Det er avholdt flere møter mellom prosjektleder, arkitekt, arbeidsgruppen og brukerne av helsehuset. Brukerne har kommet med ønsker og forslag til løsning som har vært viktige for dem i tillegg til arbeidstilsynets krav. Tannlegetjenesten leier kontorer i bygget og de har tidligere vært kontaktet og de er ikke interessert i å avgi rom. Det er i denne fasen ikke tatt høyde for renovering/utbedring på tannlegekontorene. Det har i denne prosessen vært viktig å se om det var mulig å få plass for alle kontorer/rom som det er behov for i eksisterende bygg. Det ble besluttet å innhente teknisk vurdering av bygget og rørsystemet. Dette for å sjekke om det var grunnlag for å rehabilitere eller behov for å bygge nytt. Bygget er 35 år gammelt og dagens krav til innemiljø og plass har endret seg. Rapportene som er laget på vann og bygg sier at det bør tas en mye grundigere rehabilitering enn først antatt. Prosjektleder har utarbeidet en rapport som beskriver de ulike alternativene med et grovt kostnadsoverslag. Side 3 av 17
Sak 1/15 Arbeidsgruppen og ansatte har kommet frem til at det er mulig å renovere bygget og få til gode løsninger i eksisterende bygg. Det fremkommer tre alternativer i rapporten Alternativ 1. Bygge om dagens helsehus kun for å imøtekomme pålegg fra arbeidstilsynet. Det vil være en dårlig investering for Herøy Kommune, da bygget er i så dårlig teknisk og funksjonell tilstand at det om noen år må totalrenoveres uansett. Det anbefales ikke å velge denne løsningen. Kostnadsramme på ca. 1.2 millioner eks. mva +/-20 til 30 % på skjulte feil og mangler. Alternativ 2. Bygge om helsehuset slik at hele bygget blir oppgradert til dagens standard for ansatte og inneklima. Funksjonalitet på akuttrom og daglig drift blir løst. Dette er selvsagt en dyrere løsning, men vil sette bygget i stand for 20-40 nye leveår. Rapportene som er laget på vann og bygg sier at det bør tas en mye grundigere rehabilitering enn først antatt. Dette har blitt avdekket underveis i denne prosessen og var ikke kjent før dette arbeidet startet. Arealet er på ca. 480m2 og priser pr.m2 som er brukt er kr 25.000.- eks. mva. Det blir da en kostnadsramme på ca. 12 millioner eks. mva. Usikkerheten i beregningen er på +/-20 % til 30 %. Best case 8.4 millioner eks. mva. og worst case 15.6 millioner eks. mva. I hvilken grad hele kostnaden kan regnes som en påkostning (dvs. investering) må avklares noe nærmere, men rådmannen er av den oppfatning at det meste av renoveringen følger av endrede funksjonskrav og dermed må betraktes som investering. Alternativ 3. Bygge helt nytt helsehus, som sannsynligvis blir arealmessig større på grunn av bygningsmessige krav og optimale planløsninger og tekniske løsninger. Bygget kan bli på ca. 600 m2 minimum ut fra plassbehov. ( Dette bygget er ikke tegnet, så areal kan bli økt under en detaljprosjektering). Vi tror at dette vil koste ca. kr 35.000.- eks. mva. pr. m2, da det er mye teknisk utstyr som må på plass i gulv og tak. Kostnadsramme på ca. kr 22.500.000,- + mva. Også her må det tas høyde for usikkerhet, men den er ikke spesifisert i rapporten. I rammen er det lagt inn kostnader for sanering av gammelt bygg, tomtekostnader og ny vei og parkering. Det er ikke tatt med kostnader til inventar og utstyr i bygget. Det er ikke brukt økonomiske ressurser eller tid på å tegne nytt bygg, men det er laget ett grovt kostnadsoverslag. Ett nytt bygg må ligge i nærheten av omsorgssentret av hensyn til driften på begge byggene. Ett alternativ kan være ved siden av eksisterende helsesenter, men kommunen har ikke tomt. Saken legges frem for politisk behandling for å få en avklaring på om helsehuset skal renoveres eller om det skal bygge nytt helsehus. Side 4 av 17
Sak 1/15 Det er tre år siden kommunen fikk pålegg fra Arbeidstilsynet om å lukke avvikene på helsehuset. Kommunen har skissert en løsning som kan lukke avvikene, men arbeidet er ikke igangsatt på grunn av behovene for større utbedringer. Kommunen har ikke ubegrenset tid på å lukke avvikene. Det er derfor viktig at arbeidet kommer fort i gang slik at avvikene kan lukkes og ansatte får et bedre arbeidsmiljø. Vurdering: Ombygging og renovering av eksisterende bygning vil bli svært omfattende, men det er mulig å få til en god løsning. Arbeidsgruppen har ikke brukt tid og ressurser på å få tegnet nytt helsesenter før det er fattet en beslutning om hva som skal gjøres videre med helsesenteret. Det er brukt erfaringstall for å få frem en kostnadsramme. Dersom nytt helsesenter velges må det utarbeides detaljprosjekt, og ansatte må innvollers i prosessen. Alternativ 1. Bygge om dagens helsehus kun for å imøtekomme pålegg fra arbeidstilsynet. Arbeidsgruppen og ansatte er enige i at denne løsningen ikke kan velges for det vil være nødvending med en større renovering for å få et bedre arbeidsmiljø og funksjonelt bygg. Det er mange mangler med dagens bygg utover påleggene fra Arbeidstilsynet. Alternativ 2. Bygge om helsehuset slik at hele bygget blir oppgradert til dagens standard for ansatte og inneklima. Funksjonalitet på akuttrom og daglig drift blir løst. Det inneholder også flere kontorer som løser kontormanglene som er i dag. Arbeidsgruppen og ansatte er enige om at dette er en god løsning og at forslaget slik det fremkommer på skissen inneholder mange gode romløsninger og dekker de behovene som tjenesten har. Renovering og ombygging vil aldri bli helt optimalt som i ett nytt bygg. Optimale planløsninger og tekniske løsninger vil ikke kunne gjennomføres fullt ut ved ombygging av eksisterende bygning. Det vil i byggeperioden være nødvendig å finne midlertidig løsninger i andre bygg for noen av tjenestene. Mens det vil være behov for å dele opp renoveringen slik at det kan være drift i deler av bygget. Dette vil bli en utfordring, men det lar seg gjøre dersom dette alternativet velges. Alternativ 3. Bygge helt nytt helsehus, noe som sannsynligvis blir arealmessig større på grunn av bygningsmessige krav, samt optimale planløsninger og tekniske løsninger. Arbeidsgruppen og ansatte synes dette er den optimale løsningen. Utfordringen er at kommune må skaffe tomteareal og det er en prosess som kan ta lang tid. Det er nødvendig at et nybygg kommer i nær tilknytning til omsorgssentret. Det er driftsmessig en stor fordel at byggene ligger i nær tilknytning til hverandre. Legetjenesten synes også nærheten er viktig med tanket på etablering av øyeblikkelighjelp-plasser i omsorgssentret og samhandlingsreformen. Det er ikke vurdert om det er mulig å bygge på kommunens eksisterende tomt. Den daglige driften kan fungere optimalt mens det bygges nytt helsesenter. Det vil ikke være behov for midlertidige løsninger annet enn for parkering i byggeprosessen. Sanneres det gamle helsehuset kan den plassen benyttes til parkering. Det er også behov for utvidelse av parkeringsplassen slik den er i dag, og det vil bli behov for flere parkeringsplasser dersom det bygges nye omsorgsboliger på eksisterende parkeringsplass. Side 5 av 17
Sak 1/15 På sikt vil det sannsynligvis være energi- og driftsbesparende med et nytt bygg fremfor renovering av det nåværende (alternativ 2). Ut fra en helhetsvurdering er det bare alternativene 2 og 3 som er aktuelle å gå videre med. Det hadde vært ønskelig med noe sikrere kostnadsoverslag samt beregninger av årlige kostnader (driftskostnader og finanskostnader). Det er behov for å få en prinsipiell avgjørelse på om kommunen skal bygge nytt eller renovere eksisterende bygg. Det er viktig med en snarlig avgjørelse slik at vi kommer fort i gang med den videre prosessen ettersom vi har pålegg fra Arbeidstilsynet. I tillegg er det mange klager og avvik på bygget fra ansatte. Rådmann er i tvil om å innstille på alternativ 2 eller 3, men lander på alternativ 2 ut fra en økonomisk vurdering av byggekostnadene og kommunens økonomiske situasjon. 1. Kommunestyret tar framlagte rapporter/utredninger til etterretning. 2. Kommunestyret legger til grunn alternativ 2, total renovering, for det videre arbeidet med saken. 3. Herøy kommunestyre vedtar at helsesentret totalrenoveres innenfor en kostnadsramme på inntil 12 mill. kroner og det innarbeides i økonomiplan 2016-19. Mappevedlegg: Rapport Helsehuset 15/246-7 Tilstandsrapport 15/246-10 Side 6 av 17
Sak 2/15 REGNSKAPSAVSLUTNINGEN 2014 UTTALELSE FRA RÅDET FOR ELDRE OG FUNKSJONSHEMMEDE Saksbehandler: Liv Hansen Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 15/525 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/15 Råd for eldre og funksjonshemmede 16.06.2015 Rådets uttalelse: Saksutredning: Saksbeh.; Siv Nilsen (arkivsak 15/29) Saken skal behandles i formannskapet 9.juni og kommunestyret 23.juni og rådmannens innstilling er: 1. Herøy kommunes regnskap for 2014 med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 6 141 355 godkjennes. 2. Overskuddet avsettes til disposisjonsfondet 3. Årsmeldingen for 2014 godkjennes. 4. Revisors og kontrollutvalgets rapport tas til etterretning. Bakgrunn: Kommunen skal i.h.t. Kommuneloven 48 hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. Årsregnskapet skal omfatte kommunens driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Årsberetningen skal gi opplysninger om forhold av vesentlig betydning for kommunen. Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret på grunnlag av formannskapets innstilling. I formannskapets innstilling skal det gis forslag til bruk av overskudd/inndekning av underskudd. Investeringsregnskapet er et selvstendig regnskap. Underskudd skal føres opp i inneværende års investeringsbudsjett Regnskapet er forelagt revisjonen og kontrollutvalget. Uttalelser vil foreligge før kommunestyrets behandling. Årsberetningen skal utarbeides i henhold til kommunelovens 48 nr.5. Årsberetningen skal behandles sammen med årsregnskapet og innen 1. juli året etter Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget i Herøy behandlet saken i møte den 28.5.2015 i sak nummer 1/2015. Enst. vedtak:
Sak 2/15 Kontrollutvalget i Herøy kommune har i møte behandlet Herøy kommunes regnskap for 2014. Sammen med regnskapet forelå også revisjonsberetning og årsmeldingen for 2014 fra administrasjonssjefen. Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet og tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsregnskapet inneholder. Ut over dette og det som for øvrig fremgår av revisjonsberetningen til regnskapet har kontrollutvalget ingen merknader til Herøy kommunes regnskap for 2014. Saksutredning: Året 2014 har vært et begivenhetsrikt år for Herøy kommune, der flere milepæler for kommunen ble nådd. Satsingen på Herøy marine næringspark er videreført gjennom bygging av nytt industrikai og tilrettelegging for ny tomt til kjølerom for Marine Harvest. I tillegg har kommunen i løpet av noen hektiske vårmåneder jobbet hardt for å svare på Marine Harvest sin forespørsel om lokaliteter for en fremtidig fôrfabrikk. Det har vært utfordringer rundt lokalene til biblioteket i Herøy, som fikk sin løsning da biblioteket flyttet inn i nyoppussede lokaler samlokalisert med Herøy skole. Rådhuset fikk også sin endelige form med sammenbyggingen av det nye rådhuset og det gamle herredshuset. Dette året ble også et minnerikt år i samferdselens tegn. Fra 1. januar 2014 startet det nye ferjeanbudet opp i sambandet Søvik Austbø Herøy Brasøy. Til tross for en noe trøblete start, har dette vært en god styrking av kommunikasjonstilbudet i kommunen. Den 22. november var det offisiell åpning av Toventunnelen, og den 28. november presenterte Statens veivesen hovedpunktene i Konseptvalgsutredningen for fylkesvei 17 med forbindelse til Herøy og Dønna. Dette er starten på en stor prosess som er planlagt å få sin endelige politiske behandling i juni 2015. I januar 2014 fullførte kommunestyret den politiske prosessen fram til ny revidert kommuneplan, som ble vedtatt den 18. mars. Dette er kommunens viktigste strategiske styringsverktøy. I Kommuneproposisjonen for 2015 presenterte regjeringen sin helhetlige plan for en kommunereform. Dette er starten på en stor politisk prosess for å modernisere kommunestrukturen i landet. Prosessen lokalt startet opp høsten 2014, og den 24. oktober gjorde Kommunestyret vedtak om å delta i et regionalt kommunestrukturprosjekt, som skal legge til rette for en prosess med åpne folkemøter, og muligheter for rådgivende spørreundersøkelser rettet mot innbyggerne. Kommunestyret vil ta en endelig stilling til ny kommunestruktur i etterkant av kommunestyrevalget i 2015. I 2014 ble Bolystprosjektet avsluttet. Dette treårige utviklingsprosjektet hadde som mål å gjøre Herøy kommune ledende i Norge på integrering og inkludering, og dermed gjøre kommunen til en foretrukket bokommune for tilflyttere, arbeidsinnvandrere og flyktninger. Prosjektet har hatt et totalbudsjett på 7,38 mill kroner. Prosjektet har gitt Herøy kommune mye positiv omtale i media og har hatt stor betydning for kommunens omdømmebygging. Bolystprosjektet har også vært med å danne basis for kommunedelplanen for økt bosetting, som ble vedtatt av Kommunestyret den 20. september 2011. Et av de sentrale målene i denne planen var å snu Side 8 av 17
Sak 2/15 befolkningsveksten slik at vi hadde minst 1705 innbyggere innen oktober 2014. Den 1. januar 2015 var det 1 737 innbyggere i kommunen. I 2012 søkte Herøy kommune om å få delta i satsingen «Boligetablering i distriktet». Som én av tolv kommuner i Norge, ble Herøy kommune valgt ut til å delta. Dette har ført til at Husbanken, i samarbeid med kommunen, i løpet av 2014 har innvilget til sammen 3,4 mill kroner til 17 ulike boligprosjekter i kommunen. Herøy kommune startet i løpet av 2014 opp et nytt viktig prosjekt. Den 18. mars vedtok Kommunestyret en ny prosjektplan for «Ut i Øyan». Dette prosjektet har som mål å utvikle reiselivsnæringen i Herøy og Dønna i nært samarbeid med reiselivsaktørene i kommunene. Selskapet Ut i Øyan AS har blitt etablert med kommunene og reiselivsaktører som eiere. Regnskapet for 2014 er gjort opp, og viser et mindreforbruk på 6,14 mill kroner. Når man korrigerer for fondsbruk, premieavvik og uavklarte inntekter, kommer vi ut på et reelt merforbruk i 2014 på 8,4 mill kroner. Kommunestyret har hatt fire møter og behandlet 45 saker i 2014. De viktigste sakene var: Ny pensjonsordning for folkevalgte Kommuneplan 2012 2023 Utbygging av Åsen boligfelt Ny prosjektplan for Ut i Øyan Kommunal overtakelse av privat frivilligsentral Samarbeidsavtale med Nordland fylkeskommune om folkehelsearbeid Regnskapsavslutningen 2013 Tertialrapport per 30.04.14 Regional strategisk næringsplan for Midt-Helgeland 2014 2022 Vedtak om at Herøy skal bli røykfri kommunen fra 01.07.15 Arealdel av kommuneplanen Deltakelse i regionalt kommunestrukturprosjekt Tilstandsrapport for oppvekstsektoren Tertialrapport per 31.08.14 Regulering av investeringsbudsjettet per 16.12.14 Samarbeidsavtale om legevaktformidling Reguleringsplan for Salto motorsportbane Revidering av SFO-vedtekter Kystplan Helgeland Budsjett 2015 økonomiplan 2015-2018 Siden 2008 har Herøy kommune vært i en kontinuerlig omstillingsprosess, som har medført en reduksjon på 23 stillinger. Den største reduksjonen har vært i Administrasjonsenheten. For å avlaste administrasjonen og enhetslederne har ressursene til personal og økonomi blitt styrket. Teknisk enhet ble slått sammen med Administrasjonsenheten fra 01.05.13. Statens system for overføringer til kommunene setter småkommuner under hardt økonomisk press, da disse kommunene over år ikke har blitt fullt ut kompensert for generell lønns- og prisstigning. Herøy kommune har vært nødt til å dekke dette inn gjennom innstramninger i driften. Over tid vil det bli vanskelig å opprettholde et forsvarlig tjenestenivå. Dette framtvinger interkommunalt samarbeid i stadig større omfang. De interkommunale løsningene fungerer tilfredsstillende, men det er utfordringer i forhold til rapportering og styring, som gjør dette til krevende oppgaver. Side 9 av 17
Sak 2/15 Regnskapet for 2014 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 6 141 355 i forhold til vedtatt budsjett. Inkludert i dette er bruk av kr. 10 017 414 fra ubundne fond for å utbalansere regnskapet. Kommunen har også satt av kr. 2 000 000 til fond for inndekning av premieavvik for KLP. Kommunens reelle økonomiske situasjon for regnskapsåret 2014 fremkommer derfor slik: Regnskapsmessig mindreforbruk 6 141 355 kr Bruk av ubundne fond 10 017 414 kr Brutto merforbruk 3 876 059 kr Avsetning fond premieavvik 2 000 000 kr Reelt regnskapsmessig merforbruk 1 876 059 kr Regnskapsført premieavvik 5 175 754 kr Merforbruk 7 051 813 kr Regnskapsført uavklart faktura 1 342 239 kr Totalt reelt merforbruk 8 394 052 kr Dette betyr at driftsutgiftene er kr 8 394 052 høyere enn driftsinntektene. Driften på enhetene har vært stram og økonomikontrollen god. Samlet sett har enhetene drevet med et lite overskudd på 245 322 kroner. Det som har skapt ubalanse i regnskapet for enhetene har vært reguleringspremien på KLP på til sammen 6 849 264 kroner. Siden kommunen gikk over til mer enn ett års amortiseringstid på premieavviket har Herøy kommune opparbeidet seg et premieavvik på KLP på 15,9 mill kroner. Premieavviket representerer pensjonsutgifter som er innbetalt, men ikke regnskapsført. I stedet blir dette avviket fordelt ut over amortiseringsperioden. For å dekke dette opp har kommunen etablert et fond som det ved utgangen av 2014 var på 8,5 mill kroner. Den vedtatte økonomiplanen for perioden 2015 2018 viser at kommunen har en meget stram økonomi. Det vil derfor ikke bli satt av fondsmidler til å dekke inn økningen i premieavviket i perioden 2015 2017. På sikt vil dette avviket mellom innbetalt pensjonspremie, og regnskapsført premieavvik kunne føre til at kommunen får likviditetsproblemer. Det bør derfor vurderes å bruke av overskuddet for 2014 til å dekke opp manglende fondsavsetninger i økonomiplanperioden for å forebygge likviditetsproblemer. I 2014 innførte Herøy kommune et elektronisk kvalitetssystem kalt «Kvalitetslosen», for å ivareta avvikshåndtering knyttet til HMS-arbeidet, internkontroll og dokumenthåndtering knyttet til dette. Systemet er også egnet for risikoanalyse. I 2014 hadde Herøy kommune 115,7 årsverk i faste stillinger. Antall ansatte har variert litt gjennom året, men ligge på et snitt på rundt 152 ansatte. Bemanningen er siden 2008 skåret ned ca. 20 stillinger. Samtidig har det skjedd styrkinger på omsorgssektoren og helsesektoren som følge av samhandlingsreformen. Bemanningen i skolen og barnehagen er økt som følge av økt bosetting og økt barnetall. Gjennomsnittsalderen for de faste ansatte er 48,0 år, en nedgang på 0,2 år fra 2013. I 2014 hadde kommunen et samlet sykefravær på 6,6 %. Dette var en oppgang på 1,9 prosentpoeng fra 2013. Av det samlede fraværet på 6,6 %, var 2,8 % korttidsfravær på under 17 dager, og 3,8 % var langtidsfravær. Side 10 av 17
Sak 2/15 Siste gjennomførte medarbeiderundersøkelse blant kommunens ansatte ble gjennomført i 2014. Samlet sett er resultatet på undersøkelsen lik landsgjennomsnittet, og resultatene for de enkelte vurderingstemaene er også nært landsgjennomsnittet. Vurdering: Resultatet for 2014 er bedre enn budsjettert. Mindreforbruket på kr 6 141 355 fremkommer etter at det er brukt kr 10 017 414 av disposisjonsfondet, og det er avsatt kr 2 000 000 til dekning av premieavvik. Det betyr at driftsutgiftene er vesentlig høyere enn driftsinntektene. Årsmeldingen gir et godt bilde av kommunens drift på overordene nivå og meldingen fra enhetslederne signaliserer god kontroll og et tilfredsstillende tjenestetilbud. Den vedtatte økonomiplanen for perioden 2015 2018 viser at kommunen har en meget stram økonomi, og det er ikke satt av fondsmidler i denne perioden for å dekke inn økningen i premieavviket i perioden 2015 2017. På sikt vil dette avviket mellom innbetalt pensjonspremie, og regnskapsført premieavvik kunne føre til at kommunen får likviditetsproblemer. Det bør derfor vurderes å bruke av overskuddet for 2014 til å dekke opp manglende fondsavsetninger i økonomiplanperioden. Mappevedlegg: - Årsmelding 2014 del 1 - Årsmelding 2014 del 2 - Årsregnskap2014 - Årsmelding 2014 kortversjon - Revisjonsberetning og rapport fra kontrollutvalget Side 11 av 17
Sak 3/15 TERTIALRAPPORT PR. 30.04.2015 UTTALELSE FRA RÅDET FOR ELDRE OG FUNKSJONSHEMMEDE Saksbehandler: Liv Hansen Arkiv: 153 Arkivsaksnr.: 15/526 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/15 Råd for eldre og funksjonshemmede 16.06.2015 Rådets uttalelse: Saksutredning: Saksbeh.; Geir Berglund (arkivsak 15/498) Saken skal behandles i formannskapet 9.juni og kommunestyret 23.juni og rådmannens innstilling er; 1. Framlagt tertialrapport per 30.04.15 godkjennes. 2. Forslag til endringer i drifts- og investeringsbudsjettet i henhold til vedlagt føringsskjema godkjennes. 3. Statstilskuddet på 10 738 000 kroner til bygging av industrikai, omdisponeres fra ekstraordinær nedbetaling av lån, til ubrukte lånemidler, og brukes i finansieringen av overskridelser i prosjekt 224 bygging av industrikai, prosjekt 658 Herøyhallen ombygging inngangsparti og lager og prosjekt 661 Herøy skole oppgradering basseng. Bakgrunn: Rådmannen skal etter Økonomireglementet for Herøy kommune punkt 6.1 avlegge tertialrapport pr. 30. april og 31. august. I tertialrapporten skal det innenfor hver enhet framgå avvik i forhold til måloppnåelse, avvik i forhold til politiske vedtak, regnskapsavvik på drift og regnskapsavvik på investeringer. Rapporten skal også inneholde forslag til å rette opp avvik. Vedlagte tertialrapport gir en grundig rapportering på alle tiltak i gjeldende kommuneplan og beskriver alle regnskapsmessige forhold når det gjelder drift og investering. Regnskapstallene per 30.04.15 viser at kommunen ligger an til et overforbruk på 2 150 000 kroner i forhold til vedtatt budsjett. Herøy kommune har vært gjennom en kontinuerlig omstillingsprosess siden 2008 med omfattende nedskjæringer. Dette har gjort at kommunen i dag har en stram drift, men at vi også har kontroll med den økonomiske situasjonen i dag. Rådmannen vil likevel gjøre oppmerksom på at budsjettet for 2015 er vedtatt med en reell underbalanse på 2,021 mill kroner som dekkes inn ved å styrke budsjettet med midler fra disposisjonsfondet. Dette er også situasjonen for de påfølgende tre årene vedtatt økonomiplan for 2015 2018.
Sak 3/15 Til tross for dette finner ikke rådmannen det forsvarlig å forslå ytterligere nedskjæringer. Slik situasjonen er i dag vil nedskjæringer innebære at kommunen må kutte i lovpålagte oppgaver. Rådmannen foreslår derfor at avviket i driftsbudsjettet dekkes inn ved bruk av disposisjonsfond. Dette vil gi oss tid til å utrede alternativer, og få mer informasjon om konsekvensene av de nasjonale prosessene som gjennomføres i forhold til endring av kommunestruktur. Kommunen er inne i en periode med mange og tunge investeringsprosjekter. Den største utfordringen i dag er knyttet til utbyggingen av industrikai ved Herøy marine næringspark. Kostnadsbildet for prosjektet har endret seg vesentlig siden det ble vedtatt i 2014. Da hadde prosjektet en netto ramme på 21,474 mill kroner. I budsjettreguleringen per 31.08.15, var det klart at denne rammen ikke kom til å holde, og netto kostnadsramme ble utvidet til 26,5 mill kroner. Per dags dato vet vi at dette budsjettet heller ikke kommer til å holde. Det er i dag en uenighet mellom Secora og Herøy kommune om sprengningsarbeidet som er gjort, er i henhold til kontrakt. Det er sprengt bort mer fjell en forutsatt, og det har gjort det mer omfattende å klargjøre for fundamentering av bæresøylene. Dette har ført til en vesentlig kostnadsøkning i prosjektet. Herøy kommune forbereder derfor en erstatningssak mot Secora. Resultatet av dette vil ikke være klart på en god stund. Ut fra dagens kunnskap er samlet netto kostnadsramme for kaiutbyggingen beregnet til 33,5 mill kroner. Ut over allerede vedtatte investeringer, ser rådmannen det som nødvendig å foreslå følgende nye investeringsprosjekter: Ferdigstilling av flytekai i Tennvalen, kostnadsberegnet til 100 000 kroner. Ombygging av inngang/balkong Valsåsen omsorgsboliger, kostnadsberegnet til 100 000 kroner. Oppgradering av basseng ved Herøy skole, kostnadsberegnet til 1 000 000 kroner. Etablere nødutgang fra den gamle kantine i herredshuset, kostnadsberegnet til 150 000 kroner. Solavskjerming ved barnetrinnet ved Herøy skole, kostnadsberegnet til 200 000 kroner. Ny vaktbil til brannvesenet, kostnadsberegnet til 150 000 kroner. Kommunestyret vedtok den 24.10.14, som en del av budsjettreguleringen per 31.08.14, følgende: Rådmannen gis fullmakt til å ta opp lån kr. 21 200 000 for finansiering av industrikai Herøy Marine Næringspark Kr. 10 738 000 tilbakebetales ved utbetaling av statstilskudd, senest 30.11. 2015. Det inngås driftsavtale med private næringsdrivende for finansiering av restlånet. Det framlegges egen sak om driftsavtalene. Rådmannen gis fullmakt til framforhandle lånebetingelsene. Lånet skal ha 5 års avdragsfrihet og deretter 25 års nedbetaling. Med bakgrunn i de ekstraordinære kostnadene i kaiprosjektet, samt behovet for å finansiere utbygging av Herøyhallen og tiltak for å unngå å måtte stenge bassenget, foreslår rådmannen at statstilskuddet til utbygging av kai, på til sammen 10,738 mill kroner omdisponeres fra ekstraordinær nedbetaling av lån til ubrukte lånemidler, for å unngå nye låneopptak. Endringene i investeringsbudsjettet foreslås finansiert på følgende måte: Bruk av ubrukte lånemidler 9 274 600 kroner. Bruk av disposisjonsfond 3 485 000 kroner Side 13 av 17
Sak 3/15 Bruk av investeringsfond 1 175 000 kroner. Forslagene til budsjettendringer, samt vedtatt bruk av fond i økonomiplanperioden, har samlet sett disponert omtrent alle tilgjengelige fondsmidler kommunen rår over. Det er fremdeles ikke budsjettert med avsetning til fond for å dekke inn premieavviket i perioden 2015 2017. Vurdering: Herøy kommune har en meget stram drift, og har vedtatt å utsette nedskjæringstiltak gjennom å styrke budsjettet i økonomiplanperioden med til sammen 9,557 mill kroner fra disposisjonsfond. Årsaken til dette er at kommunen har vært gjennom harde nedskjæringstiltak siden 2008, og vi har behov for tid for å finne gode løsninger på utfordringene. Rådmannen tilrår derfor at det ikke settes i gang større kutt i driften per dags dato, da dette i så tilfelle vil ramme lovpålagte oppgaver. Til tross for dette har kommune klart å holde en høy investeringstakt, og har iverksatt flere større investeringsprosjekter de senere år. Det største investeringsprosjektet kommunen har for tiden er byggingen av industrikai i tilknytning til Herøy marine næringspark. Budsjettsprekkene som har vært så langt i dette prosjektet er bekymringsfulle, men prosjektet er kommet så langt at det bør fullføres. Det er også behov for å iverksette noen nye investeringsprosjekter. Disse er vurdert som helt nødvendige i forhold til avvik og driftsbehov. Mappevedlegg: Tertialrapport per 30.04.15 Side 14 av 17
Sak 4/15 ÅRSMELDING 2014 RÅDET FOR ELDRE OG FUNKSJONSHEMMEDE Saksbehandler: Liv Hansen Arkiv: 033 &75 Arkivsaksnr.: 15/64 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/15 Råd for eldre og funksjonshemmede 16.06.2015 Rådets uttalelse/vedtak: Saksutredning: Jfr. retningslinjene for rådet pkt. 9 skal rådet hvert år legge fram årsmelding om sin virksomhet. Årsmeldingen er derfor utarbeidet med bakgrunn i møteprotokollene for utvalget. Vedlegg: Årsmelding 2014
Sak 5/15 NOMINERING AV REPRESENTANTER TIL NORDLAND FYLKES ELDRERÅD PERIODEN 2015-2019 Saksbehandler: Liv Hansen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/528 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/15 Råd for eldre og funksjonshemmede 16.06.2015 Rådets uttalelse / vedtak: Saksutredning: I forbindelse med at det er kommune- og fylkestingsvalg til høsten 2015, skal det også velges medlemmer til fylkeseldrerådet. Fylkesordføreren inviterer derfor kommunale eldreråd, pensjonistforeninger og andre frivillige lag og organisasjoner som arbeider med eldrepolitiske Interesser om å melde navn på kandidater til fylkeseldrerådet. Begge kjønn skal være representert i rådet, og det bes derfor om forslag om navn på to kandidater, en av hvert kjønn. Kandidatene må være spurt på forhånd og ha sagt seg villig til å stille som medlemmer til rådet. Det er en fordel om kandidatene har god dataforståtelse. Vedlegg: Brev fra Nordland fylkeskommune av 23.04.15
Sak 6/15 ELDREDAGEN 2015 Saksbehandler: Liv Hansen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/529 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/15 Råd for eldre og funksjonshemmede 16.06.2015 Rådets uttalelse / vedtak: Saksutredning: Ved tidligere år har det blitt rettet en forespørsel til Herøy skole om de kunne påta seg å engasjere eldrefesten som er 1.oktober og rådet har bevilget kr. 3.000.- til arrangementet. I fjor ble ikke dette gjort, men skolen tok selv initiativ til arrangement av fest for seniorer. Rådet vedtok derfor å bevilge kr. 3.000.- i støtte som tidligere. Etter hvert har det vært flere markeringer av eldredagen og i de siste år har «Tirsdagsklubben» ved Herøy omsorgssenter tatt initiativ til arrangement. Rådet bør derfor drøfte hvilken form for arrangement som skal være, evt. hvem som skal gis støtte til.